slide báo cáo luận văn kiểm soát nội bộ chu trình và thu tiền tại chi nhánh hóa dẫu đà nẵng

đã kiểm tra công nợ và hang kiểm tra các thông tin như: *Trên hóa đơn, phải đầy đủ các thông tin cần thiết *Giá bán căn cứ vào bảng báo giá, chính sách bán hàng cho mỗi KH * Sau khi

ĐẠI HỌC DA NABG TRUONG DAI HOG MIN EE

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIÊM SOÁT 0

CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

DANH GIA VA MOT SO Y KIEN HOAN THIEN CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI

CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG

_— CHINHÀNHHÖADÀUĐANĂNG —_

Là đơn vị trực thuộc Công ty CP hóa dầu 'Việt Nam

+ Linh vực kinh doanh chính:

Các loại dầu mỡ nhờn:

» Dầu nhờn động cơ

»Dau céng nghiệp

»Dau nhén hang hải

# Mạng lưới phân phối

Địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh thuận

và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên

** Áp dụng hình thức kế toán máy: sử dụng phần mềm kế toán

Solomon

#11 II 11 11 TTT

vào thời điểm bán hàng dưới

mức công nợ tối đa cho phép

“Khi muốn bán hàng vượt

không in được hóa đơn

* Bằng fax, điện thoại,

hoặc thông qua

chuyên viên tiếp thị

+ Ghi các thông tin

đơn hàng vào số theo

dõi thực hiện đơn _

iên hành lập hóa đơn sau khi “Kế toán công nợ có nhiệm vụ

đã kiểm tra công nợ và hang kiểm tra các thông tin như:

*Trên hóa đơn, phải đầy đủ các

thông tin cần thiết

*Giá bán căn cứ vào bảng báo giá, chính sách bán hàng cho mỗi KH * Sau khi kiểm oe day đủ, kế

toán kí vào HĐ

IIEIINIIIRIIINYIIIIIIIRIIIINIIIINIIIUIIIIDI10731077CC<Đ 5

*Tô chức lưu trữ và nap, dé van chuyén

luân chuyên hóa

số theo dõi giao hàn,

“Xe chỉ nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển đồn kho khách hàng,

ee tee te *Xuất đúng mặt “Đóng dấu đã

*Kí và ghi rõ họ hàng và số lượng a 8 i

4 *Kí vào hóa đơn

*Yêu cầu khách liên 2, 3

hàng kí tên lên nh

HD, sé giao hàng "Giao lại cho lái vào công

xe câm theo khi

TT

'Với các khách hàng ở các tính phía Nam,

cách xa kho của Chỉ nhánh, gần với kho

đầu mối (kho Nhà Bè - tp HCM)

Khách hàng tổ chức tự vận

“Kiểm tra công nợ *Phát hành phiếu

*Lập đơn hàng fax xuât kho kiêm vận

đến kho đầu mối chuyên nội “Gửi chứng từ về Chỉ

bộ(PXKKVCNB) nhánh

*Sao kê chứng từ

“Nhận lại chứng từ từ

` *Xuất hàng đúng

‘Doi chiến kiểm a2 theo yéu cầu của Chi

với kho đầu môi nhánh

Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng,

Kho Phòng ĐB DMN Phong TO-KT

3+Sao kê hóa đơn và các chứng từ đi kèm chuyển sang phòng TC-KT

+Cuối tháng, kiêm tra đối chiếu số liệu với hàng thực tế trong kho

+Lập báo cáo nhập xuất tồn gửi phòng TC-KT

tWỆ Phòng TC - KT

4Kiém tra hóa đơn chứng từ

#Xác nhận trên máy

s+Tổ chức lưu trữ chứng từ theo quy định hiện hành

#Đối chiếu, kiểm tra số liệu

Se OTT HATTA

-“Thủ tục kiêm soát )

Chuyên viên tiếp thị

3# Trực tiếp theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ

4 Trực tiếp thực hiện việc đối chiếu công nợ với khách hàng

4 Đánh giá, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng,

4 Chịu trách nhiệm với các khoản nợ khi có sự cố tài chính

3# Lập đề nghị về mức ng va thời hạn thanh toán

HEX?

& Theo doi chat ché céng ng khach hang

# Định kì, lập biên bản đôi chiêu công nợ gửi khách hang

+ Cudi quý, lập báo cáo phân tích công nợ

công nợ

SEO THE TTT ATT ATT TT CC

tế Kê toán ngân hàng, thủ quỹ

+ Ki xac nhận các khoản tiền đã vảo tài khoản, quỹ của Chỉ nhánh

# Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu

4 Chịu trách nhiệm về các khoản tiền khách hàng đã chuyển hoặc

đã nộp vào quỹ

3# Thường xuyên kiêm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về công

nợ

3# Chịu trách nhiệm trực tiếp về các sự cố tài chính tại Chỉ nhánh

'# Tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo phòng KD về chính sách côn;

nợ, thủ tục thế chấp, cầm có, bảo lãnh với các ngân hàng -

Kê toán thanh toán

#&Mở mản hình “Số tiền”, cập nhật đầy đủ thông tin s#In 2 liên phiếu thu, chuyên sang thủ quỹ

s#Kí trên 2 liên phiếu thu, giao liên 2 cho KH, lưu liên 1

#&Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu

&Ghi vao sé theo dõi thu chỉ tiền mặt

#Định kì, thực hiện kiểm quỹ

#11 II 11 11 TTT

/ THU QUA NGAN HANG » /

Kế toán ngân hàng

s#Lên ngân hảng nhận số phụ và giấy báo Có (nếu có)

s#Nhập liệu vào hệ thống

Đối chiếu số phụ ngân hảng với số dư trong số chỉ tiết TK 112

Sap xép giấy báo theo thứ tự ngân hàng

#Đối chiếu, kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp

+Hệ thống BC chỉ tiết, đơn giản

+Ban hành các qui định, qui chế

4Viéc kiểm tra, giám sát giữa

các phòng ban thường dựa vào ý kiến chủ quan

'#Phần mềm kế toán khó sử

dụng

Thông tin của Chỉ nhánh

được tập trung, đầy đủ, kịp

Đối với việc tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàng

+ _ Tỉnh hình công nợ *Không có đơn đặt hàng

KH đêu được cập *Phòng ĐB không nhận

nhật trong hệ thông thông tin tình hình thanh

Tránh được trường toán của KH

hợp hàng đã hết mà

vẫn chấp nhận đơn hàng

*Hệ thông không kịp cập nhật hàng trong kho

“Chấp nhận đơn hàng

vượt định mức công nợ

#11 II 11 11 TTT

Š Đối với việc lập hóa đơn

fan chế

*Hóa đơn được đánh

số thứ tự trước *Có thể nhập sai giá

bán, sai chiết khấu

*Bảng báo giá, chính sách bán hàng đã được phê duyệt

SS Đối với việc xuất hàng

“Hàng thực sự rời kho và *Thủ kho không lưu lại

được giao đến khách hàng chứng từ nảo

*Số giao hàng là bằng *Thủ kho đợi chứng từ luân

chứng hàng đã được giao chuyển về mới ghi thẻ kho

=_ Đối với ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Hạn chế

*Hoá đơn được sắp xép theo *Kế toán thường để dồn các

thứ tự bản kê hóa đơn đến cuối tuần mới xác

hàng đã được phê duyệt trước

*Không theo dõi công nợ theo

“SS Đối với nghiệp vụ thu tiền

*Tiền mặt có thé bi chiếm dụng

*Phiêu thu được in từ hệ theo hình thức gối đầu

thông, đánh sô thứ tự sản *Không có dấu hiệu nhận biết với

“Hệ thống tự hạch toán giây báo đã được nhập liệu

“Đối chiếu với số phụ ngân *Có thể nhập liệu sai

hang, kip thời phát hiện sai sót *Để dồn giấy báo cuối tuần mới

nhập

*Số theo dõi thu chỉ tiền mặt không có cột số dư đầu kì cuối ki

s+Yêu cầu khách hàng lập đơn đi

'+Xem xét tình hình thanh toán của khách hàng

#+Kiểm soát chức năng “Giá bán” trong hệ thống

s+Lập lệnh bán han;

+Loại bỏ chức năng y thành

#Cập nhật các chương trình diệt virut phiên bản mới nhất

'#Yêu cầu khách hàng thanh toán theo từng hóa don mua hang

-4Quy định số tiền mặt trong quỹ tối đa, thời gian nộp tiền mặt vio NH

+Cuỗi mỗi ngày, thực hiện ki:

IIIIIIIINIIIIRIIIIIIIIIRIIIIDIIIII//177 7=