Báo cáo thực tập cơ sở ngành quản trị văn phòng trung tâm nghiên cứu và phát triển hoa, cây cảnh có trụ sở tại thị trấn trâu quỳ – huyện gia lâm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Cơ sở ngành Quản trị văn phòng Họ và tên Nguyễn Thị Thanh Thúy Lớp Quản trị văn phòng 1 – K14 Giáo viên hướng dẫn Lê Đức Thủy[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP

Cơ sở ngành Quản trị văn phòng

Họ và tên : Nguyễn Thị Thanh Thúy

Lớp : Quản trị văn phòng 1 – K14

Giáo viên hướng dẫn : Lê Đức Thủy

HÀ NỘI – 2022

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh có trụ sở tại:

Thị trấn Trâu Quỳ – Huyện Gia Lâm – TP.Hà Nội

Số điện thoại: 0243.8765625 Trang web: http://www.ceford.vnĐịa chỉ Email: trungtamhcc@gmail.comXác nhận:

Chị: Nguyễn Thị Thanh Thuý

Là sinh viên lớp: Quản trị văn phòng 1

Mã số sinh viên: 2019607199

Có thực tập tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh trongkhoảng thời gian từ ngày 23/5 đến ngày 18/6 Trong thời gian thực tập tại Trung tâm,chị Thuý đã chấp hành tốt các quy định của Trung tâm và thể hiện tinh thần làm việcnghiêm túc, chăm chỉ và chịu khó học hỏi

Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm

2022

Xác nhận của Cơ sở thực tập

(Ký tên và đóng dấu)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU NHẬN XÉT

Về CHUYÊN MÔN và QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Thúy Mã số sinh viên: 2019607199

Địa điểm thưc tập: Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh Giáo viên hướng dẫn: Lê Đức Thủy

Đánh giá chung của giáo viên hướng dẫn:

Hà Nội, ngày tháng năm 2022

Giáo viên hướng dẫn

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

DANH MỤC BẢNG 3

DANH MỤC HÌNH 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

PHẦN 1 Khát quát chung về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh 1

1.1 Lịch sử hình thành và sự phát triển của Trung tâm 1

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 3

1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm 4

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại Trung tâm 8 PHẦN 2 Các nghiệp vụ văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh 10

2.1 Đặc điểm của văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh 10

2.2 Đặc điểm nhân sự văn phòng 12

2.3 Quy trình giải quyết công việc văn phòng 12

2.4 Tổ chức hội họp 13

2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo 14

2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc 18

2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu 20

2.8 Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng 22

PHẦN 3 Đánh giá chung về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh và các đề xuất hoàn thiện 24

3.1 Đánh giá chung 24

3.2 Các đề xuất hoàn thiện 26

KẾT LUẬN 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Lịch trình chuyến đi công tác 15 Bảng 2.2 Dự trù kinh phí 17

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Hình ảnh về trung tâm 1 Hình 1.2 Hình ảnh cây hoa được trung tâm trồng, sản xuất và nghiên cứu 2 Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 4 Hình 1.4 Lễ ký thỏa thuận hợp tác nghiên cứu, phát triển hoa hồng ở Việt Nam giữa Viện Nghiên cứu Hoa hồng và Cây hương liệu Bulgaria với Viện Nghiên cứu Rau quả ngày 9-6-2017 6

Hình 1.5 Chuyển giao và xây dựng mô hình các giống hoa đào mới tại thành phố Bắc Giang 7

Hình 2.1 Tổ chức cuộc họp của Trung tâm 13

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, công tác Quản trị hành chính văn phòng đang dần khẳng định

vị thế và tầm quan trọng của mình trong các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn để thực hiện các nghiệp vụ văn phòng tại các

cơ quan còn thiết sót rất nhiều.

Công việc chính của công tác hành chính văn phòng là tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, báo cáo, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, duy trì, ghi nhớ các hồ sơ, sắp xếp, phân loại, trả các thủ tục hành chính

Hoạt động của công tác Quản trị hành chính văn phòng đóng góp một phầnkhông nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức Vì vậy, công tác hànhchính văn phòng cần được tổ chức quản lý một cách khoa học và hoạt động hiệu quảcao Từ đó sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợiích kinh tế và xã hội cũng như chất lượng công việc

Khi được nhà trường tạo điều kiện để tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế

em đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực tập này Với tiêu chí vậndụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, học hỏi những kiến thứcmới tại cơ sở Từ đó, em đã có thể hoàn thành bài báo cáo này một cách hoàn chỉnhnhất

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn hạn chế nên việc phân tích báocáo của em còn nhiều sai sót, em mong được sự góp ý của thầy/cô để bài báo cáo của

em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn Ban đào tạo, các thầy cô hướng dẫn và các cô chú,anh chị trong văn phòng Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh đã tạođiều kiện giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn tớithầy Lê Đức Thủy_GVHD của em đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em giải quyết cácvấn đề trong quá trình kiến tập tại Trung tâm

Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 chương

Chương 1: Khát quát chung về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Câycảnh

Chương 2: Các nghiệp vụ văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triểnHoa, Cây cảnh

Chương 3: Đánh giá chung về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Câycảnh và các đề xuất hoàn th

(Nguồn: Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh )

1.1 Lịch sử hình thành và sự phát triển của Trung tâm

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh là đơn vị sự nghiệp khoahọc và công nghệ công lập trực thuộc Viện Nghiên cứu Rau quả, được thành lập theoQuyết định số 505/QĐ-BNN-TCCB ngày 18/3/2011 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn

- Tên Trung tâm bằng tiếng Việt: TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁTTRIỂN HOA, CÂY CẢNH

- Tên Trung tâm bằng tiếng Anh: CENTER FOR FLOWERS,ORNAMENTALS RESEARCH AND DEVELOPMENT Tên viết tắt Tiếng Anh:CEFORD

- Cơ quan Bộ chủ quản: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Địa chỉ: Thị trấn Trâu Quỳ, Huyện Gia Lâm, TP Hà Nội

- Vị trí địa lý: Phía đông thành phố Hà Nội

- Số điện thoại liên hệ: 024 3 8765 625; Fax: 02438 276 148

- E-mail: trungtamhcc@gmail.com * Website: http://www.ceford.vn

- Thành lập: Ngày 18 tháng 03 năm 2011

- Phạm vi hoạt động: Trung tâm hoạt động trên phạm vi miền Bắc

- Tư cách pháp nhân: Trung tâm có tư cách pháp nhân riêng, có con dấu và tàikhoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng Trung tâm hoạt động theo cơ chế tự chủ,

tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học và công nghệ công lập và theo các quy địnhcủa pháp luật

- Định hướng nghiên cứu và phát triển của Trung tâm:

(Nguồn: Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh) Hình 1.2 Hình ảnh cây hoa được trung tâm trồng, sản xuất và nghiên cứu

Trước tình hình và nhu cầu của thị trường, trong những năm tới Trung tâmnghiên cứu phát triển Hoa, Cây cảnh dự kiến sẽ tập trung vào 1 số các lĩnh vực sau:

1 Sử dụng các phương pháp truyền thống và hiện đại (lai hữu tính, xử lý độtbiến, chuyển gen ) kết hợp với chọn lọc từ nguồn gen trong và ngoài nước để tạo ranhững giống hoa, cây cảnh mới có năng suất cao, phẩm chất tốt, phù hợp với điều kiệnsinh thái Việt Nam Đối tượng chủ yếu: hoa lan, hoa lily, hoa tulip, hoa loa kèn, hoacúc, hoa hồng, hoa lay ơn, hoa đồng tiền, hoa cẩm chướng, hoa sen, hoa đào, hoa mai,các loại hoa chậu, cây cảnh trang trí, cây bon sai

2 Thu thập, lưu giữ tập đoàn hoa, cây cảnh thông dụng và quý hiếm; xây dựng

và hoàn thiện quy trình nhân giống, quy trình trồng và chăm sóc cho các giống hoa,cây cảnh để phục vụ sản xuất

3 Ngoài nghiên cứu các chủng loại hoa làm cảnh, Trung tâm sẽ mở thêmhướng nghiên cứu sử dụng hoa làm thực phẩm, hoa làm dược liệu và hoa làm mỹphẩm

4 Ứng dụng công nghệ cao, công nghệ sinh học nhằm nâng cao năng suất, chấtlượng, điều khiển nở hoa theo ý muốn Sử dụng các tác nhân vật lý, cơ học, hóa họcnghiên cứu các biện pháp, xử lý, bảo quản và vận chuyển hoa nhằm giảm tổn thất sauthu hoạch và nâng cao giá trị cây hoa

5 Chuyển giao công nghệ, xây dựng các mô hình trình diễn về giống và biệnpháp kỹ thuật ứng dụng công nghệ cao cho các vùng các địa phương, các tổ chức, cánhân trên mọi miền đất nước

6 Hợp tác, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước cùng đầu tư, nghiêncứu, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hoa, cây cảnh

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

1.2.1 Chức năng

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh là đơn vị sự nghiệp khoahọc và công nghệ công lập trực thuộc Viện Nghiên cứu Rau quả có chức năng:

- Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực hoa, cây cảnh

- Dịch vụ khoa học công nghệ: Tư vấn chuyển giao công nghệ, tham gia đào tạonâng cao nhiệp vụ chuyên môn, tổ chức hội nghị hội thảo và hợp tác Quốc tế về lĩnhvực hoa cây cảnh

1.2.2 Nhiệm vụ

- Xây dựng các chương trình, dự án, kế hoạch nghiên cứu khoa học và chuyểngiao công nghệ thuộc lĩnh vực hoa, cây cảnh phục vụ cho mục tiêu phát triển củangành trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện

- Thực hiện nghiên cứu khoa học:

+ Chọn tạo, lưu giữ, bảo tồn nguồn gen các giống hoa và cây cảnh;

+ Công nghệ nhân giống; các biện pháp lưu giữ và nhân nhanh giống; biện pháp

kỹ thuật thâm canh, bảo vệ thực vật thuộc lĩnh vực hoa và cây cảnh;

+ Công nghệ sản xuất hoa và cây cảnh thương phẩm; xây dựng quy trình thuhái, xử lý và vận chuyển hoa và cây cảnh;

- Thực hiện khảo nghiệm và phát triển các giống hoa và cây cảnh

- Sản xuất, chuyển giao công nghệ và khuyến nông về hoa và cây cảnh

- Hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tácchuyên gia và đào tạo nguồn nhân lực thuộc lĩnh vực hoa và cây cảnh

- Tham gia đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân viên và công nhân,nông dân về lĩnh vực hoa và cây cảnh

- Thực hiện hoạt động tư vấn, dịch vụ phát triển hoa và cây cảnh theo quy địnhcủa pháp luật

- Quản lý, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản được giao theoquy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh có Ban Giám đốc (01 Giámđốc, 02 Phó giám đốc), 02 Bộ môn (Chọn tạo giống, Kỹ thuật Canh tác) và 02 Phòng(Quản lý Tổng hợp, Chuyển giao công nghệ và khuyến nông)

1.3.2 Chức năng, nhiêm vụ của từng bộ phận

* Bộ môn chọn chọn tạo giống, bộ môn kỹ thuật canh tác

- Chức năng: Nghiên cứu khoa học, chuyển giao, đào tạo, tư vấn và dịch vụ tronglĩnh vực di truyền và chọn tạo giống cây trồng, hợp tác, liên kết với các đối tác trongnước và ngoài nước theo quy định

- Nhiệm vụ:

(Nguồn: Phòng Hành chính Trung tâm ) Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

+ Xây dựng chiến lược, chương trình, dự án, kế hoạch nghiên cứu khoa học,chuyển giao công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực dài hạn (10 năm), trung hạn (5 năm)

và hàng năm thuộc lĩnh vực nghiên cứu chọn tạo giống cây trồng và tổ chức thực hiệnsau khi được phê duyệt;

+ Sưu tầm, lưu giữ, đánh giá, bảo tồn và khai thác tài nguyên di truyền thực vật;+ Nghiên cứu di truyền giống cây trồng;

+ Lai tạo, tuyển chọn và nhân giống cây trồng;

+ Chuyển giao công nghệ và sản xuất thử nghiệm thuộc lĩnh vực nghiên cứu;+ Tư vấn đầu tư và dịch vụ KHCN trong lĩnh vực giống cây trồng;

+ Đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kỹ thuật,quản lý và nông dân trong lĩnh vực được phân công;

+ Sản xuất, kinh doanh giống và sản phẩm cây trồng;

+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản được giao;+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao

* Phòng quản lý tổng hợp

- Phòng tổ chức hành chính

+ Chức năng: Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mưu giúp BanGiám đốc Trung tâm trong tổ chức thực hiện công tác Phòng Tổ chức nhân viên vàPhòng Hành chính quản trị

Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của Trung tâm,

hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ theo quy định Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạccủa Trung tâm

Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Trung tâm

Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư, thiết bị thông dụng của Trung tâm

Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và

xử lý chất thải Trung tâm

Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, trang thiết bị thông dụng,báo cáo giám đốc Trung tâm

Tổ chức thực hiện công tác nhân viên, quản lý hồ sơ lý lịch theo phương phápkhoa học, làm thống kê báo cáo theo quy định

Tổ chức các cuộc họp và các chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo.

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác do Giám đốc Trung tâm giao

(Nguồn: Webside Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh)

- Phòng khoa học và hợp tác quốc tế

+ Chức năng: Tham mưu, giúp lãnh đạo Viện trong xây dựng chiến lược khoahọc công nghệ, quản lý hoạt động khoa học, thực hiện kế hoạch kiểm tra, đánh giá,thông tin về khoa học, chuyển giao công nghệ và hợp tác quốc tế

Tổ chức các hội nghị của Hội đồng Khoa học công nghệ; hội nghị, hội thảo khoahọc và sinh hoạt học thuật

Phát triển quan hệ hợp tác quốc tế và là đầu mối quản lý chương trình, dự án hợptác quốc tế

Xây dựng kế hoạch mua sắm và quản lý trang thiết bị nghiên cứu

Tổng hợp báo cáo về các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, chuyểngiao công nghệ, đào tạo và các lĩnh vực có liên quan

Hình 1.4 Lễ ký thỏa thuận hợp tác nghiên cứu, phát triển hoa hồng ở Việt Nam giữa Viện Nghiên cứu Hoa hồng và Cây hương liệu Bulgaria với Viện Nghiên cứu Rau quả ngày 9- 6-2017

Quản lý sản xuất kinh doanh, chất lượng hạt giống và chuyển giao tiến bộ kỹthuật.

Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban Giám đốc

- Phòng chuyển giao công nghệ khuyến nông

Hình 1.5 Chuyển giao và xây dựng mô hình các giống hoa đào mới tại thành phố Bắc Giang

( Nguồn: Webside Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh)

- Chức năng: nghiên cứu ứng dụng, thực nghiệm, chuyển giao công nghệ, khuyếnnông; sản xuất, tư vấn và dịch vụ trong lĩnh vực nông nghiệp

- Nhiệm vụ:

Xây dựng kế hoạch chuyển giao công nghệ và khuyến nông; giới thiệu các tiến

bộ kỹ thuật, công nghệ của Viện Khoa học Nông nghiệp Việt Nam

Thực hiện các dự án, đề tài nghiên cứu ứng dụng, nghiên cứu triển khai

Thực hiện chuyển giao công nghệ, các tiến bộ kỹ thuật và khuyến nông Liên kết,phối hợp với các Viện thành viên thuộc Viện Khoa học Nông nghiệp Việt Nam đểchuyển giao tiến bộ kỹ thuật phù hợp với các vùng sinh thái

Thực hiện nhiệm vụ khuyến nông; xây dựng mô hình trình diễn, huấn luyện, đàotạo nghề cho kỹ thuật viên, khuyến nông viên và nông dân

Khảo nghiệm giống cây trồng và các sản phẩm, chế phẩm nông nghiệp mới phục

vụ phát triển sản xuất nông nghiệp

Kiểm nghiệm chất lượng hạt giống, vật tư nông nghiệp và chất lượng nông sản.Hợp tác, liên kết về chuyển giao công nghệ, chuyên gia trong lĩnh vực nôngnghiệp thuộc phạm vi của Trung tâm với các tổ chức, cá nhân trong nước, ngoài nướctheo quy định của pháp luật

Tư vấn đầu tư, dịch vụ trong lĩnh vực nông nghiệp, sản xuất kinh doanh, xuấtnhập khẩu các sản phẩm, vật tư nông nghiệp theo quy định của pháp luật

Quản lý, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản được giao đúngquy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Viện Khoa học Nông nghiệp ViệtNam giao

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại Trung tâm

1.4.1 Yếu tố bên trong

Văn phòng là cơ quan khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố:

- Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đếnhoạt động văn phòng của cơ quan Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng khôngkhoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong côngviệc sẽ không đem lại hiệu quả Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan

có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựatrên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực

- Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: Tổ chức lao động sẽ là việc áp dụng nhữngbiện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiệncông việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo

sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho nhân viên công nhân viên Dongười lao động là yếu tố Trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trongquá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làmviệc hiệu quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và pháttriển

- Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật: do sự pháttriển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị ápdụng công nghệ vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòngchỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động vănphòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, không chính xác Chính vì vậy

mà yếu tố công nghệ cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quảhoạt động văn phòng cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời

- Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: nằm trong nghiệp vụ hành chính.Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị Làmtốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu quả cao

1.4.2 Yếu tố bên ngoài

Môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đếnngười lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Yếu tố vậtchất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rấtlớn đến hoạt động công vụ của văn phòng

Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên, thoải mái, vui vẻ, hàilòng giúp tạo động lực thúc đẩy công việc hoàn thành đúng thời gian, nhiệt tình trongcông việc Các điều kiện này không những giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về tinhthần lẫn vật chất mà điều kiện mà còn cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạnchế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc

Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự an toàn, cơ sở vật chất,trang thiết bị văn phòng, nhiệt độ, ánh sáng trong văn phòng,…

PHẦN 2.

Các nghiệp vụ văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát

triển Hoa, Cây cảnh 2.1 Đặc điểm của văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Hoa, Cây cảnh

2.1.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng của Trung tâm

Ngoài công tác bố trí trụ sở văn phòng sao cho đáp ứng đầy đủ các nguyên tắcđảm bảo mục tiêu, tiện lợi, hợp lý và tiết kiệm thì công tác bố trí phòng ban trongTrung tâm cũng vô cùng cần thiết, nó ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc củaTrung tâm Vì vậy cần chú ý đặc biệt tới việc sắp xếp cũng như sự tương quan giữacác phòng ban trong công ty, điều này là rất cần thiết đối với Trung tâm:

- Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tưthế nhất Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dâychuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau được bố trígần nhau, các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …

- Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo công việc Diện tích phòng làm việcphải phù hợp với tính chất của từng bộ phận

- Sắp xếp sao cho một khi Trung tâm phát triển và có nhu cầu có thể dễ dàng thayđổi vị trí phòng ban

- Phòng họp gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó Các cuộchọp không nhất thiết phải tập trung tại phòng họp cố định, thay vào đó có thể thiết kếmột khu vực như ngoài sảnh, hành lang, ghế dài… đặt ở những nơi thích hợp và mọingười có thể tiến hành cuộc họp ở đó Điều này giảm bớt sự căng thẳng thường có ởcác cuộc họp Tuy nhiên, các thiết kế phải tính đến yếu tố tinh tế và tận dụng nhữnggóc phòng, những nơi có tầm nhìn để thu hút và làm phấn chấn tinh thần của nhân viênkhi đề cập đến vấn đề họp hành

-Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu:

Trụ sở văn phòng được đặt ở vị trí Trung tâm huyện Gia Lâm, có cảnh quan đẹp

và bày trí sang trọng

-Nguyên tắc tiện lợi:

Thuận tiện: gần bến xe Gia Lâm, trạm xe buýt có nhiều tuyến đi qua, gần ngânhàng Sacombank, VP Bank, gần siêu thị, các điểm giao dịch,…

Trang bị: đầy đủ phương tiện làm việc, sinh hoạt cần thiết hàng ngày như: máytính, máy in, …

Mặc dù trụ sở cơ quan phải thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí,tuy nhiên không nên phô trương quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan Các

cơ quan cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có đểphục vụ công việc.Vậy nên, khi thiết kế cần chú ý tới nguyên tắc tiết kiệm cử động.Giúp người lao động loại bỏ bớt thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực hiện thao tác,làm việc có năng suất cao Hãy tạo ra một văn phòng vừa hợp lí, hiệu quả lại tiết kiệm

và phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan

2.1.2 Hình thức bố trí văn phòng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ:

- Quản lý các hoạt động về công tác Văn thư- lưu trữ

+ Thực hiện nghiêm chỉnh về công tác Văn thư, lưu trữ theo đúng quy định củaTrung tâm và pháp luật của Nhà nước

+ Hồ sơ lưu trữ phải an toàn, khoa học, đầy đủ, dễ tìm, luôn đảm bảo các tài liệusẵn sàng khi có yêu cầu tra soát

+ Thực hiện nghiêm ngặt công tác bảo mật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ Khi cần tra soátphải có yêu cầu từ Trưởng các Phòng, Ban khác mới được cung cấp văn bản, tài liệulưu trữ

+ Vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ đầy đủ, chuyển giao kịp thời, chính xác đếntay người cần nhận các loại văn bản, tài liệu theo đúng quy định của Trung tâm vàpháp luật của Nhà nước

- Thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài điện thoại

- Quản lý tài sản của Trung tâm và thực hiện các nhiệm vụ hậu cần

- Quản lý và điều phối hoạt động của đội xe

- Quản lý và điều phối hoạt động của đội bảo vệ

- Quản lý mạng, mua sắm và sửa chữa các thiết bị mạng máy tính, tổng đài nộibộ

- Quản lý các hoạt động hành chính với chính quyền địa phương và các cơ quanhành chính trên địa bàn; theo dõi, kiểm tra, giám sát các loại hợp đồng dịch cụ củaTrung tâm

- Chỉ dẫn cho khách tới làm việc trong các phòng, ban của Trung tâm; trực điệnthoại và nối máy tới các phòng, ban khi có yêu cầu

- Quản lý phòng họp, quản lý nước uống, văn phòng phẩm cho các phòng, bantrong Trung tâm

- Hàng tháng làm thanh toán các khoản chi phí văn phòng

- Nhận thư, phát thư cho người nhận thư (ký sổ chuyển phát nhanh đến) vàchuyển thư đi (ghi vào sổ chuyển phát nhanh đi)

- Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ: quản lý và sử dụng con dấu; quản lývăn bản đi, đến; lưu trữ hồ sơ, tài liệu…