Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ GIẢ[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư

Mã phách:………

Hà Nội – 2021

2

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND Huyện Cẩm Xuyên Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản

và biện pháp khắc phục” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin tự chịu trách nhiệm về thông tin tôi sử dụng trong bài của mình

Hà Nội, ngày 17 tháng 11 năm 2021

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cám ơn chân thành đến Giảng viên môn Công tác văn thư đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong suốt thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá Trong quá trình làm đề tài, do kinh nghiệm và thời gian còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 17 tháng 11 năm 2021

3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

4

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 2

LỜI CÁM ƠN 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

PHẦN MỞ ĐẦU 5

Chương 1 6

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 6

1.1 Một số khái niệm liên quan: - 6

1.2 Yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản: - 6

Chương 2 14

HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN 14

2.1 Khái quát về Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: - 14

2.2 Hướng dẫn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên: - 15

Chương 3 20

ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 20

3.1 Đánh giá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản - 20

3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên: - 22

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

5

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong hoạt động quản lý cơ quan, tổ chức hiện nay, có thể thấy công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm đúng mực vì văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý điều hành nhà nước tại địa phương Nó góp phần đảm bảo làm cho hoạt động của cơ quan sẽ thuận lợi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động cơ quan hành chính nhà nước nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực các của đời sống Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước

Do vậy, nên tôi đã chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND Huyện Cẩm Xuyên Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phục” nhằm thấy được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản trong công tác văn thư đối với từng cơ quan, tổ chức Phương pháp nghiên cứu dựa trên việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan sát, kết hợp với những kiến thức được thầy cô truyền dậy và kinh nghiệm của bản thân, đề tài nghiên cứu là sự kết hợp giữa lý luận và thực tế để nội dung nghiên cứu được rõ ràng và khoa học

Nội dung chính của bài bao gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương 2: Hướng dẫn soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên

Chương 3: Đánh giá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản

6

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm liên quan:

1.1.1 Khái niệm “ Công tác văn thư”:

Theo tác giả Phạm Thị Thạch Thảo, trong cuốn “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính” (2018) tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đề cập: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là hoạt động của cá nhân trong cơ quan, tổ chức, chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản phải tiến hành nhằm ban hành ra các văn bản chỉ đạo, điều hành hoặc truyền đạt các quyết định, thông tin quản lý của chủ thể ban hành theo đúng thể thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền luật định nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình”

Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó

1.1.2 Khái niệm “ Văn bản”:

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về

Công tác văn thư “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” [1; tr 2]

Tác giả Nguyễn Văn Thâm đưa ra khái niệm “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết tay Tuy nhiên, văn bản không đơn thuần là tổng số từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó” [12; tr 10]

1.2 Yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản:

1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành

Thẩm quyền về hình thức nghĩa là chủ thể quản lý được phép sử dụng những loại hình văn bản mà luật pháp đã quy định, cho phép sử dụng trong việc ban hành văn bản Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của văn bản đó

1.2.2 Yêu cầu về nội dung:

Tính mục đích: Khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích, mục tiêu

và giới hạn tiêu chuẩn cảu nó, tức cần phải trả lời các vấn đề Văn bản này ban hành

để làm gì? Giải quyết các việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản

Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phảiđược

xử lý và đảm bảo chính xác

- Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủđề, bố cục chặt chẽ

- Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức

- Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính

- Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản

Tính đại chúng: Văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trìnhđộ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản

8

Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực của nhà nước dò hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật

Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp đúng đắn

và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau:

- Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành

- Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó

- Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể

1.2.3 Những yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn bản được áp dụng theo 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư như sau:

Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :

- Quốc hiệu

- Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

9

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;

số Fax (Điểm mới so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011)

Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư quy định:

“Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.” [1; tr 6]

1.2.4 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá

10

tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý

1.2.5 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:

Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

1.2.6 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ

về Công tác văn thư, quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính [13; tr 5-7] bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Soạn thảo văn bản

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể

11

thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho

ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm

vụ soạn thảo văn bản

Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao

Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định

Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Bước 4: Ký ban hành văn bản

Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa

ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được

ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình

ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai

Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo Quy định

13

TIỂU KẾT

Ở chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Từ đó, làm cơ sở để nghiên cứu chương 2 về hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Cẩm Xuyên

14

Chương 2 HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND

HUYỆN CẨM XUYÊN 2.1 Khái quát về Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh:

2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý:

Huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh là huyện được tách ra từ huyện Kỳ Hoa năm 1837 có tên gọi là Hoa Xuyên và đến 1841 đổi tên thành huyện Cẩm Xuyên, huyện nằm giữa khu kinh tế Vũng Áng và Thành phố Hà Tĩnh Có diện tích hơn 635km2; dân số gần 15 vạn người Toàn huyện có 21 xã và 2 Thị trấn có mạng lưới giao thông cơ bản đồng bộ với tuyến đường quốc lộ 1A, quốc lộ 15B, quốc lộ 8C và tuyến đường đường ven biển đi qua Với 938 km đường bộ, 18km bờ biển và 65 km đường sông, cách cảng hàng không Vinh và cảng hàng không Đồng Hới, Quảng Bình chỉ cách từ 70 - 100km, Cẩm Xuyên rất thuận lợi cho giao thương buôn bán Đây cũng chính là một trong những lợi thế, là cầu nối giao thương thuận lợi giữa các miền Nam, Bắc

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cẩm Xuyên:

Lãnh đạo của UBND Huyện Cẩm Xuyên gồm: 1 chủ tịch UBND Huyện, 2 Phó chủ tịch UBND Huyện

Các phòng chuyên môn gồm 12 phòng

Đơn vị sự nghiệp, tổ chức hội gồm 11 đơn vị

UBND cấp Xã gồm 2 thị trấn và 21 xã

2.1.3 Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên:

- Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên là bộ phận tham mưu giúp UBND trong việc quản lý nhà nước tại địa phương Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND