PHẦN 1 – KỸ NĂNG ỦY QUYỀN Ủy quyền là gì ? Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là “Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh t[.]
Trang 2PHẦN 1 – KỸ NĂNG ỦY QUYỀN
Ủy quyền là gì ?
Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết
quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền,
tức là “Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu
được hổ trợ nếu anh thấy cần”
Ủy quyền không phải chỉ là “phân phối công
việc”, hoặc là “ra mệnh lệnh và chỉ thị”
Khi nói về ủy quyền chúng ta muốn nói đến ủy
quyền một cách hiệu quả
Nhiều nhà quản lý ngỡ rằng mình đang ủy
quyền nhưng thật ra họ chỉ thoái thác công việc
hoặc đơn giản chỉ là ra lệnh cho nhân viên phải
làm gì
Ủy quyền không hiệu quả cũng giống như
không ủy quyền gì cả mà thôi
Thoái thác trách nhiệm hoặc chỉ thuần túy ra lệnh đều có hại
cho uy tín của bạn và hiệu quả của cơ quan, tổ chức
Trang 3Phân phối công việc
Nếu bạn phân phối công việc kèm theo chỉ thị nghiêm ngặt hoặc ra lệnh, bạn đang điều hành chứ không phải ủy quyền Nói cách khác, bạn giao công tác và bảo một người phải làm chính xác như thế nào và thường xuyên kiểm tra anh
ta để đảm bảo rằng anh ta nhất nhất làm theo lời bạn.
Trang 4Thoái thác công việc
Khi bạn thoái thác công việc, Bạn
rũ bỏ tất cả trách nhiệm đối với công việc
Bạn thảy công tác cho nhân viên, bảo họ làm và đừng quấy rầy bạn
“Trả lại cho tôi khi nào anh làm xong và đừng làm thặng xị lên”
Trang 51 Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới Ông ta gửi một mẫu tin: “Anh hãy
lo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”
2 Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”
3 Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ Khi anh nhân viên đã thảo xong
kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo
Trang 6Trong ví dụ đầu tiên, ông Đạo để cho
nhân viên hoàn toàn tự lo liệu Nhân viên
có “bơi” hay là “chìm” cũng mặc kệ Thậm chí ông ta cũng không cho hạn định
về thời gian Nếu như nhân viên có làm gì sai, ông Đạo cũng không biết cho đến khi mọi chuyện vỡ lở ra.
Trang 7Trong ví dụ 2, ông Đạo coi nhân viên như
những cái máy vô tri vô giác Ông ta hoàn toàn không để cho để cho nhân viên có cơ hội phát triển hoặc phát huy sáng kiến Công việc sẽ hoàn tất, nhưng nhân viên không được lợi gì và cơ quan cũng vậy về lâu về dài
Trang 8Trong ví dụ sau cùng, ông Đạo ít
nhất là tạo cơ hội cho người cộng
sự được tham gia vào công việc một cách sáng tạo
Nhân viên có thể làm y hệt như ông Đạo muốn, nhưng bầu không khí tin tưởng và tôn trọng phát sinh trong quá trình công tác đó là một kết quả tưởng thưởng
Vậy bạn hãy nghĩ lại xem mình đã từng “ủy quyền” một công việc tương tự như thế nào Có nhiều mức độ ủy quyền khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy theo công tác và trình độ năng lực của nhân viên.
Trang 9Ủy quyền hoàn toàn
Ủy quyền chủ yếu
Ủy quyền giới hạn
Ủy quyền tối thiểu Không ủy quyền gì cả
NĂM MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN
Ủy quyền hoàn toàn
Mức độ này được áp dụng đối với
nhân viên rất lành nghề mà bạn biết
yêu cầu Việc làm như thế nào là do
nhân viên quyết định
Bạn luôn sẵn sàng để nhân viên tham
khảo ý kiến nếu cần
Trang 10Ủy quyền hoàn toàn
Ủy quyền chủ yếu
Ủy quyền giới hạn
Ủy quyền tối thiểu Không ủy quyền gì cả
NĂM MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN
Ủy quyền chủ yếu
Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích
công tác cho nhân viên và ra hạn chót để
hoàn thành công việc
Bạn cũng xác định rõ thời gian gặp gở để
thảo luận về mức độ tiến bộ của người được
ủy quyền trong quá trình hoàn thành công
việc
Nhân viên vẫn được tự do quyết định
phương án tiến hành công tác nhưng định
kỳ thông báo cho bạn về tiến độ
Bạn không nên phủ quyết các phương án và
quyết định của nhân viên trừ phi điều đó
thật sự cần thiết
Trang 11Ủy quyền hoàn toàn
Ủy quyền chủ yếu
Ủy quyền giới hạn
Ủy quyền tối thiểu Không ủy quyền gì cả
NĂM MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN
Ủy quyền giới hạn
Bạn giải thích công tác cho nhân viên
và yêu cầu anh ta hãy suy nghĩ về
phương án mà anh ta sẽ tiến hành nó
Nhân viên được ủy quyền sau đó trình
bày kiến nghị của anh ta cho bạn B
n có thể chấp nhận, hiệu chỉnh hoặc bác
bỏ đề nghị của anh ta và xác định thời
hạn hoàn thành cũng như thảo luận tiến
triển của công tác
Trang 12Ủy quyền hoàn toàn
Ủy quyền chủ yếu
Ủy quyền giới hạn
Ủy quyền tối thiểu Không ủy quyền gì cả
NĂM MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN
4 Ủy quyền tối thiểu
5 Không ủy quyền gì cả.
Ở hai mức độ 4,5 này, về căn bản, nhà
quản lý chỉ ra lệnh cho nhân viên phải
làm gì và làm thư thế nào, hoặc là
không ủy quyền chút gì cả
Trang 13ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ
Ủy quyền giải phóng thời gian của bạn
Ủy quyền cho phép bạn rảnh tay tập trung vào
những công việc đặc biệt quan trọng, có mức
đóng góp ở tầm những mục tiêu hàng đầu của
cơ quan
Kết quả là bạn có thể gia tăng hiệu quả và hiệu
lực công tác, đảm bảo hoàn thành công việc mà
sử dụng sức lực bản thân ít nhất
Trang 14ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ
Ủy quyền có thể phát triển nhân viên
Ủy quyền là phương tiện tốt nhất để phát triển
nhân viên của bạn
Thông qua ủy quyền, bạn đã giúp các nhân viên
học tập nâng cao trình độ và từ đó tiềm lực của
cơ quan cũng tăng lên
Trang 15ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ
Ủy quyền biểu hiện sự tin cậy và tin tưởng
Bằng việc ủy quyền có hiệu quả, bạn đã cho
nhân viên thấy là bạn tin cậy họ và tin tưởng
vào năng lực của họ
“Ủy quyền, việc trao thẩm quyền cho một
người nào đó hành động như là người đại diện
của bạn, là một biểu hiện quan trọng của sự tin
cậy và là một phương tiện để hình thành trách
nhiệm”
Trang 16ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ
Ủy quyền nâng cao chất lượng các quyết
định
Cuối cùng bạn có được những quyết định tốt
hơn bởi vì các cá nhân tham gia vào việc ra
quyết định (nhân viên) thông qua ủy quyền
thường sâu sát với vấn đề “thực tế hàng ngày”
của họ hơn là bạn
Ủy quyền tạo ra sự quyết tâm gắn bó, nguồn
động viên và tinh thần hăng hái
Qua ủy quyền, nhân viên có được một số quyền
tự chủ trên công việc
Trang 17 Ủy quyền thành công thường để cho nhân viên tự do quyết định phải làm công việc như thế nào, từ đó nhân viên sẽ quyết tâm hơn để đạt được thành tích
Khi họ hoàn thành tốt công việc, họ cảm thấy hài lòng và hãnh diện
Ủy quyền có hiệu quả còn có khả năng nâng cao triển vọng nghề nghiệp của bạn Thật vậy, người ta đánh giá bạn dựa trên mức độ đóng góp của đơn vị mà bạn quản lý đối với mục tiêu chung của cơ quan, dựa trên mức độ quan hệ của bạn đối với nhân viên tốt hay xấu và hiệu quả công tác của các thành viên trong đơn vị
Bạn chắc chắn không được khen ngợi nếu như tự mình làm mọi thứ.
Ủy quyền cũng làm tăng vị thế và quyền hành của bạn với tư cách là nhà quản
lý Nếu bạn tin cậy nhân viên của mình thì họ ngược lại sẽ gắn bó với bạn
Điều này thường được phản ánh qua việc gia tăng hiệu suất làm việc
Như vậy ủy quyền mang lại lợi ích cho chính bạn, cho nhân viên của bạn, cho đơn vị và cả cơ quan của bạn
Trang 18Điều gì ngăn trở
bạn ủy quyền !
Giả định của bạn về nhân viên
Nhận thức bản thân đối với vai trò của bạn
Những nỗi
sợ hãi của con người
Trang 19“Họ không đáng được ủy quyền”
“Họ không muốn có thêm việc”
“Họ sung sướng với những gì đang làm”
“Họ được trả lương hậu để làm công việc của họ”
“Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý”
“Họ không đáng được ủy quyền !”
“Hầu hết các nhân viên thật sự không có năng lực Tốt nhất là không nên tin cậy
để giao phó công việc cho họ”
Trang 20Tuy nhiên, những nhà quản lý hiệu quả đều biết rằng muốn thành công họ phải sẵn sàng mạo hiểm
Họ cũng hiểu được rằng ngay cả một nhân viên hiện tại chưa có được những kỹ năng cần thiết, thì họ cũng có thể được huấn luyện, thông qua
ủy quyền, để hoàng thành một công tác
Điều này, trong tầm dài hạn, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất, mức độ động viên đối với nhân viên, cũng như bạn sẽ quan tâm hơn đến nhu cầu phát triển của nhân viên
Trang 21BIỆN HỘ
“Họ không muốn có thêm việc !”
“Họ chỉ là những nhân viên còn trẻ và không
thích gánh thêm nhiều trách nhiệm Đối với họ,
đó là những chuyện lặt vặt
Họ sẽ phàn nàn tại sao lại giao việc cho họ,
rằng chính tôi mới là người được trả lương để
đang làm !”
“Họ không quan tâm đến sự phát triển cũng như không có tham vọng, vì vậy cũng không cần kinh nghiệm về thẩm quyền ủy quyền cũng như việc nhận lãnh trách nhiệm”
“Họ đã được trả lương hậu để làm công việc
của họ !”
“Tại sao tôi lại phải mất thì giờ để huấn luyện
và phát triển họ Chẳng phải là chúng ta đã có
một phòng chuyên lo về chuyện đó rồi sao ?
Hơn nữa, họ được thuê mướn để làm một công
việc và phải làm được việc đó mà không cần sự
trợ giúp của tôi”
Trang 22Những nhà quản lý nào không phát triển nhân viên của mình thông qua ủy quyền chắng bao lâu sẽ phải đối diện với sự việc, trong trường hợp tốt nhất, là họ phải lãnh đạo những nhân viên ù
lì, không hiệu quả, hoặc giả tệ hơn, là chính nhà quản lý sẽ mất việc.
Trang 23NỖI SỢ HÃI
“Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách”
“Nếu họ làm tốt hơn tôi, tôi có thể không còn cần thiết nữa”
“Tôi có thể mất tiếng tăm mà hiện tôi đang có”
“Tôi để cho Ngọc làm một công việc cách đây
2 năm và anh ta làm hỏng nó Tôi có thể gặp rắc rối to”
"Tôi không muốn họ có những ý tưởng !”
“Hiện nay mọi thứ đều ổn cả Tôi hoàn
toàn kiểm soát được họ Họ có thể thức
tỉnh hơn với cuộc sống đơn giản này nếu
tôi trao cho họ trách nhiệm Và chuyện gì
sẽ xảy ra nếu họ bắt đầu nghĩ rằng họ có
thể làm công việc của tôi ? Như vậy tôi sẽ
không còn cần thiết nữa và đặc biệt nếu
họ thật sự làm cái gì đó tốt hơn tôi Hơn
nữa, mọi người đều cho rằng tôi giỏi nhất
trong mọi chuyện cơ mà !”
Âu
lo
Thấp thỏm
Trang 24NIỀM TIN CÁ NHÂN
“Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều”
“Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều”
“Tôi thích lúc nào cũng bận rộn”
“Tôi phải làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn họ”
“Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều !”
“Nếu bạn muốn công việc hoàn thành một cách tốt đẹp, hãy tự mình làm lấy”
“Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều!”
“Tại sao tôi lại phải nhờ một người khác làm công việc khi mà chính tôi có thể làm với phân nửa thời gian mà thôi?”
Trang 25Nhiều nhà quản lý thích tỏ ra bận rộn trong công việc ; điều đó khiến họ cảm thấy mình quan trọng Nó cũng là cái cớ để họ lẫn tránh những công việc khó khăn và quan trọng hơn mà họ phải đối diện.
Bạn hãy suy nghĩ xem bạn thật sự có mặt ở đó để làm gì
Có phải là để làm những công việc mà những người khác
có thể hoàn thành dễ dàng hay là làm thay
cho họ ?
Trang 26TĂNG CƯỜNG SỰ ỦY QUYỀN
- Tôi có thật sự sử dụng hết năng lực của nhân
viên chưa?
- Có người nào khác có thể làm công việc và có
lợi cho người đó không?
- Tôi có nghĩ rằng tôi rất cần thiết hay không?
- Tôi biết rằng tôi đang bận rộn vì những công
việc quan trọng
- Có ai khác có thể làm công việc này không?
Trang 27Ủy quyền hiệu quả là sự cân bằng giữa trao quyền giải quyết công việc để giải phóng thời gian quý báu của bạn và việc phát triển nhân viên Để có thể làm được điều này, bạn cần phải biết việc nào có thể ủy quyền được và việc nào không.
Nếu có thể, bạn nên lập kế hoạch trước: tránh để nước đến chân mới nhảy Lập kế hoạch cho những công việc ủy quyền trước tiên Bạn không nên ngồi chờ và chỉ ủy quyền vào giờ chót Người được ủy quyền cần thời gian để lập kế hoạch hành động Luôn làm việc trong tình trạng gấp gáp thì khó mà chu đáo và kỹ lưỡng được
Trang 28PHẦN 1 - KỸ NĂNG GIAO VIỆC Những lợi ích của kỹ năng giao việc, ủy quyền
Theo khảo sát năm 2013 của Gallup với 14 triệu nhân viên từ 50.000
công ty, nhờ có giao việc, uỷ quyền mà 22% doanh nghiệp tăng lợi
nhuận, 21% doanh nghiệp tăng năng suất lao động.
Theo các chuyên gia quản trị hàng đầu, việc đặt đúng người vào đúng vị trí
là yếu tố quan trọng, quyết định 50% thành công trong công việc, 50%
thành công còn lại phụ thuộc vào sự nỗ lực của người được đặt
Ngược lại, nếu ta không đặt đúng người cũng như không giao đúng việc,
99% công việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí và
niềm tin bị sụt giảm Nói cách khác, giao việc, uỷ thác đúng người, đúng
việc tạo được hiệu quả cao trong công việc
Trang 29Kỹ năng này cũng giúp tăng hiệu quả sử dụng thời gian Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để giải quyết những công việc quan trọng mang tính chiến lược, kế hoạch, không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao.
Chưa kể, giao việc và uỷ quyền thể hiện sự tin tưởng mà người quản lý dành cho nhân viên, tạo động lực cho nhân viên Khi cảm thấy được tín nhiệm, nhân viên sẽ tích cực hơn trong công việc Kỹ năng này cũng giúp nhà lãnh đạo sử dụng hiệu quả nguồn lực, đảm bảo tất cả nhân
sự được giao việc một cách công bằng, các nhiệm vụ đều có người thực hiện Thông qua
đó, giao quyền là hình thức phát triển nhân viên tốt nhất Nếu biết sử dụng nghệ thuật này, nhân viên sẽ thay đổi, phát triển từng ngày
Trang 30Giao việc và ủy quyền là kỹ năng quan trọng của bất kỳ nhà lãnh đạo, quản lý nào, chỉ có trong tay một vài nhân viên hay điều hành cả doanh nghiệp với hàng nghìn nhân sự.
Khi nhà lãnh đạo biết giao quyền là lúc họ làm vai trò quản lý con người của mình Kỹ năng giao việc ủy quyền mang nhiều lợi ích quan trọng cho nhà quản lý
Cụ thể, nếu giao việc tốt, nhà lãnh đạo cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian của mình cũng như doanh nghiệp Việc giao quyền cũng thể hiện lòng tin của sếp với nhân viên, lòng tin đến từ 2 chiều Ngoài ra người lãnh đạo biết giao quyền tốt nghĩa là họ biết tạo cầu nối tích cực trong công việc hàng ngày, điều đó càng làm tăng lòng tin của nhân viên
Trang 31Kỹ năng giao việc, ủy quyền còn tạo ra đội ngũ
kế cận Thông qua giao việc, chúng ta có thể phát hiện, đánh giá được năng lực của nhân viên, biết được ai tốt ai chưa, từ đó có kế hoạch phát triển đội ngũ nhân sự tiềm năng
Kỹ năng này cũng giúp tăng hiệu quả sử dụng thời gian Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để giải quyết những công việc quan trọng mang tính chiến lược, kế hoạch, không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao
Trang 32Chưa kể, giao việc và uỷ quyền thể hiện sự tin tưởng mà người quản lý dành cho nhân viên, tạo động lực cho nhân viên Khi cảm thấy được tín nhiệm, nhân viên sẽ tích cực hơn trong công việc Kỹ năng này cũng giúp nhà lãnh đạo sử dụng hiệu quả nguồn lực, đảm bảo tất cả nhân
sự được giao việc một cách công bằng, các nhiệm vụ đều có người thực hiện Thông qua
đó, giao quyền là hình thức phát triển nhân viên tốt nhất Nếu biết sử dụng nghệ thuật này, nhân viên sẽ thay đổi, phát triển từng ngày
Trang 33BẠN NÊN GIAO VIỆC CHO AI?
1 Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ họ được giao phó
năng đáp ứng hay không?
2 Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên
được giao là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?
3 Khối lượng công việc hiện tại của người này
Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?
Trang 346 LÝ DO KHIẾN SẾP GẶP KHÓ KHI GIAO VIỆC CHO NHÂN VIÊN
Sếp chưa đủ “uy quyền” Xem nhẹ sự công bằng
Giao tiếp kém Giao việc không đúng năng
lực của nhân viên Thói quen áp đặt Ít tương tác, hỗ trợ cấp dưới
Trang 35NGƯỜI ĐIỀU HÀNH CẦN PHẢI THUẦN THỤC QUI TRÌNH GIAO GỒM 7 BƯỚC CHIA LÀM 3 PHẦN NHƯ SAU
độ quyền hạn và trách nhiệm
Bước 3:
Lựa chọn người có thể uỷ thác
Bước 4:
Thực hiện việc giao việccông việc cho người được lựa chọn
Bước 5: Thôn
g báo cho những
cá thành,
bộ phận
có liên quan
Bước 6: Theo
dõi hỗ trợ người được uỷ thác
Bước 7:
Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo
Trang 366 “TUYỆT CHIÊU” GIAO VIỆC ĐỂ CẤP DƯỚI LÀM VIỆC HIỆU QUẢ MÀ KHÔNG VƯỢT QUYỀN
Phân việc đúng năng
cấp dưới
Không cho nhân viên
quyền sử dụng Email,
con dấu của bạn
Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc
Phân chia công việc rõ ràng và có deadline cụ
thể
Trang 38Tư duy chiến lược và tư duy chiến lược cạnh tranh
Chiến Lược
“Có chiến lược mà không có chiến thuật là con đường chông gai đi tới thắng
lợi, có chiến thuật mà không có chiến lược thì chỉ là những níu kéo trước khi thất trận” (Tôn Tử)
"Huyndai chúng tôi không phải là tập hợp những kẻ đi buôn, chúng tôi là tập thể đóng vai trò dẫn đầu trong việc phát triển kinh tế đất nước Tôi nghĩ nếu Huyndai chúng tôi không làm vai trò đó thì nền kinh tế Hàn Quốc sẽ đi chậm ít
Khái niệm chung
Trang 39Chiến lược là gì?
•Theo quan niệm truyền thống: Chiến lược được xem như là một kế hoạch
tổng thể, dài hạn của 1 tổ chức nhằm đạt tới các mục tiêu lâu dài
•Mintzberg, ĐH McGill: Chiến lược là 1 mẫu hình trong dòng chảy các quyết
định và chương trình hành động
•Chandler, ĐH Havard: Chiến lược là việc xác định những mục
tiêu cơ bản dài hạn của 1 tổ chức và thực hiện chương trình hành động cùng
với việc phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu
•Chiến lược Đông – Tây: Chiến lược là chuỗi các quyết định nhằm định hướng
phát triển và tạo ra thay đổi về chất bên trong tổ
chức
Định Nghĩa
Trang 40Chiến lược là gì?
•Việt Nam: Chiến lược bao gồm các động thái cạnh tranh và các phương pháp hoạt
động (kinh doanh) do nhóm lãnh đạo sử dụng để vận hành Tổ chức
•“Phương pháp và kế hoạch hành động” của lãnh đạo nhằm:
Phát triển hiệu quả hoạt động của tổ chức
Thu hút và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng
Cạnh tranh thành công
Triển khai các hoạt động của Tổ chức
Đạt được hiệu quả hoạt động đã đề ra
KH Hành Động Yếu tố cạnh tranh P.Pháp Hoạt động
Định Nghĩa