Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hang và thu tiền tại công ty TNHH TM minh đông

Trên cơ sở nhận thức đó, qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH - TMMinh Đông nhóm em làm đề tài về:”Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hang vàthu tiền tại công ty TNHH -

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Nền kinh tế Việt Nam đangtừng bước hòa mình vào nền kinh tế thế giới Sự kiện Việt Nam chính thức trở thànhthành viên của tổ chức thương mại thế giới( World Trade Organization – WTO) đã đánhdấu bước tiến mới của nền kinh tế nước ta Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lạinhững cơ hội mà cả những khó khăn, thách thức Bởi vậy để tồn tại và phát triển thìdoanh nghiệp phải không ngừng tự hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả trong sản xuấtkinh doanh Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đềcấp thiết với tất cả các doanh nghiệp Đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trìnhbán hàng- thu tiền Bởi nó là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanhnghiệp Là quá trình tạo ra thu nhập, lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuấtkinh doanh…Nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng- thutiền luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công ty

Trên cơ sở nhận thức đó, qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH - TMMinh Đông nhóm em làm đề tài về:”Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hang vàthu tiền tại công ty TNHH - TM Minh Đông”

Công ty TNHH - TM Minh Đông là đơn vị tư nhân, doanh nghiệp kinh doanhchính là xe máy với quy mô tương đối lớn đem lại không ít lợi nhuận cho doanh nghiệp

Do vậy, việc chú trọng đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền làcần thiết cho doanh nghiệp

Đề tài nhóm em được phân tích thành 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm tình hình hoạt động của công ty TNHH - TM Minh Đông

Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công tyTNHH –TM Minh Đông

Chương 3: Đánh giá và một sồ y kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công

ty TNHH - TM Minh Đông

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH -

TM MINH ĐÔNG

1.1.Tổng quan về Công ty TNHH - TM Minh Đông

1.1.1.Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Minh Đông (Công ty Minh Đông) được thành lập vào ngày 20tháng 12 năm 2000 với số vốn đầu tư 800.000.000đ Trải qua hơn 13 năm hoạt động,doanh nghiệp đã phát triển mạnh mẽ với doanh thu bán hàng năm lên đến gần 10 tỷ đồng

Trong cơ chế đổi mới của thị trường, nền kinh tế biến chuyển mạnh mẽ sau thời kỳ

mở cửa của Nhà nước Năm 2000, hòa nhịp theo sự phát triển này, Cửa hàng kinh doanh

xe gắn máy Minh Đông với một chủ và hai nhân viên đã khai trương tại số 394 TrầnHưng Đạo-Quy Nhơn - Bình Định xây dựng uy tín trong kinh doanh với phương châm:‘‘Nói thẳng ,Nói thật’’ về chất lượng sản phẩm mình đang bán Thời điểm này nguồn xechủ yếu được nhập về các cảng biển và dọc biên giới Tây Nam, bao gồm các xe cũ, đượcchuyển đến người tiêu dùng với tư tưởng hoàn toàn an tâm khi sử dụng

Chuyển đổi từ cơ chế kinh doanh nhỏ lẻ, nâng cao hơn vị trí đang có, ngày 20tháng 12 năm 2004, đánh dấu bước ngoặc mới, công ty Minh Đông đã được thành lập,đem đến người tiêu dùng phương châm:‘‘Sản phẩm phù hợp với giá trị” Từ đây, nhữngchiếc xe Honda Việt Nam đã bắt đầu lăn bánh trên đường

Công ty TNHH - TM Minh Đông được thành lập theo Giấy phép đăng ký kinhdoanh số 3502000462 ngày 20/12/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp

Mã số thuê 4100545445 Địa chỉ kinh doanh chính : TT Diêu Trì, Tuy Phước, Bình Định

Ngày 01/08/2001 để có sản phẩm đa dạng phục vụ khách hàng rộng rãi hơn, công

ty Minh Đông vinh dự chính thức làm Tổng Đại Lý khu vực Miền Trung, Tây Nguyên xeHonda Việt Nam

Ngoài ra, để kích thích thị trường công ty Minh Đông đã tổ chức nhiều chươngtrình rút thăm, khuyến mãi để thu hút thêm khách hàng Công ty Minh Đông luôn làdoanh nghiệp tiêu biểu trong các hoạt động phát triển thị trường trong Tỉnh

Tính đến nay, công ty Minh Đông đã cung cấp cho thị trường Bình Định gần60.000 xe máy Honda Việt Nam, và doanh nghiệp cũng dần khẳng định được thươnghiệu và trở thành một doanh nghiệp lớn của tỉnh với số thuế thu nhập phải đóng hàngnăm lên đến gần 100.000.000 đồng

1.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH – TM Minh Đông

1.1.2.1 Chức năng của công ty

Công ty chuyên kinh doanh xe máy gắn máy hai bánh nhãn hiệu Honda do ViệtNam sản xuất Doanh nghiệp có chức năng kế toán độc lập, có con dấu riêng để thực hiệnviệc giao dịch theo đúng luật doanh nghiệp

1.1.2.2.Nhiệm vụ của công ty

Công ty có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự chủ về nguồn vốn, về tàichính và chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhà nước Bên cạnh đó công

ty thực hiện một số mục tiêu cụ thể như sau:

-Tạo công ăn việc làm cho một số lượng lao động tại địa phương, góp phần làmgiảm bớt tình trạng thất nghiệp

-Chăm lo đời sống cho người lao động về vật chất và tinh thần, không ngừng bồidưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên

-Ngoài việc phát triển kinh doanh công ty cũng không quên làm công tác xã hộinhư: ủng hộ tiểu thương trong vụ cháy Chợ lớn Quy Nhơn, xây nhà tình nghĩa

-Định kỳ lập báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế vàcác nghĩa vụ khác theo quy định của nhà nước

1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

* Chủ doanh nghiệp: Là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp trong mọigiao dịch và là người quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Hiện tại chủ doanh nghiệp trưởng kiêm giám đốc Chủ doanh nghiệp có quyền quyết địnhtất cả những vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

* Quản đốc: Là người giúp cho chủ doanh nghiệp, tổ chức điều hành cấp dưới,nghiêm chỉnh thực hiện chế độ báo cáo và được quyền ký các văn bản đối nội, đối ngoạitrong lĩnh vực công tác được phụ trách Quản đốc sẽ chịu trách nhiệm trước chủ doanhnghiệp và pháp luật về công tác được phân công.

* Phòng kế toán: Tham mưu cho chủ doanh nghiệp về công tác quản lý tài chính,thống kê Phòng kế toán quản lý và thực hiện các phần việc về kế toán, tài chính, ngânhàng, kiểm tra về xuất nhập khẩu hàng hóa

-Kế toán trưởng: Là người chịu sự điều hành của giám đốc, là người tổ chức chỉđạo toàn diện công tác kế toán Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về lĩnhvực hoạt động tài chính

-Nhân viên kế toán: Theo dõi chi tiết các tình hình phát sinh của doanh nghiệp,phản ánh vào các chứng từ có liên quan để lập báo cáo tài chính

* TRạm bảo hành: Có nhiệm vụ kiểm định, cấp tem giấy chứng nhận an toàn kỹthuật cho các loại xe Xác minh và tư vấn kỹ thuật, thiết bị cho các loại xe, bảo hành, bảodưỡng và tổ chức các hoạt động dịch vụ khác,

Tổ trưởng kỹ thuật: Quản lý, giám sát, kiểm tra kỹ thuật chất lượng xe khi nhập

-Tổ phó kỹ thuật: Chịu sự quản lý và giám sát của tổ trưởng

* Các chi nhánh: DN có 2 chi nhánh ở các địa điểm khác nhau:

+Chi nhánh 1:TT Diêu Trì – Tuy Phước – Bình Định

+Chi nhánh 2:394 Trần Hưng Đạo–Tp.Quy Nhơn

1.3 Phương thức tiêu thụ và thanh toán củ công ty

1.3.1 Phương thức tiêu thụ

Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công TyMinh Đông cũng rất đa dạng Nó tùy thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũngnhư đặc điểm vận động của hàng hóa Hiện nay, để đáp ứng từng loại khách hàng với

những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng hai hình thức bán hàng chính là:bán buôn và bán lẻ.

- Bán buôn: Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tếđược ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh nghiệp chính vì vậy đối tượng của bánbuôn rất đa dạng: có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại trong nước,ngoại thương, các công ty thương mại,…

Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản Khi bên muanhận được chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hóa được xác định làtiêu thụ

Đối với hình thức bán buôn ở doanh nghiệp chủ yếu là hình thức bán buôn quakho

- Bán lẻ: Theo hình thức này khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giá cả dokhách hàng thỏa thuận với nhân viên bán hàng Với hình thức này nhân viên bán hàngtrực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt Thờiđiểm xác định là tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bánhàng

1.3.2 Phương thức thanh toán

Công ty TNHH - TM Minh Đông kế toán kinh doanh trong nền kinh tế thị trường,

do đó để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng doanh nghiệp cũngđang ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau Dựa vào thời điểm ghi nhận doanhthu chia làm hai hình thức thanh toán:

- Hình thức thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữusản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thờinên còn gọi là thanh toán trực tiếp tức là doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giaoquyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng

- Hình thức trả góp: Theo phương thức này khách hàng phải trả tiền nhiều lần vàphải chịu một khoản tiền lãi trả góp Theo phương thức này khi giao hàng cho người muathì lượng hàng hóa được xác định là tiêu thụ.

1.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Trong những năm qua, cùng với uy tín và chất lượng sản phẩm, công ty TNHH –

TM Minh Đông đã tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với các hãng có tên tuổi trong vàngoài nước, điều đó khẳng định sự năng động của doanh nghiệp trong môi trường cạnhtranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế như hiện nay

Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và mở rộng thị trường, doanh nghiệp đãkhông ngừng cung cấpnhiều mẫu mã, đa dạng hóa chủng loại sản phẩm, đầu tư vào khoahọc công nghệ hiện đại nhằm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng Thực hiện chủ trương

đó, doanh nghiệp đã mua sắm các máy móc, thiết bị phục vụ kinh doanh

Trong điều kiện môi trường kinh doanh khắc nghiệt như hiện nay, để duy trì hoạtđộng kinh doanh, làm ăn có lãi một điều mong muốn của tất cả các doanh nghiệp Công

ty TNHH -TM Minh Đông là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, điều này đã được thểhiện qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là những chỉ tiêu tổng hợp để đánh giáhiệu quả sử dụng vốn Từ kết quả hoạt động kinh doanh, chúng ta sẽ thấy được công tác

tổ chức và sử dụng vốn của công ty Minh Đông như hiện nay

Công ty TNHH - TM Minh Đông tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, tạođiều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung, thống nhấtcủa kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của chủ doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH - TM MINH ĐÔNG

2.1 Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH - TM Minh Đông

1 Xác nhận nhu cầu

2 Chào hàng

3 Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

4 Lập lệnh bán hàng

5 Viết hóa đơn GTGT

6 Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng

7 Nhận tiền thanh toán từ khách hàng

- Đối với hình thức bán buôn: Theo phương pháp này hàng hóa được bán buôntrực tiếp tại kho của cửa hàng, thông thường cửa hàng giao hàng theo hợp đồng kinh tế đãđược ký kết từ trước Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hóa đơn GTGT, kế toánbán hàng sẽ giao cho khách hàng, kế toán bán hàng vào bảng kê bán buôn, vào sổ chi tiết

TK 131 “ Phải thu khách hàng” hoặc sổ quỹ tiền mặt Cuối tháng kế toán lên biểu tổnghợp bán ra làm căn cứ tính thuế GTGT

- Đối với hình thức bán lẻ qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp, tạicác điểm bán lẻ đa số phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của các tầng lớp dân cư,nên số lượng bán không nhiều lắm, tiền bán chủ yếu là thu trực tiếp bằng tiền mặt không

có hóa đơn Nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì nhân viên bán hàng viết hóa đơn chokhách

2.2 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty TNHH-TM Minh Đông

 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn hàng

 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hóa đơn

 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt

 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng

2.2.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn hàng

Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở công ty Minh Đông cũng rất đa dạng Nó tùy thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng như đặc điểm vận động của hàng hóa Nắm bắt nhu cầu thị trường về các mặt hàng và nhu cầu sử dụng sản phẩm

Trên cở sở nhu cầu khách hàng, công ty chào hàng và tiếp cận khách hàng.Sau khi nhận được yêu cầu của bên mua, công ty sẽ xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu và thông báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng

2.2.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hóa đơn

Công ty phải thông báo cho khách hàng về thời gian nhận hàng, số lượng xe để khách hàng chuẩn bị Căn cứ lệnh xuất hàng để được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng Lệnh xuất hàng phải được lập thành hai liên Phòng kế toán chỉ xuất hóa đơnkhi có đủ các chứng từ hợp lệ như lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng hoặc đơn xin mua hàng (nếu mua số lượng ít)

Phiếu xuất kho:

CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG Mẫu số 02 – VT

Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định

PHIẾU XUẤT KHO

Xuất tại kho: CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG

Đơn vị tính (chiếc )

Số lượng Yêu cầu

Thự c xuất

Đơn giá (Đồng/

chiếc)

Thành tiền ( Đồng )

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên)

Hóa đơn GTGT được công ty mua theo mẩu của bộ tài chính phát hành và có đánh

số thứ tự liên tục Hóa đơn đã phát hành được lên bảng kê để ghi nhận doanh thu ngay trong tháng và số liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiếu với bảng kê khai thuế GTGT đầu ra Hóa đơn phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị và được lập thành ba liên Nếu nhân viên kế toán lập hóa đơn bị sai sót phải hủy thì phải viết “biên bản hủy hóa đơn” nêu rõ số seri hóa đơn hủy Biên bản này

phải được lập thành hai bản Trường hợp hóa đơn bị sai sót nhưng đã giao cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm “biên bán điều chỉnh hóa đơn” Sau khi các chứng từ đã được nhập vào máy xong thì được để vào cặp hồ sơ riêng để tránh nhầm lẫn.

Kế toán lập hóa đơn GTGT:

Mẫu số:01GTKT – 3LL BN/2013N

Số: 0057101

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Dùng để thanh toánNgày 21 tháng 10 năm 2013

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH - TM MINH ĐÔNG

Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định

Số tài khoản: …………

Điện thoại: (056)3821419 MST: 4100545445

Họ tên người mua hàng: Lê Vân Hà

Tên đơn vị: Cửa hàng xe máy Vân Hà

Địa chỉ: Khu vực 6 – Phường Quang Trung – Tp Quy Nhơn

Số tài khoản: ………

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: …………

Đơn giá (đồng/chiếc)

Thành tiền (đồng)

Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm ba mươi triệu một trăm ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên,đóng dấu)

Mẫu số : 01 GTKT-3LL BN/2013N

0057112

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Dùng để thanh toán

Ngày 25 tháng 10 năm 2013

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG

Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định

Số TK: ………

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nhật Anh

Tên đơn vị: Cửa hàng xe máy Nhật Anh

Địa chỉ: tuy phước – Bình Định

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: ………

Đơn giá (đồng/chiếc)

Thành tiền (đồng)

Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 64.960.000

Cộng tiền thanh toán 714.560.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm mười bốn triệu năm trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)

Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 10 năm 2013, căn cứ các chứng từ gốc đãlập, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ:

- Chứng từ ghi sổ 01- Doanh thu bán hàng

- Chứng từ ghi sổ 02- Thuế GTGT đầu ra

CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG

Địa chỉ : TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định