Slide chương 5 quản trị thời gian và tiến độ dự án 2020

Vấn đề chung về quản trị thời gian và tiến độ dự ánĐẶC ĐIỂM • Việc lập tiến độ • Công thức đo lường, các công cụ lập tiến độ • Phần mềm máy tính • Việc quản lý thời gian trong quá tr

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

CHƯƠNG 5:

QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2

NỘI DUNG

- VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

- PHÂN BIỆT LẬP KẾ HOẠCH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

- NỘI DUNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

- PHƯƠNG PHÁP, KỸ THUẬT QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ

- ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN TRỊ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

5.1 Vấn đề chung về quản trị thời gian và tiến độ dự án

KHÁI NIỆM

• Quản lý thời gian

là việc sử dụng các quy trình thích hợp nhằm xây dựng, thực hiệnvà đưa dự án kết thúc và hoàn thành đúng tiến độ đề ra, đảm bảo phạm

vi, chất lượng và ngân sách cho phép

• Quy trình bao gồm

• Thiết lập sơ đồ mô tả các công việc phải được hoàn thành

• Xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án

• Quản lý các tiến trình thực hiện công việc của dự án

5.1 Vấn đề chung về quản trị thời gian và tiến độ dự án

ĐẶC ĐIỂM

• Việc lập tiến độ

• Công thức đo lường, các công cụ lập tiến độ

• Phần mềm máy tính

• Việc quản lý thời gian trong quá trình thực hiện

• Nhiều nhân tố động  phức tạp

• Việc hoàn thành dự án đúng thời gian là thách thức lớn nhất

5.1 Vấn đề chung về quản trị thời gian và tiến độ dự án

Ý NGHĨA & VAI TRÒ

• Do sự rút ngắn của vòng đời sản phẩm

• Tốc độ trở thành một lợi thế cạnh tranh

• Kiểm soát chi phí, các nguồn lực của dự án

• Xác định những việc quan trọng cần ưu tiên

• Chất lượng công việc được bảo đảm

5.2 Phân biệt lập kế hoạch và lập tiến độ dự án

• Kế hoạch dự án

• Là bước đẩu tiên của mỗi dự án

• Cung cấp một bức tranh toàn cảnh các công việc phải thực hiện

• Cung cấp các mục tiêu tổng thể của dự án

• Mang tính chiến lược

• Tiến độ của dự án

• Lập được sau khi đã có kế hoạch về dự án

• Cung cấp thời gian, ngày tháng bắt đầu, kết thúc mỗi công việc

• Các thành viên thực hiện các công việc

• Mang tính kỹ thuật

5.2 Phân biệt lập kế hoạch và lập tiến độ dự án

• Kế hoạch dự án lên chi tiết về kế hoạch về chất lượng, kế hoạch

đánh giá rủi ro, thông tin trong dự án, kế hoạch cung ứng

• Tiến độ của dự án sẽ được cụ thể hóa với các phương pháp như

biểu đồ Gantt, sơ đồ mạng AOA và AON, sau khi đã lên kế hoạchdự án

• Tuy nhiên, khi tiến độ thay đổi thì kế hoạch ban đầu của dự án cũng

sẽ phải thay đổi theo

Bước 1 • Định nghĩa các công việc (Defining activities)

Bước 2 • Sắp xếp các công việc theo thời gian (Sequencing activities)

Bước 3 • Dự trù phân bổ nguồn lực (Estimating activity resources)

Bước 4

• Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc (Estimating activity durations )

Bước 5 • Lập tiến độ dự án (Developing the schedule)

Bước 6 • Kiểm soát tiến độ thực hiện (Controlling the schedule)

Quản lý thời gian: gồm 6 bước

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

• Các nhà quản trị sử dụng cấu trúc phân tách công việc WBS để cụthể hoá danh sách các hoạt động của một dự án

• Gán nội dung cụ thể cho từng hoạt động đó và xác định các điểmmốc của dự án

• Các công việc được định nghĩa có thời hạn, chi phí và yêu cầu phân

bổ nguồn lực dự kiến tương ứng, cũng như các yêu cầu về kết quả

• Sản phẩm của quy trình này là bảng liệt kê công việc, nội dung cụthể của mỗi công việc và danh sách các điểm mốc (milestone)

Định nghĩa các công việc

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

• Bảng liệt kê các công việc:

Xác định các hoạt động và nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch dự án, baogồm tên các công việc, mã số xác định và mô tả ngắn gọn về công việc

• Nội dung của từng công việc:

Cung cấp các thông tin chi tiết bổ sung có liên quan

Thông tin nội dung của từng công việc cần thường xuyên cập nhật

• Điểm mốc của dự án:

Đánh dấu dự án đạt tới một bước cụ thể nào đó

Phải hoàn thành nhiều công việc mới có thể hoàn thành một điểm mốc.Công cụ để xác định các mục tiêu và đánh giá thực hiện dự án

Không nên đánh dấu quá nhiều điểm mốc trong một dự án

Định nghĩa các công việc

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

Xác định mối quan hệ giữa các hoạt động theo trình tự về thời gian, có

3 dạng quan hệ sau:

• Phụ thuộc bắt buộc: là mối quan hệ bản chất của dự án, theo đó cáccông việc được tiến hành, bao hàm cả ý nghĩa ràng buộc và giới hạnvề nguồn lực, hay còn gọi là quan hệ logic cứng

• Phụ thuộc tuỳ ý: Do nhóm quản lý dự án xác định dựa trên kinhnghiệm và kiến thức về các lĩnh vực có liên quan đến dự án, thườngđược sử dụng để điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc cho phùhợp với từng dự án, còn được gọi là quan hệ logic mềm

• Phụ thuộc bên ngoài: là mối quan hệ giữa công việc của dự án vớicác công việc hoặc yếu tố bên ngoài không thuộc dự án

Một trong những công cụ hữu ích cho việc sắp xếp và thể hiện mốiquan hệ thời gian giữa các hoạt động là sơ đồ mạng lưới

Sắp xếp các công việc theo thời gian

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

Cần thiết lập:

- Danh mục những yêu cầu nguồn lực cho từng công việc,

- Biểu đồ phân bổ nguồn lực (RBS - resource breakdown structure)

- Các nội dung cập nhật cho các công việc đã được xây dựng

Dự trù phân bổ nguồn lực

2 (A) Thiết kế hệ thống 1 1 An, Tuấn

3 Phát triển các module

10 - Hoàn thành các module - (điểm mốc) 0

11 Test các module

15 (K) Điều chỉnh tích hợp 12;13;14 2 An

16 (L) Chạy thử hệ thống 15 3 Hùng, Tuấn

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

Sử dụng 2 phương pháp để dự tính thời gian thực hiện công việc:

- phương pháp ngẫu nhiên

- phương pháp tất định

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

- PHƯƠNG PHÁP NGẪU NHIÊN

Sử dụng kỹ thuật ước tính 3 điểm dựa trên 3 thời hạn dự tính:

- thời gian lạc quan (a)

- thời gian bi quan (b)

- thời gian bình thường (m)

Khi đó, có thể giả định thời gian ước tính để hoàn thành công việc

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

2

2 2

6

6 4

b m

a TE

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

(A) Thiết kế hệ thống 1ngày 1ngày 1ngày 1ngày

Phát triển các module

- (B) Dựng module A 2 ngày 1 ngày 2 ngày 3 ngày

- (C) Dựng module B 3 ngày 2 ngày 3 ngày 4 ngày

- (D) Dựng module C 2,17 ngày 2 ngày 2 ngày 3 ngày

- (E) Lập trình module A 1,17 ngày 1 ngày 1 ngày 2 ngày

- (F) Lập trình module B 3,83 ngày 2 ngày 4 ngày 5 ngày

- (G) Lập trình module C 1,33 ngày 1 ngày 1 ngày 3 ngày

Test module

- (H) Test module A 1,17 ngày 1 ngày 1 ngày 2 ngày

- (I) Test module B 2,83 ngày 2 ngày 3 ngày 3 ngày

- (J) Test module C 4 ngày 3 ngày 4 ngày 5 ngày

(K) Điều chỉnh và tích hợp 2 ngày 2 ngày 2 ngày 2 ngày

(L) Chạy thử hệ thống 3 ngày 2 ngày 3 ngày 4 ngày

- Kỹ thuật phân tách module

- Kỹ thuật tham số

- Kỹ thuật đánh dấu công việc:

Dự kiến thời hạn thực hiện các công việc

• Kỹ thuật phân tách module: theo đó các công

việc được chia nhỏ thành các hoạt động hoặc thao tác có thể ước tính thời gian gần chính xác hơn, từ đó tổng thời gian thực hiện các thao tác sẽ phản ánh giá trị gần đúng của thời gian thực hiện công việc đó.

• Kỹ thuật tham số: trong đó ứng dụng các mô

hình toán học trên cơ sở xác định biến độc lập, mối quan hệ giữa biến độc lập và biến phụ thuộc Thuật toán hồi quy thường được sử dụng trong kỹ thuật tham số.

• Kỹ thuật đánh dấu công việc: là phương pháp

thống kê số liệu của các công việc chuẩn được lặp lại nhiều lần trong một hoặc giữa các dự án.

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

- Cụ thể hoá kế hoạch dự án, thể hiện chi tiết kế hoạch dự án

- Cung cấp các thông tin về chi phí và nguồn lực để thực hiện

- Kiểm soát và điều chỉnh quá trình triển khai của một dự án

- Một bản kế hoạch tổng thể của dự án có thể được chuyển thànhnhiều bản tiến độ khác nhau, tuỳ theo mục đích sử dụng

Lập tiến độ dự án

5.3 Nội dung quản trị thời gian và tiến độ dự án

- Cơ sở để quản lý tiến độ:

Kế hoạch dự án

Bảng nội dung công việc, tiến độ

Phân bổ thời gian/nguồn lực

- Mục đích căn bản của kiểm soát tiến độ dự án

Kiểm tra tình hình thực hiện dự án theo thời gian đề ra;

Xác định - đánh giá các vấn đề ảnh hưởng tới tiến độ;

Đưa ra các biện pháp điều chỉnh có cân đối giữa thời gian và chi phí

Liên tục kiểm tra - đánh giá - điều chỉnh tiến độ thực hiện các công việc Bước kiểm soát tiến độ là bước đòi hỏi khả năng quản lý và kinh nghiệm thực tiễn nhất của các cán bộ làm dự án.

Bên cạnh đó, kiểm soát tiến độ dự án cũng liên quan mật thiết tới việc quản lý rủi ro, điều đã phải được xác định trong bước xây dựng tiến độ dự án

Kiểm soát tiến độ thực hiện

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

- Một trong những công cụ hữu ích cho việc sắp xếp và thể hiện mốiquan hệ thời gian giữa các hoạt động là sơ đồ mạng lưới

- Hai phương pháp phổ biến để thiết lập mạng lưới các công việc

phương pháp đặt công việc trên mũi tên (Activity on Arrow-AOA)

phương pháp đặt công việc trong các nút (Activities on Node-AON)

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Một số thuật ngữ thường được sử dụng trong kỹ thuật mạng lưới:

- Công việc (activity): các hoạt động hoặc nhiệm vụ cụ thể, được thựchiện trong dự án, có sử dụng nguồn lực và cần có thời gian để hoànthành

- Sự kiện (event):kết quả của việc thực hiện một hay nhiều công việc,đánh dấu sự hoàn thành, là một khái niệm mốc thời gian và khôngsử dụng nguồn lực để thực hiện

- Mạng lưới (network): thể hiện sự sắp xếp trình tự các hoạt động vàsự kiện trên sơ đồ mô tả hoạt động dự án theo trình tự logic và thờigian, được biểu thị bằng mũi tên và điểm nút

- Đường dẫn (path): là chuỗi các công việc (và sự kiện trung gian)liên kết với nhau được xác định bởi tính logic trong sơ đồ mạng lướicông việc của dự án

- Công việc trước (predecessors): là công việc bắt buộc phải được hoàn thành trước khi bắt đầu công việc sau đó

- Công việc sau (succesors): là những công việc ko thể thực hiện cho đến khi những công việc trước

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp AOA

TT WBS ID ID Công việc Công việc trước Thời gian (ngày)

11 4 Test các module

15 5 K Điều chỉnh và tích hợp 12;13;14 2

16 6 L Chạy thử hệ thống 15 3

F(4)

G(2)

H(1) I(3) J(4)

K(2) L(3)

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp AOA

Công việc E không có quan hệ phụ thuộc với công việc C

Công việc D sau công việc A;

Công việc E sau A và B;

Công việc F sau B và C

6 D

7 E B

A

8 F C

6 D

7 B

A

8 F C

9 E

B Thiết kế bảng hỏi A 5

C Xác định thị trường mục tiêu A 6

D Đưa ra bảng hỏi mẫu B, C 13

E Phát triển cách trình bày B 6

F Phân tích kết quả D 4

G Phân tích nhân khẩu C 9

H Thuyết trình tới khách hàng E, F, G 2

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Bài tập AOA

Sơ đồ AOA của dự án Delta như sau:

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Bài tập AOA

Sơ đồ AOA của dự án Delta như sau:

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Bài tập AOA

Sơ đồ AOA của dự án Delta như sau:

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp AON

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp AON

- AON có thể mô tả các kiểu quan hệ giữa các công việc, thay vì quan

hệ giản đơn finish-to-start trong sơ đồ AOA

- AON giúp tránh được các công việc ảo (không phân bổ thời hạn vànguồn lực) thường được sử dụng để logic hoá một số quan hệ công việckhông có thật trong phương pháp AOA

- AON không sử dụng khái niệm sự kiện, do đó giúp người dùng không

bị phân tán mà tập trung trực tiếp hơn vào các công việc của dự án

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Bài tập AON

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Kỹ thuật biểu đồ Gantt

Hiển thị các thông tin tiến độ dự án bằng cách liệt kê các công việctheo trình tự và mối quan hệ cùng các dữ liệu thời gian bắt đầu - kếtthúc (kế hoạch và thực tế) dưới dạng lịch biểu

Ưu điểm:

- Hữu ích trong việc xây dựng, sắp xếp, phân bổ nguồn lực

- Theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện một cách trực quan và chi tiết.Hạn chế:

- Các dự án phức tạp, việc biểu thị sẽ trở nên khó khăn, rối rắm

- Không thể hiện rõ ràng mối quan hệ hoặc sự phụ thuộc giữa cáccông việc

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Kỹ thuật biểu đồ Gantt

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Một số thuật ngữ thường được sử dụng trong kỹ thuật mạng lưới:

- Thời gian dự trữ (slack hoặc float)

- Đường găng (critical path)

đường găng)- PDM

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp đường găng CPM

Công cụ xây dựng một tiến độ sát với thực tế và quản lý thời gian

Xây dựng trên kỹ thuật sơ đồ mạng lưới công việc, xác định thời giansớm nhất mà một dự án có thể hoàn thành và là đường công việc (path)có độ dài lớn nhất với thời gian dự trữ nhỏ nhất (bằng 0)

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp đường găng CPM

Xác định đường găng của dự án

- Trước tiên, xây dựng bảng WBS, sơ đồ mạng lưới công việc, thờigian ước tính thực hiện từng công việc

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp đường găng CPM

Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc sớm nhất, muộn nhất

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp đường găng CPM

Tiến trình Forward pass

Thời gian dự trữ tự do của một công việc P xác định bằng công thức:

= LS- ES

Forward Pass Rules (ES & EF)

ES + Duration = EF

EF of predecessor = ES of successor

Largest preceding EF at a merge point becomes ES for successor

Backward Pass Rules (LS & LF)

LF – Duration = LS

LS of successor = LF of predecessor

Smallest succeeding LS at a burst point becomes LF for predecessor

Ví dụ:

Vẽ sơ đồ AON

The Forward Pass

Forward Pass Rules (ES & EF)

ES + Duration = EF

EF of predecessor = ES of successor

Largest preceding EF at a merge point becomes ES for successor

The Backward Pass Backward Pass Rules (LS & LF)LF – Duration = LS

LS of successor = LF of predecessor

Smallest succeeding LS at a burst point becomes LF for predecessor

Critical Path : a-d-j

Critical Path and Critical Time

5.4 Phương pháp – kỹ thuật quản trị thời gian và tiến độ

Phương pháp đường găng CPM

ID Task Name Start Finish Late Start Late Finish Free Slack Total Slack

1 Bắt đầu Mon 02/07/12 Mon 02/07/12 Mon 02/07/12 Mon 02/07/12 0 days 0 days

2 Thi ết kế hệ thống Mon 02/07/12 Tue 03/07/12 Mon 02/07/12 Tue 03/07/12 0 days 0 days

3 Phát tri ển các module Tue 03/07/12 Tue 10/07/12 Tue 03/07/12 Wed 18/07/12 0 days 0 days

4 D ựng module A Tue 03/07/12 Thu 05/07/12 Sun 08/07/12 Tue 10/07/12 0 days 5,33 days

5 D ựng module B Tue 03/07/12 Fri 06/07/12 Tue 03/07/12 Fri 06/07/12 0 days 0 days

6 D ựng module C Wed 04/07/12 Fri 06/07/12 Thu 05/07/12 Sat 07/07/12 0 days 1,33 days

7 Lập trình module A Thu 05/07/12 Fri 06/07/12 Tue 10/07/12 Wed 11/07/12 0 days 5,33 days

8 Lập trình module B Fri 06/07/12 Tue 10/07/12 Fri 06/07/12 Tue 10/07/12 0 days 0 days

9 Lập trình module C Fri 06/07/12 Sat 07/07/12 Sat 07/07/12 Mon 09/07/12 0 days 1,33 days

10 Hoàn thà nh các module Tue 10/07/12 Tue 10/07/12 Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 7,83 days 7,83 days

11 Test module Fri 06/07/12 Fri 13/07/12 Mon 09/07/12 Fri 13/07/12 0 days 0 days

12 Test module A Fri 06/07/12 Sat 07/07/12 Wed 11/07/12 Fri 13/07/12 5,33 days 5,33 days

13 Test module B Tue 10/07/12 Fri 13/07/12 Tue 10/07/12 Fri 13/07/12 0 days 0 days

14 Test module C Sat 07/07/12 Wed 11/07/12 Mon 09/07/12 Fri 13/07/12 1,33 days 1,33 days

15 Điều chỉ nh và tí ch hợp Fri 13/07/12 Sun 15/07/12 Fri 13/07/12 Sun 15/07/12 0 days 0 days

16 Chạy thử hệ thống Sun 15/07/12 Wed 18/07/12 Sun 15/07/12 Wed 18/07/12 0 days 0 days

17 Kết thú c Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 Wed 18/07/12 0 days 0 days

BẢNG THỜI GIAN DỰ ÁN X LẬP BẰNG MICROSOFT PROJECT