phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ trả tiền tại cty tnhh minh phương

Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày nay, với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao thì hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu tình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, nhóm 1 đưa ra những ý kiến về thực trạng công tác kiểm soát nội và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH nội thất Minh Phương.Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài thuyết trình bao gồm 3 phần:Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh PhươngPhần 2: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh PhươngPhần 3: Thực trạng,đánh giá, giải pháp chu trình trả tiền đánh tại công ty TNHH nội thất Minh Phương.

Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày nay, với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao thì hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định

sự an toàn, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu tình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, nhóm 1 đưa ra những ý kiến về thực trạng công tác kiểm soát nội và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH nội thất Minh Phương

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài thuyết trình bao gồm 3 phần:

trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương

chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh Phương

công ty TNHH nội thất Minh Phương

Bài thuyết trình sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô để bài thuyết trình hoàn thiện hơn

A Khái quát chung về công ty TNHH nội thất Minh Phương

1 Tên, địa chỉ của công ty:

Tên công ty: Công ty TNHH nội thất Minh Phương Địa chỉ: 25 Chương Dương

Điện thoại: 056 6293159

Mã số thuế: 4100695553

2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:

B Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty TNHH nội thất Minh Phương

Quá trình mua hàng

Phiếu đề nghị mua

Thanh toán cho nhà cung cấp

Phê duyệt

Lập dự trù

mua

Yêu cầu mua

mua

Theo dõi, đối chiếu với nhà cung cấp Nhận

hàng

II. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương

Mua hàng là một khâu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Theo báo cáo của CT TNHH nội thất MINH PHƯƠNG, chúng ta xem xét một số rủi ro

có thể xảy ra và các thủ tục nhằm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro đối với chu trình bán hàng

1.1.1 Yêu cầu mua hàng

Theo như tìm hiểu và được xác định thì các mẫu đề nghị mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương không được sử dụng một cách thường xuyên Do

đó, các rủi ro có thế xảy ra:

Người KHÔNG có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng

* Công ty nên chuẩn hoá, sử dụng thường xuyên và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng

* Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền

Làm giả chứng từ mua hàng dẫn đến hàng tồn kho bị khai khống , thất thoát tiền mặt

hóa đơn mua hàng, đặt hàng

Nhân viên mua hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai với số hàng đã mua

*Tố chức lưu riêng đơn đặt hàng và hàng được nhận chính xác Các liên của đơn đặt cần được lưu lại

1.1.2 Phê duyệt mua hàng

có

không

Yêu cầu mua hàng

Phê duyệt

Lựa chọn nhà cung cấp

Lập hóa đơn

Gửi đơn hàng

Phê duyệt

Đối chiếu với hợp đồng Đối

chiếu với dự toán

Chậm trễ trong khâu ký nhận cho những mặt hàng cần đặt ,dẫn đến thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị công ty

Giải pháp: Giám đốc Phong cần phải ưu tiên những đơn hàng cấp bách cần thiết

1.1.3 Chọn lựa nhà cung cấp

Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó

Giải pháp

độc lập với các phòng khác Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó

Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp có thể phát hành

và gởi hó đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc hóa đơn đúp

Giải pháp

nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các

số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán

Đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ

bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ va nhận đúng hàng

1.1.4 Đặt hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-ĐƠN ĐẶT HÀNG Số:

Kính gửi: Công ty

Công ty TNHH nội thất Minh Phương có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu. Nội dung đặt hàng như sau: STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kính 5 ly trắng M 2 250 580.000đ 2 Kính 8 ly trắng M 2 200 690.000đ Tổng cộng: Thời gian giao hàng:………

………

……… ………

Địa điểm giao hàng:………

……… ……

……… ………

………

……… ………

………

Phương thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản - Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng. ., ngày tháng năm

Giám đốc công ty

Lê Hồng Phong

Đặt những mặt hàng không cần thiết hay số lượng lớn dẫn đến thừa hàng và tăng chi phí lưu kho

Giải pháp:

Việc sử dụng đơn đặt hàng thường xuyên có thể làm cho các nhân viên lấy cắp hoặc ngụy tạo đơn đặt hàng có thật

Giải pháp:

* Đánh số thứ tự liên tục trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận

* Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng

2 Kiểm soát quá trình nhận hàng.

Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng – chẳng hạn như hàng sai về số lượng, chất lượng hay quy cách

Giải pháp

khi có thể được, và chức năng đặt hàng

hợp lệ do phòng kế toán gửi đến

lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận

hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được

Nhận biển thủ hàng và không nhập kho

khi nhận hàng từ nhà cung cấp Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành

Phần 2: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh Phương.

Quá trình tồn trữ bắt đầu từ lúc hàng về nhập vào kho và kết thúc khi xuất hàng ra Báo cáo của Công ty TNHH nội thất Minh Phương giúp chúng ta có những hiểu biết trong vấn đề này

II.1 Nhập kho

Quá trình hàng về nhập kho của công ty được truyền miệng nên có nhiều sai phạm có thể xảy ra

Thủ kho không xác nhận đã nhận hàng vào kho; hàng hoá thực nhập không đúng với đơn đặt hàng

kho thực nhận, ngoài ra cần mở tài khoản theo dõi hàng mua đang đi đường và quy định thời hạn luân chuyển chứng từ nhập kho lên

Số lượng hàng nhập kho không khớp với số lượng ghi trong hoá đơn mua hàng

 Trước khi gửi Đơn đặt hàng người lập Đơn đặt hàng phải chuyển thông tin cho phòng kinh doanh xét duyệt Cuối kỳ, kế toán làm báo cáo về số đơn hàng không được chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi

Bảng nhập hàng không được phê duyệt bởi các bên liên quan, hàng mua đang đi đường không được theo dõi, không quy định thời gian luân chuyển chứng

từ lên phòng kế toán

khớp rồi mới nhận.Các phiếu nhập kho phải được phê duyệt và luân chuyển theo đúng quy trình

Việc Công ty không tổ chức bộ phận nhận hàng, quá trình nhận hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận hàng thủ kho chỉ lập một Bảng nhập hàng không được phê chuẩn bởi các bên liên quan

chuyển

2.2 Về bảo quản và kiểm kê kho

Các mặt hàng được mua quá nhiều không được kiểm kê sẽ dẫn đến tình trạng mất cắp (vd: đinh ốc, ).Vị trí của kho hàng dễ thấy, dễ nhận biết và không

có camera theo dõi.

và liệt kê các mặt hàng tồn

hệ thống giám sát ở kho

Số hàng dư thừa ra sau quá trình sản xuất không được xử lý kịp thời để tồn đọng lâu năm

công cụ dụng cụ đã xuất dùng có thể gây mất mát sử dụng không đúng mục đích,

do đó cần thiết phải tiến hành kiểm kê Đồng thời để quá trình kiểm kê các dụng

cụ xuất dụng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, cần phải dán nhãn trên các dụng cụ đó Nhãn dựa trên việc thiết lập một mã số cho từng nghiệp vụ phát sinh

Ví dụ: PXSX- MB-001, với PXSX là phân xưởng sản xuất, MB là máy bào,

001 là số chứng từ xuất

Các mảnh ghép làm từ gỗ bị hư hại hay việc làm hư hỏng các loại hàng dễ vỡ ,công nhân có thể hủy hoặc giấu diếm

kho và quá trình kiểm kê cần có sự tham gia của phòng quản lý chất lượng để việc đánh giá được chính xác Ngoài ra, cần có sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty để giải quyết tốt số hàng thừa ra sau quá trình sản xuất cụ thể là tìm thị trường để thanh lý tốt số hàng này

2.3 Về xuất kho

Chưa theo dõi hàng gửi đi bán dẫn đến việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho thành phẩm là sai thời điểm

vực khách hàng, xuất hàng theo thứ tự nhập Cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng hóa, bảo quản hàng không phải của đơn vị ở khu vực riêng

Không có phiếu xuất kho mà xuất hiện các phiếu xuất kho không có nguồn gốc và không có các chứng từ khác để đối chiếu để lấy cắp hàng và biển thủ hàng hoá

của phòng kế toán

tốt hơn, hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra

hàng tồn kho,cần phân công cụ thể và giám sát chặt chẽ việc phát hành phiếu xuất kho

Phần 3: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình trả tiền tại công ty TNHH nội thất Minh Phương.

Tiền là khâu trọng yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Việc quản lý tốt tiền mặt và tài khoản ngân hàng sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của doanh nghiệp.Nhóm xin giới thiệu báo cáo của Công ty TNHH nội thất Minh Phương về một số thủ tục kiểm soát, sai phạm Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng

Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp nên có một hệ thống như

là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép và thu tiền mặt

Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khóa

Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập

Khi thanh toán bằng chuyển khoản ( trên 20 triệu đồng) hoặc bằng phiếu chi tiền mặt (dưới 20 triệu đồng) có thể thanh toán nhầm ngày cung cấp hoặc với chữ

kí được ủy quyền không đúng đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc hóa đơn thanh toán 2 lần tiền

hàng phải được kiểm tra đối chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi

Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên một Công ty không có thật

phải rõ ràng và có hình thức xử phạt mạnh đối với các đối tượng này

Chấp nhận những đơn đặc hàng nhưng không được phê duyệt hoặc không có khả năng đáp ứng thì công ty sẽ bị mất uy tín và thất thoát tiền do bồi thường hợp đồng

được nhu cầu của khách hàng đễ đưa ra việc nên hay không kí kết hợp đồng và phải thông qua quyết định phê duyệt của giám đốc trước khi nhận đơn đặt hàng, nhằm hạn chế tổn thất thấp nhất có thể xảy ra

Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ nhưng nhận đơn đặc hàng nên công ty phải đặt ra nhưng nội quy và có hình thức khiển trách để hạn chế các vi phạm và thất thoát không đáng có

 Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền

mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn

năng hoạch toán thu tiên trên tài khoản

Khi thanh toán bằng bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền

phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán

thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v… Ngoài

ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán Tất cả các phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”

Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký

 Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chữ ký của Kế toán Trưởng/ Giám đốc Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên

đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp

KẾT LUẬN

Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng đóng vai trò quan trọng , được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp Nó hỗ trợ cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Một hệ thống kiểm soát nộ

bộ hữu hiệu sẽ giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng và quy

củ hơn đồng thời hỗ trợ các nhân viên cùng làm việc tích cực với hiệu suất cao

Các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Minh Phương nói riêng luôn tồn tại nhưng yếu tố đe dọa đến sự hoạt động hữu hiệu của doanh nghiệp Các nhà quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật những thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soat nội bộ để tìm ra những yếu tố chưa phù hợp từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện nó

Qua quá trình tham khảo và nghiên cứu về tình hình hoạt động của công ty TNHH nội thất Minh Phương, nhóm đã rút ra được một số nhận xét chung về kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền , từ đó đưa ra các đề xuất hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót trong hoàn cảnh hiện tại, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong công ty.Theo thời gian, cùng với sự phát triển của nề kinh tế, kiểm soát nội bộ cũng phát triển theo thì các thủ tục sẽ còn được tiếp tục củng cố và hoàn thiện dần thành một hệ thống chặt chẽ Và nó sẽ là công cụ đắc lực không thể thiếu của hệ thống quản lý trong công ty