slide báo cáo luận văn nghiên cứu về chu trình ksnb chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cp dệt hòa khánh - đà nẵng

Quy trình kiểm soát thực tế chu trình bán hảng-thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ban hang KSNB Ngiệp vụ ban hang PP «... Kiểm soát nội bộ

Khai quat vé Céng ty cé phan Dét Hoa Khanh-Da Nang

€ Đặc điểm tổ chức bộ may quan lý của công ty

Sơ đồ tổ chức bộ may quan lý của công ty

Khai quat vé Céng ty cé phan Dét Hoa Khanh-Da Nang

$ Hình thưc ké toan: Chung tu ghi sé

$ Tổ chưc bộ may kế toán: Theo mô hình tập trung

Sơ đồ tổ chức bộ may kế toan

Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại

Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng

1 Môi trương kiểm soát vả các chính sach liên quan đến bán

hang

Môi trương kiểm soát

+ Đặc thủ về quan ly: Ban quản tri của công ty lả những ngươi co kinh

nghiệm quản ly, phong cach lảm việc rất tốt, luôn đề cao kiểm soát

+ Cơ cấu tổ chưc ban hầng-thu tiền:

Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại

Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nang

+ Chính sach nhân sự: Ban lãnh đạo công ty luôn ý thức được rằng thực hiện chính sách nhân sự tốt chính là yếu tố quan trọng để có một môi

trường kiểm soát mạnh

+ Công tac lập kế hoạch:

- Kế hoạch tiêu thụ của công ty do phòng sản xuất kinh doanh lập ra

hang nam

- Cuối năm, phòng sản xuất kinh doanh, bộ phận kế toán đối chiếu số

liệu kế hoạch và số liệu thực tế ->

» Các chính sach liên quan đến hoạt động ban hang

+ Quy định về gia ban, chiết khấu, giảm gia hang ban:

- Công ty không có bảng giá áp dụng trong thời gian 1 năm mà bảng giá

được lập theo từng thời điểm.

Hé théng KSNB trong chu trinh ban hang-thu tién tai

Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nang

- Tỷ lệ chiết khấu do TGĐ hoặc pho TGĐ kinh doanh duyệt KH được hương CKTM khi đang trong thoi gian co ap dung CK

- Công ty không co giảm gia hảng ban cho khach hảng Chỉ trử trương hợp khach hảng yêu cầu sau khi nhận hảng

Ví dụ: Hợp đồng nguyên tắc được ký boi céng ty ©

+ Phương thưc ban hang:

Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại

Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nang

- Gui ban đại lý: Thông qua cac cưa hảng đại lý trên khắp ba miền

- Ban le: Ban trực tiếp tại công ty cho những khach hảng lả các cưa hang kinh doanh vả ngươi dân lân cận

2 Hệ thống thông tin kế toan phục vụ cho chu trình bán hảng-

thu tiền tại công ty

chu trinh

Quy trình kiểm soát thực tế chu trình bán hảng-thu tiền

tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang

Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ban hang

KSNB

Ngiệp vụ ban

hang

PP «

Kiém soat ndi b6é nghiệp vu ban hang

Đơn đặt hàng bạo - Kiểm tra ĐĐH đã có chữ

gồm những yêu cầu ký phê duyệt của người có

- Loại vải, sợi, mẫu —*Ì -Kiểm tra các yêu cầu trên city) me

- Số lượng (Kg, mét) chưa

Thi tháng giao ~ Xem xét số lượng, chủng

BE nñ loại hàng còn trong kho để

ĐĐH đã xác Sau khi kiểm tra xong |-

nhận |trưởng phòng SX-KD

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

Ví dụ: ĐĐH cửa khach hảng vả xac nhận đặt hảng cửa công ty > ¡

it Nhận xet:

- Với các thủ tục kiểm soát về xét duyệt ĐĐH, công ty đã thực hiện rất

tốt, giảm thiểu được rủi ro khách hàng giả mạo, rưi ro nhận ĐĐH

- ĐĐH sau khi được duyệt chuyển đến phòng kế toán, việc này tạo ra sự

kiểm soát chéo và giúp kế toán theo dõi, đối chiếu

~ Tuy nhiên, việc dat hang qua điện thoại cửa KH dễ dẫn đến rủi ro

2 Phê duyệt bán chiu

it Thư tục kiểm soat:

+ Xet duyệt ban chỉu phái dựa trên chính sách bán hảng cửa công ty

+ KH đã lảm HĐNT, phỏng SX-KD duyệt cho mua chịu theo như trong

HĐNT

Kiém soat ndi b6é nghiệp vu ban hang

Kiém soat xet duyét ban chiu

'Yêu cầu ~ Căn cứ quy định | | -B8i chiếu công

được mua [—*| của công ty nợ khách hàng

chịu ~ Xem xét thông tin ~ Số chỉ tiết khoản

từ phòng kế toán và phải thu khách

tìm hiểu thông tin hang

Kỹ duyệt bán chịu

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

3 Chuyén giao hang, lap hoa don

» Đối vơi việc xuất kho hầng để ban

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

»_ Nếu chuyển giao hang theo phương thưc gưi hầng:

+ Ngươi nhận hảng kiêm nhiệm vụ gưi hảng, giao cho ngươi vận chuyển

+ Khi giao sẽ có phiếu giao hảng, có mẫu vả STT sẵn, ngươi gưi hảng điền những thông tin về hang gui, ky xac nhan giao nhan hang

+ Phiếu giao hảng lập 2 liên, mỗi bên giữ 1 liên

Họ tên người gửi hàng: _ Đặng Hà Dũng Chức vụ: Nhân viên

Địa chỉ: Bộ phận bán hàng- phòng SX-KD

Họ tên người vận chuyển: Lương Công Ninh

Đơn vị vận chuyển: Công ty vận tải Tân Minh Toàn

Địa chỉ: số 304 đường 2 tháng 9 - TP Đà Nẵng

Số hàng giao nhận giữa 2 bên cụ thể như sau:

Stt | Tên quycáchhảng | Bvt SL Don gia | Thanh tién

01 | Mản tuyn mộc 75D 3,08m | Kg | 4.135,8 35.000 | 144.753.000

Tổng cộng 4.135,8 144.753.000

Hang được đóng thành 22 kiện, mỗi kiện có khối lượng 200Kg

Địa điểm giao hàng đến: Công ty cổ phần Dệt 10/10

Địa chỉ: 9/253 Minh Khai, phường Trung Trực, quận Ba Đình, Hà Nội

Da Nẵng ngày 7/12/2010 ¬

Người gửi hàng Người vận chuyển Trường phòng SX-KD

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2 (Ký,họtên) „

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

Lập va lưa chuyển hoa đơn

_-

Căn cứ ĐĐH

và PXK hoàn chỉnh

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

it Nhận xet:

+Thủ tục khi chuyển giao hàng và lập hóa đơn cho hàng bán, công ty

thực hiện khá tốt

+ Tuy nhiên, hóa đơn do nhân viên bán hàng lập, nhưng không có một

người độc lập kiểm tra hóa đơn

4 Kiểm soát ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ

+ Thư tục kiểm soat:

+ Việc ghi sổ doanh thu phải được kế toán tiêu thụ thực hiện hằng ngày

Căn cứ ghi sổ là Hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng đã được duyệt

+ Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp phải tập hợp các chứng từ ghi sổ mỗi tháng để lên số cái

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

SỔ CAI

Tải khoản: 5112 Quy IV/ 2009

TK 131 4.979.136.051 | 4.681.807.639 | 4.988.226.961 | 14.649.170.650 Céng PS co | 4.979.136.051 | 4.681.807.639 | 4.988.226.961 | 14.649.170.650

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

at Nhận xet:

+ Việc ghi nhận doanh thu được kiểm soát chưa được tốt, và không

thường xuyên, bởi vì đối chiếu chỉ thực hiện vào cuối quy

+ Người ghi số doanh thu cũng là người ghi sổ khoản phải thu, đây

chính là hạn chế và dẫn tới xảy ra gian lận

5 Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu

+ Thư tục kiểm soat

+ Đối với các khoản chiết khâu thương mại, giảm giá hàng bán:

+ CKTM được trư trực tiếp trên HĐ, đã được phỏng SX-KD thoa thuận vơi KH, va phải được TGĐ ky duyệt '> Ì

+ Giảm gia hảng ban thương không xay ra, chỉ trử trương hợp KH yêu

cầu sau hận hãng, tuy nhiên thưởng công ty đổi hảng ^

Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang

+ Đối vơi hang ban bị tra lại:

+ Việc xét duyệt hang bị trả lại phải do TGĐ cửa công ty duyệt

+ Khi khách hàng trả lại hàng, phòng SX-KD sẽ có nhiệm vụ nhận lại

hàng, kèm theo các chứng từ có liên quan

+ Những KH ban theo HĐ phải lảm BB đề nghị tra lại hảng, nếu được

ký duyệt thì sẽ giao nhan hang tra lại >

3 Nhận xet:

+ Công ty đã xây dựng thủ tục kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu

khá tốt

+ Cuối kỳ kế toán tổng hợp kết chuyển các khoản này và xác định

doanh thu thuần, giúp ngăn chặn được trường hợp kế toán tiêu thụ vừa ghi

sé poe vụ bán hàng vừa lập danh sách các Kop gam, ge

Quy trình kiểm soát thực tế chu trinh ban hang thu

tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang

Kiểm soát các khoản phải thu KH

Theo dõi, quan lý nợ

phai thu

Kiểm soat các khoản

phai thu

KH Lap dự phỏng, xoa sổ

nợ PT kho đỏi

Kiém soat cac khoan phai thu KH

1 Theo doi, quần lý khoản nợ phải thu KH

3} Thư tục kiểm soat:

+ Để theo dõi kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chỉ tiết công nợ ngay khi

nhận được chưng tư ( Hoa đơn GTGT, phiếu thu, GBC)

+ Hang thang, kế toán công nợ báo cáo tình hình công nợ KH, những

KH nào đã đến hạn trả nợ, KH nào đã quá hạn trả nợ

SO THEO DOI CHI TIET CONG NO’

Tài khoản: 131- Phải thu khách hàng

Công nợ từ ngày 1/12/2009 đến ngày: _31/ 12/2009

Sư | Ngảy | SHCT | Hạn Diễn giải TK đư | Số tiền nợ | Số tiền có

nợ

Số dư đầu kỷ 35.548.650

=

Kiém soat cac khoan phai thu KH

+ Khi KH trả nợ kế toán tiêu thụ ghi giảm khoản phải thu

+ Trưởng hợp giảm gia phát sinh ngoải HĐ, hảng tra lại, kế toan căn cư

BB giao nhận, HĐGTGT ghi giảm khoan phải thu

it Nhận xet:

+ Các thủ tục kiểm soát của công ty trước khi ghi nhận khoản phải thu

KH khá tốt, đảm bảo được tính xác thực của thông tin, đạt được mục tiêu

kiểm soát

+ Tuy nhiên, công việc quản lý nợ còn mang tính tự phát

+ Công ty không lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng theo định

kỳ hằng tháng mà chỉ lập khi co yêu cầu _*>

Kiém soat cac khoan phai thu KH

2 Tổ chưc công tác thu hồi nợ

3} Thư tục kiểm soat:

+ Hẳng thang, kế toan công nợ bao cao KH nợ đến hạn, qua hạn

+ Gui giấy đề nghị thanh toan đến KH

+ Sau thoi han gui giấy 1 tuần, KH không trả nợ, TGĐ hoặc KT trương

cử 2 nhân viên đi thu nợ

+ Sau khi đi thu về, bao cao tình hÌnh thu nợ để co biện phap

at Nhận xet:

+ Tổ chức công tac thu hồi nợ của công ty tốt

+ Nhân viên thu nợ chỉ được đi thu khi cơ sự chỉ định cửa TGĐ, KTT

+ Tuy nhiên, chưa thành lập tổ đi thu nợ bang văn bản, chưa có người

is trưởng chịu trách nhiệm 4

Kiém soat cac khoan phai thu KH

3 Lập dự phòng và xóa sổ các khoản nợ: phải thu

3} Thư tục kiểm soat:

+ Công ty thực hiện theo Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006

của Bộ Tài chính

+ Cuối năm KT công nợ, KT tổng hợp lập bảng tổng hợp chỉ tiết các

khoản phải thu đã quá hạn (thời gian quá hạn)

+ Sau đo, đưa ra cuộc họp với BGĐ vào cuối năm, và căn cứ BB họp

Quy trình kiểm soát thực tế chu trình ban hảng thu

tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang

Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

vụ thu

tiền qua

NH

Kiểm soat ndi bé nghiép vu thu tién

1 Kiém soat nghiép vu thu tién mat

Khach hang KT thanh toán TGĐ, KT trường Kế toán tiêu | [ Thù quỹ _thụ

Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

+ Thử quỹ vả KT thanh toan cuối ngảy đối chiếu sổ quỹ vả sổ kế toan

+ Tuy nhiên, không co ngươi kiểm tra việc đối chiếu hẳng ngay

2 Kiểm soat nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hang

3} Thư tục kiểm soat:

+ Căn cư GBC do NH gưi đến, KT thanh toan ghi sổ, chuyển KT tiêu

thụ ghi giảm khoản phải thu

+ KT thanh toán phai đối chiết

Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

Ngày Chưng tử Diễn giải TK Số tiền

ghỉ Số Ngày đư Gưi Rut Con

+ Việc thu tiền qua NH đảm bảo cho công ty không bị thất thoát số tiền,

tiền duc bao, Vệ an toàn hơn De va ein oat o phần đại hiệu

Mét so danh gia vé KSNB chu trinh ban hang-thu tién

tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nang

»- Đánh gia tổng hợp về KSNB chu trình bán hảng-thu tiền tại công ty

- Bộ phận kinh doanh, bộ phận kế

toán, bộ phận lãnh đạo đều tập

trung tại văn phòng công ty, giúp

công ty có thể kiểm soát hiệu quả,

phản ánh nhanh chóng tất cả các

hoạt động tiêu thụ

- Công ty không có bộ phận tín dụng khách hàng phân tích tình hình tài

chéo công việc

- Kế toán tiêu thụ và kế toán công

nợ khách hàng là một người, vì vậy

mà có thể xảy ra tình trạng gian lận

- Công tác lập kế hoạch tiêu thụ

hang năm, do đo kiểm soát được

những mục tiêu đạt được so với kế

hoạch

- Công ty chưa có một chính sách

bán “chịu, CKTM, giảm gia rõ ràng,

do do kho kiểm soat

29

Mét so danh gia vé KSNB chu trinh ban hang-thu tién tai

Công ty CP Dét Hoa Khanh-Da Nẵng

> Danh gia téng hop vé KSNB chu trinh ban hang-thu tién tai céng ty

- Cuối kỳ, luôn có sự kiểm tra đối

chiếu giữa các bộ phận với nhau,

bộ phận kế toán với bộ phận kinh

doanh, bộ phận kế toán với bộ

phận kho, nhân viên kế toan vơi

nhau

được thực hiện, vả không được kiểm tra giam sat Không lập BB đối chiếu công nợ KH hẳng thang

Một số ý kiến nhằm hoan thiện KSNB chu trinh ban hang

va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nang

Nhận vả xet duyệt ĐĐH

- Công ty nên co một ĐĐH chuẩn cho tất cả KH

- Cơ thể mẫu ĐĐH như sau _*

- Nhu vay thì khi nhận và xử ly ĐĐH sẽ thực hiện trên 1 ĐĐH duy nhất

của công ty, đảm bảo được tính chính xác, giúp công ty kiểm soát tốt hơn

> Xet duyét ban chiu

~ Công ty nên xây dựng một bộ phận tín dụng khách hàng, bộ phận này chịu sự quản lý và điều hành Ban GĐ công ty Bộ phận này phải độc lập

với bộ phận kế toán

- Nên cø chính sách ban fh rõ pena hon, v hạn mu‘

Mét sé y kién nham hoan thién KSNB chu trinh ban hang

va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nẵng

> Chuyén giao hang, lap hoa don

- Công ty nên quy định có một người độc lập kiểm tra việc lập phiếu xuất kho, co thể la trưởng phòng SX-KD

- Cần tách biệt ngươi gưi hảng vả ngươi nhận hảng

- Cần có một người độc lập kiểm tra việc lập hóa đơn

- Bộ phận kế toán nên lập một bẩng kê tiếp nhận hóa đơn do bộ phận

bán hàng chuyển đến, để đối chiếu

BANG KE TIEP NHẬN HƠA ĐƠN

STT Hơa đơn Ngảy nhận | Ngươi giao | Ngưởi nhận _ | Ghi chú

Số sei | Số hiệu (tên, chữ ky) | (tên, chứ ky)

Mét sé y kién nham hoản thiện KSNB chu trinh ban hang

va thu tién tai Cong ty CP Dét Hoa Khanh-Da Nang

> Ghi nhan, theo doi doanh thu

- Céng ty nén tach biét ké toán tiêu thụ và kế toán công nợ là hai người khác nhau

- Cuối quý, công ty nên yêu cầu lập bảng đối chiếu số lượng hàng tiêu

thụ trong quý giữa kế toán tiêu thụ, phòng SX-KD

-_ Kế toan vả phỏng SX-KD lập bao cao DT hẳng tuần theo san phẩm