ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TPHCM KHOA BÁO CHÍ TRUYỀN THÔNG TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC QUAN HỆ CÔNG CHÚNG LỚP BÁO CHÍ K20 HỌ VÀ TÊN LÝ BÔ NA MSSV 2[.]
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TPHCM
KHOA BÁO CHÍ TRUYỀN THÔNG
MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
LỚP: BÁO CHÍ K20
HỌ VÀ TÊN: LÝ BÔ NA MSSV: 2056030091
THÁNG 12/2022
Trang 2MỤC LỤC
BÀI 1: NGHỀ TRUYỀN THÔNG
I Khái niệm truyền thông?
II Phân mảng truyền thông
III Tứ tâu chuyên môn
IV Yêu cầu về truyền thông
BÀI 2: QUAN HỆ BÁO CHÍ
I Toàn cảnh báo chí Việt Nam
II Phân biệt quan hệ công chúng với các lĩnh vực khác
1 Phân biệt Quan hệ công chúng với Báo chí
2 Phân biệt Quan hệ công chúng với Quảng cáo
3 Phân biệt Quan hệ công chúng với Makerting
BÀI 3: QUAN HỆ CHÍNH PHỦ
I Khái niệm
II Quan hệ chính phủ
III Vai trò
IV Các chiến lược quan hệ chính phủ hiệu quả
1 Thiết lập các chính sách ưu tiên
2 Theo dõi những thay đổi trong luật pháp xung quanh các vấn đề chính
3 Thông tin đến các quan chức chính phủ về công ty và vấn đề của bạn
4 Đo lường và đánh giá chiến lược quan hệ công chúng
V Một số đề xuất đẩy mạnh hoạt động PR của Chính phủ
BÀI 4: TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO
I Khái niệm
II Mục đích
III Quy trình tổ chức họp báo
1 Xác định mục đích và mục tiêu của buổi họp báo
2 Xác định thời gian, thời lượng buổi họp báo
3 Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo:
4 Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo chí
5 Lựa chọn MC
6 Xin giấy phép tổ chức họp báo
Trang 38 Tổng hợp, đánh giá kết quả
9 Quà tiếp đón khách
10 Thông cáo báo chí
IV Một số rủi ro, lưu ý khi tổ chức sự kiện
BÀI 5: TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
I Định nghĩa
II Chức năng
III Mục tiêu
IV Phân biệt truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ
V Các phương tiện truyền thông nội bộ
BÀI 6: CSR
I Khái niệm
II Tháp CSR
BÀI 7: VIẾT BÀI PR HIỆU QUẢ
I Khái niệm bài viết PR
II Ba dạng bài PR phổ biến
III Năm tiêu chí để viết bài PR chuẩn và hay nhất
IV Ba công thức viết bài PR kinh điển nhất
V 4Đ - Quy tắc "vàng" khi viết bài PR
BÀI 8: THÔNG CÁO BÁO CHÍ
I Khái niệm
II Vai trò
III Các trường hợp gửi thông cáo báo chí
IV Thành phần thông cáo báo chí
1 Nội dung
2 Cấu trúc
V Cách viết thông cáo báo chí hiệu quả
BÀI 9: NGĂN NGỪA VÀ XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG -
I TRƯỜNG HỢP KHẢI SILK
1Tập đoàn Khải Silk
2 Diễn biến vụ việc
3 Hậu quả để lại
Trang 4BÀI 10: VẤN ĐỀ ĐẠO ĐỨC TRONG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG - PHÂN TÍCH CASE STUDY MASAN
I Động cơ thực hiện chiến dịch
II Diễn biến vụ việc
III Hậu quả để lại
IV Bài học
Trang 5BÀI 1: NGHỀ TRUYỀN THÔNG
I Khái niệm truyền thông?
Truyền thông là truyền tải thông điệp “Thương hiệu là một lời hứa Danhtiếng là tồn tại xứng đáng với lời hứa đã cam kết” - David Ogilvy Vì vậy truyềnthông tồn tại là để kể câu chuyện và bảo vệ danh tiếng của thương hiệu Nếu doanhnghiệp không đưa ra một kim chỉ nam, lời hứa về thương hiệu nào thì khó thể thànhcông Mình làm ra tất cả những chuyện này là để: tạo ra sự quan tâm và yêu thíchđối với thương hiệu Truyền thông gắn liền với bán hàng thì chỉ là một phần: truyềnthông chỉ tạo nên sự quan tâm và từ đó mới khiến người ta nghĩ đến sản phẩm hơn
mà thôi Truyền thông bán hàng chỉ là truyền thông lỗ mãng
Vì vậy người làm truyền thông chính là người kể chuyện (Storyteller) và kể nó đếncác đối tượng mục tiêu của mình với 4 mục đích:
Tạo ra sự nhận biết
Định hướng dư luận (chính phủ làm rất nhiều)
Xây dựng tầm ảnh hưởng, độ nhận biết
Xây dựng kết nối cộng đồng
Truyền thông tạo ra sự quan tâm, yêu thích với thương hiệu
II Phân mảng truyền thông
Quảng cáo: Mọi người luôn luôn nhắc đến truyền thông qua quảng cáo, từ
đầu tiên mà moi người nghĩ đến đến nỗi nói truyền thông thì phải đi kèm với quảngcáo bởi vì nói truyền thông không thì mọi người không hiểu làm truyền thông làlàm cái gì, cũng có lúc mng cho rằng làm telecom
Tổ chức sự kiện: Đang trở thành một xu hướng, ai cũng muốn làm tổ chức
sự kiện bới vì mọi người nghĩ nó không ngoài tầm với như quảng cáo
Quan hệ công chúng: Lĩnh vực mới nên chiếm thị trường rất là nhỏ, khó và
ở Việt Nam chưa có đào tạo về PR, những bạn ở nước ngoài về thì khó làm đươcviệc đó vì không có hiểu thị trường, ngóc ngách về quan hệ báo chí ở Việt Nam, PRchỉ chiếm phần nhỏ
Bây giờ, truyền thông không còn cần đệm quảng cáo nên không thể phânmảng truyền thông, một số phân mảng truyền thông khác:
Trang 6III Tứ tấu chuyên môn
Phân mảnh thành 4 mảng chuyên môn chính:
Tư vấn chiến lược (planner): Chiến lược là một mảng cần tư duy logic tốt,
cần cập nhật xu hướng và những suy nghĩ mới trong ngành Người làm tư vấn chiếnlược là người định hướng toàn bộ một kế hoạch truyền thông
Quản trị kinh doanh: Làm quản trị kinh doanh là đưa vào tư duy thực tế
cho những sản phẩm sáng tạo của truyền thông, có thể tham gia vào câu chuyệnkhách hàng về sản phẩm, về câu chuyện kinh doanh, quản trị, vận hành nhóm, hoặc
dự án để nó đạt được hiệu quả, lợi nhuận tốt nhất có thể (quan trọng trong nội bộagency)
Sáng tạo: Được phân mảnh rất nhiều, trước đây chỉ có là nội dung (có khả năng sáng tạo về ý tưởng), thấp hơn là Writer, Mảng creative technologist: nhu
Trang 7biết về tech mới nhất và tư duy những giải pháp cho khách hàng mà có Tech trongđó.
Quản trị dự án: đa phần là dự án phức hợp, yêu cầu phải có chuyên môn tổ
chức và vận hành để có thể chỉ đạo dự án, phải có khả năng vận hành để xử lý tìnhhuống phát sinh, về nhân sự, về tiền bạc, cần các nhân sự trong ngành
IV Yêu cầu về truyền thông
Yêu cầu về kỹ năng:
Lắng nghe: Lắng nghe là kỹ năng đầu tiên phải luyện tập Lắng nghe ở đâykhông phải là tính cách của mỗi người Lắng nghe ở đây là một kỹ năng cần phảiluyện tập Người làm truyền thông - communicator phải có kỹ năng lắng nghe đầutiên Chúng ta phải lắng nghe một cách chủ động, tập trung vào để lấy thông tin từđang nghe và sắp xếp thông tin
Quan sát: Quan sát, một kỹ năng vô cùng quan trọng Một người làm truyềnthông, một người làm báo nhất định phải có kỹ năng quan sát rất là kỹ Phải có khảnăng phân tích và đưa ra nhận định Người làm truyền thông và người làm báo chínên chuyện cho mình kỹ năng quan sát
Về tổ chức: Việc này cũng khá là vô chừng Tùy tính cách của mỗi người, cóngười tổ chức hay là sắp xếp mọi thứ tối ưu cho mình nhưng có người thì làm theocảm hứng Mỗi người thì có thể có khả năng riêng, chúng ta có thể tìm hiểu thêmmột số thuật ngữ ở trên mạng hay ở trên các công cụ
Kết nối: Là một người làm truyền thông báo chí thì chúng ta phải năng động.Kết nối ở đây là chúng ta nên khuyến khích bản thân tham gia các cộng đồng
Yêu cầu chuyên môn
Tiếng Việt: Giới tre bây giờ rất có vấn đề về tiếng Việt, khả năng viết rất làyếu Người làm tư vấn truyền thông, tư vấn chiến lược nên cần vốn từ phong phú.Hãy viết sâu sắc, hãy viết có tâm và hãy viết những từ ngữ thuần Việt, lựa chọn từngữ Viết viết viết và viết, cố gắng cải thiện tiếng Việt của mình
Ngoại ngữ, đây là điều bắt buộc không thể thiếu Tiếng Anh vẫn là ngoại ngữbắt buộc khi chúng ta làm truyền thông bởi vì chúng ta sẽ phải trao đổi với đồngnghiệp nước ngoài Bao gồm cả viết cả nói, bao gồm kỹ năng trình bày Kỹ năngtiếng Anh là yêu cầu cấp thiết trong ngành này
Yêu cầu về tâm thế
Chúng ta nên có tâm thế “khiêm tốn, thật thà, dũng cảm” Chúng ta phải
“khiêm tốn” thì mình mới có tâm thế bình ổn lắng nghe, mình quan sát để mà phân
Trang 8tích Cần có tâm thế vô cùng khiêm tốn để mình có thể học hỏi được và rút kinhnghiệm được.
Thật thà, là bản chất cơ bản của người làm storytelling Nếu không “thật thà”thì câu chuyện của chúng ta không đáng tin Nếu nó không thật, thì nó sẽ trở thànhkhủng hoảng
Về dũng cảm, chúng ta phải lao động chân tay lẫn lao động trí óc Phải cómột tâm lý dũng cảm vì từ bỏ là một điều dễ dàng lắm, cố gắng mới là con đườngvất vả nhưng nó sẽ cho mình kết quả về sau
và các kỹ thuật truyền thông đúng đắn và trung thực như những công cụ chủ lực
2 Các nhóm công chúng cơ bản của một tổ chức
Nhóm
công
chúng
Nhóm nước ngoài Nhóm chính phủ Nhóm thương
mại
Nhóm tài chính Nhóm nội bộ
và tổ chức quốc tếĐối tác kinhdoanh
Nhóm lập pháp (Quốc hội)
Cơ quan quản lý chuyên nghiệpDịch vụ côngChính quyền trungương và địaphương
Nhà cung cấp
Nhà bán sỉ/bán lẻKhách hàng
và khách hàng tiềm năng (CR)Đối thủ cạnh tranh
Truyền thông tài chính
Cổ đông và chủ sở hữu nhà đầu tư (IR)
Ngân hàng
Tổ chức tài chính/KT-KT
Nhân viênQuản lý và giám đốcCông đoànNhững người nghỉ hưu
Trang 9BÀI 2: QUAN HỆ BÁO CHÍ
I Toàn cảnh báo chí Việt Nam
Số lượng cơ quan: 850 cơ quan báo chí in, trong đó có 1 hàng thông tấn quốc
gia, 110 báo điện tử, 67 đài truyền hình
Số nhà báo: 18000 người được cấp thẻ + 5000 người chưa đủ điều kiện
Cơ quan quản lý: Tất cả báo chí Việt Nam đều trực thuộc các cơ quan thuộc
Chính phủ và được kiểm soát chặt chẽ bởi Đảng và Chính phủ Cơ quan quản lý báochí cấp Chính phủ là Bộ thông tin Truyền thông Cơ quan của Đảng quản lý hoạtđộng báo chí là Ban Tuyên giáo trung ương
Nhóm báo VIP: Nhân dân, Tạp chí Cộng sản, VTV, VOV, Thông tấn xã Việt
Nam, Tổng biên tập báo, tổng giám đốc VOV, VOH, và Thông tấn xã thường là Ủyviên TW Đảng, tương đương Bộ trưởng
Những điều kiên kỵ: Chính sách đối nội, đối ngoại của Đảng và Chính phủ;
Tôn giáo và nhân quyền; Vai trò của Đảng; Đời tư của các nhà lãnh đão Đảng vàchính phủ
II Phân biệt quan hệ công chúng với các lĩnh vực khác
1 Phân biệt Quan hệ công chúng với Báo chí
Giống nhau: Chuyên viên QHCC và các nhà báo phải viết rất nhiều: Cùng phỏng
vấn người khác, thu thập và xử lý thông tin theo phong cách báo chí, hoàn thành cábài viết theo deadline Trong đó, nhân viên QHCC được xem là “phóng viên nhà”của các cơ quan, tổ chức phi báo chí Chính vì sự tương tự trong nghiệp vụ này mànhiều nhà báo chuyển sang nghề QHCC và ngược lại, nếu người làm QHCC chuyểnsang viết báo cũng rất thuận tay
Về mục tiêu
QHCC: Chuyên viên QHCC thu thập
và công bố thông tin có lợi cho tổ chức nhằm xây dựng và bảo vệ danh tiếngcủa tổ chức
Trang 10Báo chí: Nhà báo thu thập, xử lý thông
tin và phát hành các bản tin đã qua
thẩm định, kiểm chứng để đảm bảo tính
chính xác, khách quan, cân bằng vàcông bằng
Công chúng
QHCC: Chuyên viên QHCC thông báo
cho các nhóm công chúng cơ bản của tổ
chức
Báo chí: Các báo sản xuất các tác phẩmbáo chí phục vụ cho nhóm đối tượngkhán thính giả mục tiêu
Kênh truyền
QHCC: Chuyên viên QHCC sử dụng
nhiều kênh khác nhau: báo, tạp chí, phát
thanh, truyền hình, báo điện tử, mạng xã
hội, website, mạng nội bộ, thư ngỏ,…
Báo chí: Hướng đến công chúng thôngqua 1 kênh truyền, đó chính là các nềntảng báo chí mà cơ quan báo chí vậnhành
2 Phân biệt Quan hệ công chúng với Quảng cáo
Giống nhau: Quan hệ công chúng và quảng cáo cùng sử dụng các phương tiện
thông tin đại chúng để chuyển tải thông điệp nhằm thuyết phục công chúng
Quảng cáo: Quảng cáo được nhìn nhận
là có chức năng thông tin có phạm vihoạt động hẹp hơn quan hệ công chúng
Mục tiêu:
QHCC: Chuyên viên QHCC thu thập
và công bố thông tin có lợi cho tổ chức
nhằm xây dựng và bảo vệ danh tiếng
của tổ chức
Quảng cáo: Hướng đến đối tượng côngchúng đa dạng bên ngoài tổ chức,doanh nghiệp, chủ yếu là khách hàng,người tiêu dùng hoặc sử dụng dịch vụ
nhiều kênh khác nhau: báo, tạp chí, phát
thanh, truyền hình, báo điện tử, mạng xã
hội, website, mạng nội bộ, thư ngỏ,…
Quảng cáo: Quảng cáo chủ yếu dựa vàocác phương tiện thông tin đại chúng
Trang 113 Phân biệt Quan hệ công chúng với Marketing
Giống nhau: Cùng liên quan đến các mối quan hệ của một tổ chức, sử dụng các
công cụ truyền thông để tiếp cận công chúng và lợi nhuận của một tổ chức
Mục tiêu:
QHCC: Chuyên viên QHCC thu thập
và công bố thông tin có lợi cho tổ chức
nhằm xây dựng và bảo vệ danh tiếng
của tổ chức
Marketing: Là một quá trình quản lý màmục đích của nó là thu hút đáp ứng nhucầu khác hàng trong một thời gian dài
Công chúng
QHCC: Chuyên viên QHCC thông báo
cho các nhóm công chúng cơ bản của tổ
chức
Marrketing: Công chúng hoạt độngMarketing hướng đến hai đối tượngchính là khách hàng và các đối tác kinhdoanh của doanh nghiệp
Kênh truyền
QHCC: Chuyên viên QHCC sử dụng
nhiều kênh khác nhau: báo, tạp chí,
phát thanh, truyền hình, báo điện tử,
mạng xã hội, website, mạng nội bộ, thư
ngỏ,…
Marketing: Marketing sử dụng nhiềukênh khác nhau: Website, SearchEngine Marketing (SEM), SearchEngine Optimization (SEO), Emailmarketing, Youtube, Tiếp thị số(Digital Marketing)…
BÀI 3: QUAN HỆ CHÍNH PHỦ
I Khái niệm chính phủ
Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền hành pháp, là cơ quan chấp hành củaQuốc hội
II Quan hệ chính phủ
Trang 12PR trong Chính phủ: Đây là chiến lược PR của Chính phủ và các cơ quanChính phủ như Bộ, Ban ngành, UBND PR trong chính phủ gắn với quản lý hìnhảnh của chính phủ với tư cách là một hệ thống và từng tổ chức thành viên của nó
III Vai trò
Các hoạt động PR nhằm tạo sự hiểu biết, là cầu nối giữa chính phủ và nhân
dân Bộ máy của chính phủ ngày càng phát triển để đáp ứng nhu cầu không ngừng
tăng của người dân Bộ máy của chính phủ càng lớn và phức tạp thì chính phủ càngkhó gần dân, càng khó có dịp lắng nghe và đáp ứng những nhu cầu của dân
Thế nên, các cử tri liên tục được thông báo về các thông tin liên quan đếnchủ đề họ đang quan tâm, làm cơ sở để tham vấn và đánh giá chính sách Có thểnói, truyền thông chính sách giúp rút ngắn khoảng cách giữa chính phủ với ngườidân
PR góp phần quảng bá hình ảnh của Chính phủ PR góp phần làm cho hoạt
động của chính phủ ngày càng minh bạch bởi qua truyền thông người dân sẽ gây áplực buộc chính phủ phải có những cải cách làm tăng hiệu quả
PR là cần thiết và không thể thiếu trong việc vận động, thuyết phục sự hợptác, hỗ trợ của chính phủ các nước nhằm mục đích hợp tác phát triển kinh tế, giáodục, hoạt động an ninh quốc phòng…
Các quốc gia, không kể lớn hay nhỏ, đều cần sử dụng PR để thu hút đồngminh, đối tác, tăng cường sức mạnh và vị thế trên trường quốc tế
PR trong chính phủ – một trong những lĩnh vực ứng dụng quan trọng nhấtcủa PR ngày nay đã trở thành hoạt động không thể thiếu của hầu hết các chính phủtrên thế giới
IV Các chiến lược quan hệ chính phủ hiệu quả
Các chính sách có thể tác động tiêu cực hoặc tích cực đáng kể đến các tổchức trên toàn thế giới Có thể tiến hành kinh doanh thành công hay không phụthuộc vào luật pháp và các quy định tại đó
1 Thiết lập các chính sách ưu tiên
Để xây dựng một chiến lược quan hệ chính phủ thành công, bạn phải bắt đầubằng việc quyết định những chính sách ưu tiên Đặt ra các mục tiêu chính sách vữngchắc là một trong những nền tảng để xây dựng nhóm phụ trách các vấn đề chínhphủ
2 Theo dõi những thay đổi trong luật pháp xung quanh các vấn đề chính
Trang 13Để làm được điều này, nhiều chuyên gia về quan hệ chính phủ dựa vào côngnghệ theo dõi lập pháp và giám sát chính sách để luôn cập nhật bất kỳ luật nào liênquan đến các vấn đề của bạn ở cấp địa phương, tiểu bang, liên bang và toàn cầu.
3 Thông tin đến các quan chức chính phủ về công ty và vấn đề của bạn
Xây dựng mối quan hệ là một trong những phần quan trọng nhất của cácquan hệ chính phủ Để làm được điều đó, bạn cần xác định những nhà lập phápquan trọng có thể là người ủng hộ các vấn đề của bạn
4 Đo lường và đánh giá chiến lược quan hệ công chúng
Đo lường và đánh giá là một trong những cách tốt nhất để hiểu điều gì đanghiệu quả và điều gì không hiệu quả để bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình vàtối ưu hóa để đạt được thành công
V Một số đề xuất đẩy mạnh hoạt động PR của Chính phủ
Một là, xác định PR là một trong những phương thức phục vụ hoạt động
quản lý nhà nước trong nền hành chính hiện đại PR đem đến cho Chính phủ nhữnglợi ích lâu dài, bền vững
Hai là, nâng cao kỹ năng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt
là các thành viên của Chính phủ trong hoạt động PR
Ba là, phát huy vai trò và thế mạnh của các kênh thông tin truyền thông.
Chính phủ cần tận dụng tối đa lợi thế của công nghệ thông tin để đẩy mạnh hoạtđộng PR
Bốn là, Chính phủ cần chủ động cung cấp, quản lý thông tin, quản lý các
quan hệ giao tiếp cộng đồng nhằm tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực
Năm là, Chính phủ cần quan tâm, hướng đến xây dựng một đội ngũ làm PR
chuyên nghiệp và một chiến lược PR lâu dài
Sáu là, ngoài đẩy mạnh PR trong hoạt động đối nội, Chính phủ cần đẩy
mạnh hơn nữa PR trong hoạt động đối ngoại
BÀI 4: TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO
I Khái niệm
Họp báo (tiếng Anh: Press Conference) là một sự kiện được tổ chức để pháttán chính thức thông tin và trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông Các cuộc họpbáo cũng được công bố để trả lời các vấn đề về quan hệ công chúng cụ thể
Trang 14III Quy trình tổ chức họp báo
1 Xác định mục đích và mục tiêu của buổi họp báo
Xác định mục đích của buổi họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúngconcept cũng như thông điệp truyền thông truyền tải qua buổi họp báo đó
Ngoài việc xác định mục đích thì mục tiêu của buổi họp báo cũng cần đượcxác định một cách rõ ràng Như vậy bạn mới có thể dễ dàng đánh giá và đo lườngđược mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc
2 Xác định thời gian, thời lượng buổi họp báo
Sự kiện họp báo nên được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ,ngày lễ, Tết Nên tổ chức vào buổi sáng, thời lượng một buổi họp báo nên kéo dài
từ 90 đến 120 phút là hợp lý
3 Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo
Họp báo cần được tổ chức ở những địa điểm trang trọng, rộng rãi vậy nêntrung tâm hội nghị hoặc phòng họp ở khách sạn là những địa điểm rất thích hợp
4 Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo chí
Họp báo không thể thiếu các cơ quan báo chí, việc lựa chọn các cơ quan báochí phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện hay tin tức Tỉ lệ khách xácnhận tham dự càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút và thành công
5 Lựa chọn MC
Trang 15MC cho họp báo cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố, nắm rõđược nội dung truyền đạt trong buổi họp báo Đặc biệt, MC phải thực sự nhanhnhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra
6 Xin giấy phép tổ chức họp báo
Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyênnghiệp, bài bản
7 Đảm bảo an toàn, an ninh trong suốt sự kiện
Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về kỹthuật, khâu đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo
9 Quà tiếp đón khách
Quà tặng họp báo hay bất cứ loại quà tặng trong bất cứ chương trình nào củadoanh nghiệp và người tổ chức đều mang mục đích chính là lưu lại hình ảnh, tạo ấntượng trong tâm trí khách hàng và quà tặng họp báo cũng vậy
10 Thông cáo báo chí:
Thông cáo báo chí (tiếng Anh: Press Releases) là một tài liệu quan trọngđược doanh nghiệp phát đi khi sắp tổ chức một sự kiện hay hoạt động nào đó nhằmthông báo với giới truyền thông về sự kiện, hoạt động này Thông cáo báo chí đượccoi là một trong những công cụ PR đắc lực mang lại hiệu quả cao trong việc thu hút
sự chú ý quan tâm của giới truyền thông và công chúng
IV Một số rủi ro, lưu ý khi tổ chức sự kiện:
1 Chi phí:
Xác định chi phí là một bước chuẩn bị quan trọng trong quá trình tổ chức cácchương trình, sự kiện Chi phí tổ chức sự kiện sẽ quyết định ngân sách, từ đó ảnhhưởng tới mọi quyết định trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện
Trang 162 Bảng dự trù kinh phí
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chitiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó Một bảng kinh phí tổ chức sự kiệncần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi
3 Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện
Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện
Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện
Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước
Các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình
BÀI 5: TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
I Định nghĩa
Truyền thông nội bộ là kênh thông tin, giao tiếp liên quan đến sự tương tácgiữa các cấp lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, ảnhhưởng trực tiếp đến sự hình thành văn hóa doanh nghiệp
II Chức năng
Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp.Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên,
từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài
Trao đổi thông tin minh bạch, rõ ràng và đa chiều Truyền thông nội bộ manglại nhiều lợi ích đặc biệt đối với nhân viên Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ,chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới,
từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận;thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lốimòn và các thông tin chưa rõ ràng
Xây dựng khối đoàn kết cho doanh nghiệp Một tập thể mạnh là chưa hẳn đãtoàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ Mà điều kiện đểtạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu - một nhiệm vụ của công tác truyền thôngnội bộ Có thể nói lợi ích của truyền thông nội bộ chính là làm nên sức mạnh tậpthể
Thu hút nhân tài và giữ chân được nhân viên ưu tú
Trang 17Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làmviệc hăng say, chủ động hơn Song song đó một môi trường làm việc lý tưởng sẽthu hút những nhân lực.
III Mục tiêu
Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin liên tục, giúpkết nối hiệu quả giữa các bộ phận với những thành viên trong tổ chức Nó cũngquyết định việc giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành và nuôi dưỡng văn hoáthương hiệu, với kết quả là sự trung thành của mọi nhân viên
IV Phân biệt truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ
Điểm giống nhau:
Cần hoạch định mục tiêu rõ ràng và có kế hoạch lâu dài:
Giúp giảm lãng phí những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp
Dựa vào những bảng phân tích lẫn số liệu mà hình thành một tầm nhìn xarộng nhằm đo lượng độ hiệu quả một cách chuẩn xác
Tránh sự ngẫu nhiên trong khâu chọn lựa hoặc đặt ra những mục đích mà lợiích nó mang lại còn mơ hồ, gây lãng phí tài nguyên lẫn nguồn lực của doanhnghiệp
Dữ liệu thông tin chuẩn xác với tình hình hiện tại:
Thông tin cung cấp cần phản ánh đúng với tình hình hiện tại của doanhnghiệp
Nếu thông tin không rõ ràng mà đem đi truyền thông thì dù ở thành tố nào nócũng gây ảnh hưởng khá lớn cho doanh nghiệp
Dịch vụ chưa tốt mà truyền thông tốt hay sự đãi ngộ với nhân viên tệ bạc màtung hô lúc nào cũng lo lắng tận tâm thì tương lai không xa doanh nghiệp đó cũng
sẽ chóng tàn
Tác động mạnh mẽ từ nhiều công cụ truyền thông:
Sự tương tác qua lại của các công cụ truyền thông có sức lan tỏa rất nhanhđối với công chúng lẫn đội ngũ nhân viên
Chỉ với vài nút bấm gửi đi hoặc chia sẻ thì sự tương tác qua lại đã diễn ratheo nhiều chiều hướng khác nhau, tốt có, chê có tuy vậy nhưng lợi ích mà nó manglại cho thương hiệu rất lớn
Khác nhau
Trang 18Tiêu chí đánh giá Truyền thông bên ngoài Truyền thông nội bộĐối tượng Công chúng khách hàng Đội ngũ nhân viên
Tác dụng Giúp hình ảnh được quảng
bá lẫn tên tuổi của thươnghiệu
Tăng sự đoàn kết lẫn niềmtin làm việc hết mình chodoanh nghiệp
Chiều tương tác Có 3 chiều tương tác qua
lại:
Doanh nghiệp – Côngchúng
Công chúng – Doanhnghiệp
Công chúng – Côngchúng
Có 4 chiều tương tác qualại:
Lãnh đạo – nhân viên.Nhân viên – Lãnh đạoNhân viên – Doanhnghiệp
Nhân viên – Nhân viên.Công cụ quảng cáo Đa phần trên nền tảng báo
chí, tờ rơi, bảng hiệuquảng cáo, chương trình ti
vì, …
Đa phần trên nền tảngemail, giấy, mạng nội bộcho doanh nghiệp,…
V Các phương tiện truyền thông nội bộ
Truyền miệng: Đây là cách truyền đạt thông tin nhanh nhất Truyền miệng
nhiều khi gây thiệt hại không nhỏ đối với các tổ chức công ty Các chuyên gia PR phải theo dõi và có biện pháp xử lý nếu cách truyền đạt thông tin này ảnh hưởng xấu đến tổ chức
Tổ chức họp/ sự kiện: Thường là họp tổng kết, họp giao ban, họp thông qua
sản phẩm… Mỗi cuộc họp đều có mục đích riêng nên phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng
và có sự quản lý chỉ đạo chuyên nghiệp người chủ trì và kiểm soát
Các phát biểu miệng: Là truyền thông trực tiếp, có khả năng thuyết phục
cao nhất, dễ nắm bắt ngay được ý kiến của đối tác để điều chỉnh thái độ của mình
Năm 1973, nhà khoa học Keith Davis đã định nghĩa: “Trách nhiệm xã hộicủa doanh nghiệp là phản ứng của doanh nghiệp đó đối với các vấn đề vượt ra ngoàiviệc thỏa mãn những yêu cầu pháp lý, kinh tế và công nghệ.”