Thực trạng nghiệp vụ tìm kiếm khách hàng tại công ty tnhh tiếp vận sao biển

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 2 PHẠM THỊ THANH NGÂN LỚP C17E4E MSSV 1621003406 Đề tài ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG[.]

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI

THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 2 PHẠM THỊ THANH NGÂN

LỚP: C17E4E MSSV: 1621003406

Đề tài:

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN SAO BIỂN

GIẢNG VIÊN: ĐOÀN NAM HẢI

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 4 năm 2020

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Với thời buổi kinh tế hội nhập như hiện nay, muốn tồn tại vàphát triển mỗi nước không thể thu mình mà cần phải mở cửa giaolưu buôn bán với nhiều quốc gia trên thế giới Trước sự biến đổi đó,ngành xuất nhập khẩu đã và đang nắm giữ được vai trò hết sức

quan trọng trong nền kinh tế Đầu tiên đó chính là tăng trường nềnkinh tế về mặt lượng Nhờ vào ngành xuất nhập khẩu là nền kinh tếViệt Nam luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng GDP ở mức cao Sovới giai đoạn trước khi xuất nhập khẩu ra đời và phát triển thì đóchính là sự khác biệt rất lớn nhờ đó mà nền kinh tế Việt Nam đã tăngđược nhiều bậc và sánh ngang được với nhiều quốc gia trên thế giới Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu có thể làm tăng ngoại tệ thuđược, cải thiện cán cân thanh toán, tăng thu cho ngân sách nhànước, kích thích đổi mới công nghệ, tiếp cận được với những hìnhthức kinh doanh mới, tạo thêm công ăn việc làm cho một lực lượnglớn người trong độ tuổi lao động, những người có trình độ cao, tao sựcạnh tranh giữa hàng hóa nội và ngoại nhập, nâng cao mức sốngngười dân.

Tuy nhiên, việc xuất khẩu hay nhập khẩu thực tế đã cho thấy bản thân doanh nghiệp không thể chủ động hoàn toàn trong việc trực tiếp vận chuyển, giao nhận hàng hóa đến khách hàng của mình ở các quốc gia khác nhau trên thế giới, vốn có đặc thù cách xa nhau về khoảng cách địa lý Vì thế, ngành giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu cũng đã phát triển mạnh và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hóa, là chiếc cầu nối giữa người mua, người bán, người sản xuất và người tiêu dùng Và làm thế nào để một Doanh nghiệp Logistics có thể hợp tác với các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước, bước đầu tiên để tiến hành các nghiệp vụ sau đó, là bước tìm kiếm khách hàngcho một Doanh nghiệp Logistics

Để hiểu được thực tế của vấn đề ở các doanh nghiệp hiện nay, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển, tác giả

đã cố gắng nghiên cứu và nắm bắt những vấn đề xảy ra trong hoạt động tìm kiếm khách hàng và chọn đề tài “ Giải pháp hoàn thiện quytrinh tìm kiếm khách hàng tại Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển” làm

đề án nghiên cứu

2 Mục tiêu nghiện cứu

- Phân tích thực trạng quy trình tìm kiếm khách hàng tại Công tyTNHH Tiếp Vận Sao Biển

- Đánh giá ưu, nhược điểm của quy trình tìm kiếm khách hàng tại Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

- Đưa ra các biện pháp để hoan thiện quy trình tìm kiếm khách hàng tại Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: các bước trong quy trình tìm kiếm kháchhàng tại Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp mô tả: mô tả quá trình thực hiện quy trình tìm kiếm khách hàng

- Phương pháp phân tích- tổng hợp: phân tích các vấn đề trong quy trình tìm kiếm khách hàng, sau đó tổng hợp và đưa ra kết luận

- Phương pháp suy diễn: phân tích các thông tin thu thập, đưa ra các kết luận,nhận xét và đưa ra hướng giải quyết

- Phương pháp thống kê: đưa ra các số liệu thứ cấp được thu thập và thống kêcủa Công TNHH Tiếp Vận Sao Biển

5 Kết cấu của bài báo cáo

Theo nội dung của đề tài này, ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm có 3 chương

CHƯƠNG 1: Nhật ký nghề nghiệp

CHƯƠNG 2: Tổng quan về Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

CHƯƠNG 3: Thực trạng quy trình tìm kiếm khách hàng tại Công tyTNHH Tiếp Vận Sao Biển

CHƯƠNG 1 : NHẬT KÝ THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP

1 Tuần 1

Sau khi được bố trí vị trí và công việc cần biết của nhân viên thựctập, tôi được chị Phúc giám đốc- người hướng dẫn, chỉ dẫn cách dùngOutlook để gửi mail thông tin Công ty cho những doanh nghiệp mới

và cũng để báo giá cho những doanh nghiệp đã hợp tác với Công ty.Tôi được gửi cho một file danh sách các doanh nghiệp có hoạt độngxuất nhập khẩu để tiến hành gọi điện giới thiệu với khách hàng vềcác dịch vụ của Công ty cung cấp như: Nhà ủy thác XNK, thủ tụckhai hải quan, trucking và làm hàng tiểu nghạch Tôi được hướngdẫn đặt ra mục tiêu công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng

Cụ thể mục tiêu hàng ngày sẽ phân ra thời gian dành để tìm kiếmthông tin các Công ty xuất nhập khẩu, tạo tiền đề để tiếp cận và giớithiệu dịch vụ; thời gian để telesales tới các Công ty và thu thậpthông tin cụ thể của người phụ trách Xuất nhập khẩu; thời gian danh

để gửi email giới thiệu dịch vụ tới những khaach hàng cụ thể; thờigian dành ra để học tập kiến thức liên quan và hỗ trợ các bộ phậnkhác

tiến độ làm việc và đưa hướng dẫn cụ thể nếu có sai sót trong quytrình làm việc.

3 Tuần 3

Trong tuần này tôi dành thời gian để tìm hiểu quy trình của giaonhận nhằm mục đích nắm bắt được công việc thực tế và các côngđoạn ở hiện trường như thế nào Tôi được anh chị đồng nghiệp dẫn

ra kho tại Cảng Cát Lái để lấy hàng và biết cách lấy phiếu tải, phiếuxuất kho như thế nào để vào kho lấy hàng Không những thế tôi cònđược đi nộp bản kiểm dịch thực vật nháp mặc dù các bước trước đónhư đi lấy mẫu nộp giấy đăng ký thì tôi chưa có cơ hội được trực tiếpthực hiện nhưng theo mô tả của các anh chị thì tôi cũng hiểu đượcphần nào quy trình Tiếp đó, tôi còn được giao cho công việc đi lấylệnh giao hàng, qua VCCI lấy cũng như đăng kí giấy C/O, lấy giấykhử trùng, nhờ đó mà tôi biết được địa điểm của những nơi làm cácchứng từ này và ý nghĩa của chúng đối với các lô hàng Tuần này tôiđược va chạm với thực tế với các lô hàng nhiều hơn nên cũng rõ hơncác vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan, từ đó tạo tiền đề

để tôi có thể giải thích với khách hàng khi các vấn đề này xảy ra

4 Tuần 4

Vào khoảng 2 đến 3 tháng Công ty sẽ tổ chức một buổi trainingnhằm củng cố kiến thức cho những nhân viên mới và trainee như tôi,may mắn tôi được tham gia vào buổi training này Tôi được đào tạocách thu thập thông tin khách hàng và nhập thông tin lên hệ thống,cách giao tiếp với khách hàng và những tinh huống thực tế để nângcao khả năng xử lý ở mỗi nhân viên Tôi được hiểu rõ hơn quy trìnhthực hiện tìm kiếm và tư vấn cho khách hàng để hướng tới mục tiêu

ký kết hợp đồng một cách hiệu quả Trong tuần này, tôi còn đượcmọi người hướng dẫn quy trình lên tờ khai, cách lấy hàng phi mậudịch ở chi cục Hải quan và thanh lý tàu Tôi cũng được biết về quy

trình xin giấy kiểm dịch thực vật cũng như việc nộp mẫu và phytonháp Một tuần nữa trôi qua tôi cũng có thêm nhiều kiến thức bổ ích

để phục vụ cho công việc của minh tại Công ty

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN SAO BIỂN

2.1 Lịch sử hình thành Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Hiện nay nền kinh tế Việt Nam đang phát triển vượt bật bằng cách hội nhập vớicác nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới Qua đó lĩnh vực xuất nhập khẩu trởthành một trong những lĩnh vực mang lại nguồn thu ngoại tệ chính của đất nước màcòn tạo ra nhiều công việc liên quan cho người lao động, đồng thời góp vai trò thúcđẩy và phát triển các ngành kinh tế có liên quan khác

Trong quá trình xuất nhập khẩu việc vận chuyển hàng hóa đóng vai trò quantrọng nhất với các phương thức đa dạng như đường biển, đường bộ, đường hàngkhông, có thể kết hợp các phương thức đó lại để tối ưu hóa thời gian vận chuyển Đạidương chiếm khoảng ¾ diện tích bề mặt trái đất nên 95% lượng hàng hóa xuất nhậpkhẩu trên thế giới được vận chuyển bằng đường biển và chiếm 1/3 giá trị hàng hóabuôn bán trên thế giới Các tuyến đường cao tốc và đường sắt được xây dựng xuyênquốc gia và các sân bay quốc tế được hình thành nhiều hơn giúp góp phần đẩy mạnhxuất nhập khẩu giữa các nước trên thế giới một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.Chính vì vậy, việc ra đời các Công ty giao nhận vận tải đang là nhu cầu cấp thiếtnhằm phụ vụ cho quá trình xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp diễn ra một cáchnhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất có thể

Nắm được nhu cầu đó Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển đã được ra đời Công

ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển chính thức thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinhdoanh số 0314870477 do sở Kế hoạch và Đầu tư Tp Hồ Chí Minh cấp ngày01/02/2018 với số vốn điều lệ là 2.000.000.000 đồng

Tên công ty: Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

Tên đối ngoại: SEA STAR LOGISTICS COMPANY LIMITED

Địa chỉ: 52/2B Cù Lao, Phường 2, Quận Phú Nhuận, TPHCM

Điện thoại: 0974.890.911

Email: : info@seastar-international.com

Mã số thuế: 0314870477

Giấy phép kinh doanh- Ngày cấp: 0314870477- 01/02/2018

Người đại diện: Nguyễn Thị Mỹ Phúc – Giám đốc Công ty TNHH Tiếp VậnSao Biển

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

 Chức năng

Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển là một Công ty làm chức năng dịch quốc tế

về cước và vận chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn, … cho cácdoanh nghiệp xuất nhập khẩu trong và ngoài nước

Thực hiện các dịch vụ tư vấn về các vấn đề vận tải, thủ tục hải quan, cước phí,giao nhận và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoàinước

Hoạt động các dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, nhận ủy thác dịch vụkho vận, lưu cước các phương tiện vận tải, dịch vụ door to door, thu phát chứng từvận tải và vận đơn…

Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hànghóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam

Liên doanh, liên kết các tổ chứ kinh tế và các doanh nghiệp trong và ngoàinước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu,…

 Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoách và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công tytheo quy chế hiện hành, nhằm thực hiện, mục đích và chức năng của công ty

Mua sắm, xây dựng bổ sung, cải tiến, nâng cấp, hoàn thiện các phương tiện kỹthuật của công ty.

Đảm bảo về bảo toàn và bổ sung nguồn vốn trên cơ sở tạo vốn, đảm bảo về mặttài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ và hiệu quả nguồn vốn, làm tròn nghĩ vụnộp ngân sách nhà nước

Thông qua liên doanh, liên kết trong và ngoài nước nhằm thực hiện việc cungcấp dịch vụ giao nhận và cước phí vận tải một cách hợp lý, đảm bảo cho việc chuyênchở hàng hóa diễn ra đúng kế hoạch, an toàn và trong phạm vi trách nhiệm của Công

ty Đảm bảo về quyền lợi cảu các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng

để cũng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường

2.1.3 Các lĩnh vực của Công ty

Làm việc với mạng lưới đối tác tác nước ngoài được lựa chọn bao gồm hơn 100quốc gia trên thế giới và quan hệ chặc chẽ với các hãng tàu và hãng hàng không uytín, đãm bảo cùng một tiêu chuẩn Công ty MTK Logistics cung cấp các dịch vụ sau:

+ Bán cước tàu biển, hàng không

+ Giao nhận hàng hóa bằng đường biển hàng FCL, LCL

+ Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

+ Vận chuyển nội địa

+ Khai thuê và làm thủ tục Hải quan

+ Dịch vụ hậu cần tổng hợp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

2.1.4 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

 Ban giám đốc

o Giám đốc

Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng phương pháp phát triển mà công ty đãvạch ra cũng như hướng công ty phát triển đúng khuôn khổ pháp luật Nhà nước, đạidiện cho công ty ký kết hợp đồng với khách hàng

Lên kế hoạch và nghiên cứu phương hướng phát triển của công ty, theo dõi và giámsát đồng thời quản lý toàn bộ công ty cũng như việc thu nhập và xử lý thông tin Xử lýcác rắc rối khi có vấn đề xảy ra

Giúp cho Giám đốc điều hành, quản lý các hoạt động của công ty theo sự phân côngcủa Giám đốc.

Chủ động tích cực triển khai, thực hiện các nhiệm vụ được phân công và chịu tráchnhiệm trước Giám đốc về hiệu quả hoạt động của công ty

 Bộ phận kế toán

Quản lý, điều phối, sử dụng các nguồn vốn có hiệu quản, lập báo cáo tài chính theohằng tháng, quí, năm cho công ty Trích nộp đúng, đủ và kịp thời các khoảng phải trảcho nhà nước đúng theo pháp luật

Theo dõi các khoản nợ phải trả, khoản phải thu và thanh toán các khoản nợ cho đốitác Lưu trữ, bảo quản, giữ bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của công ty

Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính với cấp trên cũng như các

cơ quan quản lý khác Ngoài ra bộ phận kế toán còn kiểm soát, phân tích chi phiếutheo dõi nợ, các khoản phát sinh trong kinh doanh, phản ánh chính xác hoạt động kinhdoanh của công ty qua các giai đoạn phát triển

 Bộ phận Sales

Giới thiệu, quảng cáo các lĩnh vực hoạt động và hình ảnh của công ty đến với cáckhách hàng, đối tác trong và ngoài nước

Tư vấn các gói dịch vụ của công ty cho khách hàng

Mở rộng và duy trì các mối quan hệ, tìm kiếm khách hàng mới, đàm phán và lý kếthợp đồng

Duy trì, chăm sóc và phát triển các mối quan hệ

Packing list

Vận đơn

Khai hải quan điện tử xuất nhập khẩu

Đăng kí giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Đăng kí kiểm dịch

Chuẩn bị bộ chứng từ để lấy D/O

Chuẩn bị hồ sơ thông quan xuất nhập khẩu

Thanh lý và vào sổ tàu

Giám sát trực tiếp việc xếp dỡ, hàng tại cảng hoặc kho của khách hàng

Với hệ thống nhân sự chặt chẽ và hợp lý, môi trường làm việc thoải mái và năng động,thân thiện cùng với sự quan tâm chỉ dẩn tận tình cà hợp lý của cấp trên thêm vào đấy

là nhân viên trẻ năng động, kỹ năng nghiệp tốt và xử lý tình huống nhanh nhẹn giúpcác hoạt động trong công ty diễn ra một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp đáp ứngtốt nhất và kịp thời nhu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế Trong suốt nhữngnăm hoạt động công ty luôn là doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật và thực hiện tốtcác quy định của nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu

2.2 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển

2.2.1 Tình hình hoạt động của Công ty giai đoạn 2018-2020

Doanh thu luôn là vấn đề then chốt khi thành lập một doanh nghiệp Doanh thu quyếtđịnh đến toàn bộ hoạt động cũng như sự sống còn của công ty Trong những năm trở

lại đây, với sự phát triển và hội nhập nhanh chóng kéo theo sự phát triển không ngừngnghỉ của nền kinh tế nói chung và xuất nhập khẩu nói riêng, dẫn đến sự cạnh tranh củacác doanh nghiệp trong cùng ngành là khó tránh khỏi nên công ty cần một ban lãnhđạo sáng suốt và tài tình Dưới sự chỉ đạo và dẫn dắt sáng suốt của ban lãnh đạo trongsuốt nhiều năm hoạt động Công ty TNHH Tiếp Vận Sao Biển luôn duy trì sự pháttriển và tăng trưởng đều đặn qua từng năm, luôn chủ động nắm bắt tình hình, tạo được

uy tín và từng bước khẳng định vị trí của mình trong lòng khách hàng cũng như cómột chổ đứng vững chắc trên thị trường Dưới đây là kết quả hoạt động của công ty từnăm 2018-2020 ( tháng 10 năm 2020)

BẢNG 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2018 đến năm 2020

Về chi phí (bao gồm chi phí nhân viên, chi phí quản lí, và các loại chi phí khác,

…) năm 2019 giảm so với các năm Năm 2019 chi phí công ty đã chi là 124.606.000VND giảm 7,86% so với năm 2018 Sang năm 2020 tỷ lệ chi phí công ty phải chităng lên 17,55% so với năm 2019 Vì năm 2020 công ty đã bỏ ra một số chi phí đểnâng cấp vật chất công ty, đào tạo đội ngũ nhân viên,…) Để đáp ứng nhu cầu kháchhàng cũng như điều kiện tốt để nhân viên làm việc

Lợi nhuận năm 2019 so với năm 2018 tăng 309.270.000 VND tương ứng với46,82% Năm 2020 tăng 140.090.000 VND so với năm 2019 tương ứng với 14,44%

Tỷ lệ lợi nhuận giảm 32,38% so với năm 2019

Dù chịu nhiều tác động về kinh tế và bị ảnh hưởng nhưng với sự cố gắng khôngngừng của toàn thể công ty, họ vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho việc kinh doanh củamình và đạt được những thành tựu đáng khích lệ.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG

TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN SAO BIỂN

3.1 Quy trình tìm kiếm khách hàng tại Công ty TNHH

Tiếp Vận Sao Biển

HÌNH 3.1: Quy trình tìm kiếm khách hàng tại Công ty TNHH Tiếp Vận

Sao Biển

Bước 1: Tìm hiểu và xác định thế mạnh cạnh tranh của Công ty để

phân khúc khách hàng

Bước 2: Đối tượng khách hàng là những nhân viên trong bộ phận

xuất nhập khẩu của một doanh nghiệp phù hợp với các dịch vụ mà

Công ty cung cấp

Bước 3: Ngoài tìm kiếm khách hàng theo yếu tố thế mạnh cạnh

tranh của Công ty còn tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa,

Bước 4: Sau khi có được khách hàng mục tiêu, ta cần khai thác các

thông tin có liên quan đến hàng hóa để xác định lại nhu cầu và

thông tin của khách hàng

Bước 5: Tiến hành liên hệ với nhà vận chuyển để xin giá vận chuyển

cho lô hàng

XĐ LỢI THẾ CẠNH

TRANH

XĐ KHÁCH HÀNGMỤC TIÊU

TÌM KIẾM KHÁCH

HÀNG

XĐ THÔNG TINKHÁCH HÀNG

LIÊN HỆ HÃNGTÀU

BÁO GIÁ THEO

NHU CẦU KHÁCH

HÀNG

THEO DÕI HÀNG

CHUYỂN GIAOCHO CHỨNG TỪ

VÀ GIAO NHẬN