HỌC VIỆN TƯ PHÁP CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1 “Thực tập tại các tổ chức hành công chứng để tìm hiểu về cơ cấu.
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP
CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập 1 “Thực tập tại các tổ chức hành công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”
Họ và tên: Trương Quỳnh Hương Sinh ngày: 10 tháng 03 năm 1999 SBD: 230 Lớp: D
Công chứng khóa: 25.2 tại: TPHCM
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 02 năm 2023
Trang 2Mục lục
A LỜI NÓI ĐẦU 1
I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1
II CƠ CẤU TỔ CHỨC, CÁCH THỨC QUẢN TRỊ VÀ NỘI QUY CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 3 2
1 Cơ cấu tổ chức và cách thức quản trị của Phòng Công chứng số 3 2
2 Nội quy của Phòng Công chứng số 3: 5
III THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 3 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 6
1 Hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng 6
2 Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 3 7
2.1 Việc thực hiện quyền của Phòng Công chứng số 3 8
2.2 Việc thực hiện nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 3 8
IV BÀI HỌC RÚT RA CHO BẢN THÂN 9
B KẾT LUẬN 10
Trang 3HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động tại Phòng Công chứng số 3 Thành phố Hồ Chí Minh
A LỜI NÓI ĐẦU
Với mục đích áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã được
học tại Học viện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế tại Tổ chức hành nghề công chứng Cũng như bước đầu làm quen với môi trường thực tế, bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp, tạo sự kết nối giữa công tác đào tạo tại Học viện Tư pháp
và quá trình tập sự của học viên sau khi tốt nghiệp khóa đòa tạo nghề công chứng, thực hiện theo kế hoạch thực tập của Chương trình Đào tạo nghề Công chứng do Học viện Tư pháp yêu cầu, học viên đã liên hệ Phòng Công chứng số 3, Thành phố Hồ Chí Minh để đăng ký thực tập, và được tiếp nhận thực tập từ ngày 20/02/2023 đến ngày 24/02/2023
Trong suốt quá trình thực tập, học viên đã ghi chép đầy đủ, chính xác, trung thực
những hoạt động mà mình đã tham gia tại Phòng Công chứng số 3 Sau đây là toàn bộ nội
dung báo cáo của học viên
I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Phòng Công chứng Số 3 Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập từ năm 1999 theo Quyết định số 60/QĐ-UB ngày 06/01/1999 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
về việc thành lập Phòng Công chứng Nhà nước số 3 thuộc Sở Tư pháp thành phố Trong Quyết định thành lập nêu rõ, Phòng Công chứng Nhà nước số 3 là đơn vị có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, được cấp kinh phí hoạt động và có con dấu riêng theo quy định của Chính phủ Trụ sở của Phòng được đặt tại Quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh (nay thuộc thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh) Phòng Công chứng Nhà nước số 3
có nhiệm vụ thực hiện hành vi công chứng theo Điều 18 Nghi định 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ và các quy định chung của Nhà nước Địa hạt chứng nhận các giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản gồm các quận: Quận 2, Quận 9 và quận Thủ Đức Từ ngày 01/7/2007 kể từ khi Luật Công chứng năm 2006 ra đời và có hiệu lực, đến nay là Luật Công chứng 2014, phạm vi hoạt động của Phòng Công chứng số 3 đã được mở rộng,
đó là chứng nhận mọi hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong phạm vi Thành phố Hồ Chí Minh; chứng nhận mọi hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản
Trang 4theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và chứng nhận bản dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng
Trụ sở của Phòng Công chứng số 3 đặt tại số 12 đường Thống Nhất, phường Bình Thọ, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh Vào năm 2021, việc chính thức được thông qua sau gần 2 năm chính quyền Thành phố Hồ Chí Minh xúc tiến xin thành lập Thành phố Thủ Đức (hay Thành phố phía Đông) trực thuộc thành phố hiện hữu, chính quyền thành phố mong muốn hình thành một khu đô thị sáng tạo, tương tác cao nằm trên trục phát triển hướng đông – đông bắc về phía Quận 2, Quận 9, quận Thủ Đức để hình thành 1 đơn vị hành chính mới tạm gọi là Thành phố phía Đông hay Thành phố Thủ Đức
Do đó đây cũng là một lợi thế rẩt lớn của Phòng Công chứng số 3 Với lợi thế được thành lập tại trung tâm kinh tế của cả nước, nơi mà hoạt động đầu tư trong nước và nước ngoài khá sôi động, nơi mà số lượng giao dịch dân sự luôn dẫn đầu cả nước và không ngừng gia tăng, hoạt động công chứng của Phòng Công chứng số 3 ngày càng phát triển
II CƠ CẤU TỔ CHỨC, CÁCH THỨC QUẢN TRỊ VÀ NỘI QUY CỦA
PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 3
1 Cơ cấu tổ chức và cách thức quản trị của Phòng Công chứng số 3
Theo Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 Quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kỉnh tế và sự nghiệp khác và Nghị định số 60/2021/NĐ-CP Quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập của Chính Phủ thì Phòng công chứng số 3 là đơn vị sự nghiệp công lập, tự bảo đảm toàn
bộ chi phí hoạt động; Trực thuộc Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức
bộ máy, biên chế và tài chính Đơn vị chịu sự quản lý của của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân Thành phố, Bộ Tư pháp về chuyên môn, nghiệp vụ Theo đó, là đơn vị sự nghiệp công lập có thu Nguồn thu của đơn vị dựa vào nguồn thu lệ phí công chứng và thù lao công chứng theo quy định của Nhà nước
Theo biên chế hiện nay, Phòng Công chứng số 3 có 30 cán bộ, công chứng viên, nhân viên, trong đó gồm: 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng phòng, 06 Công chứng viên,
09 chuyên viên nghiệp vụ, 02 nhân viên kế toán, 01 thủ quỹ, 02 văn thư, 01 lưu trữ, 01 quản trị mạng và 05 nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68 gồm 01 lái xe, 02 phục vụ, 02 bảo vệ Đơn vị có sự hoạt động của các tổ chức chính trị xã hội, các đoàn thể như Chi bộ Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Phòng Công chứng số 3 bố trí các phòng làm việc của Công chứng viên ở ngay khu vực mà người yêu cầu công chứng có thể nhìn thấy rõ
và tiếp cận dễ dàng trong việc đưa hồ sơ, giấy tờ yêu cầu công chứng Phòng làm việc của
Trang 5các chuyên viên nghiệp vụ thì được bố trí khép kín ở khu vực sảnh ngay cửa vào tạo sự thuận tiện cho khách hàng đến liên hệ các hoạt động công chứng, chứng thực
Trong suốt thời gian thực tập, học viên may mắn được bố trí ngồi quan sát ở các phòng làm việc trong những ngày khác nhau Do đó, học viên có cơ hội được nhìn nhận tổng quan cách thức quản lý và hoạt động của Phòng Công chứng số 3 Tuy mỗi một bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều có sự tương tác, hỗ trợ với nhau và đều dưới sự chỉ đạo, điều tiết của Trưởng phòng
Việc phân công nhiệm vụ trong Ban lãnh đạo và các bộ phận, cá nhân liên quan của Phòng được thực hiện theo Quyết định số 014/QĐ-CC3 ngày 06/01/2023; Cụ thể như sau:
- Trưởng phòng: Công chứng viên Nguyễn Văn Hòa, được Ủy ban nhân dân thành phố
Hồ Chí Minh ra quyết định bổ nhiệm giữ chức Trưởng phòng từ ngày 09/02/2021 Nhiệm
kỳ làm việc của ông là 3 năm, từ ngày 9/2/2021 đến ngày 9/2/2024 Là người đứng đầu, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp và trước pháp luật về hoạt động của Phòng công chứng số 3 Là chủ tài khoản của Phòng; đại diện cho Phòng trong các quan hệ với các cơ quan và tổ chức liên quan Ký cấp bản sao văn bản công chứng, hồ sơ yêu cầu sau lục; Sữa lỗi kỹ thuật đối với các Văn bản công chứng do các Công chứng viên đã ký nhưng hiện không còn làm việc tại Phòng công chứng số 3 Tiếp đón công dân theo lịch Ông trực tiếp phụ trách các công việc kế toán; bộ phận quản trị, tin học; bộ phận thi đua, khen thưởng, kỷ luật; và trực tiếp lái xe
- Phó trưởng phòng: Công chứng viên Nguyễn Thị Thu Ba và Công chứng viên Lưu Văn Toàn Ngoài nhiệm vụ chung là điều hành hoạt động của Phòng khi Trưởng phòng không
có mặt tại Phòng; Ký cấp bản sao văn bản công chứng, hồ sơ yêu cầu sao lục; Sửa lỗi kỹ thuật đối với các văn bản công chứng do các Công chứng viên đã ký nhưng hiện không còn làm việc tại Phòng và thực hiện công việc khác theo sự phân công, uỷ quyền của Trưởng phòng; Tiếp đón công dân theo lịch; Và thực hiện công việc khác theo sự phân công, ủy quyền của Trưởng phòng thì hai phó trưởng phòng được phân công nhiệm vụ rõ ràng như sau:
Phó trưởng phòng – Công chứng viên Nguyễn Thị Thu Ba có nhiệm vụ phụ giúp Trưởng phòng về công tác chuyên môn, nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị như: hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của công chứng viên và chuyên viên nghiệp vụ đối với các hồ sơ cụ thể; nhắc nhở, yêu cầu công chứng viên, chuyên viên cập nhật các văn bản mới có nội dung liên quan đến công chứng Phân công công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở Phụ trách công tác cải cách hành chính; thi đua khen thưởng; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm Phụ trách công tác đối ngoại Trực tiếp phụ trách bộ phận công
Trang 6chứng viên; bộ phận văn thư, lưu trữ; bộ phận phục vụ, tạp vụ; tổ cải cách hành chính; thanh tra nhân dân
Phó trưởng phòng – Công chứng viên Lưu Văn Toàn có nhiệm vụ phối hợp với Công đoàn, Đoàn thanh niên thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, Đảng
ủy Sở Tư pháp và của Chi bộ Phòng công chứng số 3 Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế dân chủ, các Nội quy, Quy chế của Phòng Phụ giúp Trưởng phòng về công tác nghiệp vụ, chuyên môn phát sinh từ hoạt động công chứng liên quan đến cơ quan, tổ chức, cá nhân như: trả lời thông tin xác minh, cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền Dự thảo các văn bản để trả lời cá nhân, tổ chức liên quan về nghiệp vụ công chứng; Xây Dựng kế hoạch thảo luận chuyên đề nghiệp vụ hằng năm; Tổ chức thảo luận trong nội bộ công chứng viên và chuyên viên nghiệp vụ để thống nhất về thủ tục, quy trình, cách thức giải quyết đối với các dạng hồ sơ còn có ý kiến khác nhau giữa các công chứng viên; theo dõi, nhắc nhở, chấn chỉnh về tinh thần, thái độ tiếp dân của các bộ phận liên quan Phụ trách công tác bảo vệ, an ninh trật tự, văn minh công sở, phòng cháy, chữa cháy; Công tác khiếu nại, tố cáo, bảo vệ bí mật nhà nước Trực tiếp phụ trách bộ phận nghiệp vụ, bộ phận bảo vệ, tổ giải quyết hồ sơ tố tụng, tổ nhân sự, bảo vệ bí mật nhà nước
- Ngoài ra, nhân sự ở Phòng đồng thời kiêm nhiệm các nhiệm vụ thuộc các tổ chuyên trách, cụ thể:
Tổ giải quyết hồ sơ tố tụng bao gồm: bà Nguyễn Kim Kiều Hương (công chứng viên, tổ trưởng) và bà Trần Hoàng Quỳnh Anh (chuyên viên, thành viên) Tổ có trách nhiệm xây dựng bảng phân công chi tiết theo dõi từng vụ việc báo cáo Phó trưởng phòng phụ trách - Công chứng viên Lưu Văn Toàn
Tổ cải cách hành chính bao gồm: bà Vũ Thị Thanh Thảo (công chứng viên, tổ trưởng) và ông Nguyễn Phú Hoàng (văn thư, thành viên) Tổ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và báo cáo Phó trưởng phòng phụ trách - Công chứng viên Nguyễn Thị Thu Ba
Tổ nhân sự bao gồm: bà Vũ Thị Tứ (chuyên viên, tổ trưởng) và bà Nguyễn Thị Phạm Thư (kế toán, thành viên) Tổ nhân sự đồng thời là Tổ tiếp công dân, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, lịch tiếp công dân theo quy định Thực hiện việc đăng ký, tổng kết và lưu giữ hồ sơ thi đua, khen thưởng, kỷ luật Tổ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ
và báo cáo Phó trưởng phòng phụ trách - Công chứng viên Lưu Văn Toàn
Nhân sự giúp việc Lãnh đạo phòng: bao gồm bà Trần Phương Lan (chuyên viên), ông Hà Đặng Thanh Phong (chuyên viên), ông Phan Hoàng Sơn (chuyên viên), ông Phan Hùng Linh (lái xe)
Trang 7 Bà Lan có nhiệm vụ tổng hợp và dự thảo báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm, báo cáo đột xuất về hoạt động của đơn vị Dự thảo, đề xuất giải quyết hồ sơ khiếu nại, tố cáo; văn bản trả lời liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ công chứng nói chung Thực hiện chấm công làm thêm ngoài giờ, tổng hợp ngày nghỉ phép Dự thảo báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm, báo cáo đột xuất về cải cách hành chính
Ông Phong và ông Sơn có nhiệm vụ tiếp nhận và thực hiện giải chấp hồ sơ của các tổ chức tín dụng
Ông Linh có nhiệm vụ thực hiện gửi, chuyển các công văn, giấy tờ (gấp) trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của Trưởng, Phó phòng và Kế toán
Bộ phận quản trị gồm có ông Nguyễn Cương Nghị (quản trị mạng), có nhiệm vụ quản trị đơn vị theo Quy chế làm việc
2 Nội quy của Phòng Công chứng số 3:
Nội quy của Phòng Công chứng số 3 được lập thành bảng lớn và treo ở phòng làm việc của các chuyên viên nghiệp vụ, đồng thời cũng là nơi tiếp nhận các yêu cầu công chứng của người dân để các cán bộ, công chứng viên và nhân viên của Phòng, người yêu cầu công chứng biết và thực hiện Nội quy cụ thể như sau:
I Đối với khách hàng:
1 Khi đến công chứng đề nghị khách hàng tuân thủ theo sự hướng dẫn của viên chức, nhân viên Phòng Công chứng số 3.
2 Trong khi giao dịch công chứng, nếu có vấn đề gì chưa rõ thì khách hàng có quyền yêu cầu nhân viên của Phòng công chứng số 3 giải thích, nếu thấy vẫn chưa thoả đáng thì khách hàng có quyền yêu cầu lãnh đạo Phòng Công chứng số 3 giải thích thêm.
3 Phòng Công chứng số 3 sẽ từ chối tiếp nhận và giải quyết đối với người có hành
vi, lời nói, ăn mặc thiếu lịch sự hoặc say rượu, bia làm ảnh hướng đến văn minh, trật tự chung, gây gổ, sỉ nhục, xúc phạm danh dự và nhân phẩm người khác.
4 Đề nghị quý khách nộp hồ sơ trực tiếp vào các Phòng làm việc của Công chứng viên Phòng Công chứng số 3 ưu tiên giải quyết trước cho người già yếu, người tàn tật, phụ nữ mang thai, có con nhỏ Trong khi chờ giải quyết, quý khách giữ gìn trật tự, giữ vệ sinh, không xả rác, không khạc nhổ xuống sàn nhà.
5 Phòng Công chứng số 3 hoan nghênh mọi góp ý xây dựng để cơ quan chúng tôi phục vụ yêu cầu công chứng của quý khách hàng ngày tốt hơn.
II Đối với viên chức – người lao động cơ quan:
Trang 81 Thực hiện tiếp nhận đúng giờ làm việc quy định.
2 Viên chức – người lao động phải mặc trang phục và đeo bảng tên theo đúng quy định, không được uống rượu, bia, hút thuốc trong giờ làm việc.
3 Khi tiếp khách phải có thái độ lịch sự, hoà nhã, tôn trọng khách, nhiệt tình, tận tâm, hướng dẫn đầy đủ, chu đáo một lần cho khách.
4 Nghiêm cấm mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, gây phiền hà, nhũng nhiễu đối với khách hàng, cấm đòi quà cáp, hối lộ.
5 Thực hành tiết kiệm, phòng chống cháy nổ và bảo vệ tài sản chung của cơ quan, chấp hành tốt kỷ luật công tác, bảo vệ mật hồ sơ tài liệu của cơ quan và khách hàng
Việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nguyên tắc hàng nghề công chứng và quy tắc đạo đức được đưa vào ngay trong nội quy cơ quan Do đó, trải qua 24 năm kể từ ngày thành lập cho đến nay, Phòng Công chứng số 3 chưa có cán bộ, công chứng viên nào vi phạm nguyên tắc hành nghề công chứng cũng như vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề
III THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI PHÒNG CÔNG
CHỨNG SỐ 3 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1 Hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng
Phòng công chứng số 3 thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo quy định cúa Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành như: Chứng thực bản sao các loại giấy tờ như căn cước công dân, chứng minh nhân dân, bằng cấp; Chứng thực chữ ký; Công chứng hợp đồng mua bán, vay, mượn, thế chấp, cầm cố tài sản; Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất; Công chứng hợp đồng cho thuê, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Công chứng thóa thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ, chồng; Công chứng di chúc, khai nhận di sản thừa kế, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, từ chối nhận di sản thừa kế, nhận lưu giữ di chúc; Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; Công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài; Công chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại,
sở hữu trí tuệ và các hợp đồng, giao dịch khác… theo yêu cầu của khách hàng
Phí công chứng, chứng thực thu theo quy định của Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thâm định tiêu chuân, điêu kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoat động của Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên và Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 sửa đổi bổ sung một
số điều của Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Bên cạnh
Trang 9đó, thù lao công chứng và chi phí khác sẽ thu theo sự thỏa thuận của khách hàng với Phòng Công chứng Bảng phí, thù lao công chứng được niêm yết công khai tại phòng đóng dấu và thu phí của Phòng Theo bảng báo cáo thì trong năm 2022, hoạt động thu của Phòng Công chứng số 3 đạt được như sau:
Phí công chứng: 20.656.497.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi tỷ sáu trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm chín mươi bảy nghìn đồng); Phí chứng thực: 737.084.000 đồng (Bằng chữ: Bảy trăm ba mươi bảy triệu không trăm tám mươi bốn nghìn đồng) bao gồm 658.094.000 đồng (Bằng chữ: Sáu trăm năm mươi tám triệu không trăm chin mươi bốn nghìn đồng) phí chứng thực bản sao và 78.990.000 đồng (Bằng chữ: Bảy mươi tám triệu chin trăm chin mươi nghìn đồng) phí chứng thực chữ ký; Thù lao công chứng: 1.661.900.000 đồng (Bằng chữ: Một tỷ sáu trăm sáu mươi mốt triệu chín trăm nghìn đồng) Trong năm 2022, Phòng công chứng số 3 đã đóng góp vào ngân sách Nhà nước 5.330.314.250 đồng (Bằng chữ: Năm tỷ ba trăm ba mươi triệu ba trăm mười bốn nghìn hai trăm năm mươi đồng)
Số liệu công chứng và chứng thực: Trong năm 2022, Phòng đã tiếp nhận và trả kết quả tổng cộng: 172.909 Trong đó: 22.412 hồ sơ công chứng (18.537 hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch; 4.504 hồ sơ công chứng bản dịch và việc khác) và 150.497 hồ sơ chứng thực (145.400 hồ sơ chứng thực bản sao; 5.097 hồ sơ chứng thực chữ ký)
Tuy thời gian thực tập ngắn ngủi nhưng học viên có thể nhận thấy được sự tận tâm của từng công chứng viên, chuyên viên, nhân viên của Phòng đối với khách hàng Các công chứng viên, chuyên viên luôn nhẫn nại lắng nghe, giải đáp từng vướng mắc liên quan đến hồ sơ cũng như quá trình công chứng cho khách hàng, sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ khi khách hàng có khó khan trong quá trình hoạt động công chứng, chứng thực Chính nhờ đó mà hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch, công chứng bản dịch, yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của khách luôn được xử lý nhanh chóng Diện tích của Phòng khá rộng nhưng nhờ việc treo những bảng hướng dẫn từng phòng, từng khu vực làm việc cụ thể đã tạo sự dễ dàng và nhanh chóng cho khách hàng khi đến liên hệ yêu cầu công chứng, chứng thực
Trong quá trình thực tập, học viên luôn nhìn thấy rõ được sự hài lòng của khách hàng khi đến đây Dịch vụ do Phòng cung cấp đúng quy định của pháp luật, nhanh chóng, thuận tiện, chuyên nghiệp Thái độ làm việc nghiêm túc, lịch sự, tận tâm, có trách nhiệm
và thân thiện của đội ngũ cán bộ, công chứng viên Phòng công chứng số 3 đã tạo nên uy tín và sự tin tưởng của khách hàng đối với Phòng Điều này thể hiện ở việc lượng khách hàng thân thiết, thường xuyên đến giao dịch của Phòng tương đối nhiều
2 Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 3
Trang 10Như đã trình bày ở trên, Phòng Công chứng số 3 là đại diện cho Công chứng Nhà nước Do đó, ngoài việc phải tuân thủ Luật Công chứng và các văn bản hướng đẫn thi hành thì các công chứng viên, chuyên viên, nhân viên của Phòng công chứng số 3 còn phải tuân thủ Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức, Luật Thi đua khen thưởng, Quyết định số 67/2017/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành về Quy định về Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
2.1 Việc thực hiện quyền của Phòng Công chứng số 3.
Theo Điều 32 Luật Công chứng 2014 thì các tổ chức hành nghề công chứng nói chung cũng như Phòng Công chứng số 3 có các quyền như sau: Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên theo quy định; Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân; Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định Điều 62 của Luật Công chứng; Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan
Việc thực hiện quyền của Phòng Công chứng số 3 được thể hiện rõ nhất ở việc Phòng đã khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra thông tin
về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản mà người yêu cầu công chứng đưa vào giao dịch Tất
cả các chuyên viên khi giúp công chứng viên tiếp nhận hồ sơ ban đầu đều mở sẵn trang cơ
sở dữ liệu có tên CENM và trang tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp Thành phố
Hồ Chí Minh để thực hiện tra cứu đối với tài sản mà khách hàng đưa vào giao dịch
Việc thu phí, thù lao và chi phí khác cũng là một trong các quyền của Phòng Công chứng số 3, được quy định cụ thể tại Điều 66, 67, và 68 Luật Công chứng năm 2014, theo
đó việc thu phí công chứng phải thu đúng, thu đủ theo quy định và sự thoả thuận Bảng phí, thù lao công chứng được niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng ngay ở phòng thu phí, đóng dấu
2.2 Việc thực hiện nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 3
Theo Điều 33 Luật Công chứng 2014 thì Phòng Công chứng số 3 có các nghĩa vụ sau: Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê; Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu