Trong xu thế Công Nghiệp Hóa-Hiện Đại Hóa đất nước. Nền kinh tế Việt Nam đang từng bước hòa mình vào nền kinh tế thế giới. Sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã đánh dấu bước tiến mới của nền kinh tế nước ta. Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lại những cơ hội mà còn là những khó khăn, thách thức. Bởi vậy để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả sản xuất trong kinh doanh. Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đề cấp thiết với tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình Bán hàng- Thu tiền bởi nó là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.là quá trình tạo ra thu nhập,lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh…. Nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công ty. Trên cơ sở nhận thức tầm quan trọng đó cùng lòng mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Qua tìm hiểu thực tế nhóm chúng em đã hoàn thiện đề tài “ Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng- Thu tiền tai một doanh nghiệp thuộc địa bàn tỉnh bình định “ . Qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đói với chu trình này tại công ty. Tuy nhiên do thời gian và hiểu biết bản thân còn nhiều hạn chế nên bài làm của nhóm cũng khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của cô và các bạn.
Trang 1Lời mở đầu:
Trong xu thế Công Nghiệp Hóa-Hiện Đại Hóa đất nước Nền kinh tế Việt
Nam đang từng bước hòa mình vào nền kinh tế thế giới Sự kiện Việt Nam chínhthức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã đánh dấubước tiến mới của nền kinh tế nước ta Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lạinhững cơ hội mà còn là những khó khăn, thách thức Bởi vậy để tồn tại và pháttriển thì doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả sảnxuất trong kinh doanh Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệutrở thành vấn đề cấp thiết với tất cả các doanh nghiệp Đặc biệt là hệ thống kiểmsoát nội bộ với chu trình Bán hàng- Thu tiền bởi nó là hoạt động quan trọng quyếtđịnh sự sống còn của doanh nghiệp.là quá trình tạo ra thu nhập,lợi nhuận, tạo điềukiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh… Nên việc xây dựng hệ thống kiểmsoát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền luôn là mối quan tâm hàng đầu của cácnhà lãnh đạo công ty
Trên cơ sở nhận thức tầm quan trọng đó cùng lòng mong muốn nâng caohiểu biết của bản thân về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Qua tìm hiểu thực
tế nhóm chúng em đã hoàn thiện đề tài “ Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ chutrình Bán hàng- Thu tiền tai một doanh nghiệp thuộc địa bàn tỉnh bình định “ Qua
đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đói với chutrình này tại công ty
Tuy nhiên do thời gian và hiểu biết bản thân còn nhiều hạn chế nên bài làmcủa nhóm cũng khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng gópcủa cô và các bạn
Trang 2A.KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MTV YẾN SÀO KHÁNH HÒA:
I Khái quát công ty TNHH NN MTV Yến Sào Khánh Hòa:
Tháng 11 năm 1990, Công ty Yến sào Khánh Hòa được thành lập, trực thuộcUBND Tỉnh Khánh Hòa với chức năng quản lý, khai thác và kinh doanh các sảnphẩm yến sào Từ tháng 10 năm 2009, Công ty chính thức chuyển đổi thành Công
ty TNHH Nhà nước Một thành viên Yến sào Khánh Hòa
2 Qúa trình phát triển:
Qua quá trình hơn 20 năm phát triển, Công ty hiện đang quản lý 32 đảo yến với
157 hang yến lớn nhỏ trải dài từ huyện Vạn Ninh đến Cam Ranh, 18 đơn vị trựcthuộc và công ty cổ phần thành viên, trên 700 nhà phân phối, đại lý trong nước vàquốc tế, chiếm giữ thị phần khai thác yến sào từ các đảo yến thiên nhiên lớn nhấtViệt Nam
Công ty là đơn vị hàng đầu khu vực Đông Nam Á trong công tác nghiên cứukhoa học về tăng trưởng quần thể chim yến và chất lượng tổ yến trên cơ sở đúc kếtnhuần nhuyễn giá trị tinh hoa của kinh nghiệm ngành nghề truyền thống có bề dàylịch sử 700 năm với khoa học công nghệ hiện đại Công ty đã đạt được nhữngthành tựu quan trọng làm cơ sở phát triển nhiều hang đảo yến mới tại Khánh Hòa
và trên toàn quốc, đặc biệt góp phần to lớn vào sự hình thành và phát triển nghềnuôi chim yến trong nhà ở nước ta
3 Mục tiêu, chức năng & nhiệm vụ công ty:
Nguồn lợi từ thiên nhiên đã đóng góp một phần khá lớn ngoại tệ vào Ngân sáchtỉnh nhà Góp phần thực hiện các công trình dân sinh và phúc lợi xã hội, nâng cao đờisống kinh tế xã hội, phát triển văn hóa cộng đồng Đến nay chất lượng thương hiệu
Trang 3sản phẩm Yến Sào Khánh Hoà ngày một nâng cao uy tín, từng bước khẳng định được
vị thế của mình trên thị trường trong nước, quốc tế và đặc biệt là thị trường ĐôngNam Á
Với những thành công trong việc bảo tồn tài nguyên gắn liền phát triển quần thểchim yến tại Khánh Hòa và nhiều tỉnh duyên hải trên cả nước trong các điều kiện môitrường sinh thái và khí hậu khác nhau, Công ty Yến sào Khánh Hòa thực hiện sứmệnh phát triển nghề nuôi chim yến đảo thiên nhiên trong cả nước đạt hiệu quả, gópphần phát triển kinh tế địa phương và bảo vệ an ninh quốc phòng biển đảo
II Khái quát về Công ty TNHH NN MTV Yến Sáo Khánh Hòa chi nhánh Bình Định:
Chi nhánh công ty có showroom đặt tại số 127 Nguyễn Huệ, TP Quy Nhơn, TỉnhBình Định
Cơ cấu tổ chức của showroom:
Showroom gồm 1 cửa hàng trưởng ( quản lí toàn bộ việc ở showroom), 1 kếtoán, 1 thủ quỹ, 1 thủ kho và 2 người bán hàng
B.THỰC TRẠNG KSNB BÁN HÀNG – THU TIỀN
Phần I: Đặc điểm chu trình bán hàng:
1 Phương thức bán hàng:
Quá trình KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền:
Do sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là từ các hợp đồng, khách hàng thường xuyênnên công ty áp dụng những phương thức bán hàng sau:
- Bán hàng trực tiếp thu tiền ngay: Trường hợp khách hàng thanh toán tiền
ngay hoặc thanh toán 1 phần tiền hàng Căn cứ vào hóa đơn bán hàng về số tiềnphải thu khách hàng, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu có đầy đủ chữ kí của
kế toán trưởng, giám đốc, người lập (kế toán tiền mặt) Công ty sử dụng mẫu phiếuthu theo quy định của bộ tài chính có đánh số thứ tự sẵn để thuận tiện cho việckiểm soát trường hợp ngắt quãng phiếu thu Sau khi phiếu thu được duyệt, thủ quỹthu tiền và xác nhận vào phiếu thu
- Bán chịu: Chỉ xảy ra đối với khách hàng thân quen của cửa hàng (hay còn
được gọi là bạn hàng): bên mua phải đảm bảo thanh toán trả chậm rõ ràng cho phíacông ty
Trang 4+ Lập dự phòng:
Căn cứ vào tình hình thanh toán nợ hàng tháng của khách hàng và thời hạnthanh toán, kế toán công nợ tiến hành lập các khoản dự phòng doanh thu khó đòi
Áp dụng cho những khách hàng nợ trên 2 năm
+ Xử lí các khoản nợ không thu hồi được:
Việc xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được, được thực hiện đ/v kháchhàng không có khả năng thanh toán hoặc bị pháp luật cưỡng chế
Hiện nay công ty vẫn có những khách hàng nợ trên 1 năm nhưng công tyvẫn đang theo dõi vì khách hàng này vẫn còn đang hoạt động
+ Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu:
Tại công ty chưa xảy ra hiện tượng khách hàng trả lại hàng vì chất lượng củamặt hàng
- Bán hàng online: Làm theo những bước mà trên web của công ty hướng
dẫn để đặt số lượng hàng mà khách hàng mong muốn
Phương thức thanh toán của công ty áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng tiềnmặt hoặc chuyển thẻ ngân hàng thông qua tài khoản của công ty thông qua 3 tàikhoản của 3 ngân hàng:
+Tài khoản Agribank: 4701211000024.
+Tài khoản Vietcombank: 0061000059367.
+Tài khoản Sacombank: 050003335175
Quá trình KSNB đối với quá trình bán hàng:
Bao gồm các giai đoạn:
Tiếp nhận đơn đặt hàng:
+Giao trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng tại bộ phận kinh doanh
+Các hợp đồng mua về có thể do Công ty gửi về hoặc khách hàng trực tiếptới showroom để đặt hàng
+Đánh số thứ tự các đơn đặt hàng khi nhận
Xử lí đơn đặt hàng:
+Phân trách nhiệm xử lí đơn đặt hàng cho bộ phân kinh doanh
+Quy định cụ thể về những phương thức bán hàng
Trang 5+Quy định về chính sách bán hàng: Tỉ lệ hoa hồng, mức chiết khấu, chi phívận chuyển…
Xét duyệt bán chịu:
+Xây dựng định mức dư nợ của showroom
+Phân quyền xét duyệt hạn mức bán chịu của showroom:
Người chịu trách nhiệm phê duyệt mức bán chịu cho khách hàng và chịu thuhồi nợ là trường bộ phận kinh doanh của showroom
Người đại diện của showroom chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng có giátrị lớn và khách hàng mới của showroom
+Bộ phận kinh danh sẽ viết hóa đơn vận chuyển giao cho khách hàng
+Bộ phận kinh doanh sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng có ghiđầy đủ: số lượng, đơn giá, thành tiền
+Quy định hóa đơn GTGT được lập thành 2 liên:
Mẫu hóa đơn GTGT:
Trang 72 Chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ:
Các hợp đồng kinh tế được kí kết giữa showroom với khách hàng là chứng
từ ban đầu quan trọng trong chu trình bán hàng thu tiền Căn cứ vào hợp đồng kinhdoanh đã kí kết, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho đểgiao cho khách hàng Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho thì phòng kinh doanhtiến hành lập hóa đơn bán hàng và hàng ngày tổng hợp hóa đơn chuyển cho bộphận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu
3.tổ chức tài khoản và sổ sách.
Các tài khoản sử dụng trong hach toán ngiệp vụ bán hàng-thu tiền như sau:
TK155 : thành phẩm
TK511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 111,112 : tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Tk 642; chi phí quản lí doanh nghiệp
Các loại sổ sách và báo cáo kế toán phục vụ chu trình:
+ sổ nhật kí bán hàng, sổ nhật kí thu tiền
+sổ theo dõi các khoản phải thu khách hàng
+sổ tổng hợp các khoản phải thu khách hàng
+sổ nhật kí doanh thu bị trả lại và giảm giá hàng bán
+sổ hạch toán hàng tồn kho
+sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng
+sổ theo dỏi chi phí bán hàng chi phí quản lí doanh nghiệp
+báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp xuất-nhập –tồn
Trang 8II Thực trạng công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty TNHH Nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa chi nhánh tại Quy Nhơn.
1 Môi trường kiểm soát:
1.1 Các nhân tố bên trong:
a Các quy định, quy chế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công TyTNHH Nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa chi nhánh tại Quy Nhơn: Công Ty đã ban hành các quy định, thủ tục nhằm kiểm soát chu trình Bán Hàng vàThu Tiền như sau:
Phê Duyệt Hợp Đồng Kinh Tế:
- Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện và chịu mọi tráchnhiệm trước Ban Giám Đốc về việc phê chuẩn bán chịu cũng như thu hồi nợ vềcho Công Ty
- Đối với khách hàng mới hoặc hợp đồng kinh tế có giá trị lớn thì việc phê chuẩnnày sẽ do Giám Đốc chịu trách nhiệm
Quy chế Đại Lí:
Các vấn đề chung về Đại Lí:
Mỗi pháp nhân và thể nhân đều được làm Đại Lí cho Công Ty TNHH Nhà nướcmột thành viên Yến sào Khánh Hòa chi nhánh tại Quy Nhơn nếu có đủ các điềukiện sau:
Có giấy phép đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật
Có năng lực và kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực nghành yến sào
Có năng lực tài chính để có khả năng thực hiện nhiệm vụ của Đại Lí
Trang 9Có kho hàng và phương tiện vận chuyển để đẩy mạnh vận chuyển và phát triểnsản phẩm.
3.2 Chuyển hàng toàn quốc miễn phí:
Yến sào Khánh Hòa chuyển hàng hóa từ khu vực khác đến tận nơi kháchhàng yêu cầu trên toàn quốc miễn phí Thời gian vận chuyển mất tối đa 2 - 3 ngàyđược tính từ lúc hoàn tất thủ tục đặt hàng đến khi nhận được hàng
Trang 10 Lưu ý: Các đơn hàng có giá trị từ 23.000.000 VNĐ trở lên, quý khách vui
lòng đến các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty Yến sào Khánh Hòa, độingũ nhân viên công ty sẽ phục vụ quý khách một cách tốt nhất
Nội dung chương trình chiết khấu đối với khách hàng:
Khách hàng mua sản phẩm tại hệ thống Cửa hàng Giới thiệu sản phẩm trực thuộc Công
ty trên toàn quốc với các sản phẩm và cơ cấu điểm tích lũy như sau:
Sản phẩm
Doanh số mua hàng (đồng)
Số điểm tích lũy tương ứng
Điểm tích lũy là điểm được qui đổi theo trị giá mua hàng và tính đến hàng đơn vị
của điểm tích lũy cho mặt hàng đó, phần doanh số dư lại chưa cấu thành đủ 01 đơn
vị điểm tích lũy xem như không được tính
Mức điểm tích lũy tối thiểu để giữ hạng thẻ
Trang 111 Thẻ Bạc (Silver Card) 500 500
* Tài khoản thưởng:
Đối với các hạng thẻ ưu đãi: thẻ Bạc, thẻ Vàng, thẻ Hồng, thẻ Xanh số điểm tíchlũy của khách hàng sẽ được quy đổi thành điểm thưởng trong vòng 24 giờ, vàkhách hàng được sử dụng số điểm thưởng có trong tài khoản Điểm tích lũy sau khiquy đổi thành điểm thưởng vẫn được duy trì để tích điểm và xét hạng thẻ Địnhmức 01 điểm tích lũy trị giá 1.000 đồng
Tài khoản thưởng có giá trị sử dụng trong vòng 12 tháng được tính từ ngày kháchhàng đạt hạng thẻ
* Sản phẩm được qui đổi:
Các sản phẩm yến sào thiên nhiên tinh chế, yến nguyên tổ nuôi trong nhà, nướcyến sào Sanest các loại, sản phẩm thực phẩm Sanest Foods (không bao gồm bánhTrung thu), sản phẩm nhân điều Casanco và nước giải khát Sanna các loại
Các qui định của chương trình:
- Các hạng thẻ khách hàng thân thiết có giá trị sử dụng trên toàn hệ thống Cửahàng Giới thiệu sản phẩm Yến sào Khánh Hòa trong toàn quốc
- Các hạng thẻ khách hàng thân thiết có giá trị sử dụng trong suốt thời gian hiệulực của chương trình do Công ty TNHH Nhà nước MTV Yến sào Khánh Hòa quiđịnh
Định mức giữ hạng thẻ và định kỳ đổi thẻ:
- Thẻ Khách hàng – Customer Card có giá trị sử dụng lâu dài (trường hợpkhách hàng mất thẻ hoặc cần đổi thẻ do cũ, nhàu nát…) cần liên hệ Trung tâmDịch vụ Khách hàng Yến sào Khánh Hòa cung cấp mã số thẻ để được đổi thẻ mới
Trang 12- Kể từ hạng thẻ Bạc trở đi, quý khách hàng được giữ hạng thẻ sau 12 thángtheo qui định của chương trình khi điểm tích lũy trong 12 tháng kể từ ngày nânghạng phải bằng tối thiểu số điểm tích lũy của hạng mức đạt thẻ đó, số điểm tích lũytrong kỳ hiện có sẽ vẫn được bảo lưu để tiếp tục tham gia chương trình.
- Trường hợp khách hàng không tích lũy đủ điểm số để giữ hạng thẻ, kháchhàng sẽ bị hạ xuống một bậc cấp độ thẻ, số điểm tích lũy trong kỳ hiện có sẽ vẫnđược bảo lưu để tiếp tục tham gia chương trình
Ưu đãi áp dụng cho các khách hàng có hạng thẻ Bạc, thẻ Vàng, thẻ Hồng, thẻ Xanh khi mua hàng tại Hệ thống cửa hàng GTSP trực thuộc công ty trên toàn quốc sẽ được chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn, cụ thể như sau:
Hạng thẻ ưu đãi
của khách hàng
Mức chiết khấu
Áp dụng cho sản phẩm Yến tổ đảo các loại (không bao gồm yến huyết).
Áp dụng cho các dòng sản phẩm Sanest, Yến tinh chế, Yến nuôi trong nhà.
Áp dụng cho các dòng sản phẩm Sanna, Sanest Foods
và nhân điều Casanco.
Chiết khấu này được tính trên tổng tiền thanh toán của khách hàng sau khi
đã trừ các chương trình hỗ trợ bán hàng, khuyến mãi khác (nếu có) của Công ty
Ưu đãi này được được áp dụng từ ngày 01/01/2014
b Mô hình tổ chức quản lí tại Công Ty.
Theo sơ đồ tổ chức của Công Ty ta thấy, Bộ Máy Tổ Chức của Công Ty đượcthiết lập theo kiểu trực tuyến - chức năng Việc tổ chức này đã giúp cho Công Tyvận hành ổn định trong thời gian qua, việc phân quyền cũng được sắp xếp mộtcách khoa học đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong
Trang 13đơn vị đạt hiệu quả cao Các chức năng được tách bạch, không bị chồng chéo hoặc
bỏ trống, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo ra khả năng kiểm tra,kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc góp phần ngăn ngừa gianlận sai sót trong hoạt động quản lý tài chính kế toán
c Nguyên tắc,phong cách điều hành của nhà quản lí.
Qua thời gian tìm hiểu & nghiên cứu có thể thấy rằng Ban giám đốc Công Tythực sự là những người dày dạn kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hànhmọi hoạt động Mọi người có phong cách làm việc cẩn thận, điềm tĩnh; Có khảnăng chuyên môn vững vàng và khả năng quản lý tổ chức điều hành bao quát toàn
bộ công việc một cách quyết đoán, nhanh nhẹn
d.Chính sách nhân sự.
Việc tuyển dụng lao động và trả lương thực hiện theo chế độ hợp đồng lao độnggiữa Giám đốc (hoặc người được Giám đốc ủy quyền) và người lao động phù hợpvới quy định của pháp luật Trong những năm qua, Công Ty đã có những kế hoạchđào tạo, tổ chức lại cán bộ một cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý vàkiểm soát trong đơn vị Nhiều các bộ tham gia học tập để nâng cao trình độ,chuyên môn nghiệp vụ Công Ty có kế hoạch chính sách tuyển dụng, thu hút cán
bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao, tạo nguồn laođộng đủ đáp ứng nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị trong hiện tại và tương lai
e Lập kế hoạch và dự toán:
Công tác lập kế hoạch và dự toán được quan tâm, chú trọng Thực hiện một cáchnghiêm túc, khoa học Các kế hoạch được lập gồm: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kếhoạch chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế hoạch sản xuất… Việc lập kế hoạchđược giao cho phòng kinh doanh thực hiện dựa trên: những đơn đặt hàng chưa thựchiện, dự đoán số đơn đặt hàng sẽ nhận, tổng hợp ý kiến từ đại diện bán hàng, phântích nhu cầu thị trường, cạnh tranh sản phẩm…
1.2 Các nhân tố bên ngoài:
Trang 14Ngoài những yếu tố nêu trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Công Tycòn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: luật pháp, các chế độ,chính sách của Nhà Nước Cụ thể Công Ty thường xuyên chịu sự kiểm tra của cáclực lượng bên ngoài như : kiểm tra của Cục thuế, thanh tra về lao động (kiểm tratình hình sử dụng lao động, thu nhập, quyền lợi của người lao động v.v ), thanh tracủa Bộ công nghiệp: Kiểm tra chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh môitrường v.v Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra từ bên ngoài, nên nhữngsai phạm về chế độ, chính sách của Nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnhkịp thời.