Giáo trình hệ thống thông tin quản lý phần 2 ts trần thị song minh

D úng như tên gọi cùa hệ thống, hệ thống xử lý giao dịch xừ lý các dữ liệu phát sinh từ các giao dịch m à tồ chức thực hiện với khách hàng bán hàng hoặc với nhà cung cấp m ua hàng hoặc v

Hệ thống thông tin quản lý

Hình 7-1 Các hệ thống thông tin theo mức hỗ trợ ra quyết định.

H ệ thống xử lý giao dịch được xem như hệ thống cơ sở cùa tất cà các

hệ thống thông tin khác, nó cung cấp dữ liệu cho các hệ th ống thông tin

quản lý, hộ thống thông tin trạ giúp ra quyết định và m ột số H TTT khác dc các hệ thống này đạt được mục tiêu đề ra (hình 7.1) Khi dịch chuyển từ Hệ thống xử lý giao dịch lên các HTTT bèn trên, tính thù tục giảm dần, nhưng mức độ hỗ trợ ra quyết định tăng lên.

H ệ thống xử lý giao dịch (TPS- T ransaction P rocessing System ) là

hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các C SD L và các thiết

bị để ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành Các hệ thống loại này được đưa vào sừ dụng từ những năm 50 với mục đích chính là giảm chi phí giao dịch bàng cách tự dộng hóa nhiều hệ thống nghiệp vụ

D úng như tên gọi cùa hệ thống, hệ thống xử lý giao dịch xừ lý các

dữ liệu phát sinh từ các giao dịch m à tồ chức thực hiện với khách hàng (bán hàng) hoặc với nhà cung cấp (m ua hàng) hoặc với nhữ ng người cho vay (vay dài hạn) hoặc với chính nhân viên cùa tồ chức (tạm ứng) Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cá các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động cùa tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở m ức tác nghiệp như xử lý lương, lập dơn đặt hàng, hỏa dơn bán hàng, theo dõi khách hàng (hình 7-2)

H ìn h 7-2 M ô h ìn h hệ th ố n g x ứ lý g ia o d ịc h

7.1.1 C ác đặc tru n g cúa hệ thống xử lý giao dịch

Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch đều có những đặc điềm chung sau đây:

- X ử lý nhanh và hiệu quà một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra;

- Thực hiện hiệu chinh chính xác d ữ liệu nham đàm bào rằng các dữ liệu được lưu giữ trong hệ thống là chính xác và có tính cập nhật nhất;

- Trong hệ thống xừ lý giao dịch luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề liên quan den an toàn hệ thống;

- Hệ th ống xừ lý giao dịch hồ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều phòng ban bộ phận nên rủi ro xáy ra đối với những hệ thống này có thê ảnh hưcỳng nghicni trọng den hoạt dộng cùa tô chức

7.1.2 C ác hoạt động xử lý giao dịch

T ất cả các hệ thống xừ lý giao dịch dều thực hiện những hoạt động xử

lý dữ liệu cơ bản, the hiện bằng chu trình xử lý giao dịch sau: thu thập dữ liệu, kiểm tra d ữ liệu, hiệu chình d ữ liệu, xử lý dữ liệu, lun trữ dữ liệu và tạo báo cáo (I lình 7-3)

H ì n h 7 -3 C á c h o ạ t đ ộ n g c ơ b à n c ủ a hệ t h ố n g x ử lý g ia o dịch

Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập tất cả các dữ liệu cần thết để hoàn tát giao dịch Q uá trình thu thập dữ liệu có thể được thực hiện thù công (dùng bàn phím ) hoặc tự động (dùng các m áy quét và hệ thống PO S) để thu thập dữ liệu vào hệ thống.

Đọc m ã vạch UPC bằng thiết bị quét sẽ nhanh và chính xác hom rất nhiều

so với việc nhập dữ liệu từ bàn phím bởi nhân viên bán hàng Sau khi quét

m ã vạch cùa m ột m ặt hàng, hệ thống POS sẽ tra cứu giá cùa mặt hàng đó trong CSD L giá cả, trên cơ sờ đó lập và in hóa đơn cho khách hàng Các dữ liệu khác về giao dịch bán hàng như số lượng, đom giá bán, ngày bán cũng được hệ thống cập nhật vào CSD L hàng tồn kho và C SD L bán hàng CSDL hàng tồn kho sau đó được sừ dụng để lên các báo cáo cành báo các nhà quản

lý hàng tồn kho lập đom đặt hàng mới và CSDL bán hàng sẽ được dùng cho phân tích kinh doanh của tổ chức (Hình 7-4)

Giai đoạn thu thập dữ liệu

Hình 7-4 Hệ thống xử lý giao dịch POS.

Giai đoạn kiêm tra dữ liệu

Kiểm tra dữ liệu được thực hiện nhằm xác định tính hợp lệ và tính đầy

đủ của dữ liệu, nhàm xác định những vấn đề có thể xảy ra đối với dữ liệu

H iệu chinh dữ liệu là hoạt động hết sức cần thiết, đó có thể là việc gõ lại các d ữ liệu đã gõ sai trước đó vào hệ thống.

Giai đoạn xử lý dữ liệu

G iai đoạn xử lý dữ liệu thực hiện tính toán và các xử lý khác liên quan đến các giao dịch nghiệp vụ như sáp xếp, tính toán, tồng hợp dữ liệu theo các chi tiêu khác nhau

Giai đoạn lưu trữ dử liệu

L ưu trữ dữ liệu là hoạt động cập nhật vào m ột hay nhiều cơ sở dừ liệu các giao dịch m ới, các dĩr liệu này lại có thể được xừ lý tiếp theo bời các hệ thống khác như H TTT quàn lý hay H TTT trợ giúp ra quyết định

Giai đoạn lạo các tài liệu nghiệp vụ

G iai đoạn cuối cùng cùa chu kỳ xử lý giao dịch là tạo tài liệu, đó có thể là các bảng kê hay báo cáo ở dạng sao cứng (in ra giấy) hay sao mềm (đưa ra m àn hình)

7.1.3 C ác chế độ xử lý giao dịch

M ộ t trong nhữ ng điểm cơ bản nhất để phân b iệt sự khác nhau giữa các ứng dụng m áy tính là cơ chế xử lý: xử lý theo lô hay xử lý theo thời gian thực

- X ử lý theo lô (Batch P rocessing), theo đó dữ liệu được tập hợp lại

và được xử lý định kỳ;

- X ử lý theo thời gian thực hay xử lý trực tuyến (O L T P - O nline

T ran saction P rocessing), theo đó dữ liệu được xử lý ngay tại thời điểm xày

G iai đoạn hiệu chình dữ liệu

thông qua việc x ử lý ‘b ó ’ giao dịch trong ngày Vào đầu ngày hôm sau, tệp hàng tồn kho chính đã hoàn toàn được cập nhật và sẵn sàng cho quá trình lên báo cáo tồn kho theo yêu cầu.

M ột trong những vấn đề lớn nhất của chế độ xử lý theo lô là độ trễ về thời gian, trước khi tệp chính được cập nhật Cụ thể, chi vào thời điềm đầu ngày, tệp hàng tồn kho chính mới được coi là cập nhật nhất, còn tất cà các thời điêm khác trong ngày, tô chức thực sự không thổ kiểm soát dược chính xác tình trạng tồn kho T rong x ử lý theo lô thì khoáng thời gian cần thiết dề tích luỹ dữ liệu vào “lô” dài hay ngan tuỳ thuộc vào nhu cầu của người sứ dụng hệ thống: có thể là tần xuất ngày đối với nhu cầu xử lý hóa đơn bán hàng và thanh toán của khách hàng phục vụ nhu cầu theo dõi công nợ phải thu cùa khách hàng; hoặc tần xuất hai tuần m ột lần đối với hộ thống xừ lý lương N hư vậy, đặc điềm cơ bản của hình thức xử lý theo lô là có một khoảng cách về thời gian từ khi xảy ra giao dịch cho tới khi chúng được xử

lý để cập nhật dữ liệu cho tổ chức

Sau này, khi công nghệ phát triển, hình thức x ử lý trực tuyến được phát triển đề giải quyết vấn đề độ trễ về thời gian Với hình thức xử lý trực tuyến các giao dịch được xứ lý ngay lập tức, không có thời gian trễ như trong trường hợp xử lý theo lô M ỗi giao dịch đều được nhập trực tiếp vào trong m áy tính, khi nó phát sinh và chươ ng trình x ử lý giao dịch sẽ thực hiện ngay chức năng xử lý cần thiết và cập nhật ngay các d ữ liệu về giao dịch vào tệp chính trong thời gian cực ngắn N hư vậy, d ữ liệu trong hệ thống trực tuyến luôn phàn ánh tinh trạng hiện thời, m ang tính cập nhật nhất T rong ví dụ về hàng tồn kho trên đây, tổ chức luôn kiểm soát dược tình trạng tồn kho cùa m inh vào mọi thời điểm trong xừ lý trực tuyến

N hữ ng hệ thống xừ lý trực tuyến có những ưu điểm nổi bật và rất cần thiết cho các loại hình tổ chức kinh doanh có nhu cầu cập nhật nhanh dữ liệu nghiệp vụ như các hãng hàng không hay đầu tư chứng khoán T uy nhiên, không phải tất cả các hệ thống ứng dụng m áy tính ngày nay đều là hệ thống trực tuyến vì hai lý do: (1) chi phí cho ứng dụng trực tuyến cao, còn chi phí cho ứng dụng xử lý theo lô thấp hom cho việc nhập liệu cũng như x ừ lý: (2)

có những ứng dụng m à ở đó hình thức xử lý theo lô vẫn là truyền thống và chấp nhận được

M ột hình thức th ứ ba có thề dư ợc sừ dụng trong Hộ th ống xừ lý giao dịch là hình thức nhập dữ liệu theo thời gian thực như ng xử lý trỗ m ột dạng dung hoà giữ a hai hình thức xừ lý trên.

Việc quyết định chế độ xử lý cho m ột ứng dụng m áv tính là quá trinh cân nhăc giữa chi phí và tính cập nhật cùa thông tin Lựa chọn hình thức xử lý nào cho các ứng dụng xử lý giao dịch là tuỳ thuộc vào m ục tiêu cụ thể của tô chức, m iễn là phù họp và hiệu quà Xu thc chung hiện nay là phát trien các úng dụng nhập liệu trực tuyến và phần lớn sừ dụng xử lý trực tuyến

7.1.4 M ụ c tiêu ciia các h ệ th ố n g x ử lý g iao d ịch

Với vai trò và vị trí quan trọng cùa các Hệ th ống xử lý giao dịch, các

tô chức thư ờng dặt ra các m ục tiêu cụ thê cho hộ th ống này n h ư sau:

- X ứ lý các dữ liệu liên quan đến các giao dịch: T hu thập, xừ lý, lưu

trữ và tạo ra các tài liệu liên quan đến các hoạt độ n g kinh d oanh hay lặp lại,

- Đàm bào lính loàn vẹn cùa dữ liệu và thởng tin' T ất cả các dữ liệu

và thông tin đư ợc lưu trừ trong các C S D L cần phái ch ín h xác, m an g tính cập nhật và phù hợp

- Dạm bcio cung cấp kịp thời các tài liệu và báo cáo: C ác hệ thông xừ

lý giao dịch tự dộ n g hóa giúp giảm đáng kế thời gian thự c hiện và x ừ lý các giao dịch nhờ vậy tổ chứ c có cơ hội n âng cao lợi nhuận (nhận dư ợ c thanh toán của khách hàng sớm hơn, cải thiện dòng tiền cù a tổ ch ứ c )

- Tăng hiệu quà lao động: S ử dụng hệ thống xử lý giao dịch tự động

hóa nhằm m ục đích giảm nhu cầu về nhân lực x ừ lý giao dịch và các trang thiêt bị làm việc

- Tạo ra các hình thức dịch vụ gia lăng giá trị: Đ ây là m ột trong các

mục tiêu m à tổ chứ c đặt ra cho tất cá các hộ thống x ử lý giao dịch, ví dụ với các hộ thống trao dổi dừ liệu điện tử ED I, các khách hàng có thê tiến hành đặt hàng qua theo con dư ờ n g điện từ thay vì hình thứ c đặt h àng truyền thống thường rất làu và ihiếu ch ín h xác

- Giúp xây dựng và duy trì sự tín nhiệm cùa khách hàng: Các hệ thống

xử lý giao dịch tự động hóa thường là phương tiện để khách hàng thực hiện giao dịch của m ình và chính hình thức giao dịch này sẽ đem lại sự hài lòng cùa khách hàng và khuyến khích sự quay lại cùa họ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm và chiến lược cùa tồ chức m à các mục tiêu trên đối với hệ thống xử lý giao dịch có thể có m ức độ quan trọng khác nhau Khi đáp ứng được các m ục tiêu trên, các hệ thống xừ lý giao dịch có thể hỗ trợ các m ục tiêu cùa tổ chức như: G iảm chi phí, tăng năng suất và chất lượng cũng như sự hài lòng của khách hàng, thực hiện các hoạt động kinh doanh có hiệu quả hom

7.2 CÁC ỨNG DỤNG x ử LÝ GIAO DỊCH

Trong hoạt động kinh doanh của m ột tổ chức doanh nghiệp, có rất nhiều loại hình ứng dụng xừ lý giao dịch khác nhau Sau đây là hai hệ thống

xừ lý giao dịch điển hình trong số rất nhiều hệ thống xử lý giao dịch thường

có trong m ột tổ chúc doanh nghiệp: hệ thống xử lý đơn hàng (hình 7-5), xử

lý giao dịch m ua hàng (hình 7-6)

7.2.1 Hệ thống xử lý đon hàng

Trong m ột hệ thống xử lý đơn hàng trực tuycn (O nline O rder

P rocessing Sytsem ), khi nhận được đơn đặt hàng (trực tiếp hoặc qua thư

hay điện thoại), bộ phận bán hàng sẽ nhập thông tin vào hệ thống Việc nhập thông tin về đơn hàng có thể được thực hiện bời nhân viên bán hàng hoặc bàng thiết bị POS Hệ thống xử lý giao dịch sau đó sẽ cập nhật tệp số liệu liên quan và in hóa đơn M ỗi giao dịch bán hàng thư ờ ng tư ơng tác với nhiều tệp dữ liệu trên hệ thống m áy tính: tệp khách hàng, tệp bán hàng, tệp đon giá, h ay tệp hàng tồn kho

N goài hóa đon, hệ thống xử lý đơn hàng còn có thể tạo ra hàng chục báo cáo và tài liệu nghiệp vụ khác Ví dụ hệ thống kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng và sẽ từ chối giao dịch bán hàng nếu hạn mức tín dụng bị vượt Khi hàng được khách hàng đặt vẫn còn thỉ hệ thống sẽ in ra vận đơn, ngược lại khi hết hàng thỉ hệ thống sẽ gừi đến cho khách hàng một thông báo

và xác nhận xem khách hàng có muốn chờ không Đ ịnh kỳ hoặc theo nhu cầu,

hệ thống xừ lý giao dịch sẽ kết xuất các báo cáo bán hàng theo khách hàng

hoặc theo m ặt hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo công nợ phải thu Hệ thống cũng sẽ tự động sinh báo cáo, trong những trường hợp có tình huống ngoại lệ: kho hết hàng hoặc khách hàng sử dụng vượt quá m ức hạn m ức tín dụng.

Hình 7-5 Hộ thống xử lý đơn hàng.

7.2.2 H ệ th ố n g x ử lý giao d ịch m ua hàng

H ệ th ố n g xử lý giao dịch m ua hàng (P u rch asin g T ran saction

P ro c essin g S ystem ) tích hợp nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau trong

cùng m ột hệ thống: kiểm soát hàng tồn kho, xừ lý đom đặt m ua, nhập m ua hàng h óa và theo dõi công nợ phải trả

Với hệ th ống xừ lý đom m ua hàng, phòng cung ứng sẽ có điều kiện để thự c hiện các giao dịch m u a hàng nhanh hon và hiệu q uả hơn V ới m ột hệ thống x ử lý đơ n m ua hàng, tổ chức sẽ có rất nhiều dữ liệu về các sàn phẩm

và dịch vụ cù a nhà cung cấp, có điều kiện để so sánh giá cả các sản phẩm và dịch vụ trên m ạn g Internet Sau khi đã chọn đư ợc nhà cung cấp hợp lý nhất,

có thể các hệ th ố n g m áy tính cùa nhà cung cấp có kết nối với hệ thống cùa

tổ chức và n h ư vậy đom hàng thậm chí có thể được gừi qua hệ thống trao đổi

dữ liệu điện từ , nhờ đó giảm chi phí và thời gian m ua hàng

Mỗi tồ chức có m ột chính sách và quy định, thủ tục riêng trong việc mua sam: có thể rất linh hoạt và don giản hóa quy trình các bước (đặc biệt đối với những mặt hàng ít giá trị), có the bắt buộc phải qua các bước như

7.3 V Á N ĐÈ KI ÉM S O Á T VÀ Q U Ả N LÝ HỆ T H Ổ N G x ử LÝ

G I A O DỊ CH

Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống xư ơng sống củ a các H TTT của tồ chức doanh nghiệp Hệ thống thông tin loại này thực hiện thu thập và xử lý các dữ kiện liên quan đcn các hoạt động nghiệp vụ lõi (m ua hàng, bán hàng, sản xuất, thanh toán những khoán phải thu, phải trà, trả lương nhân viên .), liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau trong hoặc có liên hệ với doanh

nghiệp (nhân vicn, khách hàng, nhà cung c ấ p ) Dữ liệu do các hệ thống

xừ lý giao dịch cung cấp dư ợc sử dụng làm dữ liệu dâu vào cho các H T T T quàn lý, hỗ trợ ra quyết đ ịn h C ác luồng dữ liệu giao dịch cùa m ột tô chức dược ví như nhữ ng m ạch m áu để nuôi dư ỡng tổ chức C hính vậy nên việc kiểm soát và quản lý các hệ thống loại này là hết sức cần thiết

I loạt độ n g hoàn hảo, liên tục cùa các hệ thống xừ lý giao dịch trong

m ột tổ chức là m ột sự dám bào căn bản cho sự suôn sè cùa hoạt dộng sản xuất kinh d o an h , bảo toàn được vốn, có đư ợc lợi nhuận và hỗ trợ được các hoạt động cù a tổ chức C ác tổ chức thận trọng thư ờng thiết lập bộ các quy dịnh về các thủ tục d ự phòng cho trư ờng hợp khẩn cấp, khi m à các hộ thống

x ừ lý giao dịch bị ngư n g trệ hoạt động, dù bị ngưng trệ trong khoảng thời gian dài hay ngán D ó là nhữ ng thù tục đám bảo duy trì xừ lý các giao dịch cốt lõi, trong trư ờng hợp có sự cố dối với hệ thống xừ lý giao dịch

V iệc lập kc hoạch khôi phục hệ thống xứ lý giao dịch sau thàm họa,

sự cố là rất cần thiết C hư ơ ng 20 cù a giáo trình sẽ đề cập chi tiết hơn về vấn

H iệu chinh d ữ liệu

K iểm tra d ữ liệu

biết những cơ chế thu thập dữ liệu có thể được ứng dụng trong m ột hệ thống xừ lý giao dịch.

5 Hãy cho biết có những chế độ xừ lý nào được sử dụng trong các hệ thống xử lý giao dịch? Ưu điểm và hạn chế của mỗi chế độ? Khuyến cáo sừ dụng các chế độ xử lý đó như thế nào?

6 Hãy cho biết mục tiêu của các hệ thống xử lý giao dịch Hãy cho ví dụ minh họa về mục tiêu tăng hiệu quả lao động của hệ thống xừ lý giao dịch

7 Hãy nêu các chức năng nghiệp vụ cơ bản cùa hệ thống x ù lý đơn hàng trực tuyến Hãy cho biết hệ thống loại này sử dụng chế độ xử lý nào?

8 Hãy nêu các chức năng nghiệp vụ cơ bản cùa hệ thống xừ lý giao dịch

m ua hàng Hãy cho biết hệ thống loại này sử dụng chế độ xừ lý nào?

9 Hãy phân tích tầm quan trọng cùa việc đảm bảo an toàn và quản lý các

13 Hãy nêu tên một số hệ thống hỗ trợ chức năng xử lý đơn hàng cùa khách

14 Hãy nêu tên một số hệ thống hỗ trợ chức năng xứ lý giao dịch m ua hàng

15 Hãy nêu tên m ột số hệ thống hỗ trợ chức năng kế toán cùa tổ chức

Tài liệu tham khảo

[5] Jam es A O ’Brien, George M M arakas 2006, Management Information Systems, 7/E, M cGraw-Hill Chương 7.

Systems - A Managerial Approach, Third Edition.

[18] Turban et all 2008, Information Technology fo r Management Transforming Organizations in the Digital Economy, 6th Edition,

W ILEY, USA Chương 7.

Chương 8

HỆ TH Ó NG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Tóm tắt nội dung

8.1 T ổ n g quan về các hệ thống thông tin quàn lý

8.2 C ác chức n ăng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý

8.3 Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo và một số hệ thống thông tin đặc thù khác

8.1.1 K hái niệm hệ th ốn g th ôn g tin quản lý

Hệ th ốn g thông tin quản lý (M IS - M anagem ent Inform ation

S y stem ) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL

và các thiết bị được sử dụ n g để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quàn lý và ra quyết định

Các hệ thống thông tin q uản lý được phát triển bắt đầu từ những năm

60 nhằm cung cấp các báo cáo quản lý H TTT quản lý là nhữ ng hệ thống trợ giúp các hoạt động quàn lý cùa tồ chức, các hoạt động này nằm ờ m ức điều khiên tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở d ữ liệu được tạo ra bời các hệ x ử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức (hình 8-1)

C S D I từ bẽn ngoài

C S D I tác

n g h içp

R áng kê d ử liệu dầu vào

c s m

ứng dụng

B áo cáo dịnh kỳ

B áo cáo Ihống ké

B áo cáo Ihco ycu cẩu Háo cáo ngoại lộ Háo cáo siêu lien kcl

I lộ Ihòng

hồ Irợ ra

q u yết dịnh (D S S )

I lộ (hồnịí hồ trợ lânh dạo ( I I S )

Hệ thống thông tin quản lý là m ột hệ thống tích hợp các hệ thống thông tin chuyên chức năng, trong đó mỗi hệ thống thông tin chuyên chức năng hỗ trợ m ột lĩnh vực nhất định (hình 8-2).

Khi tiếp cận hệ thống thông tin quàn lý dưới góc độ lĩnh vực chức năng, các hệ th ống thông tin thành phần phải được liên kết với nhau thông

q ua giải pháp ch ia sè C SD L với nhau V iệc sử dụng C SD L dùng chung không nhữ ng cho phép liên kết các phân hệ thông tin quản lý m à còn liên kết cả hệ thống x ử lý giao dịch của tổ chức với các hệ thống thông tin quản

lý chuyên chức năng V iệc tích hợp các hệ thống thông tin khác nhau sẽ làm cho d ữ liệu và thông tin chia sẻ với nhau dễ dàng hơn và như vậy sẽ giảm được chi phí và cho những báo cáo chính xác hom, dữ liệu an toàn hơn và như vậy sẽ tăng được hiệu quà hoạt động cùa tổ chức

Các H T T T quản lý sẽ tạo ra báo cáo cho các nhà quàn lý m ột cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về m ột lĩnh vực chức năng nhất định cùa tổ chức Các báo cáo này thư ờng có tính so sánh, chúng làm cơ sở để so sánh tình hình hiện tại với tình hình theo dự báo, d ữ liệu hiện thời cùa các tổ chức doanh nghiệp trong cùng m ột ngành công nghiệp với nhau, dữ liệu hiện thời với các dữ liệu lịch sử

C ác hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xừ lý giao dịch, do đó chất lượng thông tin m à chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào chat lượng của các hệ thống xừ lý giao dịch H ệ thống thông tin phân tích năng lực bán hàng hay H TTT nghiên cứu

về thị trư ờ ng là nhữ ng ví dụ điền hình về hệ thống thông tin quàn lý

H T T T quản lý sẽ cung cấp rất nhiều báo cáo được kết xuất từ các dữ liệu đủ chi tiết đư ợc thu thập trước đó trong các C SD L xử lý giao dịch và được biểu diễn ở dạng phù hợp cho các nhà quản lý C ác báo cáo này cung cấp cho các nhà quản lý dữ liệu và thông tin cho quá trình ra quyết định ở dạng có thể sử dụng được ngay

8.1.3 Đầu v à o của hộ thống thông tin quán lý

Đầu vào đối với hệ thống thông tin quản lý có nguồn gốc cả từ bên trong và từ bèn ngoài tô chức N guồn dừ liệu nội bộ chủ yếu đôi với H T T T quản lý là các hệ thống x ừ lý giao dịch

M ột trong các hoạt động cơ bản cùa hộ thống xử lý giao dịch là thu thập và lưu trữ dữ liệu về các giao dịch dã hoàn thành Khi mỗi giao dịch hoàn thành, các hệ thống xừ lý giao dịch khác nhau sẽ thực hiện việc thay đôi và cập nhật các C S D L nghiệp vụ cùa tổ chức.

Ví dụ, hộ thống xứ lý thanh toán sẽ giúp duy trì C SD L về công nợ phải thu ở tình trạng đư ợc cập nhật nhất vậy ncn các nhà quán lý có thê biet được những đối tư ợng nào đang có công nợ với tồ chức m ình C hính các CSD L có tính cập nhật nhất này là nguồn dữ liệu nội bộ chù yếu đối với hệ thông thông tin quản lý D ữ liệu nội bộ còn có thổ có nguồn gốc từ một số lĩnh vực chức năng dặc biệt trong tố chức

N guồn d ữ liệu từ bên ngoài có the là dừ liệu về các khách hàng, các nhà cung cấp, đối thù cạnh tranh và các cồ đông Các dữ liệu này chưa được thu thập trong hệ thống xừ lý giao dịch

Các hệ thống thông tin quản lý sử dụng dữ liệu từ các nguồn bên trong

và bên ngoài tồ chức và xử lý các dữ liệu này thành thông tin có giá trị sử dụng hơn cho các nhà quản lý, thông thư ờng ở dạng các báo cáo chuẩn theo

m ẫu định trước K hông dừ ng ờ việc cung cấp các bảng kê hóa đơn bán hàng thuân tuý, m ột hệ th ống th ông tin quàn lý có thế cung cấp cho nhân viên quản lý bán hàng Irên phạm vi cả nước m ột báo cáo chứ a thông tin về doanh

sô bán hàng đạt được trong tuần cùa công ty ờ dạng tổng hcrp theo vùng,

theo đại lý, theo sản phâm và thậm chí có thể so sánh với doanh số bán của

kỳ trước đó

8.1.4 Đầu ra của hệ th ốn g thông tin quán lý

Đ âu ra của hệ thống thông tin quản lý thư ờng là m ột hệ thống các báo cáo được phân phối và truyền dạt tới các nhà quán lý Các báo cáo đó bao gôm báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo cáo đột xuất và các báo cáo sicu liên kết

Báo cáo định kỳ

Báo cáo định kỳ là những báo cáo được lập theo chu kỳ dều dặn, ví

dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng Báo cáo về chi phí lương

có thể được lập hàng tuần giúp theo dối và kiểm soát được chi phí nhân

công nhưng m ột báo cáo ngày VC sản xuất lại rất cần thiết cho việc theo dõi

sàn x u ấ t m ột sàn phâm m ới Các báo cáo định kỳ khác có thẻ giúp các nhà quàn lý kiềm soát đư ợc hoạt động cùa các đại lý bán hàng, m ứ c tồn kho và nhicu hoại độ n g khác nữa.

Báo cáo chi số thống kê

B áo cáo ch ỉ số th ố n g kê là m ột d ạn g đặc biệt củ a báo cáo định kỳ,

báo cáo loại này thự c hiện tóm tắt các hoạt độ n g c ơ bản củ a n gày hôm trước

và th ư ờ n g phái sẵn sàng vào đ ầu củ a m ột ngày làm việc C ác báo cáo này tóm tắt m ức tồn kho, doanh số N h ữ n g báo cáo chỉ số th ống kê thư ờng liên quan ch ặt chẽ đ ến các y ếu tố q u y ết định củ a tổ chức V ậy nên các nhà quản

lý và các n hà lãnh đạo có thể sừ dụng các báo cáo loại này đề can thiệp và thực hiện diều chinh các hoạt độ n g kinh doanh m ột cách kịp thời

Báo cáo theo yê u cầu

B áo cáo theo ycu cầu là báo cáo đư ợc lập đổ cu n g cấp thông tin xác

định theo yêu cầu củ a n h à quản lý N ói cách khác là báo cáo loại này được lập theo yêu cầu Ví dụ, m ột nhân viên quản lý có thể có nhu cầu thông tin

về m ứ c tồn kho hiện tại cù a m ột m ặt hàng xác định, hay g iờ cô n g lao động cùa m ột nhân vicn xác định T rong tình huố n g đó, m ột báo cáo theo yêu câu

có thế đư ợc lập đ e thoả m ãn các nhu cầu th ô n g tin này

Ráo cáo ngoại lệ

B áo cáo n g o ạ i lệ là b áo cáo đư ợ c kết x u ấ t m ột cách tự đ ộ n g khi tình

huố n g bất th ư ờ n g xảy ra Ví dụ, nhân viên q u ản lý có thể đ ặt ra m ột giới hạn cản h báo v ề số lư ợ ng tồn kho, ví dụ là 50, để có b áo cáo về các m ặt hàng có tồn kho với số lư ợ ng d ư ớ i giới hạn đó B áo cáo n ày đ ư ơ n g nhiên chi liên quan đ ến các m ặt h àn g có số lư ợ n g tồ n kho d ư ớ i 50 đơ n vị C ũng

g iống n h ư báo cáo th eo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ cũ n g th ư ờ n g đ ư ợ c sử

d ụ n g dổ theo dõi các k h ía cạnh q u an trọ n g có tính ch ất q u y ết địn h đối với thành cô n g cúa tổ ch ứ c N ói ch u n g khi m ột báo cáo n g o ại lệ đ ã đ ư ợ c lập thì th ư ờ n g các n hà q uản lý hoặc lãnh đạo sẽ có đ ộ n g thái can th iệp nào đó

C ác giới hạn (hay còn gọi là đ iểm kích hoạt cho m ộ t báo cáo ngoại lệ) cân

dư ợc xác định m ột cách kỹ lư ỡng để tránh q u á tải về b áo cáo ngoại lệ hoặc ngư ợc lại bỏ q u a n h ữ n g vấn đề đ áng lõ cần có sự can th iệ p cù a các nhà

q uán lý

Báo cáo siêu liên kết

B áo cáo sicu liên kết là nhũng báo cáo cung cấp cho các nhà quàn iý

khả năng truy xuất đến các dữ liệu chi tiết nhàm lý giải cho m ột tình huống bất thư ờ ng m à họ quan tâm Báo cáo loại này có thể được lập bằng cách sừ dụng ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ tư và rất phù hợp cho các nhà lãnh đạo, những người cần thông tin ở dạng biểu đồ hơn là những bảng kê dữ liệu thuần tuý B ằng cách quan sát biểu đồ, người làm công tác quản lý sẽ dễ dạng phát hiện ra những điểm bất bình thường ví dụ trong hoạt động bán hàng và tìm cách lý giải cho tình trạng bất bình thường đó thông qua việc sừ dụng cơ chế siêu liên kết (bằng cách bấm m ột phím chức năng định trước hoặc kích chuột vào m ột điểm xác định trên báo cáo hoặc trên biểu đồ)

H ình 8 - 3 cho thấy tính năng quản trị ngược của báo cáo trực quan ở dạng biểu đồ, cụ thể từ biểu đồ doanh thu theo vùng, nhờ tính năng quản trị ngược người dùng có thể truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo đại lý ở Miền Bắc, sử dụng tính năng quản trị ngược lần thứ hai, người dùng có thể truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo mặt hàng cùa đại lý 10 0

Khi thiết kế các báo cáo quản lý cần chú ý m ột số quy tắc nhất định nhằm tránh việc trùng lắp thông tin trong các báo cáo đó Cụ thể:

- Báo cáo được lập phải thoả m ãn tối đa nhu cầu của người sử dụng

- Chỉ đầu tư thời gian và sức lực cho những báo cáo có nhu cầu sừ dụng thực sự

- C ần chú ý đến nội dung và hình thức cùa báo cáo

- C ần lập các báo cáo ngoại lệ trong tình huống có vấn đề cần giải quyết

- C ần lập các báo cáo m ột cách kịp thời khi chúng đư ợc cần đến

M iền Bảc Miồn Nam Miền Trung

VÙNG DOANH THU THEO ĐẠI LỶ CÚA MIÊN BÂC

30000000

20000000

10000000 0

M áy đ iể u hổa Panasonic C9 M áy giạt LG T2 Total

8.2 CÁC CH Ứ C NĂNG c ơ BẢN CỦA HỆ T H Ô N G T H Ô N G TIN QUẢN LÝ

Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lộ và báo cáo siêu liên kết đều có tác dụng trợ giúp các nhà quàn lý, các nhà lãnh đạo thực thi tốt hơn và kịp thời hơn quá trình ra quyết định Khi các quy tắc lập báo cáo nêu trên được tuân thủ thì việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí đối với tổ chức sẽ trở thành hiện thực

Nói chung, các hệ thống thông tin quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau đây:

- Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại

lệ và báo cáo siêu liên kết

- Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác nhau có thể sừ dụng cùng một báo cáo cho nhiều m ục dich khác nhau

- Cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng hoặc sao m ềm : Phần lớn các báo cáo quàn lý được in ra giấy (gọi là báo cáo ờ dạng sao cứng), m ột số được hiền thị ra m àn hình (gọi là báo cáo ở dạng sao mềm), ngoài ra báo cáo

có thể được gửi ra tệp phục vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải nhập liệu lại

- Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hộ thống máy tính: Các báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có chứa trong các CSDL, một số ít hệ thống thông tin quản lý sử dụng nguồn dữ liệu

từ bên ngoài về các đối thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác.Các báo cáo do hệ thống thông tin quàn lý cung cấp được phát triển và thực hiện bời đội ngũ phát triển hệ thống thông tin: Thông thường các phân tích viên hệ thống và các lập trinh viên tham gia thiết kế và thực hiện các báo cáo của hệ thống thông tin quản lý, tất nhiên người sử dụng cũng tham gia vào thiết kế báo cáo nhưng họ sẽ không tham gia viết chương trình máy tính để sinh ra các báo cáo đó

Yêu cầu chính thức về báo cáo quàn lý phải xuất phát từ phía người dùng: Vì báo cáo được phát triển và thực hiện bởi đội ngũ phát trien hộ thống thông tin nên yêu cầu về các báo cáo của hộ thống thông tin quàn lý phải được đề đạt chính thức với bộ phận này

8.3 HỆ T H Õ N G T H Ô N G TIN HÒ T R Ợ LÃNH DẠC) VÀ M Ộ T SÓ HỆ THỎNCĩ T H Ô N G TIN DẠC TH Ù KHÁC

Bên cạnh các ỉ ITTT quản lý hỗ trợ chủ yếu các nhà quàn lý m ức trung

là H TTT quản lý (C hương 8) và HTTT hỗ trợ ra quyết định (C hương 9), chúng ta xcm xct them m ột sổ 1ÍTTT khác hồ trợ quá trình ra quyết định

m ức lãnh đạo và các ứng dụng CN TT nhàm tích hợp các H TTT hồ trợ quàn

lý và ra quyết định dựa trên công nghệ Web

8.3.1 Hộ thống thông tin hỗ trọ lãnh đạo

H T T T hỗ trọ lãnh dạo (ESS - E xecutive Support System ) là dạng

I ITTT quản lý dược chuycn biệt hóa cho cấp lãnh dạo, cung câp các thông tin chiến lược cho lãnh đạo í lọ sẽ nhận được thông tin từ nhiều nguôn khác nhau: Q ua thư từ, các bàn ghi nhớ, tạp chí và các báo cáo được lập thù còng hoặc bằng các hộ thống máy tính, thông tin từ các cuộc họp, điện thoại và các hoại dộng xã hội khác

C ó thể nói, phần lớn các thông tin phục vụ lãnh đạo có được là từ nguồn phi m áy tính, các thông tin do máy tính cung cấp thư ờng không đóng vai trò chủ đạo trong việc đáp ứng nhu cầu cùa lãnh đạo Vậy nên, m ục tiêu chính cùa 1ỈT T T hỗ trợ lãnh đạo dựa trên m áy tính là cung cấp cho các nhà lãnh dạo cấp cao sự truy cập tức thời và dễ dàng đến m ột số nhất định các thông tin có tính chất chọn lọc về những yếu tố then chốt có ý nghĩa đặc biệt trong việc đạt được m ục tiêu chiến lược

I ITT'! hỗ trợ lãnh dạo cần phải dễ sử dụng, tăng cường giao diện kiểu

đồ họa, cho phép truy cập tức thời đến các CSD L nội bộ và C SD L bên ngoài, có khá năng cung cấp các thông tin vê tình trạng hiện thời và xu thế dối với các yểu tố then chốt mà các nhà lãnh đạo quan tâm G iao diện dồ họa cũng cần dược kết họp với kỹ thuật quản trị ngược (Drill Down

M anagem ent) trong loại hình HTTT này, giúp các nhà lãnh đạo nhanh chóng tim ra những dicm bât bình thường trong hoạt động của tô chức và lv giái đư ợc nguycn nhàn cùa các diếm bất bình thường đó để có cơ sở ra những quyct định dicu chinh kịp thời

N goài m ục đích hồ trợ các nhà lãnh đạo, các H TTT loại này cũng dược sử dụ n g cho các nhà quản lý mức trung và các nhà chuycn môn Ví dụ

HTTT hỗ trợ lãnh đạo dựa trên nền tảng W eb có khả năng cung cấp cho các đối tượng này hàng loạt các thông tin chuyên biệt và các phân tích hỗ trợ ra quyết định với những giao diện hết sức đơn giản và ngắn gọn nhưng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cùa người quản lý: từ nhập liệu, đến quản trị tác nghiệp và phân tích, lên báo cáo Bên cạnh đỏ là những tính năng siêu liên kết giúp truy xuất ngược đen các dữ liệu chi tiết một cách nhanh chóng.HTTT hỗ trợ lãnh đạo cùa Công ty dầu lừa lớn nhất thể giới Conoco là một ví dụ minh chứng HTTT bao gồm 75 ứng dụng khác nhau và hàng trăm màn hình hiển thị thông tin, phục vụ hầu hết các lãnh đạo trong Công

ty và hơn 4000 nhân viên ờ trụ sở chính Huston và các chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới Các nhà quản lý và phân tích sử dụng HTTT hỗ trợ lãnh đạo thực hiện các công việc từ phân tích các tác nghiệp nội bộ và các kết quà tài chính cho đến quan sát các sự kiện có ảnh hường đến ngành công nghiệp dầu khí Với đối tượng sừ dụng và cách thức khai thác như vậy, HTTT hỗ trợ lãnh đạo của Conoco không chỉ nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên mà còn nâng cao năng lực ra quyết định cùa các nhà quản lý và tiết kiệm đáng kề chi phí so với các phương pháp truyền thống khác

H ìn h 8-4 Mối q u a n hệ giữ a các loại hìn h H T T T hỗ t r ợ lã n h đ ạ o

vói các H T T T k h á c

Nguồn: [7]

Hỉnh 8-4 mô tả mối quan hệ về m ặt dữ liệu của H T T T hỗ trợ lãnh đạo với hệ thống xừ lý giao dịch và các H TTT hỗ trợ ra quyết dịnh khác Trênthực tế có sự giao thoa và quan hệ chặt chẽ về m ặt dừ liệu.

Dặc điổm cơ bản cùa các loại hinh hộ thống thông tin hỗ trợ quàn lý

và ra quyết định được tổng hợp trong bảng 8-1

Các dự báo Ket quả truy vấn thông tin

Các báo cáo đặc thù Các phân tích

ra quyết định Kết quả truy vấn thông tin

Các chuyên viên Cán bộ tham mưu

Các phân tích đơn giản

Các báo cáo tổng hợp Các báo cáo đột xuất

Các báo cáo chi tiết Các bảng kê Các bảng tóm tắt

Nhân viên nghiệp vụ Những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát

8.3.2 G iói thiệu một số hệ thống thông tin đặc thù khác

Cổng thông lin doanh nghiệp

C ống thông tin doanh nghiệp (E nterprise Inform ation Portal - EIP) [5] với giao diện W eb được sử dụng để tích hợp các H T T T hỗ trợ quàn

lý và ra quyết định với các công nghệ khác, cho phép tất cả người sử dụng

m ạng intranet và m ột số ít người sừ dụng m ạng extranet truy cập đến rất nhiều ứng dụng và dịch vụ trong và ngoài tồ chức Các ứng dụng nội bộ có

thố là truy cập thư điện tử, thào luận nhóm, truy cập trang W eb dự án, các

cơ sờ dữ liệu khách hàng, tồn kho hay các H TTT hồ trợ ra quyết định Các ứng dụng bên ngoài tồ chức có thề là các dịch vụ, các liên kết đến W ebsites của khách hàng, nhà cung cấp Công thông tin doanh nghiệp thường được chuycn biệt hóa theo nhu cầu cúa từng cá nhàn người sử dụng hoặc nhóm các cá nhân người sử dụng

G iá trị của cổng thông tin doanh nghiệp là ờ chồ cung cấp các thông tin chuyên hiệt và có tính chọn lọc đáp ứng nhu cầu cùa người sừ dụng, khá năng truy cập dễ dàng đến các nguồn lực thông tin trên w ebsite intranet của

tô chức, cung cấp thông tin về ngành công nghiệp và về bản thân doanh nghiệp, cung cấp cho một số giới hạn các khách hàng, nhà cung cấp và dối tác khả năng truy cập tốt hon dến các dữ liệu của doanh nghiệp, c ồ n g thông tin diện từ doanh nghiệp cũng giúp giảm thiêu thời gian và công sức lướt

m ạng đế tìm kiếm thông tin của nhân viên bang cách giúp họ có được đúng thông tin và dịch vụ m à họ cần

Có the coi cống thông tin doanh nghiệp như m ột ỈIT T T trợ giúp ra quyết định, cho phcp chuycn biệt hóa phục vụ nhu cầu thông tin hỗ trợ ra quyết định cùa các nhà lãnh đạo, quàn lý, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các dối tác của doanh nghiệp

Hệ thống quàn lý tri thức

Hệ thống quản lý tri thức (K now ledge M anagem ent System s) là

một hệ thống có ứng dụng CN TT đố hỗ trợ các hoạt động thu thập, lưu trữ, phân phối và ứng dụng tri thức cũng như tạo ra tri thức m ới và tích hợp các tri thức đó vào tổ chức doanh nghiệp M ột tổ chức doanh nghiệp sẽ hoạt dộng tốt hơn, có hiệu quả hơn so với một tô chức khác nếu tồ chức đó có tri thức cao hơn trong việc biết cách tạo ra, sàn xuất và cung cấp các sàn phẩm

và dịch vụ Các hệ thống quản lý tri thức doanh nghiệp thu thập tất cả các tri thức và kinh nghiệm licn quan trong doanh nghiệp và sẵn sàng dáp ứng cho nhu cầu ứng dụng vào mọi thời diêm, ở mọi nơi m à chúng được cần dcn nhăm hỗ trợ các tiến trinh nghiệp vụ và các quá trình ra quyết định Các hộ thông loại này cũng liên kct doanh nghiệp với các nguồn tri thức bên ngoài

I lệ thống quản lý toàn diện tri thức doanh nghiệp sừ dụng một loạt các cônt: nghệ (C ông thông tin diện từ công cụ tim kiếm , công cụ truyền th ô n g ) dc

thực hiện lưu trữ các tài liệu có và không có cấu trúc, tìm kiếm khả năng chuycn m ôn cùa nhân viên, tìm kiếm thông tin, phân phối tri thức và sừ dụng dữ liệu từ các hộ thống ứng dụng tích hợp trong doanh nghiệp như

H TTT quản lý chuỗi cung cấp, H T T T quàn trị tích hợp doanh rmhiệp và

H TTT quàn trị quan hệ khách hàng cũng như các hệ thống thông tin khác cùa doanh nghiệp

T ừ k h ó a

Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo

I lệ thống thông tin hỗ trợ ra quyêt định

Hệ thống thông tin quàn lý

Hộ thống thông tin quản lý trị tri thức Phân tích W hat -If

nghiệp

Câu hỏi ôn tập

1 Hệ thống thông tin quàn lý là gì? Hãy phân biệt H TTT quàn lý với các loại hỉnh H T T T khác tro n g tổ chức doanh nghiệp

2 H ãy cho biết các chức năng chính cùa H T T T quản lý C ho ví dụ minh họa về m ột H TTT quản lý trong lĩnh vực giao thông vận tải

3 T rình bày các phân hộ th ông tin chuyên chức năng của H T T T quán lý trong tổ chức Mối quan hệ giữ a các phân hộ đó?

4 T rình bày về các đầu vào của hệ thống thông tin quán lý N guồn dữ liệu đầu vào chính cùa H T T T quàn lý là gì?

5 T rình bày về các dạng báo cáo đầu ra của hệ thống thông tin quản lý

C ho ví dụ m inh họa về báo cáo siêu liên kết trong lĩnh vực kế toán

6 H ãy cho ví dụ báo cáo quản lý trong lĩnh vực bán hàng và M arketing Cho biết đối tượng, tẩn x u ất sử dụng và giá trị sử dụng của báo cáo dó

7 I lây cho biết các chiều thư ờ ng được sử dụng trong các báo cáo quàn lý

dể tổng hợp dữ liệu? C ho ví dụ m inh họa về thiết kế báo cáo quàn lý với các chiều khác nhau

Báo cáo dịnh kỳ

Báo cáo ngoại lệ

Báo cáo siêu liên kết

Báo cáo theo ycu cầu

Báo cáo chi số thống kê

Cổng thông tin điện tử doanh

8 Hãy nêu các nguyên tác thiết kế báo cáo quàn lý M ức độ hỗ trợ của phần mềm m áy tính trong việc tuân thù các quyết định này như thế nào?

C ho ví dụ m inh họa

9 Hãy cho biết có thể sử dụng các HTTT quản lý để đạt được các ưu thế cạnh tranh trong tổ chức doanh nghiệp như thế nào?

10 Hệ th ống thông tin hỗ trợ lãnh dạo là gì? Hãy mô tả mối q uan hệ giữa

H T T T hỗ trợ lãnh đạo và các loại hình H TTT khác tro n g tồ chức

d oanh nghiệp

11 Hãy tìm thông tin về báo cáo trực quan kiểu dashboard (T ừ khóa:

D ashboard R eporting) Cho ví dụ minh họa về cách tạo báo cáo dạng

D ashboard trong M S-Excel

12 H ãy tìm thông tin về hệ thống thông tin địa lý (Từ khía: GIS) Hãy cho biết khả năng ứng dụng công nghệ GIS trong M arketing

13 H ãy tìm thông tin về chuỗi giá trị (Từ khóa: Value chain) Phàn tích các hoạt động cơ bản cùa chuỗi giá trị và phân tích khả năng ứ ng dụng

C N T T trong việc tăng cườ ng năng lực quản lý chuỗi giá trị

14 C ổng thông tin điện từ doanh nghiệp là gì? Hãy cho biết vai trò của cổng thông tin điện từ trong việc hồ trợ quản lý và ra quyết định

15 Hệ thống quản lý tri thức là gì? Hãy nêu các chức năng cơ bản cùa hệ thống quàn lý tri thức

Tài liệu tham khảo

[5] Jam es A O ’B rien, G eorge M M arakas 2006, Management Information Systems, 7/E, M cG raw -H ill.

[7] K enneth C L audon, Jane p Laudons (2006), Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 9/E, Prentice Hall Publishing House.

[12] R alph M Stair, G eorge w Reynolds 1998, Principles o f Information Systems - A M anagerial Approach, Third Edition.

Chương 9

HỆ THÓNG HỎ TRỢ RA QƯYÉT ĐỊNH

Tóm tắt nội dung

9.1 M ột số khái niệm cơ bản

9.2 1 lệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

9.3 M ột số ví dụ về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

9.4 Các dạng mô hình trong hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

3 Phân biệt được các dạng mô hình trong H T T T hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là m ột trong nhữ ng H T T Tquan trọng trong tổ chức doanh nghiệp N ó thu thập, xừ lý, lưu trữ các thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, dành ưu thế cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường T rong chư ơ n g này ch ú n g ta sẽ xét những khái niệm cơ sở về các dạng quyết định, nhữ ng th ông tin với quá trình ra quyết định, các đặc trưng, các thành phần của hệ th ống th ô n g tin trợ giúp quyết định Cuối chương chúng ta sẽ xct các dạng m ô hình tro n g H T T T trợ giúp quyết định

9.1 M ỘT SỐ KHÁI NIỆM c ơ BẢN

9.1.1 T hông tin, quyct định và quản lý

N hư ta đã biết, những thông tin cần thiết cho việc ra quyết dịnh liên quan trực tiếp đến mức độ quản lý và cấu trúc cù a trạng thái quản lý Hơn nữa, trong một tô chức có ba cấp quàn lý là quản lý m ức chiến lược, quản lý mức chiến thuật và quàn lý mức tác nghiệp Do đó, dưới góc độ quản lý các quyết định trong m ột tổ chức dược chia ra thành 3 dạng sau:

Quán lý chiến lược

Dây là m ức quàn lý cao nhất có tác động đến toàn bộ hoạt dộng cùa tô chức N hững người lãnh đạo cấp cao trong tổ chức phải xác định toàn bộ mục đích, chiến lược, các chính sách và m ục tiêu như m ột phần cùa quá trình xây dự ng kế hoạch chiến lược cùa tổ chức Họ giám sát và lãnh đạo toàn diện việc thực hiện chiến lược trong tổ chức về chính trị, kinh tế trong môi trường cạnh tranh thương mại Việc quản lý ở đây nham xác định các mục tiêu chiến lược, các đường lối chính sách dể thực hiện m ục ticu đó

Quàn lý chiến thuật

Đây là m ức quản lý trung gian V iệc q uàn lý ờ m ứ c này nhằm xác định các nhiệm vụ cụ thổ đổ thực hiện các m ục tiêu và đư ờng lối đã được đề xuất trong m ức quản lý chiến lược Các nhà quản lý ở đây phải triền khai các kế hoạch trung hạn và ngẳn hạn, các lịch trình thực hiện các ke hoạch

đó, ngân sách của tồ chức và chi rõ các chính sách, các thủ tục và các m ục tiêu cho từng đơn vị thành viên cùa tổ chức Họ phải phân phối các nguồn lực và giám sát việc thực hiện công việc của các đơn vị thành viên đó

thuật là nừa câu trúc và ở m ức chiến lược thì phi cấu trúc T uỳ theo mức quản lý khác nhau mà nhu cầu thông tin đòi hỏi cho các nhà quàn lý cũng khác nhau T h ô n g tin ờ 2 m ức chiến lược và chiến thuật thường không hoàn toàn xác dịnh trước được Vai trò trực giác và sáng tạo cùa cá nhân trong các trường hợp này là rât lớn và rất quan trọng, ơ m ức quàn lý chiến lược dòi hói thông tin có tính tổng hợp, có tính dự báo cao, quy mô rộng; còn ờ mức quản lý tác nghiệp đòi hòi thông tin có tính chi tiết, chu kỳ, có thề xác định, dược quy định trước, quy m ô nhỏ hơn.

Vi vậy, H T T T phải đư ợc thiết kế đổ cung cấp những thông tin đa dạng nham dáp ứng nhữ ng nhu cẩu ra quyết định da dạng trong môi truờng kinh doanh đầy biến động cù a các tổ chức Ví dụ, người ra quyết định ờ m ức quán lý chicn lược đòi hỏi thông tin có tinh tổng hợp hom, dặc biệt hom, các báo cáo bất thư ờng, các thông tin có tính dự báo đổ trợ giúp họ trong việc lập kế hoạch phi cấu trúc, trong khi dó các nhà quàn lý ở mức tác nghiệp lại cần thông tin ờ d ạng báo cáo nội bộ, chi tiết cụ thể, thư ờng xuycn, có tính chất lịch sừ để trợ giúp họ trong hoạt động hàng ngày

Khái niệm quyết định

Q uyct đ ịn h (D ccision) là m ột sự lựa chọn về đư ờng lối/chiến lược

hành động nham đạt đến m ột m ục tiêu m ong m uốn (Sim on, C hurchm an, Pishburn)

Khải niệm ra quyết định

Ra quyết định (decision mcikinị’) là m ột quá trình lựa chọn ra một

phương án trong các phư ơng án có thể đồ đạt được kết q uà m ong m uốn với các ràng buộc cho trước

Ọ uyet dịnh ờ dạng làm giàu kiến thức: Cùng một sàn phẩm nhưng loại nào phù hợp với nônẹ thôn/thành thị, miền núi/đồng bcing.

Q uyết định làm thay đổi trạng thái kiến thức: Quyết định có chắp nhận một kiến thức mới, một cách làm mới hay không? (quyết định khoán

sản phẩm )

Các yếu tố ánh hướng đến ra quyết định:

- Công nghệ - Thông tin - M áy tính

- Tính cạnh tranh trcn thị trường

- Tính ổn dịnh chính trị

- Thị trường thế giới

9.1.3 Phân loại quyết định theo mức độ cấu trúc

Quyết định phi cấu trúc

Q uyct định phi cấu trúc U nstructured D ccision là những quyết

định mà để làm ra nó người ta không có đư ợc m ột quy trinh rõ ràng và các thông tin liên quan thường không thể xác định dược trước m ột cách thường xuyên Ví dụ, quyết định xây dựng ngành công nghiệp sản xuất và lắp ráp ô

tô, mô tô, xe m áy của hãng Honda Việt N am là quyết định phi cấu trúc Đây

là quyết định chưa có quy trình rõ ràng Sau khi nghiên cứu thị trường, các nhà quàn lý đưa ra quyết định và tiến hành thục h iện quyết định đó

Quy ế/ định có cấu trúc

Q uyct định có cấu trúc (Structurcd D ccision) là quyết định có quy

trình rõ ràng đố làm ra quyết dịnh đó và các thông sổ cần thiết để xem xét trong quá trình ra quyết định có thể xác định trước

Trong m ột tổ chức các vấn đề quyết định ờ các m ức tác nghiệp thường

là các quyết định có cấu trúc Thông tin cho quản lý tác nghiệp thư ờng đã được xác định và được quy trình hoá Vai trò trực giác, tính sáng tạo cùa các nhà quản lý tác nghiệp rất hạn chế

Quyết định bán cấu trúc (Semi - Structured Decision)

Quyết định dược gọi là nửa cấu trúc nếu quy trình để làm ra quyết định

đó có thê xác định trước nhưng không đù để làm ra quyết định Ví dụ, một Công ty 100% vốn nước ngoài muốn đầu lư vào ngành dệt may ở V iệt Nam Những quyết định liên quan đến chiến lược, chính sách, đường lối phát triển cùa C ông ty ờ Việt Nam là những quyết định nừa cấu trúc N hững thông tin

phục vụ cho việc ra những quyết định này có thể xác định trước nhưng không đù; chưa có các quy trình cụ thể cho việc ra các quyết định này.

N hữ ng quyết định liên quan đến việc xây dựng các nhà m áy, các phân

xư ởng sản xuất may, dệt là nhữ ng quyết định chiến thuật N gười ta có thể biết m ột số thông tin về k hả năng tiêu thụ hàng dệt m ay ở V iệt N am và trên thế giới, thông tin về các vị trí xây dự ng các nhà m áy, về số lượng và trình

độ cùa công nhân dệt m ay ờ V iệt N am nhưng những thông tin đó không đủ

để giúp các nhà lãnh đạo sừ dụng để ra quyết định của m ình N hữ ng quyết định dạng như vậy là nhữ ng quyết định bán cấu trúc

Ở m ức tác nghiệp, ngư ời ta biết rất chi tiết, rất cụ thể các thông tin liên quan đến từ ng loại sàn phẩm M uốn làm ra m ột chiếc áo sơ mi cỡ M, cỡ

s, m ột quần âu cỡ L, cỡ X L cần bao nhiêu vải loại gì; m uốn sản xuất ra 1

m ét vải loại như vậy cần bao nhiêu kg sợi, bao nhiêu công lao động, chi phí hết bao nhiêu M ột áo hoặc m ột quần như vậy thì bán trên thị trư ờng M ỹ, thị trư ờng châu  u, thị trường V iệt N am được bao nhiêu tiền N hữ ng ràng buộc trong q u á trinh sản xuất cùa C ông ty về nhân lực, về tài chính khi sản xuất những m ặt hàng như vậy cũng được biết rất rỗ Áp dụng các phư ơng pháp toán học người ta có thể xây dự ng bài toán quy hoạch tuyến tính và giải nó tìm đư ợc phương án tối ưu D ự a vào lời giải của bài toán đó các nhà quàn lý

ờ m ức tác nghiệp quyết đ ịn h sản xuất bao nhiêu sản phẩm mỗi loại để đạt được lợi nhuận cao nhất N h ữ n g quyết định như vậy là nhữ ng quyết định có cấu trúc Các thông tin ờ đây đư ợ c xác định trước, việc ra quyết định đã được quy trình hoá

9.1.4 C ấu trúc của q u yết định và đặc điếm cùa th ôn g tin

C ấu trúc cùa quyết định đối với từng m ức độ quản lý và các đặc điềm của thông tin được mô tả ở hình 9.1 C ác dạng thông tin m à các giám đốc, ban quàn trị, các nhà quản lý và các thành viên ban lãnh đạo đòi hòi có liên quan trự c tiếp tới m ức độ quyết định phức tạp trong quản lý và cấu trúc cùa trạng thái quyết định

C ung cấp thòng tin và trợ giúp cho tất cả các m ức quyết định là việc không phải dc T a có thê kể ra đây m ột số dạng hệ thống thông tin cần thiêt cho việc ra quyết định:

- Hệ thống thông tin quàn lý

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

- Hệ thống thông tin thực hiện

- Hệ thống thông tin quản lý tri thức

Hệ thống thông tin trợ giúp quản lý là hệ thống bao gồm con người, phần cúng, phần m ềm , dữ liệu và các tài nguyên m ạng cần thiết để tạo ra các thông tin trợ giúp công tác quản lý

9.2 H Ệ TH Ố NG T H Ô N G T IN HỎ T R Ợ RA Q U Y É T ĐỊNH

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System)

-đôi khi còn gọi là hệ trợ giúp quyết định - là hệ thống đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong tổ chức doanh nghiệp Hệ thống đư ợc thiết kế với m ục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong tổ chức doanh nghiệp Nó cung cấp hầu hết các thông tin phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời, chính xác của các nhà quản lý Trong hệ thống này có các công cụ cho phép

m ô hình hóa các hiện tượng kinh tế - xã hội và các công cụ giải các mô hình

đó đư a ra các phương án giúp các nhà quản lý lựa chọn đề đưa ra quyết định N ói chung đây là hệ thống cho phép đối thọai có khả nàng tiếp cận nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng nhiều mô hình để cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định Dưới đây chúng ta sẽ xem xét chi tiết về hệ thống thông tin trợ giúp quyết định

9.2.1 K hái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định

C ó rất nhiều định nghĩa khác nhau về H TTT hỗ trợ quyết định (DSS)

T heo K enneth Laudon và Jane Laudon [7] "Hệ hỗ trợ quyết định là m ột hệ thống trong đó kết hợp các m ô hình phân tích với dữ liệu xử lý cùng các công cụ phân tích và truy vấn trợ giúp các nhà quản lý trư ớc quyết đính nừa cấu trúc"

M ột trong các định nghĩa được nhiều người chấp nhận được đư a ra bời Turban [17a] “DSS là hệ thống thông tin dựa trên m áy tính m ột cách

m ềm dẻo, tương hồ và thích nghi sừ dụng các quy tắc ra quyết định, các mô hình kết hợp với sự sáng tạo của người ra quyết định để đưa ra các quyết định đặc trưng, khả thi trong việc giải các bài toán thực tế ”

Sau đây là m ột định nghĩa ngán gọn và dễ hiểu khác về H T T T hỗ trợ quyết định:

"D SS là hệ thống thông tin dựa trẽn máy tính trợ giúp việc ra các quyết định phi cấu trúc hoặc nửa cấu trúc trong quàn lý một to chức bằng cách kết hợp dữ liệu với các công cụ, các mô hình phân tích

Đ ây thực chất là hệ thống tin học cung cấp sự trợ giúp q ua lại giữa người q uản lý với hệ thống trong quá trinh ra quyết định DSS sử dụ n g các yếu tổ sau đây để tin học hóa các m ô hình tư ơng hỗ giúp các nhà quản lý ra các quyết định nửa cấu trúc hoặc phi cấu trúc:

- C ác mô hình phân tích;

- C ác C SD L riêng biệt;

- C ác tư tường và các đánh giá của người quản lý

Hình 9-1 Các nhu cầu thông tin theo mức quản lý và cấu trúc của quyết định.

DSS cho lời giải nhanh chóng và thích hợp Hom nữa, nó hoạt động và chịu sự kiểm soát cùa nhà quản lý DSS cũng có khả năng trợ giúp trực tiếp các dạng quyết định đặc trưng, các kiểu quyết định, các nhu cầu riêng biệt của m ỗi nhà quản lý

K hác với hệ thống thông tin quàn lý, bên cạnh cơ sở dữ liệu DSS (D SS D ataB ase), DSS còn phải dựa vào cơ sờ các m ô h ìn h (D SS M o d el)

để thực hiện chức nãng hỗ trợ ra quyết định M ột cơ sở các m ô hình DSS

bao gồm các m ô hình mô tà các tính toán đơn giản và các thủ tục phân tích hoặc các m ô hình toán biểu diễn mối quan hệ phức tạp của rất nhiều biến

M ô hình có thể biểu diễn quan hệ tính toán đơn giản giữa các biến như: (Lợi nhuận = T hu nhập - Chi phí) hoặc biểu diễn các mối quan hệ phức tạp hơn của các biến như m ô hình quy hoạch tuyến tính (tìm giá trị cực trị cùa hàm

m ục tiêu th o ả m ãn các ràng buộc cho trước; hàm m ục tiêu và các ràng buộc

là các đẳng thức hoặc bất đẳng thức tuyến tính), m ô hình dự báo dự a trên hồi quy bội (regression) và các mô hình tính hiệu quả cùa vốn đầu tư Các

mô hình như vậy có thể chứa trong các bảng tính (Excel, Lotus) hoặc trong các biểu m ẫu, các chươ ng trình, các m odule của các chương trình, các tệp lệnh cùa các phần m ề m Phần mềm DSS đóng gói có thể kết hợp các thành phần m ô hình để tạo thành các m ô hình tích hợp trợ giúp các dạng đặc biệt cho quyết định So với H TTT quản lý, H TTT hỗ trợ ra quyết định có sự khác biệt nhất định (bàng 9-1)

B ả n g 9-1 S ự k h á c n h a u g iữ a H T T T q u ả n lý vói H T T T t r ợ g iú p q u y ế t đ ịn h

kế hoạch xử lý chiến thuật

- T r ợ giúp gián tiếp thiết

kế c ho nhiều nhà quản lý

- C u n g câp th ô n g tin và các kỹ thuật tr ợ giúp để c h ổ n g lại các vấn đề đặc biệt hoặc các c ơ hội

- T r ợ giúp các giai đoạn đánh giá, thiết kế, lựa chọn và bồ

su ng khi làm quyết định

- C á c qu yết dịnh nửa cấu trúc

và phi cấu trúc đe kiểm soát và lập kế hoạch ch iến lược và

c hiến thuật

- Trợ giúp trực tiep biến đổi phong cách ra quyết định cúa các nhà quàn lý

9.2.2 C ác đặc tru n g của hệ th ốn g th ôn g tin hỗ trợ ra q u y ết định

D SS có các đặc trư n g sau đây:

- Đ ây là hệ trợ giúp quản lý m à khả năng của nó v ư ợ t xa H T T T quản

lý T rong khi, trọ n g tâm của H T T T quản lý hư ớ n g tới việc cung cấp thông tin đúng dư ới dạng các báo cáo khác nhau thì trọng tâm củ a D SS hư ớng tới việc cung cấp các thông tin trợ giúp trong qu á trình phân tích tình huống

- D SS có các đặc trư ng riêng biệt N ó cho phép ngư ời ra quyết định kết hợp sự h iểu biết cù a m ình về bài toán và phân tích hiệu quả của chúng

- D SS sử dụng rộng rãi C SD L T hông tin về bài toán đư ợc lưu trong

C SD L và D SS cần m ột hệ quản trị C SD L hữu hiệu để xừ lý khi ra quyết định

- D SS kết hợp các m ô hình toán học, m ô hình th ống kê và m ô hình vận trù học để trợ giúp v iệc ra quyết định

- N ó trợ giúp các nhà ra quyết định thự c h iện p h ân tích “W hat-if”

Phân tích "W hat-if" là cách phân tích đặt ra các tình h u ố n g và trả lời hàng

loạt các câu hỏi "Cái gỉ sẽ x ảy ra nếu có các điều kiện giả định"

- D SS có k hả năng truy vấn rộng rãi, từ đó ta có thể tru y vấn đối với các lự a chọn kh ác nhau

- D SS cung cấp giao diện sử dụng tốt cho nhữ n g ngư ời ra quyết định

- D SS cung cấp các trợ giúp hiệu q u ả cho việc giải các bài toán nừa cấu trúc tro n g tất cả các m ứ c độ

9.2.3 C ác thành phần của hệ th ốn g th ôn g tin hỗ tr ợ ra q u y ết định

D SS bao gồm các th àn h phần chính sau: M ộ t C S D L dùng để phân tích, chất vấn; m ột hệ th ống phần m ềm với các m ô hình, các m ò dữ liệu và các công cụ phân tích khác

C ơ sở d ữ liệu h ỗ trợ ra quyết định

C ơ s ở d ữ liệu hỗ trợ r a q u y ết địn h (D S S d a ta b a se) là tập hợp dữ

liệu hiện thờ i hoặc d ữ liệu trư ớc đây thu n hận đ ư ợ c từ các nhóm và các

ứ ng dụng Đ ây có thể là C S D L nhỏ tro n g các m áy tín h cá n hân chứ a tập con các d ữ liệu h ợ p th àn h kéo từ m ạn g về và có thể tổ hợ p với các d ữ liệu

từ bên ngoài

Hệ thong phần mềm hỗ trợ ra quyết định (D SS software system)

Hệ th ốn g phần mềm hỗ trợ ra quyết định (D SS softw are system )

là hệ thống phần m ềm chứa các công cụ, các phần m ềm được sừ dụng để phân tích N ó có thể chứa các công cụ của thủ tục phân tích trự c tuyến (O ne-line A nalytical Procesing (O L A P)), các công cụ mỏ d ữ liệu (datam ining) hoặc các mô hỉnh toán và các m ô hình khác M ô hình ở đây là một biểu diễn trừu tượng m ô tả các thành phần hoặc các mối quan hệ của hiện tượng N gư ời ta hay sừ dụng các m ô hình thống kê, m ô hình tối ưu, mô hình dự báo để phân tích trợ giúp quyết định M ột trong số các m ô hình được sừ dụng rộng rãi là m ô hình phân tích độ nhạy (sensitivity analysis) với câu hòi nếu - thì ("W hat - I f ) lặp lại nhiều lần để xác định ảnh hưởng của sự thay đổi kết quả nếu thay đổi m ột hoặc nhiều dữ kiện

Nói cụ thể hom, phân tích nếu - thì (W hat -If) là phép phân tích m à người sừ d ụ n g thay đổi các biến hoặc mối quan hệ giữ a các biến trong mô hình rồi quan sát sự thay đồi của kết quả trong giá trị của các biến khác Ví

dụ, giả sử ta tính m ột mô hình tài chính đơn giản trên bảng tính

9.2.4 C ác nguồn tài nguyên của hệ thổng thông tin hỗ trợ ra quyết định

T rong DSS các nguồn tài nguyên như phần m ềm , dữ liệu, m ô hình, con người và các vật chất khác rất cần thiết để đảm bảo trợ giúp cho nhà quàn lý

Tài nguyên phần cứng

M áy tín h cá nhân là ngu ồ n vật chất cơ bản cho m ột hệ DSS C húng

có thể hoạt độ n g độc lập hoặc nối m ạng với các m áy tín h khác để c ù n g sử dụng các chư ơ ng trình phần m ềm , các m ô hình, các dữ liệu của các hệ DSS khác

Tài nguyên phần mềm

Các chư ơ ng trìn h p hần m ềm của D SS ch ứ a các m odule, các chương trình quản lý C SD L , các m ô hình quản lý và các chươ ng trình hội thọai người/m áy

Tài nguyên dữ liệu

C SD L cùa m ột DSS chứ a các dữ liệu và các thông tin n hận đư ợc từ các CSD L cùa tổ chức, các nhà băng dữ liệu, các C S D L của cá nhân các nhà quản lý Tài nguyên d ữ liệu là nhữ ng d ữ liệu v à nhữ ng thông tin không thể thiếu được đối với các n hà quàn lý khi cần phải đư a ra những quyết định

Tài nguyên về mô hình

C ơ sở củ a các m ô hìn h tư ơ n g ứ ng với m ột th ư viện các m ô hình toán học, thư viện các phân tích kỹ thuật chứ a các dạng chư ơ ng trình, các chương trình con, các b ảng tính và các tệp chứ a các lệnh

Tài nguyên về con người

C ác nh à q u ản lý ho ặc các trợ lý củ a họ có thể sử dụng hệ D SS để diễn đạt và phân tích các chọn lựa khác nhau H ọ cũng có thể phát triển các hệ DSS này Tuy nhiên, tốt nhất là để cho các chuyên gia H TTT lo việc phát triển và cài tiến các D SS này

9.2.5 Phân loại hệ th ốn g th ôn g tin hỗ tr ợ ra q u yết định

H iện nay có 2 loại D SS là DSS h ư ớ ng m ô hình (M odel D riven) và DSS hướng d ữ liệu (D ata D riven)

Hệ thống thông tin h ỗ trợ ra quyết định hướng mô hình (M odel driven DSS)

Hệ thống th ôn g tin hỗ trợ ra quyết định hư ớ ng mô hình (M odel driven D SS) đư ợc phát triển trong nhữ ng năm 1970 và 1980 Đ ây là hệ

thống đơn lẻ, độc lập từ H T T T tổ chứ c sử dụng m ột số dạng phân tích nếu - thì (W hat -If) và các d ạn g phân tích khác

Hệ thống thông tin ho trợ ra quyết định hướng dữ liệu

H ệ thống th ôn g tin hỗ trọ' ra quyết định hướng d ữ liệu (data- driven D SS) là hệ th ống hỗ trợ ra quyết định đư ợc chấp nhận để phân tích

và rút ra nhữ ng thông tin có ích tro n g các C S D L lớn Hệ thống n ày phân

tích khối lượng lớn dừ liệu lưu trong hệ thống tổ chức Thông thường dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch được chọn lựa trong các kho dữ liệu (Data Warehouse) Kho dữ liệu là một nơi tích hợp nhiều CSD L và các nguồn thông tin khác nhau Từ đây có thể trực tiếp truy vấn, phân tích và xử lý dữ liệu.

9.2.6 Các hệ thống con trong hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Trong một DSS có các hệ thống con sau:

Phân hệ quán trị dữ liệu

Phân hệ quản trị dũ' liệu (Data M anagem ent Sub-System ) là chỗ

dựa quan trọng về dữ liệu sử dụng trong việc ra quyết định T hông thường

dữ liệu trong hệ con này chịu sự quản lý của m ột phần m ềm quản trị CSDL

Hệ quản lý dữ liệu cung cấp các điều kiện thuận lợi giúp ta tổ chức lưu trữ

và sắp xếp dữ liệu m ột cách dễ dàng M ột chương trình phần m ềm có thể làm được điều đó chính là hệ quản trị CSDL

Phân hệ quán lý mô hình

Phân hệ quán lý mô hình (M odel M anagem ent Sub-System ) rất

cần thiết trong việc sử dụng để phân tích hệ thống M ột m ô hình là m ột dạng

m ô tả các mối quan hệ giữa các thông số khác nhau trong hệ thống Nói cách khác, đây chính là sự m ô tả thế giới thực bằng toán học D ựa vào cách phân tích các hoạt động trong tổ chức ta có thể xây dự ng m ô hình và sử dụng chúng m ột cách hiệu quả Các ví dụ về mô hình sử dụng trong các hệ quản lý sản xuất thư ờng là m ô hình quy hoạch tuyến tính, m ô phỏng, mô hình thống kê, lý thuyết trò chơi, sơ đồ m ạng PERT,

Phân hệ quàn lý hội Ihọai

Phân hệ quản lý hội thọai (D ialogue M anagem ent Sub-System ).

N hững người ra quyết định giao tiếp với D SS, với m áy tính thông q ua hệ con này và dựa vào hệ này qua DSS người ta có thể tham gia trực tiếp vào các phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định Đây chính là cửa ngõ để người sử dụng giao tiếp với DSS Các hoạt động chính của hệ quản lý hội thọai là:

- C ung cấp các thực đơn (m enus) và các biểu tượng (icons) cho người

sử dụng giao tiếp hữu hiệu với hệ thống;

- C ung cấp các trợ giúp nhanh chóng và dễ dàng cho người sử dụng;

- Biến đổi các truy vấn do người sử dụng đư a ra thành các dạng m à các hệ thống khác có thể chấp nhận và thự c hiện được.

9.3 M Ộ T SÓ VÍ DỤ V È H Ệ T H Ố N G HỎ T R Ợ RA Q U Y É T ĐỊNH

Sau đây là m ột số ví dụ về các H T T T hỗ trợ ra quyết địn h thư ờng gặp tro n g thực tiễn hoạt đ ộ n g sản x u ất kinh doanh cùa các tổ chức:

Hệ quàn lý sàn xuất

Hệ quản lý sản xuất (M a n u fa ctu rin g M an agem en t System ) là hệ

th ố n g được xây dự ng để quản lý qu á trình sản x u ất tro n g m ột doanh nghiệp

H ệ thống này cung cấp các công cụ để xây dự ng các m ô hình quàn lý như

m ô hình tối ưu (quy hoạch tuyến tính, quy hoạch nguyên, quy hoạch động),

m ô hình th ống kê dù n g để d ự báo, m ô hình P E R T (sơ đồ m ạng) để quàn lý các công việc gay cấn trong q uá trình chi đạo sàn xuất D ự a vào các m ô hìn h trên cùng sự trợ giúp cùa các công cụ tin học các nh à q uản lý có thể

đư a ra các p h ư ơ n g án, các cách thứ c sản xuất sao cho hiệu q uả nhất

Hệ thống thông tin h ỗ trợ ra quyết định H àng không (Airline DSS).

Hệ thống A A IM S (A m erican Analytical Inform ation M anagem ent

S ystem ) ở M ỹ là hệ trợ giúp quyết định trong công ngh iệp hàng không Hệ

thống này do h ãng h àn g không M ỹ x ây dự n g n h ư n g nó đư ợ c các hãng hàng không, các hãng chế tạo m áy bay, các nhà phân tích tài chính h àng không, nhữ ng người trợ lý h àng khô n g sử dụng rất nhiều A A IM S trợ giúp các quyết định hàng không đa d ạn g bằng cách phân tích d ữ liệu thu thập được

về năng lực sử dụng các đ ư ờ n g bay, khả năng sử dụng các chồ trên các chuyến bay H ệ th ống này giúp các nh à q uản lý h àn g k h ô n g đư a ra các quyết định về phân bố m áy bay, nhu cầu của các đ ư ờ n g bay, giá cả và phân loại vé cho các ch uyến bay

Hệ thống thông tin địa lý

H ệ th ốn g th ôn g tin địa lý (G eograp h ie In form ation System ) là m ột

dạng đặc biệt cùa D SS N ó tích hợp các đồ h ọa m áy tính và C S D L địa lý với các D SS đặc trư ng khác G IS là hệ D SS đư ợc xây dự ng v à hiển thị các bản

đồ địa lý trợ giúp q u y ết định trong việc p hân bố dân c ư theo vù n g địa lý và các nguồn phân bố khác R ất nhiều công ty đ ã sừ d ụ n g công nghệ G IS để chọn các vị trí các cử a hàng bán lẻ, tối ưu phân bố đư ờ n g vận chuyển, phân

tích dân số, chi đường cho các lái xe Các phần m ềm GIS cho m áy vi tính như M aplnfo và A tlas GIS đã được sử dụng cho hầu hết các ứng dụng GIS.

9.4 C Á C D Ạ N G M Ô H ÌNH TR O N G HỆ TH Ố N G T H Ô N G TIN HỎ

T R Ợ RA Q U Y Ế T ĐỊNH

N h ư ta đã biết, m ô hình là m ột biểu diễn mối quan hệ qua lại giữa các thực thể với nhau T rong DSS người ta hay sử dụng các dạng m ô hình: Các

mô hình toán học (m athem atical m odels) các mô hình thống kê (Statistical

M odels) và các mô hình quản lý (M anagem ent M odels)

- CVI, CV2, ,cv„ là các biến điều khiển được (còn gọi là biến quyết định),

- UVI, UV2, uvn là các biến không điều khiển được (còn gọi là biến

m ôi trường)

Cụ thể hom, m ô hình toán học được biểu diễn dirới dạng các phương trình toán học trong đó các mối quan hệ giữa các biến được biểu diễn dưới các dạng dưới đây:

Phương trình tuyến tinh (Iinear):Y = aX + b

trong đó a và b là các hằng số còn X, Y là các biến Ở đây, Y là biến độc lập còn X là biến phụ thuộc

Phương trình đa thức (polynomial):

Y = anX n + an.|Xn' 1 + .+ a , x ' + ao Trong đó ai, 1=0,1,2 , , n là các hằng số, n > l

Phương trình hàm luỹ thừa phân so (fractional power):