Tăng cường công tác quản lý văn phòng của Công ty GPT

Luận văn : Tăng cường công tác quản lý văn phòng của Công ty GPT

Luận văn tốt nghiệp

Lời nói đầu

Hiện nay - xét về phơng diện vĩ mô, nền kinh tế Việt Nam đang có nhữngbớc chuyển mạnh khá khả quan, hệ thống pháp chế kinh doanh đợc nhanhchóng hoàn thiện; nền kinh tế thị trờng đang trên đà phát triển và tỏ rõ “khảnăng thích ứng của ngời Việt Nam”, thị trờng nội địa hóa đang đợc tổ chức lạitheo hớng cạnh tranh lành mạnh, thị trờng nớc ngoài đang đợc củng cố và mởrộng, cơ sở hạ tầng đang đợc xúc tiến xây dựng mạnh mẽ

Điều đó cho phép nớc ta hình thành một môi trờng kinh doanh thuận lợi, thúc

đẩy việc tạo lập, tổ chức lại, phục hồi và phát triển các doanh nghiệp nọi địa hoạt động đạt hiệu quả Để góp phần thực hiện những mục tiêu chiến lợc KT -

XH theo định hớng XHCN mà Đảng đã đề ra Bên cạnh thuận lợi đó, chúng tacần phải đặt ra đòi hỏi nghiêm ngặt về trình độ tổ chức, quản lý doanh nghiệp nhằm thích nghi với sự cạnh tranh của nền kinh tế thị trờng

Trong công cuộc đổi mới này, cải cách hành chính là một trong những nhiệm

vụ hàng đầu mà Đảng và Nhà nớc ta quan tâm; trong đó công tác tổ chức quản

lý văn phòng là một phần việc rất quan trọng không thể thiếu đợc trong công tác quản lý doanh nghiệp bởi công tác văn phòng là hoạt động hỗ trợ cho những bộ phận khác trong cùng một doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu chung, nó là hoạt động không những đặc trng của doanh nghiệp mà còn giúp cho doanh nghiệp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ vàthẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại công ty FPT, đợc tìm hiểu về bộ máy làm việc cũng nh

cơ cấu tổ chức của công ty, nhất là văn phòng công ty, em đã chọn đề tài: " Tăng cờng công tác quản lý văn phòng của công ty FPT " làm nội dung

Luận văn tốt nghiệp

nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình Khóa luận đợc chia làm 3

ch-ơng:

Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng.

Chơng 2: Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng của công ty FPT.

Chơng 3: Những nhận xét đánh giá và một số biện pháp tăng cờng công

tác quản lý văn phòng của công ty FPT.

Do kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, thời gian nghiên cứu

ch-a nhiều nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót Với lòng biết ơnsâu sắc, em mong muốn nhận đợc những ý kiến phê bình, góp ý quý báu củacác thầy cô, tập thể cán bộ công ty FPT và các bạn, giúp em nâng cao hơn nữatrình độ hiểu biết về lý luận cũng nh thực tiễn

Em xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Đinh Văn Tiến, Thạc Sỹ Trịnh Thanh Hà

và các thầy cô giáo khoa Hành chính doanh nghiệp cùng Ban lãnh đạo, tập thểcán bộ nhân viên đang công tác tại công ty FPT đã giúp đỡ em hoàn thành bàiviết này

Luận văn tốt nghiệp

Tăng cờng công tác quản lý văn phòng của công ty FPT

Chơng 1

lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng

1.1 Sự cần thiết của văn phòng:

1.1.1 Khái niệm và vai trò của văn phòng:

Trong một doanh nghiệp hàng ngày có nhiều dữ liệu nảy sinh (các tài nguyên,

số nhân viên, các chi phí, các hồ sơ khách hàng, doanh số bán, chi tiết giao dịch kinh doanh) cần đợc xử lý chính xác, kịp thời, thích hợp để trở thành những thông tin hữu ích giúp cho ngời lãnh đạo ra quyết định kinh doanh một cách đúng đắn Trong đó, văn phòng là một bộ phận làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền của doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh

nghiệp, đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả

Vai trò của văn phòng thể hiện ở chỗ:

* Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh nhữngcông việc mang tính vụ việc

* Giúp lãnh đạo trong việc điều hòa phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất

* Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đợc thông suốt, đạt hiệu quả cao

1.1.2 - Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng:

1.1.2.1 - Chức năng của văn phòng:

Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau:

* Chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

Luận văn tốt nghiệp

Hàng ngày, doanh nghiệp tiếp nhận rất nhiều dữ liệu dới nhiều hình thứckhác nhau nh: Con số, chữ, tiếng động và hình ảnh Thông tin là những dữ liệu đợc sắp xếp thành những mẫu hình có ý nghĩa đợc lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng

để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát các hoạt động Có thể thấy rằng: Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng, sản phẩm của văn phòng

là thông tin Phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập, xử lý, ghi lại và truyền thông thông tin Khi đợc hỗ trợ bởi thông tin chính xác và kịp thời, quyết định hành chính sẽ đạt đợc hiẹu quả cao và ngợc lại Khi thông tin không chính xác, không tơng xứng, không kịp thời thì quyết

định sẽ không thể có hiệu quả Tầm quan trọng của chức năng tham mu tổng hợp là góp phần vào việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của cáccấp quản lý Trong quá trình tăng trởng kinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp làm phát sinh đến sự thiết lập những hệ thống thông tin trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mu tổng hợp là đầu mối thu thập, chuyển tải và xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

Văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các

bộ phận nghiệp vụ khác hoạt động có hiệu quả, cho nên ta phải có kế hoạchhợp lý Muốn thực hiện tốt chức năng này, cần chú ý:

+ Phân loại các chức năng, dịch vụ:

“Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn: Kế toán, tài vụ, thống kê kế hoạch

“Nhóm thuộc về quy trình xử lý thông tin: Xử lý văn bản, viễn thông, in ấn tài liệu

“Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp - hành chính - nhân sự

Cả 3 nhóm này đợc tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ có mục đích, cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lợng cao để các cấp quản lý ra quyết định kinh doanh

+ Nghiên cứu thiết lập các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệpkhác nhau, phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp để thực hiện tốt cácchức năng này Tùy theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà vănphòng có hai mô hình khác nhau: mô hình kiểu tập trung và mô hình kiểuphân tán

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng:

- Văn phòng có các nhiệm vụ sau:

“ Xây dựng công trình công tác năm, 6 tháng và lịch làm việc của doanh

nghiệp và thờng xuyên đôn đốc theo dõi, thực hiện chơng trình

“ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án ra quyết định quản lý theo

sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp

“ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và xử lý văn bản

* Nguyên tắc về mục tiêu:

Mọi công việc đợc định ra đều nhằm đạt đợc một mục tiêu nhất định, cho nên trớc khi định ra một bộ phận nào đó thì mục tiêu của bộ phận đó đã đợc xác

định rõ ràng Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm

và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác hoạt động thuận lợi Công việc của văn phòng đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách gián tiếp hoặc trực tiếp

* Nguyên tắc chức năng:

Mục tiêu quyết định chức năng Chức năng đợc xác định dựa trên các yêu cầu

và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó một cách thích hợp và không quá rộng Nếu một bộ phận chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ phận khác thì công việc sẽ bị cản trở

* Nguyên tắc về nhân viên:

Luận văn tốt nghiệp

Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc đợc ấn định cho nhânviên cá biệt, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào

đó Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề quản lý có ảnh hởng

đến công việc của họ, nhằm nâng cao khả năng xác định vai trò của mình đốivới các mục tiêu và các quy định, từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối vớicông việc

* Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn:

Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung và tăng cờng lẫn nhau, không nên vợt qua ở bất kỳ cấp độ nào, nhằm tránh hiện tợng có trách nhiệm mà không có quyền hạn và ngợc lại có quyền

mà không chịu trách nhiệm Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc khi phân công công việc cụ thể khi phân công công việc cần chú ý đến chuyên môn hóa, nhng đồng thời phải phát triển sự phối hợp Những chức năng có

liên quan hoặc tơng tự nhau đợc ghép chung thành nhóm.

* Nguyên tắc về ủy quyền

Trong bất kì một đơn vị nào, thủ trởng không thể làm hết mọi công việcnên phải biết ủy quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho trợ lý Điều

đó giúp cho ngời lãnh đạo có nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, cònnhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển

* Nguyên tắc tính về duy nhất của mệnh lệnh:

Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong tổ chức đợc cuốn hút theo một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn hóa Các nhân viên biết đợc vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách nhiệm

về các quyền hạn duy nhất

* Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát:

Luận văn tốt nghiệp

Nguyên tắc này liên quan đến số ngời dới quyền của một ngời kiểm soát Phạm vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý cần ít và ngợc lại Phạm vi kiểm soát còn gọi là phạm vi quản lý là một trong những yếu tố chủ yếu đợc xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay chiều ngang và nên phát triển theo hớng nào Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý hiệu quả, cần hiểu biết những yếu tố ảnh hởng đến phạm vi kiểm soát, bao gồm: Các hoạt

động có liên quan, kỹ năng của ngời đợc kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức

* Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức:

Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm thờikhối lợng Phải chú trọng nhạy cảm với vấn đề này Tính linh hoạt của tổ chứcthể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhânviên để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi cầnthiết

1.2.2 - Tập trung hóa hay phân tán các dịch vụ hỗ trợ văn phòng:

Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất, đúng hơn là hỗn hợp,chúng đợc đặt ra để làm dễ dàng cho các hoạt động của các bộ phận chứcnăng khác nhau Do đó vấn đề chủ yếu trong tổ chức bộ máy văn phòng thờng

đợc tranh luận là các dịch vụ văn phòng nên đợc tập trung hay phân tán hoàntoàn hoặc có một số công việc nào đó nên đợc tập trung, một số việc khác nênphân tán

* Tập trung các dịch vụ Văn phòng:

Tập trung các dịch vụ văn phòng có thuận lợi và bất lợi:

- Thuận lợi: có hai thuận lợi chính - một loạt liên quan đến thiết bị văn phòng

và mặt bằng: nh tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng, mặt bằng, giảm nhu

Luận văn tốt nghiệp

cầu trùng lặp, tận dụng hết những thiết bị chuyên biệt, tạo điều kiện quy định thời gian biểu tốt hơn cho máy móc tránh sự trùng lặp nhân sự thực hiện chức năng th ký ở một số văn phòng bộ phận Còn loại kia liên quan đến những ng-

ời thực hiện công việc, các nhân viên văn phòng tập trung có thể chuyên sâu vào lĩnh vực công việc khác nhau đợc thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn hóa Tậptrung còn cho phép tập trung nỗ lực của nhân viên vào chức năng riêng biệt vào những lúc cao điểm Ngoài ra, nhóm ngời tập trung thờng trao đổi thông tin và t vấn cho nhau có hiệu quả tốt hơn

- Bất lợi: Tăng thêm thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ vì có những thủ tục ghi nhận những công việc từ các bộ phận gửi

đến và từ “ trung tâm dịch vụ” gửi đi Do công việc thực hiện xa nên tránh không khỏi có những sự hiểu lầm và sai sót có thể gây ra những chậm trễ không thể chấp nhận đợc

* Hình thức tập trung văn phòng:

- Tập trung vào một địa bàn: tập trung hóa vào một địa bàn là mọi hoạt động

hồ sơ văn th đều phải tập trung tại một điểm duy nhất dới quyền quản lý của nhân viên quản lý hành chính

- Tập trung vào một điểm có thuận lợi: dễ huy động đợc nhân sự, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị, và dễ dàng nghiên cứu cải tiến, thủ tục Tuy nhiên nó cũng có những bất lợi: khi chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm đến sự u tiên của từng loại công việc, trì trệ do chuyển giao công việc

- Tập trung theo chức năng: là hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểmcủa các bộ phận chuyên môn của nó nhng phải đặt dới quyền phối hợp, tiêuchuẩn hóa và giám sát của nhà quản lý hành chính Hình thức này có thuận lợi

Luận văn tốt nghiệp

là thu hút đợc nhiều công việc vào công tác quản lý, làm tham mu về hoạt

động hành chính cho nhà quản lý hành chính của từng bộ phận chuyên môn.Tuy nhiên nếu áp dụng không khéo sẽ xảy ra việc lấn quyền các cấp quản lýchuyên môn

* Phân tán văn phòng:

Phân tán ít nhiều ngợc lại với tập trung Thuận lợi chủ yếu của nó là tạonên tính linh hoạt trong công việc; thêm vào đó là làm việc trong những đơn vịnhỏ có thể động viên thúc đẩy nhân viên, họ có nhiều cơ hội sử dụng sángkiến hơn và thấy ngay đợc những gì xảy ra trong công việc giúp họ cải tiếnchất lợng và tốc độ làm việc Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nêncông việc sẽ trùng lặp làm hao tổn văn phòng phẩm và sức lực

bố trí văn phòng và các bộ phận trong văn phòng, sao cho phù hợp với yêu cầucông việc của doanh nghiệp hoặc cơ quan mình.

Bớc đầu tiên xem xét sơ đồ bố trí một văn phòng là thu thập các thông tinvề: công việc phải đợc thực hiện, cách thực hiện, chu trình xử lý, đặc biệt liênquan đến sự cân bằng giữa các giai đoạn công việc khác nhau và thời gian cầncho mỗi công việc hoàn tất, những cơ số lu trữ nào cần thiết ở mỗi giai đoạn

xử lý, ở đâu chắc chắn xảy ra những sự tắc nghẽn và hủy bỏ những công việchoàn tất

Cũng cần có thông tin về máy móc, thiết bị và nhân sự cần thiết để xử lý,yêu cầu về giao tiếp trong quá trình làm việc, trao đổi thông tin trong chu trình

xử lý và chuyển đến ngời sử dụng, giai đoạn nào cần có sự kiểm tra tổngquát

Ngoài ra khi bố trí văn phòng cần xem xét những vấn đề sau:

- Bất kỳ thiết bị nào, tốt nhất nên đặt ở tầng trệt, nếu phải đặt nó ởtầng cao thì nên xem xét việc chịu trọng tải

Luận văn tốt nghiệp

- Thiết bị ồn ào nên đợc tách rời càng xa càng tốt nơi tập trungnhiều nhân viên và chú ý đến vấn đề cách âm cần thiết

- Các phòng ban phải đợc sắp xếp tại những nơi có nhiều mối quan

hệ với bên ngoài nhất, đợc đặt càng gần nơi ra vào càng tốt hoặc ở khu vựctiếp tân Bất kỳ phòng ban nào có quan hệ công tác chặt chẽ với nhau nên đặtgần nhau

- Nếu có phòng họp hoặc các văn phòng riêng thì nên đặt chúng ởnơi yên tĩnh

- Nếu có phòng, ban nào chắc chắn sẽ mở rộng quy mô trong tơnglai gần thì nên đặt chúng ở vị trí cho phép mở rộng mà ít bị ngừng trệ côngviệc nhất

- Nên đặt những phòng ban có các công việc chi tiết nhất ở nơichiếu sáng tốt nhất của tòa nhà để có thể nhận đợc ánh sáng tự nhiên càngnhiều càng tốt trong giờ làm việc

- Văn phòng phẩm đợc đặt ở vị trí trung tâm Những thiết bị khôngdùng đến, cha bán đi hoặc hủy bỏ nên đợc để trong các kho chứa ít công dụngkhác

- Các dịch vụ nhắn tin nên đợc đặt ở trung tâm

- Phòng vệ sinh nên đợc đặt ở vị trí thuận tiện sử dụng - có thểcung cấp các tiện nghi theo khu vực

- Môi trờng của văn phòng cần sạch sẽ và trang trí tơi mát đảm bảo

an toàn, phòng chống hỏa hoạn, có cờng độ ánh sáng thích hợp, thông gió, cónhiệt độ thích hợp, tránh tiếng ồn

Luận văn tốt nghiệp

* Có nhiều phơng pháp để đạt đợc một tổ chức có hiệu quả Tuy nhiên,

đối với một tổ chức hành chính, các bớc sau đây là cơ bản không thể thiếu ợc:

đ-1 - Xác định các hoạt động hành chính: liệt kê các hoạt động

2 - Đánh giá các hoạt động hành chính: xem cái gì là cơ bản và thờngxuyên, cái gì là phụ và không thờng xuyên để tính thời gian và nhân lực hoànthành các công việc đó

3 - Lập thành nhóm các hoạt động tơng quan lại với nhau gọi là phânchia phòng ban

4 - Chỉ định ngời vào các hoạt động: phân công ngời có khả năng vào cáchoạt động đó

5 - Theo dõi các hoạt động:

là hoạt động giúp thủ trởng phối hợp nỗ lực của các thành viên trong cùng một

tổ chức đạt đợc mục tiêu đề ra

ra cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó Để xác định mục tiêu, cần phải cânnhắc nhiều mặt một cách thực tế, khả thi, căn cứ trên các nguồn lực huy động

đợc

- Chức năng tổ chức: Chức năng này đòi hỏi sự nhận dạng đầy đủ toàn bộquá trình thực hiện các mục tiêu đề ra xác định các nguồn lực cần huy động( bao gồm con ngời ) các trang thiết bị, các vật liệu, các quy tắc nghiệp vụ vàchế độ tơng ứng, và xây dựng lực lợng lao động Vấn đề lớn nhất đặt ra chongời quản lý chăm lo công việc tổ chức, là hình dung sự phân công lao động

Theo dõi các hoạt động

Luận văn tốt nghiệp

cho thật phù hợp với các mục tiêu đặt ra, tìm chọn ngời cho mỗi vị trí, bố trí

đúng ngời đúng việc, có chính sách sử dụng, đãi ngộ, đào tạo bồi dỡng chuyênmôn nghiệp vụ

- Chức năng điều hành: mặc dù chức năng tổ chức đã đề cập đến sự phâncông, bố trí, sử dụng lao động, nhng ngời làm công việc quản lý văn phòngvẫn phải dành nhiều thời gian cho chức năng điều hành công việc hàng ngày:phát hiện và giải quyết vấn đề, trả lời những câu hỏi, kiểm tra cấp dới Đó làmột chức năng mà mục tiêu hàng đầu là thúc đẩy mọi ngời làm tròn công việc

đợc giao một cách tự giác, nhiệt tình và có hiệu quả

- Chức năng kiểm tra: chức năng thứ t này có vai trò rất quan trọng Kiểmtra là quá trình hớng sự tiến triển vào đúng các mục tiêu đề ra, điều chỉnh cácsai lệch, và định hớng lại các mục tiêu một khi điều kiện thay đổi

Quá trình kiểm tra theo mục tiêu thờng bao gồm 03 bớc:

+ Xác định các tiêu chuẩn dùng để đo lờng sự tiến triển so vớiyêu cầu hoàn thành mục tiêu

+ Thực hiện việc đo lờng sự tiến triển so với các tiêu chuẩn

+ Nhận dạng các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh

Thông thờng, quá trình quản lý diễn ra ít nhiều tuần tự, nhng lại tác độngqua lại với nhau một cách hữu cơ và phức tạp Quá trình đó, một khi đã khởi

động sẽ diễn ra liên tục, chu trình trớc mở đờng cho chu trình sau, vận độngkhông ngừng

1.3.2 - Phẩm chất của ngời quản lý văn phòng.

Do tính chất quan trọng và rất đa dạng của văn phòng nên các hoạt độngtrong văn phòng cần đợc quản lý và kiểm soát một cách chặt chẽ, khoa họcnhằm đảm bảo thực hiện tốt vai trò hỗ trợ cho các bộ phận chuyên môn khác

Luận văn tốt nghiệp

Nói cách khác phải có ngời quản lý văn phòng chuyên nghiệp chịu tráchnhiệm đối với các hoạt động trong văn phòng Ngời quản lý văn phòng phảitạo động cơ thúc đẩy lĩnh vực mình phụ trách nên cần có những phẩm chất cơbản sau:

- Khả năng kỹ thuật: Ngời quản lý văn phòng cần phải có kỹ năng đểthực hiện những công việc mà nhân viên cấp dới tiến hành bởi vì:

+ Họ có thể trình bầy mẫu để thấy họ cũng hiểu biết nh nhân viêndới quyền và do đó nhận đợc sự tôn trọng

+ Cố vấn cho nhân viên khắc phục khó khăn trong hoạt động

+ Phải làm một số việc trong lĩnh vực của mình hoặc có nhữngviệc phải làm khẩn cấp, cần họ tham gia để kịp thời hạn

- Khả năng quản lý: ngời quản lý văn phòng phải quản lý những ngời màmình chịu trách nhiệm Trớc hết phải có kỹ năng giao tiếp bởi vì họ luôn luôn

ở trong môi trờng tác nhân sự, tiếp đến phải gơng mẫu trong việc duy trì kỹthuật, công bằng không thiên vị trong quan hệ

- Khả năng ra quyết định: Ngời quản lý văn phòng chỉ liên quan đếnnhững quyết định cấp thấp, nhng phải biết quyết định một cách có phơng pháp

để quyết định kịp thời, hợp lý, lờng trớc đợc những hậu quả Quyết định chủyếu là cách phân bổ công việc, điều này đòi hỏi hoạch định cẩn thận để cóthời gian biểu đúng, không thúc đẩy nhân viên quá mức

- Khả năng quản lý hành chính: ngời quản lý văn liên quan tới một sốcông việc giấy tờ nh: điều mẫu các văn bản mẫu, viết báo cáo, đánh giá nhânviên nên cần có khả năng quản lý hành chính

1.3.3 - Công việc và phơng pháp của ngời quản lý văn phòng.

- Công việc của ngời quản lý văn phòng

Luận văn tốt nghiệp

+ Kiểm soát: Phải kiểm soát công việc và con ngời về mặt tốc độ

và chất lợng công việc, phải kiểm soát những nguồn lực khác thuộc quyền sửdụng của mình để đảm bảo sử dụng chúng hiệu quả

+ Diễn đạt và thi hành các kế hoạch của Ban lãnh đạo: phải diễn

đạt những kế hoạch thuộc lĩnh vực mình và hoạch định cách tiến hành hoạt

động, nhất là khởi xớng kế hoạch chi tiết và phơng pháp đợc sử dụng, ai làmgì làm thế nào, sử dụng nguyên vật liệu và thiết bị nào Sau cùng, phải kiểmsoát toàn bộ quá trình để đảm bảo tất cả đều diễn ra nh hoạch định

+ Thúc đẩy: ngời quản lý văn phòng phải có khả năng huy độngtốt nhất nỗ lực của nhân viên và cần đợc sự giúp đỡ của lãnh đạo tổ chức.Muốn thúc đẩy nhân viên, cần chú ý đến những quy luật tình huống cho phépcác nhân viên dới quyền tự mình quyết định cách họ tiến hành công việc dovậy gia tăng động cơ làm việc và sự hài lòng của họ dẫn đến tinh thần làmviệc cao của nhân viên và làm cho họ dễ tuân thủ các quy tắc

+ Duy trì kỷ luật: Kỷ luật có thể chia thành hai loại: loại xâydựng và loại tiêu cực

“ Kỹ thuật xây dựng, đôi khi còn đợc gọi là kỹ thuật tích cực, nghĩa làthiết lập các quy tắc theo cách làm cho chúng đợc tự động tuân thủ và do đó

đảm bảo sự phối hợp

“ Kỹ thuật tiêu cực, là loại sử dụng răn đe hoặc sự bắt buộc để áp đặt thái

độ mà cấp dới phải chấp nhận Đây là một biện pháp không nhất thiết manglại kết quả tốt, có khi là một tác động tiêu cực

+ Giải quyết các sai phạm: ngời quản lý văn phòng phải biết cáchgiải quyết các sai phạm theo hớng dẫn chung và những giới hạn trong quyềnhạn của mình Cần phân biệt rõ sai phạm nghiêm trọng và sai phạm nhỏ Sai

Luận văn tốt nghiệp

phạm nghiêm trọng là những sai phạm có thể dẫn đến việc sa thải, nh: vi phạmpháp luật, thái độ đạo đức, cố ý gây thiệt hại tài sản của tổ chức Sai phạmnhỏ có thể trở nên nghiêm trọng nếu lặp đi lặp lại nh: vắng mặt không lý do,

đi làm muộn liên tục, không tuân thủ các quy định Sự trừng phạt sai phạmnên phù hợp với lỗi lầm

- Phơng pháp của ngời quản lý văn phòng: Muốn công việc văn phòng

đ-ợc tiến hành trôi chảy một cách khoa học không mang tính chủ quan, nhất là

đối với các thủ tục hành chính, cần có phơng pháp khoa học Muốn giải quyếtmột vấn đề hay một tình huống cần có sự phân tích cụ thể, xác định vấn đềmột cách cẩn thận và tiến hành một cách logic để đi đến một giải pháp sau

Tốt nhất nên vẽ các bớc trên thành sơ đồ cụ thể để thấy rõ các mối quan

hệ trong đó và thử nghiệm trớc khi áp dụng

Tóm lại, một công ty muốn đợc đạt đợc hiệu quả cần phải có một cơ cấu

tổ chức thích hợp - nhất là cơ cấu bộ phận dịch vụ hành chính văn phòng Mộtcơ cấu tổ chức phải thể hiện sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự phốihợp, sự ủy quyền và tầm hạn quản trị Chính vì thế nhà quản lý hành chính vănphòng phải tổ chức bộ máy hành chính văn phòng một cách tốt nhất nhằmgiúp cho các bộ phận phòng ban trong tổ chức hoàn thành nhiệm vụ của mình

Luận văn tốt nghiệp

chơng IITổng quan về công ty FPT

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.

2.1.1 Khái quát về tổ chức hoạt động của Công ty

Trong xu hớng toàn cầu hoá nền kinh tế, cạnh tranh trên thị trờng ngàycàng gay gắt, để nắm bắt đợc thời cơ cho ngành công nghiệp phần mềm cònnon yếu của Việt nam, các Công ty tin học trong nớc cần phải đặc biệt quantâm đến các yếu tố liên quan đến chất lợng sản phẩm phần mềm Kinh nghiệmcủa một số nớc có nền công nghiệp phần mềm phát triển trên thế giới đặc biệt

là ấn Độ cho thấy áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo mô hình ISO 9001

là giải pháp giúp cho Công ty cải tiến đợc hoạt động nội bộ của mình, ngănngừa đợc khả năng không phù hợp ở tất cả các giai đoạn dây chuyền sản xuất,cung cấp dịch vụ, tạo ra những sản phẩm có chất lợng ổn định, thoả mãn đợccác yêu cầu của khách hàng, nâng cao đợc khả năng cạnh tranh của Công ty,

đồng thời giúp Công ty nắm đợc nhiều cơ hội kinh doanh hơn

Công ty phát triển và đầu t công nghệ FPT là một Công ty tin học đầutiên của Việt nam áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo mô hình ISO 9001trong toàn Công ty Hiện nay, tổng số công nhân viên của Công ty là 800 ng -

ời, doanh số của Công ty tính đến năm 2000 đạt 58 triệu USD

Công ty đầu t phát triển công nghệ FPT là doanh nghiệp nhà nớc có tcách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc mở tài khoản tại ngân hàng, đ-

ợc sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nớc Công ty chịu sự quản lýcủa Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng và các Cục, Sở, Ban, Ngành chức

Luận văn tốt nghiệp

năng quản lý Nhà nớc có liên quan Công ty hoạt động theo điều lệ Công ty do

Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trờng quy định

Tên Công ty : Công ty phát triển và đầu t công nghệ

Tên giao dịch quốc tế : The Coporation for Financing and Promoting

Technology

Tên gọi viết tắt : FPT Coporation-FPT

Trụ sở giao dịch chính: 89 Láng Hạ - Hà nội

Công ty chủ yếu hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực côngnghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin Những hoạt động sản xuất kinhdoanh chính hiện nay là:

- Sản xuất phần mềm máy tính

- Thiết kế, lắp đặt hệ thống thiết bị cho các hệ thống thông tin

- Bán buôn, bán lẻ các sản phẩm công nghệ thông tin

- Cung cấp dịch vụ Internet

- Đào tạo lập trình viên phần mềm

Trong quá trình hoạt động, Công ty có thể liên doanh với các đơn vị kinh

tế trong và ngoài nớc để phát triển khoa học công nghệ tạo dựng vốn, mở rộngthị trờng

Công ty có chức năng tham gia vào việc đầu t chiều sâu để phát triển cáchoạt động công nghệ tiên tiến vào phục vụ kinh tế, xã hội, đầu t vào phát triểnnguồn nhân lực cho công nghệ phần mềm

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.

Công ty có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn vàdài hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin

Luận văn tốt nghiệp

học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành theo

đúng chức năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích hoạt động của Công ty

Tổ chức nghiên cứu thị trờng, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềmnăng Xây dựng các phơng án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kếhoạch, mục tiêu chiến lợc Công ty đã đề ra

Bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao; liên doanh, liên kết với các đơn

vị trong và ngoài nớc, tổ chức dịch vụ về phát triển và đầu t công nghệ thôngtin

Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà

n-ớc Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với Ngân sáchNhà nớc

2.1.3 Tổ chức bộ máy.

Công ty FPT tổ chức và làm việc theo chế độ một Thủ trởng kết hợp vớiviệc phân công và ủy quyền

Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trớc Bộ Khoa học Công nghệ

và Môi trờng về toàn bộ hoạt động của Công ty

Giúp việc cho Tổng Giám đốc có 3 phó Tổng Giám đốc Các phó TổngGiám đốc giúp Tổng Giám đốc trong việc lãnh đạo chung công tác của Công

ty, đợc Tổng Giám đốc Công ty phân công phụ trách một số mặt hoạt độngcủa Công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc về công việc đợc giao,

đợc quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ đợc giao

Các bộ phận chính của Công ty đợc phân loại nh sau:

- Các bộ phận hỗ trợ: Thực hiện các công việc của quá trình hỗ trợ củaCông ty Các bộ phận hỗ trợ của Công ty đợc tổ chức theo mô hình phòng,ban, tổ chức năng

Luận văn tốt nghiệp

- Các bộ phận sản xuất, kinh doanh: Thực hiện các công việc của quátrình sản xuất kinh doanh của Công ty, đợc tổ chức dới hình thức hạch toán

độc lập, hạch toán phụ thuộc, hạch toán báo số và một số hình thức khác

- Các bộ phận R&D (nghiên cứu và phát triển): Thực hiện các công việccủa quá trình R&D trong các lĩnh vực khoa học công nghệ của Công ty, đợc

tổ chức theo mô hình các Viện, các Trờng hoặc các Trung tâm

- Ngoài ra, Công ty còn có các Văn phòng đại diện thực hiện các chứcnăng đại diện cho Công ty tại các địa phơng trong và ngoài nớc

Các chi nhánh của Công ty thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năngcủa Công ty tại các địa phơng trong và ngoài nớc

+ Trung tâm điện thoại di động

+ Trung tâm đề án, chuyển giao

+ Trung tâm công nghệ

+ Trung tâm thiết bị điện

+ Trung tâm dịch vụ, vận tải

+ Tổ th ký

+ Tổ trợ lý

+ Tổ xây dựng

Các phó Tổng Giám đốc quản lý và điều hành các khu vực chuyên tráchtheo sự phân công và ủy quyền của Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trớcTổng Giám đốc và trớc pháp luật về trách nhiệm đợc Tổng Giám đốc phâncông và ủy quyền Việc bổ nhiệm và miễn nhiệm các phó Tổng Giám đốctuân Trung tâm theo quy định của pháp luật.

Trởng bộ phận đợc Tổng Giám đốc, Giám đốc chức năng ủy quyền tổchức quản lý và điều hành hoạt động của bộ phận và chịu trách nhiệm trớcTổng Giám đốc, Giám đốc chức năng về toàn bộ hoạt động của bộ phận

Trởng Văn phòng đại diện đợc Tổng Giám đốc ủy quyền tổ chức quản lý

và điều hành hoạt động của Văn phòng đại diện, chịu trách nhiệm trớc TổngGiám đốc về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng đại diện Các cán bộ quản

lý Văn phòng đại diện giúp việc cho Trởng Văn phòng đại diện trong việcquản lý Văn phòng đại diện hoặc quản lý các đơn vị của Văn phòng đại diện

Khi cần thiết, Tổng Giám đốc có thể bổ nhiệm các cán bộ quản lý kháccủa Công ty để đợc đặc cách thực hiện những công việc cụ thể theo quy địnhriêng

2.2 Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng của Công ty FPT.

đạo điều hành của Tổng Công ty đợc toàn diện, kịp thời, nhằm đáp ứng yêucầu, nhiệm vụ của Công ty ban hành, và các quy định nội bộ nhằm xây dựng

nề nếp quản lý trong quá trình điều hành các hoạt động của Công ty

Tổ chức thực hiện các quyết định, các chỉ thị của phó Tổng Giám đốcliên quan đến trách nhiệm của Công ty

Phối hợp với các đơn vị liên quan hoặc tự mình nghiên cứu trình lên phóTổng Giám đốc của Công ty Sắp xếp chơng trình làm việc, thực hiện; th kýcông vụ ban lãnh đạo, thực hiện kế hoạch công tác của Công ty

Quản lý thực hiện công tác văn th - lu trữ của Công ty theo đúng quy

định hiện hành của Nhà nớc Giúp lãnh đạo trong công tác tổ chức cán bộ phốihợp với ban kế hoạch và hợp tác quốc tế thực hiện, chức năng giúp ban lãnh

đạo Công ty và đào tạo, bồi dỡng cán bộ

Quản lý kinh phí hoạt động hàng năm của khối văn phòng của Công ty,thực hiện chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ nhân viên củaCông ty

Quản lý tài sản của Công ty bao gồm: tài sản cố định, trang thiết bị,

ph-ơng tiện làm việc của văn phòng

Giúp lãnh đạo Công ty quản lý tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra côngtác cán bộ, phòng tránh bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công ích

Luận văn tốt nghiệp

Đảm bảo thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu, quản lý

điều phối sử dụng ô tô phục vụ các yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòngban của Công ty

Giúp lãnh đạo Công ty giải quyết các khiếu nại, tố cáo Thực hiện nhiệm

vụ đầu mối của Công ty trong quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới và cáccơ quan tổ chức bên ngoài theo sự phân công của lãnh đạo Công ty

Hỗ trợ hành chính:

 Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trờng xã hội nh môi trờng thế giới

về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trờng giúp cho Công ty có tầm nhìnthế giới để lựa chọn, cân nhắc các quyết định, tránh mạo hiểm và vấpphải thất bại

 Thông tin kinh tế trong nớc kể cả cạnh tranh thị trờng

 Thông tin điều hành của Nhà nớc thông qua chính sách khoa học,pháp luật và kiểm tra

 Thông tin nhóm xã hội trực tiếp, khách hàng và thị hiếu của họ, cácnhà cung ứng, các cơ sở dịch vụ liên quan và các lực lợng thông tin báochí

 Thông tin các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong Công

ty, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động đợc tiến hành trôichảy

 Thông tin nội bộ Công ty gồm các báo cáo, các biên bản cuộc họp,các thông báo, các mẫu phí, các th từ giao dịch, các thông tin nói qua

điện thoại, ghi và các mẩu tin nhắn

Luận văn tốt nghiệp

 Thông tin đầu ra: Thông tin đối ngoại của Công ty bao gồm nhữngbáo cáo lên cấp trên, những chủ trơng chính sách của Công ty đối vớikhách hàng, nhà cung cấp

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng là hình thức hoặc mô hình cụ thể vàloại hình tổ chức quản lý của Công ty, liên kết các mặt công tác củaCông ty, phối hợp các yếu tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về thời gian,không gian theo một hình thức nhất định, xoay quanh mục tiêu chiến lợcsản xuất và kinh doanh của Công ty Nó hình thành theo sự phát triểnkhông ngừng của sản xuất kinh doanh của Công ty thích ứng với trình độphát triển lực lợng sản xuất và thể chế quản lý kinh tế, có ảnh hởng trựctiếp đối với tình hình thực hiện kinh doanh của Công ty

Văn phòng Công ty FPT đợc tổ chức theo chế độ một thủ trởng thựchiện theo nguyên tắc phân công và ủy quyền Chánh văn phòng của Công

ty chịu trách nhiệm trớc phó Tổng Giám đốc về toàn bộ hoạt động củavăn phòng Phó văn phòng là ngời giúp Chánh văn phòng chỉ đạo mộtmặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệmtrớc Chánh văn phòng về nhiệm vụ đợc phân công Khi Chánh văn phòng

đi vắng, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do Phó văn phòng

đ-ợc ủy quyền thực hiện với sự đồng ý của phó Tổng Giám đốc

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty bao gồm:

 Chánh văn phòng

 Phó văn phòng

 Cán bộ phục vụ quá trình hành chính

 Cán bộ phụ trách tài sản

đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn th.

Máy móc thiết bị chủ yếu của Công ty là số lợng máy tính cá nhân tơng

đối lớn, khoảng hơn 500 chiếc Tình trạng thay mới và nâng cấp một phần tàisản cố định diễn ra khá tốt Số máy tính mới đợc tăng lên rất nhiều, số máy cũ

đợc thanh lý liên tục

Ngoài ra, Công ty có 2 máy Photocopy, mỗi phòng ban đều đợc trang bịmáy in và điều hoà, máy fax Các tài sản cố định nh ô tô, xe máy, điều hoà,máy fax, máy photocopy đợc bảo dỡng và sửa chữa đảm bảo có thể hoạt

động liên tục phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh Thêm vào đó, để việc sảnxuất kinh doanh không bị gián đoạn và cũng là đặc thù của ngành sản xuất,Công ty có trang bị một hệ thống máy phát điện chạy bằng dầu tơng đối lớn,

có khả năng cung cấp điện liên tục trong trờng hợp bị mất điện đột xuất Việc

ổn định các trang thiết bị nh vậy là tơng đối đầy đủ để phục vụ quá trình sảnxuất kinh doanh trong Công ty

Văn phòng Công ty đã áp dụng phơng tiện kỹ thuật trong công tác văn

th theo hớng hiện đại và cơ khí hoá nh: trong công việc khởi thảo văn bản, ghi

Luận văn tốt nghiệp

chép dùng máy chữ, máy chụp văn bản, soạn thảo trên máy vi tính Nó chophép nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn th lên gấp nhiều lần, từ đógiảm đợc số ngời làm và giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn th

2.2.2.2 Mô hình tổ chức công tác văn phòng, tổ chức làm việc và kiểm tra công việc của văn phòng công ty.

Bộ máy văn phòng rất quan trọng cho một doanh nghiệp Tổ chức bộmáy này một cách thích hợp và năng động giúp cho các bộ phận phòng, bankhác hoàn thành nhiệm vụ của họ

Văn phòng của Công ty FPT đợc bố trí theo kiểu mở, các bộ phận làmviệc với nhau trong một văn phòng lớn bao gồm:

bố trí này cũng có nhiều u điểm: bố trí văn phòng kiểu này có thể tận dụng

đ-ợc mặt bằng, dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện làm việc khi bổsung ngời Bố trí văn phòng nh vậy tạo nên một không khí làm việc tập thểgiữa các bộ phận với nhau, Chánh văn phòng thuận tiện trong việc kiểm tranhân viên của mình

Nơi làm việc của văn th gần với các bộ phận khác rất tiện để liên hệ côngviệc Phòng làm việc đợc bố trí theo luồng công việc theo quy trình giải quyết

Do hoạt động mang tính đặc thù mà Chánh văn phòng luôn có cuộc tiếpxúc quan trọng với lãnh đạo cơ quan, và với những ngời đến liên hệ công táctại cơ quan đợc bí mật Văn phòng công ty đợc tổ chức làm việc theo chế độmột thủ trởng kết hợp với phân công và ủy quyền Trong văn phòng, thừa lệnhTổng Giám Đốc để tổ chức công việc cụ thể trong công tác nh về đối nội và

đối ngoại Giúp việc cho chách văn phòng có một phó văn phòng Phó vănphòng giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo chung công tác văn phòng.Phó văn phòng đợc Chánh văn phòng phân công một số việc của văn phòng,

đợc quyết định và phải chịu trách nhiệm trớc Chánh văn phòng về công tác

đ-ợc giao

Thông thờng, các chơng trình công tác của công ty đợc xây dựng mộttuần, một tháng, ba tháng, sáu tháng, một năm Tức là những công việc đợcgiải quyết theo từng thời kỳ đợc xác định rõ ràng về mặt nội dung Sau từngthời kỳ có nhiệm vụ tổng kết lại quá trình hoạt động của mình Trên cơ sở đóvăn phòng công ty có kế hoạch công hợp lý cho từng bộ phận Kế hoạch côngtác là cơ sở đánh giá sự tiến bộ năng lực thực hiện công việc đợc giao củanhân viên đồng thời là cơ sở để bố trí nhân lực, đầu t kinh phí trang bị cho vănphòng

Bên cạnh đó, muốn công việc đạt hiệu quả cao, văn phòng thờng tổ chứctốt công tác kiểm tra, giám sát Kiểm tra công việc chặt chẽ và đúng đắn sẽthúc đẩy tiến trình công việc đúng tiến độ và kế hoạch, việc kiểm tra giúp

Luận văn tốt nghiệp

nhân viên và bộ phận cấp dới ý thức rõ hơn trách nhiệm của mình, chủ độngtrong công việc tránh những thiếu sót không đáng có Thông thờng Chánh vănphòng Công ty có trách nhiệm kiểm tra báo cáo, tờng trình của công chức và

đơn vị chức năng đồng thời qua các cuộc họp tổng kết đa ra để đánh giá tìnhhình

2.2.3 Bố trí nhân sự:

Bất cứ một doanh nghiệp, một tổ chức nào đi vào hoạt động muốn cóhiệu quả thì ngoài các yếu tố tĩnh vẵn còn cần quan tâm đến các yếu tố động.Một trong những yếu tố động quan trọng nhất chính là con ngời, bởi sự tồn tạimột tổ chức không bao giờ thiếu bóng dáng con ngời, con ngời là then chốtcủa mọi hoạt động

Tuy nhiên, để hoạt động có hiệu quả góp phần củng cố và phát triển tổchức thì ngời lãnh đạo phải biết tổ chức sắp xếp con ngời đó vào một cơ cấunhất định và phù hợp; biết cách điều hành các hoạt động của họ sao cho côngviệc đạt kết quả cao nhất, chính vì những lẽ đó mà công tác tổ chức cán bộ đãtrở thành một mặt không thể thiếu trong hoạt động quản trị hành chính củamột cơ quan hay một doanh ngiệp

Văn phòng Công ty FPT bao gồm 31 ngời Trong đó có 11 nhân viên và

20 cộng tác viên

+ Bộ phận tài sản, văn th th viện gồm 4 nhân viên

+ Bộ phận phục vụ quá trình hành chính bao gồm: Lễ tân, tổng đài, đón

đoàn, tạp vụ, có 5 nhân viên và 6 cộng tác viên

+ Bộ phận lái xe bảo vệ có 10 nhân viên và 6 cộng tác viên: trong đó có 1nhân viên làm tại cơ sở Cầu Giấy và 4 nhân viên làm tại cơ sở Yết Kiêu

rõ ràng vừa có sự phối hợp lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của vănphòng.

Hầu hết các nhân viên văn phòng đều có trình độ Đại Học, hay Trungcấp và đợc bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình

2.3 Phân tích tình hoạt động chung của văn phòng công ty FPT.

Phòng tổ chức hành chính Công ty FPT có nhiệm vụ đảm bảo mọi điềukiện tốt nhất cho các đơn vị sản xuất nh mua mới, sửa chữa kịp thời các trangthiết bị nhà xởng, điện, nớc, vật t văn phòng cho đơn vị sản xuất Giải quyếtcác thủ tục hành chính, quản lý văn th, giấy giới thiệu phục vụ các đơn vị sảnxuất Quản lý con dấu và thực hiện đúng quy định về xác nhận t cách phápnhân của Công ty

Văn phòng công ty FPT đợc tổ chức và làm việc theo chế độ một thủ ởng kết hợp với phân công và ủy quyền trong văn phòng có một Chánh vănphòng có chức năng quản lý chung các mặt hoạt động của văn phòng, thừalệnh Tổng giám đốc để tổ chức công việc cụ thể trong công ty: về đối nội, đốingoại, giúp cho Chánh văn phòng có một phó văn phòng Phó văn phòng giúpChánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác chung của văn phòng, Phó vănphòng đợc Chánh văn phòng phân công chỉ đạo, đợc quyền quyết định một số

Luận văn tốt nghiệp

công việc của văn phòng, và phải chịu trách nhiệm trớc Chánh văn phòng vềcông việc đợc giao

Văn phòng công ty đợc chia thành các bộ phận: về chuyên môn, nghiệp

vụ có các chức năng không giống nhau Mỗi một bộ phận phụ trách một côngviệc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết cùng một công việc chồng chéohoặc trùng lặp Hay nói cách khác là tránh trờng hợp một ngời khiêm nhiềuviệc còn ngời khác lại không có việc làm Vì vậy, mỗi nhân viên trong vănphòng đợc quy định và phân công công việc một cách cụ thể

Thực tế cho thấy văn phòng công ty không có tình trạng một ngời kiêmnhiệm nhiều công việc khác nhau, vì nếu nh vậy sẽ ảnh hởng rất lớn đến côngviệc chung của toàn Công ty Quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty là quan

hệ ngang cấp trong cùng một hệ thống nên vừa có sự phân định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp, hoạt động, hỗ trợ lẫn nhau

để hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng

Hầu hết các cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ Đại học hoặcTrung cấp và đều đợc bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ củamình, không có tình trạng nhân viên d thừa vì không có việc làm Các bộ phậntại văn phòng luôn bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận chứcnăng Văn phòng đã lập ra bảng miêu tả công việc cụ thể cho mỗi bộ phậnkhác nhau và mô tả quá trình hành chính quản trị chi tiết để kiểm soát và đảmbảo các điều kiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Công ty

Công tác hành chính đã có những yêu cầu và quy định nghiêm túc đểtoàn bộ nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh các quy định, quy trình, quy phạmcông tác trong khoa học, kinh tế và công nghệ để FPT trở thành một tổ chứcmới giàu mạnh Chế độ quản lý dân chủ, vai trò công đoàn đợc coi trọng việc