THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI NGUYỄN TRƯƠNG

7 ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI NGUYỄN TRƯƠNG Bài tiểu luâ.

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BỘ MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG

MẠI NGUYỄN TRƯƠNG

Bài tiểu luận cá nhân

SĐT:

Email:

GV:

Tháng 6/2020

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Tình hình nghiên cứu về 5S 6

3 Mục tiêu đề tài 7

4 Đối tượng phạm vi phân tích 8

5 Phương pháp thực hiện 8

6 Bố cục 9

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S 10

1.1 Khái niệm 5S 10

1.2 Việc tạo ra giá trị và nhận thức sự lãng phí 12

1.3 Các bước tiến hành 5S 14

1.4 Lợi ích của 5S 19

1.5 Kết luận 20

CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NGUYỄN TRƯƠNG 21

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 21

2.1.1 Lĩnh vực kinh doanh 21

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 21

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22

2.2 Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH XD và TM Nguyễn Trương 23

2.2.1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng 23

2.2.2 Phát động chương trình 23

2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh 24

2.2.4 Bắt đầu “sàng lọc” 24

2.2.5 Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, săn sóc và sẵng sàn hàng ngày 24

2.2.6 Đánh giá định kỳ 25

2.3 Hiệu quả mang lại từ 5S 26

2.4 Những tồn động hạn chế 26

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MAI NGUYỄN TRƯƠNG 27

3.1 Giải pháp đối với lãnh đạo và CBCNV 27 3.2 Đối với nhân viên 27 KẾT LUẬN 28

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cuộc khủng hoảng kinh tế tại Việt Nam từ 2008 đến nay đã chỉ ra điểm yếu cơ bảncủa kinh tế Việt Nam là sức sản xuất, năng lực quản lý điều hành còn rất kém, đặc biệt lànăng lực điều hành quản lý của các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam còn kém Hệ quả

là đóng góp nói chung và giá trị giá tăng của các doanh nghiệp vào nền kinh tế quốc dân cònthấp, đặc biệt các ngành sản xuất thiếu mô hình tíết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quảhoạt động Áp dụng mô hình 5S vào quá trình sản xuất đã được các doanh nghiệp trên trên thếgiới, đặc biệt là Nhật Bản đã được áp dụng rất hiệu quả

Các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ nói riêng phải phát triển hài hòa, tăng trưởngcao về năng suất, chất lượng, và hiệu quả đồng thời bảo về được môi trường sinh thái Muốnđược như vậy, cần phải có một giải pháp tổng thể về phát triển cá doanh nghiệp sản xuất vừa

và nhỏ tầm cỡ quốc gia, trong đó đặc biệt là xây dựng các chuẩn, các cơ chế chính sách, môhình quản trị phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế Trong các mô hình này, áp dụng 5S là môhình tốn ít chi phí và đem lại hiệu quả kinh tế cao, đồng thời sẽ góp phần vào việc bảo vệ môitrường Thông qua việc áp dụng 5S, chi phí sản xuất sẽ giảm, từ đó tăng được lợi nhuận chodoanh nghiệp

Mặc dù nhiều nghiên cứu trên thế giới chỉ ra lợi ích của việc áp dụng 5S và đưa ra mộtsố mô hình áp dụng vào các DN, nhưng những nghiên cứu này chưa phù hợp với tình hình các

DN Việt Nam Trong nước đã có một số tác giả nghiên cứu về 5S mang tính hàn lâm cao haycó thể nói những nghiên cứu chưa mang tính thực tiễn Đại đa số các nghiên cứu này mặc dù

đã nêu bật được ưu điểm vượt trội khi áp dụng 5S nhưng lại chưa chỉ ra được hiện trạng ápdụng cũng như chưa đưa ra được mô hình thích hợp cho việc áp dụng phương pháp sản xuấtnày vào các doanh nghiệp ở Việt Nam Nhận thức được những vấn đề trên, em đã chọn đề tài:

“Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tại Công ty Công Ty TNHH Xây Dựng Thương Mại

Nguyễn Trương” làm chủ đề cho bài tiểu luận Bài tiểu luận tập trung vào phân tích thực

trạng 5S tại doanh nghiệp “Nguyễn Trương” nằm trên địa bàn TP.HCM, từ đó tìm ra vấn đềcòn tồn tại, nguyên nhân và giải pháp nhằm khắc phục vấn đề, góp phần thúc đẩy sự phát triểncủa 5S trong các SMEs tại Việt Nam

2 Tình hình nghiên cứu về 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật đó là seiri (sàng lọc), seiton (sắp xếp), seiso(sạch sẽ), seiketsu (săn sóc) và shitsuke (sẵn sàng), được sử dụng làm nền tảng cho việc pháttriển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể (TPM)(Bamber và cộng sự, 2000)

Osada (1991) cho rằng 5S giống như 5 chiếc chìa khóa để quản lý môi trường tổngthể 5S là một hệ thống để giảm thiểu lãng phí và tối ưu năng suất và chất lượng thông quaduy trì nơi làm việc trật tự ngăn nắp đồng thời sử dụng các hình ảnh trực quan để đạt được kếtquản hoạt động tốt Thực hành 5S với mục đích tạo ra giá trị từ sự sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ,săn sóc và sẵn sàng ở nơi làm việc, đây cũng là bước cơ bản nhất trong việc áp dụng sản xuấttinh gọn Sau đó, các doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu biết và áp dụng 5S nhằm loại bỏ các loạilãng phí trong sản xuất và duy trì vệ sinh trong doanh nghiệp mình

Kobayashi và cộng sự (2008) phân biệt sự khác biệt giữa 5S như là một triết lý 5S như

là một công cụ bằng cách so sánh các khung lý thuyết của Osada (1991) và Hirano (1995) Từcác nghiên cứu của họ, họ kết luận rằng 5S được coi như là một triết lý ở Nhật Bản nhưng lạigiống như một công cụ ở Anh và Mỹ Osada (1991) xem 5S như là một triết lý cho sự pháttriển chiến lược, để học hỏi và thay đổi trong khi Hirano (1995) coi 5S là một công thức côngnghiệp cái mà tạo ra sự khác biệt giữa một công ty với các công ty đối thủ Trong những nămtiếp theo, 5S được lan truyền sang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á Đối với các nướcchâu Âu, và châu Mỹ, 5S được dịch thành Sorting, Straightening, Shining, Standardizing vàSustaining (Lonnie Wilson, 2010)

Một định nghĩa thông thường của 5S ở phương Tây là housekeeping (tự quản lý côngviệc) (Becker, 2001; Chin và Pun, 2002) Ở phương Tây cả 5S và TPM vẵn chưa được chấpnhận hoàn toàn, các phương pháp này bị coi là chưa tối đa hóa và không được coi trọng(Douglas, 2002)

Ở Nhật Bản thực hành 5S được khởi xướng trong các lĩnh vực sản xuất và được mởrộng ra các lĩnh vực công nghiệp khác và lĩnh vực dịch vụ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) làmột ví dụ điển hình cho các nguyên lý của 5S trong việc thực hiện, từ các phiên bản ban đầudựa trên 3-S này và trở thành 4S (Ohno, 1998)

Một nghiên cứu khác của nhóm tác giả Hyland cho rằng các nhà máy sản xuất của Úcchỉ có nhận thức cơ bản về tầm quan trọng và tiềm năng của 5S (Hyland và cộng sự, 2000).Có thể nói rằng dường như không có một phạm vi giới hạn cho 5S Nhiều học giả phươngTây vẫn coi đây là công cụ như housekeeping (Becker, 2001; Chin và Pun, 2002) Tuy nhiên,

5S thường xuyên xuất hiện và được sử dụng trong triết lý tinh gọn (Hines và cộng sự, 2004).

Từ đó 5S thúc đẩy công nhân để cải thiện môi trường làm việc của họ

Trong quá trình áp dụng tại doanh nghiệp, 5S được kết hợp với các công cụ cải tiếnkhác như công cụ cải tiến liên tục Kaizen (Imai, 1997 và Kodama, 1959), công cụ quản lýtrực quan (Nikkhan Kyogyo Shinbun, 1995) Thực hiện 5S cũng được coi la là bước đầu tiêntrong việc áp dụng các hệ thống, phương pháp như Quản lý chất lượng toàn diện TQM, Duytrì năng suất tổng thể TPM và Sản xuất tinh gọn (Ho và cộng sự, 1995; và Ho & và Fung,1995) 5S đã được áp dụng thành công tại rất nhiều quốc gia trên thế giới, tuy nhiên cácnghiên cứu này hầu hết tập trung phân tích về khung áp dụng 5S, sự hiệu quả của 5S, vànghiên cứu sự khác biệt trong nhận thức về 5S Dù còn nhiều tranh cãi xung quanhviệc gọi tên 5S nhưng hầu hết các nước tiên tiến cũng như đang phát triển trên thế giớiđều đã và đang áp dụng 5S, các nhà nghiên cứu cũng chỉ ra sự hiệu quả trong việc ápdụng 5S đối với kết quả sản xuất Các nước như Thái Lan, Malaysia cũng đang ápdụng công cụ hữu hiệu này trong sản xuất

5S hiện nay đã không còn là cụm từ quá mới đối với một số các doanh nghiệp Khi gianhập vào Việt Nam, 5S trở thành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng (Phan ChíAnh, 2008) Rất nhiều các trang web và trung tâm bắt đầu đưa chương trình 5S vào thực hiện

và giảng dạy, tuy nhiên các tài liệu này có nhều điểm không đồng nhất Các cuộc thi về thựchành tốt 5S cũng được tiến hành, các doanh nghiệp lớn và đặc biệt là các doanh nghiệp có vốnđầu tư nước ngoài như các công ty liên doanh của Nhật đều coi trọng việc áp dụng 5S Tuynhiên, vấn đề còn bỏ ngỏ khi chưa một nghiên cứu nào đào sâu khai thác về việc áp dụng 5Stại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa (SMEs), cũng như chưa có nghiên cứu nào chỉ rathực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp trên Bên cạnh đó các vấn đề về việc áp dụng 5Scũng chưa được phân tích rõ ràng Do vậy, nghiên cứu này sẽ phân tích thực trạng áp dụng 5Stại SMEs Việt Nam điển hình là doanh nghiệp “ Nguyễn Trương”, tìm ra vấn đề và chỉ ra cácnguyên nhân chính, từ đó đề xuất một số giải pháp khuyến nghị, góp phần phát triển việc ápdụng 5S tại Việt Nam về cả chất lượng và số lượng

3 Mục tiêu đề tài

5S là một công cụ hữu ích giúp các DN phát triển vững chắc hơn Hiện nay, phươngpháp này được coi là toàn diện nhất trong việc loại bỏ lãng phí, định hướng sản xuất dựa trêngóc nhìn của khách hàng nhằm thỏa mãn tối đa các nhu cầu mà khách hàng mong muốn Vìvậy, bài tiểu luận được thực hiện nhằm phân tích để mọi người cùng hiểu rõ giúp phươngpháp này ngày càng phổ biến trong các DN Việt Nam, đặc biệt các DN sản xuất nhỏ và vừa

Trước tiên, một lần nữa bài tiểu luận này trình bày tổng quan lý thuyết về 5S: khái niệm, đặcđiểm, và cách thức áp dụng để người xem có cái nhìn cơ bản về phương pháp sản xuất này.Sau đó, là khái quát thực trạng chung về 5S tại doanh nghiệp “ Nguyễn Trương” để đưa ngườiđọc đi đến vấn đề: 5S là một phương pháp vô cùng hiệu quả nhưng áp dụng như thế nào làhiệu quả Đâu là nguyên nhân chính cho vấn đề này và giải pháp đưa ra để giải quyết cho cácnguyên nhân chính nhằm nâng cao chất lượng áp dụng 5S, qua đó nâng cao năng lực sản xuấtcủa doanh nghiệp, tăng lợi nhuận đồng thời đóng góp vào sự phát triển kinh tế nói chung Đâychính là mục đích lớn nhất của em khi thực hiện đề tài này.

4 Đối tượng phạm vi phân tích

Đối tượng phân tích là những vấn đề lý luận và thực tiễn của 5s tại Công ty TNHHXây Dựng và Thương Mại Nguyễn Trương (P tổ chức lao động, P điều độ, P kỹ thuật, P.kinh doanh) từ đó phát hiện các vấn đề còn tồn tại, tìm kiếm nguyên nhân và đề xuất giải phápcho các vấn đề đó

Phạm vi nghiêm cứu:

 Về nội dung: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực hiện mô hình 5s và đưa một sốgiải pháp nhằm cải thiện 5s tại Công ty

 Về không gian: Nghiên cứu các nội dung trên tại văn phòng công ty

 Về thời gian: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực hiện mô hình 5s từ khi công tybắt đầu áp dụng vào năm 2017 đến 2019 và đưa một số giải pháp có ý nghĩa trong giai đoạntrước mắt

5 Phương pháp thực hiện

Bước 1: Thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thông qua các tài liệu về 5S trong và ngoàinước (nghiên cứu lý thuyết) cùng với đi thực tế tại doanh nghiệp đã áp dụng 5S (nghiên cứuthực tiễn) Sau đó, tiến hành phân tích dữ liệu, so sánh giữa tình hình áp dụng 5S thực tế tạidoanh nghiệp với lý thuyết

Bước 2: Sau khi so sánh tìm ra các vấn đề còn tồn tại trong việc áp dụng 5S tại doanhnghiệp “ Nguyễn Trương” Từ các vấn đề này vận dụng những kiến thức đã học và kinhnghiệm làm việc thực tế để tìm ra nguyên nhân chính nhất

Bước 3: Từ các nguyên nhân chính đưa ra một số các giải pháp, các giải pháp nàycũng đã được kiểm tra tính khả thi với các doanh nghiệp Cuối cùng, các giải pháp phù hợpnhất đã được trình bày trong bài tiểu luận

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp cải thiện 5s tạo môi trường làm việc hiệu quả tạidoangh nghiệp Nguyễn Trương.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S 1.1 Khái niệm 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu vàShitsuke Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ýnghĩa của chúng không thay đổi Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng làSort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắpxếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng

1.1.1 Seiri

Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây chính là bước đầutiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Nội dung chính trong Seiri là phân loại, didời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc

Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấy các vậtdụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưngvẫn được lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại các các vật dụng cầnthiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cầnthiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học Một trong những cách thông dụng đểthực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiết chocông việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phậncó vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình Sau đó là việc đưa ra quyếtđịnh loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo cách nhất định

Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó có thểgiảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc antoàn hơn

Một điểm cần chú ý khi thực hiện Seiton là các vật dụng nên được đánh số hoặc dánnhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.

Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng

và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty

Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tra máymóc, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗ lỏng ốc, vỡốc… Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các vấn đề đó, nâng cao năngsuất của máy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động

Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả đángngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp

Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêuchuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp

Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đàotạo và thực hành thường xuyên cho nhân viên Bên cạnh đó, các vị lãnh đạo, quản lý trongdoanh nghiệp cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc học tập và thực hành 5S.

Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việc đào tạo về Shitsuke là điểm quan trọng nhất,giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng caonăng suất và chất lượng sản phẩm Mục tiêu của việc thực hiện 5S không chỉ là đảm bảo nơilàm việc sạch sẽ ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanh nghiệp, vì vậy phần tiếptheo sẽ đưa ra định nghĩa về các hoạt động tạo ra giá trị và các hoạt động không tạo ra giá trị

và các loại lãng phí nhằm giúp các DN định hình về thế nào là lãng phí

1.2 Việc tạo ra giá trị và nhận thức sự lãng phí

Bất cứ hoạt động nào không cần thiết và không tạo ra thêm giá trị gia tăng cho kháchhàng đều được coi như sự lãng phí Khách hàng là người quyết định giá trị của sản phẩm, nếuhọ không muốn chi trả cho phần nào hay tính năng, giá trị nào của sản phẩm thì đó chính làlãng phí

Các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (value - added activities): là bất kỳ phần nào

của quy trình sản xuất mà giúp nâng cao giá trị sản phẩm cho khách hàng

Các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (nonvalue - added activities): là các hoạt

động không cần thiết cho việc chuyển hóa vật tư thành sản phẩm mà khách hàng mong muốn.Những phần làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem làkhông tạo ra giá trị tăng thêm Theo một cách nhìn khác, lãng phí là bất kỳ vật tư hay hoạtđộng mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua Ví dụ như thử nghiệm và kiểm tra nguyênvật liệu cũng được xem là lãng phí vì chúng có thể được loại trừ trong trường hợp quy trìnhsản xuất được cải thiện để loại bỏ các khuyết tật

Các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm (necessary nonvalue

- added avtivities): là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của kháchhàng nhưng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm Dạng lãng phí này có thể được loại

trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong khoảng thời gian ngắn Chẳng hạn như mức tồnkho cao được yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần được giảm thiểu khi hoạtđộng sản xuất trở nên ổn định hơn.

Taiichi Ohno, phó chủ tịch Toyota đã đưa ra 7 loại lãng phí:

- Sản xuất dư thừa (Overproduction)” - sản xuất nhiều hơn hoặc sớm hơn cả khi kháchhàng yêu cầu, bất kỳ loại tồn kho nào đều là lãng phí

- Sự chờ đợi (Queues) - “thời gian chết” - thời gian chờ đến công đoạn tiếp theo, cất trữđều là lãng phí vì nó không gia tăng giá trị

- Sự di chuyển (Transportation) - vận chuyển nguyên liệu giữa các địa điểm sản xuất,giữ lại hàng hóa nhiều hơn 1 lần

- Tồn kho (Inventory) - những nguyên liệu thô không cần thiết, các loại hàng tồn, hàngđang sản xuất dở dang được cất trong kho mà không tạo ra được giá trị gia tăng

- Thao tác (Motion) - các thao tác của máy móc hoặc con người mà không tạo ra giá trịcho quá trình sản xuất

- Gia công thừa (Overprocessing)- việc sản xuất thừa nhiều so với số lượng sản phẩmkhách hàng yêu cầu

- Lỗi (Defect) - sản phẩm lỗi, khuyết tật, hàng bị trả lại

Trong thời gian áp dụng sau đó, một số loại lãng phí khác đã được bổ sung thêm:

- Sự sửa sai (Correction): sửa sai hay gia công lại, khi một việc phải được làm lại bởi vìnó không được làm đúng trong lần đầu tiên Quá trình này không chỉ gây nên việc sửdụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thôngthoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình Ngoài ra, các vấn đề liênquan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý

và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung

- Kiến thức rời rạc (Knowledge disconnection): kiến thức rời rạc là trường hợp khithông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi hay vào lúc được cần đến Ở đây cũng baogồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách thức giải quyết vấnđề Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sảnxuất Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên liệu, pha màu có thể làmđình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản phẩm lỗi do các lần thử sai tốnrất nhiều thời gian

Trong các loại lãng phí trên, sản xuất dư thừa là sự lãng phí cơ bản và nghiêm trọngnhất vì nó dẫn đến hầu hết các loại lãng phí khác

1.3 Các bước tiến hành 5S

Để triển khai thành công 5S, các doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể và phù hợp vớihoàn cảnh của mình Đây không phải là một phong trào mang tính ngắn hạn, do vậy muốnthấy được hiệu quả chúng ta cần phải trải qua một quá trình gồm 6 bước:

Chuẩn bị, Thông báo chính thức của Lãnh đạo, Toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệsinh, Thực hiện Seiri (Sàng lọc), Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày và đánh giá định

kỳ 5S

1.3.1 Chuẩn bị

Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thống quản lýtrong tổ chức, doanh nghiệp Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng ta sẽ phải đối mặt vớinhiều nguy cơ thất bại

Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiếpcận và phát triển các hoạt động 5S Quá trình chuẩn bị gồm các nội dung chính sau:

- Ban lãnh đạo cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành 5S

- Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S tại các doanhnghiệp trong nước và ngoài nước (nếu có thể)

- Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S trong tổ chức

- Thành lập ban chỉ đạo 5S

- Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính về hoạt động 5S

- Tổ chức đào tạo cho những người có trách nhiệm chính và các cán bộ hướng dẫnthực hiện

- Lập kế hoạch thực hiện 5S

Có thể nói, trong bước chuẩn bị, thiết lập ban chỉ đạo 5S, việc tổ chức đào tạo và xâydựng kế hoạch là những nội dung chủ đạo Một yếu tố quan trọng giúp quá trình triển khai 5Sthành công là sự cam kết của lãnh đạo Việc cam kết này sẽ đảm bảo các nguồn lực trong toàn

bộ quá trình thực hiện, do vậy nhóm chỉ đạo 5S cần phải có sự tham gia của lãnh đạo và đạidiện của tất cả các phòng ban có liên quan trong tổ chức Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyếtcũng như học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức đi trước trong việc thực hành 5S sẽ giúp doanhnghiệp tiếp cận 5S dễ dàng hơn Bằng các chuyến tham quan thực tế, cán bộ trong ban chỉ đạo5S có thể nhận thấy lợi ích của 5S cũng như cách thức mà các doanh nghiệp đã vận dụngthành công

Nội dung cuối cùng trong bước chuẩn bị chính là xây dựng kế hoạch chi tiết Khi thiếtlập kế hoạch thực hiện, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:

Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể chotừng hoạt động Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dìa từ 1-2 năm, nhưng đối với cácdoanh nghiệp khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiệncủa doanh nghiệp mình Các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước ta có thể rút ngắn thời gianthực hiện song phải đảm bảo khi dự án kết thúc, nhân viên có nhận thức rõ ràng về triết lý 5S.Như vậy, các hoạt động 5S trong doanh nghiệp sẽ tiếp tục được duy trì và phát triển.

Nội dung công việc nên được xây dựng chi tiết cho từng phòng ban, khu vực Nộidung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ dàng hơn

Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận Nhũngngười chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động trongphòng ban mình Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu sắc hơn nữa

1.3.2 Thông báo chính thức của lãnh đạo

Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chương trình 5S trong tổ chức, doanhnghiệp Trong quản lý, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của nhân viên;thông báo chính thức của lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chương trình 5S trong doanhnghiệp mình, do đó khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của CBCNV trong quá trình thựchiện Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải cam kết thực hiện và tham gia trực tiếp vào các hoạtđộng 5S cùng với nhân viên, như vậy chương trình 5S mới có thể duy trì và phát triển bềnvững trong doanh nghiệp

Để CBCNV hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thông báo chính thức của lãnh cần baogồm các nội dung sau:

- Thông báo chính thức về chương trình thực hành 5S

- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S

- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công

nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực

- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảng tin…

- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

Trong quá trình thông báo chính thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêu củachương trình thực hiện 5S là rất quan trọng Nó sẽ giúp CBCNV dần định hướng phươngpháp và cách thức thực hiện các hoạt động 5S trong các bước tiếp theo

Sau đó, ban chỉ đạo 5S sẽ xem xét và hệ thống lại tổ chức của ban, từ đó xây dựng sơđồ tổ chức thực hiện 5S để thuận tiện trong việc kiểm soát, quản lý tại các phòng ban.Ngoài

ra, thiết lập các quy định cũng rất quan trọng trong quá trình thực hiện 5S.Những quy địnhnày có vai trò hướng dẫn các hoạt động 5S cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả của các