HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: ĐINH TRẦN TRÂN TRÂN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH NHẬP HÀNG TỪ NHẬT BẢN VÀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦ
NGHIÊN CỨU
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ QUỲNH
1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp
• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ QUỲNH KIM
• Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động
• Nơi đăng kí quản lí: Chi cục thuế Quận 1
• Địa chỉ: 20/5 Đường Phạm Huy Thông, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
• Người đại diện: Trần Thanh Hằng
• Giám đốc: Trần Thanh Hằng
Chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực phân phối các loại thực phẩm chức năng chính hãng trực tiếp từ Nhật Bản, đảm bảo nguồn gốc rõ ràng từ nhà sản xuất Fine Japan Co., LTD Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các sản phẩm mỹ phẩm cao cấp, chính hãng, mang đến sự đa dạng và tin cậy cho khách hàng.
1.2 Công ty và lịch sử hình thành, phát triển
Công ty cổ phần Thiết bị Y tế Quỳnh Kim (Qkemdica) là doanh nghiệp Việt Nam chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm bảo vệ sức khỏe và sắc đẹp từ năm 2009 Với hơn 10 năm hoạt động, công ty đã xây dựng uy tín nhờ cung cấp các sản phẩm chất lượng cao nhằm nâng cao sức khỏe cộng đồng Ban lãnh đạo gồm bà Trần Thanh Hằng – Tổng Giám Đốc, ông Cao Ngọc Anh Duy và ông Trần Khắc Nguyên luôn hướng đến mục tiêu bảo vệ và nâng cao kiến thức sức khỏe cho người tiêu dùng Cam kết của Qkemdica là mang đến các giải pháp chăm sóc sức khỏe an toàn, hiệu quả, phù hợp với các giá trị cốt lõi và sứ mệnh dài hạn của công ty.
Công ty chủ yếu cung cấp thực phẩm chức năng nhập khẩu từ các thương hiệu uy tín lâu năm trên thế giới, đảm bảo chất lượng cao và an toàn cho người tiêu dùng Trong đó, các dòng sản phẩm của Fine Japan Co., LTD nổi bật với uy tín và hiệu quả đã được khẳng định trên thị trường quốc tế Quy trình nhập khẩu trực tiếp giúp công ty kiểm soát chất lượng và mang đến những sản phẩm chính hãng đến tay khách hàng Logo của Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Quỳnh Kim thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết đem lại giải pháp y tế và sức khỏe tin cậy cho cộng đồng.
Qkmedica hiện phân phối sản phẩm trên toàn quốc, tập trung chủ yếu tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận Các đối tác tiêu biểu của chúng tôi gồm có Guardian, Pharmacity, Beauty World và Medicare, góp phần mở rộng hệ thống phân phối và tăng cường nhận diện thương hiệu.
Qkmedica, thành lập từ năm 2009, đã tích lũy nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cộng đồng, đặt chất lượng làm tiêu chí hàng đầu Chúng tôi tự hào là đối tác chiến lược của các công ty uy tín lâu năm, như tập đoàn Fine Japan Co., LTD từ Nhật Bản, góp phần mang đến các sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe đạt chuẩn quốc tế.
Qkmedica chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm bảo vệ sức khỏe và sắc đẹp, được nghiên cứu và sản xuất 100% từ Nhật Bản, Úc và Hàn Quốc được phân phối tại các thị trường uy tín trên thế giới
Chúng tôi tin rằng "có sức khỏe là có tất cả", vì vậy Qkmedica không ngừng nỗ lực cung cấp các sản phẩm uy tín, chất lượng và an toàn để bảo vệ sức khỏe người Việt Với sứ mệnh mang lại sự an tâm về chất lượng sản phẩm, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp chăm sóc sức khỏe hiệu quả và đáng tin cậy Qkmedica luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và sức khỏe cộng đồng Việt Nam.
Sau hơn 10 năm hoạt động, Qkmedica đã khẳng định vị thế là nhà phân phối uy tín các sản phẩm chính hãng từ Nhật Bản, Úc và Hàn Quốc tại thị trường Việt Nam Công ty chú trọng xây dựng mối quan hệ đối tác vững mạnh và đảm bảo chất lượng sản phẩm cao cấp, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng Với các hành động cụ thể như đảm bảo nguồn hàng chính hãng, cam kết chất lượng và dịch vụ khách hàng tận tâm, Qkmedica duy trì vị thế hàng đầu trong lĩnh vực phân phối sản phẩm quốc tế tại Việt Nam.
- Cung cấp tới Quý khách hàng những sản phẩm phục vụ chăm sóc, bảo vệ sức khỏe với chất lượng đảm bảo, xuất xứ rõ ràng
- Nâng cao nhận thức, kiến thức của cộng đồng về phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe cả về thể chất lẫn tinh thần
- Chất lượng an toàn và hiệu quả là sản phẩm mà Qkmedica cung cấp đến khách hàng
- Uy tín và trách nhiệm là giá trị cốt lõi để giữ mối quan hệ bền chặt với đối tác
- Đoàn kết, tin tưởng, tôn trọng, yêu thương và đãi ngộ là giá trị giúp kết nối thành viên
- Sôi nổi, cởi mở, tinh thần làm việc nhóm bền chặt, thúc đẩy sự sáng tạo trong môi trường làm việc
1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Qkmedica là tổ chức hoạt động theo cơ cấu chức năng, với các phòng ban chuyên môn riêng biệt như ban lãnh đạo, phòng kinh doanh, phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự Mỗi bộ phận hoạt động độc lập nhưng vẫn có sự liên kết và tương tác chặt chẽ trong quá trình vận hành của công ty Sơ đồ tổ chức của Qkmedica thể hiện rõ sự phân chia nhiệm vụ, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả và đồng bộ giữa các bộ phận.
Giám đốc và phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát, điều phối các hoạt động chung của công ty, đảm bảo chiến lược phát triển hiệu quả Họ có quyền ủy nhiệm và phân chia nhiệm vụ cho các phòng ban, giúp tối ưu hoá quản lý nội bộ Ngoài ra, các vị lãnh đạo này chịu trách nhiệm trực tiếp về các quyết định liên quan đến chiến lược phát triển và thiết lập mục tiêu chung cho toàn bộ doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự thành công lâu dài của công ty.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về hoạt động tiếp thị và phân phối sản phẩm đến các cơ sở bán lẻ của đối tác trên toàn quốc Sau một thời gian, phòng kinh doanh tổ chức thăm hỏi và thu thập ý kiến khách hàng về các sản phẩm đã phân phối, đồng thời giới thiệu các sản phẩm mới Dựa trên dữ liệu khách hàng hiện có và xu hướng thị trường, phòng kinh doanh xây dựng chiến lược marketing hiệu quả và chính sách bán hàng phù hợp để thúc đẩy doanh số và mở rộng thị trường.
1.3.2.2 Phòng hành chính – nhân sự:
Chịu trách nhiệm quản lý và cất giữ dụng cụ văn phòng phẩm, tài liệu lưu hành nội bộ và các công văn quan trọng của công ty để đảm bảo an toàn và trật tự Ngoài ra, vị trí còn đảm nhận chức năng nhân sự, tuyển chọn và đào tạo nhân viên, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ lương thưởng, chính sách lao động phù hợp nhằm tăng năng suất và phát triển bền vững của công ty.
Theo dõi và ghi chép chi tiết các khoản thu chi giúp quản lý tài chính hiệu quả Lập báo cáo tài chính định kỳ để trình lên ban lãnh đạo, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược Thực hiện các hoạt động kế toán chính xác, đúng quy định nhằm đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy của hệ thống tài chính của doanh nghiệp.
Quản lý và đảm bảo an toàn cho hàng hóa lưu trữ trong kho luôn là ưu tiên hàng đầu, duy trì không gian kho sạch sẽ và đáp ứng các tiêu chuẩn về vệ sinh, bảo quản Kiểm soát chặt chẽ luồng hàng hóa xuất nhập kho, làm việc trực tiếp với các đơn vị vận chuyển thứ ba để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn đến các cơ sở bán lẻ của khách hàng Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Quỳnh Kim, thể hiện rõ các bộ phận liên quan đến hoạt động kho vận và quản lý.
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Quỳnh Kim)
1.4 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Quỳnh Kim trong năm 2020 và 2021 ĐVT: VND
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2020 Chênh Lệch
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0
Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính 376,245 588,358 (212,113)
Trong đó: Chi phí lãi vay 132,114,053 209,666,582 (77,552,529)
Chi phí quản lý kinh doanh 7,746,685,282 7,482,102,429 264,582,853
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 2,716,072,933 1,361,256,952 1,354,815,981
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Bảng 1 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Quỳnh Kim trong năm 2020 -
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Quỳnh Kim)
Qua báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty trong năm 2020 - 2021 ta thấy:
1.4.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Năm 2021 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 21,098,946,425 đồng tăng 6,013,358,104 đồng tương đương tăng 40% so với năm 2020 Nguyên nhân doanh thu bán hàng tăng đột biến như vậy có thể giải thích do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, năm 2021 Việt Nam đối diện với làn sóng dịch cao nhất tính từ thời điểm bắt đầu bùng phát dịch từ năm 2020, thực hiện nghiêm ngặt các quy định về phòng chống dịch, để bảo vệ sức khỏe của mình cũng như những người xung quanh, nhiều người phát sinh nhu cầu về các sản phẩm bổ trợ sức khỏe, thiết bị y tế, cộng thêm hầu hết các sản phẩm của công ty đều có xuất xứ Nhật Bản, một đất nước nổi tiếng với hệ thống y tế hiện đại, tuổi thọ của người dân cao, khiến cho người tiêu dùng tin tưởng lựa chọn Đơn vị: VND
Biểu đồ 1 So sánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Quỳnh Kim 2020 – 2021
QUY TRÌNH NHẬP HÀNG TỪ NHẬT BẢN VÀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUỲNH KIM
Qkmedica cam kết cung cấp các sản phẩm chính hãng, chất lượng cao từ nhà sản xuất Fine Japan Co., LTD của Nhật Bản Để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và nguồn gốc rõ ràng, công ty thực hiện quy trình nhập hàng từ Nhật Bản qua các trung gian, đại lý giao nhận chuyên nghiệp để xử lý các nghiệp vụ xuất nhập khẩu Trong quá trình mua hàng quốc tế, Qkmedica tuân thủ bộ quy tắc thương mại quốc tế Incoterms nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan Chính việc áp dụng các quy trình này giúp công ty duy trì nguồn hàng chính hãng, đáp ứng tiêu chuẩn cao nhất cho khách hàng.
Quy tắc thương mại quốc tế Incoterms
Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, các quốc gia tham gia vào hoạt động giao thương đa dạng và sâu sắc hơn, tuy nhiên, differences về văn hóa, phong tục tập quán và pháp luật gây ra khó khăn trong hợp tác Incoterms ra đời như một cơ sở chung giúp các bên tham gia thương mại có quy tắc rõ ràng để tuân thủ, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và nội địa Incoterms (International Commerce Terms), do Phòng Thương mại Quốc tế ICC ban hành, đã trải qua nhiều lần chỉnh sửa và hiện nay được sử dụng phổ biến nhằm phân định trách nhiệm của các bên mua – bán một cách rõ ràng.
Incoterms là tập quán thương mại, không phải luật pháp quốc tế, do đó không mang tính bắt buộc và các bên cần quy định rõ trong hợp đồng về việc có áp dụng Incoterms hay không Khi có, pháp luật cần ghi rõ phiên bản Incoterms nào, điều kiện Incoterms áp dụng, trách nhiệm các bên và ngoại lệ cụ thể Ví dụ, công ty Qkmedica thường chọn điều kiện giao hàng CIF Incoterms 2010 tại sân bay Tân Sơn Nhất, trong đó "Incoterms 2010" là phiên bản được sử dụng và "Tan Son Nhat Airport" thể hiện điểm đến là sân bay Tân Sơn Nhất.
CIF (Cost, Insurance and Freight) là một trong những điều kiện thuộc nhóm C được quy định trong Incoterms
Người bán có trách nhiệm giao hàng tại cảng đến theo quy định, chịu mọi chi phí vận chuyển và các phí liên quan đến xuất khẩu hàng hoá, đồng thời mua bảo hiểm cho hàng hóa và cung cấp các chứng từ cần thiết cho nhập khẩu cũng như nhận hàng tại cảng đích Người mua sẽ chịu mọi rủi ro về hàng hoá kể từ khi hàng được xếp lên phương tiện vận chuyển tại cảng xuất khẩu Sau khi người bán hoàn thành các nghĩa vụ của mình, người mua cần tiến hành thanh toán theo thỏa thuận đã ký kết.
Hình 4 Quy trình nhập hàng từ Nhật Bản của công ty Qkmedica
(Nguồn: Tư liệu Phòng kinh doanh – Qkmedica)
2.1.1 Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
Dựa trên lượng đơn đặt hàng phát sinh trong tháng và dự kiến nhu cầu, phòng kinh doanh soạn thảo kế hoạch mua hàng chi tiết Sau đó, kế hoạch này được gửi lên giám đốc để xem xét và phê duyệt Sau khi nhận được sự đồng ý từ giám đốc, người này sẽ liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để thực hiện các bước mua hàng hiệu quả.
Qkmedica hoạt động với nhà cung cấp chính là Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fine Japan (Fine Japan Co., LTD), góp phần đảm bảo nguồn nguyên liệu đáng tin cậy cho các sản phẩm chủ lực của thương hiệu Công ty Fine Japan không chỉ cung cấp nguyên liệu mà còn là nhà sản xuất chính, giúp Qkmedica duy trì chất lượng cao và sự đa dạng trong các dòng sản phẩm Sự hợp tác chiến lược này khẳng định cam kết của Qkmedica về chất lượng và độ an toàn của các sản phẩm chăm sóc sức khỏe và làm đẹp.
Thông thường, các công ty thực hiện quá trình lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về chất lượng và giá cả phải chăng trước khi lập kế hoạch mua hàng Tuy nhiên, Qkmedica đã trực tiếp làm việc với nhà máy sản xuất của Fine Japan Co., LTD, không qua trung gian phân phối, giúp đạt được mức giá tối ưu cùng chất lượng đảm bảo từ nhà sản xuất Nhật Bản nổi tiếng Nhờ đó, bước lựa chọn nhà phân phối đã được bỏ qua trong quy trình mua hàng của Qkmedica, tối ưu hóa hiệu quả và chi phí.
2.1.2 Bước 2: Dự thảo hợp đồng
Sau khi giám đốc đã trao đổi với đại diện nhà cung cấp Fine Japan Co., LTD, một bản hợp đồng dự thảo sẽ được soạn thảo dựa trên những thỏa thuận đã đạt được giữa hai bên Hợp đồng mua bán hàng hóa bao gồm ba phần chính, đảm bảo rõ ràng quyền và nghĩa vụ của cả hai bên Quá trình đàm phán và soạn thảo hợp đồng nhằm đảm bảo quyền lợi tối đa và thuận tiện cho hoạt động giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp nước ngoài.
Lập kế hoạch mua hàng
Ký hợp đồng Thanh toán
- Phần mở đầu: gồm những thông tin về tiêu đề hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng và thời gian kí kết hợp đồng
Thông tin về chủ thể hợp đồng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email, số tài khoản và tên ngân hàng của các bên tham gia ký kết Đồng thời, cần cung cấp thông tin của người đại diện doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lệ và rõ ràng của hợp đồng Việc cung cấp đầy đủ các dữ liệu này giúp đảm bảo minh bạch, thuận tiện trong quá trình giao dịch và tuân thủ các quy định pháp luật về hợp đồng.
The contract content section includes key terms such as the commodity name, quality standards, quantity or weight of goods, and pricing details It also covers shipment arrangements, payment terms, packaging and marking specifications, warranty provisions, penalties and compensation, insurance requirements, force majeure clauses, claims procedures, arbitration processes, and other relevant terms and conditions.
2.1.3 Bước 3: Ký hợp đồng Đại diện của Qkmedica và Fine Japan Co.,LTD thông qua bản hợp đồng dự thảo, đi đến ký kết Ngày ký kết hợp đồng cũng là ngày mối quan hệ mua bán giữa hai bên chính thức được xác lập Bên bán – Fine Japan Co., LTD có nghĩa vụ thực hiện nhiệm vụ giao hàng và những nghĩa vụ liên quan để sản phẩm được chuyển đến bên mua Bên mua – Qkmedica có nghĩa vụ thực hiện nhiệm vụ thanh toán, cũng như cung cấp các thông tin cần thiết giúp bên bán hoàn thành nhiệm vụ của mình
2.1.4 Bước 4: Thanh toán Điều khoản thanh toán mà Qkmedica và Fine Japan Co., LTD chọn là chuyển tiền bằng điện 100% trước khi giao hàng (Telegraphic Transfer 100% before shipment – T/T 100% before shipment) Sau khi đã kí kết hợp đồng, đại diện Qkmedica sẽ ra ngân hàng của mình lập lệnh chuyển tiền cho Fine Japan Co., LTD Ngân hàng chuyển tiền sau khi nhận được lệnh chuyển tiền từ công Qkmedica, sẽ thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đến ngân hàng thanh toán và đề nghị ngân hàng này thanh toán cho người thụ hưởng là Fine Japan Co., LTD Sau khi Fine Japan Co., LTD nhận được tiền, họ sẽ chuẩn bị hàng và thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu theo điều kiện Incoterms hai bên đã lựa chọn
2.1.5 Bước 5: Liên hệ với Forwarder
Qkmedica hiện đang hợp tác với Tập đoàn Giao nhận Toàn cầu DHL (DHL Global Forwarding) để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu DHL sẽ hỗ trợ Qkmedica thực hiện các nghiệp vụ quan trọng như thông quan nhập khẩu, lưu kho tại sân bay Tân Sơn Nhất, và vận chuyển hàng hóa về kho của Qkmedica, giúp đảm bảo hoạt động nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Doanh nghiệp thường tìm đến các bên trung gian thứ ba về Logistics (3PL) hoặc Đại lý giao nhận khi thiếu kinh nghiệm hoặc không có phòng ban chuyên trách về xuất nhập khẩu để thực hiện các nghiệp vụ cần thiết Các đại lý này đại diện doanh nghiệp trong việc khai báo hải quan điện tử, đóng hàng, vận chuyển từ kho đến cảng xuất khẩu, đặt chỗ vận chuyển, thông quan xuất nhập khẩu, theo dõi hành trình hàng hóa và gửi thông báo đến người mua Trách nhiệm của Đại lý giao nhận có thể khác nhau tùy thuộc vào điều kiện Incoterms và các ủy quyền từ bên mua hoặc bên bán.
Trong trường hợp của công ty Qkmedica, là người nhập khẩu theo điều khoản CIF INCOTERMS 2010 tại sân bay Tân Sơn Nhất, DHL Global Logistics – đại lý giao nhận của Qkmedica – có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của vận đơn nháp và gửi các chứng từ khai báo hải quan cùng các thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình khai báo hải quan Đồng thời, DHL sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng các chứng từ cần thiết để đại lý giao nhận làm thủ tục nhập khẩu một cách chính xác và nhanh chóng.
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH NHẬP HÀNG TỪ NHẬT BẢN VÀ QUY TRÌ NH BÁ N HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ QUỲNH KIM
3.1 Một số đề xuất nâng cao hiệu quả quy trình nhập hàng từ Nhật Bản của công ty Qkmedica
Quy trình mua hàng từ Nhật Bản của Qkmedica dựa trên sự tin tưởng và hợp tác thành công giữa công ty và Fine Japan Co., LTD Trong môi trường kinh doanh quốc tế nhiều biến động, việc đề phòng rủi ro là điều hết sức cần thiết để duy trì nguồn hàng chất lượng và ổn định Quá trình mua hàng lâu năm giúp công ty đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng, nhưng với sự tăng trưởng mạnh mẽ, Qkmedica cần lên kế hoạch phát triển phù hợp Đồng thời, việc hạn chế rủi ro thanh toán quốc tế và tối ưu vòng quay tài chính là những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công lâu dài.
Vì vậy những những đề xuất sau được tác giả đưa ra:
3.1.1 Sử dụng điều kiện Incoterms EXW thay cho CIF
Trong các giao dịch mua hàng từ Nhật Bản, Qkmedica thường sử dụng điều khoản CIF theo Incoterms 2010 tại sân bay Tân Sơn Nhất, điều này giúp công ty thuận tiện hơn trong quá trình vận chuyển Tuy nhiên, do không có bộ phận Logistics chuyên trách, công ty dựa vào đối tác DHL Global Logistics để đảm bảo việc vận chuyển quốc tế diễn ra suôn sẻ Trong khi đó, với điều kiện Incoterms EXW, trách nhiệm của người bán chỉ kết thúc khi giao hàng tại xưởng, còn phía mua sẽ chịu mọi rủi ro, đảm nhận vận chuyển hàng hóa từ xưởng đến cảng xuất khẩu, thuê phương tiện vận chuyển, cũng như quản lý vận chuyển từ cảng nhập khẩu về kho của mình.
Tuy trách nhiệm và rủi ro cao, nhưng bên mua sẽ được toàn quyền kiểm soát mọi hoạt động trên hành trình giao hàng, có thể tối thiểu hóa các chi phí phát sinh Với bề dày hơn 50 năm hoạt động tại thị trường Nhật Bản, DHL Global Logistics có đủ khả năng để đồng hành cùng Qkmedica, giúp đỡ công ty trong trường hợp có vấn đề phát sinh trong hành trình giao hàng Đối với điều kiện CIF, tuy trách nhiệm của người bán không cao, vì hàng sẽ được người bán giao đến cảng nhập – cảng tại đất nước của người mua, nhưng điểm chuyển rủi ro từ người bán sang người mua được hình thành từ lúc người bán xếp hàng lên tàu Như vậy, dù người mua không chịu trách nhiệm giao hàng, nhưng sẽ là người chịu rủi ro khi hàng hóa gặp sự cố trên đường vận chuyển Hơn nữa, đối với điều kiện CIF, người bán chỉ cần mua bảo hiểm với chi phí tối thiểu Người mua sẽ không hoàn toàn đảm bảo được lợi ích trong trường hợp áp dụng điều kiện CIF
Vì vậy, Công ty Qkmedica nên cân nhắc lựa chọn điều khoản giao hàng EXW Incoterms 2010 Tan Son Nhat Airport trong các lần mua hàng sau
3.1.2 Thay đổi phương thức thanh toán từ chuyển tiền bằng điện trả trước sang chuyển tiền bằng điện từng phần
Hình thức thanh toán bằng chuyển tiền điện tử sau khi ký hợp đồng được xem là rủi ro cao trong thương mại quốc tế, đặc biệt là đối với người mua khi thanh toán trước toàn bộ số tiền trước khi hàng được gửi đi, gây ra các nguy cơ về hàng đến chậm, không đáp ứng chất lượng hoặc sai số lượng Tuy nhiên, do đã có sự tin tưởng từ các lần hợp tác trước, Qkmedica vẫn chọn phương thức này vì những ưu điểm như thủ tục đơn giản, nhanh chóng và chi phí thấp Để tối ưu hóa dòng tiền, công ty có thể chuyển sang sử dụng phương thức chuyển tiền từng phần để giảm thiểu rủi ro và tăng tính linh hoạt trong thanh toán.
Sau khi ký kết hợp đồng, Qkmedica có thể tạm ứng một phần tiền cho Fine Japan Co., LTD, giống như tiền đặt cọc, từ 20% đến 50% giá trị đơn hàng theo thỏa thuận Trong quá trình chuẩn bị và giao hàng, Qkmedica có thể sử dụng phần còn lại của số tiền đã trả để phục vụ các hoạt động khác, đảm bảo thanh toán đầy đủ sau khi nhận hàng Cách làm này giúp tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Qkmedica cũng có thể nhờ đó rút ngắn vòng quay tài chính của mình Hạn chế khả năng mất mát xảy ra khi lô hàng gặp vấn đề
3.1.3 Đa dạng hóa dòng sản phẩm
Các sản phẩm hiện tại của Qkmedica đáp ứng yêu cầu về chất lượng nhưng thiếu đa dạng về chủng loại, chủ yếu tập trung vào chống lão hóa và làm trắng Hầu hết các sản phẩm có thành phần khá giống nhau và đều từ nhà sản xuất Nhật Bản Để mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty cần cung cấp sản phẩm từ nhiều nhà sản xuất uy tín khác, giúp khách hàng có nhiều lựa chọn hơn và tăng khả năng bán hàng.
Hiện tại, nhà sản xuất Fine Japan Co., LTD đã có đối tác chính thức tại Việt Nam, giúp mở rộng khả năng phân phối sản phẩm chính hãng từ Nhật Bản Việc duy trì đa dạng sản phẩm là yếu tố quyết định để Qkmedica không mất lợi thế cạnh tranh trong việc cung cấp các sản phẩm thực phẩm chức năng và làm đẹp chất lượng cao với giá cả hợp lý Do đó, tìm kiếm thêm thông tin về các nhà cung cấp uy tín khác là cấp thiết để xây dựng lợi thế riêng và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
3.2 Một số đề xuất nâng cao hiệu quả quy trình bán hàng của công ty Qkmedica
Quy trình bán hàng hiện tại tại công ty Qkmedica phù hợp với quy mô kinh doanh hiện tại Tuy nhiên, trong thị trường đầy cơ hội ngày nay, mở rộng quy mô là cần thiết để tăng thị phần và nâng cao thương hiệu Để đạt được mục tiêu này, công ty cần mở rộng phạm vi phân phối sản phẩm và đa dạng hóa danh mục mặt hàng, nhằm thu hút nhiều nhóm khách hàng hơn và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường nội địa.
3.2.1 Chú trọng đào tạo và thu hút nguồn nhân lực mới
Nguồn nhân lực chất lượng là thế mạnh cốt lõi của quy trình bán hàng Ở thời điểm hiện tại, khi nhu cầu thị trường đang tăng nhanh, để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng hiện tại, cũng như tăng thêm khả năng tạo mối liên kết với những khách hàng tiềm năng trong tương lai, công ty Qkmedica nên mở rộng quy mô nhận lực tại Đội bán hàng – tiếp thị thuộc Phòng kinh doanh Chú trọng quá trình đào tạo nguồn nhân lực, có những chính sách thưởng phạt hợp lí, tạo môi trường thoải mái, sáng tạo Lưu ý, mở rộng ở mức vừa phải, vì hiện tại, môi trường kinh tế vĩ mô đầy biến động không thích hợp để tăng nhanh quy mô nhân sự
3.2.2 Có những chính sách ưu đãi nhằm giữ chân khách hàng trung thành
Lượng khách hàng trung thành đóng vai trò đảm bảo doanh thu ổn định và an toàn cho công ty Qkmedica Do đó, công ty không nên quá tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới để tăng trưởng mà bỏ quên giá trị của khách hàng đã gắn bó lâu dài Để giữ chân khách hàng thân thiết, doanh nghiệp nên có nhiều ưu đãi dành cho những khách hàng mua hàng nhiều lần hoặc đã trở thành đối tác lâu năm, đồng thời cung cấp dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ kịp thời trong các tình huống phát sinh Công ty cần định kỳ cập nhật tình trạng hợp tác với khách hàng để xây dựng các chính sách phù hợp, giữ chân họ đến lâu dài và duy trì sự trung thành với thương hiệu.
3.2.3 Áp dụng công nghệ trong hệ thống quản lí
Áp dụng công nghệ vào hệ thống quản lý giúp nâng cao hiệu quả trong việc cập nhật, kiểm tra và rà soát đơn hàng Công nghệ còn cho phép lưu trữ dữ liệu, giấy tờ quan trọng và theo dõi chi tiết tiến độ bán hàng, từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý khách hàng Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân loại, tìm kiếm thông tin và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác khi có vấn đề phát sinh.
3.2.4 Mở rộng kênh phân phối
Hiện tại, Qkmedica chủ yếu phân phối sản phẩm cho các ông lớn trong ngành bán lẻ, đặc biệt là lĩnh vực mỹ phẩm Tuy nhiên, nhu cầu bảo vệ và nâng cao sức khỏe của người dân đang tăng mạnh, mở ra cơ hội mở rộng thị trường sang các nhà thuốc, cửa hàng bán mỹ phẩm nhỏ lẻ và cửa hàng tạp hóa tại khu vực đông dân cư Đối tượng khách hàng phù hợp với các sản phẩm của công ty là phụ nữ trung niên có thu nhập trung bình, nhóm thường xuyên lui tới các địa điểm này Việc mở rộng phân phối giúp Qkmedica đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng mục tiêu, nâng cao nhận diện thương hiệu và tăng khả năng bán hàng cho các nhà phân phối trung gian.
3.2.5 Tăng cường các hoạt động tiếp thị
Hiện nay, phong cách bán hàng của Qkmedica mang xu hướng chủ động, khi công ty tích cực tìm kiếm và liên hệ với khách hàng để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài Để nâng cao nhận diện thương hiệu trong thị trường B2B, Qkmedica cần đẩy mạnh quảng bá qua các trang web thương mại điện tử dành riêng cho doanh nghiệp như Alibaba.com hoặc Kompass.com, cũng như phát triển các ấn phẩm truyền thông chuyên nghiệp Việc tăng cường hình ảnh doanh nghiệp uy tín giúp khách hàng doanh nghiệp dễ nhớ đến thương hiệu và hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của công ty, từ đó mở ra nhiều cơ hội hợp tác trong tương lai Điều này đặc biệt quan trọng vì khách hàng doanh nghiệp thường rất kỹ tính trong việc lựa chọn nguồn cung cấp sản phẩm.
KẾT LUẬN
Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực sau đại dịch Covid-19 với giá cước nhiên liệu giảm sâu và ngành hàng không phục hồi gần 80% tần suất bay so với trước dịch Chính phủ tiếp tục hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thúc đẩy dòng chảy hàng hóa quốc tế và nội địa thuận lợi hơn Ngành thực phẩm chức năng tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, với khoảng 60-80% lượng sản phẩm nội địa đến từ nhà sản xuất trong nước, đồng thời nhu cầu về thực phẩm chức năng nhập khẩu không ngừng gia tăng, tạo lợi thế lớn cho Qkmedica khi đáp ứng được thị trường trong nước Năm 2021, công ty đã tận dụng tốt cơ hội và đạt nhiều thành công ấn tượng Tuy nhiên, để phát triển thêm, Qkmedica cần tối ưu quy trình mua hàng từ Nhật Bản, đặc biệt về điều khoản giao hàng, thanh toán và chủng loại sản phẩm; mở rộng kênh phân phối và hoạt động tiếp thị để tăng trưởng doanh số; đồng thời tập trung đào tạo nguồn nhân lực, ứng dụng công nghệ quản lý và xây dựng chính sách ưu đãi khách hàng trung thành nhằm giữ vững và phát triển thị trường.
Trong 3 tháng thực tập tại Qkmedica với vị trí Thực tập sinh Kinh Doanh, em đã học được nhiều kiến thức thực tiễn trong quy trình hoạt động của một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế, và có cơ hội áp dụng những kiến thức mà mình có Em hiểu hơn về quá trình nhập hàng từ nước ngoài dựa vào khâu mua hàng của công ty Qkmedica, trong thực tế công ty không có bộ phận Logistics thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu chuyên biệt, nhưng em vẫn có thể áp dụng kiến thức về xuất nhập khẩu của mình trong quá trình làm việc và trao đổi, thương lượng với Đại lí giao nhận bên thứ ba (Forwarder), tạo lập và hoàn chỉnh các chứng từ Xuất nhập khẩu Đối với quy trình mua hàng, em có thêm được những kinh nghiệm nhờ những chuyến đi tham khảo và chào hàng thực tế, với những đại lí bán lẻ hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực mỹ phẩm, nhờ đó có được thêm những kĩ năng về quan sát, đàm phán và bàn hàng Trong quá trình làm việc, em còn tiếp thu được nhiều thêm nhiều kĩ năng khác ngoài những kiến thức về chuyên ngành, như cách giao tiếp trong kinh doanh, cách quản lí thời gian, quản lí bản thân và lập kế hoạch trong kinh doanh
Bài báo cáo còn hạn chế về mặt thời gian, kinh nghiệm và kiến thức, dẫn đến không tránh khỏi những sai phạm và thiếu sót Em mong nhận được ý kiến đóng góp và bổ sung từ quý thầy cô cùng anh chị hiện công tác tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Quỳnh Kim (Qkmedica) để nâng cao kinh nghiệm và hoàn thiện kỹ năng sau này Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và đóng góp của tất cả mọi người.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Phan Thị Diệu Thảo, Giáo trình Thanh toán quốc tế, Giáo trình Đại học Ngân Hàng TP.HCM, năm 2012 (pp 23-31)
Hiền Minh, 2022, Thực phẩm chức năng nội địa chiếm 60 -80% thị trường trong nước, Website Báo chính phủ, https://bom.so/7omPDn
Website tổng quan về Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Quỳnh Kim, https://qkmedica.com/
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT