T rong thời đại ngày nay, các hệ thống thông tin dựa trên công nghệ thông tin và truyền thông đã và đang là m ột nguồn lực chiến lược cùa mọi loại hình tổ chức doanh nghiệp, đảm bào cho
Trang 1Chủ biên: TS Trần Thị Song Minh
Giáo trình
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Trang 3TRƯCỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ QƯÓC DÂN
Trang 5M ỤC LỤC
Lời nói đầu 1
PHÀN A N H Ữ N G KHÁI NIỆM c ơ SỞ VÈ HỆ TH Ó N G THÔNG T I N * 7
C huím g 1 T U Ồ N G TIN QUẢN LÝ TRO NG CÁC TÓ C H Ứ C 9
1.1 Thông tin dưới góc độ quản lý 9
1.1.1 Thông tin và dữ liệu 10
1 1.2 Các đặc trưng cùa thông tin có giá trị 13
1.1.3 Giá trị của thông tin 14
1.2 Tố chức dưới góc độ quản lý 14
1.2.1 Khái niệm hệ thống 15
1.2.2 Khái niệm tổ chức 16
1.2.3 Các mô hình cấu trúc tổ chức 18
1.3 Quản lý một tổ ch ứ c 19
1.3.1 Sơ đồ quản lý tổ chức 20
1.3.2 Tính chất cùa thông tin theo mức ra quyết định 22
1.3.3 Các đầu mối thông tin đối với một tổ chức doanh nghiệp 22
Từ khỏa 24
Câu hòi ôn tậ p 25
Bài tập 25
Tài liệu tham khảo 26
C hương 2 HỆ TH Ố NG THÔNG TIN TR O N C TÓ C H Ứ C 27
2.1 Giới thiệu chung VC hộ thống thông tin dựa trên máy tính 27
2 1 1 Hệ thống thông tin 28
2.1.2 Hệ thống thông tin dựa trên máy tính 30
2.1.3 Lịch sử phát triển của hệ thống thông tin 33
2.1.4 Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hộ thống thông t i n 34
2.2 Các mô hình biểu diễn hệ thống thông t in 35
2.2.1 Mô hình logic 36
2.2.2 Mô hình vật lí ngoài 37
2.2.3 Mô hình vật lí trong 37
Trang 62.3 Phân loại hệ thống thông tin dựa trcn máy tính 40
2.3.1 Phân loại hệ thống thông tin theo phạm vi hoạt đ ộ n g 41
2.3.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt độ n g 43
2.3.3 Phân loại hệ thống thông tin theo mục dích và đối tượng phục v ụ 44
2.3.4 Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức năng 45
2.4 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức 46
2.4.1 Vai trò gia tăng giá trị cùa hệ thống thông tin 46
2.4.2 Vai trò chiến lược của hệ thống thông tin trong môi trường cạnh tranh 49
2.5 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông t in 50
2.5.1 Lợi ích kinh tế cùa hệ thống thông tin 50
2.5.2 Chi phí cho hệ thống thông tin 53
2.5.3 Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin 54
Từ khóa 56
Câu hỏi ôn tậ p 57
Tài liệu tham khảo 58
PHÀN B CÁC TH À N H PHẦN CÔNG NGHỆ CỦA HỆ TH Ó NG THÔNG TIN 59
C hưong 3 PHÀN CỨ NG M Á Y TÍN H ĐIỆN T Ử 61
3.1 Phần cứng máy tính và các thành phần Cff bản của hệ thống máy tính 61
3.1.1 Khái niệm phần cúng máy tính 61
3.1.2 Bộ vào/ra 62
3.1.3 Bộ n h ớ 69
3.1.4 Bộ làm tín h 69
3.1.5 Các tệp tin 70
3.1.6 Bộ điều khiển 72
3.2 Các loại hình hệ thống máy tin h 72
3.2.1 Máy vi tín h 73
3.2.2 Máy tính cỡ v ừ a 74
3.2.3 Máy tính lớn 75
3.2.4 Siêu máy tính 75
Trang 73.3 Các ycu to cần đánh giá khi mua sấm phần c ứ n g 76
Các từ klióa 77
Câu hôi ôn t ậ p 78
Bài tậ p 79
Tài liệu tham khảo 80
C h ư on g 4 PH Ả N M ÈM M ÁY TÍNH ĐIỆN T Ử 81
4.1 Phần mềm máy tính và vai trò của phần mềm dirói góc độ quản lý 82
4.1.1 Khái niệm phần mềm máy tính 82
4.1.2 Phân loại phần mềm máy tính 82
4.2 Phần mềm ứng d ụ n g 83
4.2.1 Phân loại phần mềm úng dụng 83
4.2.2 Bộ phần mein ứng d ụ n g 84
4.2.3 Các giải pháp phần mềm ứng dụng 96
4.3 Phần mềm hệ thống 97
4.3.1 Hệ điều hành 98
4.3.2 Các chương trình quán trị hệ thống k h ác 98
4.3.3 Ngôn ngữ lập trình 99
4.3.4 Ngôn ngữ và dịch vụ Web 100
4.3.5 Phần mềm lập trình 102
4.4 Các yếu tổ cần đánh giá khi mua sắm phần m ề m 102
Từ kh ó a 103
Câu hỏi ôn tậ p 104
Bài tậ p 105
Tài liệu tham khảo 106
C hương 5 Q U Ả N TRỊ CÁ C N G U Ồ N DŨ L I Ệ U 107
5.1 M ột so khái niệm cơ sở 108
5.2 Các hoạt động cơ bán liên quan den cơ sở dữ liệ u 112
5.2.1 Nhập dừ liệu vào cơ sở dữ liệ u 112
5.2.2 Truy vấn cơ sở dữ liệu 115
5.2.3 Xây dựng báo cáo từ cơ sở dữ liệu 117
5.3 Các cấu trúc cơ sở dữ liệu 118
5.3.1 Cấu trúc dữ liệu phân cấp 118
Trang 85.3.2 Cấu trúc dữ liệu mạng 119
5.3.3 Cấu trúc dữ liệu quan hệ 120
5.3.4 Cấu trúc dữ liệu đa chiều 121
5.3.5 Cấu trúc dữ liệu hướng đối tượng 122
5.3.6 Quá trình tiến hóa cùa các cấu trúc cơ sờ dữ liệ u 122
5.4 Phát triển cơ sở dữ liệ u 124
5.4.1 Một số vấn đề Mên quan đến phát triển cơ sở dữ liệu 124
5.4.2 Quy trình phát triền hệ thống quàn trị dữ liệu 126
5.5 Vấn đề chuẩn hóa dử liệ u 129
5.5.1 Các khái niệm phụ thuộc hàm 129
5.5.2 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu 129
5.6 Các loại hình cơ sở dữ liệu 134
5.6.1 Cơ sở dữ liệu tác nghiệp 134
5.6.2 Cơ sở dữ liệu phân tán 135
5.6.3 Cơ sở dữ liệu bên ngoài 136
5.6.4 Cơ sở dữ liệu siêu phương tiệ n 137
5.7 Một sá kỹ thuật hiện đại trong quản trị dữ liệ u 138
5.7.1 Kỹ thuật Client/Server trong quản trị cơ sở dữ liệu 138
5.7.2 Kho dữ liệu 138
5.7.3 Kho dữ liệu chuyên biệt 140
5.7.4 Kỹ thuật khai phá và phân tích dữ liệu 140
Từ kh ó a 142
Câu hòi ôn tậ p 143
Bài tậ p 144
Tài liệu tham khảo 146
C hương 6 V IỀ N TH Ô N G VÀ CÁC M ẠNG T R U Y Ề N T H Ô N G 147
6.1 Các yếu tố và chức năng của hệ thống viễn th ô n g 147
6.2 Các loại mạng truyền th ô n g 152
6.3 Mạng internet và các lọi ích của mạng internet 158
Các từ khóa 165
Câu hỏi ôn tậ p 166
Bài tậ p 167
Tài liệu tham khảo 168
Trang 9PHÀN c CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN DƯỚI GÓC Đ ộ QUẢN
LÝ VÀ RA Q U Y Ẻ T Đ ỊN H 169
C hư ơng 7 H Ệ T H Ó N G x ử LÝ G IA O D ỊC H 171
7.1 Tổng quan VC hệ thống xử lý giao d ịch 171
7 1.1 Các dặc trung của hệ thống xử lý giao d ịch 173
7 1.2 Các hoạt động xử lý giao dịch 173
7 1.3 Các chế độ xử lý giao d ịch 175
7.1.4 Mục tiêu của các hệ thống xử lý giao dịch 177
7.2 Các ứng dụng xử lý giao d ịc h 178
7.2.1 Hệ thống xừ lý đơn hàng 178
7.2.2 Hệ thống xử lý giao dịch mua hàng 179
7.3 Vấn đề kiếm soát và quản lý hệ thống xử lý giao d ịch 180
Từ kh ó a 181
Câu hòi ôn tậ p 181
Tài liệu tham khảo 182
C hư ơ ng 8 H Ệ T H Ố N G T H Ô N G TIN Q U Ả N L Ý 183
8.1 Tống quan về hệ thống thông tin quản lý 183
8.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản l ý 183
8.1.2 Các hệ thống thông tin quản lý chuyên chức năng 184
8.1.3 Đầu vào cùa hệ thống thông tin quản lý 185
8.1.4 Đầu ra cùa hệ thống thông tin quản lý 186
8.2 Các chức năng CO’ bản của hệ thống thông tin quản l ý 190
8.3 Hệ thống thông tin hỗ trọ' lãnh đạo và một sá hệ thống thông tin đặc thù k h á c 191
8.3.1 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đ ạ o 191
8.3.2 Giới thiệu một số hệ thống thông tin đặc thù khác 193
Từ kh ó a 195
Câu hỏi ôn tậ p 195
Tài liệu tliam khảo 196
C h u ô n g 9 H Ệ T IỈÓ N G HỎ TR Ọ RA Q Ư YÉT Đ Ị N H 197
9.1 Một số khái niệm cơ b ản 198
9.1.1 Thông tin, quyết định và quản l ý 198
9.1.2 Các dạng quyết đ ịn h 199
Trang 109 1.3 Phân loại quyết định theo mức độ cấu trú c 200
9.1.4 Cấu trúc của quyết định và đặc điểm của thông tin 201
9.2 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết đ ịn h 202
9.2.! Khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định 202
9.2.2 Các đặc trưng của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết đ ịn h 205
9.2.3 Các thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết đ ịn h 205
9.2.4 Các nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định 206
9.2.5 Phân loại hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định 207
9.2.6 Các hệ thống con trong hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết đ ịn h 208
9.3 Một số ví dụ về hệ thống hổ trợ ra quyết định 209
9.4 Các dạng mô hình trong hộ thống thông tin hỗ trọ’ ra quyết định 210
9.4.1 Mô hình toán h ọ c 210
9.4.2 Mô hình thống k è 2 1 I 9.4.3 Mô hình quàn lý 2 1 I Từ khóa 215
Câu hỏi 215
Bài tập 216
Tài liệu thum khảo 218
PHÀN D C ÁC HỆ THÓNG TH Ô NG TIN ỨNG DỤNG TR O N G KINH D O A N H 219
C hương 10 HỆ TH Ô NG TH Ô NG TIN TÀI C H ÍN H 221
10.1 Khái quát về hệ thống thông tin tài ch ín h 221
10.1.1 Các chức năng cơ bản cùa hệ thống thông tin tài chính 222
10.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của hệ thống thông tin tài chính 222
10.1.3 Các phân hệ cùa hệ thống thông tin tài chính 223
10.2 Phân loại hệ thống thông tin tài chính theo mức quán l ý 226
10.2.1 Phân hệ thông tin tài chính tác nghiệp 226
10.2.2 Phân hệ thông tin tài chính chiến thuật 230
10.2.3 Phân hệ thông tin tài chính chiến lư ợ c 236
10.3 Phần mềm quản lý tài chính 238
10.3.1 Phần mềm úng dụng chung quán lý tài chính 238
10.3.2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý tài chính 241
Từ klióa 242
Trang 11Câu hỏi ôn tậ p 243
Tài liệu tham khảo 244
C hư ơng 11 HỆ THỐNG T H Ô N G TIN M A R K E T IN G 245
11.1 Khái quát về hệ thống thông tin m arkcting 246
11.2 Phân loại hệ thống thông tin markcting theo mức quản l ý 250
11.2.1 Phân hệ thông tin Marketing tác nghiệp 252
11.2.2 Phân hệ thông tin Marketing chiến thuật 256
11.2.3 Phân hệ thông tin Marketing chiến lư ợ c 260
11.2.4 Phân hệ thông tin Marketing chiến thuật và chiến lược 263
11.3 Phần mềm quản lý m arketing 265
11.3 1 Phần mềm ứng dụng chung quản lý Marketing 265
11.3.2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý Marketing 268
I 1.3.3 Cơ sở dữ liệu Marketing trực tuyến 270
Từ kh ó a 271
Câu hỏi ôn tậ p 271
Tài liệu tham kháo 272
Chương 12 HỆ TH Ó NG THÔNG TIN SẢN XUÁT KINH D O A N H 273
12.1 Khái quát về hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh 273
12.2 Phân loại hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh theo mức quản lý 277
12.2.1 Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp 277
12.2.2 Phân hệ thông tin sản xuất chiến th u ật 280
12.2.3 Phân hệ thông tin kinh doanh chiến lư ợc 285
12.3 Phần mềm quản lý sản xuất kinh d o a n h 288
12.3.1 Các phần mềm ứng dụng chung quản lý sản xuất kinh d o a n h 288
12.3.2 Các phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý sản xuất kinh d o a n h 289
Từ kh ó a 291
Câu hòi ôn tậ p 291
Tài liệu tltam kliáo 292
C hư ơng 13 H Ệ T H Ố N G T H Ô N G TIN N G U Ò N N H Â N L ự c 293
13.1 Khái quát về hệ thong thông tin nguồn nhân lực 294
13.2 Phân loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực theo mức quản lý 297
Trang 1213.2.1 Phân hệ thống thông tin nguồn nhân lực tác nghiệp 297
13.2.2 Phân hệ thông tin nguồn nhân lực chiến thuật 300
13.2.3 Phân hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lược 303
13.3 Phần mềm quản trị nguồn nhân lự c 304
13.3.1 Phần mềm ứng dụng chung quản trị nguồn nhân lực 305
13.3.2 Phần mềm ứng dụng chuycn biệt quản trị nguồn nhân lực 306
Từ k h ó a 307
Câu hòi ôn tậ p 307
Tài liệu tham khảo 308
Chucrng 14 CÁC HỆ T H Ố N G TH Ô N G TIN T ÍC H HỢP T R O N G KINH D O A N H 309
14.1 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng 311
14.1.1 Khái niệm quản trị quan hệ khách hàng 312
14.1.2 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng 312
14.1.3 Ba giai đoạn của quán trị quan hệ khách hàng 315
14.1.4 Lợi ích và thử thách cùa quản trị quan hệ khách hàng 316
14.1.5 Các loại hình hệ thống quản trị quan hộ khách hàng 317
14.2 Hệ thống quản trị tich họp doanh nghiệp 318
14.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản trị tích họp doanh nghiệp 3 18 14.2.2 Lợi ích và thừ thách khi triển khai hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp 320
14.2.3 Xu thế phát triển hệ thống quản trị tích họp doanh nghiệp 322
14.3 Hệ thống quản trị chuỗi cung cấ p 323
• 14.3.1 Khái niệm quán trị chuỗi cung cấp 323
14.3.2 Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp 323
14.3.3 Vai trò cùa quản trị chuỗi cung cấp 325
14.3.4 Lợi ích và thừ thách của quản trị chuỗi cung c ấ p 327
14.3.5 Các xu thế quản trị chuỗi cung cấp 327
Từ kh ó a 328
Câu hòi ôn tậ p 329
Bùi tậ p 330
Tài liệu tham kltủo 330
Trang 13Chirong 15 CÁC HỆ T H Ó N G TH Ư Ơ N G MẠI ĐIỆN T Ử T R O N G
K INH D O A N H .331
15.1 Khái niệm thương mại điện t ử 331
15.2 Hạ tầng kỹ thuật hệ thống thương mại điện t ử 333
15.3 Hoạt động cùa hệ thống thương mại điện từ 334
15.4 Lợi ích của thương mại điện t ử 337
15.5 Một số vấn đề liên quan đến thương mại điện tử duói góc độ quản lý 338
15.5.1 Các yếu tố đảm báo thành công cùa thương mại điện t ử 338
15.5.2 Một số vấn đề cần quan tâm khi sử dụng Internet trong kinh doanh và thương mại điện từ 339
Từ kh ó a 341
Câu hòi ôn tậ p 341
Tài liệu tham khảo 342
Chưoìig 16 HỆ THÓNG THÔNG TIN TỤ ĐỘNG HÓA VĂN PHÒNG 343 16.1 Giới thiệu chung vc hệ thống thông tin văn phòng 343
16.1 1 Bản chất công việc văn phòng 344
16.1.2 Một số phương pháp tổ chức vãn phòng 347
16.2 Các công nghệ văn p h ò n g 349
16.2.1 Các hệ thống xử lý văn bản 349
16.2.2 Các hệ thống sao chụp 351
16.2.3 Các hệ thống xử lý ảnh và đồ họa 352
16.2.4 Các thiết bị văn phòng đa năng 354
T ừ kh ó a 359
Câu hỏi ôn tậ p 359
Tài liệu tham khảo 360
PH ÀN E PHÁT TR IÉN CÁC HỆ T H Ó N G T H Ô N G TIN TR O N G TÓ C H Ử C 361
C h u o u g 17 Q U Y T R ÌN H TR IỂN KHAI CÁC ỨNG DỤ NG CÔ NG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỎ C H Ứ C 363
17.1 Tổng quan về quy trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin 363
17.2 Các giải pháp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin 368
17.2.1 Chiến lược mua ứng dụng thương phẩm 368
Trang 1417.2.2 Chiến lược thuc ứng dụng 370
17.2 3 Chiến lược phát triển úng dụng nội bộ 372
17.2.4 Chiến lược người sử dụng phát triển ứng d ụ n g 373
17.3 Lụa chọn giải pháp tricn khai và các vấn đề licn q u a n 375
17.3 1 Các tiêu chí lựa chọn giải pháp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin 375
17.3.2 Các van đề cần quan tâm khi mua sam giải pháp ứng dụ n g 377
• 7.4 Tích họp ứng dụng vào thực tiễn nghiệp v ụ 377
17.5 Vấn đề tái thiết kế các quy trình nghiệp v ụ 378
17.6 Quản trị quá trình tricn khai ứng dụng công nghệ thông tin 379
17.6.1 Nhũng vấn đề cần lưu ý khi triền khai ứng d ụ n g 380
17.6.2 Những yếu tố quyết dịnh thành công cùa triển khai ứng dụng 382
17.6.3 Quản trị triển khai ứng dụ n g 384
Từ khỏa 387
Câu hòi ôn tậ p 387
Tài liệu tham khảo 388
C hương 18 TÓNG QUAN VÈ PHÁT TR IÉN HỆ T H Ò N G T H Ô NG T I N ! 389
18.1 Phát triển hệ thống thông tin với quá trình đổi mói tổ ch ứ c 389
18.1.1 Tích họp các hệ thống thông tin vào kế hoạch kinh doanh cùa tổ chức 390
18.1.2 Thiết lập các yêu cầu thông t i n 390
18.1.3 Phát triển hệ thống thông tin với vấn đề đổi mới tồ c h ứ c 392
18.2 Quá trình phát triển hệ thống thông tin cỏ cấu t r ú c 393
18.2.1 Khái niệm 394
18.2.2 Chu kỳ vòng đời phát triển hệ thống thông tin 394
18.3 Các phưrnig pháp hiện đại ứng dụng trong phát tricn hệ thống thông tin 405
18.3.1 Các cách tiếp cận hiện đại trong phát triền hệ thống thông tin 406
18.3.2 Các phương pháp hiện đại phục vụ thiết kế và xây dựng hộ thống thông tin 410
18.3.3 Các công cụ tự động hóa hỗ trợ phát triển hệ thống thông tin 413
Từ kh ó a 416
Trang 15Câu hỏi ôn tậ p 417
Tài liệu tham khảo 418
PHÀN F ỌUẢN TRỊ CÁC NGUỒN L ự c VÀ VÁN ĐÈ AN TOÀN HỆ T H Ố N G T H Ô N G T IN 419
C hư ơng 19 Q U Ả N TRỊ C Á C N G U Ồ N L ự c HỆ T H Ố N G THÔNG T IN T R O N G T Ó C H Ứ C 421
19.1 Tổng quan về quản trị các nguồn lực hệ thống thông t in 421
19.1.1 Các khái niệm cơ bàn liên quan đến quản trị nguồn lực thông tin 422
19.1.2 Các chức năng cơ bản cùa quản trị nguồn lực thông t i n 425
19.1.3 Mua sắm nguồn lực thông tin 428
19.2 Quản trị nguồn nhân lực của hệ thống thông t i n 430
19.2.1 Vai trò và vị trí chức năng hệ thống thông tin trong một tổ c h ứ c 430
19.2.2 Các nhà lãnh đạo và quản l ý 430
19.2.3 Cán bộ và nhân viên bộ phận quàn lý hệ thống thông tin 431
19.2.4 Người sử dụng c u ố i 437
19.3 Đầu tư cho công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 438
19.3.1 Đánh giá hiệu quà đầu tư cho công nghệ thông tin 438
19.3.2 Đầu tư cho công nghệ thông tin với vấn đề nâng cao hiệu suất cùa các quy trình kinh doanh 439
19.3.3 Vấn đề đàm bào tính bền vững cho các dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 440
19.3.4 Phân cấp dự án công nghệ thông tin 441
19.3.5 Vấn đề đầu tư nguồn nhân lực công nghệ thông tin „443
19.4 Quản trị tri th ứ c 445
19.4.1 Một số khái niệm cơ b ả n 446
19.4.2 Vấn đề chia sẻ tri thức trong doanh nghiệp 448
19.5 Sử dụng nguồn lục công nghệ thông tin trong tái thiết quy trình kinh doanh 449
Từ kh ỏ a 450
Câu hỏi ôn tậ p 451
Tài liệu tham kliảo 452
Trang 16Chương 20 AN TOÀN HỆ THÓNG THÔNG TIN VÀ CÁ C KHÍA
CẠNH ĐẠ O ĐỨC XÃ HỘI LIÊN Q U A N 453
20.1 Vấn đề an toàn hệ thống thông tin 453
20.1.1 Những nguy cơ tiềm ẩn đối với hệ thống thông tin 455
20.1.2 An toàn thông tin trong kỳ nguyên s ố 457
20.2 Vấn đề đạo đức và xã hội licn quan đến hệ thống thông tin 466
20.2.1 Khái niệm đạo đứ c 466
20.2.2 Những khía cạnh dạo đức và xã hội cùa hệ thống thông tin 467
20.2.3 Công nghệ thông tin và việc làm 468
20.2.4 Công nghệ thông tin và tính cách con người 469
20.2.5 Công nghệ thông tin và điều kiện làm việc 469
20.2.6 Vấn đề bảo mật thông tin cá n h ân 470
Từ khỏa 471
Câu hòi ôn lậ p 471
Bài tập 473
Tài Hậu tham khào 474
Bảng tra cứu thuật ngữ 475
Từ v ự n g 485
Tài liệu tham k h á o 502
Trang 17BẢNG V IÉT T Á T T IÊN G VIỆT
Q TC SD L Q uản trị cơ sở dữ liệu
BẢNG V IÊT T Á T T IÉN G ANH
AAIM S A m erican A nalytical Inform ation M anagem ent
System sALU A rithm etic and Logic Unit
BOM Bill - O f - M aterial
CAM C om puter - A ided M anufacturing
CA SE C om puter-A ided Softw are Engineering
CBIS C om puter Based Inform ation System s
C D -R O M C om pact D isk - Read O nly M em ory (a read only disk)
Trang 18Chîr vict tât Ÿ nghia
CEO C h ief E xecutive O fficer
CIO C h ief Inform ation O fficer
CISO C h ief Inform ation Security O fficer
COTS C om m ercial O ff-T h e-S h elf
CRM S C ustom er R elationship M anagem ent System s
DASD Direct A ccess Storage D evice
EAI Enterprise A pplication Integration
ECS Enterprise C ollaboration System s
EIP Enterprise Inform ation Portal
Trang 19C h ữ viết tắt Y nghĩa
G 2G G ov ern m en t To G overn m en t
H TM L H ypertext M arkup L anguage
IFPS Interactive Financial P lan n in g System
IIS Integrated Inform ation S ystem s
IRR Internal R ate o f Return
JA R Joint A p plication R equirem ents
KM S K now ledge M an ag em en t System s
M FLO PS M illion o f FL oating O p eratio n s Per Second
M ICR M agnetic Ink C h aracter R egognition
M IS M an ag em en t In fo rm atio n S ystem s
M O D EM M o d u la tio n - D E M odulation
M R P M aterial R eq u irem en t P lanning
M SP M aterial - Selection - S oftw are
M SS M anagerial S upport S ystem s
M Y M M an ag in g Y our M oney
N O S N etw o rk O p eratin g S ystem s
O A S O ffice A u to m atio n S ystem s
O C R O ptical C h aracter R egognition
O L A P O nline A nalytical P rocessing
O O A D O bject O riented A n aly sis and D esign
O O D B O b ject-O rien ted D atabase
Trang 20C h ữ viết tắt Ý nghĩa
PCS Process Control Systems
PERT Program Evaluation and Review Technique
PRMS Partner Relationship Management Systems
RAD Rapid Application Development
RFID Radio Frequency IDentification
SA A S Software-as-a-Service
SCLC System Development Life Cycle
SCMS Supply Chain Management Systems
SIS Strategic Information Systems
SLA Service-Level Agreement
SQL Structured Query Language
STEP Strategies for Technology Enablement through People
SW OT Strength, Weakness, Opportunities, Threats
TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol TPS Transaction Processing Systems
UPC Universal Product Code
UPS United Parcel Service
V A N Value-Added Networks
VPN Virtual Private Networks
W YSIW YG What - Yó - See - Is - What - You - Get
XM L exten sib le Mafkup Language
Trang 21D ANH M Ụ C BẢNG
Bàna 1 -1 Đặc điểm các mức quản lý trong tổ chức 21
Bàng 1-2 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định 22
Bàng 2-1 HTTT gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ 47
Bảng 2-2 Phương pháp phân tích tiền dư 55
B ản’ 3 -1 Các loại hệ thống máy tính 72
Bảng 6-1 Giảm chi phí giao dịch thông qua giao dịch điện t ừ 163
Bảiụ 8-1 Đặc điềm cơ bàn cùa các loại hinh HTTT 193
B ản| 9-1 Sự khác nhau giữa HTTT quản lý với HTTT trợ giúp quyết đ ịn h 204
Bản’ 10-1 Ba mức cùa hệ thống thông tin tài c h ín h 226
Bản| 10-2 Dòng tiền của dự án đầu t ư 233
Bản» 10-3 Bảng phân tích tài chính doanh nghiệp 237
Bản> 11-1 Các hệ thống thông tin Marketing theo mức quản lý 251
Bảnị 14-1 Các chức năng quản trị chuỗi cung cấp và ứng dụng mySAP e-business software suite 326
Bàrụ 17-1 So sánh các chiến lược phát triển và mua sám các ứng dụng 375
Bản' 18-1 So sánh SDLC và JA D 408
Bảnị 19-1 Một số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin 427
Bàrụ 19-2 Tốc độ tăng trưởng nghề nghiệp HTTT (2006 đến 2 0 1 6 ) 436
Bản; 19-3 Mức lương trung binh của một số chức danh nghề nghiệp HTTT 7 ,7 436
Bàn; 19-4 Đặc trưng của dữ liệu, thông tin và tri thức 447
Bản; 20-1 Các giá trị đạo đ ứ c 466
Trang 22D A N H M Ụ C H ÌN H VẼ
Hình 1-1 D ữ liệu bán h àn g 10Hình 1-2 Thông tin tổng hợp hàng bán theo m ặt h à n g 11Hình 1-3 Thông tin tổng hợp hàng bán theo dại l ý 11Hình 1-4 C ấu trúc chung của m ột hệ th ố n g 15Hình 1-5 Các m ức quản lý trong m ột tổ c h ứ c 20Hình 1-6 Sơ đồ các đầu mối thông tin của doanh n g h iệp 23Hình 2-1 Các yếu tố cấu thành m ột hệ thống thông tin 28Hình 2-2 Ba m ô hình biểu diễn H T T T quản lý 36Hình 2-3 M ột hệ thống thông tin theo ba m ô h ìn h 40Hình 2-4 Phân loại H T T T theo phạm vi hoạt đ ộ n g 42Hình 2-5 Phân loại H T T T theo lĩnh vực hoạt đ ộ n g 44Hình 2-6 Phân loại H T T T theo m ục đích và đối tư ợng phục v ụ 45Hình 2-7 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực chức n ăn g 46Hỉnh 2-8 P hư ơng pháp phân tích điểm cân bằng chi p h í 55Hình 3-1 C ấu trúc logic của các m áy tính số 62Hình 3-2 Sừ dụng bàn phím làm thiết bị nhập liệu 63Hình 3-3 Sừ dụng hệ thống POS để quét dữ liệu vào hệ thống m áy
tính cùa siêu t h ị 64Hình 3-4 Sừ dụng hệ thống A TM để quét dữ liệu vào hệ thống m áy
tính của ngân h à n g 64Hình 3-5 C ông nghệ M IC R 65Hình 3-6 T hiết bị O C R để đọc văn bản, tài liệu và chuyển thành tệp
điện từ 66Hỉnh 3-7 M áy in tuần tự (Serial D ot M atrix Printer) 67Hình 3-8 M áy in dòng (Line P rinter) 67Hình 3-9 M áy in trang (Pagc P rin ter) 68Hỉnh 3-10 Kodak Im ageL ink DL 1000 M icrofilm 2 4 8 2 68Hình 3-11 M ột số thiết bị nhớ n g o ài 70
Trang 23Hình 3-12 M ột số loại m áy vi tín h 73Hình 3-13 M áy tính c ỡ v ừ a 74
I lình 3-14 M áy tính cỡ lớn (M ain fram e) 75Hình 3-15 Siêu m áy tín h 76Hinh 4 - 1 Sừ dụng Internet Explorer truy cập trang thông tin cùa C N N 86Hình 4-2 Sử dụng Y ahoo để gửi và nhận thư điện từ 86Hình 4-3 Sừ dụng M S -W o rd đề soạn thảo văn b ả n 87Hình 4-4 Lập mục lục tự động trong M S -W o rd 88Hình 4-5 M àn hình lựa chọn dạng thức lưu và chuyển tệp văn bản
trong M S -W o rd 89Hình 4-6 Sử dụng M S-E xcel để tính khấu hao T S C Đ 90Hình 4-7 Phân tích SC E N A R IO S M A N A G E R trong M S -E x cel 91Hình 4-8 K ết quả tổng hợp phân tích S C E N A R IO S M A N A G E R
trong M S -E x cel 91Hình 4-9 M àn hình lựa chọn d ạng thứ c lưu và chuyển b ảng tính trong
M S -E x c e l 92
Hình 4-10 Sử dụng M S P ow erP oint để chuẩn bị bài trình c h iếu 93Hình 4-11 M àn hình lựa chọn d ạng thức lưu và chuyển tệp trinh chiếu
trong M S -P o w erP o in t 94Hình 4-12 S ử dụng M S -O utlook để quản lý thông tin cá n h â n 95Hình 5-1 C ác khái niệm c ơ sở trong tổ chứ c d ữ liệ u 109Hình 5-2 M ầu biểu nhập phiếu nhập m ua hàng trong H T T T kế to á n 113Hình 5-3 T ran g m àn hình cho khách hàng nhập cấu hình L aptop của
Dell C o m p u ter 114Hình 5-4 Hệ thống PO S quét d ừ liệu bán hàng trong siêu th ị 115Hình 5-5 N gôn ngữ tự nhiên diễn đạt nhu cầu thông tin và ngôn ngữ
truy vấn tin có cấu trúc S Q L 116Hình 5-6 T ruy vấn vấn tin bàng Q B E tro n g M S- A c c e ss 116Hình 5-7 T ruy vấn vấn tin bằng SQ L trong M S- A c c e ss 117Hình 5-8 M àn hình thiết kế báo cáo bang R eport W izard trong M S-
A cccss 117
Trang 24Hình 5-9 Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đon h àng 118Hình 5-10 C ấu trúc dữ liệu kiểu phân cấp 119Hình 5-11 C ấu trúc dữ liệu kiểu m ạng 119Hỉnh 5-12 C ấu trúc dữ liệu kiểu quan h ệ 120Hình 5-13 Ví dụ về các chiều khác nhau cùa một C SD L đa c h iều 121Hình 5-14 Giao diện tạo bảng quan hệ mới trong M S -A ccess 123Hình 5-15 G iao diện thiết kế cấu trúc bảng dừ liệu D O N H A N G trong
M S-A ccess 124Hình 5-16 Đặc tả về mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu trong M S-
A ccess 125Hình 5-17 Q uy trình phát triển hệ thống quàn trị dữ liệu 126Hình 5-18 Mô hình dữ liệu mức ý niệm của hệ thống quàn lý đơn hàng 127Hỉnh 5-19 M ô hình dữ liệu logic cùa hệ thống quàn lý đon h àn g 128Hỉnh 5-20 Các quy tác chuẩn hóa cơ sờ dữ liệu 130Hình 5 - 2 1 Chuẩn hóa 1N F 131Hình 5-22 Chuẩn hóa 2N F 132
H ình 5-23 Chuẩn hóa 3N F 133Hình 5-24 Các CSD L tác nghiệp có thể phát triển trong M S-A C C ESS 134Hỉnh 5-25 C ơ sở dữ liệu phân tán thành phần 135Hình 5-26 C ơ sở dữ liệu sao lặp 136Hình 5-27 C ơ sở dữ liệu siêu phương tiện 137Hình 5-28 Các thành phần của m ột hệ thống thông tin dựa trên W eb 138
H ình 5-29 Các thành phần của D ata W arehouse 139Hình 5-30 Quy trình các bước trích rút tri thức kinh doanh từ D ata
W arehouse 141Hình 6-1 Các chức năng của một M O D E M 151Hình 6-2 M ạng đường tr ụ c 153Hình 6 - 3 M ạng v ò n g 153Hình 6-4 M ạng hình s a o 154
H ình 6-5 M ạng LAN chia sè các tài nguyên ch u n g 155
Trang 25H ình 6-6 ứ n g dụng Internet trong kinh d o a n h 162
H ình 7-1 Các hệ thống thông tin theo mức hỗ trợ ra quyết đ ịn h 171
H ình 7-2 M ô hình hệ thống xử lý giao d ịch 172Hình 7-3 C ác hoạt động cơ bàn của hệ thống xử lý giao d ịc h 173
H ình 7-4 Hệ th ố n g xử lý giao dịch P O S 174
H inh 7-5 Hệ thố n g xừ lý đơn hàng 179
H ình 7-6 Hệ thố n g xử lý giao dịch m ua h àng 180
H ình 8-1 Các nguồn đầu vào cùa H TTT quàn lý 184
H ình 8-2 Các hệ thống thông tin quản lý chuyên chức n ăn g 184
H ình 8-3 B iểu diễn thông tin đầu ra với tính năng siêu liên k ế t 189
H ình 8-4 M ối q uan hệ giữa các loại hình H TTT hỗ trợ lãnh đạo với
các H T T T k h á c 192
H ình 9-1 Các n h u cầu thông tin theo mức quản lý và cấu trúc của
quyết đ ịn h 203
H ình 10-1 M ô hình hệ thống thông tin tài ch ín h 223
H ình 10-2 Sơ đồ tính giá trị hiện tại ròng 234
H ình 10-3 Sơ đồ tính tỉ lệ hoàn vốn nội bộ IR R 234Hình 11-1 T ồng quan chung về mô hình lập kế hoạch quản trị M arketing 246
H ình 11-2 M ô hìn h hệ thống thông tin M arketing 248
H ình 12-1 Hệ thống thông tin với các quá trình sản xuất kinh doanl 275
H ỉnh 12-2 M ô hinh hệ thống thông tin sàn xuất kinh d o an h 276
H ình 12-3 Sơ đồ luồng vào ra mô hình E Q Q 281
H ình 12-4 Sơ đồ luồng vào ra m ô hình R eorder L e v e l 281I{ình 12-5 Sơ đồ luồng vào ra của hệ thống M R P 282
H ình 1 3 - 1 M ô hình hệ thống thông tin nguồn nhân lự c 295
H ình 14-1 K iến trúc các ứng dụng tích hợp trong doanh nghiệp 310
H ình 14-2 C ác ứng dụng thành phần trong hệ thống quản trị quan hệ
khách h àn g 313
H ình 14-3 K iến trúc hệ thống E R P 318
I lình 14-4 C ơ ch ế hoạt động của R F ID 324
Trang 26Hình 15-1 Mô hình thương mại điện từ hiện tạ i 333Hình 15-2 Đồ thị biểu diễn số lượng thiết bị kỹ thuật phục vụ thương
mại điện từ (đến tháng 12 năm 2006) 334Hỉnh 15-3 Các loại hình giao dịch điện tử 335Hình 15-4 Các ứng dụng mạng Internet trong kinh doanh và thương m ạ i 336Hình 16-1 C hu trình xử lý tài liệu 345Hình 16-2 Quy trinh trộn thư tín 350Hình 16-3 Hệ thống chế bàn điện tử 350Hình 16-4 Hệ thống thư điện thoại 356Hình 18-ỉ Tích hợp các yểu tố đàm bào thành công cá nhân thành các
yếu tố đảm bảo thành công cùa tổ chức 407Hình 1 8 - 2 Q uá trình làm bàn m ẫ u 411Hình 19-1 Sơ đồ liên kết các chức năng quàn trị nguồn lực thông t i n 426Hình 19-2 Các chức năng quản trị m ột tồ chức doanh ng h iệp 430Hình 19-3 Mô hình STEP - Strategies for Technology Enablement through
People 431Hình 19-4 Sơ đồ tổ chức cùa bộ phận chức năng quàn trị H T T T 432Hình 19-5 Tỷ lệ % thời lượng trung bình của nhân v iê n 437
sử dụng phần mềm vãn phòng 437Hỉnh 19-6 ứ n g dụng công nghệ thông tin tăng cường năng lực chuỗi
giá trị 440Hình 19-7 Phân tích chi phí và lợi ích đối với ứng dụng công nghệ
thông tin 441Hình 19-8 Ba cấp đầu tư cùa các hệ thống kinh tế xã hội 442Hình 19-9 Quy trình các bước lập kế hoạch các dự án công nghệ
thông tin trong tổ chức doanh nghiệp 443Hình 19-10 Sáu mức độ hiểu biết 444Hình 19-11 Các khái niệm liên quan đến tri thứ c 446Hình 19-12 Quán trị tri thứ c 447
Trang 27LỜI NÓI Đ À U
G iáo trinh Hệ thống thông tin quàn lý là m ột trong nhữ ng giáo trình trọng diêm cùa trường Dại học Kinh tế Q uốc dân, chào m ừ ng kỷ niệm 55 năm ngày thành lập trường G iáo trình được biên soạn đổ phục vụ nhu câu học tập và nghiên cứu của sinh viên khối ngành Kinh tế và Q uàn trị kinh doanh, trong đó có ngành Hệ thống thông tin quàn lý
T rong thời đại ngày nay, các hệ thống thông tin dựa trên công nghệ thông tin và truyền thông đã và đang là m ột nguồn lực chiến lược cùa mọi loại hình tổ chức doanh nghiệp, đảm bào cho sự tồn tại, phát triển bền vững
và khả năng cạnh tranh trong xu thế toàn cầu hoá V iệc trang bị nhữ ng kiến thức cơ bàn và toàn diện về hệ thống thông tin quàn lý cho sinh viên khối ngành Kinh tế và Q uản trị kinh doanh là m ột điều hết sức cần thiết
G iáo trình Hệ thong thông tin quàn lý được biên soạn bời tập thể tác già cùa trư ờng Đại học K inh tế quốc dân: TS T rần Thị Song M inh (chù biên), TS T rương Văn T ú và TS Cao Đình Thi G iáo trình không chi là một học liệu cần thiết cho sinh viên và học viên cao học m à còn là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quàn lý và các đối tư ợng quan tâm khác
G iáo trình Hệ thống thông tin quàn lý được kết cấu thành sáu phần với hai m ươi chương Đ ầu mỗi chương có tóm tắt nội dung và m ục đích nghiên cứu C uối m ỗi chương có phần từ khóa, câu hỏi ôn tập, bài tập và tài liệu tham khảo cùa chương
T rình tự và nội dung các phần của giáo trình được xây dự ng căn cứ trên các quan điềm sau đây:
/ Tiếp cận lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý một cách có hệ thống:
xuất phát từ nhu cầu thông tin, tim hiểu về các loại hình hệ thống thông tin (H T T T ) và các công nghệ thông tin cần thiết đê đáp ứng nhu cầu thông tin, xác định những loại hình hệ thống thông tin điền hình có thể sử dụng để nâng cao năng lực quản lý và kinh doanh cùa doanh nghiệp, nghiên cứu các giải pháp m ua sắm và triển khai các H TTT và cách thức quản trị các H T T T như m ột nguồn lực chiến lược của tồ chức
Trang 282 Tiếp cận lĩnh vực hệ thống thông Un quàn lý dưới góc độ quàn ìý và quán trị kinh doanh thay vì góc độ công nghệ: giáo trình đề cập đến những kiến thức nền tàng nhất về C N T T và ứng dụng C N T T dành cho người làm công tác quản lý và quản trị kinh doanh, nhằm trả lời các câu hỏi: Có những loại hình H T T T nào? K hả năng hỗ trợ của các H T T T đối với các các nhà quản lý và điều hành trong quá trinh ra quyết định đến đâu? C ách thức lựa chọn, triển khai và quản trị các H T T T như thế nào?
Theo quan điểm này, phần A trình bày các khái niệm cơ sờ về hệ thống thông tin và vai trò cùa hệ thống thông tin trong tổ chức Phần B tập trung giới thiệu các công nghệ m áy tính và truyền thông sử dụng trong các hệ thống thông tin Phần c giới thiệu các loại hình hệ thống thông tin hỗ trợ các mức quàn lý khác nhau trong tổ chức; Phần D giới thiệu về các IIT T T tích hợp ứng dụng trong kinh doanh của tồ chức; Phan E đề cập tồng quan về quy trình m ua sam và phát triển các ứng dụng C N TT; Phan F nghiên cứu vấn đề quản trị các nguồn lực thông tin trong tổ chức
Phần A gồm hai chương C hư ơng 1 đề cập đến thông tin quản lý trong
tổ chức C hư ơng 2 trình bày tổng quan chung về các hệ thống thông tin và giới thiệu các loại hình hệ thống thông tin khác nhau ứng dụng trong việc nâng cao năng lực hoạt động cùa các tổ chức doanh nghiệp
Phần B gồm bốn chương C hư ơng 3 trình bày những nội dung cơ bàn nhất về phần cứng củ a m áy tính điện tử, thực hiện phân loại các hệ thống
m áy tính và xem xét các yếu tố cần đánh giá khi m ua sắm phần cứng Chương 4 giới thiệu những nội dung cơ bản nhất về phần mềm của m áy tính điện từ, phân loại phần m ềm và xem xét các yếu tố cần đánh giá khi m ua sắm phần m ềm C hư ơng 5 trình bày tổng quan về quản trị cơ sờ dữ liệu và xem xét các kỹ thuật hiện đại ứng dụng trong quản trị các nguồn dữ liệu Chương 6 trình bày các khái niệm cơ bản về viễn thông và các m ạng truyền thông, đặc biệt m ạng Internet và khả năng ứng dụng m ạng này trong kinh doanh và thư ơng m ại điện tử
Phần c gồm ba ch ư ơ n g C h ư ơ n g 7 trìn h bày về hệ th ống x ử lý giao dịch , hệ th ống nền tản g cung cấp d ừ liệu đ ầu vào cho tất cả các H T T T hỗ trợ quản lý và ra q u y ết định khác C h ư ơ n g 8 giới th iệ u tổ n g q uan về hộ
th ống thông tin quán lý C h ư ơ n g 9 đề cập đ ến loại hình hộ th ống hỗ trợ
ra quyết định
Trang 29Phần D gồm tám chươ ng C hư ơ ng 10 trình bày về hộ th ống thông tin tài chính và giới thiệu m ộ t số phần m ềm quản lý tài chính C h ư ơ n g 11 trình bày về hệ thống thông tin M arketing và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và truyền th ông trong việc nâng cao năng lực quản lý M ark etin g và quản trị quan hệ khách hàng C hư ơ ng 12 giới thiệu tổng q uan về hệ thống thông tin sàn xuất kinh doanh và các phân hộ thông tin điển hình hỗ trợ doanh nghiệp trong phân phối và hoạch định các nguồn lực sản xuất C hư ơng 13
đề cập đến hộ thống th ông tin nguồn nhân lực và các phân hệ th ông tin điển hình hỗ trợ d oanh nghiệp trong quàn trị tổng thể nguồn nhân lực cùa tồ chức C hư ơng 14 giới thiệu hệ thống th ông tin tự độ n g h óa văn phòng ứng dụng trong các tô chức C hư ơ ng 15 giới thiệu về các hệ th ố n g thông tin tích hợp trong kinh doanh C h ư ơ n g 16 đề cập đến các hệ th ống th ư ơ n g mại điện
từ trong kinh doanh
Phần E gồm hai chươ ng: C hư ơ ng 17 giới thiệu quy trình triển khai các ứng dụng C N T T và chư ơ n g 18 đề cập tổng quan về phát triển hệ thống thông tin có cấu trúc
Phần F gồm hai chương: C hư ơng 19 giới thiệu tổng quan về quản trị các nguồn lực hệ thống thông tin trong tổ chức và chươ ng 20 đề cập đến vấn
đề an toàn hệ thống thông tin và các khía cạnh đạo đức, x ã hội liên quan
G iáo trình Hệ thống thông tin quản lý bao quát tư ơ ng đối rộng và đầy
đủ các vấn đề liên quan đ ến hệ th ống th ô n g tin, nên có thể sử dụng được cho nhiều chươ ng trình giảng dạy khác nhau T uy nhiên, để khai thác hiệu quả giáo trình phục vụ nhu cầu giảng dạy m ôn Hệ thống thông tin quàn lý, cần xác định rõ m ục đích, đối tư ợ ng và thời lượng d ành cho m ôn học để xây
dự ng chươ ng trình giảng d ạy cho phù hợp Sau đây là m ột số đề xuất về cách sử dụng giáo trình dự a trên kinh nghiệm giảng dạy m ôn Hệ thống thông tin quản lý trong nhiều năm qua cho các bậc đào tạo khác nhau, các đối tư ợng khác nhau và với nhữ ng thời lư ợng khác nhau:
- Phần A và phần B m ang tính chất nền tảng về C N T T nên với những đối tư ợng đã có kiến thứ c tư ơng đối về C N T T thì chỉ cần sử dụng các phần này như tài liệu đọc thêm T uy nhicn, đối với nhữ n g đối tượng không chuyên thì cần có hình thức phù hợp để kiểm tra kiến thứ c nhữ ng phần này;
- Phần c và D đề cập đến các loại hình H T T T ứng dụ n g trong tồ chức
Trang 30doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực hoạt động kinh doanh và quản lý là hêt sức cần thiết và quan trọng đối với cả người đã có kinh nghiệm làm việc cũng như những sinh viên đang học đại học.
- Phần E với chủ đề về phát triển HTTT cần thiết cho tất cả các đối tượng trong và ngoài ngành Tuy nhiên, các sinh viên chuyên ngành hệ thống thôn tin quàn lý cần tìm đọc thêm thông tin về các vấn đề được đề cập trong phần này;
- Phần F trình bày về vấn đề quản trị các nguồn lực hệ thống thông tin, bao gồm cà vấn đề an toàn HTTT, cần thiết cho cà người sừ dụng H TTT và người phát triển HTTT Trong nền kinh tế mới, đây là những kiến thức thực
sự cần thiết đối với các nhà quản lý
Giáo trinh được hoàn thành với sự tham gia cụ thể cùa các tác giả như sau:
C hương I : TS Trần Thị Song M inh, TS Trương Văn Tú;
C hương 2: TS Trần Thị Song M inh, TS Trương Văn Tú;
C hương 3: TS Trần Thị Song M inh;
C hương 4: TS Trần Thị Song M inh;
C hương 5: TS Trần Thị Song M inh, TS Cao Đình Thi;
C hương 6, 7, 8: TS Trần Thị Song Minh;
C huơng 9: TS Cao Đình Thi;
C hương 10, 11, 12, 13, 14: TS Trần Thị Song M inh;
C hương 15: TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song M inh;
C hương 16, 17, 18: TS Trần Thị Song M inh;
C hương 19: TS Trương Văn Tú;
C hương 20: TS Trần Thị Song M inh, TS T rương Văn Tú
Trong quá trình biên soạn giáo trình, tập thể tác giả nhận được sự quan tâm và cổ vũ rất lớn từ phía Ban G iám hiệu và Phòng Q uàn lý đào tạo trường Đại học Kinh tế Quốc dân, sự đóng góp ý kiến quý báu của Hội đồng phàn biện, Hội đồng khoa học và đào tạo Khoa Tin học kinh tế cùng các đổng nghiệp trong Khoa Tin học kinh tế trường Đại học Kinh tế Quốc dân Tập thê tác giả xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới các đồng nghiệp trong và ngoài trường đã cung cấp tài liệu và có những đóng góp thiết thực cho giáo trình
Trang 31M ặc dù đã cố gắng tham khào nhiều nguồn tài liệu khác nhau và đúc rút kinh nghiệm chuyên m ôn từ các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu và tư vấn, nhưng giáo trình khó tránh khỏi thiếu sót Rất m ong nhận được ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, sinh viên và độc giả để giáo trình ngày càng được cải tiến và hoàn thiện hơn.
T hư góp ý xin gửi về K hoa Tin học kinh tế hoặc N hà xuất bản Đại học Kinh tế Q uốc dân, 207 D ường Giái phóng, quận Hai Bà T rưng, Hà Nội
Hà Nội, (háng 10 năm 2012
C ác tác giả
Trang 33PHÀN A NHỬNG KHÁI NIỆM c ơ SỞ VÈ
HỆ THÓNG THÔNG TIN
Phần A đề cập đến những khái niệm cơ bản nhất về thông tin và hệ thống thông tin (HTTT) trong các tổ chức Phần này được kết cấu thành hai chương:
C h ư ơ n g 1: T h ô n g tin quản lý tro n g các tổ chứ c đề cập đến khái niệm thông tin và tổ chức.
C h ư ơ n g 2: H ệ th ốn g thông tin tron g các tổ ch ứ c giới thiệu tồng quan và phân loại các HTTT dựa trên máy tính; đề cập đến vai trò và hiệu quà của HTTT trong hoạt động kinh doanh và quản lý của tổ chức.
Trang 351 C ó hiểu biết cơ bản về các khái niệm : dữ liệu, th ông tin và tri thức.
2 Xác định đư ợc các p hân hệ của m ột tổ chức dưới góc độ q uàn lý
3 C ó kiến thức về các m ức quàn lý trong m ột tổ chứ c và nhu cầu thông tin hỗ trọ qu á trình ra quyết định cùa mỗi m ức
4 X ác định đư ợ c các đầu mối thông tin của m ột doanh nghiệp
T rong mọi loại hình tổ chức, thông tin quàn lý đ ó n g vai trò rất quantrọng đối với hiệu q uả cùa các quyết định quàn lý hoạt độ n g sản xuất kinh doanh B ằng cách ứ ng d ụ n g công nghệ thông tin, tổ chứ c có thể có được nhữ ng thông tin quàn lý đúng loại, theo dũng dạng vào đ ú n g thời điểm phục
vụ q uá trình ra quyết đ ịn h ở tất cả các m ức: chiến lược, chiến th u ật v à tác nghiệp T rong phần này, chúng ta sẽ xem xét khái niệm th ô n g tin quản lý và vai trò cùa th ông tin quản lý đối với các tổ chức
1.1 T H Ô N G T IN D Ư Ớ I G Ó C Đ ộ Q U Ả N LÝ
B ất cứ m ột nhà quản lý nào, trong bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải hiêu rằng th ông tin là m ột trong nhữ ng nguồn lực có giá trị và q uan trọng nhất cù a m ỗi tổ chức M ặc dù vậy, khái niệm thông tin v ẫn th ư ờ n g bị dùng lẫn lộn với khái niệm dữ liệu Dẻ hiểu đúng về các khái niệm này, ch ú n g ta
sẽ xem xét nhữ ng nội dung cơ bán của mỗi khái niệm trong phần sau đây
Trang 361.1.1 T hông tin và dữ liệu
D ữ liệu (Data) là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng
vật lý hoặc các giao dịch kinh doanh Cụ thể hơn, dữ liệu là những phàn ánh khách quan về thuộc tính (đặc điềm ) cùa các thực thể như người, dịa đicm , hoặc các sự kiện Dữ liệu có thể ở dạng số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa m ang tải giá trị thông tin Khi các yếu tố này đuợc tổ chức hoặc sáp xếp theo một cách có nghĩa thì chúng trờ thành thông tin H ình 1-1
mô tả một bảng dữ liệu trong hệ thống thông tin (I ITTT) quản lý bán hàng
Hình 1-1 Dữ liệu bán hàng.
T hông tin (Inform ation) là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một
cách sao cho chúng m ang lại m ột giá trị gia tăng so với giá trị vốn có cùa bàn thân các dữ kiện đó Đe tổ chức dừ liệu thành thông tin có ích v à có giá trị, người ta phải sừ dụng các quy tắc và các mối quan hộ giữa các dữ liệu Kiểu của thông tin được tạo ra phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các dữ liệu hiện có T hông tin trên các báo cáo tồng hợp hàng bán theo mã hàng (Hình 1-2) hoặc theo đại lý (H ình 1-3) có thể được coi như thông tin qua quá trình
x ử lý cùa H TTT quàn lý bán hàng
Trang 37BÀO CÁO BÁN HÀNG THEO MẠT HÀNG
3 500 Máy giật LG T2 _ _ — _ — _ _ . 22 198 000 000,00
Tổng cộng: 61 620 0 0 0.00 0.oc Hình 1-2 Thông tin tổng hợp hàng bán theo mặt hàng
BÁO CÁO BÁN HÀNG THEO ĐẠI LÝ
V iệc biến đổi dữ liệu thành thông tin thực sự là m ột quá trình, một tập
hợp các công việc có quan hệ logic với nhau để đạt được m ột kết quả đầu ra
m ong m uốn Q uá trình định nghĩa mối quan hệ giữ a các dữ liệu phải :ần đến tri thức Tri thức (K now ledge) chính là nội dung cùa các quy tắc, các
hư ớng dẫn và các thủ tục được sử dụng để chọn, tổ chức và xừ lý dữ liệu sao cho phù họfp với m ột công việc cụ thể V iệc lựa chọn hoặc bò chọn các yếu tố dự a trên sự liên quan của chúng đối với các công việc cụ thể cùng
phụ thuộc vào kiểu tri thức được sử dụng trong quá trình bicn đổi dữ Kệu
thành thông tin C ó thể nói thông tin là những dữ liệu được chuyển đổi thành dạng có giá trị sừ dụng hơn thông qua việc ứ ng dụng tri thức
Q uá trình xừ lý dữ liệu có thổ được thực hiện thủ công hoặc tự dòng với sự trợ giúp cùa máy tính Đ iều quan trọng không phải là vấn đề dữ liệu
có nguồn gốc từ đâu hay chúng được xử lý bằng cách nào, m à quan trọng là kết quà xứ lý các dữ liệu dó có hữu ích và có giá trị sừ dụng hay không.Thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cẩn hoặc có ý m uốn (hng vào việc ra quyết định quán lý của m ình được gọi là thông tin quán lý Như
Trang 38vậy có thổ hiểu thông tin quản lý là những dữ liệu có ích đã được lựa chọn,
tổ chức và xử lý theo m ột cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn Tất cà các tổ chức đều cần thông tin phục vụ các m ục đích khác nhau:
- Lập kế hoạch. Dẻ lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết
về các nguồn lực hiện có Trcn thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân bổ các nguồn lực vốn dĩ hạn hẹp hiện có và trong ngữ cành này thõng tin được cần đến hồ trợ quá trinh ra quyết định
- Kiếm soái. M ột khi kế hoạch đã được triền khai, cần kiềm soát kết quả thưc hiện kế hoạch đó trcn thực tế Thông tin được cần đến để đánh giá xem kẻ hoạch có được thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường -.rước Trên cơ sở thông tin kiểm soát, có thể thực hiện các điều chinh cần thiết
- Ghi nhận các giao dịch. V iệc thu thập thông tin về từng giao địch hoặc sự kiện là cần thiết vì nhiều lý do khác nhau: thông tin có giá trị như
m ột minh chứng, vì yêu cầu m ang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm soát
- Đo lường năng lực. Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận cho phép đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp
- H ỗ trợ ra quyết định. Với sự trợ giúp của các thông tin có chất
lượng, người làm công tác quản lý có cơ hội để ra những quyết định hiệu quả và đúng đẳn
Trong ngữ cảnh cùa m ột tổ chức doanh nghiệp, trên cơ sờ phân tích thông tin thu được qua quá trình xử lý thông tin, người ta có thề tạo ra tr i
th ứ c kinh d o a n h (B usiness In tcllig cn cc) - đó là nhũng tri thức và hiểu biết
về các khách hàng, đối thù cạnh tranh, đối tác kinh doanh, môi trường cạnh tranh và về bản thân hoạt động cùa doanh nghiệp Tri thức kinh doanh giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả, quan trọng và thường m ang tầm chiến lược N ó cho phcp doanh nghiệp trích rút ra được ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm thực hiện các bước đi m ang tính sáng tạo và m ạnh
mẽ, nhàm tạo ra ưu thế cạnh tranh
Trang 39- Tính đầy đừ. Thông tin đầy đù là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng M ột báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không đề cập đên tất cả các chi phí liên quan.
- Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị m à nó m ang lại cao hơn chi phí tạo ra nó
- Tính mềm dèo\ T hông tin được coi là có tính m ềm dẻo khi nó có thể được sừ dụng cho nhiều m ục đích khác nhau, ví dụ thông tin về hàng tồn kho có the được sừ dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời cũng có giá trị sừ dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính
- Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố
N ó có thổ phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thê phụ thuộc vào nguồn gốc cùa thông tin
- Tinh phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất quan trọng, thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tư ợng nhận tin, có
m ang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không
- Tính đơn giàn\ Thông tin đến tay người sừ dụng cần ở dạng đom
giản, không quá phức tạp N hiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng trong việc lựa chọn thông tin
- Tính kịp thời: T hông tin được coi là kịp thời khi nó đến với người
sử dụng vào đúng thời điểm cần thiết
- Tính kiếm tra được: Đó là thông tin cho phcp người ta kiểm định để chắc chắn ràng nó hoàn toàn chính xác (bàng cách kiềm tra nhiều nguồn cho cùng m ột thông tin)
- Tính d ễ khai thác: Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối
với những người sử dụng có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điềm m à họ cần
Trang 40- Tính an toàn'. Thông tin cần được bảo vệ truớc những người sử dụng không có thẩm quyền.
Các tính chất này cũng làm cho thông tin trở nên có giá trị hơn nhiều đối với tổ chức Với thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đù có thể dẫn đến những quyết định không hiệu quà, gây thiệt hại cho tổ chức rất nhiều về tiền bạc, hoặc một dự báo sai về cầu trong tương lai đối với m ột sản phẩm
có thể dẫn đến việc tiêu tốn rất nhiều tiền của để đầu tư vào m ột nhà m áy mới m à lại không được đưa vào khai thác Ngoài ra, nếu thông tin không đurợc cung cấp đúng lúc hay thông tin quá phức tạp cũng đều ít cỏ giá trị sử dụng đối với tổ chức
Trong những ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích cùa thông tin được đánh giá theo những cách khác nhau căn cứ trên giá trị của những thuộc tính trên Ví dụ, đối với dữ liệu về nghiên cứu thị trường thì m ột chút thiếu chính xác hoặc thiếu đồng bộ có thể chấp nhận được, nhưng tính kịp thời lại là hết sức cần thiết Thông tin loại này có tác dụng cành báo tổ chức về khả năng đối thủ cạnh tranh đang chuẩn bị thực hiện việc giảm giá và giá đư ợ c giảm
cụ thể là bao nhiêu, lúc này việc cảnh báo trước cho tổ chức để lập kế hoạch đối phó là quan trọng hơn cả N gược lại, tính chính xác, tính kiểm tra được
và tính đầy đủ lại là những thuộc tính hết sức cơ bản cùa thông tin được sử dụng trong hạch toán kế toán việc sử dụng các tài sản của tổ chức như tiền
m ặt, hàng tồn kho hay tài sản cố định
1.1.3 Giá trị của thông tin
Giá trị của thông tin được thể hiện ở chỗ: T hông tin đó giúp các nhà quàn lý đạt được m ục tiêu của tổ chức như thế nào G iá trị của th ông tin có thể đo được thông qua thời gian cần để ra m ột quyết định hoặc thông qua lợi nhuận tăng thêm cho tổ chức Các thông tin có giá trị cũng giúp các nhà quản lý ra quyết định có nên đầu tư cho H TTT và công nghệ thông tin hay không M ột hệ thống đặt hàng tự động có thể đòi hỏi m ột chi phí lên tới 30000$, nhưng nó có thể m ang lại m ột lợi ích đạt tới 50000$, như vậy giá trị gia tăng do hệ thống m ang lại là 20000$
1.2 TỎ C H Ứ C DƯỚI GÓC Đ ộ Q UẢN LÝ
M ỗi tổ chức là m ột hệ thống bao gồm các yếu tố cơ bàn như con người, cấu trúc điều hành và các quy trình nghiệp vụ cùng các chính sách để