Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất minh phương

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, cùng với sự tiến bộ và phát triển của xã hội đã đưa nền kinh tế toàn cầu sang một hình thái mới. Cơ chế thị trường ra đời làm cho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càng đa dạng và phức tạp, chức năng kiểm tra kiểm soát đòi hỏi ngày càng chặt chẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý.Việt Nam đang bước vào kỷ nguyên tăng trưởng và đầu tư chưa từng có. Làn sóng đầu tư ngày càng mạnh mẽ thì nhu cầu kiểm soát tại các doanh nghiệp cũng ngày càng gia tăng, về hình thức cũng như thực chất, về sốlượng cũng như chất lượng. Vì vậy, công tác kiểm tra kiểm soát đang được quan tâm hàng đầu. Trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tài sản cố định là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Do đó,ban lãnh đạo, ban kiểm soát, phòng kiểm toán nội bộ của các doanh nghiệp hằng năm phải đối diện với nhiều thách thức và khó khăn. Họ không ngừng nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình chuyên môn để đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, vững mạnh. Đó được coi là là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để mỗi doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH nội thất Minh Phương hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định, cả nhóm đã nhận thấy những yếu tố tích cực và những mặt hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ. Điều này được thể hiện cụ thể hơn trong bài tiểu luận với đề tài: “Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất Minh Phương”

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG 5

I QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY 5

1 Sơ lược chung về công ty Minh Phương 5

2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Minh Phương 5

II CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 6

1 Chức năng 6

2 Nhiệm vụ 6

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG 7

I MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 7

II ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT 7

1 Đặc điểm TSCĐ và hoạt động kiểm soát TSCĐ của công ty 7

2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ của công ty 9

III CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG 9

1 Những thủ tục kiểm soát chung 9

1.1 Xây dựng kế hoạch đầu tư tài sản cố định hữu hình 9

1.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ 9

1.3 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin 10

1.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện 11

1.5 Kiểm soát vật chất 11

1.6 Phân tích rà soát 12

2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 12

2.1 Thủ tục đầu tư, mua sắm TSCĐ 12

2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 16

2.3 Quản lý TSCĐ tại nơi sử dụng, bán hàng 17

2.4 Thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ 17

2.5 Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ 19

2.6 Kiểm kê TSCĐ 19

2.7 Thủ tục tính khấu hao TSCĐ 22

2.8 Thủ tục sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại Công ty 23

3 Một số gian lận thường gặp đối với tài sản cố định hữu hình và thủ tục kiểm soát thích hợp.26 3.1 Mua tài sản cố định không cần thiết hoặ mua tài sản với giá cao 26

3.2 Lạm dụng tài sản cố định của Công ty 26

3.3 Thanhlý những tài sản còn tốt hoặc thanh lý với giá thấp 26

4 Một số hạn chế và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ TSCĐ tại Công ty

4.1 Hạn chế 27

4.2 Giải pháp 27

KẾT LUẬN 28

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, cùng với sự tiến bộ vàphát triển của xã hội đã đưa nền kinh tế toàn cầu sang một hình thái mới Cơ chế thịtrường ra đời làm cho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càng đa dạng và phứctạp, chức năng kiểm tra kiểm soát đòi hỏi ngày càng chặt chẽ nhằm đáp ứng yêu cầucủa quản lý

Việt Nam đang bước vào kỷ nguyên tăng trưởng và đầu tư chưa từng có Lànsóng đầu tư ngày càng mạnh mẽ thì nhu cầu kiểm soát tại các doanh nghiệp cũngngày càng gia tăng, về hình thức cũng như thực chất, về sốlượng cũng như chấtlượng Vì vậy, công tác kiểm tra kiểm soát đang được quan tâm hàng đầu

Trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tài sản cố định là khoản mục chiếm

tỷ trọng lớn trong tổng tài sản Do đó,ban lãnh đạo, ban kiểm soát, phòng kiểm toánnội bộ của các doanh nghiệp hằng năm phải đối diện với nhiều thách thức và khókhăn Họ không ngừng nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình chuyênmôn để đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, vững mạnh

Đó được coi là là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để mỗi doanh nghiệp hoàn thành

kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao

Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH nội thất Minh Phương hệthống kiểm soát nội bộ tài sản cố định, cả nhóm đã nhận thấy những yếu tố tích cực

và những mặt hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ Điều này được thể

hiện cụ thể hơn trong bài tiểu luận với đề tài: “Phân tích hoạt động kiểm soát nội

bộ tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất Minh Phương”.

CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG.

I QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY

1 Sơ lược chung về công ty Minh Phương

Tên công ty: CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG

Tên viết tắt: Công ty TNHH nội thất Minh Phương

Địa chỉ: 25 Chương Dương, TP Quy Nhơn, tỉnh Bình Định, Việt Nam

Tel: 056.3646158

E-mail: ctntminhphuong@gmail.com

2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Minh Phương

Quá trình phát triển của công ty được chia thành các giao đoạn sau:

 Giai đoạn 1999 - 2002

Công ty TNHH nội thất Minh Phương tiền thân là một xưởng sản xuất nhỏ cóquy mô hộ gia đình được thành lập năm 1999 Lúc này công ty hoạt động chỉ với 2đến 3 nhân viên, hoạt động tại nhà với số vốn ban đầu thấp, cơ sở vật chất nghèo nàn,diện tích hoạt động nhỏ gây nhiều khó khăn, công nghệ máy móc lạc hậu, cũ kỹ Cóthể nói điều kiện hoạt động của công ty lúc đó rất khó khăn Tuy nhiên, công ty vẫnkhông ngừng phấn đấu, duy trì hoạt động

 Giai đoạn 2001 – 2008

Trên cơ sở sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, phát triển đilên Điểm nổi bật của giai đoạn này là phát triển quy mô sản xuất, giải quyết việc làmcho người lao động Đưa đơn vị mới đi vào hoạt động, sản xuất kinh doanh từngbước đi vào ổn định, có hiệu quả, đóng góp vào hiệu quả chung của toàn Công ty.Tuy nhiên vì đầu tư phát triển quá nóng, thị trường trong nước và thế giới biến độngmạnh, sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt, những năm cuối của giai đoạn này đã xảy

ra cuộc khủng hoảng toàn cầu, gây ảnh hưởng nặng nề đến ngành chế biến gỗ vàcông ty gây khó khăn trong sản xuất kinh doanh, trì trệ trong buôn bán

 Giai đoạn 2008 đến nay:

Công ty TNHH nội thất Minh Phương được thành lập ngày 18/02/2008 theoquyết định của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh BÌNH ĐỊNH Sau một thời gian chuẩn

bị, năm 2008 là năm đầu tiên chính thức thực hiện quản lý điều hành sản xuất kinhdoanh theo mô hình Công ty TNHH một thành viên Sản xuất kinh doanh rất đa dạng,phân bổ trên địa bàn rộng trong giai đoạn này, công ty có cơ sở nguồn lực vữngchắc, đóng góp một phần vào chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, thực hiện nộp ngânsách ngày càng tăng và đúng luật, tạo việc làm ổn định, cải thiện nâng cao đời sốngcho người lao động trong toàn hệ thống công ty

Gần 15 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã từng trải qua những bướcthăng trầm, nhưng nhờ sự hỗ trợ của các Ban ngành trong tỉnh đã giúp Công ty vượtqua những khó khăn, thách thức để tồn tại đi lên Đồng thời phát huy mọi thuận lợi,tranh thủ thời cơ, nhanh chóng hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế, đảm bảo sự pháttriển bền vững, góp phần thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước nói chung và của tỉnh Bình Định nói riêng

II CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

1 Chức năng

Đầu tư, quản lý vốn đầu tư và trực tiếp sản xuất kinh doanh trong các ngànhnghề lĩnh vực chính, phát triển thêm đơn vị mua bán bàn ghế mỹ nghệ nhưng vẫn tậptrung chủ yếu vào lĩnh vực sản xuất, chế biến, kinh doanh hàng lâm sản và dịch vụtheo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa

2 Nhiệm vụ

Sử dụng có hiệu quả, tối ưu hóa lợi nhuận từ các nguồn vốn, đất đai Chịutrách nhiệm dân sự bằng toàn bộ tài sản của công ty Đăng ký kinh doanh và kinhdoanh đúng ngành nghề đã đăng ký, bảo đảm chất lượng sản phầm và dịch vụ Xâydựng chiến lược phát triển kinh doanh và định hướng chiến lược trong các năm tới

Kinh doanh có lãi, bảo đảm chỉ tiêu tỷ suất sinh lợi trên vốn Tự chủ về tàichính,, tự chủ cân đối các khoản thu chi, sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh

Đăng ký kê khai thuế và nộp đủ thuế, thực hiện các nghĩa vụ tài chính kháctheo qui định của pháp luật

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI

CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG.

I MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT.

Công ty đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực yêu cầu tất cảnhân viên ký bản cam kết tuân thủ, phòng ngừa xung đột quyền lợi với doanh nghiệp,

kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị

vi phạm Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấmgương sáng để nhân viên noi theo

Công ty có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổchức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời,hiệuquả Công ty đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức vàchất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổchức

Công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềmtoán Nhà nước Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu dođược trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên

Công ty đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với nhữngchuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động kinh doanh củamình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩnmực, công cụ kiểm toán không phù hợp

II ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT.

1 Đặc điểm TSCĐ và hoạt động kiểm soát TSCĐ của công ty

Để một doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường và hoạt động kinh doanh

có hiệu quả thông thường doanh nghiệp phải đầu tư vốn của mình để có được các tàisản có khả năng tạo ra sản phẩm, các tài sản này được đầu tư với số vốn lớn và thôngthường tác dụng của chúng được phát huy trong thời gian ít nhất là lâu hơn một năm.Các tài sản trên gọi là Tài sản cố định và chúng được quản lý theo quy định chungtrong chế độ quản lý tài chính hiện hành Thời gian sử dụng trên 1 năm, giá trị củaTSCĐ phải từ 30 triệu đồng trở lên

TSCĐ là tài sản có vốn đầu tư lớn thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiềuchu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất giá trị tài sản bị giảm dần vàchuyển dịch từng bộ phận vào chi phí sản xuất kinh doanh, đối với TSCĐ vẫn giữnguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.

Tuy công ty TNHH nội thất Minh Phương có quy mô không lớn nhưng khốilượng tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn nhất trên tổng tài sản, lên đến gần 12 tỷđồng Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc như văn phòng công ty, nhà kho, , máy móc thiết

bị văn phòng Công ty còn có khối lượng rất lớn xe chuyên chở, thiết bị phục vụkinh doanh và các mặt hàng kinh doanh Do có giá trị lớn lại thuộc nhiều chủng loạikhác nhau, tính năng kỹ thuật và công suất thiết kế khác nhau, nếu không có nhữngbiện pháp kiểm soát phù hợp thì việc sử dụng tài sản cố định sẽ không mang lại hiệuquả tối đa Mặt khác, có thể dẫn đến những sai phạm khi mua sắm, quản lý, sử dụng

và trích khấu hao tài sản cố định và những gian lận có thể xảy ra Ý thức được tầmquan trọng của hoạt động của kiểm soát nội bộ nên công ty đã thành lập Ban kiểmsoát

Trong phạm vi chức năng của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộhoạt động tài chính của công ty Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáođược lập trước khi trình lên Giám đốc đều phải được thẩm tra về tính trung thực vàhợp pháp Các chính sách, chiến lược đầu tư, mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản

cố định được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi

Tài sản cố định được công ty theo dõi rất chặt chẽ, các tài sản mua về được ghichép đầy đủ và được phản ánh đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tính vàtrích khấu hao cũng được công ty chú trọng, vào cuối mỗi năm công ty đánh giá lạitài sản cố định và tính lại tỷ lệ khấu hao cho phù hợp

Hàng năm công ty đều thiết lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho tài sản

cố định.Trong quá trình này đơn vị đã vạch ra những vấn đề có liên quan đến việcmua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch

TSCĐ công ty đang dùng, tính đến tháng 6 năm 2013

mòn

Giá trị còn lại

nghệ máy móc thiết bị

Tổng cộng 3.701.628.316 2.169.643.553 1.531.984.76

3

2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ của công ty

 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đầu tư tài sản cố định

 Phân định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá tài sản cố định, chi phísửa chữa, chi phí khấu hao tài sản cố định Các chi phí này đều rất quan trọngcho nên rất dễ xảy ra sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính

 Việc lên kế hoạch và mua sắm tài sản cố định phải tuân thủ các quy định củapháp luật, cũng như các quy định của chính công ty

III. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

CỦA CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG.

1 Những thủ tục kiểm soát chung

1.1 Xây dựng kế hoạch đầu tư tài sản cố định hữu hình

Công ty TNHH nội thất Minh Phương lập kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản cốđịnh ngay từ đầu năm Đơn vị sẽ vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc muasắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản cố định và nguồn vốn tài trợ cho các kế hoạch

đề ra

Việc tổ chức quản lý và sử dụng tài sản cố định được Giám Đốc công ty xem

là nhiệm vụ thiết yếu để công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đạt hiệuquả cao Tài sản cố định của công ty được theo dõi rất chặt chẽ, ghi chép và phản ánhđầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, vào cuối năm công ty đánh giá lại nhu cầu sảnxuất năm vừa qua, khả năng huy động các nguồn tài trợ, khả năng hiện tại của tài sản

cố định và tính lại tỷ lệ trích khấu hao cho phù hợp Sau đó, kế toán trưởng xem xétlại khả năng thực tế để thực hiện dự án đầu tư tài sản cố định; nếu dự án phù hợp thìphiếu yêu cầu tài sản cố định sẽ được chuyển đến Giám Đốc, nếu dự án không phùhợp thì sẽ đề xuất những kiến nghị khác hiệu quả, phù hợp hơn

1.2Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Tạo điều kiện chuyên môn hoá trong các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảcủa hoạt động đó Bên cạnh đó, giúp cho kiểm tra, kiểm soát chéo lẫn nhau, tránh xảy

ra sai sót và nếu có xảy ra thì phát hiện được sớm

Xuất phát từ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, nếu kiêm nhiệm nhiều chức vụthì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khókhăn nên Công ty đã có sự tách biệt về trách nhiệm đối với các công việc sau:

 Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán

 Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép kế toán

 Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách

 Chức năng kế toán và chức năng tài chính

 Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

1.3 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát chung

Công ty giao nhiệm vụ công việc cho mỗi nhân viên và các nhân viên trongcông ty được sử dụng máy tính riêng với mật khẩu riêng để bảo mật thông tin và lưutrữ, xử lý dữ liệu; thiết lập hệ thống để bảo mật thông tin, ngăn chặn truy cập nhữngtài liệu mật của công ty đối với các đối tượng bên ngoài( khách hàng, nhà cung cấp,đối thủ cạnh tranh )

Nhập số liệu ngay khi phát sinh các nghiệp và thực hiện sao lưu, bảo mật

Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh và biên bản giao nhận tàisản phải được lập trên cơ sở các hóa đơn mua tài sản Chứng từ được lập đơn giản,rõràng, chính xác, dễ hiểu

 Uỷ quyền và xét duyệt

Việc xét duyệt được ủy quyền tùy theo từng cấp quản lý Nguyên tắc về chế độ

uỷ quyền phải được định rõ trong chính sách của công ty về thẩm quyền của nhữngngười có trách nhiệm và đôi khi các quyền này có thểđược uỷ quyền cho người cấpdưới Có 2 chế độ :

 Uỷ quyền tạm thời là chỉ uỷ quyền trong một thời gian nhất định

 Uỷ quyền thường xuyên là uỷ quyền cho cả một nhiệm kỳ theo cơ chế ổnđịnh để tránh trường hợp vượt cấp, vượt quyền

1.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách xem là bằngchứng quan trọng cho việc đánh giá

Khi nhận hàng hoá phải kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian hàng đến và cácđiều kiện, yếu tố khác, do phòng cung ứng vật tư đảm nhận Sau đó, phải lập phiếunhập và báo cáo nhận hàng, một bản gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho phòng

kế toán Và nhân viên tiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viênphòng kế toán

Khi nhận được hoá đơn của người bán phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng,phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơnđặt mua hàng và báo cáo nhận hàng Sau đó ghi vào sổ chi tiết các khoản phải trả chongười bán theo đúng đối tượng

Khi phiếu chi đã được người bán lĩnh tiền và xoá sổ ở ngân hàng nó được gọi

là phiếu chi đã thanh toán Phiếu chi được lập thành nhiều bản, bản gốc được gửi chongười được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ người cung cấp Cácphiếu chi phải đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định Người ký phiếu chi phải độc lậpvới người thực hiện chức năng thanh toán

1.5 Kiểm soát vật chất

Tài sản cố định nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp,quản lí chặt chẽ có thể bị đánh cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại Để tránh xảy ra tìnhtrạng trên, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đã thiết lập hệ thống quản lí đối với

hệ thống sổ sách, chứng từ, tất cả các hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tàisản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền Giá trị thực tế của tài sản luônđược kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, cáckhoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ nhằm xác định chính xác tài sảnhiện còn và kịp thời xác định trách nhiệm của các bộ phận có liên quan

Công ty giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng (sử dụng và bảoquản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, khi có hư hỏng sẽ báo cáo để được sửa chữa kịp thời);mỗi TSCĐ sau khi bàn giao cho bộ phận sử dụng kèm theo các điều kiện ràng buộcngười quản lí để họ trực tiếp chịu trách nhiệm đối với toàn bộ về tình hình tài sảnđồng thời công ty có chế độ, chính sách khen thưởng Ngoài ra, hệ thống máy tínhcòn được cài đặt mật khẩu và kiểm soát chặt chẽ việc mang tài sản ra khỏi đơn vị,thuê người bảo vệ, cài đặt hệ thống camera và hệ thống báo động để chống trộm Sửdụng nhà kho đối với hàng tồn kho để đề phòng mất cắp, bảo vệ tiền bằng các két sắtchịu lửa.

1.6 Phân tích rà soát

Đối chiếu định kỳ chi phí mua tài sản với dự án ban đầu nhằm phát hiện cáchành vi biển thủ, lãng phí hay đầu tư không hiệu quả để có biện pháp sửa chữa, ngănchặn và thay đổi kịp thời

2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

2.1 Thủ tục đầu tư, mua sắm TSCĐ

Công ty không có văn bản quy định các thủ tục mua sắm TSCĐ nhưng trênthực tế thủ tục này được thực hiện chặt chẽ

Khi có kế hoạch mua sắm, đầu tư, Công ty gửi tờ trình do Trưởng các bộ phậnlập cho Giám đốc công ty xin xét duyệt việc đầu tư, mua sắm trong đó nêu rõ mụcđích sử dụng, thời gian sử dụng và nguồn vốn dự tính

Giám đốc sau khi xem xét nhu cầu của Công ty Nếu đồng ý, Giám đốc sẽ raquyết định phê duyệt dự án đầu tư, mua sắm này

Sau khi có quyết định của Giám đốc, việc đầu tư mua sắm được giao cho Bộphận Kỹ thuật – Đầu tư

Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư sẽ tìm nhà cung cấp và ký hợp đồng mua bán vớinhà cung cấp

Sau khi thực hiện việc mua bán phải có biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơnbán hàng

Các mặt hàng kinh doanh, thiết bị mua về được kiểm tra các thông số kỹ thuật

Bộ phận Kỹ thuật- Đầu tư chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng trước khi bàn giao cho

bộ phận bán hàng và các bộ phận khác và phải có biên bản bàn giao Ngoài ra có thể

có các chứng từ khác như hóa đơn thu phí bảo hiểm, biên lai thu lệ phí trước bạ

Đồng thời toàn bộ chứng từ được chuyển xuống Bộ phận kế toán để kế toánghi thẻ tài sản, sổ chi tiết và sổ tổng hợp TSCĐ

Sơ đồ 1:Quy trình mua sắm, đầu tư TSCĐ và luân chuyển chứng từ

Ở Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư, chỉ sau khi kiểm kê, có sự hiện diện của tài sản

mới ghi tăng tài sản và theo dõi tình trạng kỹ thuật của tài sản này

Đơn vị bán hàng: DNTN DV và TM Linh Như

Địa chỉ: 289A Nguyễn Thái Học, TP Quy Nhơn

Số tài khoản: 42100278655

Điện thoại: 056 -816189 MS: 4235533524

Họ tên người mua hàng: Lê Hồng Phong

Tên đơn vị: Công ty TNHH nội thất Minh Phương

Địa chỉ: 25 Chương Dương, TP Quy Nhơn

MS: 4100695553

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 4100695553

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

vụ tài

sản

Quyết định của CSH

- Mua sắm

- Bàn giao

- Hồ sơ kỹ thuật

Quyết định tăng TSCĐ

- Thẻ TSCĐ

- Sổ chi tiết

- Sổ tổng hợp

Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 3.500.000Tổng cộng tiền thanh toán 37.500.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên, đóng dấu)

Địa chỉ: 289A Nguyễn Thái Học, Tp Quy Nhơn (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC

(ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

- Ông : Phan Duy Khánh Chức vụ: Giám đốc - Đại diện bên giao

- Ông : Lê Hồng Phong Chức vụ: Giám đốc - Đại diện bên nhận

Địa điểm giao nhận TSCĐ: DNTN DV và TM Linh Như

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

ĐVT: triệu đồng

TT Tên quy cách

(cấp hạng TSCĐ)

Số hiệu TSCĐ

Nước SX (XD)

Năm SX

Năm đưa vào sử dụng

Tính nguyên giá TSCĐ Giá

mua

CP vận chuyển

CP chạy thử

NG TS

Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận Người giao

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)