Slide chuong 3 lap ke hoach va ngan sach du an 2020

L ẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức chương trình triển khai dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt được mục tiêu của dự án, dự tín

… Phía trước là con đường…

TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH?

KHÔNG LẬP KẾ HOẠCH LÀ LẬP KẾ

HOẠCH CHO SỰ THẤT BẠI

(Alan Phan)

1 L ẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức chương trình triển khai dự án theo một trình tự

logic, xác định mục tiêu và các phương

pháp để đạt được mục tiêu của dự án, dự tính công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công

việc đó nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu

đã xác định của dự án.

LẬP KẾ HOẠCH

Thiết lập mục tiêu Các công việc cần làm Nguồn lực

Thời gian

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN GIÁM SÁT

Lập kế hoạch dự án

• xác định các công việc cần làm

• sắp xếp công việc theo trình tự

• xác định nguồn lực, thời gian

thực hiện những công việc đó

Mục tiêu

Ý nghĩa của lập kế hoạch dự án

• cơ sở để tuyển dụng, điều phối nhân lực

• căn cứ để lập ngân sách và kiểm tra tài chính dự án

• căn cứ để điều phối và quản lý các công việc của dự án

• giúp tránh khỏi hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro

• cơ sở để kiểm tra, giám sát, kiểm soát dự án

P HÂN LOẠI KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Nội dung cơ bản của lập kế hoạch dự án

• Lập kế hoạch dự án bao gồm 8 bước (Jack và Samuel, 2011):

1 Định nghĩa/xác định dự án

2 Phát triển một chiến lược quản trị rủi ro

3 Xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS)

4 Xác định mối quan hệ giữa các công việc

5 Dự toán chi phí

6 Xây dựng tiến độ

7 Phân bổ và điều phối nguồn lực

8 Báo cáo, kết thúc dự án

Báo cáo, kết thúc

DA

Kết thúc dự án

Dự toán Chi phí

Phân bổ, điều chỉnh

Nguồn lực

(3) Xây dựng cấu trúc phân chia công việc

1.1 Nghiên cứu tiền dự án 1.1.1 Nghiên cứu nguồn cung ứng

1.1.2 Nghiên cứu sản phẩm 1.1.3 Nghiên cứu thị trường 1.2 Khảo sát 1.2.1 Khảo sát cơ sở bán hàng

1.2.2 Khảo sát vùng sản xuất kinh doanh 1.3 Thủ tục hành chính 1.3.1 Đăng ký kinh doanh, giấy phép

1.3.2 Liên hệ với các bên cung cấp 1.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất 1.4.1 Chuẩn bị vật tư xây dựng

1.4.2 Chuẩn bị vật tư nông nghiệp 1.5 Đào tạo nhân lực 1.5.1 Tuyển chọn

1.5.2 Đào tạo 2.1 Gieo trồng thử nghiệm

2.2 Gieo trồng toàn bộ

2.3 Trang bị cửa hàng

2.4 Chế biến sản phẩm 2.4.1 Thu hoạch

2.4.2 Sơ chế, đóng gói 2.4.3 Vận chuyển, bảo quản 2.5 Quảng bá, xúc tiến 2.5.1 Marketing online

2.5.2 Marketing offline 2.6 Bán hàng và chăm sóc khách hàng

(4) XÁC ĐỊNH MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC

Sơ đồ mạng công việc

công việc đặt trên đường

Sơ đồ mạng AON:

sơ đồ mạng sự kiện

công việc đặt trong nút

(5) DỰ TOÁN CHI PHÍ

•Dự toán chi phí cho từng côngviệc và từng khoản mục

•Dự tính các nguồn lực cần thiếtnhư lao động, máy móc thiết bị

•Thực chất là hoạt động lập kếhoạch ngân sách dự án

(6) XÂY DỰNG TIẾN ĐỘ

 Là một kế hoạch tiến độ sơ bộ chỉ rõ khi nào các công việc được bắt đầu , khi nào kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và các cột mốc quan trọng

 Sử dụng sơ đồ GANTT

MICROSOFT PROJECT GANTT CHART

WBS là một trong những công cụ quan trọng nhất trong quảntrị dự án (Phillips, Brantley và Phillips, 2012).

• WBS cung cấp các thông tin:

– Minh họa rõ nét hơn phạm vi dự án

– Theo dõi tiến triển dự án

– Ước lượng chính xác về thời gian và tiến độ

– Xây dựng nhóm dự án

Nghiên cứu khách hàng Phân tích đối thủ cạnh tranh

Đề xuất ý tưởng và phê duyệt Lập đội ngũ nhân sự dự án Thiết lập mục tiêu và kế hoạch sơ bộ

Lập trình

Tạo content Viết code Thiết lập back-end

Kiểm tra và sửa lỗi

Chạy thử ở chế độ debug Kiểm tra

Sửa lỗi

Hoàn thiện và giới thiệu sản phẩm

Kiểm tra ở chế độ release

Up sản phẩm lên Google Play Tiến hành các hoạt động marketing

Đo lường các chỉ số

Phát triển sản phẩm

Phát triển nội dung Phát triển tính năng

Công việc

1.1

Công việc 1.2

Công việc 2

Công việc 2.1

Công việc 2.2

Công việc 3

Công việc 3.1

Công việc 3.2

Công việc 3.3

1.2.2 Khảo sát vùng sản xuất kinh doanh 1.3 Thủ tục hành chính 1.3.1 Đăng ký kinh doanh, giấy phép

1.3.2 Liên hệ với các bên cung cấp 1.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất 1.4.1 Chuẩn bị vật tư xây dựng

1.4.2 Chuẩn bị vật tư nông nghiệp 1.5 Đào tạo nhân lực 1.5.1 Tuyển chọn

1.5.2 Đào tạo 2.1 Gieo trồng thử nghiệm

2.2 Gieo trồng toàn bộ

2.3 Trang bị cửa hàng

2.4 Chế biến sản phẩm 2.4.1 Thu hoạch

2.4.2 Sơ chế, đóng gói 2.4.3 Vận chuyển, bảo quản 2.5 Quảng bá, xúc tiến 2.5.1 Marketing online

2.5.2 Marketing offline 2.6 Bán hàng và chăm sóc khách hàng

– WBS cho phép nhà quản trị dự án xây dựng việc giải trìnhgiữa các thành viên tổ dự án

– WBS dùng để xây dựng lịch biểu hữu dụng

– WBS tốt sẽ giúp cho các vấn đề cơ bản sớm nảy sinh trong

dự án thay vì nảy sinh muộn

Các công cụ lập kế hoạch

CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)

• WBS được coi là đã phân tách khi:

– Các công việc cấu thành (component tasks) hoặc các gói công việc phải là những việc duy nhất có thể phân biệt được với các công việc khác và dễ xác định bởi những người sẽ thực hiện công việc.

– Các công việc cấu thành hoặc các gói công việc phải có thời gian xác định rõ ràng hoặc có thể lập lịch trình được.

– Các công việc cấu thành và các gói công việc phải đủ cụ thể để thiết lập các giới hạn chi phí và lịch trình bằng các thước đo chung.

– Trách nhiệm và thẩm quyển đối với các công việc cấu thành hoặc gói công việc có thể được giao cho một người hoặc một nhóm.

– Cần thiết phải phân tách một cấu trúc chi tiết công việc mức cao thành những gói công việc có thể quản lý và phân công được.

5.3 Các công cụ lập kế hoạch

CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)

• Các bước xây dựng WBS (Heldman, 2011):

– Bước 1: Bắt đầu từ công việc khái quát nhất

– Bước 2: Đặt tên các công việc

– Bước 3: Tổ chức WBS

• Lưu ý về quy mô của gói công việc:

• Quy luật 8/80

• Thời hạn báo cáo

• Quy luật “liệu điều đó có ích không”: Dễ ước tính côngviệc hơn; dễ phân công nhiệm vụ hơn; dễ theo dõi côngviệc hơn

Các công cụ lập kế hoạch

CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)

Gói công việc (Work package)

dự án

Công việc hỗ trợ các sản phẩm

chuyển giao (subdeliverables)

Dự án tổng thể đang được

triển khai

• OBS giúp những bên liên quan dự án nắm được ai tham giavào dự án, vị trí của họ và báo cáo công việc thế nào.

Giám đốc

dự án

Giám đốc xây dựng

Giám đốc

kế hoạch

Giám đốc mua bán

Giám đốc nhân sự

Giám đốc quản lý chất lượng

• Một biểu đồ trách nhiệm trong dự án liệt kê những công việc chính trong dự án và các nhóm hữu quan chủ yếu.

• Xây dựng biểu đồ trách nhiệm bao gồm các bước sau:

 Liệt kê các hoạt động chủ yếu của dự án: chỉ ra các hoạt động chính của dự án (trục tung)

 Liệt kê các nhóm hữu quan: thường được liệt kê trên trục hoành

 Mã hóa biểu đồ trách nhiệm: chỉ ra mức độ tham gia, vai trò, quyền lực

và trách nhiệm của mỗi đối tượng hữu quan

 R - Trách nhiệm thực hiện

 C - Tham vấn

 I – Phải thông tin

 A – Quyền thông qua

 Phối hợp biểu đồ trách nhiệm vào các quy định của dự án

Chuẩn bị nguồn lực công nghệ 2 3 1 3

Đào tạo nhân lực 2 2 1 3 2 2 Thiết kế phần mềm 6 2 3 1 5 5 Phát triển Web TMĐT và xử lý

dữ liệu quản trị 2 2 3 1 5 5 Chạy, test hệ thống 6 2 2 3 1 5 5 Phát triển ứng dụng bán hàng

tích hợp trên website 2 3 2 3 1 5 5 Chạy, test hệ thống và kết thúc

dự án công nghệ 6 2 2 3 1 5 5 1.Trách nhiệm thực hiện chính 2 Giám sát chung 3 Phải được tham khảo

4 Có thể được tham khảo 5 Phải được thông báo 6 Thông qua cuối cùng

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

28

3 KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN

- Khái niệm và phân loại ngân sách dự án

- Quan hệ giữa kế hoạch ngân sách dự án và lập kế hoạch dự án

- Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách

- Xây dựng khái toán dự án

– Ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho cáchoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêuchi phí, chất lượng và tiến độ dự án.

Kế hoạch ngân sách dự án

KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI NGÂN SÁCH DỰ ÁN

• Phân loại lập ngân sách dự án:

– Lập dự toán ngân sách sơ bộ

– Lập dự toán ngân sách theo quy mô

– Lập dự toán ngân sách chi tiết

Kế hoạch ngân sách dự án

Quan hệ giữa kế hoạch ngân sách dự án và lập kế hoạch dự án

• Ngân sách là công cụ chính để biến dự án thành hành động vàđồng thời đảm bảo các trách nhiệm của các bên liên quan của

dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch:

– Quy trình lên kế hoạch cần phải rõ ràng, tránh chồng chéo và đảm bảo các kế hoạch được tính toán chi phí thực tế, rõ ràng về thời gian và có tính khả thi.

– Phân bổ ngân sách vốn và ngân sách hoạt động cần phải thực hiện thống nhất nhằm đảm bảo phân bổ hợp lý nguồn lực theo

kế hoạch.

– Các quan hệ và quy định về trách nhiệm phải rõ ràng, bao gồm

cả việc ủy quyền và quan hệ báo cáo quản lý rõ ràng – Quy định về trách nhiệm phải hết sức rạch ròi, nhà quản lý dự

án cần theo dõi quá trình chi tiêu ngân sách của dự án và chịu trách nhiệm về việc sử dụng đúng theo kế hoạch và mục tiêu.

Kế hoạch ngân sách dự án

Quan hệ giữa kế hoạch ngân sách dự án và lập kế hoạch dự án

• Hệ thống lập kế hoạch và ngân sách hiệu quả có thể tạo ra cácđộng lực tích cực đối với tất cả các đối tượng tham gia chính:

– Khuyến khích và tặng thưởng việc phân bổ nguồn lực dựa vào lập kế hoạch hợp lý và dựa trên nhu cầu;

– Cung cấp luồng thông tin kịp thời và thực tế cho các chuyên gia đưa ra quyết định và những người chịu trách nhiệm đối với việc giám sát và đánh giá các kết quả;

– Tạo động lực để đạt được giá trị cho tiền đầu tư, thông qua quá trình mua sắm, đầu tư và sử dụng cho dự án một cách hiệu quả;

– Giúp quản lý việc bố trí nhân sự và hệ thống trả lương thưởng hiệu quả;

– Tặng thưởng cho việc thực hiện tốt và phạt việc thực hiện tồi

và cả hình phạt cho việc lạm dụng ngân quỹ dự án

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới

• Lập kế hoạch từ dưới lên

• Lập kế hoạch theo thời kỳ

• Lập kế hoạch phối hợp

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới

 Dựa trên đánh giá và kinh nghiệm của các nhà quản trịcấp cao và cấp trung cũng như dữ liệu quá khứ về các hoạtđộng tương tự của tổ chức

 Các nhà quản trị sẽ ước tính chi phí cho cả dự án và sau

đó phân chia dự toán này theo tỷ lệ % cho các công việcnhỏ hơn Các ước tính này được chuyển cho các nhà quảntrị cấp thấp hơn

 Tiến trình này tiếp tục cho đến cấp thấp nhất và song songvới quy trình lập WBS

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới:

 Ưu điểm:

1 Các ngân sách tổng hợp thường được xây dựng khá chính xác

2 Các ngân sách không chỉ ổn định theo một tỷ lệ % của nguồn lực được phân bổ, mà hàm phân phối thống kê các ngân sách cũng ổn định, tạo nên khả năng dự đoán cao.

3 Các công việc có chi phí nhỏ không cần xác định riêng lẻ, cũng không cần phải sợ bỏ sót những công việc nhỏ nhưng quan trọng.

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ dưới lên:

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ dưới lên:

• Theo phương pháp này, các công việc, tiến độ và các ngân sách riêng

lẻ được xây dựng theo WBS.

• Người thực hiện các công việc nhỏ nhất của dự án được tham khảo về thời gian và ngân sách cho các công việc để đảm bảo độ chính xác cao nhất

• Ban đầu, các yếu tố chi phí như nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị sẽ được ước tính Các công cụ phân tích tiêu chuẩn như phân tích đường cong kinh nghiệm và lấy mẫu công việc được sử dụng để làm cho dự toán chính xác hơn.

• Cuối cùng, ngân sách của các công việc được tập hợp lại để xác định tổng chi phí trực tiếp của dự án

• Các chi phí gián tiếp như chi phí quản trị chung, chi phí dự phòng, và sau đó lợi nhuận sẽ được cộng vào để hình thành ngân sách dự án cuối cùng.

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch từ dưới lên:

 Ưu điểm:

1 Khuyến khích phong cách quản trị hợp tác

2 Sự tham gia trực tiếp của các nhà quản trị cấp thấp trong quá trình xây dựng ngân sách làm tăng khả năng họ sẽ chấp nhận ngân sách được dự trù.

3 Cung cấp cho các nhà quản trị cấp dưới những kinh nghiệm và những kiến thức có giá trị trong việc lập ngân sách.

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch theo thời kỳ:

Dự toán sơ bộ cho toàn bộ dự án

Dự toán chi tiết cho giai đoạn 1

Dự toán sơ bộ cho 2 thời kỳ còn lại

Dự toán chi tiết cho giai đoạn 2

Dự toán chi tiết cho giai đoạn 3

Kế hoạch ngân sách dự án

CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

• Lập kế hoạch theo thời kỳ:

 Với PP này, chỉ lập dự toán cho từng giai đoạn một Thông thường tại thời điểm khởi sự dự án, dự toán sơ bộ cho toàn bộ

dự án và lập dự án chi tiết cho giai đoạn đầu tiên Kết thúc giai đoạn đầu tiên, lập dự toán sơ bộ cho toàn bộ thời gian dự án còn lại và lập dự toán chi tiết cho giai đoạn kế tiếp.

 Cứ sau mỗi giai đoạn, nhà quản trị dự án có cơ hội đánh giá lại các nỗ lực và xem xét có nên tiếp tục hay không.

 PP này giúp các nhà quản lý có được dự toán chính xác hơn, giảm thiểu mức rủi ro cho cả người thực hiện và khách hàng.

 PP này phổ biến nhất đối với các dự án xây dựng.

Phương pháp phối hợp

Ngân sách

Kế hoạch ngân sách dự án

XÂY DỰNG KHÁI TOÁN DỰ ÁN

• Việc lập dự toán cần sự tham gia của nhiều người, đặc biệt làngười có kinh nghiệm trong thực hiện những công việc này

• Có thể dự phòng rủi ro cho dự toán ở mức từ 5 đến 15% trongtổng chi phí dự toán

• Các ước tính chi phí sử dụng nguồn lực phải gắn liền với thờiđiểm sử dụng nguồn lực

• Ước tính một yếu tố công việc nên bao gồm toàn bộ chi phíbao gồm chi phí trực tiếp (lao động, nguyên vật liệu và chi phímáy móc), chi phí chung (chi phí sử dụng các thiết bị vănphòng…) và các chi phí quản lý (lương của bộ phận quản lý và

bộ phận chức năng)

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

46

CÂU HỎI CHƯƠNG 4

XÂY DỰNG WBS VỚI NHỮNG THÔNG TIN SAU

• Công ty Inatech đang lên kế hoạch thực hiện dự án ra mắt thiết

bị mới nhằm thúc đẩy doanh thu và cạnh tranh với các công tyđối thủ

• Dự án dự kiến bao gồm 5 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Giai đoạn nghiên cứu

• Giai đoạn 2: Giai đoạn thiết kế và chế tạo

• Giai đoạn 3: Giai đoạn thử nghiệm

• Giai đoạn 4: Giai đoạn sản xuất

• Giai đoạn 5: Giai đoạn bán hàng

• Hãy xây dựng cấu trúc phân tách công việc để thực hiện dự ánnày?

XÂY DỰNG WBS VỚI NHỮNG THÔNG TIN SAU

I Giai đoạn 1: Giai đoạn nghiên cứu

A Chuẩn bị đề xuất phát triển sản phẩm

1 Tiến hành phân tích cạnh tranh

2 Xem lại các trường báo cáo bán hàng

3 Tiến hành đánh giá năng lực công nghệ

B Phát triển dữ liệu nhóm trọng điểm

C Tiến hành khảo sát qua điện thoại

D Xác định các cải tiến đặc điểm kỹ thuật có liên quan

II Giai đoạn 2: Giai đoạn thiết kế và chế tạo

A Giao tiếp với nhân viên marketing

B Một số công việc khác

III. Giai đoạn 3: Giai đoạn thử nghiệm

IV Giai đoạn 4: Giai đoạn sản xuất

V Giai đoạn 5: Giai đoạn bán hàng