slide báo cáo luận văn kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thép miền trung

QUY TRINH BAN HANG VA THU TIEN MA HANG HOA DUOC GUI LAI TAI KHO CÔNG TY " Phòng KTTC kiểm tra lệnh xuất hàng nêu phủ hợp thì xuất HĐ GTGT gửi lại Phòng KDTT "“ Phòng KDTT xem xét, ký,

KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH Là HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CONG TY CO PHAN THEP MIEN TRUNG

GVHD : TS Ngé Ha Tan

SVTH : Vii Ti Uyén

Đà Nẵng 06/2010

KET CÁU LUẬN VĂN

Phan I: CỞ SỞ LÝ LUẬN VẺ KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

Phan II: THUC TRANG VE KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO

PHAN THEP MIEN TRUNG

Phần III: MỘT SỐ KIÊN NGHỊ NHÀM HOÀN THIỆN

KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU

TIEN TAI CONG TY CO PHAN THEP MIEN TRUNG

A

VÀI NÉT VẺ CÔNG TY CỎ PHẢN

THÉP MIÈN TRUNG Tiền thân là nhà máy cán thép Miền Trung - một đơn vị trực

thuộc Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung

Ngày 03/12/2008: tách ra khỏi Công Ty Cổ Phần Kim Khí

Miền Trung để trở thành Công Ty Cổ Phần Thép Miền

Trung với sự góp vốn của 3 cỗ đông lớn là Công Ty TNHH

An Hưng Tường (50%), Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền

CƠ CẤU TỎ CHỨC CÔNG TY

Tội đồng quần trị

THUC TRẠNG KIÊM SOÁT NỌI BỘ

(| » CHU TRINH BAN HANG VA THU

“{_THBN, TAT CONG TY CO PHAN THEP

KHAI QUAT VE DONG KIEM

CHU TRINH BAN SOÁT NỘI BỘ

TIEN TAI CONG HANG VA THU

TY CÔ PHẢN TIÊN TẠI CÔNG

THEP MIEN

TRUNG

TRUNG

QUY TRINH BAN HANG THU TIEN MAT TRUC TIEP

HOAC THONG QUA NGAN HANG VA QUY TRINH XU LY BAN CHIU CHO KHACH HANG

1, Xdc nhan nhu cau

QUY TRÌNH BAN HANG VA THU TIEN MÀ

" Khách hàng yêu cầu Phòng KDTT làm lệnh xuất hàng (trên lệnh đó mục ghi chú ghi là hàng gửi kho)

Mẫu lệnh xuât hàng:

CONG TY CO PHAN THEP MIEN TRUNG Số: 604

Phòng Kinh Doanh Thị Trường

TLIỆNH XUẤT HÀNG

(Chỉ có giá trị trong ngày)

ín cứ hợp đồng kinh tế số: 40/CSC - KQ, ngày 16/11/2009

ín cứ đơn hàng số: 11/40 ngày 28/11/2009

Đề nghị xuất hàng cho đơn vị: Công Ty TNHH MTV Trần Nam Trung

Người nhận: Cao Thị Diễm

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Thời gian: thanh toán ngay

Sư "Tên hàng DV Sô lượng D gia Kho Ghi chú

T | Chứng | Thực từ xuất VAT chưa

1 Thép D6 Tân Thuận Kg 38.000 37.640 10.286 HH Giri kho

2 Thép D12 VỀ Kg 9.500 9.500 11.450 TP

3 Thép D14 V Kg | 11.000 | 11.000 | 11450 | TP

Da Ning, ngày 23 tháng 12 năm 2009

PhéngKDTT Viếtlênh Bàncân Thi Kho Khach hang

QUY TRINH BAN HANG VA THU TIEN MA

HANG HOA DUOC GUI LAI TAI KHO CÔNG TY

" Phòng KTTC kiểm tra lệnh xuất hàng nêu phủ hợp thì xuất

HĐ GTGT gửi lại Phòng KDTT

"“ Phòng KDTT xem xét, ký, gửi cho khách hàng một liên

Khách hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT làm “Giấy đề nghị

gửi kho” gửi lại cho Phòng KDTT

" Phòng KDTT căn cứ vào giấy đề nghị gửi kho làm “Biên

bản gửi hàng” Biên bản này được lập thành 4 liên giao cho

khách hàng, Phòng KDTT, Phòng KTTC và thủ kho

rr}

QUY TRINH BAN HANG VA THU TIEN MA HANG

HOA DUOC GUI LAI TAI KHO CONG TY

Khi khách hàng to nhan hang gui kho thi feng voi bién bản gửi hàng và g; M7 giới thiệu nhận hàng chuyển qua

Phòng KDTT để viết “Phiếu nhận hàng gửi kho” gồm 3 liên: giao cho khách hàng, Phòng KDTT và Phòng KTTC

Mẫu phiếu nhận hàng gửi kho:

THUC TE HOAT DONG KIEM SOAT NOI BO

CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI

CONG TY CO PHAN THEP MIEN TRUNG

& Môi trường kiểm soát

& Hệ thống thông tin kế toán

@$ Yếu tố đánh giá rủi ro

4 Thủ tục kiểm soát

MOI TRUONG KIEM SOÁT

HE THONG THONG TIN KE TOAN VA

YEU TO DANH GIA RUI RO

1 Hé thống thong tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiên ở Công ty

-_ Về chứng từ:

+ Phiếu thu, giấy báo có

+ 86 theo dõi khoản phải thu khách hàng

SE qua

- Vé sé kế toán và tài khoản kế toán

-_ Về báo cáo kiểm soát:

+ Bảng kê chứng từ

+ Bảng kê hoá đơn bán ra

Su,

2 Yếu tố đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiên ở Công ty 14

THỦ TỤC KIÊM SOÁT

Thủ lục kiệm soát nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

XU LY DON DAT HANG

" Nhân viên Phòng KDTT nắm bát thông tin về nhu cầu thị

trường, về các đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phâm

= Trên cơ sở nhu cầu khách hàng, nhân viên Phòng KDTT gửi chào hàng và tiếp cận khách hàng

" Sau khi nhận được yêu cầu của bên mua, Phòng KDTT sẽ xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu và thông báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng

ry

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

7

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

XÉT DUYET BAN CHIU

" Công ty thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng: bên mua phải

bảo đảm thanh toán trả chậm theo các hình thức như bảo

lãnh thanh toán của ngân hàng, sô tiệt kiệm gửi tại các ngân I0 1P

" Phòng KDTT chịu trách nhiệm đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng Nếu quyết định bán trả chậm vượt

thâm quyền của Trưởng phòng KDTT thì phải trình Tổng

giám đốc duyệt

18

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

XÉT DUYET BAN CHIU

= Phong KDTT Cong ty chiu trach nhiém chinh trong việc lập danh sách khách hàng thường giao dịch và cập nhật các

thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng

" Đối với những khách hàng mới thì yêu cầu khách hàng thế

châp tài sản hoặc ký gửi

19

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

GIAO HÀNG VÀ LẬP HOÁ ĐƠN

Công ty phải thông báo cho khách hàng về thời gian nhận hàng, sô lượng xe đê khách hàng chuân bị

Căn cứ lệnh xuất hàng đã được phê eNO TM Ob ae Ts

hang cho khách hàng Lệnh xuat hang phải được lập thành 2

liên

Phòng KTTC chỉ xuất hoá đơn khi có đủ các chứng từ hợp

lệ như lệnh xuat hang, don dat hang hoac don xin mua hang (nếu mua số lượng ít), phiếu cân

Hoa don GTGT được Công ty mua theo mẫu của Bộ Tài

Chính phát hành và có đánh số thứ tự liên tục 20

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG VÀ LẬP HOÁ ĐƠN

Hóa đơn đã phát hành được lên bảng kê dé ghi nhan Coley) thu ngay trong tháng và sô liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiêu với bảng kê khai thuế GTGT đầu ra

Hoá đơn phải có chữ ký của người bán hàng, người mua

hàng, thủ trưởng đơn vị và được lập thành 3 liên

Nếu nhân viên kế toán lập hoá đơn bị sai sót phải huý thì

phải việt “Biên bản huỷ hoá đơn”, nêu rõ số seri hoá đơn huỷ, lý do huỷ Biên bản này phải được lập thành 2 bản

Trường hop hoá đơn bị sai sót nhưng đã giao cho khách

Lôi mới phát hiện thì phải lam “Bién ban điều chỉnh hoá

THỦ TỤC KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ

GIAO HÀNG VÀ LẬP HOÁ ĐƠN

" Sau khi các chứng từ đã được nhập vào máy

để vào cặp hồ sơ riêng đề tránh nhằm lẫn

Mẫu hoá đơn GTGT:

ong thì được

01 OTK KL/21

Don vi bin hing ¢ Ty C4 Phin Thep Mién Trung Ty

Dia chi: KCN An Dén- TP Da Nẵng

MST: 0400682519 tua hàng: Cao Thị Diễn,

HH MTV Tran Nam Trung đường Cô Bắc, TP Đà Nẵng

Hình thức thanh toán CC MST 0401291099

Tên hing hoa, dich vu Sẽ lương Thanh Gen

37.640 9-500 387.165.040 108 775.000 11.000 ‘000 58.140 ‘040

ng biến thanh toán: *50 Tiên thuế GTST 34.502

Số tiền viết bằng chữ: Sáu tram nam muoi hai triệu, chín trăm tám mươi bửi

năm trăm bồn mươi hai VNI

Người mua hàng

Œ ghỉ rõ họ tên)

&y va ghir

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THU TIEN MAT

" Khách hàng nộp tiền hàng thì kế toán tiền mặt lập phiếu thu

thành 2 bản Các phiêu thu này đêu được đánh sô thứ tự

trudc

= Thu quy kiém tra tiền nêu đầy đủ sẽ đóng dấu “đã thu tiền”

lên 2 bản này Đông thời trên hoá đơn thủ quỹ sẽ đóng dâu

đỏ nêu khách hàng mua trả tiên mặt ngay thời điêm mua

" Sau khi nhận tiền từ khách hang, thu quy sé l non Acoli két sắt và chỉ có thú quỹ giữ chìa khoá của két sắt này

" Khi trong két có lượng tiền nhiều hơn quy định, thủ quỹ gửi

lượng tiên đôi ra vào ngân hàng đê kiêm lãi

Fy

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THU TIỀN MẶT

Phiếu thu là chứng từ để thủ quỹ ghi vào số quỹ Đến cuối

kỳ, kế toán tiền mặt phải in bảng kê thu tiền đề đối chiều

với số quỹ tiền mặt của thủ quỹ

PHAN THEP MIEN TRUNG

SON TRA, DA NAN

PHIẾU THU TIEN

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THU TIEN GUI NGAN HANG

" Khi khách hàng, nộp iron vào tài khoản ngân hàng cho Cong

ty, ngân hàng sẽ phát giấy báo có về Phòng KTTC

" Kế toán ko I5 phan loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên

DI báo Căn cứ vào giấy báo có này, kế toán ngân hàng sẽ cập nhật vào TK TƠNH vào máy

= Hang thang, kế toán ngân hàng, tiến hành đối ronan số dự

tiên gửi tại ngân hàng va so du TK TGNH trên số sách

Công ty Cuôi quý, Trưởng phòng KTTC và đại diện có

thấm quyền của ngân hàng thực hiện xác nhận số dư giữa

THU TUC KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ

THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Mẫu giấy báo có:

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THEO DÕI CÔNG NỢ

" Kết thúc giai đoạn giao hàng, kế toán bán hàng theo dõi

công nợ phải thu khách hàng (Số chỉ tiết công nợ, Số tong hop cong nợ) Số tong hop công nợ được lập trên cơ sở sô chỉ tiết Co Tee Toy nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách

hàng để theo dõi việc thu hồi nợ của Công ty

" Cuối quý, số du cui kỳ trên số tông hợp công nợ phải khớp

với số tông hợp tài khoản 131

Là

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THEO DÕI CÔNG NỢ

TMUA (131) 5/02/2010

CÔNG TY CỔ PHAN THEP MIEN TRUNG

BANG TONG HỢP PHẢI THU CUA KHACH HANG (131) Tử ngày 01/02/2010 đến ngày 28/02/2010

TRY PHAT SIN TRONG KY TEUðIEY, Đưngấ | Dyed die 1814175300 z Peed 514775300 Đưa Deed

T027277000 T T Taare soo

3011885 208112010 1380945

108548615 HHIEEEDI Coy CP Tria Nam Trang THEE MT Kin Eh Bich 243.920 392 1158 aaa IO 33d Ciy THHH TM Boas tNgoc ie | 1 294250.000 284250000 | 1-000 060 000 [Sip TNH Te Eø35SX Dây Xí $4623.21 T278 [ 544812

HT Sin mut ot 261 ED Kim Kl 08 10 7788801 TU, SQV SXKD Sitthip Anh Khoa | 246 465.000 jah Die 2IDS2Đ0]— 21032000 00

TẾ TĨ2HZ130) 10445883781 8378260020 Ì 10720401831 L250 | 10455892781

y 02/03/2010

toán trưởng Tổng giám đốc

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THEO DOI CONG NO

= Tại phòng KDTT nhân viên phụ trách bán hàng cũng mở số theo đõi công nợ Đối chiếu công nợ được tiến hành giữa nhân viên phòng KDTT và kế toán bán hàng vào hàng

tháng

" Đối chiếu công nợ giữa khách hàng và Công ty tiến hành

khi khách hàng có thắc mắc về công nợ của mình hay Công

ty lập báo cáo giữa năm hay kêt thúc niên độ

30

THỦ TỤC KIÊM SOÁT NGHIỆP VỤ

THEO DÕI CÔNG NỢ

BIÊN BẢN ĐÔI CHIẾU CÔNG NỢ

Y ngày 01/02/2010 đến ngày 26/02/2010

Giữa: Công Ty Gỗ Phần Thép Miễn Trung Đại diễn Bà Ngô Thị Hong Hanh hức vụ: phố phòng šC

“Và: Công Ty CÔ Phần Thép Đà Nẵng,

Bai dién ng DS Kim Long Chức vụ phd phang K

‘Hai bên cling nhau tiên hành đôi chiều va she nhân công nơ rnua bản như sau 1 Cấn cứ biển bản đổi chiều công nơ (01/01/2010 đền 31/01/2010)

1 Công Ty Cổ Phần Thép Miễn Trung Còn phải thu tử quý công ty 1.095.486.655 Đông Còn phải trả cho quý công ty: 18.326 000 Ðên

NHUNG VAN DE CAN CHU Y VE KIEM SOAT

CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

TRONG DIEU KIEN KE TOAN BANG

MÁY VI TÍNH

iểm soát thông tin đầu ra

Kiểm soát xử lý dữ liệu

Kiểm soát nhập dữ liệu

ST nh

dữ liệu

Ed

ÔNG TY CO PHAN THEP MIEN

BỘ CHU TRÌNH 1 1 CHU TRÌNH BÁN

BAN HANG VA HÀNG VÀ THU

THU TIỀN TẠI TIEN TAI CONG

CONG Ty CO TY CO PHAN

PHẢN THÉP THÉP MIÈN

MIỄN TRUNG TRUNG 33

DANH GIA HOAT DONG KIEM SOAT NOI BO

CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

DANH GIA HOAT DONG KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI

Năng lực của nhân viên

Phân chỉa quyền hạn,

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIÊM SOÁT NỘI

BO CHU TRINH BAN HANG VA THU

TIEN TAI CONG TY

2 DANH GIA CONG TÁC ĐÁNH GIÁ RỦI

RO LIEN QUAN DEN

CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIÊM SOÁT NỘI

BO CHU TRINH BAN HANG VA THU

TIEN TAI CONG TY

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIÊM SOÁT NỘI

BO CHU TRINH BAN HANG VA THU

TIEN TAI CONG TY

Ý KIÊN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIÊN TẠI

CÔNG TY CO PHAN THEP MIEN TRUNG

I Hoàn thiện môi trường kiểm soát chu trình bán hàng và

4 Hoàn thiện các báo cáo và phân tích phục vụ kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng và thu tiên

Et)

* Hoan thién mdi trwong kiém soat chu trinh

ban hang va thu tién

“Kiểm toán viên nội bộ Deere hte 5

2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

F00 g pore -Rủi ro Sat

ng ủi điều hành -Năng cao năng

ITT Di

3 Hoàn thiện thủ tục kiếm soát trong chu trình

-Phiếu thu nên được lập thành 3 liên

-Ké toán ngân hàng nên thường xuyên kiểm tra tài khoản

của Công ty tại các ngân hàng

: àng nên được lập thành 3 liên

-Thanh lap bộ phận gửi hàng độc lập

“Kiểm tra sự đây đủ của bộ chứng từ gốc từng nghiệp vụ bán hàng

-Kiém tra, déi chiéu chimg tir truéc khi cap nhat

Giao hàng và lập hoá đơn

- Thiết kế số tiếp nhận yêu câu khách hàng

- Thành lập bộ phận tín dụng riêng chịu trách nhiệm phê

duyệt hạn mức tín dụng 5

4 Hoàn thiện các báo cáo và phân tích phục vụ kiêm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiên

BÁO CÁO CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG:

Liệt kê tất cả nghiệp vụ bán hàng, thanh toán với người mua, tổng số

nợ còn phải thu

[2JUEOri[TÐ T0! người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận role cate

nhắc nợ người mua và khuyến khích người mua thanh toán sớm

44