Hãy vận dụng các kiến thức, kĩ năng đã được học để quản trị hiệu quả quá trình làm việc cùng nhau của các thành viên trong nhóm trên cơ sở sử dụng nền tảng quản trị số Asana... Đánh giá,
Trang 1BÀI TẬP NHÓM
Course /Môn học : Quản Trị Học
Instructor /Giảng viên : TS Ngô Vi Dũng
Students /Tên sinh viên & Student code /Mã SV:
1 Đinh Thị Thu Huệ - 21013049
2 Dương Trà My – 21010354
3 Nguyen Thi Phuong Linh – 21010355
4 Nguyễn Thị Phương – 21012334
5 Đặng Đình Huy 21011026
6 Đỗ Ngọc Anh- 21012748
7 Đào Thị Hải Linh 21010304
8 Vũ Thị Hải- 21013047
9 Đặng Thu Hằng – 21010303
10 Nguyễn Ngọc Minh - 21011891
Credits /Tín chỉ : 3 tín
Date /Thời gian : 15/12/2021
Faculty of Economics and Business
Khoa Kinh tế và Kinh doanh
Trang 2Đề bài
Hãy (1) xác định một vấn đề mà sinh viên đại học năm thứ nhất thường gặp phải, nhất là trong điều kiện covid-19 như hiện nay, (2) vận dụng các kiến thức, kĩ năng và công cụ về quy trình ra quyết định để phát triển, phân tích và lựa chọn các giải pháp, và (3) thực hiện ít nhất một giải pháp cho vấn đề đó Hãy vận dụng các kiến thức, kĩ năng đã được học để quản trị hiệu quả quá trình làm việc cùng nhau của các thành viên trong nhóm trên cơ sở sử dụng nền tảng quản trị số Asana
Trang 3MỤC LỤC
I Xác định và phân tích vấn đề.
1 Đặt tên cho vấn đề
2 Xác định khoảng cách giữa mong muốn/ mục tiêu và thực trạng
3 Đánh giá mức độ phổ biến, nghiêm trọng của vấn đề
4 Xác định các nguyên nhân có thể có của vấn đề và giải thích; xác định các nguyên nhân chính trong số các nguyên nhân đó và giải thích
5 Phân tích hệ quả, tác động của việc giải quyết được vấn đề hay không được giải quyết để làm rõ tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề
II Phát triển, phân tích và lựa chọn giải pháp.
1 Phát triển các giải pháp cho vấn đề dựa trên cơ sở hướng tới giải quyết các nguyên nhân chính
2 Phát triển, chi tiết hóa các nhóm tiêu chí dùng để đánh giá các giải pháp
3 Phân tích, đánh giá và lựa chọn một hoặc một vài giải pháp tối ưu trên cơ sở vận dụng các tiêu chí đã có
III Thực hiện giải pháp và đánh giá hiệu quả.
1 Mô tả giải pháp đã chọn để thực hiện
2 Đánh giá hiệu quả chung làm việc của cả nhóm
IV Quản trị làm việc nhóm.
1 Mục tiêu, kế hoạch, quy định, chính sách, tiêu chí đánh giá của nhóm
2 Đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên
3 Đánh giá hiệu quả chung của nhóm
V Phụ lục.
Page of 3 20
Trang 4Bài làm
I
I Xác định và phân tích vấn đề:
1 Đặt tên cho vấn đề:
Hoạt động nhóm online của học sinh, sinh viên.
2 Xác định khoảng cách giữa mong muốn/mục tiêu và thực trạng:
Mục tiêu:
- Mọi người trong nhóm đều sôi nổi, hoạt động tích cực:
• Mỗi bài tập mọi thành viên trong nhóm đều đóng góp và đưa ra ý kiến
• Mọi người tích cực tranh luận thảo luận để tìm ra kết quả tốt nhất
- Các thành viên trong nhóm hạn chế xảy ra mâu thuẫn
- Hoàn thành bài tập đạt kết quả cao ( điểm 8,9,10) như kỳ vọng của nhóm đặt ra
- Mọi thành viên trong nhóm đều có ý thức và trách nhiệm trong các công việc được giao
- Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể
- Tạo mối quan hệ đoàn kết và tốt đẹp giữa các thành viên trong nhóm
- Đảm bảo hiệu suất, chất lượng làm việc của các thành viên
Thực trạng:
- Các thành viên trong nhóm chưa tự giác, còn ỷ lại và không có tinh thần trách nhiệm, trốn tránh công việc
+ Làm việc hời hợt, qua loa
+ Không đóng góp ý kiến hay lên tiếng, thờ ơ với công việc chung
- Công việc không được phân chia rõ ràng
Trang 5- Các thành viên trong nhóm xảy ra xung đột, mâu thuẫn không nhường nhịn hay bao dung, lắng nghe nhau
- Bài tập làm sơ sài
- Người thì ôm hết việc, người thì ngồi chơi
Người thì hiểu hết bài, người thì nhởn nhơ không biết gì
- Một số thành viên cái tôi của quá lớn, bảo thủ, bảo vệ quan điểm của mình
Khoảnh cách khá xa nhau giữa mục tiêu và thực trạng.
3 Đánh giá, minh chứng về mức độ phổ biến, nghiêm trọng của vấn đề:
+ Mức độ phổ biến:
• Xuất hiện ở hầu hết tất cả mọi nhóm học tập, làm việc (online mức độ khó khăn sẽ cao hơn )
• Trong cuộc sống sinh hoạt thường ngày: trong gia đình, trong lớp học, trong xã hội,… , trong các hoạt động vui chơi gải trí( bóng đá, bóng chuyền), trong học tập (nhóm học tập, các hoạt động thảo luận nhóm trên lớp, ngoài lớp, câu lạc bộ, …, trong làm việc( đội nhóm chia theo từng lĩnh vực công việc (phòng maketing, hoạt động các dự án,…) …
• Trong môi trường đại học việc hoạt động nhóm được sử dụng rất nhiều trong mỗi môn học, thậm chí là mỗi giờ, buổi học (với các hình thức khác nhau như nhóm tạm thời, nhóm cố định)
Hình ảnh sinh viên thảo luận nhóm Hình ảnh học sinh tiểu học thảo luận nhóm
+ Mức nghiêm trọng của vấn đề:
Page of 5 20
Trang 6• Chất lượng công việc đạt hiệu quả không cao.
• Gây mâu thuẫn nội bộ thành viên trong nhóm, mọi người không hòa hợp, đoàn kết với nhau
• Hoạt động nhóm không sôi nổi, không hiệu quả thì khả năng thành công rất thấp
• Kĩ năng làm việc nhóm của một số thành viên còn hạn chế
4 Xác định nguyên nhân của vấn đề:
Kể từ cuối năm 2020 tại Việt Nam, dịch bệnh Covid-19 đã bùng phát với tốc độ lây lan nhanh chóng và nguy hiểm, nó đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến các lĩnh vực đời sống xã hội, trong đó có ngành giáo dục Để đảm bảo an toàn sức khoẻ cho cộng đồng cũng như bản thân các học sinh, sinh viên, một số nhà trường đã có chỉ định cho các em tạm thời nghỉ học Để kịp tiến độ chương trình học trên lớp, nhà trường đã chuyển đổi số từ học trực tiếp sang hình thức học trực tuyến Tuy nhiên, thực tế cho thấy trong quá trình học trực tuyến cũng gặp rất nhiều khó khăn đối học sinh,sinh viên, đặc biệt là quá trình làm việc nhóm
Làm việc nhóm là gì?
- Là sự hợp tác của một số cá nhân tạo thành một nhóm để cùng nhau hoàn thành một mục tiêu chung Trong quá trình làm việc nhóm, mọi người cùng trao đổi, thảo luận, tương tác qua lại với nhau, có sự phân chia nhiệm vụ công việc rõ ràng và ràng buộc với nhau bởi quy tắc chung của nhóm
Có một số người không thích làm việc nhóm, nhưng tuy nhiên, làm việc nhóm sẽ giúp cho chúng ta rất nhiều như có nhiều ý tưởng hay, thúc đẩy nhau làm bài, giúp công việc trở nên nhàn hạ hơn rất nhiều không phải tự mình gánh vác hết tất cả như làm việc một mình nữa, giải quyết được mục tiêu công việc với năng suất cao hơn, thời gian được rút ngắn đi Để đạt được những lợi ích làm việc nhóm như trên thì các bạn học sinh, sinh viên phải vượt qua rất nhiều khó nhăn Những khó khăn đó được chỉ ra có rất nhiều nguyên nhân, nhưng chủ yếu do sự tương tác giữa các cá nhân trong nhóm
Một số nguyên nhân gây khó khăn khi làm việc nhóm:
Thứ nhất: Do một số thành viên hoạt động không tích cực
- Trong một tổ chức không phải thành viên nào cũng giống nhau, có sinh viên có tính
tự lập cao, muốn tự mình để khẳng định bản thân mình, bên cạnh đó còn có một số học sinh, sinh viên ý thức còn kém đó là một trong những nguyên nhân nghiêm trọng nhất dẫn đến khó khăn Khi làm việc trong một tổ chức, không phải thành viên nào cũng tự giác hoàn thành phần công việc của mình Có những cá nhân lười nhác, muốn
có tính ỷ lại vào người khác hoặc không bao giờ đưa ra ý kiến, đóng góp xây dựng công việc chung, ai làm gì ai nói gì cũng tán thành, đồng ý Với thái độ làm việc không tốt của các sinh viên đó trở thành gánh nặng cũng như làm ảnh hưởng đến kết quả, chất lượng công việc của cả nhóm
Trang 7-Ý thức là một phẩm chất rất cần thiết và cần có ở bất cứ công việc nào, và càng quan trọng hơn khi làm việc trong một tập thể Nếu mỗi cá nhân chỉ nghĩ đến lợi ích của bản thân mình và thiếu ý thức trong hoạt động của nhóm, thì chắc chắn là mục tiêu chung sẽ không thể hoàn thành tốt được Thực tế là rất nhiều cá nhân gặp phải lỗi về ý thức khi hoạt động nhóm như không tham gia các buổi thảo luận nhóm, thường xuyên
đi muộn, thiếu đóng góp những ý kiến xây dựng, không hoàn thành phần việc được giao,…
Thứ hai: Do tương tác, kĩ năng giao tiếp của cá nhân sinh viên còn kém:
Những khó khăn khi làm việc nhóm có thể là trao đổi, đóng góp , sự tương tác, giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm còn hạn chế đăc biệt là khi làm việc nhóm online Điều này khiến mọi người không hiểu hết được về nhau, dẫn đến xảy ra các xung đột, mâu thuẫn trong quá trình làm việc Sự thấu hiểu và cởi mở giữa các thành viên khó xây dựng được thông qua các nhóm chat hay những cuộc gọi trực tuyến ngắn ngủi Việc tổ chức các buổi họp nhóm là cần thiết để các thành viên hiểu nhau và làm việc hiệu quả hơn
Thứ ba: Do cái tôi của một số cá nhân trong nhóm quá cao:
- Có thể bản thân của mỗi cá nhân có những điểm nổi bật ở một số mặt, tuy nhiên không phải ai cũng hoàn hảo cũng biết hết và chắc chắn mọi thứ Nên là việc bảo thủ cho ý kiến của mình mà không chịu lắng nghe, tiếp thu ý kiến của người khác, điều này sẽ gây ra mâu thuẫn khiến các thành viên bất hòa và không thể cùng nhau phối hợp để hoàn thành công việc chung
Trên đây là một số nguyên nhân tiêu biểu gây khó khăn trong nhóm
Trên đây chính là khảo sát nguyên nhân chính mà các sinh viên năm nhất của Đại học Phenikaa thường gặp phải khi hoạt động nhóm để thấy rằng vấn đề này rất quan trọng liên quan đến ý thức chính của sinh viên do không hoạt động tích cực Ý thức tự giác kém khi làm việc nhóm cần phải được loại bỏ Khi làm việc trong một nhóm, không phải sinh viên nào cũng tự giác hoàn thành phần công việc của mình Trường hợp cá nhân sinh viên lười nhác, muốn ỷ lại vào người khác hoặc những người không bao giờ
Page of 7 20
Trang 8đưa ra ý kiến xây dựng công việc chung, ai làm gì ai nói gì cũng tán thành Với thái độ làm việc không tốt, những thành viên này trở thành gánh nặng làm ảnh hưởng đến kết quả công việc của nhóm
5 Phân tích hệ quả, tác động của việc giải quyết được vấn đề hay không được giải quyết để làm rõ tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề.
Nếu vấn các khó khăn, vấn đề khi hoạt động nhóm được hoàn thành thì mang lại những ý nghĩa:
- Điều đầu tiên khi nhắc tới vai trò của kỹ năng làm việc nhóm đó là giúp giảm áp lực cho mỗi thành viên trong nhóm, giúp họ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như khi phải làm việc một mình
- Làm việc theo nhóm sẽ tập trung được khả năng của nhiều người, giúp họ
bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn
- Làm việc nhóm còn có nghĩa là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau để phát huy tốt nhất tiềm năng của từng người Sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên sẽ tạo ra được nhiều giá trị hơn so với việc tận dụng sức mạnh của từng người riêng lẻ mà thiếu đi sự liên kết
- Một trong những lợi ích của làm việc nhóm lớn nhất mà ta không thể không nhắc tới đó là nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra
từ kết quả của các cuộc thảo luận nhóm Ngoài ra còn có:
+ Gia tăng động lực học cho bản thân
+ Tiếp thu kiến thức tốt hơn
+ Có cái nhìn đa chiều hơn
+ Rèn luyện được khả năng làm việc nhóm
+ Bổ sung kiến thức cho nhau
+ Giúp những giờ học trở nên thú vị hơn
Từ đó cho thấy, tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm thể hiện rất rõ ràng Khi một ý tưởng hay được đưa ra từ một người thì đó vẫn là một viên ngọc thô mang đậm tính cá nhân Nhưng nếu có sự hợp tác của các thành viên còn lại cùng nhau mài giũa, góp ý, chỉnh sửa thì kết quả cuối cùng mới là một viên ngọc sáng thật sự
Bên cạnh những lợi ích khi làm việc nhóm cùng nhau, cũng có không ít những khó khăn, trở ngại mà ta gặp phải khi làm việc nhóm như :
+ Không có lòng tin thì không ai có thể tiến xa
+Sự xung đột, làm cho đội ngày càng trở nên tầm thường
+ Làm việc thụ động
+ Trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm, nhiều sai lầm
Trang 9+ Bỏ qua kết quả, mục tiêu khó đạt được
+ Để cái tôi quá lớn vào công việc chung
+ Thiếu sự tương tác với nhau
Những khó khăn khi làm việc nhóm nếu không được giải quyết sẽ gây ra bất đồng quan điểm giữa các thành viên, không đạt được hiệu quả của làm việc nhóm, khiến cho việc hoàn thành công việc trở nên chậm trễ, ảnh hưởng đến từng cá nhân và cả nhóm
Khi các vấn đề, khó khăn về hoạt động nhóm không được giải quyết sẽ đem lại hệ lụy như thế nào:
- Sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thành tích công việc của nhóm nói chung và từng cá nhân nói riêng
- Gây ra xích míc, mâu thuẫn, ganh ghét, hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm
- Nếu bài nhóm chỉ do một hoặc hai cá nhân ý kiến sẽ không có tính khách quan và đa chiều, sâu sắc
- Không thể tiến xa hơn trong học tập ( ví dụ đi vào các vòng trong, thi quốc gia, …)
- ảnh hưởng đến tâm lý trong trường hợp xảy ra xung đột, tranh cãi
- Bài làm nhóm sẽ không bao giờ được hoàn thành tốt đẹp hay hiệu quả
- Hiệu suất vô cùng kém
Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy được tầm quan trọng của việc hoạt động nhóm là vô cùng lớn và nó có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc đánh giá hiệu quả công việc
II Phát triển, phân tích và lựa chọn giải pháp.
1 Phát triển giải pháp cho vấn đề.
Các giải pháp hướng tới giải quyết các nguyên nhân chính; có tính sáng tạo và khả thi
- Nâng cao tinh thần tự giác và có trách nhiệm với công việc được giao: tự lập cho mình một bảng biểu thời gian làm việc theo ngày, theo tuần hoặc theo từng tháng; sắp xếp công việc hợp lí và đặt cho mình mục tiêu rõ ràng
Để làm việc nhóm online hiệu quả nguyên tắc đầu tiên mà chúng ta cần là nâng cao tinh thần làm việc tự giác, thúc đẩy bản thân hoàn thành công việc một cách tốt nhất Hãy bắt đầu và kết thúc công việc đúng giờ!
- Hãy nói "không" với lười biếng và trì hoãn khi học tập online tại nhà Đặc biệt, không
để các công việc trong gia đình hay nhưng thú vui giải trí tác động đến mình trong lúc cần tập trung học/làm việc nhóm
Page of 9 20
Trang 10- Lên kế hoạch làm việc chi tiết, giao việc rõ ràng cho tường người để tránh ỷ lại hay làm trùng vấn đề của nhau
Khi học online, chúng ta thường có khuynh hướng dễ dãi với bản thân, vì thế việc tạo ra một
kế hoạch chi tiết là điều vô cùng cần thiết Kế hoạch đó sẽ bao gồm những việc cần làm, thời gian hoàn thành để giữ đúng tiến độ công việc Việc này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc
tự học, không bị xao nhãng cũng như bỏ sót bất kì kiến thức quan trọng nào
- Đảm bảo kết nối với mọi người trong nhóm (đặc biệt là nhóm trưởng)
Một trong những nguyên tắc quan trọng cần lưu ý khi học tập online đó là, bạn hãy chắc chắn rằng mình có các phương tiện kỹ thuật để kết nối với các thành viên trong nhóm Do cần có
sự trao đổi, thống nhất nên không tránh khỏi những cuộc họp thường xuyên vì thế, việc đảm bảo kết nối là cực kỳ quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công việc của mỗi cá nhân Những phương tiện bắt buộc phải có khi học tập online đó là: internet, máy tính, điện thoại,
- Sử dụng những công cụ hỗ trợ để trao đổi, bàn bạc, thảo luận với các thành viên trong nhóm
Đó có thể là những phần mềm hỗ trợ họp từ xa như: Zoom, Meeting, microsoft teams,… Hay những công cụ hỗ trợ việc thiết lập quy trình làm việc nhóm online tự động, quản lý công việc đội nhóm từ xa, thống kê báo cáo hiệu quả quản lý, chia sẻ và quản lý tài liệu tăng không giới hạn, trình ký tự động như phần mềm asana…
- Các thành viên trong nhóm hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau
Việc giúp đỡ, chia sẻ trong công việc nhóm sẽ giúp tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm Mọi thành viên trong nhóm làm việc cần tôn trọng lẫn nhau, luôn giúp đỡ nhau Không
tự cao, nghĩ mình là giỏi hơn người khác và có thái độ làm việc không tốt, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung
Khi làm việc theo nhóm, trách nhiệm và quyền lợi sẽ đều thuộc về tất cả mọi người trong nhóm Vậy nên đừng ỷ lại mà giao phó tất cả công việc cho những người còn lại Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn là người chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm nếu bạn làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi người Công sức cố gắng của tất cả sẽ bị phủ nhận hết nếu một cá nhân không hoàn thành phần việc của mình Do đó, hãy có trách nhiệm với công việc được giao khi hợp tác làm việc nhóm
- Mạnh dạn phát biểu ý kiến riêng của cá nhân, dù ý kiến có đúng hay sai
- Luôn đúng giờ (các buổi họp nhóm, buổi thảo luận nhóm,…)
- Đặt ra các nguyên tắc, kỉ luật nhóm, mục tiêu chung, lý tưởng mà nhóm cần đạt được (vd điểm số)
- Tìm ra và tận dụng được thế mạnh, năng khiếu của từng thành viên trong nhóm
- Xác định mục tiêu nhóm rõ ràng:
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện công việc Nhóm làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, cảm tính trong giải quyết vấn đề Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, hiệu quả làm việc nhóm