KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY TNHH lâm NGHIỆP QUY NHƠN

kiểm soát nội bộ chu trình trả lương tại công ty tnhh lâm nghiệp quy nhơn

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

1 Giới thiệu

Công ty TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn có trụ sở tại 1134 đường Hùng Vương – TP.Quy Nhơn – Bình Định

Mã số thuế:4100258842

Giám đốc: Ông Hồ Văn Bình

Người đại diện: Công ty TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn

Ngày đăng kí kinh doanh: 7/31/2010

Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911

Loài cây đăng kí sản xuất: Bạch đàn Urô, đào lộn hột, keo lá tràm, keo lai tự nhiên,phi lao, thông Caribê, thông nhựa

Là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có con dấu, được mở tài khoản giao dịch với ngân hàng phù hợp với phương thức hạch toán của công ty

2 Phương thức hoạt động của công ty.

Cán bộ, công nhân viên và người lao động Công ty đã không ngừng nổ lực thi đua lao động sản xuất thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất, kinhdoanh; xây dựng Công ty ngày càng phát triển về quy mô, đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh, đảm bảo nâng cao sản lượng, chất lượng các sản phẩm

đầu ra, góp phần tích cực vào việc tăng doanh thu và lợi nhuận Tăng cường đầu

tư xây dựng vườn ươm, cây giống với quy mô 1,5 triệu cây/năm

Việc áp dụng các phương thức quản lý khoa học, hệ thống hóa các chương trìnhlàm việc để tạo ra những cây giống có chất lượng va giá cả phù hợp

Tổ chức bộ máy, tổ chức kế hoạc công việc được sắp xếp phù hợp để mang lại năng suất tốt nhất

3 Tình hình lao động và bộ máy quản lý.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Phó Giám đốccông tyGiám đốc công ty

Phòng tổchứchànhchính –lao độngtiềnlương

Phòng

kinh

doanh

Phòngtài vụ

Về lao động: Tổng số lao động toàn Công ty: 220 người trong đó có 24 nữ.

Phân theo chức năng :

- Lao động quản lý : 43 người

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ

+ Phòng Kinh doanh : 04 người

+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật : 05 người

+ Phòng Tài chính - Kế toán : 04 người

+ Phòng Tổ chức hành chính – Lao động tiền lương: 06 người

4 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:

* Phòng Tổ chức - Hành chính – Lao động tiền lương:

Phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức,hành chính, lao động tiền lương của Công ty Nhiệm vụ chủ yếu của phòng là:

- Đề xuất về sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất;

- Quản lý, theo dõi, thực hiện công tác lao động tiền lương;

- Công tác nhân sự, quản lý lưu trữ hồ sơ;

- Thực hiện các chính sách đối với người lao động;

- Công tác bảo vệ nội bộ, thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán

bộ CNV;

- Công tác văn thư, đánh máy và phục vụ của văn phòng Công ty;

- Tổ chức quản lý lực lượng tự vệ trong toàn Công ty

* Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật:

Phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác kế hoạch và

kỹ thuật Nhiệm vụ chủ yếu của phòng như sau:

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn vàdài hạn

- Thiết kế kỹ thuật các dự án, các công trình lâm sinh;

- Quản lý kỹ thuật trên toàn bộ diện tích rừng và đất rừng;

- Xây dựng và trình duyệt hồ sơ thiết kế, dự toán XDCB lâm sinh và hồ sơ thiết

kế khai thác gỗ và lâm sản;

- Tổ chức công tác nghiệm thu rừng trồng và nghiệm thu rừng sau khai thác;

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệvào sản xuất và chỉ đạo thực hiện

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý bảo vệ rừng và đất rừng trong toànCông ty;

- Kiểm tra, giám sát việc khai thác, vận chuyển gỗ, lâm sản trong địa bàn Côngty;

- Hướng dẫn các XNLN lập các hồ sơ vi phạm lâm luật để xử lý hoặc đề nghịcác cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật;

- Quản lý hồ sơ, tài liệu có liên quan đến rừng và đất rừng, theo dõi vốn rừngtoàn Công ty

- Quản lý, sử dụng các nguồn vốn SXKD đúng quy định, đạt hiệu quả;

- Kiểm tra, giám sát việc quản lý sử dụng tài sản, tiền vốn của Công ty tại cácđơn vị cơ sở trực thuộc theo định kỳ và đột xuất trong năm;

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch tài chính, thực hiện các báo cáo kếtoán, thống kê theo quy định;

- Lập và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế

* Phòng Kinh doanh:

- Tìm hiểu, thu thập thông tin kinh tế, thị trường; tìm các nguồn hàng phục vụ sản xuất kinh doanh trong Công ty;

- Đề xuất các chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn;

- Tổ chức quản lý việc quản lý hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm;

- Phối hợp với các phòng Tài vụ quản lý, theo dõi các hợp đồng liên doanh, liên kết có sử dụng đất, hợp đồng thuê khoán đất đai, nhà xưởng,vườn ươm

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP Quy Nhơn - Bình Định

BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ

(Theo phương pháp trực tiếp)

I Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

1 Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và kinh doanh thu

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20 (3,189,898,762) (2,550,902,703)

II Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài

III Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

2 Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của

-Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng

BTC

6 Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 -

Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (20+30+40) 50 (3,403,693,762) (1,625,244,537)

Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (50+60+61) 70 VII.34 6,228,252,296 9,631,946,058

Lập, ngày 29 tháng 02 năm 2012

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP Quy Nhơn - Bình Định

BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ

(Theo phương pháp trực tiếp)

I Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20 7,949,957,109 (3,189,898,762)

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của

Bộ trưởng BTC

II Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư

III Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

2 Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của

Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (20+30+40) 50 7,926,732,109 (3,403,693,762)

-Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (50+60+61) 70 VII.34 14,154,984,405 6,228,252,296

Lập, ngày 28 tháng 02 năm 2013

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

II CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI THU, CHI VÀ TỒN QUỸ

1 Các thủ tục kiểm soát chung đối với tiền

1.1 Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực

Khi một nhân viên nào đó không đủ kiến thức và kinh nghiệm sẽ cảm thấyxấu hổ, đay cũng là một trong những nguyên nhân gây ra gian lận Nếu nhân viên

có tính trung thực thấp khi có cơ hội và áp lực sẽ thực hiện gian lận

Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện hết các saiphạm nếu các nhân viên yếu kém về mặt năng lực hay không trung thực Vì vậycông ty luôn chú trọng trong công tác tuyển dụng những nhân viên có năng lực,thường xuyên giám sát và thử thách tính trung thực của nhân viên trong công ty.1.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ sẽ hạn chế khả năng xảy ra gian lận doviệc một cá nhân hay một bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng có thể lạm dụng vìlợi ích của bản thân

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty:

Vì vậy mà mỗi bộ phận kế toán của công ty đảm nhiệm vai trò khác nhau như:

1 Vai trò của Kế toán Viên:

 Trong đó Thủ Quỹ:

- Là người thực hiện việc chi tiền, thu tiền liên quan đến quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh của DN.

- Là người kiểm soát về Tổng thu/ Tổng chi/ Số tồn Quỹ

- Lập các Báo cáo về Thu, chi, Tồn Quỹ theo yêu cầu quản lý của DN

 Trong đó Kế toán Thuế:

- Thu thập các Hóa đơn chứng từ đầu ra/ đầu vào làm căn cứ kê khai thuế GTGThàng tháng

- Lập các Báo cáo Quý theo quy định: Báo cáo về thuế TNDN, Thuế TNCN, Tìnhhình sử dụng Hóa đơn

- Lập Báo cáo Tài chính cuối năm

- Tính lương và thực hiện trích các khoản trích theo lương theo Quy định dựa trênBảng chấm công, Hợp đồng lao động

- Kiểm soát về số lượng chất lượng người lao động của từng Bộ phận trong Doanhnghiệp

- Thực hiện bán hàng, trực tiếp lập Hóa đơn bán hàng

- Lập các Báo cáo về tình hình bán hàng, Tình hình tăng giảm của HH theo yêu cầuquản lý DN

- Đảm bảo công việc Nhập – xuất của vật tư, hàng hóa

- Thực hiện kiểm kê theo định kỳ phù hợp với yêu cầu Quản lý của DN

2 Vai trò của Kế toán Tổng hợp

- Tổng hợp kết quả các Báo cáo của những kế toán phần hành mục đích chuyển cácBáo cáo đó lên Kế toán trưởng

3 Vai trò Kế toán trưởng:

- Xây dựng hệ thống bộ máy kế toán

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các công việc liên quan đến kế toán trong DN

- Quản lý hệ thống bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng không phải là người trực tiếp thực hiện các Công việc của kế toántrong DN.

1.3 Kiếm soát quá trình sử lý thông tin

1.3.1 Kiểm soát chung

sử dụng phần mềm đều có mật khẩu để truy cập vào hệ thống thông tin củacông ty, những đối tượng bên ngoài thì công ty thiết lập mật khẩu để họkhông thể truy cập vào hệ thống

nhất và sao lưu dữ liệu để dự phòng

1.3.2 Kiểm soát ứng dụng

Trình tự kiểm soát chứng từ kế toán được thực hiện qua hai bước:

Một là kiểm soát ban đầu: Được thực hiện bởi kế toán thanh toán, nội dungkiểm soát gồm kiểm soát tính hợp lý và tính hợp pháp của các chứng từ gốc, nộidung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lượng, chữ ký, đối chiếu với các địnhmức chi tiêu theo quy định của công ty và theo chế độ Nhà nước, kiểm tra việc sửdụng các khoản chi có đúng mục đích, đúng đối tượng không

Hai là kiểm soát lại: Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyểnđến phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, soát lại và ký chứng từtrước khi chuyển đến bộ phận thực hiện Cuối cùng kế toán viên kiểm tra lạichứng từ như thủ tục kiểm soát ban đầu trước khi ghi chép, phản ánh vào sổ sách

kế toán

Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán như trên sẽ giúp các đơn vịđạt được hiệu quả điều hành quản lý theo các mục tiêu hoạt động, quản lý chặt chẽtình hình tài chính và nâng cao hiệu quả tài chính trong các đơn vị

 Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu

Nhân viên kế toán luôn kiểm tra số chứng từ, ngày, tháng,số tiền, có đầy đủthông tin đầy đủ không Ngoài ra phải đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mãkhách hàng, các thông tin quan trọng về khách hàng

1.3.3 Kiểm soát chứng từ sổ sách

Các chứng từ như phiếu thu, chi, giấy đè nghị thanh toán, giấy đề nghị tạmứng của công ty đều được đánh số tham chiếu, nội dung cần thiết Ghi nhận kịpthời các nghiệp vụ về tiền vào sổ kế toán và tính số dư tồn quỹ hàng ngày

1.3.4 ủy quyền và xét duyệt

Quy trình bắt buộc của công ty trong công tác thanh toán như sau:

1>Người có nhu cầu làm giấy đề nghị thanh toán

2>Trưởng bộ phận xét duyệt

3>Thủ trưởng xét duyệt

4>Kế toán lập phiếu chi

5>Kế toán trưởng xét duyệt

6>Giám đốc xét duyệt

7>Thủ quỹ chi tiền

Các giấy đề chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng phải quarất nhiều người có thẩm quyền xét duyệt vì vậy mà các khoản chi đều đúngmục đích Các khoản chi lớn đều được chi bằng chuyển khoản qua ngânhàng

Các mẫu giấy đề nghị tạm ứng của công ty như sau:

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

Mã số thuế: 4100258842

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của

Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: 1134 Hùng Vương TP Quy Nhơn

-Bình Định

Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày tháng năm

Số :

Kính gửi :

Tên tôi là :

Bộ phận (hoặc địa chỉ) :

Đề nghị cho tạm ứng số tiền : (Viết bằng chữ)

Lý do tạm ứng :

Thời hạn thanh toán :

Thủtrưởng đơn vị Duyệt tạm ứng:

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Phụ trách

bộ phận

(Ký, họ tên)

Người

đề nghị tạm

ứng

(Ký, họ tên)

1.4 Phân tích và rà soát

Việc chi tiêu của công ty luôn có kế hoạch rõ ràng Định kỳ kế toán luôn lậpbáo cáo về các khoản chi quá lớn hay nội dung bất thường Bên cạnh đó luôn đốichiếu giữa tổng cộng các hóa đơn mua hàng chưa chi trả với số dư có của tài khoản

nợ phải trả cho nhà cung cấp

1.5 Bảo vệ tài sản

Để tránh việc mất cắp, lạm dụng tiền công ty luôn duy trì mức tồn quỹ 15triệu đồng đủ đáp ứng các nhu cầu chi tiêu trong đơn vị, Phần dư còn lại tiến hànhgởi vào ngân hàng ACB

Nhân viên kế toán luôn ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và số dư tiềnmặt hàng ngày So sánh giữa bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ của ngânhàng Cuối ngày thủ quỹ cất tiền vào két sắt và niêm phong quỹ Để bảo đảm chotài sản an toàn thì đôi khi công ty cũng kiểm tra đột xuất quỹ

2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền mặt.

2.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với thu tiền mặt

2.1.1 Thu tiền trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

Công ty đăng ký sản xuất và kinh doanh là: bạch đàn urô, đào lộn hột, keo látràm, keo lai tự nhiên, phi lao, thông Caribê, thông nhựa

Công ty có thể bán cây giống cho các đại lý phân phối cây giống ở cáchuyện hoặc bán trực tiếp tại vườn ươm của công ty

Thủ tục kiểm soát đối với việc bán cây giống cho các đại lý và thu tiềnkhách hàng ngay thì nhân viên kế toán của công ty luôn kiểm tra đầy đủ các chứngtừ,đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt do kế toán tiền mặt và sổ chi tiết công nợ do

kế toán công nợ thực hiện.Sổ quỹ do kế toán tiền mặt ghi và quản lý, còn thủ quỹlàm nhiệm vụ thu chi và lập báo cáo

Thủ tục kiểm soát đối với việc bán cây giống tại vườn ươm.Việc giới thiệu

và tư vấn cho khách hàng về cây giống do nhân viên bán hàng đảm trách, khikhách hàng mua hàng thì việc thu tiền do nhân viên thu ngân của công ty đảmtrách

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Mẫu số:02GTTT3/001

Số:0000001

Ký hiệu: AB/13P Liên 1: Lưu Ngày tháng năm 20

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN Mã số thuế: 4100258842 Địa chỉ: 1134 –Hùng Vương – TP Quy Nhơn – Bình Định Điện thoại: (056)848911 Fax (056)848911 Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị

Địa chỉ

Số tài khoản

Hình thức thanh toán:………

MST:

ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ:………

Số tiền viết bằng chữ:

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,tên)

2.1.2 Thu nợ khách hàng

a.Thu nợ tại cơ sở của khách hàng

Nhân viên của công ty TNHH lâm nghiệp Quy Nhơn đã thực hiện tốt cáccông việc thu nợ tại cơ sở khách hàng

Về theo dõi công nợ được nhân viên kế toán chuyên theo dõi công nợ kiểmtra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạnthanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộquản lý cấp trên

Công ty đã phân nhóm khách hàng cụ thể cho từng nhân viên thu nợ,công tyLâm Nghiệp Quy Nhơn chia khách hàng thành hai nhóm tiêu chí :quan trọng và cóthể chấm dứt hợp đồng, nghĩa là thu nợ nhưng cố gắng để không làm mất lònghọ,nhưng với nhóm còn lại thì phải cứng rắn và kiên quyết thực hiện nhiệm vụ.Công ty chia quá trình đòi nợ thành 3 giai đoạn: lần nhắc nhở đầu tiên là 1 tuầnbằng cách gọi điện thoại hay gửi thư trực tiếp tới khách hàng, lần nhắc nhở nghiêmkhắc thứ 2 và cuối cùng là yêu cầu trả tiền

Thường cuối mỗi tháng, tơ công nợ sẽ tổng hợp kết quả thu nợ và đưa ra

danh sách khách hàng chưa thu được nợ và phân chia từng nhóm theo từng mức độ

và khả năng thu hồi, kèm theo lý do không thu được

Trường hợp các khoản nợ của khách hàng quá hạn thanh toán trên 30 ngày

so với quy định của hợp đồng, kế toán công ty lập yêu cầu thanh toán trình trưởng

phòng tài chính kế toán ký gửi khách hàng đề nghị thanh toán nợ Các khoản nợ

của khách hàng đến hạn thanh toán hoặc quá hạn thanh toán 30 ngày, trưởng phòng

kế hoạch kinh doanh lập yêu cầu gửi khách hàng đề nghị thanh toán

b Khách hàng đến doanh nghiệp trực tiếp trả

Kế toán quỹ lập hóa đơn và chuyển cho thủ quĩ để thu tiền khách

hàng.Khách hàng đều lấy hóa đơn và phiếu thu khi nộp tiền và các phiếu thu đều

được đánh dấu “đã thu tiền”

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN

Mã số thuế: 4100258842

Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của