Cao Minh Trí đã trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt, giúp đỡ tôi với những chỉ dẫn khoa học và hết sức quý giá trong suốt quá trình triển khai, nghiên cứu và hoàn thành đề tài “Phân tích qui tr
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) 7
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL)
2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL), MST: 0311528762, hoạt động chính từ năm 2011 theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư, chuyên cung cấp dịch vụ môi giới và đại lý tàu biển, đại lý vận tải đường không và đường biển tại Thành phố Hồ Chí Minh Công ty còn thực hiện dịch vụ khai quan, giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, góp phần tối ưu hóa chuỗi cung ứng cho khách hàng Với trụ sở tại TP Hồ Chí Minh, ASL là đối tác tin cậy trong ngành logistics và vận tải quốc tế.
Công ty TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, với hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận quốc tế Chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp logistics toàn diện, tối ưu hóa chuỗi cung ứng cho khách hàng Nhằm mở rộng dịch vụ và nâng cao phạm vi hoạt động, công ty tiếp tục mở rộng mạng lưới chi nhánh của mình tại các khu vực trọng điểm, đảm bảo sự thuận tiện và nhanh chóng trong vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Hà Nội là trung tâm chính để vận chuyển hàng hóa khu vực phía Bắc Việt Nam, với mạng lưới hoạt động rộng khắp toàn cầu Công ty khi is có hơn 100 đối tác đối tác tại 50 quốc gia, đảm bảo dịch vụ logistics quốc tế chuyên nghiệp Trụ sở chính đặt tại Việt Nam kết hợp với văn phòng chi nhánh tại Hoa Kỳ, mở rộng khả năng kết nối và phục vụ khách hàng trên toàn thế giới.
Chúng tôi tự hào là thành viên của các tổ chức hiệp hội uy tín như VLA, FIATA, WCA, X-pert Logistics và Amcham, khẳng định vị thế và uy tín trong ngành logistics Đặc biệt, công ty đã trở thành thành viên của WCA - Hiệp Hội Hàng Hóa Toàn Cầu, mở rộng mạng lưới hợp tác quốc tế và nâng cao dịch vụ khách hàng Chúng tôi cũng tự hào được đánh giá cao bởi tổ chức D & B cùng với chứng nhận ISO 9001:2008 về Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) và JAS-ANZ, đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế về quản lý và chất lượng dịch vụ.
Trụ sở chính: Địa chỉ: : 41 Đường Cửu Long, phường 2, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Văn phòng Hà Nội: Địa chỉ: số 91, đường Láng Hạ, phường Long Hạ, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng Hải Phòng: Địa chỉ: Tòa nhà TTC, 630 đường Lê Thánh Tông, Quận Hội An, thành phố Hải Phòng, Việt Nam
2.1.3 Tầm nhìn: ASL tự hào luôn dẫn đầu về giải pháp dịch vụ logistics toàn cầu và tự hào mang đến cho khách hàng và cổ đông những giá trị lợi ích lâu dài. Bằng cách tận dụng mối quan hệ của ASL với Carriers và mạng lưới đại lý toàn cầu, ASL có thể cung cấp cho khách hàng đa dạng tùy chọn cho cách vận chuyển hàng hóa hiệu quả nhất về chi phí
Khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi, cam kết cung cấp dịch vụ hàng hóa chuyên nghiệp với nhiều giá trị gia tăng để đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đầu tư vào con người cũng như dịch vụ ASL nhằm mang lại những giá trị tốt nhất cho khách hàng Chúng tôi luôn theo đuổi các giải pháp tối ưu để đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng.
Công ty tìm kiếm và hướng đến sự thịnh vượng trong cuộc sống cho tập thể nhân viên công ty cũng như cho quý khách hàng và đối tác
Xây dựng văn hoá doanh nghiệp có tinh thần trách nhiệm, tính chính trực và tinh thần tập thể
Chính sách đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên là nhân tố chính để tự cải tiến và đổi mới nhằm phục vụ tốt hơn cho khách hàng
Thương hiệu công ty uy tín với các đối tác nước ngoài
Trên 20 năm kinh nghiệm ngành logistics
Dịch vụ 24/7 phản hồi khách hàng trong và ngoài nước
Hỗ trợ khách hàng các chứng từ (Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch, …)
Giấy chứng nhận FMC và NVOCC
Hệ thống công nghệ tiên tiến vào phục vụ vận hành bộ máy công ty, để nhằm phát triển các sản phẩm dịch vụ mới, cung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất, sáng tạo nhất nhưng chi phí hiệu quả thấp nhất
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hình 3 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty ASL năm 2022
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban và chi nhánh
Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động giao nhận vận tải của công ty Bên cạnh đó, giám đốc còn định hướng chiến lược và là người chịu toàn bộ trách nhiệm về công ty trước pháp luật và ra quyết định như: phân công, bổ nhiệm cấp dưới, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên trong công ty
Phòng kinh doanh của công ty ASL bao gồm bộ phận bán hàng và bộ phận marketing, đóng vai trò then chốt trong hoạt động chính của công ty Đây là bộ phận quan trọng giúp thúc đẩy doanh số và mở rộng thị trường, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty Phòng kinh doanh đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả, góp phần nâng cao nhận diện thương hiệu Nhờ vào hoạt động của bộ phận bán hàng và marketing, công ty ASL ngày càng khẳng định vị thế và mở rộng quy mô trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Phòng kinh doanh của công ty ASL có nhiệm vụ chính:
- Tổ chức công tác tiếp thị và bán dịch vụ của công ty cho khách hàng
- Tiếp cận thị trường cung cấp các thông tin về giá cả, sự biến động của tình hình thực tế của thị trường bên ngoài, dự báo được những tình hình thực tế của thị trường bên ngoài, dự báo những tình huống có lợi lẫn có hại để từ đó công ty kịp thời đưa ra những quyết định kịp thời để ứng phó theo chiều hướng tạo sự thuận lợi cho hoạt động của công ty
Phòng kế toán có trách nhiệm về vấn đề tài chính, kế toán của công ty và cân bằng các cước phí thu sao cho hợp lý
Bên cạnh đó, nhân viên phòng kế toán còn phải xuất hóa đơn và phiếu thu trao chứng từ cho khách hàng
Bộ phận chứng từ được chia thành hai bộ phận là chứng từ hàng nhập và chứng từ hàng xuất a) Bộ phận chứng từ hàng nhập
Bộ phận này hỗ trợ khách hàng hoàn tất các giấy tờ liên quan đến lô hàng để nhận tại cảng biển hoặc sân bay, bao gồm lệnh giao hàng D/O và bảng kê khai hàng hóa trước khi hàng về đến nơi Họ kiểm tra bộ chứng từ do đại lý gửi, phát hiện và thông báo các sai sót để khách hàng chỉnh sửa trước khi cấp D/O Sau đó, bộ phận chuyển bộ chứng từ cho nhân viên hiện trường làm việc và ghi chú các chi phí phát sinh nhằm tính toán doanh thu và chi phí.
Bộ phận chứng từ hàng xuất chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các thủ tục và chứng từ cần thiết để phục vụ khách hàng trong quá trình liên hệ với công ty và chuyển tải hàng hóa Phần này còn hoàn tất các thủ tục xuất khẩu để hàng hóa có thể ra nước ngoài một cách suôn sẻ Ngoài ra, bộ phận chứng từ cung cấp các giấy tờ cần thiết cho lô hàng và liên hệ với đại lý tại cảng đến, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
Nhân viên phòng chứng từ có đặc điểm riêng biệt do tính chất công việc chủ yếu giao tiếp qua email và điện thoại với khách hàng Do đó, họ thường khó dự đoán thái độ hoặc cảm xúc của khách hàng một cách trực tiếp so với tiếp xúc trực tiếp bên ngoài Điều này đòi hỏi nhân viên phải có khả năng giao tiếp qua các phương tiện ảo một cách chuyên nghiệp và tinh tế.
Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự được xây dựng theo lộ trình rõ ràng từ 1 năm đến 6 tháng hoặc hàng tháng, nhằm đảm bảo sự tăng trưởng liên tục Nhân viên phòng nhân sự thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát, thống kê và báo cáo để theo dõi hiệu quả hoạt động Công ty phân chia các phòng ban thành các nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt nhưng vẫn giữ mối liên kết chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả công việc Sự liên kết này giúp các phòng ban hoàn thành tốt vai trò của mình và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất có thể.
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận tải đường không, đường biển, dịch vụ khai quan, giao nhận và vận tải hàng hóa, đảm bảo sự kết nối chuyên nghiệp giữa các đối tác kinh doanh và các cơ quan quản lý nhà nước trung ương cũng như khu vực Hà Nội Với dịch vụ kho bãi và vận tải đa dạng, công ty cam kết đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển và lưu kho của khách hàng, trở thành cầu nối tin cậy trong các hoạt động giao thương quốc tế và nội địa.
Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ đại lý tổng hợp cho các tàu của COSCO, Đông Nam Á, PDZ và các hãng tàu khác khi đến cảng Hải Phòng và các khu vực lân cận Dịch vụ của chúng tôi đảm bảo hỗ trợ toàn diện cho các hoạt động vận tải hàng hải, giúp tàu cập cảng thuận tiện và hiệu quả Với kinh nghiệm và uy tín, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong ngành logistics hàng hải tại khu vực.
ASL cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, giao nhận, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cùng các dịch vụ liên quan khác tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận Chúng tôi tự hào đảm bảo quy trình chuyên nghiệp, nhanh chóng và an toàn cho mọi nhu cầu logistics của khách hàng Với mạng lưới rộng khắp và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, ASL cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao theo tiêu chuẩn quốc tế.
Chi nhánh văn phòng tại Mỹ:
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận tải đường không và đường biển, đảm bảo phù hợp với mọi nhu cầu logistics của khách hàng Dịch vụ khai quan, giao nhận, vận tải, kho bãi và vận chuyển hàng hóa là những dịch vụ chính giúp khách hàng dễ dàng thông quan và vận chuyển hàng hóa hiệu quả Với vai trò là cầu nối và đại diện, chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong các quan hệ giao dịch với đối tác kinh doanh, giúp thúc đẩy quy trình vận chuyển diễn ra thuận lợi Đặc biệt, chúng tôi tối ưu hóa các khâu và thủ tục vận chuyển để giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí trong quá trình vận chuyển hàng đi Mỹ.
LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY CÔNG TY DÒNG TÊN NHANH (ASL)
ASL là công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ vận chuyển biển và hàng không, đáp ứng mọi nhu cầu logistics của khách hàng Công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực kho bãi, vận tải, môi giới hàng hải và đại lý tàu biển, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra an toàn và hiệu quả Với dịch vụ trung gian thương mại và chuyển phát nhanh, ASL cam kết mang lại giải pháp logistics toàn diện, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Công ty TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cước vận tải hàng không, hàng hải và vận chuyển nội địa Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, công ty luôn sát cánh cùng khách hàng để đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu riêng biệt ASL kết hợp các giải pháp sáng tạo và linh hoạt, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Dịch vụ vận tải hàng không của Công ty ASL cung cấp giải pháp toàn diện từ chuẩn bị các chứng từ liên quan, đặt chỗ, tính cước phí vận chuyển, khai báo hải quan cho đến vận chuyển hàng hóa trên mặt đất Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói, đảm bảo mọi quy trình vận chuyển hàng không diễn ra thuận tiện và hiệu quả Với sự chuyên nghiệp và tận tâm, ASL cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm vận tải hàng không an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Nhờ vào các mối quan hệ sẵn có với các hãng hàng không lớn tại Việt Nam, công ty đã xây dựng mạng lưới đối tác mạnh mẽ trong ngành hàng không Vị trí văn phòng chính gần sân bay Quốc Tế Tân Sơn Nhất giúp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa dịch vụ Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả, cũng như mở rộng thị trường một cách nhanh chóng và bền vững.
14 kiện thuận lợi trong việc đáp ứng nhu cầu chuyên chở hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả
Dịch vụ ASL là lựa chọn hàng đầu cho khách hàng cần vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không, nhờ vào thông tin rõ ràng, nhân viên có kỹ năng cao và am hiểu sâu về ngành vận tải hàng không Với giá cước cạnh tranh, khởi hành thường xuyên và lịch bay linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng, ASL đảm bảo mang đến sự tiện lợi và hiệu quả tối đa trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Vận tải đường biển đóng vai trò thiết yếu trong nền kinh tế toàn cầu, giúp vận chuyển hàng hóa quốc tế hiệu quả và an toàn Công ty chúng tôi sở hữu đội ngũ các chuyên viên có kinh nghiệm, chuyên môn cao về cước vận tải đường biển, đảm bảo tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng Với các văn phòng nằm gần các cảng lớn của Việt Nam, chúng tôi dễ dàng thao tác và cung cấp dịch vụ nhanh chóng, đáp ứng linh hoạt các nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của khách hàng.
Công ty vận tải hàng hóa bằng đường biển quốc tế chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng Chúng tôi còn cung cấp dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, hỗ trợ vận chuyển hàng dự án, cũng như dịch vụ bốc xếp, dỡ hàng vào container một cách chuyên nghiệp Ngoài ra, công ty cung cấp các dịch vụ bao bì và đóng gói sản phẩm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tối ưu hóa chi phí.
Với mạng lưới đại lý rộng khắp các cảng biển quốc tế, công ty vận tải hàng hóa đường biển đã ký kết hợp đồng với các hãng tàu uy tín như NYK, Hanjin, Kline, APL, Evergreen, MSC, Yangming Công ty chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng và mạng lưới đối tác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển container Đây là bước đi chiến lược giúp công ty trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container hàng đầu tại Việt Nam Công ty đã và đang mở rộng tuyến đi châu Âu, Bắc Mỹ nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn và đáp ứng nhu cầu vận tải quốc tế ngày càng tăng.
Dịch vụ khai thuế hải quan của Công ty ASL bao gồm:
- Xử lý việc xuất nhập khẩu qua đường bộ, đường thủy và đường hàng không
- Đầy đủ phương thức xử lý phù hợp để giảm thiểu sự chậm trễ của hàng hóa chuyển giao
- Kinh nghiệm với các chuyến vận chuyển hàng phức tạp
- Tính toán thuế và thuế hải quan
- Hỗ trợ giấy phép nhập khẩu
- Chuẩn bị chứng từ (Bill of Lading, Packing List, L/C, Invoice, contract …)
- Khai báo hải quan, giá thuế, kiểm hóa
- Thanh lý tờ khai, tính toán các chi phí và lệ phí
- Xin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa –C/O(Certificate of Origin) cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hải quan, công ty ASL đã xây dựng mối quan hệ mật thiết với các Chi cục Hải quan, đảm bảo quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng, an toàn và hiệu quả nhất cho khách hàng Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, tối ưu hóa thời gian và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu Với uy tín và kinh nghiệm dày dặn, ASL luôn hướng tới đem lại giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng trong lĩnh vực hải quan.
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG
TY TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2019-2021)
Doanh thu của ASL trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021 tăng đều các năm gần đây Vào năm 2020, doanh thu của công ty tăng 4.29% so với năm
Trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021, hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam, đặc biệt là tại TP Hồ Chí Minh, đã tăng trưởng mạnh mẽ nhờ các chính sách thúc đẩy xuất nhập khẩu và giảm thuế theo các hiệp định thương mại tự do Năm 2019, hoạt động này tiếp tục tăng 4.98% so với năm 2020, phản ánh sự thu hút các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu Các chính sách này đã góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành giao nhận vận tải và logistics tại Việt Nam Ngoại lệ, trong giai đoạn này, lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của ASL cùng với hoạt động giao nhận, kho bãi vẫn duy trì các con số ấn tượng và không bị tác động tiêu cực bởi đại dịch COVID-19.
Các chi phí của công ty gồm chi phí quản lý, nâng cấp văn phòng và thanh toán cho các bên thứ ba Ban giám đốc đã phải cắt giảm các khoản chi tiêu này trong 3 năm liên tiếp từ 2019 đến 2021 Cụ thể, năm 2020, thị phần chi phí chiếm 59,65% trên tổng doanh thu, giảm 0,125% so với năm 2019; năm 2021, tỷ lệ này còn giảm xuống còn 59,47%, giảm 0,18% so với năm 2020.
Lợi nhuận của công ty ASL vẫn duy trì đà tăng trưởng ổn định, chiếm gần Ẵ tổng doanh thu Năm 2020, lợi nhuận của công ty tăng gần 4,61% so với năm 2019, và dự kiến sẽ tiếp tục tăng 5,44% trong năm 2021 Thành công của công ty trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ chính là yếu tố thúc đẩy tăng trưởng lợi nhuận bền vững.
17 được danh tiếng và thâm nhập thị trường mới giúp mở rộng mạng lưới khách hàng
Trong giai đoạn 2019-2021, lợi nhuận của doanh nghiệp đã có sự tăng trưởng đáng kể, phản ánh qua việc tất cả các yếu tố đều ghi nhận tăng trưởng tích cực Điều này cho thấy doanh nghiệp đang từng bước phục hồi và phát triển mạnh mẽ bất chấp những khó khăn của nền kinh tế và tác động kéo dài của đại dịch COVID-19 Nhiều nhà đầu tư và ngân hàng đều cảm thấy yên tâm hơn về triển vọng của công ty, từ đó sẵn sàng mở rộng vốn đầu tư và hoạt động sản xuất kinh doanh.
ĐẶC ĐIỂM DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DÒNG TÊN NHANH (ASL)
ASL cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa đa dạng phù hợp với nhiều loại khách hàng, từ hàng lẻ đóng kiện, hàng chung trong container, đến hàng nguyên container, đảm bảo quy trình vận chuyển an toàn và hiệu quả Các phương thức vận chuyển của chúng tôi bao gồm xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không và vận chuyển nội địa, phù hợp với mỗi yêu cầu cụ thể của khách hàng Dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu và nhập khẩu của ASL được tổ chức phù hợp theo hình thức hàng container và hàng lẻ, dựa trên các tiêu chí như tên khách hàng, loại hàng hóa, khối lượng trung bình mỗi tháng, phương thức làm hàng và khả năng kiểm tra, giám sát của hải quan đối với từng lô hàng Tất cả các yếu tố này đều được phân tích và thể hiện rõ ràng nhằm tối ưu hóa quá trình vận chuyển và đảm bảo sự minh bạch, an toàn cho khách hàng.
2.5.1 Sơ lược về thị trường khách hàng của công ty
Hiện tại, công ty ASL phục vụ gần 40 khách hàng đa dạng về loại hình kinh doanh Trong đó, nhóm khách hàng chính là các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, chiếm đa số trong thị phần khách hàng của công ty Các doanh nghiệp này đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau, nhưng chủ yếu tập trung tại Vũng Tàu, Bình Dương và TP.HCM.
2.5.2 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu Đối với hàng nguyên container
Bảng 2.5.1: Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container
Và Giấy Các Loại, kinh doanh
Thiết Bị,Vật Tư, Ngành Giấy
20 lô hàng/ tháng (khoảng 10 container)
Khoảng 90% lô hàng được xuất bằng đường biển (xuất container)
Khoảng 21% lô bắt buộc kiểm hóa, còn lại được thông quan ngay không cần kiểm tra, giám sát
Hàng may mặc, gia công Khoảng 10 lô/ tháng, thường sẽ đi 2 container/ lần
Dùng 100% phương thức xuất khẩu bằng đường biển
Hàng hóa của công ty Đăng Khoa được 100% thông quan ngay
Ngoài các khách hàng thường xuyên, công ty ASL còn nhận đặt hàng xuất khẩu hàng nguyên container theo từng đơn hàng thời vụ từ các chủ hàng khác Hoạt động xuất khẩu hàng nguyên container của công ty luôn diễn ra sôi động, đa dạng các mặt hàng, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu theo mùa vụ của khách hàng.
2.6 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DÒNG TÊN NHANH -
ARROW SPEED LINE CO., LTD
Quy trình lập chứng từ hàng xuất bằng đường biển được thực hiện như sau:
Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Liên hệ với hãng tàu
Gửi thông báo cho một lô hàng sắp phát sinh Đặt và xác nhận chỗ với hãng vận chuyển
Làm vận đơn gửi cho khách hàng và cung cấp chi tiết làm vận đơn cho hãng vận chuyển
Gửi chi tiết lô hàng đã phát sinh cho đại lý bên nhập
Bước 1: TIẾP NHẬN YÊU CẦU
Nhận yêu cầu đặt chỗ vận chuyển hàng hóa từ khách hàng:
Yêu cầu người gửi hàng cung cấp đầy đủ thông tin về số lượng, ngày xuất hàng và tên hàng hóa để đảm bảo quá trình vận chuyển dễ dàng và chính xác Nhận yêu cầu đặt chỗ vận chuyển hàng hóa từ nhân viên phòng kinh doanh nhằm xác nhận lịch trình và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ Việc cung cấp đầy đủ dữ liệu giúp tối ưu hoá quy trình logistics và nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển.
Nhận deal trên hệ thống kinh doanh Bitrix yêu cầu nhân viên kinh doanh cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm thông tin liên hệ người gửi, chi tiết hàng hóa và phương thức thanh toán để đảm bảo xử lý đơn hàng hiệu quả.
Nhận yêu cầu đặt chỗ vận chuyển hàng hóa từ đại lý:
Liên hệ với người gửi hàng để yêu cầu cung cấp thông tin về số lượng, ngày xuất hàng và các chi tiết liên quan khác Thông thường, quá trình tiếp nhận đơn hàng diễn ra qua các kênh như email Outlook, Zalo hoặc điện thoại để nhanh chóng và tiện lợi.
Việc cung cấp thông tin sản phẩm và dịch vụ nhanh chóng giúp khách hàng nắm bắt rõ ràng, kịp thời và nhận phản hồi nhanh nhất từ phía doanh nghiệp Nhờ đó, quá trình giao tiếp trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho cả nhân viên sale lẫn khách hàng Công ty dễ dàng mở rộng thị trường, bán hàng hiệu quả tới khách hàng ở xa mà không gặp trở ngại về địa lý.
Kiểm tra hồ sơ của lô hàng và làm thư báo nợ (debit note)
Theo dõi lộ trình của lô hàng cho đến khi hàng đến.
Nhược điểm của công việc là đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp, ăn nói và thuyết phục khách hàng tốt để đạt hiệu quả cao Ngoài ra, nhân viên không thể nhận biết rõ thái độ của khách hàng một cách trực tiếp như khi tiếp xúc bên ngoài, gây giới hạn trong việc đánh giá phản hồi và điều chỉnh dịch vụ phù hợp.
Bước 2: LIÊN HỆ VỚI HÃNG TÀU
Sau khi nhận được yêu cầu từ ba đối tượng liên quan, các đơn vị cung ứng dịch vụ như hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ liên hệ để xin lịch tàu, lịch lấy container rỗng và xác định thời gian vận chuyển phù hợp Quá trình này đảm bảo xem xét kỹ về giá cước và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh và đại lý để cung cấp dịch vụ vận chuyển hiệu quả.
Ưu điểm nổi bật của dịch vụ là khách hàng có thể tìm được cước tàu tốt hơn so với mức giá mà khách chủ động đề xuất, giúp tiết kiệm thời gian trong việc đặt chỗ Ngoài ra, khách hàng có lợi thế chủ động chọn lịch trình tàu chạy phù hợp và nhận được ưu đãi từ hãng tàu hoặc đại lý về các điều khoản như lưu container, lưu bãi, mang lại sự linh hoạt và thuận tiện trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Nhược điểm của phương thức W2 là mất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm hãng tàu hoặc đại lý, đồng thời phải tự trả giá cho dịch vụ Người gửi hàng cũng chịu trách nhiệm về rủi ro liên quan đến hàng hóa khi vận chuyển bằng đường biển hoặc máy bay Ngoài ra, lịch tàu thường xuyên thay đổi do yếu tố ngoại cảnh, khiến nhân viên không chủ động trong việc sắp xếp, dẫn đến việc phải thông báo cho khách hàng và phát sinh chi phí lưu kho bãi.
Bước 3: GỬI THÔNG BÁO CHO MỘT LÔ HÀNG SẮP RỜI KHỎI CẢNG Gửi thông báo trước cho người gửi hàng:
Gửi thông tin chi tiết về hành trình của lô hàng, bao gồm thời gian cắt máng và bảng giá, để người gửi hàng xác nhận rõ ràng về lô hàng muốn vận chuyển Đảm bảo liên hệ với người gửi hàng để xác nhận chính xác các thông tin này nhằm tránh sai sót trong quá trình vận chuyển Việc này giúp đảm bảo quá trình gửi hàng diễn ra thuận lợi, đúng lịch trình và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Gửi thông báo trước cho đại lý bên mua:
Chia sẻ lịch tàu của các hãng tàu cùng hành trình, giá cước, thời gian vận chuyển, chi tiết lô hàng, tên người gửi, người nhận để đại lý liên hệ và xác nhận với khách hàng, đặc biệt quan trọng đối với các lô hàng thanh toán cước trước Việc này đảm bảo thông tin chính xác, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy quy trình nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả logistics.
+Ưu điểm (S3) : Giúp khách hàng tiếp nhận thông tin một cách chính xác, chi tiết để chuẩn bị đóng hàng
+ Nhược điểm (W3): Việc nhân viên quên gửi cho khách hàng thời gian cắt máng, sẽ dẫn đến chi phí lưu hàng hóa tại kho bãi
Bước 4: ĐẶT VÀ XÁC NHẬN CHỖ VỚI HÃNG VẬN CHUYỂN
Dựa trên yêu cầu, xác nhận của người gửi hàng và đại lý, các bước liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để đặt và xác nhận chỗ container là rất quan trọng Sau khi chọn hãng tàu giữa đại lý và nhà xuất khẩu, nhân viên gửi yêu cầu lấy booking với đầy đủ thông tin của lô hàng như ngày dự kiến đi, cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, yêu cầu về chỗ cấp container rỗng hoặc hạ container, cùng các yêu cầu về free time tại cảng đi và cảng đến Khi đại lý hãng tàu đã xác nhận chỗ, nhân viên thực hiện xác nhận đặt chỗ (booking) theo mẫu biểu công ty cấp và gửi gửi cho khách hàng Cuối cùng, gửi mail lệnh giao vỏ rỗng và shipping note (nếu có yêu cầu) cho người gửi hàng để hoàn tất quy trình vận chuyển container.
Sau khi gửi và xác nhận đặt chỗ cho khách hàng và đại lý:
Bạn cần gửi email yêu cầu khách hàng cung cấp INV và PKL cùng các chi tiết cần thiết để thuận tiện cho quá trình vận chuyển Sau đó, nhận email từ hãng tàu chứa Booking note và lệnh giao vỏ rỗng, và chuyển tiếp các thông tin này đến chủ hàng để họ nắm rõ tình hình.
PHÂN TÍCH NHỮNG SAI SÓT TRONG QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY ASL
Khi phát hiện khai sai thông tin quan trọng như mã địa điểm lưu kho chờ thông quan hoặc mã hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp Cụ thể, nếu khai sai mã địa điểm lưu kho, công ty phải làm tờ khai bổ sung để chỉnh sửa dữ liệu chính xác; còn nếu khai sai mã hải quan, doanh nghiệp cần hủy tờ khai cũ và nộp tờ khai mới với thông tin đúng đắn Việc sửa sai kịp thời giúp tránh các rắc rối pháp lý và đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
Khi khách hàng cung cấp sai thông tin về hàng hóa, chẳng hạn như khai báo xuất khẩu nón bảo hiểm trong khi thực tế là nón thời trang không có tem chứng nhận chất lượng hoặc mẫu mã, hải quan sẽ ngừng kiểm hóa và trả hồ sơ không giải quyết lô hàng Ngoài ra, khi khách hàng thay đổi hình thức khai như từ tạm nhập – tái xuất sang xuất trả, ASL phải hủy tờ khai cũ và tiến hành khai mới để đảm bảo tính chính xác và đúng quy trình.
Việc đặt và nhận vỏ container từ hãng tàu có thể gặp phải nhiều rủi ro, như lấy nhầm container hoặc nhận container không sạch sẽ, gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa Ngoài ra, container bị hư hỏng hoặc xuống cấp có thể làm chậm tiến trình đóng hàng, dẫn đến trễ thời gian giao hàng và vi phạm hợp đồng với khách hàng Điều này có thể gây thiệt hại về tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.
Cán bộ hải quan ghi nhầm số seal so với thực tế, đặc biệt đối với hàng chuyển cảng, dẫn đến khi container chuyển sang cảng nhập, hải quan giám sát cổng phát hiện sự không khớp giữa số seal trên biên bản bàn giao và số seal thực tế Việc này có thể gây ra những rắc rối trong quá trình kiểm tra, kiểm soát hàng hóa, làm chậm trễ quá trình thông quan và ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu Để đảm bảo an toàn và chính xác trong quá trình kiểm tra, các cán bộ hải quan cần thực hiện kiểm tra cẩn thận, tránh ghi nhầm số seal và duy trì ghi nhận chính xác thông tin liên quan đến hàng hóa, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng hóa chuyển vận qua cảng.
27 không nhận hàng, yêu cầu trả lại hàng cho cảng xuất để điều chỉnh thông tin cho chính xác.
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI TẠI CÔNG TY ASL
Với lợi thế về đường bờ biển dài, công ty ASL không ngừng mở rộng thị trường ra khắp các tỉnh thành trong nước Sau gần 11 năm hoạt động, công ty đã hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và đáp ứng nhanh chóng, an toàn yêu cầu của khách hàng Quy trình giao nhận của công ty luôn bám sát và cập nhật đầy đủ các văn bản pháp lý hiện hành, mang lại dịch vụ chuyên nghiệp và tin cậy.
Công ty ASL tập trung củng cố hoạt động kinh doanh cùng các đối tác cũ và khách hàng thân thiết, đồng thời mở rộng thị trường sang các khu vực mới chưa được khai thác Đầu tư mở rộng kho bãi và phát triển đội xe vận tải là những chiến lược đang dần trở thành hiện thực, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty Tuy nhiên, doanh thu đầu năm 2022 ghi nhận xu hướng giảm do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, gây biến động lớn trong hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam và thế giới Theo số liệu của Tổng cục Hải quan, tháng 3/2022, tổng trị giá xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam đạt 58,21 tỷ USD, giảm 11,8% so với tháng 8 năm trước, trong đó xuất khẩu đạt 29,82 tỷ USD, giảm 14,6%, còn nhập khẩu là 28,39 tỷ USD, giảm 8,6% Từ đó, hoạt động kinh doanh của công ty ASL cũng chịu ảnh hưởng và có nhiều biến động theo xu hướng chung của nền kinh tế Theo thông tin từ website của Hải quan Việt Nam, bài viết “Tình hình xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam tháng 3 và quý 1/2022,” đăng ngày 21/3/2022, phản ánh rõ tình hình chung này.
Sau mỗi giai đoạn, ban lãnh đạo công ty đều nỗ lực tìm ra các giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình làm hàng hiện tại Tuy nhiên, quá trình này vẫn đối mặt với những rủi ro phát sinh chủ yếu từ yếu tố chủ quan của nhân viên, đặc biệt là trong quá trình lập hồ sơ và chứng từ Việc không cẩn thận hoặc làm sai lệch thông tin trên tờ khai so với các chứng từ khách hàng là nguyên nhân chính gây ra những sai sót và rủi ro trong quy trình vận hành.
Công ty cần kiểm tra tính thống nhất của hồ sơ nhận từ khách hàng để tránh rủi ro về thủ tục, giúp rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu chi phí Việc bất cẩn trong kiểm soát hồ sơ có thể gây chậm trễ trong giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của ASL và làm tăng thêm chi phí cho khách hàng, dẫn đến mất uy tín và gây thiệt hại lớn Đối với các lô hàng có giá trị cao, công ty thường cử người giám sát toàn diện quá trình giao nhận để đảm bảo an toàn và chính xác, tuy nhiên các trường hợp hàng lẻ thiếu xe hoặc lưu kho dễ gây mất cắp hoặc hư hỏng, còn trách nhiệm thuộc về ASL Ngoài ra, yếu tố thời tiết và các điều kiện khách quan cũng tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, công ty cần tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết và cập nhật xu hướng thị trường thường xuyên để hoàn thành công việc xuất sắc, xây dựng uy tín vững chắc với khách hàng.
PHÂN TÍCH MÔ HÌNH SWOT
CỦA QUy TRÌNH CHỨNG TỪ
Opportunities (Cơ hội) Threats (Thách thức)
O1: Giá cước, lịch trình của các hãng tàu linh động
O2: Các hệ thống kho bãi, kiểm tra hàng xuất khỏi kho được liên tục cập nhật tình hình nhanh chóng, dễ dàng cho nhân viên theo dõi lô hàng
O3: Ngày nay, các hãng tàu cho phép khai SI và VGM trên website
1 T1:Sự cạnh tranh từ các đối thủ cùng ngành ngày càng nhiều, quy trình làm chứng từ của các công ty khác cũng được rút gọn và đơn giản hơn
2 T2: Chuẩn bị các chứng từ, giấy tờ thông quan ngày càng nghiêm ngặt từ các thị trường khó tính như Mỹ, Châu Âu
3 T3: Các bước làm thủ tục hải quan còn nhiều phức tạp làm ảnh hưởng đến tiến độ của quy trình
4 T4: Lượng hàng lẻ ở các kho bãi ngày cảng nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa, không có container đóng hàng, không thể giao nhận hàng hóa đúng thời gian
5 T5: Sự tắc nghẽn các con tàu tại các cảng trong dẫn đến hàng hóa không thể giao đúng ngày, ảnh hưởng đến sự uy tín của công ty
S1: Tốc độ báo giá của nhân viên đáp ứng rất nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu của khách hàng
S2: Nhân viên chủ động tìm và báo giá cước cạnh tranh so với các forwarder khác
S3:Các công việc được thực hiện theo một trình tự diễn ra đồng bộ, nhịp nhàng, việc giao nhận chứng từ và hàng hóa diễn ra đồng bộ
S4: Khách hàng không mất nhiều thời gian để nhận được hàng hóa, tư vấn và hỗ trợ cung cấp các dịch vụ
S5 Công ty tự tin bắt nhịp xu hướng công nghệ bằng cách áp dụng công nghệ vào các quy trình nghiệp vụ như khai hải quan điện tử, giúp quá trình diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm thời gian.
S6,7:Khả năng xử lý tình huống phát sinh được thực hiện một cách
Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ và giải pháp xuất khẩu hàng hóa với mức giá cạnh tranh trên thị trường logistics và forwarder, nhờ vào đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm Chúng tôi hỗ trợ khách hàng từ khâu chuẩn bị hồ sơ cho đến hoàn tất các thủ tục xuất khẩu, đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm tư vấn, chuẩn bị giấy tờ, làm thủ tục hải quan, vận chuyển và giao nhận hàng hóa, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực xuất khẩu.
SO2: Tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt với các nhà xe và nâng cao việc quản lý hoạt động xuất khẩu của công ty (S8+O2)
Thường xuyên cập nhật thông tin, quy định và chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu nhằm nắm bắt các thay đổi mới nhất Việc này giúp nâng cao kiến thức chuyên môn cho nhân viên trong công ty, đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu luôn tuân thủ đúng quy định Đồng thời, cập nhật liên tục các chính sách mới còn giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với các thay đổi của thị trường và pháp lý Theo đó, việc nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời là yếu tố quan trọng để duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Đưa ra các tiêu chuẩn quy định làm việc phù hợp với nhân viên là yếu tố quan trọng để nâng cao tinh thần làm việc của nhóm Việc thiết lập những nguyên tắc rõ ràng giúp nhân viên cảm thấy tự tin và có động lực hơn trong công việc hàng ngày Khi các tiêu chuẩn làm việc được áp dụng phù hợp, công ty có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững và nâng cao năng suất toàn diện.
ST3 tập trung phát triển thương hiệu uy tín và đáng tin cậy tại thị trường Việt Nam bằng cách cung cấp các dịch vụ cước vận tải biển đạt chuẩn chất lượng cao, đảm bảo hiệu quả và an toàn cho khách hàng Công ty cam kết mang đến dịch vụ vận tải biển với giá cả cạnh tranh, đáp ứng tốt các nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp và cá nhân, qua đó xây dựng lòng tin và sự lựa chọn hàng đầu trong ngành.
ST4: Nhân viên cần chủ động
Việc theo dõi hàng hóa một cách kỹ càng và chặt chẽ trên các hệ thống kho, tàu, tới cảng giúp đảm bảo quản lý chính xác tiến trình vận chuyển Hệ thống theo dõi này cho phép thông báo nhanh chóng cho bên xuất khẩu khi có sự thay đổi về lịch trình tàu, như tàu bị hủy chuyến hoặc chuyển kho bãi Điều này giúp xử lý kịp thời các sự cố phát sinh, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng xuất khẩu.
Kỹ năng giao tiếp của bộ phận chứng từ làm hàng còn tồn tại nhiều thiếu sót, chưa truyền tải đầy đủ các nội dung và thông tin cần thiết cho khách hàng Điều này ảnh hưởng đến quá trình giao dịch và sự hài lòng của khách hàng Cần cải thiện kỹ năng giao tiếp để đảm bảo thông tin rõ ràng, chính xác và kịp thời hơn Nâng cao khả năng truyền đạt sẽ giúp bộ phận làm hàng làm việc hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng.
W2: Nhân viên không chủ động trong việc lịch tàu thay đổi, dẫn đến rớt hàng khiến hàng hòa bị trả phí lưu kho bãi
Nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm nhưng vẫn thường xuyên mắc phải những sai sót không đáng có, đặc biệt là trong việc lập tờ khai với những thiếu sót về thông tin quan trọng Ngoài ra, họ còn thiếu chính xác trong việc kiểm tra các khoản phí liên quan đến quá trình làm hàng và ghi nhầm số seal hoặc container Các lỗi này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và cần được khắc phục để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
W4:Trong quá trình giao nhận hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ: giao nhận
Đẩy mạnh các buổi đào tạo nghiệp vụ khai báo làm hàng và thủ tục thông quan cho nhân viên là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc Việc tổ chức đào tạo liên tục giúp nhân viên cập nhật kịp thời những thay đổi mới nhất từ hãng tàu như W1, W2, W3, W5, W6, W7+ nhằm đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng quy định Chương trình đào tạo định kỳ giúp nâng cao kiến thức, kỹ năng và khả năng xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình khai báo và thông quan hàng hóa Các buổi training này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình logistics của công ty.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL)
MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
3.1.1 Mục tiêu của công ty trong tương lai
Hòa nhập cùng xu hướng hội nhập quốc tế của Việt Nam khi gia nhập TPP và AEC, Công ty TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) đặt mục tiêu trở thành một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực logistics và dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế Với tiềm lực tài chính vững mạnh, công ty hướng tới phát triển bền vững bằng cách đầu tư mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh trong ngành vận tải, chuẩn bị cho bước tiến vượt bậc trong tương lai.
3.1.2 Định hướng phát triển của công ty
Chúng tôi cam kết giữ vững các mảng dịch vụ hiện có, trong đó dịch vụ vận tải đường biển tiếp tục duy trì lượng hàng chuyển tải qua Singapore và Hong Kong, đồng thời tìm kiếm thêm đại lý cho lượng hàng nhập khẩu Đối với dịch vụ môi giới và đại lý tàu, công ty ưu tiên tập trung vào lĩnh vực dầu thô, duy trì chất lượng dịch vụ thuyền viên và các đại lý tàu đã được chỉ định với các đối tác thân thiết Dịch vụ khai quan và giao nhận được đẩy mạnh, với chủ trương mở rộng hoạt động chào bán hàng và khai thác tốt các kho bãi theo hướng cung cấp dịch vụ trọn gói Công ty tập trung phát triển hệ thống khách hàng lớn, đồng thời khai thác hiệu quả kho bãi tại TP Hồ Chí Minh để nâng cao hiệu suất hoạt động.
ASL đang tập trung đẩy mạnh hoạt động marketing để xây dựng bền vững thị trường mục tiêu và giá cả bằng cách mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước, đồng thời đầu tư sâu vào công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý chuyên nghiệp Công ty thực hiện các chiến dịch tiếp thị và quảng bá dịch vụ một cách chọn lọc trên các kênh truyền thông của đối tác nước ngoài, tăng cường sự hiện diện tại các hội nghị, hội thảo ngành nghề trong và ngoài nước nhằm kết nối khách hàng mới và phát triển mối quan hệ đối tác chiến lược.
ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
Để giải quyết các vấn đề tồn đọng trong công ty, như khả năng thu hút khách hàng mới còn hạn chế và thiếu nhân sự trong quản lý, theo dõi hàng hóa khách hàng, cần xây dựng chính sách marketing cho dịch vụ của công ty nhằm mở rộng thị trường Các giải pháp đề xuất nhằm nâng cao uy tín của công ty trên thị trường forwarder Việt Nam, phát triển và khai thác các tuyến tàu tới thị trường mới, từ đó tăng thị phần và số lượng đơn hàng xuất khẩu qua đường biển Đồng thời, củng cố mối quan hệ với các đối tác, hãng tàu, nhà xe nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
3.2.2 Cơ sở đưa ra giải pháp:
Dựa trên phân tích SWOT, công ty cần triển khai các giải pháp chủ động, hiệu quả để tận dụng cơ hội và đối phó với thách thức Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và chính xác đóng vai trò then chốt trong quá trình làm hàng, từ tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến theo dõi hàng hóa tại cảng nhập Việt Nam gia nhập WTO và ký kết các hiệp định thương mại mở ra nhiều cơ hội mới, trong khi nhiều đối thủ cạnh tranh cung cấp dịch vụ logistics xuất nhập khẩu Nhân viên trong thời đại số 4.0 cần trang bị kỹ năng công việc và giao tiếp thực thụ để thích nghi Để thành công, ASL cần xây dựng chiến lược vững chắc, tận dụng nhân lực và công nghệ phù hợp để vượt qua thách thức, mở rộng thị trường một cách bền vững.
Công ty đã khẳng định vị trí vững chắc trong quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển Để thúc đẩy quá trình này, công ty áp dụng các chiến lược từ bảng ma trận SWOT, bao gồm cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa với giá cả cạnh tranh dựa trên kinh nghiệm lâu năm của nhân viên và hỗ trợ khách hàng hoàn tất các thủ tục xuất khẩu Đồng thời, công ty thường xuyên cập nhật thông tin, quy định và chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu, giúp nhân viên nắm bắt các thay đổi mới và nâng cao kiến thức chuyên môn Những nỗ lực này tạo nền tảng để đề xuất các giải pháp nhằm đẩy mạnh quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Dòng Tên Nhanh (ASL), hướng tới nâng cao hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường logistics và forwarding.
3.2.3 Một số giải pháp cụ thể:
Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng từ
Khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên bộ phận chứng từ của công ty cần kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin để đảm bảo quá trình xử lý diễn ra thuận lợi Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp tránh sai sót và đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ trước khi tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình quản lý hồ sơ This process is essential for maintaining accuracy and compliance in the company's document management system.
Nhân viên bộ phận chứng từ phải kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng các chứng từ để đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng hóa Trong trường hợp phát hiện sự sai lệch về dữ liệu giữa các chứng từ, cần xác định nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó và liên hệ với người xuất khẩu để làm rõ nguyên nhân cũng như yêu cầu sửa đổi kịp thời Việc kiểm tra chặt chẽ này giúp đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và phát sinh chi phí không mong muốn.
Giải pháp về nâng cao sự tin cậy trong quá trình giao nhận hàng hóa, chứng từ
ASL có 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và làm chứng từ xuất khẩu, từ đó xây dựng vị thế vững chắc trên thị trường Việt Nam và quốc tế Công ty đặt sự tin cậy lên hàng đầu, cam kết thực hiện đầy đủ các bước từ báo giá, xử lý chứng từ, khai hải quan đến giao hàng, nhằm hạn chế tối đa sai sót, tổn thất và chi phí cho khách hàng Đội ngũ nhân viên hiện trường của ASL đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa chặt chẽ, tránh hàng hóa mất mát hoặc hư hỏng, nâng cao uy tín và dịch vụ khách hàng.
Để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, công ty cần kiểm soát chặt chẽ từng khâu trong quy trình, từ báo giá đến xử lý chứng từ, khai hải quan, lấy hàng và giao hàng cho nhà nhập khẩu Việc này giúp hạn chế sai sót, giảm thiểu rủi ro và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất khẩu hàng gia công Ngoài ra, công ty nên nghiên cứu và áp dụng các chiến lược tinh gọn, đơn giản hóa quy trình, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cao để tối đa hóa hiệu quả và hạn chế các sai sót không mong muốn.
Duy trì mối quan hệ với khách hàng là yếu tố quan trọng để tạo dựng ấn tượng tích cực về chất lượng dịch vụ cao và uy tín của công ty, ngay cả khi khách hàng chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ Một mối quan hệ dựa trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi giúp xây dựng lòng trung thành và tạo cơ hội cho các cơ hội hợp tác trong tương lai.
Giải pháp về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên chứng từ, giao nhận hàng hóa
Con người đóng vai trò là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành dịch vụ và dịch vụ giao nhận Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, chuyên nghiệp giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo dựng lòng tin và giữ chân khách hàng lâu dài Trong ngành giao nhận, yếu tố con người còn thể hiện ở khả năng xử lý tình huống nhanh chóng, linh hoạt và thân thiện để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Chính nhân tố con người chính là chìa khóa thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Nhân viên công ty ASL đang ngày càng già đi, phần lớn có độ tuổi trên 30 và đảm nhận các công việc liên quan đến chứng từ, kết toán chi phí, điều xe Công ty cần tuyển dụng lực lượng trẻ tuổi, có tài năng và nhiệt huyết, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận Việc đi làm ngoài hiện trường yêu cầu sức khỏe dẻo dai và nhanh nhẹn, phù hợp với đặc thù công việc Để đáp ứng tốt các yêu cầu này, công ty nên thực hiện chính sách tuyển dụng mới, kết hợp với việc đào tạo nâng cao tay nghề và ý thức trách nhiệm của nhân viên hiện có, nhằm hạn chế rủi ro và sai sót không cần thiết.
Do đòi hỏi của công việc, ASL phải thường xuyên nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Trong công ty bằng cách:
- Tổ chức thường xuyên các khóa học, ngoại ngữ, vi tính, pháp luật cho cán bộ kinh doanh
- Hằng năm tổ chức cuộc thi sát hạch để loại bỏ bớt những nhân viên thiếu trách nhiệm, làm ăn thiếu hiệu quả
- Còn rất nhiều biện pháp cụ thể khác như gởi nhân viên đi học ở nước ngoài, tham gia các hội nghị FIATA, IATA,…
Giải pháp cho việc giao nhận hàng hóa tại các kho bãi ở cảng
Vận tải đóng vai trò là cánh tay trái của công ty trong hoạt động giao nhận, là yếu tố quyết định để hoàn thiện quy trình từ thủ tục nhận hàng đến giao hàng tận tay khách hàng Với lượng hàng lẻ ngày càng tăng, chủ yếu là hàng di lý, công ty cần đầu tư nhiều xe hơn, đồng thời xây dựng mối quan hệ hợp tác với các công ty vận tải bên ngoài để đảm bảo khả năng điều động xe linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thực tế.
Giải pháp về hoàn thiện công tác chọn hãng tàu và book lịch tàu chạy
Lựa chọn hãng tàu phù hợp giúp doanh nghiệp có được mức giá cước tối ưu và dịch vụ vận chuyển chất lượng cao, từ đó giảm thiểu chi phí và thời gian xử lý đơn hàng Việc chọn đúng hãng tàu còn đảm bảo việc giao nhận hàng diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp duy trì dịch vụ khách hàng hoàn hảo Khi lựa chọn hãng tàu, cần cân nhắc các yếu tố như uy tín, khả năng vận chuyển, mạng lưới dịch vụ và chi phí phù hợp để tối ưu hóa quy trình logistics.
- Lịch trình tàu chạy, thời gian tàu cập cảng và rời cảng:đảm bảo cho hàng xuất được vận chuyển nhanh và đúng hạn
Thời gian vận chuyển đến cảng là yếu tố quyết định hiệu quả của chuỗi logistics Đảm bảo tính chính xác trong quá trình vận chuyển giúp gửi đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thông quan Việc này không chỉ giữ gìn chất lượng sản phẩm mà còn giảm thiểu chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Giá cước của hãng tàu thường cố định nhưng cũng có những trường hợp thay đổi liên tục, do đó khách hàng nên thường xuyên cập nhật thông tin trên website của hãng tàu Việc nắm bắt thông tin về giá cước giúp bạn xác định mức cước có lợi nhất và tối ưu hóa chi phí vận chuyển hàng hóa bằng tàu Chính sách giá biến động đòi hỏi người gửi hàng phải theo dõi để đưa ra quyết định chính xác, đảm bảo tiết kiệm tối đa cho doanh nghiệp.