Bài chuyên đề này, ngoài phần mở đầu và kết luận thì gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng LũngLô Chương 2: Thực trạng hoạt động quản tr
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH XÂY DỰNG CẦU HẦM – CHI NHÁNH TNHH MTV – TỔNG CHI NHÁNH XÂY DỰNG LŨNG LÔ
Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm
1.1.1 Giới thiệu chung về Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm
Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm thuộc Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô, chuyên thi công các dự án cầu đường hầm uy tín tại Việt Nam Chi nhánh có địa chỉ tại số 162 đường Trường Chinh, Phường Khương Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội, hoạt động với mục tiêu đem đến các giải pháp xây dựng chất lượng cao, đáp ứng tiêu chuẩn an toàn và tiến độ công trình Với tên giao dịch là Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm, đơn vị luôn nỗ lực nâng cao năng lực thi công và xây dựng các công trình hạ tầng giao thông bền vững, góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành xây dựng Việt Nam.
TP Hà Nội, Việt Nam.
Ngày cấp MST: 15/09/2009 Điện thoại: 0435.633.582
Website: http://www.lunglo.com.vn
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng
- Cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng
- Phá dỡ, san lấp, chuẩn bị mặt bằng
- Lắp đặt hệ thống điện, công trình đường dây và trạm biến áp đến 35KV
- Kinh doanh bất động sản
Lĩnh vực hoạt động chính: Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng Lũng Lô
Tháng 11 năm 1989, Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô được thành lập với tên giao dịch ban đầu là Chi nhánh khảo sát thiết kế xây dựng Lũng Lô, với mã số thuế là
0100779189 Khi đó, Chi nhánh có vốn điều lệ gần 10 tỉ đồng, hơn 200 lao động, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực khảo sát, thiết kế và xây dựng.
Tháng 8 năm 1993, Bộ Quốc Phòng có quyết định số 577/QĐ – BQP về việc đổi tên thành Công ty xây dựng Lũng Lô Lúc này, số vốn điều lệ Chi nhánh được tăng lên 30 tỉ đồng, số lao động được tăng lên gần 500 lao động Công ty tập trung chủ yếu nguồn lực vào lĩnh vực xây dựng, chủ yếu là xây dựng các công trình của các doanh nghiệp Nhà nước.
Ngày 17 tháng 4 năm 1996, Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 466/QĐ – BQP về việc thành lập Công ty Xây dựng Lũng Lô trên cơ sở sáp nhập 3 đơn vị, đó là Công tyXây dựng Lũng Lô, Công ty xây dựng 25 – 3, Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng Việc sáp nhập này khiến quy mô Công ty được mở rộng cả về vốn và lao động Vốn Công ty được tăng lên gần 100 tỉ đồng, lao động tăng lên hơn 800 người.Công ty vẫn chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, bên cạnh việc xây dựng các công trình của doanh nghiệp Nhà nước, Công ty đã mở rộng thị trường ra tới các tỉnh thành trên toàn quốc, các Chi nhánh trong và ngoài nước.
Ngày 15 tháng 9 năm 2009, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 45/QĐ – BTC về việc chuyển Công ty Xây dựng Lũng Lô thành Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con Cũng từ đây, Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm đã được hình thành, trở thành một Chi nhánh của Công ty TNHH MTV Xây dựng Lũng Lô.(Mô hình Công ty con) hoạch toán kinh tế độc lập,
Ngày 12 tháng 01 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng ra Quyết định 99QĐ/BQP về việc tổ chức lại Công ty TNHH MTV xây dựng Lũng Lô thành Tổng công ty xây dựng Lũng Lô hoạt động hình thức Công ty mẹ - Công ty con.
Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tông công ty xây dựng Lũng Lô được thành lập vào ngày 15/9/2009 với mã số thuế 0100779189 – 021, có trụ sở chính tại số 162 đường Trường Chinh, Phường Khương Thượng, Quận Đống Đa, TP Hà Nội Mặc dù mới thành lập, nhưng chi nhánh kế thừa nền tảng lâu đời từ Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm hoạt động độc lập với số vốn điều lệ 100 tỷ đồng do Chi nhánh mẹ cấp, cùng đội ngũ nhân viên hơn 200 người để phục vụ các dự án xây dựng cầu hầm quy mô lớn.
Nhờ có tiềm lực tài chính mạnh mẽ và nguồn lao động hùng hậu, Chi nhánh Cầu Hầm ngày càng phát triển nhờ sự hỗ trợ của Công ty mẹ, Tổng công ty xây dựng Lũng Lô Ban đầu, Chi nhánh tiếp nhận các dự án từ Công ty mẹ, nhưng sau một thời gian, đã xây dựng được thương hiệu riêng và ghi danh trên thị trường xây dựng với thương hiệu Cầu Hầm Chi nhánh duy trì ngành nghề chính là xây dựng các công trình dân dụng và viễn thông, đồng thời không ngừng mở rộng hoạt động bằng cách tìm kiếm khách hàng mới cả trong nước lẫn quốc tế, như các dự án tại Lào và Campuchia.
Sau hơn 4 năm hình thành và phát triển, Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tông của Công ty Xây dựng Lũng Lô đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật trong kết quả kinh doanh Đồng thời, Chi nhánh không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản trị nội bộ, góp phần củng cố vị thế vững chắc trên thị trường xây dựng.
Các giải thưởng, thành tích mà Chi nhánh Cầu Hầm đã đạt được:
- Chủ tịch nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động về việc “Đã có thành tích xuất sắc trong lao động, sáng tạo góp phần xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc” theo Quyết định số 2365/QĐ – CTN ngày 13 tháng 12 năm 2013.
Chủ tịch nước đã trao Huân chương Lao động Hạng Nhì cho các cá nhân xuất sắc trong việc thi công Nhà máy thủy điện A Vương Đây là thành tích đáng tự hào thể hiện sự đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc Công trình thủy điện A Vương đã góp phần nâng cao năng lực năng lượng của đất nước và khẳng định vai trò của các kỹ sư, công nhân trong phát triển bền vững Nhờ thành tích xuất sắc này, các cá nhân được ghi nhận như những đóng góp tiêu biểu cho sự phát triển kinh tế – xã hội của Việt Nam.
Chủ tịch nước đã trao Huân chương Lao động Hạng Nhất vì những thành tích xuất sắc trong nhiệm vụ thi công luồng và âu tàu phục vụ cứu hộ, cứu nạn tại đảo Song Tử Tây, quần đảo Trường Sa Đây là phần thưởng cao quý ghi nhận những đóng góp quan trọng của các cá nhân và tập thể trong đảm bảo an toàn, phát triển hạ tầng hàng hải tại chiến lược quần đảo Trường Sa Thành tích này góp phần nâng cao năng lực phòng chống thiên tai, giữ vững chủ quyền biển đảo của đất nước.
Một số hình ảnh các giải thưởng, thành tích mà chi nhánh góp phần xây dựng nên
1.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng lũng lô
Ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh theo giấy phép kinh doanh
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng
- Cho thuế máy móc, thiết bị xây dựng
- Duy tu, tôn tạo, sửa chữa, nâng cấp các công trình bảo tồn bảo tàng và di tích lịch sử
- Lắp đặt hệ thống điện, công trình đường dây và trạm biến áp đến 35KV
- Phá dỡ, san lấp và chuẩn bị mặt bằng
- Xây dựng công trình viễn thông, đường truyền cáp quang
- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí
- Kinh doanh bất động sản
- Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng
- Khai thác quặng bô xít
Ngành nghề kinh doanh thực tế của Chi nhánh
- Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, công trình ngầm, sân bay, cảng sông, cảng biển
- Cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng
- Xây dựng công trình viễn thông, đường truyền cáp quang
- Phá dỡ, san lấp và chuẩn bị mặt bằng
- Khai thác quặng bô xít
Một số năng lực thiết bị thi công của đơn vị
Máy xúc lật CAT992C Máy ủi CAT D10
Máy khoan hầm Boomer L2D Máy khoan hầm Tamroc AXERA D06
Máy đào Kobelco SK 400 Máy đào CAT 345C
Xe chuyên dụng CAT 773B Xe tải cơ giới
Máy Hút bùn cắn xén san hô Máu ủi CAT D7R
Một số hình ảnh công trình tiêu biểu
Thi công nhà máy thủy điện Thi cồng đường tuần tra biên giới
Hầm giao thông đường Trường Sơn đông Công trình thủy điện A Vương
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban của Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng Lũng Lô
Giám đốc Chi nhánh là người quyết định mọi hoạt động của chi nhánh, từ các kế hoạch kinh doanh, quản trị ngắn hạn và dài hạn đến việc cắt giảm chi phí, tăng lương Với vai trò người đại diện của chi nhánh, giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về các báo cáo tài chính và chính sách của chi nhánh Nói chung, giám đốc có quyền quyết định các hoạt động và chiến lược của chi nhánh để đảm bảo phát triển bền vững và đạt được mục tiêu đề ra.
PGĐ tổ chức PGĐ xây dựng
Phòng tổ chức hành chính
Các tổ, đội xây dựng
Phòng quản lý dự án
Phó giám đốc tổ chức của Chi nhánh chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban chính như phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh và phòng kế toán, đồng thời có quyền thay mặt Giám đốc quyết định các công việc liên quan đến các phòng ban này PGĐ tổ chức cũng đảm nhận việc xét duyệt báo cáo từ các phòng ban trước khi trình lên Giám đốc, cùng với việc tổ chức, quản lý và đề xuất các kế hoạch về tài chính, nhân sự và kinh doanh của Chi nhánh để đảm bảo hoạt động hiệu quả và chính xác.
Phó giám đốc xây dựng chịu trách nhiệm quản lý Phòng quản lý xây dựng và các tổ, đội xây dựng tại các dự án Ông đảm nhận nhiệm vụ quyết định kế hoạch, nhiệm vụ của các bộ phận này, đồng thời xác định các định mức, kế hoạch, chỉ tiêu và nhân lực phù hợp Phó giám đốc xây dựng cũng phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của các bộ phận, đảm bảo các hoạt động xây dựng diễn ra hiệu quả, đúng tiến độ và đạt chất lượng cao.
Phòng tổ chức hành chính là bộ phận tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực quản lý chất lượng, công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật và sáng kiến cải tiến kỹ thuật Đây còn là đơn vị chịu trách nhiệm công tác an toàn lao động, tổ chức nhân sự, chế độ chính sách đối với người lao động, đào tạo và tuyển dụng nhân sự Phòng cũng đảm nhận công tác thi đua, khen thưởng và công tác hành chính, đưa ra các kế hoạch, chương trình cụ thể nhằm xác định các khoản chi phí như chi phí nhân công và chi phí khác Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính còn là nơi đề ra kế hoạch và cung cấp thông tin quan trọng trong quá trình tổng hợp kết quả kinh doanh của Chi nhánh.
Phòng kế toán của Chi nhánh chịu trách nhiệm tiếp nhận, ghi chép và lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, đồng thời lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị chính xác, kịp thời Đây cũng là bộ phận cung cấp các số liệu cần thiết để ban lãnh đạo đưa ra các kế hoạch phát triển dài hạn, bền vững và chiến lược phù hợp Việc duy trì công tác kế toán chặt chẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính của Chi nhánh.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo Chi nhánh về các hoạt động kế hoạch, thị trường, mua sắm vật tư và thiết bị, cũng như quản lý mua bán, xuất nhập tồn và sử dụng vật tư, phụ tùng của các đơn vị trong Chi nhánh Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm công tác hợp đồng kinh tế để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
Phòng quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý các dự án xây dựng của Chi nhánh, đảm bảo sự phối hợp hài hòa với các kế hoạch tổng quát của phòng tổ chức hành chính về nhân sự và vốn cho từng dự án Ngoài ra, phòng ban này còn giám sát chặt chẽ tiến độ và chất lượng của từng dự án để đảm bảo hoàn thành đúng tiêu chuẩn và thời gian đề ra.
Các tổ, đội xây dựng tại công trường đóng vai trò là những lao động trực tiếp thực hiện các hoạt động xây dựng Được tổ chức thành các nhóm nhỏ khác nhau, các tổ, đội này giúp đảm bảo công tác giám sát và quản lý tiến hành hiệu quả Việc tổ chức các tổ, đội xây dựng rõ ràng giúp nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tiến độ thi công xây dựng công trình.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng Lũng Lô
công ty xây dựng Lũng Lô
1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh
Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng Lũng Lô đã hình thành hơn 4 năm, dựa trên nền tảng vững chắc của Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô Nhờ có nền tảng mạnh mẽ này, chi nhánh có nhiều điều kiện thuận lợi để triển khai hoạt động kinh doanh hiệu quả Điều này giúp chi nhánh dễ dàng đạt được các thành tựu nổi bật trong lĩnh vực xây dựng cầu hầm.
Bảng 1.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
DT hoạt động tài chính 42.536 50.632 60.742 78.502
LN thuần từ hoạt động KD 5.395 6.822 6.449 8.295
Tổng LN kế toán trước thuế 6.368 7.902 7.561 9.395
Phân tích các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của Chi nhánh
Doanh thu thuần của Chi nhánh liên tục tăng từ năm 2010 đến 2013, thể hiện sự phát triển ổn định qua các năm Cụ thể, năm 2010, doanh thu đạt 353.567 triệu đồng, tăng lên 395.645 triệu đồng vào năm 2011, tức là tăng 11,9% Năm 2012, doanh thu tiếp tục tăng mạnh lên 453.642 triệu đồng, tăng 14,7% so với năm trước, trong khi năm 2013 đạt 500.634 triệu đồng, tăng 10,4% Sự biến động trong tốc độ tăng trưởng cho thấy năm 2012 là giai đoạn doanh thu tăng đột biến, có thể do Chi nhánh nhận được nhiều dự án hơn trong năm này.
Giá vốn hàng bán phản ánh mối quan hệ chặt chẽ với doanh thu, khi doanh thu tăng sẽ kéo theo sự tăng trưởng của giá vốn Năm 2010, giá vốn đạt 295.633 triệu, tăng lên 320.556 triệu vào năm 2011, tương ứng tăng 8,4% Trong năm 2012, giá vốn tiếp tục tăng lên 399.674 triệu, mức tăng 24,7% so với năm trước, và đến năm 2013, giá vốn là 442.467 triệu, tăng 10,7% Quy luật biến đổi của giá vốn phù hợp với xu hướng doanh thu, nhưng tốc độ tăng trưởng khác nhau dẫn đến sự thay đổi trong lợi nhuận gộp của doanh nghiệp.
Trong năm 2010, lợi nhuận gộp của Chi nhánh đạt 57.934 triệu đồng, tăng lên thành 75.089 triệu đồng vào năm 2011, tức là tăng 29,6% tương ứng 17.155 triệu đồng Tuy nhiên, năm 2012, lợi nhuận gộp giảm xuống còn 53.968 triệu đồng, giảm 28,1% tương đương -21.121 triệu đồng so với năm trước.
Trong năm 2013, lợi nhuận gộp đạt 58.167 triệu đồng, tăng 4.199 triệu đồng và tương ứng với mức tăng 7,8% Lợi nhuận gộp có xu hướng biến động liên tục, đặc biệt với đột biến vào năm 2011 và xu hướng giảm nhẹ vào năm 2012, trước khi tăng trưởng trở lại vào năm 2013.
Trong giai đoạn 2010 – 2013, lợi nhuận kế toán trước thuế của Chi nhánh có xu hướng tăng trưởng, mặc dù có những biến động về mức độ Cụ thể, năm 2010, lợi nhuận đạt 6.368 triệu đồng, đến năm 2011, tăng lên 7.902 triệu đồng, tăng trưởng 24,1% Tuy nhiên, năm 2012 chứng kiến sự giảm sút còn -4,3% xuống còn 7.561 triệu đồng Đến năm 2013, lợi nhuận trở lại tăng mạnh, đạt 9.395 triệu đồng, tăng 24,3% so với năm trước, qua đó thể hiện xu hướng tăng đều trong suốt giai đoạn này.
Thuế TNDN phải nộp của chi nhánh được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm lợi nhuận kế toán trước thuế, do đó, khi lợi nhuận kế toán trước thuế biến đổi, số thuế TNDN phải nộp cũng sẽ biến động theo Năm 2010, chi nhánh phải nộp thuế TNDN là 1.592 triệu đồng, phản ánh mối quan hệ trực tiếp giữa lợi nhuận trước thuế và số thuế phải nộp.
Năm 2011, doanh thu thuế TNDN đạt 1,976 triệu đồng, tăng 384 triệu đồng so với năm trước (tương ứng mức tăng 24,1%) Tuy nhiên, năm 2012, thuế TNDN giảm còn 1.890 triệu đồng, giảm 86 triệu đồng (-4,3%) so với năm 2011 Đến năm 2013, thuế TNDN lại tiếp tục tăng lên 2.349 triệu đồng, tăng 459 triệu đồng so với năm 2012, thể hiện mức tăng trưởng 24,3%.
2012 Thuế TNDN trong cả giai đoạn 2010 – 2013 tăng lên, chứng tỏ sự đóng góp vào ngân sách Nhà nước của Chi nhánh ngày càng tăng.
Trong giai đoạn từ năm 2010 đến 2013, lợi nhuận thuần của Chi nhánh đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ, phản ánh kết quả tích cực của hoạt động kinh doanh Năm 2010, lợi nhuận thuần đạt 4.776 triệu đồng, tăng lên 5.927 triệu đồng vào năm 2011, tương ứng mức tăng 24,1% Tuy nhiên, năm 2012 chứng kiến sự giảm nhẹ còn -256 triệu đồng, giảm -4,3% so với năm 2011 Đến năm 2013, lợi nhuận thuần đã phục hồi và tăng mạnh lên 7.046 triệu đồng, tăng 24,3% so với năm trước, thể hiện sự tích cực trong hoạt động của Chi nhánh trong giai đoạn này.
1.3.2 Đánh giá các hoạt động thường ngày của Chi nhánh
Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm – Tổng công ty xây dựng chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, do đó, tại trụ sở chính của Chi nhánh chỉ có một số ít ban lãnh đạo,nhân viên quản lý, nhân viên văn phòng, còn lại đa số các lao động phải làm việc tại các công trình xây dựng ở các địa phương khác nhau Xây dựng là một ngành nghề khá nguy hiểm, đặc biệt là đối với lao động trực tiếp, do đó, môi trường làm việc là yếu tố quan trọng tác động tới tâm lý lao động, từ đó tác động đến chất lượng lao động Tại trụ sở chính, Công đoàn của Chi nhánh rất quan tâm tới tình hình nhân viên trong Chi nhánh. Vào những ngày đặc biệt như 26 – 3, 20 – 10, Công đoàn thường tổ chức các cuộc thi nấu ăn, cắm hoa, thi văn nghệ… Ngoài ra, ở cuối mỗi quý, Công đoàn thường tổ chức giao lưu văn nghệ giữa các phòng ban.
Tại các công trường xây dựng, do đặc thù công việc, những hoạt động giải trí tổ chức một cách khó khăn hơn, nhưng ban lãnh đạo Chi nhánh đã cố gắng khắc phục khó khăn, để tổ chức môi trường làm việc, sinh hoạt cho lao động một cách tốt nhất Cuối mỗi ngày làm việc, mỗi công trường thường xuyên tổ chức giao lưu giữa các tổ đội vào các buổi tối, để lao động tự nguyện đăng ký hát, văn nghệ, diễn hài… nhằm mang lại tiếng cười, xua tan sự mệt mỏi của người lao động.
Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị dự án của Chi nhánh
1.4.1 Nhân tố ngành nghề kinh doanh
Chi nhánh Cầu Hầm hiện đang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, đặc trưng bởi các sản phẩm đơn chiếc và thời gian thi công kéo dài Mỗi dự án thường thuộc về một đối tác khác nhau, đòi hỏi chi nhánh ký kết hợp đồng và triển khai chuẩn bị cũng như thực hiện từng hợp đồng một cách riêng lẻ Các công trình của chi nhánh thường nằm ở các địa điểm có vị trí địa lý khá xa nhau, gây ra những thách thức về quản lý và vận chuyển.
Do đặc thù ngành nghề, hoạt động kinh doanh của Chi nhánh thường được chia thành các dự án để quản lý hiệu quả Mỗi dự án dựa trên hợp đồng đã ký kết, trong đó Chi nhánh thiết kế phương án xây dựng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và quy định pháp luật Ban quản trị dự án chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của dự án, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Việc chia nhỏ hoạt động thành các dự án giúp tối ưu hóa quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.
Chi nhánh tiến hành hoạt động quản trị kinh doanh theo các dự án khác nhau, ban quản trị dự án gần như nắm vai trò quyết định mọi việc xảy ra tại dự án Do đó, vai trò của công tác quản trị dự án là rất quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh, nó quyết định đến thành công hay thất bại của dự án.
1.4.2 Nhân tố lao động (Bảng 1.2 Trang 15)
Trong giai đoạn 2010 – 2013, số lao động của Chi nhánh liên tục tăng lên, phản ánh rõ nét sự phát triển về quy mô hoạt động Sự gia tăng lao động này phù hợp với mức tăng trưởng doanh thu của Chi nhánh trong cùng kỳ Ngoài ra, việc thực hiện nhiều dự án hơn cũng đòi hỏi phải tăng cường nhân lực để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Tổng số lao động năm 2010 là 259 người, năm 2011 là 329 người, tức là tăng lên
70 người, tương ứng 27,0% Năm 2012, tổng lao động là 390 người, tăng lên 61 người, tương ứng 18,5% so với năm 2011 Năm 2013, tổng số lao động là 440 người, tăng lên
Số lượng lao động tại Chi nhánh tăng đều qua các năm, chiếm 12,8% so với năm 2012, thể hiện sự liên tục mở rộng quy mô hoạt động Tuy nhiên, trong giai đoạn 2010 – 2013, tốc độ tăng trưởng về số lượng và tỷ lệ tăng lao động đã có xu hướng giảm dần, phản ánh sự phân bổ lao động linh hoạt khi các dự án hoàn thành, nhân viên có thể được phân công sang các dự án mới.
Lao động của Chi nhánh được phân chia dựa trên nhiều tiêu chí, trong đó giới tính là yếu tố chính Trong đó, số lượng lao động nam chiếm tỷ trọng lớn nhất, thể hiện vai trò quan trọng của lực lượng này trong hoạt động của Chi nhánh Năm 2010, số lao động nam tại Chi nhánh vẫn duy trì vị trí chiếm đa số, góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc phân chia lao động theo giới giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực và nâng cao khả năng cạnh tranh của Chi nhánh trên thị trường.
Bảng 1.2 Quy mô và cơ cấu lao động Chi nhánh giai đoạn 2010 – 2013
Nữ 54 20,8 70 21,3 92 28,0 101 23,0 động nam là 205 người, chiếm 79,2% Năm 2011, số lao động nam là 259 người, chiếm 78.7% Số lao động nam năm 2011 tăng lên 54 người, tương ứng 26,3% so với năm
Năm 2010, tỉ trọng lao động giảm 0,5% Năm 2012, số lao động nam là 298 người, chiếm 71%, tăng lên 39 người, tương đương 15,1%, giảm 7,7% so với năm 2011 Trong cùng năm, số lao động nam là 319 người, chiếm 76%, tăng 19 người, tỉ lệ này tăng thêm 6,4% so với năm 2012 Tỷ lệ giới tính tại Chi nhánh liên tục biến động, tuy nhiên, lao động nam vẫn chiếm phần lớn, phù hợp với đặc thù ngành xây dựng của Chi nhánh.
Chất lượng lao động của Chi nhánh được thể hiện qua cơ cấu lao động theo trình độ, đặc biệt là lao động trình độ đại học và trên đại học Trong giai đoạn 2010-2013, số lượng lao động có trình độ cao đã tăng từ 45 người lên 60 người, tăng về số lượng rõ rệt Tuy nhiên, tỷ lệ lao động trình độ cao trong tổng số lao động lại giảm nhẹ qua các năm, từ 17,4% năm 2010 xuống còn 13,6% năm 2013 Điều này cho thấy, mặc dù số lượng nhân viên có trình độ cao tăng đều qua các năm, nhưng tỷ lệ này lại diễn biến giảm, phản ánh sự biến đổi trong cơ cấu lao động của Chi nhánh.
Lao động là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến hoạt động của mọi Chi nhánh, đặc biệt trong quản trị dự án Những nhân viên có trình độ cao, bao gồm cả lao động trực tiếp và các chuyên gia quản trị dự án, đóng vai trò then chốt trong đảm bảo hiệu quả từ lập kế hoạch đến thực hiện và giám sát dự án Chất lượng và thái độ làm việc của công nhân kỹ thuật, những người trực tiếp thực hiện dự án, quyết định thành công về tiến độ và chất lượng của dự án Lao động có tay nghề, kinh nghiệm và tâm huyết sẽ giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng cao và nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi nhánh.
1.4.3 Nhân tố khả năng quản lý
Công tác tổ chức quản lý của Chi nhánh đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản trị dự án Hoạt động quản trị dự án yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Chi nhánh để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án Việc tổ chức quản lý hợp lý giúp tăng cường khả năng thực thi và đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả nhất.
Trong quản lý dự án, phòng tài chính kế toán đóng vai trò quyết định ngân sách và các định mức kế hoạch để đảm bảo dự án hoạt động hiệu quả Phòng quản lý dự án chịu trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị và lập kế hoạch cụ thể cho dự án, còn phòng tổ chức hành chính giám sát tiến độ, quản lý lao động thực hiện dự án Mỗi phòng ban đều có chức năng riêng và ảnh hưởng lẫn nhau, vì vậy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của dự án Sự thiếu phối hợp có thể dẫn đến sai lệch trong kế hoạch, gây mâu thuẫn và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dự án Khả năng quản lý của ban lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban, giúp các bộ phận hiểu biết, gắn kết, đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và thực hiện dự án thành công.
1.4.4 Khả năng tài chính (Bảng 1.3 Trang 17)
Căn cứ vào bảng trên, có thể đánh giá khát quát tình hình tài chính của Chi nhánh giai đoạn 2010 – 2013.
Hệ số thanh toán tổng quát của Chi nhánh có xu hướng tăng, mặc dù có những diễn biến bất thường Năm 2010, hệ số này đạt 1,81 lần, và đã tăng lên 1,94 lần vào năm 2011, thể hiện sự cải thiện đáng kể trong khả năng thanh toán của Chi nhánh trong giai đoạn này.
Bảng 1.3 Tình hình tài chính Chi nhánh giai đoạn 2010 – 2013
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1.Hệ số thanh toán tổng quát 1,81 1,94 1,82 1,86
2.Hệ số tự tài trợ 0,45 0,49 0,45 0,46
3.Sức sinh lợi của tổng tài sản 1.93% 1.55% 1.22% 1.28%
4.Sức sinh lợi của vốn CSH 4.29% 3.19% 2.72% 2.78%
Năm 2012, hệ số thanh toán tổng quát giảm mạnh xuống còn 1,82 lần, phản ánh khả năng thanh toán của Chi nhánh gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, đến năm 2013, hệ số này đã tăng lên 1,86 lần, cho thấy sự cải thiện trong khả năng tài chính của Chi nhánh so với năm trước Nhìn chung, hệ số thanh toán tổng quát của Chi nhánh trong giai đoạn này cho thấy sự biến động, nhưng xu hướng tăng nhẹ vào năm 2013 phản ánh sự cố gắng nâng cao hiệu quả tài chính và khả năng chi trả của đơn vị.
Từ năm 2010 đến 2013, hệ số khả năng thanh toán tổng quát của Chi nhánh đã tăng trưởng và vượt qua mức 1, cho thấy khả năng thanh toán nợ phải trả về lý thuyết Tuy nhiên, để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và khả năng thanh toán thực tế, hệ số này cần phải lớn hơn 2 Hiện tại, hệ số này vẫn chưa đạt yêu cầu, do đó Chi nhánh cần xem xét các biện pháp nhằm nâng cao hệ số này Hệ số khả năng thanh toán là yếu tố quan trọng đối với nhà đầu tư và người cho vay, ảnh hưởng đến khả năng duy trì hoạt động kinh doanh bền vững của Chi nhánh.
Hệ số tự tài trợ của Chi nhánh có xu hướng biến động qua các năm từ 2010 đến 2013, thể hiện mức độ độc lập tài chính của Chi nhánh Cụ thể, năm 2010 hệ số là 0,45 lần, tăng lên 0,49 lần năm 2011, rồi giảm còn 0,45 lần năm 2012, và tăng nhẹ lên 0,46 lần năm 2013 Mặc dù hiện nay, Chi nhánh đang dựa chủ yếu vào nguồn vốn vay, nhưng mức chênh lệch giữa vốn vay và vốn chủ sở hữu không lớn, giúp đánh giá chung là Chi nhánh vẫn duy trì được khả năng độc lập tài chính tạm thời.
Một số dự án của Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm
Bảng 2.1: Dự án Chi nhánh thực hiện giai đoạn 2010 - 2013
TT Tên công trình Tổng giá trị (triệu)
Mỹ 1 67.845 943,4 2010 2012 Công ty CP Bà
Ban quản lý khu thương mại Lao Bảo – Quảng Trị
3 Khu tái định canh định cư thủy điện Đại Ninh 86.817 156,4 2012 2012 BQL DA nhà máy điện Hàm Thuận – Đa Mi
4 Hồ chứa nước Cửa Đạt 104.785 220,5 2012 2012 BQL DA thủy lợi 406
5 Hệ thống cáp quang biển quốc tế Liên Á 19.644 346,5 2012 Chưa
Công ty thông tin viễn thông điện lực
6 Nạo vét kênh An Phong 213.339 1.003,4 2011 Chưa BQL đầu tư và
– Mỹ Hòa – Bắc Đông HT xây dựng thủy lợi 10 7
Phát triển giao thông vận tải khu vực đồng bằng Bắc Bộ (dự án
Ban quản lý dự án đường thủy nội địa phía Bắc
Nguồn: Phòng quản lý dự án
Tổ chức quản trị dự án của Chi nhánh
2.2.1 Mô hình tổ chức ban quản trị dự án của Chi nhánh
Chi nhánh hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, với hoạt động dựa trên từng dự án cụ thể Mỗi dự án bao gồm các công trình xây dựng, phá dỡ mặt bằng hoặc khai thác, thường diễn ra trong khoảng thời gian nhất định và không liên tục Các dự án này thường thực hiện tại các địa điểm xa trụ sở chính, đòi hỏi công tác quản trị dự án chặt chẽ để đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công Quản lý hiệu quả từng dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của các hoạt động xây dựng của chi nhánh.
Sơ đồ 2.1 Ban quản lý dự án
Phụ trách tài chính kế toán
Mối quan hệ giữa Ban quản trị dự án và Chi nhánh
Chi nhánh và Ban quản trị dự án có mối quan hệ mật thiết, trong đó Ban quản trị dự án được Chi nhánh lựa chọn và thành lập dựa trên tiêu chí phù hợp Mỗi Ban quản trị dự án chịu trách nhiệm quản lý một dự án cụ thể, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả để đạt được mục tiêu đề ra.
Ban quản trị dự án đóng vai trò trực tiếp tại công trường xây dựng, đảm nhiệm công tác quản lý hoạt động hàng ngày để đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Họ cần thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động lên Chi nhánh để Chi nhánh có cái nhìn tổng thể và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Việc duy trì liên lạc thường xuyên giữa Ban quản trị và Chi nhánh giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án và đảm bảo an toàn, tiến độ thi công.
Trong các tình huống phát sinh, ban quản trị cần báo cáo kịp thời cho Chi nhánh để xin ý kiến chỉ đạo Nếu cần quyết định gấp, ban quản trị có thể tự quyết và gửi thông báo nhanh chóng nhất tới Chi nhánh, đảm bảo xử lý hiệu quả và đúng quy trình.
Chức năng, nhiệm vụ của ban quản trị dự án
- Xây dựng các kế hoạch về định mức, nguyên vật liệu, nhân công, chi phí cho dự án mình quản lý
- Quản lý chất lượng công trình dự án
- Giám sát hoạt động của lao động trực tiếp của dự án
- Đảm bảo công tác an toàn lao động của dự án
- Ghi chép và báo cáo mọi thông tin của dự án về Chi nhánh
Phân định trách nhiệm trong ban quản lý dự án
Trong quản lý dự án, mỗi chi nhánh thường thành lập một ban quản lý riêng gồm các thành viên chủ chốt như nhân viên phụ trách toàn bộ dự án, nhân viên quản lý lao động, tài chính kế toán, và vật tư Các thành viên này đảm bảo công tác điều hành dự án đạt hiệu quả cao, phù hợp với quy mô và độ phức tạp của dự án Tùy thuộc vào tính chất của dự án, chi nhánh có thể bổ sung thêm thành viên để tăng cường quản lý và điều phối công việc.
Bảng 2.2 Trách nhiệm quản lý dự án STT Thành viên phụ trách Nội dung quản lý
1 Phụ trách lao động Lập kế hoạch về nhân sự, tuyển dụng, phân công lao động, quản trị chi phí nhân công…
Lập kế hoạch về vật tư, mua vật tư, vận chuyển, bảo quản vật tư, xuất dùng vật tư, theo dõi trong định mức…
Phụ trách tài chính kế toán thực hiện lập kế hoạch về vốn và chi phí, xác định các định mức nhân công, vật tư để đảm bảo hoạt động hiệu quả Họ theo dõi việc kiểm soát chi phí, tính toán và chi trả lương nhân viên, giúp doanh nghiệp duy trì ngân sách hợp lý và đảm bảo thanh khoản tài chính ổn định Việc quản lý chính xác các khoản chi phí và lương thưởng góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển bền vững của công ty.
Trong quản lý dự án, mỗi thành viên đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả Nhân viên phụ trách lao động chịu trách nhiệm lập kế hoạch và theo dõi tình hình lao động của dự án Nhân viên quản lý vật tư đảm nhận công tác xây dựng định mức, kế hoạch vật tư và kiểm soát việc sử dụng vật tư Nhân viên tài chính kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch vốn, chi phí và theo dõi tình hình chi tiêu của dự án Thành viên phụ trách tổng hợp đóng vai trò điều tiết, lãnh đạo và trung gian, tập hợp các kế hoạch, xem xét, phê duyệt và giám sát việc thực hiện, đòi hỏi có trình độ cao và nhiều kinh nghiệm trong quản trị dự án Tất cả các thành viên phối hợp chặt chẽ để đảm bảo thành công của dự án.
2.2.2 Quy trình tổ chức quản trị dự án
Quy trình tổ chức quản trị dự án của Chi nhánh được diễn ra theo các bước sau:
- Tìm kiếm thông tin mời thầu
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội mời thầu từ các chủ đầu tư, giúp mở rộng thị trường và tăng doanh thu Quá trình này bao gồm thu thập thông tin từ các phương tiện truyền thông, báo cáo ngành và nguồn nội bộ trong lĩnh vực xây dựng để nắm bắt các dự án tiềm năng Việc cập nhật và phân tích dữ liệu chính xác là yếu tố then chốt giúp phòng kinh doanh xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả và thúc đẩy phát triển doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch thi công
Sau khi phòng kinh doanh nhận được thông tin mời thầu từ các chủ đầu tư, phòng quản lý dự án bắt đầu lập các kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm phương án thi công và dự trù ngân sách phù hợp Quá trình này đảm bảo các yếu tố về tiến độ, chi phí và chất lượng dự án được tối ưu hóa Việc xây dựng kế hoạch dự án rõ ràng giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng các bước thực hiện và chuẩn bị nguồn lực cần thiết Đồng thời, việc lập kế hoạch kỹ lưỡng góp phần nâng cao khả năng thắng thầu và đảm bảo tiến độ thi công đúng cam kết với chủ đầu tư.
Lãnh đạo Chi nhánh là người quyết định phê duyệt công tác chuẩn bị và các phương án đấu thầu.
- Đấu thầu / Nhận chỉ định thầu
Phòng quản lý dự án sẽ theo lệnh của lãnh đạo, chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tiến hành đấu thầu và nhận chỉ định thầu.
- Lập biện pháp thi công
Bộ phận kỹ thuật thi công của phòng xây dựng Chi nhánh tiếp nhận hồ sơ, tài liệu liên quan đến công trình từ các phòng chức năng để đảm bảo quy trình xây dựng diễn ra suôn sẻ Chức năng chính của bộ phận này là chịu trách nhiệm lập kế hoạch và biện pháp thi công cụ thể cho từng dự án Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu và phương án thi công giúp nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình xây dựng.
Phân công lao động sẽ do phòng tổ chức thực hiện, đảm bảo rõ ràng và hiệu quả trong quản lý dự án Quy trình này bao gồm việc phân công ban quản lý dự án để điều hành công trình một cách chuyên nghiệp và phân bổ bộ máy lao động thi công nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Việc phân công hợp lý giúp nâng cao năng suất lao động và đảm bảo các hoạt động thi công diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch đề ra.
Sơ đồ 2.2 Quy trình tổ chức quản trị dự án
Tìm kiếm thông tin mời thầu
Lập kế hoạch thi công
Lập biện pháp thi công
Các đội thi công chuyên trách chịu trách nhiệm triển khai công trình dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa chi nhánh và chủ đầu tư Họ thực hiện theo hồ sơ dự thầu, quyết định giao nhiệm vụ và quyết định phê duyệt bộ máy của chi nhánh theo quy định của pháp luật về xây dựng cơ bản và quy chế quản lý của chi nhánh.
Ban quản trị dự án được phân công theo dõi kiểm ra có trách nhiệm:
Cập nhật định kì theo quy định các hồ sơ pháp lí và hồ sơ chất lượng của công trình
Theo dõi chặt chẽ tiến độ công trình, khi phát sinh các vấn đề không phù hợp cần báo cáo ngay đối với bộ phận thi công.
Trên cơ sở đề xuất phương án không hợp lí, chỉ huy trưởng công trường tiến hành khắc phục và lao động giám sát có nhiệm vụ kiểm tra việc khắc phục.
Phòng quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm tra định kỳ dựa trên tiến độ thi công các công trình và nguồn lực của Chi nhánh, đảm bảo quá trình xây dựng diễn ra đúng tiến độ, chất lượng và an toàn Việc xây dựng kế hoạch kiểm tra chi tiết giúp phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến thi công, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án Lập kế hoạch kiểm tra công trình định kỳ là bước quan trọng nhằm duy trì chất lượng công trình, phù hợp với các quy định về quản lý dự án và tiêu chuẩn kỹ thuật.
Ban quản trị mỗi dự án đóng vai trò trực tiếp kiểm tra công trình dựa trên các tiêu chí về chất lượng thi công và tiến độ thi công, đảm bảo dự án đạt tiêu chuẩn cao nhất Việc này giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng hạn Bộ phận quản trị dự án đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát chất lượng, phối hợp các bộ phận liên quan và duy trì các tiêu chuẩn an toàn, chất lượng của công trình Quản lý dự án chặt chẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả thi công và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Nội dung quản trị dự án
2.3.1 Quản trị tiến độ thời gian dự án
Công tác quản trị tiến độ thời gian được thể hiện thông qua quá trình lập kế hoạch tiến độ, quá trình giám sát và kiểm soát tiến độ
Trong giai đoạn chuẩn bị dự án, công tác lập kế hoạch tiến độ thời gian đóng vai trò quan trọng để đảm bảo tiến trình dự án diễn ra theo đúng kế hoạch Kế hoạch tiến độ thời gian được xây dựng dựa trên phân tích kỹ lưỡng các yếu tố liên quan, giúp quản lý dự án hiệu quả hơn Việc lập kế hoạch chi tiết về tiến độ giúp xác định rõ các mốc thời gian quan trọng, từ đó dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến trình công việc Kế hoạch tiến độ thời gian còn là cơ sở để phối hợp các bộ phận liên quan, đảm bảo dự án được thực hiện một cách suôn sẻ và đúng tiến độ.
Lập kế hoạch kiểm tra
Trong quá trình xây dựng kế hoạch dự án, cần dựa trên kinh nghiệm từ các dự án trước để đảm bảo tính thực tiễn và hiệu quả Việc phân tích đặc thù của từng dự án, như địa hình, điều kiện vật chất và môi trường xung quanh, là yếu tố then chốt giúp định hình kế hoạch phù hợp Ban quản trị dự án cần nghiên cứu kỹ các yếu tố này để xây dựng tiến độ phù hợp với thực tế địa phương Thành lập bảng tiến độ công việc rõ ràng, thống nhất là bước quan trọng giúp giám sát và kiểm soát tiến độ dự án một cách chính xác và hiệu quả.
Công tác giám sát và kiểm soát tiến độ dự án được ban quản trị thực hiện dựa trên bảng tiến độ đã xây dựng, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tiến trình thi công hàng ngày Qua quá trình đánh giá liên tục, ban quản trị cập nhật ghi chép vào sổ Nhật ký xây dựng nhằm theo dõi chính xác các hoạt động của dự án Định kỳ, ban quản trị lập các báo cáo tiến độ dự án cho các đối tượng liên quan, giúp đảm bảo tiến độ thi công được kiểm soát hiệu quả và minh bạch Đây là phương pháp quan trọng giúp chi nhánh giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện dự án, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.
Bảng 2.3 Các loại báo cáo về kiểm soát tiến độ thời gian
Loại báo cáo Nội dung Đối tượng sử dụng
(đối với dự án < 6 tháng)
- Đánh giá công việc hàng tuần
- Tiến độ thực hiện theo thời gian
- Nguyên nhân nhanh / chậm tiến độ
- Lãnh đạo ban quản trị dự án
- Đánh giá công việc hàng tháng
- Nguyên nhân nhanh / chậm tiến độ
- Lãnh đạo ban quản trị dự án
(đối với dự án > 1 năm)
- Lãnh đạo ban quản trị dự án
- Lãnh đạo Chi nhánh chậm tiến độ
- Giải pháp đề xuất - Đối tác
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Công tác lập báo cáo về tiến độ thời gian được thực hiện tùy thuộc vào mỗi giai đoạn thực hiện dự án, theo yêu cầu của đối tượng sử dụng Nội dung của các báo cáo đã lập nêu lên được tình hình thực hiện dự án so với kế hoạch, tiến độ các hoạt động đang diễn ra trong quá trình thực hiện dự án Cách thức thu thập thông tin phục vụ cho công tác báo cáo là một công việc góp phần làm tăng hiệu quả của các báo cáo Hiện tại, công tác ghi chép số liệu, cập nhật thông tin để phục vụ cho công tác báo báo tại Ban quản trị dự án của Chi nhánh còn sơ sài, chưa thống nhất trong ghi nhận thông tin trong nhật ký giám sát, chưa đảm bảo tính logic về thông tin giữa các báo cáo và trong nhật ký giám sát tại hiện trường dẫn đến một số thông tin ghi chép sai lệch so với kế hoạch được duyệt
Việc lưu trữ hồ sơ giám sát không khoa học gây chậm trễ trong việc truyền tải thông tin đến nhà quản lý Nguyên nhân chính là chưa có mẫu báo cáo giám sát thống nhất, khiến cán bộ giám sát tại công trường khó khăn trong việc theo dõi và báo cáo hiệu quả Thiếu tiêu chí rõ ràng và kế hoạch giám sát cụ thể cũng là những yếu tố làm giảm tính chính xác và nhanh chóng của quá trình giám sát.
Bảng 2.4 Một số nội dung trong báo cáo năm 2013 của dự án
Công tác thiết kế dự án
- Thời gian thiết kế đạt kế hoạch
- Thời gian thẩm định, xét duyệt thiết kế lâu hơn kế hoạch là 10 ngày
Khởi công công trình - Thời gian khởi công được tiến hành chậm hơn 10 ngày do thời gian xét duyệt thiết kế lâu hơn
Thời gian cung cấp vật liệu xây dựng đúng tiến độ yêu cầu là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tiến độ thi công không bị trì hoãn Đồng thời, việc hoàn thành đường dây cấp điện thi công đúng hạn góp phần thúc đẩy tiến độ dự án diễn ra thuận lợi hơn Việc kiểm soát tốt thời gian cung ứng vật liệu và hoàn thiện hệ thống điện đóng vai trò then chốt trong quá trình thi công xây dựng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu chất lượng và tiến độ đề ra.
- Thời gian triển khai chậm hơn kế hoạch do sự chậm trễ của các khâu trước
Công tác xây dựng đường dây cấp điện thi công được thực hiện đúng tiến độ theo kế hoạch đề ra, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Khu nhà dành cho ban quản lý và công nhân xây dựng đã hoàn thành sớm hơn dự kiến 5 ngày, góp phần đẩy nhanh tiến độ tổng thể của dự án.
Công tác giải phóng mặt bằng
- Công tác giải phóng mặt bằng gặp một số trục trặc do sự bất đồng ý kiến từ phía người dân
- Thời gian giải phóng mặt bằng chậm hơn kế hoạch
Xây dựng khu nhà ở luôn đòi hỏi phải tuân thủ đúng kế hoạch và tiến độ đã đề ra để đảm bảo chất lượng và hiệu quả dự án Quản trị tiến độ thời gian là yếu tố ưu tiên, giúp đối tác hài lòng và giảm thiểu rủi ro tài chính cho Chi nhánh Ban quản lý dự án theo dõi sát sao tiến độ từng công trình, nhanh chóng xác định nguyên nhân chậm tiến độ và đề xuất các giải pháp khắc phục như làm thêm giờ để đảm bảo dự án không bị trì hoãn Việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ giúp giữ vững cam kết về thời gian và nâng cao hiệu quả xây dựng khu nhà ở.
Bảng 2.5 Kết quả quản trị tiến độ thời gian giai đoạn 2010 – 2013
Tổng số dự án được thực hiện 10 12 12 14
Số dự án đúng tiến độ 7 10 8 11
Số dự án chậm tiến độ 2 1 2 1
Số dự án vượt tiến độ 1 1 2 2
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Trong năm 2013, công tác quản trị tiến độ dự án theo thời gian tại Chi nhánh cho thấy kết quả khả quan, với tỷ lệ dự án chậm tiến độ rất thấp Cụ thể, chỉ có 1 trong tổng số 14 dự án gặp phải vấn đề về trễ hạn, cho thấy hiệu quả trong việc quản lý tiến độ và đảm bảo thời gian hoàn thành dự án.
Dự án bị chậm tiến độ thường xuất phát từ nguyên nhân thời tiết bất lợi hoặc các tình huống phát sinh ngoài ý muốn liên quan đến vật liệu, nhân công, khiến công trình chưa đạt chất lượng yêu cầu và phải tiến hành xây dựng lại.
Giai đoạn 1 của dự án Nạo vét kênh An Phong gặp khó khăn trong quản trị thời gian khi vượt tiến độ dự kiến Dự án đã dự kiến hoàn thành trong 490 ngày but thực tế kéo dài đến 497 ngày, cho thấy sự chậm trễ so với kế hoạch ban đầu Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo tiến độ dự án được thực hiện đúng hạn.
Quản trị dự án không thành công, tuy nhiên mức độ chậm trễ so với kế hoạch chỉ là 7 ngày, chiếm 1,4% tổng tiến độ, cho thấy mức độ trễ nhỏ và có thể chấp nhận được trong quá trình quản lý dự án.
Bảng 2.6 Quản trị thời gian của giai đoạn 1 Dự án Nạo vét kênh An Phong Nội dung Thời gian kế hoạch Thời gian thực hiện
Công tác thiết kế dự án 90 ngày 100 ngày
Khởi công công trình 90 ngày 90 ngày
Thời gian cung cấp vật liệu xây dựng 60 ngày 60 ngày
Hoàn thành đường dây cấp điện thi công 90 ngày 90 ngày
Hoàn thành khu nhà cho ban quản lý và công nhân xây dựng
Công tác giải phóng mặt bằng 100 ngày 102 ngày
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Bảng 2.7 Quản trị thời gian của giai đoạn 1 dự án Hồ chứa nước Cửa Đạt Nội dung Thời gian kế hoạch Thời gian thực hiện
Công tác thiết kế dự án 60 ngày 55 ngày
Khởi công công trình 40 ngày 40 ngày
Thời gian cung cấp vật liệu xây dựng 30 ngày 25 ngày
Hoàn thành đường dây cấp điện thi công 50 ngày 50 ngày
Hoàn thành khu nhà cho ban quản lý và công nhân xây dựng 30 ngày 25 ngày
Công tác giải phóng mặt bằng 60 ngày 60 ngày
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Giai đoạn 1 của dự án Hồ chứa nước Cửa Đạt đã thành công trong công tác quản trị thời gian, đảm bảo tiến độ phù hợp với kế hoạch đề ra Thời gian hoàn thành giai đoạn này theo dự kiến đã đạt được, góp phần thúc đẩy tiến độ toàn bộ dự án nhanh chóng và hiệu quả Quản lý thời gian chặt chẽ trong giai đoạn đầu đã tạo nền tảng vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Trong vòng 270 ngày, tuy nhiên thực tế, Chi nhánh chỉ mất 255 ngày để hoàn thành kế hoạch, cho thấy khả năng quản trị thời gian của họ rất hiệu quả Điều này chứng minh rằng, trong giai đoạn này, Chi nhánh đã đạt thành tích ấn tượng trong việc quản lý dự án Hồ chứa nước Cửa Đạt.
Chi nhánh đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật, trong đó có các dự án hoàn thành nhanh hơn so với tiến độ dự kiến Thành công này nhờ vào việc lên kế hoạch dự phòng cho thời tiết xấu, nhưng thực tế điều kiện thời tiết thuận lợi, tạo điều kiện thuận lợi cho thi công Ngoài ra, năng suất làm việc cao hơn của lao động cũng góp phần giảm thiểu thời gian thi công, nâng cao hiệu quả dự án.
2.3.2 Quản trị nguồn vốn dự án
Đánh giá công tác quản trị dự án của Chi nhánh
Chi nhánh xây dựng Cầu Hầm thuộc Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô, một đơn vị có tiềm lực tài chính vững mạnh và truyền thống lâu đời trong ngành xây dựng Nhờ vào lợi thế về nguồn lực và kinh nghiệm, chi nhánh đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể và có ưu thế trong quản trị dự án Sự phát triển của chi nhánh góp phần nâng cao danh tiếng và khả năng cạnh tranh của Tổng Công ty trong lĩnh vực xây dựng cầu đường và hầm.
Chi nhánh đã thiết lập bộ máy quản trị dự án khoa học và hiệu quả, với ban quản trị đầy đủ chức năng và nhân sự chuyên trách Nhờ vào đội ngũ quản lý nhiều kinh nghiệm, bộ máy dễ dàng lập kế hoạch tiến độ, phân bổ nhân công và kiểm soát chi phí để đảm bảo thành công dự án.
Chi nhánh chủ động xây dựng các kế hoạch quản trị dự án, bao gồm kế hoạch tiến độ thời gian và chi phí, dựa trên kinh nghiệm từ các dự án trước và phù hợp với điều kiện cụ thể của từng dự án.
Chi nhánh đã thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ cho từng dự án, giúp theo dõi tiến độ và chi phí dự án một cách chính xác Các báo cáo này cho biết rõ tình hình thực hiện kế hoạch về tiến độ, chi phí, cũng như phân tích sự chênh lệch giữa thực tế và dự kiến Nhờ đó, công ty có thể xác định nguyên nhân của các sai lệch và đề xuất các biện pháp khắc phục kịp thời Việc có hệ thống báo cáo giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án và đảm bảo tiến độ, chi phí luôn trong tầm kiểm soát.
Công tác quản trị tiến độ thời gian dự án được thực hiện một cách chi tiết, với các báo cáo được phân chia theo từng giai đoạn của dự án Kết quả quản lý tiến độ ngày càng ổn định, số dự án chậm tiến độ chiếm tỷ lệ nhỏ và đang giảm dần, trong khi một số dự án hoàn thành sớm hơn dự kiến Thành công này phản ánh nỗ lực của toàn Chi nhánh trong công tác quản trị tiến độ, dựa trên kinh nghiệm tích lũy qua nhiều năm hoạt động.
Công tác quản trị nguồn vốn dự án của Chi nhánh được lên kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn nhằm đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn Sự chênh lệch giữa nguồn vốn cung cấp và nguồn vốn kế hoạch đã có xu hướng giảm dần, cho thấy sự kiểm soát tốt hơn trong quản lý tài chính dự án Quản trị nguồn vốn dự án được thực hiện chi tiết cho từng khoản mục dựa trên mục đích sử dụng nguồn vốn trong từng giai đoạn của dự án, giúp tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
Chi nhánh đạt hiệu quả cao trong công tác quản trị nhân công bằng cách xây dựng kế hoạch nhân sự cho từng dự án và nguồn huy động nhân công phù hợp Ban quản trị không chỉ đảm bảo đủ tiền lương mà còn lo liệu chỗ ăn, chỗ ở cho nhân công, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên làm việc hiệu quả.
Quản trị chi phí dự án được thực hiện một cách chi tiết, từ xây dựng định mức chi phí cho từng khoản mục đến lập kế hoạch tổng thể cho các giai đoạn Chi nhánh đã đánh giá và điều chỉnh dòng chi phí phù hợp với dòng nguồn vốn của dự án để tối ưu hóa ngân sách Trong quá trình sử dụng chi phí, ban quản trị liên tục giám sát và kiểm tra các đề xuất về vật liệu và nhân công nhằm đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí và nâng cao hiệu quả dự án.
Chi nhánh đã thiết lập bộ máy quản trị dự án theo tiêu chuẩn chung, khiến cấu trúc này mang tính cứng nhắc và chưa linh hoạt phù hợp với đặc thù từng dự án Ban quản trị dự án được xây dựng dựa trên mẫu chung toàn Chi nhánh, không tận dụng được các đặc điểm riêng biệt của từng dự án để tối ưu hóa hiệu quả Thành viên trong ban quản trị đều có nhiều kinh nghiệm quản trị, nhưng do đó lại thường xuyên lựa chọn và lên kế hoạch dựa trên ý kiến chủ quan, ít mở rộng kiến thức và học hỏi những phương pháp mới Trong bối cảnh nền kinh tế biến động ngày càng nhanh, điều này gây ra hạn chế trong khả năng thích nghi và sáng tạo của ban quản trị dự án.
Dù đã có sự quan tâm đến lập kế hoạch tiến độ dự án và xây dựng hệ thống báo cáo tiến độ, nhưng công tác này vẫn chưa đạt được hiệu quả cao Hệ thống lưu trữ hồ sơ và nhật ký giám sát công trình còn chưa khoa học, gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin Việc ghi chép số liệu và cập nhật thông tin để viết báo cáo còn sơ sài, chưa chuyên nghiệp Các báo cáo hiện nay chủ yếu dựa vào diễn giải bằng lời nói, ít sử dụng bảng biểu và các phương pháp phân tích hiện đại, ảnh hưởng đến tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.
Công tác quản trị vốn trong dự án hiện chủ yếu tập trung vào việc phân tích từng khoản mục vốn dựa trên nội dung chi phí như chi phí nhân công và vật liệu, điều này là cần thiết nhưng chưa đủ Đặc biệt, chi nhánh chưa thể phân tích chi tiết từng nội dung chi phí cho từng bước và công đoạn của quá trình xây dựng, dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá chính xác hiệu quả quản trị vốn của từng công đoạn Do đó, việc thiếu phân tích chi tiết khiến chi nhánh không thể xác định rõ công đoạn nào đạt kết quả tốt và công đoạn nào cần cải thiện để nâng cao hiệu quả dự án.
Chi nhánh cần xây dựng hệ thống kiểm soát nguồn vốn để theo dõi tiến trình cung cấp vốn và các biến động trong từng hạng mục cũng như toàn bộ hệ thống Việc sử dụng công cụ quản trị dự án giúp đo lường sự biến động của kế hoạch, từ đó phát hiện sớm các yếu tố ảnh hưởng và xử lý kịp thời Ngoài ra, áp dụng kỹ thuật sơ đồ nhân quả sẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây chậm tiến độ, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.
Chi nhánh mới chỉ cung cấp số liệu kế hoạch tổng thể về nhân công thực hiện dự án, tuy nhiên chưa đưa ra thông tin chi tiết về nhân công trong từng công đoạn Hiện tại, chi nhánh vẫn chưa có kế hoạch cụ thể về việc sử dụng nhân công cho từng phần của dự án, điều này cần được cập nhật để đảm bảo quản lý nhân lực hiệu quả và theo sát tiến độ dự án.
Trong công tác quản trị lao động dự án, ban quản trị thường chú trọng đến các yếu tố vật chất mà bỏ qua tinh thần và trạng thái tâm lý của người lao động Việc làm việc liên tục suốt tuần không có ngày nghỉ hoặc phải làm thêm giờ dễ gây ra áp lực lớn cho nhân viên, từ đó làm giảm năng suất và hiệu quả làm việc Để đảm bảo tiến độ dự án và nâng cao hiệu quả công việc, cần quan tâm đến yếu tố tinh thần của người lao động và xây dựng chính sách nghỉ ngơi hợp lý.
Hiện nay, chi nhánh mới tập trung vào việc xây dựng kế hoạch và đánh giá việc hoàn thành kế hoạch theo từng khoản mục chi phí trong toàn bộ dự án hoặc theo từng năm Tuy nhiên, chi nhánh chưa thực hiện đánh giá chi tiết và định kỳ trong từng công đoạn cụ thể của dự án để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ tiến độ và ngân sách Việc thiếu nền tảng đánh giá này có thể ảnh hưởng đến khả năng điều chỉnh kịp thời và tối ưu hóa các nguồn lực của dự án.