TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN NGÔ LÊ THẢO NGUYÊN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP T[.]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
SINH VIÊN: NGÔ LÊ THẢO NGUYÊN
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TIẾT KIỆM CHI PHÍ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
SINH VIÊN: NGÔ LÊ THẢO NGUYÊN
MSSV: 1954092030
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TIẾT KIỆM CHI PHÍ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM
Ngành: Quản trị kinh doanh
Chuyên ngành: Quản trị Nhân lực
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Đức Trung
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022
Trang 3Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Giảng viên hướng dẫn –
Thầy Nguyễn Đức Trung Trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành báo cáo
thực tập nhờ có sự dẫn dắt và hướng dẫn của thầy đã giúp em hoàn thiện bài báo
cáo của mình hơn Bên cạnh đó, những góp ý cũng như chia sẻ thực tế của thầy đã
giúp em có thêm những kiến thức bổ trợ cho bài báo cáo thực tập Em cũng xin gửi
lời cảm ơn đến Thầy/Cô khoa Quản trị kinh doanh đã dành thời gian để xem và
chấm bài báo cáo thực tập của em
Đồng thời, em cảm ơn Chị Anh và Chị Nhiên đã tạo điều kiện, hướng dẫn và
tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập ở Công ty Hoa Hai Năm Tám Cho em
xin được gửi lời cảm ơn đến Phòng Nhân sự và lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty Hoa
Hai Năm Tám đã tạo môi trường thực tập tốt, thân thiện và giúp em vận dụng
những kiến thức đã học vào thực tế Quá trình em thực tập tại Công ty Hoa Hai
Năm Tám sẽ không thể tránh được những sơ xuất, mong Anh/Chị sẽ bỏ qua giúp
em
Em xin kính chúc Công ty Hoa Hai Năm Tám sẽ đạt được nhiều thành công
trên thị trường, ngày càng phát triển bền vững Em cũng xin kính chúc Anh/Chị
đang công tác tại công ty có thật nhiều thành công trong lĩnh vực đang theo đuổi và
sẽ có thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc trong cuộc sống
Bài báo cáo thực tập em đã cố gắng bằng chính năng lực của mình và cố
gắng của bản thân để có thể hoàn thành, tuy nhiên sẽ không tránh khỏi sự thiếu sót
Em mong sẽ nhận được những góp ý của Giảng viên hướng dẫn để bài báo cáo
được tốt hơn Bên cạnh đó, em cũng mong quý Thầy/Cô khoa Quản trị kinh doanh
sẽ bỏ qua nhưng sai sót nhỏ trong bài báo cáo thực tập của e ạ
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành ạ
Sinh viên thực hiện
Ngô Lê Thảo Nguyên
Trang 4Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM
-
Sinh viên: Ngô Lê Thảo Nguyên Ngày, tháng, năm sinh: 22/10/2001 Mã số sinh viên: 1954092030 Lớp: DH19NL01 Khoa Quản trị kinh doanh-Trường Đại học Mở TP Hồ Chí Minh Đã hoàn thành khóa thực tập tại Công ty Hoa Hai Năm Tám Đơn vị thực tập: Phòng Nhân sự Thời gian thực tập: Từ ngày 19/09/2022 đến ngày 19/11/2022 Nhận xét của Công ty Hoa Hai Năm Tám
Tp Hồ Chí Minh, ngày , tháng , năm 2022
Ký tên và đóng dấu
Trang 5Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
MỤC LỤC
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 5
1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 6
1.3 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP 6
1.4 GIỚI THIỆU CẤU TRÚC BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP 7
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG 8
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM 8
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Hoa Hai Năm Tám 8
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Hoa Hai Năm Tám 8
2.1.3 Sơ đồ tổ chức Công ty Hoa Hai Năm Tám 9
2.1.4 Sơ đồ tổ chức phòng Nhân sự 11
2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM 12
2.3 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM 13
2.4 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM 14
2.4.1 Quy trình tuyển dụng 14
2.4.2 Tổng quan thực trạng qui trình tuyển dụng của Công ty Hoa Hai Năm Tám 17
2.5 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHI PHÍ TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM 17
2.5.1 Chi phí đăng tin tuyển dụng 17
2.5.2 Chi phí tổ chức phỏng vấn 18
2.5.4 Chi phí thuê dịch vụ Tuyển dụng bên ngoài 18
2.6 ĐIỂM MẠNH VÀ YẾU TRONG VIỆC SỬ DỤNG CHI PHÍ TUYỂN DỤNG 19 2.6.1 Điểm mạnh 19
2.6.2 Điểm yếu 19
2.6.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong việc sử dụng chi phí tuyển dụng 19
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP 19
3.1 CẬP NHẬT XU HƯỚNG TUYỂN DỤNG 19
3.2 TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN NHÂN SỰ NGẮN HẠN 20
3.3 TUYỂN DỤNG ỨNG VIÊN NỘI BỘ 20
CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 20
Trang 6Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
4
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Hoa Hai Năm Tám 9
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng Nhân sự 10
Hình 2.3: Quy trình tuyển dụng của Công ty Hoa Hai Năm Tám 14
Hình 2.4: Tuyển dụng trên Fanpage của Công ty Hoa Hai Năm Tám 16
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Mã ngành kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh 8
Bảng 2.2: Bảng công việc của các chức danh của phòng Nhân sự 11
Bảng 2.3: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Hoa Hai Năm Tám 11
Bảng 2.4: Bảng biến động nhân sự của Công ty Hoa Hai Năm Tám 12
Bảng 2.5: Kế hoạch tuyển dụng vị trí nhân viên bán hàng 15
Bảng 2.6: Chi phí quảng cáo bải đăng tuyển dụng tháng 3/2022 của Công ty Hoa Hai Năm Tám 18
Bảng 2.7: Chi phí tổ chức phỏng vấn tháng 2/2022 của Công ty Hoa Hai Năm Tám 18
Trang 7Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu nói chung và kinh tế nước ta nói riêng đang bị ảnh hưởng do tình hình chính trị ở Nga – Ukraine Các doanh nghiệp đang ra sức khôi phục sau đại dịch Covid-19 và đối đầu với tình hình kinh tế khó khăn, rất nhiều bài toán được đặt ra để giải quyết nhằm duy trì hoạt động kinh doanh và ứng phó với các vấn đề sẽ xảy ra Trong đó, bài toán về nhân lực cũng khiến các nhà quản trị gặp nhiều khó khăn khi đưa ra hướng giải quyết Nguồn lực con người được xem là một trong những nguồn lực quan trọng góp phần cho sự duy trì và phát triển của công ty,
tổ chức Nguồn nhân lực chất lượng, gắn bó lâu dài sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định, hạn chế sự thay đổi trong nội bộ Để có thể có được một nguồn lực về con người tốt, ngoài việc tìm kiếm, tuyển dụng được đúng người cho đúng vị trí, còn phải xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác tuyển dụng
Những năm gần đây, thị trường lao động rất bấp bênh, số lượng nhân lực rất lớn nhưng về mặt chất lượng còn thấp, chưa đáp ứng các tiêu chí của các doanh nghiệp
Đa số, người lao động trẻ có xu hướng nhảy việc rất nhiều hoặc nghỉ làm tại các doanh nghiệp để chuyển sang làm freelancer, start-up Họ thường không hài lòng với vị trí, văn hóa công ty, lương thưởng,… hoặc đánh giá cao giá trị mà bản thân mang lại cho công ty trong khi thật sự Bộ phận tuyển dụng tại các doanh nghiệp đang phải đưa ra các phương án để có thể vừa tuyển được người lao động chất lượng, có khả năng gắn bó lâu dài,… Doanh nghiệp phải thường xuyên mở các đợt tuyển dụng để bổ sung lao động và thời gian tuyển dụng thường bị kéo dài hơn so với kế hoạch tuyển dụng đã đề ra Điều này khiến cho doanh nghiệp thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu lao động, nguồn lực nhân sự không được ổn định và chi phí tuyển dụng tăng kéo theo lợi nhuận cũng bị ảnh hưởng
Hiện trạng ngày nay, các doanh nghiệp để có thể tối ưu hóa lợi nhuận cần phải tiết kiệm tối đa các loại chi phí cố định và chi phí biến đổi Trong đó, chi phí tuyển dụng mà doanh nghiệp phải chi trong quá trình tuyển dụng cũng chiếm một phần trong phần chi phí biến đổi Khi các doanh nghiệp phải tuyển dụng nhiều, tuyển
Trang 8Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
6
dụng thời gian dài, dẫn đến chi phí tuyển dụng tăng và công tác tuyển dụng sẽ bị đánh giá không tốt và không đạt KPI đưa ra Chi phí tuyển dụng tăng nhưng không
đi kèm với chất lượng lao động khiến cho bộ phận Nhân sự ngày càng áp lực
Doanh nghiệp phải chi trả cho các quảng cáo tuyển dụng, các trang web tuyển dụng một khoảng phí không nhỏ cho mỗi vị trí tuyển dụng Vấn đề về chi phí tuyển dụng, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều gặp phải và Công ty Hoa Hai Năm Tám cũng đang trong thực trạng này và đang cần các đề xuất giải pháp Để có thể đưa ra những giải pháp hữu hiệu về chi phí tuyển dụng, em đã phân tích thực trạng hiện nay của Công ty Hoa Hai Năm Tám Bên cạnh đó, nhận thấy được sự cần thiết phải giải quyết của vấn đề chi phí tuyển dụng nên em đã chọn chuyên đề: “Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân sự và đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí tuyển dụng của Công ty Hoa Hai Năm Tám”
1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
- Mục tiêu nghiên cứu: Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân sự và đưa ra giải pháp giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng nhân sự tại Công ty Hoa Hai Năm Tám
- Phạm vi nghiên cứu:
Về thời gian: Thực hiện trong khoảng thời gian từ 10/2022 – 12/2022
Về không gian: Công ty Hoa Hai Năm Tám
- Phương pháp thực hiện:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các tài liệu, bảng kế hoạch tuyển dụng và báo cáo tuyển dụng của công ty để phân tích tình hình tuyển dụng, chi phí tuyển dụng tại công ty, để đưa ra đánh giá thực tế về tình hình hoạt động tuyển dụng
Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, giáo trình và các nguồn thông tin,
phỏng vấn nhân viên tại công ty nhằm bổ sung thêm thực trạng tuyển dụng của công ty và đưa ra giải pháp cải thiện
1.3 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
- Vị trí thực tập: Thực tập sinh tuyển dụng tại Công ty Hoa Hai Năm Tám
Trang 9Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
- Phòng ban: Nhân sự
- Báo cáo cho: Nhân viên hành chính
- Mục tiêu công việc: Hỗ trợ công việc cho Phòng ban Nhân sự
- Mô tả công việc:
o Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban
o Thực hiện đăng tin, sàn lọc ứng viên, liên hệ với ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên, thư kí của buổi phỏng vấn cho nhân viên tuyển dụng
o Nhận hồ sơ ứng viên và cập nhật vào hệ thống công ty
o Thực hiện các công việc được giao từ quản lý trực tiếp
1.4 GIỚI THIỆU CẤU TRÚC BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được chia làm 4 phần như sau:
Trang 10Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
8
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Hoa Hai Năm Tám
Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên Hoa Hai Năm Tám
Tên thương hiệu: Cú Trên Cây Garden
Địa chỉ: 262, Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Loại hình doanh nghiệp: Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Đại diện pháp luật: Huỳnh Đức Cường
Ngày hoạt động: 16/10/2015
Tổng số lao động trong công ty 2021: 16 người
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Hoa Hai Năm Tám
Công ty TNHH một thành viên Hoa Hai Năm Tám được thành lập từ năm 2015, với mô hình doanh nghiệp nhỏ Công ty chuyên kinh doanh cây cảnh vừa và nhỏ, các thiết kế tiểu cảnh theo yêu cầu hoặc thiết kế sẵn nhằm phục vụ nhu cầu của
Trang 11Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
khách hàng Những thiết kế độc đáo, mang tính nghệ thuật và ý nghĩa riêng của từng loại cây được phối cảnh là một ưu thế cạnh tranh của công ty Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp dịch vụ chăm sóc, duy trì cảnh quan cây xanh như tưới, bón phân, tỉa cây và các dịch vụ bảo hành cây do công ty cung cấp, phục vụ khách hàng
cá nhân và tổ chức Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê cây cảnh trang trí thời gian ngắn hoặc dài hạn
Quá trình phát triển của Công ty Hoa Hai Năm Tám:
Năm 2015: Thành lập Công ty Hoa Hai Năm Tám, cung cấp các sản phẩm cây cảnh
Năm 2016: Cung cấp dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan
Năm 2017: Cung cấp dịch vụ thiết kế tiểu cảnh cho cây theo yêu cầu và cung cấp sản phẩm thiết kế sẵn
Năm 2018: Tích hợp các dịch vụ có liên quan đến cây cảnh và cảnh quang
2.1.3 Sơ đồ tổ chức Công ty Hoa Hai Năm Tám
Hình 2.1 1
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Hoa Hai Năm Tám
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Hoa Hai Năm Tám)
Tài
Công nghệ thông tin
Marketing
Kinh doanh Giám đốc điều
hành
Trang 12Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
Quản lí và xây dựng hệ thống quản lý cơ cấu tổ chức
Xây dựng các định mức kinh doanh và đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh
- Tài chính – Kế toán
Đảm nhiệm các công việc liên quan đến tài chính và kế toán theo đúng qui định của Nhà nước
Hoạch định tài chính theo tháng
Thống kê thu chi trong hoạt động kinh doanh như vốn, doanh thu, chi phí,…
Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và các kế hoạch lên quản lí cấp cao
- Nhân sự
Hoạch định nguồn lực nhân sự
Lập kế hoạch và thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự
Thực hiện đào tạo và phát triển nhân sự
Xây dựng và quản lí các qui định về nhân sự
Thực hiện công tác lương thưởng và phúc lợi
- Công nghệ thông tin
Quản lí website, hệ thống cơ sở dữ liệu
Điều hành và quản lí hoạt động công nghệ thông tin
- Kinh doanh
Theo dõi hoạt động kinh doanh
Quản lí công việc của nhân viên cây cảnh, nhân viên bảo trì
Đưa ra phương án kinh doanh đề xuất cho ban lãnh đạo
- Marketing
Nghiên cứu, phát triển thị trường
Trang 13Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
Hoạch định và đưa ra chiến lược marketing
Thực hiện công tác truyển thông, xây dựng bài viết trên Fanpage, Website,…
2.1.4 Sơ đồ tổ chức phòng Nhân sự
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng Nhân sự
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Hoa Hai Năm Tám)
Công việc của các chức danh của phòng Nhân sự
Bảng 2.2: Bảng công việc của các chức danh của phòng Nhân sự
Chức danh Công việc đảm nhận
Trưởng phòng
Nhân sự
Hoạch định và lên kế hoạch nhân sự cho công ty
Đề ra các chính sách về văn hóa của công ty; lương thưởng, phúc lợi;… lên ban lanh đạo
Chỉ đạo và giám sát nhân viên nhân sự thực hiện công việc theo qui trình và kế hoạch
Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trong công ty Giám sát quá trình đào tạo và phát triển nhân viên của công ty Theo dõi thực hiện các chế độ cho nhân sự theo qui định của pháp luật
Tuyển dụng Xác định nhu cầu nhân sự của các phòng ban trong công ty
Hoạch định và xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Xây dựng bảng mô tả công việc, bảng tiêu chí công việc
Đăng bài tuyển dụng, sàn lọc hồ sơ ứng viên
Thực hiện phỏng vấn ứng viên, lưu trữ hồ sơ ứng viên trúng tuyển
Quản lí , lưu trữ hồ sơ nhân sự hiện tại và ứng viên tiềm năng Khảo sát nhu cầu đào tạo và phát triển nhấn sự trong công ty Lên kế hoạch, đánh giá hoạt động đào tạo nhân viên mới
Trưởng phòng Nhân sự
Trang 14Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Đức Trung
12
Lương thưởng Đảm nhận các công việc liên quan đến lương và phúc lợi của
nhân sự trong công ty
Thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn theo qui định nhà nước
Giải quyết thắc mắc, khiếu nại của nhân sự về các vấn đề liên quan đến cá chế độ theo qui định nhà nước và các vấn đề liên quan đến lương thưởng, phúc lợi
2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY HOA HAI NĂM TÁM
STT Chi tiêu Năm 2018 Năm 2019 Số %
chênh lệch năm
2019 so với năm
2018
Năm 2020 Số %
chênh lệch năm
2020
so với năm
(Nguồn: Công ty Hoa Hai Năm Tám)
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Hoa Hai Năm Tám ở các năm
2018, 2019, 2020
Năm 2019, công ty có tổng doanh thu là 6,2 tỷ đồng, tăng 31,9% so với năm 2018
Do vào năm 2019, tình hình kinh tế ổn định, xu hướng sống cùng thiên nhiên cũng tăng nên sức mua của người tiêu dùng cũng tăng theo Bên cạnh đó, công ty đã tích hợp các dịch vụ đi kèm, chất lượng dịch vụ được nâng cao Công ty còn có các chương trình ưu đãi cho khách hàng khi mua cây hoặc sử dụng dịch vụ của công ty Năm 2020, tổng doanh thu 3,6 tỷ đồng, giảm mạnh so với năm 2019 và 2018 Tổng doanh thu đã giảm 41,9% so với năm 2019 và giảm 23,4% so với năm 2018 Có sự sụt giảm doanh thu mạnh như vậy là do cuối 2019 đến 2020, đại dịch Covid-19 đã khiến cho nền kinh tế bị trì trệ, tất cả mọi hoạt động kinh doanh những mặt hàng không thiết yếu đều bị ảnh hưởng nặng nề Công ty đã phải cắt giảm nhân sự và chi phí nhằm đảm bảo sự duy trì hoạt động kinh doanh Đồng thời, nhờ có các chính