Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng. Hơn nữa, hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp, và việc kiểm tra quá trình thực hiện từng khâu của người quản lí đối với nhân viên của mình là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót. Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc phân tích KSNB chu trình: “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại một DN trên địa bàn tỉnh Bình Định, mà cụ thể là tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C để thấy rõ hơn những sai phạm có thể xảy ra dẫn tới hành vi gian lận của các cá nhân trong Công ty nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.Đề tài này gồm 3 phần chính: Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Trang 1Lời mở đầu 2
Phần I: Giới thiệu khái quát Công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 3
1 Giới thiệu chung 3
2 Cơ cấu tổ chức của công ty 4
3 Các lĩnh vực hoạt động chính 5
4 Chính sách chất lượng 6
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV H.D.C 7
1 Thực trạng môi trường kiểm soát 7
1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 7
1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm 8
1.3 Ban kiểm soát nội bộ 8
2 Chu trình ““mua hàng, tồn trữ và trả tiền”” 9
2.1 Quá trình mua hàng 10
2.2 Quá trình nhận hàng 12
2.3 Quá trình tồn trữ 13
2.4 Quá trình trả tiền 15
3 Thủ tục kiểm soát và những sai phạm của công ty 16
Trang 23.1 Kiểm soát quá trình mua hàng 16
3.2 Kiểm soát quá trình nhận hàng 17
3.3 Kiểm soát quá trình tồn trữ 18
3.4 Kiểm soát quá trình trả tiền 19
Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 21
1 Sự cần thiết trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng tại công ty 21
2 Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình nhận hàng tại công ty 23
3 Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình tồn trữ tại công ty 24
4 Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 25
4.1 Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả 25
4.2 Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền 25
Kết luận 26
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối
đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng Hơn nữa, hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp, và việc kiểm tra quá trình thực hiện từng khâu của người quản lí đối với nhân viên của mình là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc phân tích KSNB chu trình: “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại một DN trên địa bàn tỉnh Bình Định, mà
cụ thể là tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C để thấy rõ hơn những sai phạm
có thể xảy ra dẫn tới hành vi gian lận của các cá nhân trong Công ty nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
Đề tài này gồm 3 phần chính:
Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”
tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Trang 4Phần I: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
1 Giới thiệu chung
Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C được thành lập ngày 25 tháng 6năm 2009, từ một đơn vị kinh doanh nhỏ, chỉ có vài thành viên trẻ tuổi tâmhuyết Cho đến nay, sau gần 5 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHHTM-DV Tin Học H.D.C đã trở thành một trong những Công ty tin học lớnmạnh tại Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định
Trụ sở giao dịch kinh doanh: số nhà 125 Nguyễn Thái Học, ThànhPhố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định
Số điện thoại: 056 3520054 – Fax: 3520054
Email: tdloc@hdccomputer.com
Mã số thuế: 4100901132
Vốn điều lệ: 4.900.000.000 VND (bốn tỉ chín trăm triệu đồng chẵn)
Giám đốc: Ông Nguyễn Phan Đoàn Việt Hùng
Phó giám đốc: Ông Trương Đình Lộc
Trang 52 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C
Trang 63 Các lĩnh vực hoạt động chính:
3.1 Tin học:
− Cung cấp các thiết bị tin học: Máy vi tính nguyên bộ, máy tính xách tay,linh kiện vi tính, máy in, UPS, Scanner…
− Thiết kế lắp đặt các mạng máy tính: LAN, WAN…
− Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin
− Thiết kế các phần mềm theo yêu cầu khách hàng
- Sữa chữa các thiết bị tin học và điện tử…
3.4 Máy văn phòng và các thiết bị khác:
Cung cấp các loại máy photocopy, máy hủy giấy, overhead projector,multimedia projector (máy chiếu đa năng), camera kỹ thuật số, máy quay phim
kỹ thuật số…
Trang 73.5 Dịch vụ:
- Bảo hành, bảo trì các thiết bị tin học viễn thông
- Cung cấp các giải pháp, các dịch vụ tin học, viễn thông và internet
4 Chính sách chất lượng
Sau gần 5 năm gây dựng và trưởng thành, công ty đã tạo cho mình chỗđứng vững chắc trên thương trường, đã trở thành nhà phân phối, đại lý phânphối cho các hãng nổi tiếng trên thế giới như: INTEL, AUS, GIGABYTE, HP-COMPAQ, CANON, TOSHIBA, FBT ELEAD, APC, COMPEX,
Chính sách chất lượng của công ty là “ Uy tín hàng đầu – chất lượng đảm bảo” với phương châm “Cải tiến – Đổi mới không ngừng” trên các lĩnh
vực kinh doanh và dịch vụ Thực hiện đúng với nghĩa vụ đã cam kết với kháchhàng là nền tảng cho sự phát triển mang tính chiến lược của công ty TNHHTM-DV Tin Học H.D.C
Trang 8Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C
1 Thực trạng về môi trường kiểm soát
1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Công ty đã đặt ra giá trị cho công ty là “Uy tín và chất lượng sản phẩm”, “Linh hoạt, năng động trong quá trình mua bán với nhà cung cấp”
thông qua một số chính sách như:
Công ty ưu tiên tuyển những nhân viên trẻ có năng lực, có tâmhuyết với nghề Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do Giámđốc đảm nhận Mỗi phòng ban, mỗi vị trí đều được phân côngnhiệm vụ cụ thể theo đúng chuyên ngành trong quá trình “muahàng, tồn trữ và trả tiền”
Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín về chất lượng sản phẩm cũng nhưmẫu mã đẹp Đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm ngay từ đầu,kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn Khikiểm tra các thiết bị thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại
về nơi cung cấp để điều chỉnh và sửa chữa lại, sản phẩm hỏngkhông sửa chữa được đều lập biên bản để kiểm soát và đề ra cácbiệp pháp khắc phục, phòng ngừa
Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hànhcủa các giám đốc của công ty hiện nay Họ luôn đặt giá trị củacông ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành
Trang 91.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức trên Qua khảo sát,
cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định
vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhânviên và phòng ban trực thuộc Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định rõtrách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận vớigiám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh đượctrôi chảy Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứvào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận “mua hàng, tồntrữ và trả tiền” Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo nănglực chuyên môn của mỗi người Do là Công ty có quy mô nhỏ nên xảy ra tìnhtrạng kiêm nhiệm Có 2 sự kiêm nhiệm là Trưởng phòng kĩ thuật kiêm Trưởngphòng bảo hành và Phó giám đốc kiêm Trưởng phòng kinh doanh
Ban hành những quy định, những chính sách và phổ biến rộng rãi cho cácnhân viên về những hành vi không được chấp nhận hay nhiệm vụ bắt buộc phảihoàn thành trong quá trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”
Có chính sách khen thưởng hợp lý đối với những nhân viên hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao và xử phạt đúng đắn với những trường hợp phát hiện saiphạm trong quá trình mua hàng (nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp,…) haygây thất thoát trong quá trình tồn trữ và trả tiền
1.3 Ban kiểm soát nội bộ
Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C có quy mô nhỏ nên không cómột ban kiểm soát nội bộ độc lập Việc kiểm tra chỉ do người có thẩm quyềnnhư giám đốc hoặc phó giám đốc kiểm tra đột xuất đối với chu trình mua hàng
Trang 10hay kiểm tra định kì đối với kho hàng và các nghiệp vụ liên quan đến thanhtoán, trả tiền
Trong trường hợp có phát hiện hành vi sai phạm của nhân viên, công ty
có những biện pháp như nhắc nhở hay phạt hành chính, bồi thường thiệt hại đãgây ra
2 Chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” của công ty
2.1 Quá trình mua hàng
a Đề nghị mua hàng
Khi số lượng hàng trong kho chạm mức giới hạn tối thiểu theo quy địnhcủa công ty, quản lý kho hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng gửi lên phòng kinhdoanh để đề nghị được mua hàng bổ sung vào kho Giấy đề nghị mua hàng doquản lý kho hàng ký và lập thành 2 liên:
+ Liên 1: được lưu tại kho
+ Liên 2: chuyển lên phòng kinh doanh để xét duyệt mua hàng
Mẫu đề nghị mua hàng của công ty:
Trang 11Nhân viên kho Trưởng kho
b Xét duyệt mua hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng từ kho hàng chuyển lên, nhân viênkinh doanh sẽ khảo sát thị trường, xem xét nhu cầu của thị trường, sau đó sẽquyết định lại số lượng hàng sẽ đặt mua, con số này có thể cao hơn, thấp hơnhoặc bằng số lượng mà kho yêu cầu, tuỳ thuộc vào phòng kinh doanh sau khikhảo sát thị trường Tại công ty H.D.C, người xét duyệt mua hàng là trưởngphòng kinh doanh
c Lựa chọn nhà cung cấp
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của công ty TNHH TM – DV TIN HỌCH.D.C là giá hợp lí, chất lượng sản phẩm tốt và có thời hạn công nợ tốt Khinhận được giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽdựa vào bảng báo giá mà các nhà cung cấp đã báo giá trước đó, phân tích vàTrưởng phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng được tiêu chí trên.Nhà cung cấp được công ty lựa chọn nhiều nhất và ổn định nhất trong thời gianqua cho các lô hàng là tập đoàn FPT Ngoài ra, với các sản phẩm khác nhau,công ty cũng có lựa chọn các nhà cung cấp khác ngoài tập đoàn FPT
d Lập đơn đặt hàng
Nhân viên kinh doanh sau khi nhận được đề nghị mua hàng đã được xétduyệt và nhà cung cấp sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng, trong đó ghi rõ nhà cungcấp cũng như các chi tiết liên quan tới hàng sẽ mua như model hàng, số lượng,đơn giá,… Sau đó gửi lên cho trưởng phòng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàngđược lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Gửi nhà cung cấp để thông báo đặt hàng
Trang 12+ Liên 2: Gửi bộ phận kho để biết đề nghị mua hàng đã được thực hiện và
để đối chiếu khi nhận hàng
+ Liên 3: Gửi bộ phận kế toán để làm căn cứ đối chiếu với hoá đơn thanhtoán tiền hàng
Mẫu đơn đặt hàng của công ty:
ĐƠN ĐẶT HÀNG
(Số: ddmm/ADCyyyy)
Tên Công ty (Bên đặt hàng):
Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh
Trang 13+ Liên 1: giữ lại tại kho
+ Liên 2: gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đốichiếu với hóa đơn hợp đồng trước khi thanh toán
Sau đây là báo cáo nhận hàng của công ty:
BIÊN BẢN GIAO HÀNG
Hôm nay, ngày… tháng …… năm 20……, tại cảng …… , hai bên gồm:
BÊN BÁN:
CÔNG TY Địa chỉ trụ sở chính: Đại diện bởi ông :
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : Fax:
(Sau đây gọi tắt là Bên A)
BÊN MUA:
CÔNG TY TNHH TM-DV TIN HỌC H.D.C Địa chỉ trụ sở chính 125 Nguyễn Thái Học-TP Quy Nhơn
Trang 14Đại diện bởi ông :
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : Fax:
(Sau đây gọi tắt là Bên B)
Căn cứ vào hợp đồng mua bán số ………….01/NTD- MCT/2011, bên A giao hàng cho bên B và hai bên
tiến hành xác lập biên bản công nợ theo các điều kiện sau:
Điều 1 Bên A giao hàng cho bên B mặt hàng: ……… ……….……… Điều 2 Số lượng, đơn giá,trị giá.
- Số lượng:
- tương đương với Trị giá: theo HD noi đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
(Bằng chữ: ……… ).
Điều 3 Bên A xác nhận đã giao và bên B xác nhận đã nhận đủ số lượng là ……… với tổng trị giá
đã bao gồm thuế VAT là: ………
Bên B có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng trên cho Bên A trước ngày …./…./20…
Điều 4 Trong trường hợp bên B không thực hiện đúng cam kết trong biên bản giao hàng này và làm thiệt hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau./.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
2.3 Quá trình tồn trữ
Phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp
vụ về nhập kho Phiếu nhập kho do kế toán kho lập khi muốn cho vật tư, sảnphẩm, hàng hóa nhập kho Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốccủa việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn vềhàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, Hóađơn GTGT,
Trang 15Bước 1: Nhân viên kinh doanh (người mua hàng) đề nghị nhập kho vềhàng hoá đã mua
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư Ban kiểmnhận bao gồm quản lý kho, kế toán kho, Nhân viên kinh doanh (người muahàng)
Bước 3: Kế toán kho sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn muahàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận
Bước 4: Quản lý kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và kýPhiếu nhập kho
Bước 5: Kế toán tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Bước 6: Các mặt hàng được bảo quản trong kho riêng biệt trong thời gianchờ xuất kho Việc bảo quản do quản lí kho hàng chịu trách nhiệm
Mẫu phiếu nhập hàng của công ty:
Trang 16Mẫu phiếu kiểm kê:
Phiếu kiểm kê
Nhân viên kiểm kê :………
Tên hàng :………
Quy cách :………
Số lượng :………
Người kiểm kê:
(kí và ghi rõ họ tên)
Khi kiểm tra các thiết bị thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi cung cấp để điều chỉnh và sửa chữa lại, sản phẩm hỏng không sửa chữa được đều lập biên bản để kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng ngừa
2.4 Quá trình trả tiền:
a Ghi nhận các khoản nợ của các nghiệp vụ mua hàng
Phòng kế toán sẽ nhận các hóa đơn nợ theo ngày đến hạn thanh toán Kiểm tra sự chính xác về hàng hóa dịch vụ nhận được: so sánh mẫu mã, số lượng,các chi phí phát sinh ghi trên hóa đơn và hợp đồng và báo cáo nhận hàng
đã về từ thủ kho Sau khi kiểm tra chính xác thì kế toán ghi nhận các khoản nợ vào sổ “các khoản phải trả”
Trang 17b Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán:
Bước 1: Kế toán kiểm tra đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơnđặt hàng về thời gian thanh toán các khoản nợ
Bước 2: Kế toán lập phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền được lập thành 2liên 1 liên gởi cho người nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại lưu kèm vớiphiếu nhập kho và hóa đơn được đánh dấu “Đã thanh toán” Kế toán có thểthanh toán với những hợp đồng giao ngay hay hợp đồng công nợ qua ủy nhiệmchi, qua ngân hàng hay trực tiếp bằng tiền mặt
Bước 3: Khi thanh toán xong kế toán xóa sổ bút toán đã ghi trên sổ
3 Thủ tục kiểm soát và những sai phạm của công ty
3.1 Kiểm soát quá trình mua hàng.
Đối với đề nghị mua hàng: phải dựa trên thực tế hàng tồn trữ của kho (đạtmức giới hạn tối thiểu) và giấy đề nghị mua hàng này phải có chữ ký của ngườilập đề nghị và thủ kho
Việc phê duyệt mua hàng được giao cho một cá nhân cụ thể của công ty
là trưởng phòng kinh doanh dựa trên nhu cầu của thị trường và ước tính thờigian cần thiết
Phòng kinh doanh phân tích bảng báo giá mà các nhà cung cấp gửi tới đểlựa chọn nhà cung cấp tốt nhất Sau đó, nhân viên phụ trách đơn hàng củaphòng kinh doanh đảm nhận việc lập đơn đặt hàng và đưa lên giám đốc phêduyệt
