Tài liệu 9001:2000: Kiểm soát tài liệu

Trang 1

Trang số 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Tên:

Chức vụ:

Ngày:

Ký tên:

Tên:

Chức vụ:

Ngày:

Ký tên:

Tên: Thạch Hoàng Vũ Chức vụ:

Ngày:

Ký tên:

Trang 2

1/- MỤC ĐÍCH:

- Đưa ra cách thức thực hiện và kiểm soát nhằm đảm bảo mọi tài liệu cần thiết, với những thông tin chính xác được cung cấp, sẵn có cho người cần sử dụng, tránh sử dụng tài liệu lỗi thời sai mục đích

- Nhằm hướng dẫn, phân định trách nhiệm để thiết lập, duy trì và kiểm soát có hệ thống việc soạn thảo, thay đổi, xem xét, duyệt, ban hành, phân phối và lưu trữ tài liệu của hệ thống chất lượng

2/- PHẠM VI ÁP DỤNG:

Tất cả các tài liệu trong hệ thống Quản lý chất lượng gồm: Tài liệu do công ty soạn thảo và ban hành, các Luật Định Nhà Nước, các tiêu chuẩn sản phẩm, tài liệu khách hàng…

3/- TÀI LIÊU THAM CHIẾU:

ISO 9001:2000 điều khoản 4.2.3

4/- TRÁCH NHIỆM:

Tất cả các phòng, ban, xí nghiệp, bộ phận và các cán bộ, công nhân trong công ty chịu trách nhiệm thực hiện qui trình này

- Trung tâm kiểm soát chịu trách nhiệm cập nhật, phân phối, đóng dấu và thu hồi tài liệu

5/- TÀI LIỆU KÈM THEO:

6/- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT:

- Tính Thõa đáng: Phù hợp với những văn bản đã công bố, các tiêu chuẩn áp dụng và thích

hợp trong áp dụng

thích hợp và nhất quán của tài liệu

đã đảm bảo tính thõa đáng của nó

“KIỂM SOÁT” bởi trung tâm kiểm soát

Trang 3

- Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu thuộc hệ thống chất lượng được sao chép để sử dụng

cho mục đích tham khảo và có đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” Ngoài ra, một số tài liệu không liên quan đến hệ thống chất lượng cũng không cần đóng dấu kiểm soát và các tài liệu này được coi như tài liệu không kiếm soát

liệu khách hàng… có liên quan mà công ty đang áp dụng

7/- NỘI DUNG:

7.1 Các ký hiệu:

 : Mô tả một bước công việc, một nhiệm vụ, một quá trình

: Kiểm tra, kiểm soát, ra quyết định

: Công đoạn có thể kiểm soát, kiểm tra

trước, đầu vào của công đoạn sau)

7.2 Lưu đồ:

(Trang tiếp theo)

Trang 4

GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ

1 Các tài liệu mới hoặc các tài liệu có yêu cầu thay đổi

2 Soạn thảo và sửa đổi

3 Xem xét

4 Phê duyệt và ký ban hành

10 Lưu bản gốc tại Đại diện lãnh đạo

5 Ban hành, phân phối cho các bộ phận liên quan

6 Lưu trữ và áp dụng

7 Định kỳ xem xét tài liệu

8 Quyết định có đi đến sửa đổi hay không

9 Loại bỏ những tài liệu lỗi thời

1 Các bộ phận, đơn vị trong công ty

2 Người soạn thảo

3 Đại diện lãnh đạo hay trưởng phòng, đơn

vị liên quan

4 Giám đốc công ty/

ĐDLĐ

10 Đại diện lãnh đạo

5 Đại diện lãnh đạo

6 Các phòng, ban, bộ phận, đơn vị, xí nghiệp

7 Đại diện lãnh đạo và/hoặc các đơn vị

M4QT-QC/HT01

M3QT-QC/HT01

M1QT-QC/HT01 M2QT-QC/HT01

M1QT-QC/HT01 M2QT-QC/HT01 M3QT-QC/HT01

M1QT-QC/HT01 M2QT-QC/HT01 M3QT-QC/HT01 M4QT-QC/HT01

M4QT-QC/HT01

7.3 Định dạng tài liệu:

1

2

3

4

Đạt

10

5

Duyệt

6

7

8

Lưu

9

Loại bỏ

Trang 5

* Các chi tiết để kiểm soát:

Tài liệu hiện hành có hiệu lực đang được sử dụng và có kiểm soát gồm có các thông tin sau:

- Mỗi trang tài liệu:

+ Logo công ty

+ Tên tài liệu

+ Mã số tài liệu

+ Lần soát xét/sửa đổi

+ Ngày hiệu lực

+ Trang/tổng số trang

+ Bản số: Số bản được coppy và ghi đúng với số qui định (mã hoá) cho từng đơn vị Ví dụ: Số 01 – là số được qui định (mã hoá) cho Giám đốc

- Đối với trang đầu:

Có chữ ký của người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt

- Các trang cuối:

Không có chữ ký của người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt

* Ngôn ngữ sử dụng:

Tất cả các tài liệu của hệ thống đều được soạn thảo bằng tiếng Việt (tuy nhiên có thể dịch sang tiếng Anh theo yêu cầu)

* Mã hóa tài liệu:

- Sổ tay chất lượng:

Trong đó, YYY – là các ký tự đầu của chương

Ví dụ: STCL-HĐI là chương hoạch định chất lượng của sổ tay chất lượng

- Sáu qui trình (thủ tục) của hệ thống ISO 9001:2000 : QT-XX/HTn

Trong đó, XX = Đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện chính

HTn = 01, 02, 03, 04, 05, 06 được mã hoá ứng với các điều khoản ISO 9001:2000 như sau:

Trang 6

CÁC QUI TRÌNH HỆ THỐNG MÃ SỐ ĐIỀU KHOẢN ISO 9001

- Các qui trình (thủ tục) của đơn vị : QT-XXa

Trong đó, XX – là ký hiệu của đơn vị thực hiện (bảng 01)

Bảng 01: Các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện hoặc chỉ tên một tài liệu đặt biệt được mã hoá như sau:

PGĐCT Phó Giám Đốc công ty

- Các hướng dẫn công việc : HDb-GỐC

Trong đó, b = 1, 2, 3…

GỐC = mã số của tài liệu hoặc thủ tục của nó

Ví dụ: HD1QT-QC/HT01 = Hướng dẫn công việc số 01 của qui trình hệ thống số 01 do phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm thực hiện

Trang 7

- Các biểu mẫu (form) : Mc-GỐC

Trong đó, c = 1, 2, 3…

GỐC = mã số của tài liệu hoặc thủ tục của nó

Ví dụ: M1HD1QT-QC/HT01 – Là biểu mẫu số 01của Hướng dẫn công việc thuộc qui trình hệ thống số 01 do phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm thực hiện, M1QT-QC/HT01 – Là biểu mẫu số 01 của qui trình hệ thống số 01 do Phòng Quản lý chất lượng và Phát triển sản phẩm thực hiện

- Các mô tả công việc : MTCV-XX-d

Trong đó, d = 1, 2, 3…

XX = Tên viết tắt của Đơn vị

- Việc kiểm soát hồ sơ chất lượng không nằm trong phạm vi kiểm soát của thủ tục này

7.4 Soạn thảo tài liệu:

Khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới ở các đơn vị trong công ty Đại diện lãnh đạo phân công người soạn thảo Thông thường tài liệu liên quan trực tiếp đến đơn vị nào thì đơn vị đó được phân công soạn thảo

7.5 Xem xét và phê duyệt tài liệu:

- Tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng đều được xem xét và phê duyệt trước khi ban hành theo bảng sau:

XEM XÉT

CẤP PHÊ DUYỆT

TRÁCH NHIỆM KIỂM SOÁT

- Việc xem xét và phê duyệt Sổ tay chất lượng, các qui trình hệ thống cũng như tất cả các Hướng dẫn công việc được qui định như sau:

Trang 8

 Người xem xét: Đại diện lãnh đạo hay người được Giám Đốc Công ty giao trách nhiệm bằng văn bản (có thể là Trưởng các Phòng ban, đơn vị, hay Giám Đốc xí nghiệp)

quyền bằng văn bản

7.6 Ban hành tài liệu:

- Tài liệu sau khi được phê duyệt sẽ được ban hành Các tài liệu ban hành trong hệ thống quản lý chất lượng được đóng dấu “ KIỂM SOÁT “ bằng mực xanh lên đầu các trang của tài liệu trước khi phát hành Bản gốc được đóng dấu “BẢN GỐC” bằng mực xanh sau lưng mỗi tài liệu được lưu tại Đại Diện Lãnh Đạo

- Đối với các tài liệu được sao chép (photocoppy) sử dụng cho các mục đích khác nhằm cung cấp thông tin tham khảo thì được đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” bằng mực xanh lên trang đầu

- Các tài liệu kiểm soát sẽ được phân phối theo địa chỉ được thể hiện bằng số “Bản số” trên mỗi tài liệu như sau:

Trang 9

Khi nhận tài liệu cập nhật, bộ phận sử dụng tài liệu cập nhật tài liệu mới và loại bỏ các tài liệu lỗi thời ra khỏi tài liệu hiện hành để tránh sử dụng nhầm lẫn

7.7 Danh sách tài liệu:

- Khi bổ sung tài liệu của hệ thống chất lượng hoặc tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, thì Đại Diện Lãnh Đạo ghi thêm vào cuối danh sách tài liệu (mẫu biểu M1QT-QC/HT01) hay cuối danh sách tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (mẫu biểu M2QT-QC/HT01)

- Khi nhận được tài liệu mới các bộ phận cũng thêm vào cuối mỗi danh sách mà bộ phận mình đang lưu giữ hoặc thay đổi danh sách mới

- Khi thay đổi hay thay đổi quá 05 lần thì nhất thiết phải in lại danh sách đã được cập nhật

7.8 Phân phối tài liệu và dữ liệu:

- Phân phối: Sau khi tài liệu đã được xét duyệt, Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm phân phối tài liệu đến các bộ phận liên quan theo danh sách phân phối tài liệu ký hiệu M3QT-QC/HT01

- Trung tâm kiểm soát chịu trách nhiệm cập nhật, phân phối, đóng dấu và thu hồi tài liệu

- Đại diện lãnh đạo sẽ nhận diện nơi cần phân phối, các trưởng đơn vị tiếp tục nhận diện và phân phối đến các bộ phận tiếp theo và lập danh sách phân phối tài liệu theo mẫu M3QT-QC/HT01

* Người hoặc đơn vị nhận tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng hoặc tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có nhiệm vụ lưu giữ tài liệu trong điều kiện bảo đảm, tránh hư hỏng, thất thoát, không sử dụng tài liệu đã lỗi thời Phải có sẵn ở nơi cần thiết để dễ dàng truy cập khi cần

* Đối với tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị đó lưu giữ để phục vụ cho hoạt động ở đơn vị mình và cũng có trách nhiệm liên hệ với các bên liên quan như: Cục Kiểm Tra Chất Lượng, An Toàn Vệ Sinh, và Thú Y Thủy Sản – NAFIQAVED, Bộ Thủy Sản, Vụ Thủy Sản, Sở Khoa Học Công Nghệ Môi Trường, Cục Đo Lường Chất Lượng, Trung Tâm Y Học Dự Phòng, Sở Thủy Sản Cà Mau, Chi Cục Nguồn Lợi Thủy Sản, ….) để đảm bảo các tài liệu hiện có là các tài liệu được cập nhật mới nhất

7.9 Thay đổi tài liệu:

Trang 10

- Khi yêu cần thiết phải thay đổi tài liệu, người đề nghị phải gửi phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu mẫu M4QT-QC/HT01 cùng với các nội dung cần thay đổi đính kèm tới Đại Diện Lãnh Đạo

- Phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu được chuyển đến Đại Diện Lãnh Đạo để xem xét Nếu thấy yêu cầu thay đổi trên là:

 Phù hợp: Đại Diện Lãnh Đạo phân công người soạn thảo và sửa đổi lại

 Không phù hợp: Đại Diện Lãnh Đạo phản hồi trực tiếp đến bộ phận đề nghị bằng văn bản hay bằng điện thoại

7.10 Cập nhật tài liệu:

- Khi yêu cầu thay đổi tài liệu được phê duyệt, các thay đổi sẽ được cập nhật theo từng trang theo nguyên tắc sau:

 Trang nào có nội dung thay đổi được thay lần sửa đổi và giữ nguyên lần phát hành

 Nội dung, số trang thay đổi sẽ được ghi tóm tắt ở bảng theo yêu dõi sửa đổi được đính kèm ở trang đầu mỗi thủ tục

- Sau khi sửa chữa 05 lần thì phải phát hành lại với số lần phát hành tăng lên 1 và số lần sửa chữa trở về 0

- Trang bìa sẽ được thay lại với chữ ký và phê duyệt mới với lần sửa đổi có thay đổi

7.11 Định kỳ xem xét:

- Qua các đợt đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên thứ ba, tài liệu có thể được xem xét lại Nếu cần thay đổi thì áp dụng tiến trình thay đổi tài liệu Nếu không cần dùng nữa thì loại bỏ

7.11 Loại bỏ tài liệu lỗi thời:

Các tài liệu lỗi thời được loại bỏ khỏi nơi làm việc và được hủy bỏ để tránh sử dụng nhầm lẫn

- Tài liệu của hệ thống chất lượng có nguồn gốc từ bên trong:

 Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm quyết định và tổ chức thực hiện việc thu hồi, loại bỏ tài liệu

 Khi có sự phân phối bản phát hành mới thì bản phát hành củ phải được thu hồi và phải được hủy bỏ để tránh lẫn lộn

Trang 11

 Đại Diện Lãnh Đạo có thể quyết định giữ lại một số tài liệu đã lỗi thời nhưng để phân biệt thì phải ghi chữ “ TÀI LIỆU LỖI THỜI” và để tách riêng ra một nơi khác Đại Diện Lãnh Đạo tự quản lý tài liệu lỗi thời và có thể làm danh sách để theo dõi hoặc không

- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài:

 Đơn vị nào lưu trữ tài liệu bên ngoài thì Trưởng đơn vị đó phải có trách nhiệm quyết định việc loại bỏ tài liệu khi đã lỗi thời

 Khi quyết định loại bỏ tài liệu lỗi thời thì đóng dấu”HỦY BỎ” bằng mực xanh lên tài liệu được loại bỏ, đồng thời ghi bằng tay chữ “HỦY BỎ” vào danh sách tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài ngay dòng tên của tài liệu bị lỗi thời

 Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài sau khi đã đóng dấu “HỦY BỎû” không phải là tài liệu kiểm soát, vì thế các bộ phận tùy nghi lưu, sử dụng hoặc loại bỏ

8 HỒ SƠ:

- Danh sách tài liệu gốc nội bộ M1QT-QC/HT-01: Lưu trữ cho đến khi có thay đổi

9 PHỤ LỤC KÈM THEO:

Trang 12

Lưu đồ tạo tài liệu mới

Implementation of New Documents Flow Chart

Không duyệt

Duyệt

Không duyệt

Duyệt

Không duyệt

Duyệt

* Ghi chú:

ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo

ĐPV : Điều phối viên

Người đề nghị

Đề nghị tài liệu mới bằng thông báo/ điện thoại

ĐDLĐ

Người soạn thảo

Soạn thảo tài liệu mới

Trưởng phòng/ĐPV

Xem xét

ĐDLĐ/ người ủy quyền

Duyệt

Người kiểm soát tài liệu

Cho số tài iiệu, Đăng ký vào danh mục gốc Copy & phát hành TL cùng với thông báo

Các bộ phận/ Người liên quan

Nhận TL & kiểm soát theo qui định Phúc đáp cho người kiểm soát TL biết rằng

mình đã nhận được TL

Trả về cùng lý do không

duyệt

Trả về cùng các đề nghị

sửa đổi

duyệt

Phúc đáp rằng đã nhận

được tài liệu

Trang 13

Lưu đồ sửa đổi tài liệu hiện hành

Revision of Existing Documents Flow Chart

Không duyệt

Duyệt

Không duyệt

Duyệt

Không duyệt

Duyệt

* Ghi chú:

Đề nghị thay đổi bằng thông báo/ điện thoại

Điều phối viên, Chủ quản

Xem xét & phê duyệt

Chủ quản

Sửa đổi tài liệu theo đề nghị

Tr.phòng Chủ quản/ĐPV

Xem xét

ĐDLĐ/ người ủy quyền

Duyệt

Đăng ký vào danh mục gốc Copy & phát hành TL cùng với thông báo

Nhận TL & kiểm soát theo qui định Phúc đáp cho người kiểm soát TL biết rằng

mình đã nhận được TL

duyệt

Trả về cùng các đề nghị

sửa đổi

duyệt

Phúc đáp rằng đã nhận

được tài liệu

Điều phối viên

Phối hợp với người/ bộ phận chủ quản TL

Trang 14

Lưu đồ hũy hoặc thu hồi tài liệu

Cancellation/ Withdrawal (C/W) of Controlled Documents Flow Chart

Không duyệt

Duyệt

* Ghi chú:

Đề nghị Hũy/ Thu hồi bằng thông báo/ điện thoại

Trưởng phòng/ĐPV

Xem xét

Phát hành thông báo thu hồi TL lỗi thời Cập nhật vào danh mục gốc

Nhận & thực hiện theo thông báo

duyệt

Trả tài liệu lỗi thời về cho

người kiểm soát tài liệu

Điều phối viên

Phối hợp với người/ bộ phận chủ quản tài liệu

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	144,5 KB