Giáo trình tin học đại cương phần 2 đỗ thanh mai

LỢI ÍCH CỦA GAME ONLINE1 .Giải trí, giảm Stress 2.. C hèn ngày tháng và thời gian với định dạng bất kỳ vảò tất cả oáCiSlide Bài 3:... 1.Giải trí, giảm Stress2.. Chỉn ngăy thâng vă thời g

C H Ư Ơ N G I II M I C R O S O F T P O W E R P O I N T

C ln rơ n g n ày trình bày nội dung về M ic ro s o ft PowerPoint C ách thức

để tạo ra m ộ t slide trình chiếu, bao g ồ m k h ả n ă n g sáng tạo, chỉnh sửa, tạo các m ẫ u trìn h ch iế u k h á c n h au v à x ác định cách hiệu quả n h ất đê sù dụng

m ộ t bài trìn h chiếu

G ia o d iệ n h o à n to à n m ớ i so với phiên b ản trước đó, Pow e rP oint

2013 bổ s u n g n h iề u c ô n g cụ giú p ng ư ờ i d ù n g tạo bài th u y ế t trình ân

tư ợ n g hơn, hỗ trợ n h iề u chủ đề và các biến thể, ch o p h ép c h èn vãn ban, hình anh v à v id e o từ n h iề u n g u ồ n khác nhau

Bên c ạ n h đó P o w e rP o in t 2013 hỗ trợ th ê m n h iề u ch ú đề ơ n h iề u lĩnh vực khác n h au như: B u s sin es s (kinh doan h ), E d u c a tio n (giáo dục),

C a le n d ar (lịch) và các c h ù đề này sẽ đư ợc thay đồi, gợi ý tuỳ theo mốc thời gian (nếu m á y tín h c ủ a ng ư ờ i d ù n g có Internet)

3.1.1 K h ở i độn g M icrosoft Pow erP oint

* Khơi dọ n g ứ n g dụng

C ó n h iề u c á c h đê khởi đ ộ n g c h ư ơ n g trình P o w e rP o in t 2013, tuỳ vào

m ục đích s ử d ụ n g và sớ thích người d ù n g có thề sử d ụ n g m ộ t trong cách cách sau:

+ B ấm đú p v à o biểu tư ợ n g M i c r o s o f t P o w e r P o i n t 2013 trên

3.1.3 Cách lư u tệp tin lên đĩa (Save)

Đê lưu tệp tin lại người dùng thực hiện n h ư sau:

+ C h ọ n C o m p u t e r , b ấm nút B r o w s e c h ọ n nơi cần lu u trữ, n h ậ p tên

và bâm S a v e đề lưu file v ào m á y tính

88

+ C h ọ n O n e D r i v e : cho p h é p lư u tài liệu lên đám m â y đê có thê tiếp tục sứ d ụ n g tài liệu ở bất cứ đ âu và bất cứ khi nào người dùng muốn.

I ll'll ý:

- T ro n g t r ư ờ n g hợ p tệp tin đà được lưu với m ột tên nào đó khi người

dù n g tiến h à n h lưu, m á y tính sẽ k h ô n g hoi vị trí và tên file cần đặt nữa,

mà m á y sẽ tlụrc hiện lưu lại n h ữ n g cặp nhật mới cho tệp till

- N e u tệp tin dà đư ợc lư u m à m u ố n lưu lại với m ộ t tên khác hoặc đặt tại vị trí khác thi người dù n g v à o F ile/S a v e As rồi tiến hành n h ư các cácli trên

T h ự c liiện th e o m ộ t trouai các cách sau:

+ T rê n the H o m e / S l i d e s / N e w Slide

T ro n g cá c h n ày n ế u ng ư ờ i d ù n g bấm chuột trực tiếp vào biếu tư ợ n g

N e w Slide thỉ sẽ thêm m ớ i 1 slide m ới với bố cục c h o sẵn của PowerPoin t

N e u m u ố n c h ọ n các bố cục k h á c cho slide, người dùng sẽ bấm ch ọ n vào m ũi tên bên c ạn h N e w Slide đè chọn L ayout p h ù hợp

89

LỢI ÍCH CỦA GAME ONLINE

1 Giải trí, giảm Stress

2 Kích thích khả nảng tư duy

3 Gia tăng vẻ chất xám, ghi nhớ,

1Ỉ&TAC HẠI CỦA GAME ONLINE

• ĩốn thời gian, tốn tiền

• Đău óc mê muội, áo tường,

• Đạo đức xuông cấp

Y c u c ầ u :

1 T ạ o 3 slide th e o m ẫ u trên v à ch ọ n m àu nền phù hợp

2 T h iế t k ế h iệ u ú n g ch o tất cả các đối tượng v à ch u y ển slide

3 T ạ o liên kết từ S lide 1 về S lid e 3 và n g ư ợ c lại

Bài 2:

Y ê u c ầ u :

1 T ạ o 3 slide th e o m ẫ u và c h ọ n m à u nền phù hợp

2 1 ạo hiẹu ư n g ch o các dối tư ợ n g va hiệu ứng chuyên slide

3 C hèn ngày tháng và thời gian với định dạng bất kỳ vảò tất cả oáCiSlide Bài 3:

Y êu cầu:

1 T ạo 3 slide theo m ẫu trên v à c h ọ n m à u n ền p h ù hợ p

2 T hiết kế h iệ u ứ n g cho tất cá các đối tư ợ n g v à ch u y ê n slide

3 C h èn n ú t A ctio n Button: M o v ie tại slide 1 v à liên kết tới 1 đoạn video bất kỳ

• N ụ lic nplui*|> N hạc 'I M tilui Hui

• Thò K»0I N học tióu clu cu ulityc do

Y êu cầu:

1 T ạo 3 slide theo m ẫ u và chọn m à u n ề n p h ù hợp

2 Tạo hiệu ứ n g cho các đối tư ọ n g và h iệ u ứ n g c h u y ể n Slide

3 T h ô n g qua bức ảnh tại S lide 1 liên kết tới địa chi trang web:

• l.á I1KH tronj* a ln n iạ Iigõi sao the ky ' 0 11 én hull vự c ca klm c Iliẽ g iãi

1 Tạo 3 slide theo m ẫ u và chọn m à u n ề n p h ù hợ p

2 Tạo hiệu ứ n g cho các đối tư ợ n g v à hiệu ứ n g ch u y ể n slide

3 Đ án h số trang cho tất cà các slide

r Sự u ghtíp

Y ; I | | | | SÌÌIIIỈ I.K Ọ lUH O I Yit.'l N.IÌI1

101

* Đ ặt màu nền cho Slide

N g ư ờ i dù n g có th ể th a y đồi m à u h ìn h nền cùa m ộ t slide hay tất cá các slide trong bài th u y ế t trình N h u n g h ãy cân th ậ n khi ch ọ n m à u nền

h o ặc m à u c h ữ vi nó có thế k h iế n ch o v ă n bản trở n ê n k h ó đọc

Việc thay đổi hỉnh nền chi có tác d ụ n g lên m à u hình nền m à không

th a y đối th iết kế của m ẫ u đ a n g sử dụng N e u m u ố n loại bo m ẫ u thiết kế,

n g u ờ i dù n g phải thiết lập lại bài th u y ế t trinh trở về d ạn g g ố c m ặc định (B la n k design)

T h ự c hiện theo m ộ t tr o n g các cá c h sau đê đặt m à u n ề n cho slide:

+ T ro n g the D e s i g n / B a c k g r o u n d / B a c k g r o u n d Style

+ B ấm c huột phái v ào k h u vực trố n g cua slide, rồi chọn F o rm a t

b a c k g r o u n d (hình 3.6).

H ình 3.6 G iao diện F orm at b ackground

Khi đ ó m ộ t Panel b ên phái xuất hiện bao gồm:

• N o Fill: K h ô n g m à u nền

• S olid Fill: M à u n ề n đ ồ n g nhất

• G rad ien t Fill: M à u n ền biến đôi

• Picture or T ex tu re fill: N ền là hình ánh h o ặc d ạ n g có kểt cấu

• Pattern: N en là các m ẫ u nền

• T rên ô C o lo r c h ọ n màu

• T rên ô T ra n sp a re n c y : C h ọ n độ đ ậ m n h ạt của màu

•

Đẻ đặt m ẫ u nền th iế t kế ch o Slide ngirời dù n g tlụrc hiện n h ư sau:

m ẫ u nền đó sẽ áp dụ n g c h o tất cá các slide trong bài th u y ế t trình

92

Bước 2 : C h ọ n the D e s i g n / T h e m e , chọn m ẫ u T h e m e cần đặt.

Luu V T h e m e đầu tiên có tên là O ffic e th e m e chính là nền mặc

địn h m à u trắn g khi tạo file P o w e rP o in t trống D o v ậ y đê không áp dụng

T h e m e cho bài th uyết trinh nữa n g ư ờ i d ù n g c h ọ n lại T h e m e đẩu tiên

3.3 C h è n c á c đối t u ọ n g v à o S lid c

3.3.1 C hèn h ìn h ủnli, bảrtỊỊ biểu, ăm th a n h , video vào Slỉde

C h è n hìn h ánh: Tại T a b I N S F R T (hình 3.7) bấm vào P i c t u r e và

dẫn tới th ư m ụ c ch ứ a hình ánh của ng ư ờ i dùng

N g o ài ra tro n g P o w e rP o in t 2013, cho p h é p c h è n cả m ộ t album hìn h

v ào trong trình ch iế u b ằn g cá c h b ấm v ào nút “ P h o to A l b u m ”

thư m ụ c c h ứ a tệp tin A udio

C hè n V id e o on lin e tìr các trang w eb thì b ấm cliọn vào nút " O n l i n e

Tỉm đến nh ó m A c ti o n B u t to n

+ T ro n g n hóm n à y chứ a các nút th ự c liiện m ộ t chứ c n ăn g n à o đó khi trình chiếu, n h ấn chọn nút nào thi c h ứ c n ăn g c ủ a nút đó sẽ đ ư ợ c kích hoạt

- Đ ê chèn nút âm thanh vào bài th u y ế t trình: T ro n g n h ó m A c tio n

B u t t o n c h ọ n biểu tư ợ n g E 0 sau đó vẽ nút đó lên vị trí cần đặt trên bài

th uyết trình

- H ộp thoại A c ti o n S e tti n g x u ất hiện, trong m ụ c H y p e r l i n k to người dù n g chọn phần O t h c r file và tỉm đến file âm thanh cần chèn, sau đó n h ấn chọn O K

C hèn m ovie

- Đ e chèn nút M o v i e vào bài th u y ết trìn h n g ư ờ i dù n g c ũ n g thực hiện

tư ơ n g tự n h u chèn S o u n d T ro n g n h ó m A c ti o n B u t t o n cliọn biêu tư ợ n g

©

- H ộ p thoại A c ti o n S e t t i n g x u ấ t hiện, tro n g m ụ c H y p e r l i n k to chọn

p hân O t h e r f i l e v à tìm đến file M o v i e cần chèn, sau đó n h ấn ch ọ n OK

3.3.3 Chèn Sm artA rt, biếu đồ, chù' n gh ệ thuật

C h è n S m a r t A r t : Tại T a b I N S E R T / I l l u s t r a t i o n s / S m a r t A r t , xuất hiện h ộ p thoại C h o o s e a S m artA rt G ra p h ic n g ư ờ i d ù n g ch ọ n m ẫ u cần

3.4 D ặ t các liiệu ÚTỈỊỊ cho đ ồ i tư ợng

H iệu ứ ng chuyên tiếp g iữ a các Slide

M ặ c định sau khi hết m ộ t Slide, thỉ trình chiếu sẽ ch u y ể n sang Slide

kê tiếp và h iệ u ứ n g ch u y ề n tiếp thì k h ô n g có gì đế nói Đ e thay đổi hiệu

ứ ng ch u y ê n tiếp n à y cho bat m a t hơn, ng ư ờ i dùng làm các th ao tác sau

Trên tha nh cô n g cụ R ib b o n , tại tab T r a n sitions/T ran siton to This

S lide, nhan c h ọ n hiệu ứ n g ch u y ể n Slide phù hợp

Đê chỉnh thòi gian cho hiệu ứng chuyến Slide, trên thanh Ribon trong

m ục “ D u r a t i o n ” là thời gian hiệu ứng sẽ chạy m ặc định là 1 giây 50

N e u n g ư ờ i dù n g m u ố n có âm thanh kèm theo lúc chuyển Slide thì trong m ụ c " S o u n d ” chọn i h iệ u ứ n g âm thanh

M ặ c địn h thi khi hết 1 Slide m u ố n qua Slide khác thì người dùng phải b âm c h u ộ t hoặc b ấm nút di ch u y ề n tại bàn phím T u y nhiên trong

m ột vài trư ờ n g h ợ p người d ù n g m u ố n khi hết m ộ t Slide thì trình chiếu sẽ

tụ đ ộ n g c h u y ế n q u a Slide tiếp theo trong k h o ản g thời gian nhất định thỉ

bo dâu c h ọ n v ào m ụ c " O n M o u s e c l i c k ” , đánh dâu vào “ A f t e r ” và nhập

k h o ản g thời gia n trinh c hiếu tự độ n g c h u y ển Slide (giờ/phút/giây) M u ố n

áp dụ n g c h o toàn bộ Slide thì c h ọ n “A p p l y T o A ll”

H iệu ứng cho các đối lượng trong Slide

Đê tạo hiệ u ú n g cho các đôi tư ợ n g trong slide như: Chữ, hìn h ảnh

H ình 3.9 G iao diện chinh hiệu ứng

Start: H iệ u ú n g x u ấ t hiện tụ độ n g hoặc bấm chuột

95

D uration: Thời gian hiệu ứ n g xuất hiệ n (giây).

Delay: Thời gian lập lại hiệu ứng

N ê u ng ư ờ i dùng m u o n c o p y hiệu ứ n g đ ã làm đê áp d ụ n g cho các

c h ữ khác thì b âm vào nút " A n i m a t i o n P a i n t e r ” Lúc này con trỏ chuột sẽ

có th ê m biếu tư ợ n g hỉn h “ cây c ọ ” , n g ư ờ i d ù n g chi việc b ấm vào ch ữ

m u ố n áp dụ n g hiệu n à y c ủ a c h ữ trước

Đe sắp x ế p ch ú n g trên thanh R i b b o n , tại T ab A n i m a t i o n s , sau đó bâm vào nút “A n i m a t i o n P a n e ” (hình 3.10)

H ình 3 ÌO G iao diện A n im a tio n P ane

C ử a sô A n im atio n Pane x u ất hiện phía bẽn phái, trong này thì hiệu

ứ ng nào đ ứ n g trên cùng sẽ được xuất hiện tru ớ c rồi tiếp th eo cho đến hết

Đê di c h u y ển ng ư ờ i dù n g chi việc n ắ m g iữ ch u ộ t và kéo tới vị trímới

Đe tuỳ chinh chi tiết hơ n cho c h õ / h ìn h ánh thì tại cử a sồ

“ A n i m a t i o n P a n e ” , n g u ờ i dùng bấm ch u ộ t phai v ào hiệu ứng m u ố n tuỳ chinh ch ọ n “ E ffe c t O p t i o n s ”

- A fter anim ation: H àn h độ n g sau khi hiệu ứ n g c h ạ y xong

- A n im a te text: C h ữ x u ất hiện theo kiê u n à o ? (từ n g ký tự, từ n g ch ữ

h ay cà đ o ạn văn)

- Start: C h ạ y hiệu ứng bằng cách nào?

- D uration: Thời gian chạy hiệu ứng

- D elay: Thời gia n trì hoàn

- Repeat: Lập lại h àn h động

96

3.5 Tạo liên k ế t cho cúc đối tư ợ n g

Liên kết g iữ a các trang

Bước 7: B â m chuột phải v ào đối tượng cần chèn liên kết, chọn

H y p e r l i n k

E x is ti n g F ile o r W e b P ag e Sau đó tìm đến file m u ố n liên kết đến hoặc nhập địa chì w e b m u ố n liên kết đến vào m ục A d d re s s

£ I— - — - •’ l

H ình 3.1 lb Giao diện Insert H yperlink 2

3.6 T ố n g d u y ệ t - In ấn m ộ t b ài t r ì n h diễn

gian chạy g iữ a các slide v ớ i nhau

97

H ìn h 3.12 G iao diện R ehearsal

T u y nh iên , n ế u d ừ n g lại ớ b ư ớ c này thi P o w e rP o in t sẽ chi thực hiện

m ộ t lần trình ch iế u các slide đã th iết kế m à k h ô n g lặp đi lặp lại N eu

m uốn q u á trìn h trìn h chiếu cứ lặp đi lặp lại mãi n g ư ờ i dù n g thực hiện n h u sau:

3.6.2 Tổng du yệt bùi trình diễn Presentatìon

- Đ e th iết đặt chế độ đ ó n g gói (hạn chế ch o ng ư ờ i k hác sửa chĩra, tùy ch in h các slide) thì P o w e rP o in t c u n g cấp cho người dù n g cách đóng gói bản trìn h ch i ế u n h ư sau:

trong m ụ c S a v e as T y p e ch ọ n P o w e r P o i n t S h o w

L ú c n ày tệp tin trình ch iế u k h ô n g còn ở dưới d ạ n g đuôi pptx nữa

mà tha y v à o đó là đuôi ppsx

3.6.3 In ấn các bài trìn h diễn

N g ư ờ i d ù n g có thể in b ấ t c ứ tài liệu nào đ ư ợ c thực hiệ n trên

P o w e rP o in t, d ù đ ó là các slide, ghi chú, hay các ban in d à n h cho khán giá (H andout)

98

- T h ụ c hiện lệnh in ấn b ằn g rất n h iề u cách như:

1.Giải trí, giảm Stress

2 Kích thích khả nđng tư duy

3 Gia tăng ví chất xâm, ghi nhớ,

t & T A C HẠI CÚA GAME ONLINE

• Tôn thời gian, tốn tiền

• Đầu óc mí muội, âo tường,

• Đạo đức xuống cđp

Y íu cầ u :

1 T ạo 3 slide theo m ẫ u trín vă chọn m ă u nền ph ù hợp

2 T h iế t ke hiệu ứ n g ch o tất cả câc đối tirợng v ă c h u y í n slide

3 T ạ o liín kết từ Slide 1 về Slide 3 vă n g ư ợ c lại

Băi 2:

Y í u c ầ u :

1 T ạ o 3 slide theo m ẫ u vă chọn m ă u n ề n p h ù hợp

2 1 ạo hiẹu ưng cho cac đối tirợng va hiệu ứng c h u y í n slide

3 Chỉn ngăy thâng vă thời gian với định dạng bất kỳ vẵ tất câ oâcislide Băi 3:

Vcu cầu:

I Tạo 3 slide theo m ẫu trên và chọn m àu nền phù hợp

2 Thiết k ế hiệu ứng cho tất cà các đối tượng và c h u y ển slide

3 C h èn nút A ction Button: M ovie tại slide 1 và liên kết tới 1 đoạn vide o bất kỳ

B à i 4:

111.1' S Ư

• lén Ili.il Nytiycn Yẳn ( an

• N uày suiii 15 II !•»:? tặi H ai Photic

• N gay »lát 1» ’ l ‘W< tm H a NÓI

• Njílic nyhiCỊi MjftC 'I hv»n M nlui lim

• The lom NI nu tis'H v'lucu Ill KI V đo

sựNGHirp

• C lua I.III1 2 Hiauií du iũ i

•> Tuũi ca

ih u iụ ca

• l.á mô« Iio n j: nlum g ngòi sao ih ẽ ky

20 lien lililí vực i:t khiK' Iliẽ pit'»»

Yêu cầu:

1 T ạo 3 slide th eo m ẫ u và chọn m àu nền phù hợp

2 T ạo h iệ u ứ n g cho các đối tư ọ n g và hiệu ứng ch u y ể n Slide

3 T h ô n g q u a bức ảnh tại Slide 1 liên kết tới địa chỉ trang web:

ũ>l đl/v«

myc đKh

« (ông Luón nghi d i n r\hvn<Ị

diéu minh muõn

1 T ạo 3 slide theo m ẫ u và chọn m à u nền phù hợp

2 T ạo h iệ u ứ n g cho các đối tượng và hiệu ứng chuyền slide

3 Đ á n h số trang cho tất cả các slide

101

C H Ư Ơ N G IV M I C R O S O F T E X C E L

C h ư ơ n g này trình b ày các kiến thức cần thiết khi sử dụ n g M ic rosoft Excel b a o g ồ m các kiế n th ứ c tổ n g quan, các th a o tác đối với b ả n g tính, định d ạn g và trinh bày d ữ liệu tro n g Excel N g o à i ra, cu n g cấp cho người dùng các kiến th ứ c về c ô n g thức cù n g với các h à m tính toán cơ bán đế có thể x ử lý dễ dàng các bài tín h toán B ê n c ạn h đó là các thao tác sắp xếp, lọc và x ử lý, tồng h ọ p dĩr liệu c ù n g x ây d ự n g b iể u đ ồ c ũ n g đ ư ợ c đề cập đến trong nội du n g cúa c h u ơ n g này

4.1 T ổ n g quan v ề M i c r o s o ft Excel

4.1.1 K h ỏ i động chư ơn g trình

Đê khởi độ n g M ic ro s o ft E xcel 2013 n g ư ờ i d ù n g n h ấn đú p v ào biểu tirợng sẵn có cùa c h ư ơ n g trình trên m à n h ìn h D e s k to p cùa m á y tính hoặc

vào Sta rt/A ll P r o g r a m / M ic r o S o f t O f fic e 2 0 1 3 /E x c e l 2013, màn hỉnh

chính của c h ư ơ n g trình sẽ x u ấ t h iệ n n h ư h ìn h dirới đây:

(5) F o m u la bar: T h a n h c ô n g thức

102

(6) M àn h ìn h nhập liệu: L à p h ầ n lớn n h ất trên m à n hỉn h của chư ơng trình, đ ây là v ù n g chứ a d ữ liệu trên b àn g tính (W o r k s h e e t)

k hiển đê di ch u y ể n qua lại g iữ a các Sheet

(10) T h a n h trạn g thái: C h ừ a m ộ t số th ô n g tin hiện thời cùa văn bán

nh ư chế độ h iể n thị, phần trăm hiên thị, trang hiện tạ i,

4.1.2 T hoát k h ơ i excel

Đề thoát klioi excel tlụrc hiện theo m ộ t trong các cách sau:

+ N h ấn phai c h u ộ t vào b iể u tư ợ n g Excel ở g ó c trên bên trái m àn hình, c h ọ n C l o s e

+ N h ấ n ch u ộ t v ào n ú t C l o s e (bên phải của thanh tiêu đề chư ơng trình)

+ N h ấn tồ hợ p ph ím A lt + F4

Khi th o át k h ỏ i E xcel, n ế u W o r k B o o k hiện thời chưa lưu, chư ơng trình sẽ xuất hiệ n hộp thoại xác nhận N e u m u ố n lưu lại thay đôi và thoát klioi ứ n g dụng, ch ọ n Save, n ế u m u ố n k h ô n g lư u lại th ay đôi và thoát khòi ứng dụng, c h ọ n D o n ’t Save, m u ố n hú y thao tác đ ó n g ứng dụng, nhân chọn Cancel

4.2 C á c th a o t á c đối v ó i b ă n g tín h

4.2 ỉ Thànlí p h ầ n và các tliao tác c ơ bản

Các th à n h phần CO' bản

M ột b à n g tín h bao g ồ m n h iề u W o r k s h e e t (Sheet) trong m ỗi Sheet

ch ứ a các h à n g ( R o w ) v à cột (C o lu m n ), giao cua h à n g và cột tạo thành các

- C olu m n : Đ ư ợ c xác định bởi tiê u đề (địa chi) cột Đ ịa chi cột được

ký hiệu bằng các c h ữ cái bao gồm: A, z , A A , A Z , Ví dụ chúng

ta nói cột A, cột B h ay cột XA, N g ư ờ i dù n g cũ n g có thể chèn, xóa, di

c h u y ế n , các cột trên m ộ t Sheet

- R o w : Đ ư ợ c xác địn h bởi tiêu đ ề (địa chi) hàng Đ ịa chi h à n g đuợc

ký hiệu b ằn g các ch ữ số tự nhiê n liên tiếp bắt đ ầ u t ù 1 Ví dụ nói hàng 1,

h à n g 2 h a y h àn g 1000, N g ư ờ i d ù n g cũ n g có thể chèn, xóa, di

c h u y ể n , các h à n g trên m ộ t Sheet

- Cell: Là ô gia o n h au g iữ a m ộ t h àn g v à m ộ t cột xác định n à o đó, vị trí cùa ô hay còn gọi là địa chi cùa ô đ ư ợ c xác định bời tên cột và hàng giao n h a u chứ a nó Giá sừ ô A5 đư ợ c h iể u là ô gia o g iữ a cột A v à hàng 5,

th ứ tự viết địa chi của ô là “Đ ịa chi c ộ t” + “ Đ ịa chi h à n g ” M ở rộng ô

ch ú n g ta sẽ có n h ó m các ô, n h ó m các ô đ ư ợ c x ác định bởi ô đầu tiên và ô cuôi cùng trong nhóm N h ư v ậ y địa chỉ c ù a m ộ t n h ó m ô đ ư ợ c viết n h u sau: “ Đ ịa chi ô đầu tiê n” : “ Địa chi ô cuối c ù n g ” Ví dụ: n h ó m ô từ hàng

th ứ nhất cột A tới h àn g th ứ 5 cột E ch ú n g ta sẽ có địa chi là A 1:E5

- V ù n g là m việc hiện thòi: Là m ộ t n h ó m các ô đư ợ c c h ọ n tại m ộ t

thời điêm xác địn h và bao q u an h bởi m ộ t k h u n g m à u đen

H ình 4.2 Vùng làm việc hiện thời trên trang bang tính

Địa chỉ v ù n g làm việc hiện thời ch ín h là địa chi của n h ó m các ô

đư ợc chọn

Thêm m ộ t cửa sổ hảng tính (ỊV orkliook) m ó i

M ờ m ộ t W o r k B o o k mới b ằn g m ộ t tro n g các cách sau đây:

+ N h ấ n ch ọn biểu tư ọ n g F ile B u t t o n / N c w / B l a n k W o r k B o o k

104

H ình 4.3 Thêm mới 1 bang lính từ Tab Home

+ Bấm tổ hợ p p h ím C t r l + N

Cuối c ù n g n h ấ n nút C r e a t e

nhiên M ic ro s o ft E x c e l 2013 còn c u n g cấp rất nhiều các m ẫ u (Tem plate) được xây d ự n g sẵn m à ng ư ờ i dù n g có thề kế thừa và sử dụng lại Việc sử

dụ n g các m ẫ u x â y d ự n g sẵn sẽ giúp tiết kiệm thời gian cũng n h ư tiếp cận với cách trinh bày, bố trí b ản g tính hiện đại, khoa học cùa Microsoft

N gười dùng có thề ch ọ n bất k ỳ m ộ t m ẫu nào m uốn thực hiện, sau đó bấm vào nút C r e a t e

T h ê m m ộ t b ả n g t í n h ( S h e e t)

T ừ c ứ a so W o r k B o o k , có th ế th êm m ớ i m ộ t S h e e t b ằ n g các cách sau đây:

+ N h ấ n ch ọ n biê u tư ợ n g I n s e r t W o r k s h e e t trên thanh S h e e t T a b + N h ấ n tổ hợ p p h ím S h ift + F l 1

Băng m ộ t tro n g hai cách trên, m ộ t Sheet m ớ i sẽ được tạo và có tên mặc địn h là S h e et + s ố th ứ tự cúa n h ữ n g Sheet đã tạo trong W o rk B o o k

C h è n m ộí hãng tính (Sheet)

N g ư ờ i d ù n g th ự c hiện n h ư sau:

trái, chọn I n s e r t

O k M ột S h eet m ớ i sẽ đ ư ợ c c h èn vào trước vị trí S heet vừa chọn

T a b , chọn R e n a m e S h e e t (h o ặ c n h ấn đúp c h u ộ t vào tên S h eet cần đồi trên Sheet Tab).

hãy x ó a tên cũ và n h ậ p tên m ớ i ch o Sheet

dụng các k ý tự đặc b iệt (? !@ # , ) h o ặc k h o ả n g trắng Đ ể tư ờ n g minh, người dù n g n ê n s ử d ụ n g d ấ u đề p h â n cá c h các c h ữ trong tên Sheet

X ó a m ộ t b ả n g t í n h ( S h e e t)

Đê xóa m ộ t Sheet, n g ư ờ i d ù n g thực hiện n h u sau:

Bước 7 N h ấ n phải ch u ộ t v à o tên S h e et cần x ó a trên thanh S h e et

+ N h ấ n c h ọ n b iể u tư ợ n g S a v e trên th a n h cô n g cụ Q u i c k Access.+ N h ấ n c h ọ n nút S a v e tro n g cừ a sô F ile B u t t o n

+ B ấ m tổ h ợ p p h í m C t r l + S

N ế u W o r k B o o k đ ư ợ c tạo m ớ i và lưu lần đ ầ u tiên, bằng m ộ t trong hai cách trên h ộ p th o ại S av e A s sẽ x u ấ t hiện, n g ư ờ i d ù n g chọn đ ư ờ n g dẫn lưu File trên ồ đĩa c ứ n g rồi n h ập tên cho cho File vào m ụ c File N a m e , cuối cùng n h ấ n nút S a v e để liru lại văn bán

trong cử a sô O ffic e Button C á c thao tác cò n lại g iố n g nlnr khi c h ọ n nút Save

M ử lại m ộ t F ile E x c e l đ ã t ồ n tại

Đế m ở m ộ t F ile E x c e l đà tồ n tại, thưc hiệ n theo m ộ t trong các cách sau đây:

File c ần m ớ rồi n h ấn ch ọ n n ú t Open.

D ó n g c ử a sô b ả n g t í n h hiện t h ò i

Đ ể đ ó n g W o r k B o o k h iệ n th ờ i, có thể t h ự c h i ệ n t h e o c á c c á c h sau đ ây :

+ Chọn biêu tư ợ n g F ile B u t t o n / C l o s e

+ N h ấ n c h ọ n C l o s e w i n d o w p h í a g ó c t r ê n b ê n p h a i m à n hỉnh

ứ n g d ụ n g

N ế u W o r k B o o k hiện thời chưa đư ợc lưu, c h ư ơ n g trìn h sẽ x u ấ t hiện hộp thoại xác n hận N ế u m u ố n lưu lại th ay đối, ch ọ n Save, ngư ợ c lại chọn D o n ’t Save, n ế u m u ố n h ủ y thao tác đó n g W o r k B o o k h iệ n thời, nhấn chọn nút C ancel

4.2.2 Lựu chọn các vùng dữ liệu, ItàiiịỊ, cột, báng tính

- C h ọ n m ộ t ô: Di c h u y ể n c huột đến vị trí cua ô m u ố n c h ọ n sau dó nhấn c h u ộ t trái N g ư ờ i d ù n g cũ ng có thề d ù n g các ph ím m ũ i tên đê di

ch u y ể n ô chọn đến noi cần chọn 0 đ ư ợ c c h ọ n gọi là ô hiện hành, ô hiện hành đư ợc tô m ộ t viền đậm

- C h ọ n m ộ t k h ố i các ô

C ó thể sử d ụ n g ch u ộ t h oặc b à n p h ím đê th ự c hiệ n việc chọn một khối ô

+ S ứ dụ n g chuột: Đ ư a chuột vào ô đ ầu của v ù n g m u ố n ch ọ n sau đó

nh ấn c h u ộ t trái v ào ô đ ầu v à kéo đến ô c uối cù n g củ a v ù n g chọn

+ S ừ dụ n g b à n p h ím đề chọn: Đ ư a trò c h u ộ t vào ô đ ầu cua vùng

m uốn chọn, n h ấ n g iữ ph ím S h ift + các ph ím m ũ i tên đế di ch u y ền đến cuối vùng chọn

o hay m ộ t n h ó m các ô đã chọn đư ợc bao q u an h bơi k h u n g m à u đen

- T h ao tác c h ọ n hàng: N h ấ n c h u ộ t lên địa chi số th ứ tự c ủ a hàng, đê chọn n h iề u h à n g n h ấ n chuột ấn và k éo tới th ứ tụ cúa các h àn g khác

- T h ao tác c h ọ n cột: N h ấ n c h u ộ t lên địa chi cúa cột trên tha nh tiêu

đề cột, đế ch ọn n h iề u cột n h ấ n ấn v à kéo tới các cột khác

- C h ọ n toàn bộ b àn g tính: N h ấ n chọn v ào ô g ia o nil au c ủ a 2 thanh tiêu đề cột và d ò n g h o ặ c ấn tổ hợp p h ím C t r l + A

ta tiến hành c h ọ n v ù n g ch ọ n th ứ nhất, sau đó g iữ p h ím C t r l rồi tiến hành chọn tiếp các v ù n g ch ọ n tiêp theo

107

N g o ài ra, n ếu m u ố n địn h dạng dừ liệu kiều k h ác thi c h ọ n ô hoặc

n hóm ô cần địn h dạng d ữ liệu, n h ấn phải chuột chọn F o r m a t C e lls (trình bày chi tiết trong p h ầ n sau)

- Excel sẽ t ụ đ ộ n g che lấp các ô khác khi người d ù n g th ự c hiện việc nhập các ký tự q u á m ộ t ô

- Đê nhập dữ liệu, ta nhấn c huột vào ô bất kỉ sau đó g õ d ữ liệu vào

D ùng phím B a c k s p a c e hay D elete đề chinh sửa dữ liệu n h ậ p sai K hi gõ

xo n g nhấn E n t e r đế ch u y ế n sang ô tiếp th eo bên dưới N g ư ờ i d ù n g cũng

có thể n h ấn c h u ộ t v à o ô khác hoặc nhấn bất ki ph ím m ũ i tên n ào (trên, dưới, trái, phải)

- N h ấ n tô hợ p ph ím A lt + E n t e r đê ngắt dòng tro n g m ộ t ô

- Đ e ch u y ến sang n h ậ p dữ liệu cho ô khác: N h ấ n c h u ộ t v ào ô m u ố n soạn tháo tiếp theo, n h ấ n pliíni E n t e r để nhập ô kế dưới, h ay nhấn các phím m ũi tên đế di ch u y ển qua lại lên xuống

- K hi n h ập d ữ liệu, hãy cân n h ắ c n h ữ n g điều sau:

+ T a có thế n h ậ p hay chinh sửa d ữ liệu trực tiếp v à o ô h iệ n thời, hoặc sứ dụ n g tha nh cô n g thức đế n h ậ p các dữ liệu dài

+ C ác d ữ liệu n h ậ p v à o các ô kề bên sẽ kh ô n g c h o p h ép h iề n thị tại ranh giới cột C huỗi vãn bàn dài có the kh ô n g nhìn th ấ y đ ư ợ c n h ư n g nó vẫn n ăm trong ô m à nó được n h ập vào

- T a có thể dễ d àn g thay đôi hình thức, sự cãn c h in h của bất kì nhãn nào ở bất kì ô nào

- Đ ộ dài tối đa cùa nội dung cô n g thức là 8,192 k ý tự

- Số là n h ữ n g giá trị kh ô n g đổi nlur %, $ Theo m ặ c địn h n h ữ n g giá trị này đư ợc căn lề bên phải N ếu nhập các ký tự k h ô n g p hải là số Excel108

sẽ coi đó là nhãn.

- Khi n h ập n g à y th áng, hãy chú ý các điều sau:

+ Định d ạ n g mặc địn h cùa g iá trị ngày th áng là m -d -y y (tháng-ngày- năin), m ặc dù ta có thế th ay đồi bàng cách sứ dụng R egion a n d

L a n g u a g e tro n g C o n t r o l P an e l

+ G iá trị n g ày tháng kh ô n g cần phái là ngày tháng n ăm đầy đu Nó

có thê chi là n g ày v à thá ng hay th áng và năm

4.3 D ữ liệu v à c á c t h a o t á c vói d ữ liệu

4.3.1 K iêu cliu ỗ ì

K iểu d ữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến z và các phím số trên bàn ph ím ngoài ra nó còn có m ột số các ký hiệu trên bàn phím

D ữ liệu loại chuỗi th ư ờ n g đuợc dùng để m ô tá, giải thích các thành phần cho rõ ràn g nó k h ô n g dùng trong tính toán

N e u các k iể u dữ liệu được nhập vào kh ô n g hợp lệ thỉ Excel tụ động

ch u y ê n các d ữ liệu này thành dữ liệu loại chuỗi

Dĩr liệu loại chuỗi khi dírng trong công thức phai d ư ọ c đặt trong cặp dấu n h áy k é p (" ")

K hi m u ố n thê hiệ n số dirới dạng ký tự, nhập thêm dấu n h áy đơn ( ‘) trước dữ liệu c h u ỗ i dạng số

phân sẽ được ngăn cách với phần nguyên bời dấu chấm (.) hoặc dấu phẩy (,)

tháng n ăm g iờ p h ú t giâ y hay thá ng n g ày n ă m cách thể hiện n g ày tháng tùy theo sự lựa chọn cúa ngirời dùng.

D ữ liệu n g ày trong Excel là m ộ t số n g u y ê n tín h từ 1/1/1900 đến ngày ta nhập, n g à y 1/1/1900 là ngày 1 N g ày kết th úc là 30/12/9999

T ro n g ô có kiểu d ữ liệu d ạn g công thức, sau khi c h u y ề n con tro qua

ô khác thi Excel chi hiên thị kết quá tính toán cùa công th ứ c chứ không hiển thị công thức

Ví dụ: T ro n g hình ảnh dưới đây, giá trị cù a công thức trong thanh công th ứ c ự x) đ ư ợ c hiển thị tại ô D3

H ình 4.4 Kel qua hiên thị cua công thức

4.3.4 Các thao tác đ ồ i với d ữ liệu

T l iụ c lilện các thay dổi vè nội dun g

Đ ư a ô hiện thời vào ô cần sứa dữ liệu rồi ch ọ n m ộ t tro n g các cáchsau:

N ó có thể hủ y tối đa 100 lệnh được thực hiện gần nhất “ Lịch sư các

lệnh” này hiên thị khi ngưòi dùng nhấn cluiột vào m ũi tên xuông bên cạnli nút ư n d o Lệnh U ndo chì có thể thực hiện theo trinh tự ngirợc lại

n h ữ n g thay đôi được tạo ra cho trang tính

N e u cần đáo n g ư ợ c một lệnh vừa húy có thế làm lại nó bằng lệnh

U n d o hoặc n h ấn tồ hợp phím Ctrl + z Excel ghi lại 100 th ao tác cuối

c ù n g m à bị h u y bo đê có thê thực hiện lệnh Redo

Đẻ hiển thị lịch sử Redo, nhấn chuột vào mũi tên xu ố n g bên cạnh nút Redo G iố n g n h ư lệnh Undo, lệnh Redo phải được thực hiện theo trinh tự n g ư ợ c lại so với các thao tác đã bị huy bo

S ao c h é p , di c h u y ê n d ữ liệu

- Sao c h é p dừ liệu (Copy): Thực hiện theo các bư ớc sau đây:

cách sau:

+ l ỉ o m e / C l i p b o a r d / C o p y

+ N h ấ n phái chuột trên vù n g ô được chọn, chọn lệnh C o p y

+ N h ấ n tô họp phím C t r l + c

chạy bao quanh

- Di c h u y ế n dữ liệu (Cut): Đê di chuyên dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác, n g ư ờ i dùng thực hiện theo các bước sau đây:

sau đây:

+ l l o m e / C l i p b o a r i l / C ut

+ N h ấ n phải chuột trên v ù n g ô được chọn, chọn lệnh C u t

+ N h ấ n tô hợp phím C t r l + X

đen trăng ch ạ y bao quanh

- D án d ữ liệu (Paste): Kết quả cuối cùng cùa việc C o p y hay C ut là đưa dừ liệu đ ó đến vị trí mới Đẻ dán dũ liệu đã được C o p y hoặc Cut, người d ù n g c ần thực hiện th eo các bư óc sau đây:

đầu tiên)

111

tìu ớ c 2: T h ự c hiện theo m ộ t trong các cá ch sau đây:

+ I l o m e / C l i p b o a r d / P a s t e

+ N h ấ n phải c huột lên vị trí đích, ch ọ n lệnh P a s te

+ N h ấ n tố hợp ph ím C t r l + V

đ à C o p y hoặc C u t đư ợ c dán vào vị trí mới T u y n hiên trong m ộ t số trư ờ n g hợp, ng ư ờ i dù n g chi m u ố n lấy kết q u ả là g iá trị hay công tliírc

h o ặc định d ạ n g , cua ô hay n h ó m ô đó Với n h ữ n g trường hợp n h ư vậy phái sử dụ n g Paste O p tions theo các cá ch sau đây:

+ S ử dụ n g các lệnh trên th anh công cụ R i b b o n

- C h ọ n T a b H o m e/C lip b o a r d N h a n c h u ộ t vào m ùi tên dưới biếu

tư ợ n g P aste

Ị 0 bi • Ị ,i *4

H ình 4.5 Các tùy chọn trong P aste O ptions

- M ộ t danh sách các lựa ch ọ n xuất h iệ n tro n g m ụ c Paste:

+ Paste: D án toàn bộ nội dung, địn h dạng, c ô n g t h ứ c ,

• Fom ulars: C h ỉ chọn cô n g thức

• F o m u la i s & N u m b c i Form atting: C h ọ n c ô n g Ihức và din h dạng

• K eep Source Form atting: G iữ n g u y ên định d ạn g gốc

• V alu e s & N u m b e r Form atting: C h ọ n d ừ liệu và địn h dạng

• V alu e s & S o u rc e Form atting: D ừ liệu và định d ạ n g gốc

T ro n g m ụ c O t h e r p a s t e o p t i o n s

• Form atting: C h ọ n địn h dạng

• Paste link: C h ọ n các đ ư ờ n g link

• Picture: Chi chọn các hìn h ánh

• L inked pic tu re: C h ọ n các liên kết hỉnh ảnh

N e u n h ữ n g tùy chọn kê trên ch u a đáp ứng được y ê u cầu, người

d ù n g có thể ch ọ n m ục P a s t e S p e c i a l Hộp thoại Paste Special xuất hiện

n hư hỉn h dưới đây:

H ình 4.6 C ác m ục chọn khác trong Paste Special

Tích chọn các điều kiện cần dán dừ liệu d ong mục này sau đó nhấn O k+ Sử dụng m enu đê thực hiện, nhấn phái chuột tại vị trí cần dán dừ liệu.Trong mục Paste Options, lựa chọn một trong các tủy chọn cho phù hợp.Điền d ữ liệu b a n g Fill

Điền dù liệu tự đ ộ n g là sao chép những dừ liệu giống nhau hay đánh

số th ứ tự tăng dần ch o m ộ t phần (hoặc toàn bộ) dữ liệu trong báng tính

Đ iều n ày g iú p n g ư ờ i d ù n g tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi nhập

m ộ t số lưcnig d ữ liệu g iố n g n h au và rất hữu ích khi đánh số tliír tự cho

m ội danh sách dài

- Đ iền nội d u n g hay c ô n g thức giố ng nhau cho n hiề u cột:

Khi con trò c h u ộ t ch u y ến th ành hình dấu “ + ” m à u đen, giữ và kéo chuột x u ố n g dưới, sau khi q u a hết n h ữ n g ô cần điền dữ liệu thì thả chuột

trên, bên phai h ay b ên trái

x o n g nội dung, n g ư ờ i d ù n g có thể tù y chinh kết quả bằng cá c h nhấn chọn

113

nút A u t o F i l l O p t i o n s

• C o p y Cells: C o p y toàn b ộ nội dung, định d ạng, cô n g t h ứ c ,

• Fill F o rm a ttin g O nly: C hi C o p y địn h dạng

• Fill W i th o u t F o rm a ttin g : C hi lay d ữ liệu k h ô n g lay định dạng

• Fill Series: C o p y d ữ liệu tro n g đó p h ần số tă n g dần

• Flash Fill: Tlụrc h iệ n C o p y và bò q u a các d ạ n g d ừ liệu n h ập vào có

độ dài lớn hơ n 255 ký tự

- Điền các số tăng tự động

tạo ra m ột q u y luật g iú p c h ư ơ n g trinh có thế tự tăng giá trị cho các cột tiếp theo

H ình 4.8 D ữ liệu đ ư ợ c nhập vào m ột p h ầ n trang tính

Đê chèn th ê m m ộ t ô v ào vị trí ô Lê An, có thê th ự c hiện th e o các bước sau đây:

114

Hước 2: N hàn phai c h u ộ t chọn I n s e r t H o ặc chọn T a b

H o m e / C e l l s n h ấn c h ọ n mũi tên bên phái lệnh I n s e r t M ột d a n h sách xuất hiện, chọn m ụ c I n s e r t C ells

N eu m u ố n c h è n thêm ô m ớ i vào vị trí hiện tại và ch u y ế n toàn bộ nội

dung các cột tư ơ n g ừ ng sang bên phái, chọn m ụ c Shift cells right, nếu

m u ố n c h è n th ê m ô m ớ i vào vị trí hiện tại và ch u y ể n toàn bộ nội dung các

cột tương ứ n g x u ố n g phía dưới, c h ọ n m ụ c Shift cells d o wn Cuối cù ng

nhấn O k

Kêt q u ả khi ch èn th êm m ộ t ô m ớ i vào vị trí hiện tại và ch u y ê n nội

du n g các cột tư ơ n g ứ n g sang phái

i Vrhriri'

Insert

<» Shift cells rjghtl Shift cells flo w n Entirc ¿olí Cancel

H ình 4.9 C ác tùy chọn khi thêm 1 ô vào trang tính

KI I u « V I III I N t llll I’ I l<l M IIV< r u o IIIU N «

K.ết q u à khi chèn th êm m ộ t ô m ớ i vào vị trí hiện tại và chuyê n nội dung các cột tư ơ n g ứng x u ố n g p hía dưới

N êu m uôn xóa cột hiệ n tại và ch u y ê n to àn bộ nội d u n g các cột

tư ơ n g ứng sang bên trái, c h ọ n m ụ c S h ift cells left, n ế u m u ố n x ó a cột hiện tại và ch u y ể n toàn bộ nội d u n g các cột tư ơ n g ứ n g lên p h ía trên, ch ọ n m ục

Shift cells down Cuối c ù n g n h ấ n Ok

G ộ p ô ( Trộn ô)

T ro n g ví dụ ở p h ầ n trước, tiêu đề K Ế T Q U Ả đư ợc ch ứ a trong

m ộ t ô, ô này đư ợc g ộ p từ các ô A 2 đến 12 (A2:I2) Đ ể có thể gộp n hiều ô lại với nhau, thực hiệ n th e o các b ư ớ c sau đây:

+ M e rg e & C e nte r: N h ó m tất cá các ô cần g ộ p thà nh m ột ô duy nhất

và căn nội dung v ào giữa K ết q u ả khi g ộ p ô b ằn g lệnh này:

+ M e rg e Cells: N h ó m tất ca các ô cần g ộ p th à n h m ộ t ô duy nhất

hiện hộ p thoại c á n h báo m ấ t d ừ liệu, nếu đồ n g ý bạn n h ấn Ok

H ình 4.15 H ộp thoại canh báo m ất d ữ liệu khi gộp ô

+ U n m e r g e Cells: H u y g ộ p các ô, g ộ p ô b ằ n g m ộ t trong các lệnh trên sau đ ó sử d ụ n g lệnh hú y gộ p ô

N ê u m u ô n c h ọ n các cột kliông liền nhau, n h ấn ch ọ n chuột trái vào tiêu đề cột đ ầ u tiên, g i ũ a ph ím C t r l và n h ấ n c h u ộ t trái vào tiêu đề cột cùa các cột m u ố n c h ọ n tiếp theo

Hiệu chỉ nh độ rộng

Đe hiệu chỉnh độ rộng cua cột, có thê thực hiện theo các cách sau đây:

+ Sư d ụ n g c h u ộ t

chuột trái v à kéo q u a phai để tăng kích thước cột h oặc kéo qua trái đế giảm kích th ư ớ c cột Khi đạt độ rộ n g vừ a ý thỉ tha chuột ra T ro n g khi kéo chuột, giá trị độ r ộ n g cột x u ấ t hiện ơ k h u n g hình c h ữ nhật phía trên

H ình 4.16 H iệu chình độ rộng cho cột bằng cách sư dụng chuột

+ Sư d ụ n g th a n h c ô n g cụ R ibbon

T ro n g danh sá ch x u ấ t hiện, ch ọ n m ộ t trong các chức n ăn g sau:

- C o l u m n W i d t h : Sau khi ch ọ n lệnh này, hộ p thoại C o l u m n W idth

x uất hiện N g ư ờ i d ù n g có thế thay đôi độ rộng ch o cột bằng cách n h ập giá trị trong ô C o l u m n W i d th , sau đó n h ấn nút Ok dê xác nhận

- A u to F it C o l u m n W idth: C h ọ n lệnh này đê c h ư ơ n g trình tự động thiết lập độ rộ n g c h o cột

- D efault W i d t h : C h ọ n lệnh này đề thiết lập độ rộng th eo giá trị

m ặ c định S a u khi c h ọ n lệnh này h ộ p thoại S ta n d a rd W id th x u ấ t hiện Có thê th ay đôi giá trị m ặ c định ch o lần sau bàng cách n h ập v à o ô S tan d a rd

C o l u m n Wiclili, cuối c ù n g n h ấ n u k dẻ lioàn lất

+ Có thế tha y đối độ rộ n g cho cột b àn g cách nhấn ch u ộ t phải lên

p h ân tiêu đề của cột cầ n thay đổi độ rộng, sau đó c h ọ n C o l u m n W i d t h

H ộp thoại C o l u m n W id th xuất hiện, th iết lập độ rộng c h o cột trong

+ N h ấn c h u ộ t phai vào ô bất kỳ trên cột cần c h èn cột m ới trước nó,

ch ọ n m ụ c I n s e r t

Hộp thoại I n s e r t xuất hiện, ch ọ n E n t i r e c o l u m n sau đó n h ấn O K + N h â n phải c h u ộ t lên ô tiêu đề củ a cột cần ch èn cột m ớ i trước nó chọn Insert

-l„- c-rl*.«

H ình 4.18 X óa 1 cộI bằng cách sứ d ụ n g thanh công cụ Iiihbon

+ N h ấ n p hải ch u ộ t vào ô bất kỳ trên cột cần x ó a c h ọ n D e l e t e

H ộ p th o ạ i D e l e t e x u ấ t h iệ n , n h â n c h ọ n m ụ c E n t i r e c o l u m n rồi

n h ấ n O k

+ N h ấ n p hai ch u ộ t lên ô tiêu đề c ủ a cột cần x ó a ch ọ n D elete

119

cách n h ấn c h ọ n v ào tiê u đề d ò n g đ ầ u tiên, sau đó g iữ pliím Shift và nhấn

tiếp chuột trái v ào tiêu đề d ò n g cuối cùng

N êu m u ô n c h ọ n các d ò n g k h ô n g liền nhau, n h ấ n chọn chuột trái vào tiêu đê d ò n g đ âu tiên, g iũ a ph ím C t r l và nhấn c h u ộ t trái vào tiêu đề dòng

trái và kéo lên trên để g iá m h o ặ c k é o x u ố n g dưới để tă n g chiều cao cho dòng Khi đạt ch i ề u cao vừ a ý thì thá chuột T ro n g khi k éo chuột, giá trị chiều cao cúa d ò n g x u ấ t hiện ơ k h u n g hình ch ữ nhật phía trên

H ình 4.20 H iệu chinh chiều cao cùa dòng trên trung tính bằng chuột

120

+ S ư dụ n g th a n h c ô n g cụ R ibbon

T ro n g d a n h sá c h x u ất hiện, c h ọ n m ộ t tro n g các c h ứ c n ăn g sau:

- R o w H e i g h t : S au khi c h ọ n lệnh này h ộ p th o ạ i R o w Heig ht xuất hiện, có thê th a y đối chiều cao ch o dò n g hiện tại b ằn g cá ch n h ậ p giá trị trong ô R o w H eig ht Sau đó n h ấ n nút Ok để x ác nhận

- A u to F it R o w H eig ht: C h ọ n lệnh n à y đè c h ư ơ n g trình tự độ n g thiết lập cluêu cao cho dòng

+ C ó thể th a y đối chiều cao cho d ò n g b an g c á c h n h ấ n ch u ộ t phái lên phân tiêu đề cua d ò n g cần thay đôi chiều cao, sau đó ch ọ n R o w H e i g h t

H ộp thoại R o w H e i g h t x u ấ t hiện, thiết lập c h iều c ao ch o dò n g trong

m ới sẽ đ ư ợ c c h è n v ào phía trên cùa cột hiện thời

+ N h ân cliuọt phai len 0 bát ky trong d o n g càn c h e n d o n g m ơi tnrơc

Bước 2: T a b H o m e / C ells, n h ấn c h ọ n m ũ i tên bên phái của lệnh Delete T ro n g d a n h sách xuất hiện, n h ấn ch ọ n m ụ c D e le te S h e e t Rows.+ N h ấ n phải chuột vào ô bất kỳ trên d ò n g cầ n xóa, chọn D elete

H ộp thoại D elete xuất hiệ n,n hấn c h ọ n m ụ c E n t i r e r o w rồi nhấn O k + N h ấ n phải c h u ộ t lên ô tiêu đề c ủ a d ò n g cần x ó a c h ọ n Delete

4.4.4 M ộ t số thao tác định dạng

- Đ ịnh dạng khung viền cho bang linh

T h ự c hiện theo m ộ t trong các cách sau đây:

+ T rên thè H o m e , ch ọn mũi tên bèn trái biêu tư ợ n g M o r e

+ H o m e / F o n t , nhấn vào địn h d ạn g cần dùng

+ ỉ i o m e / F o n t, nhấn vào F o r m a t Cells, sau đó chọn F o n t thích hợp.+ N h ấ n C t r l + S h ift + F và ch ọn F o n t thích h ợ p

I u n i

H ình 4.22 C ác cách lự a chọn định dạng kiêu chừ

- tìịn h dạ n g số

Sau khi n h ập dữ liệu, tính to á n ta có thê trinh bày lại bàng tính

n h ư chọn kiều thể h iệ n số liệu, ch ọ n đơn vị tính thích hợp, số liệu quan

- Fraction: s ố định d ạn g kiêu phân số

- C u rren cy : s ố đ ịn h d ạ n g k iể u tiền tệ

- Scientific: s ố đ ịn h d ạ n g k iể u khoa học

- A c c o u tin g : s ố định d ạn g kiều kế toán

- Text: Số định d ạn g kiều kí tự

- Date: s ố định d ạn g k iể u n g ày

- Special: s ố đin h d a n g kiểu đác biêt

- Tim e: s ố đ ịn h d ạn g kiêu giờ

C ate g o ry : C h ọ n m ụ c N u m b e r

• D ec im a l places: 0 (k h ô n g có số le sau dấu phây)

123

• T íc h ch ọ n m ụ c U s e 1000 S e p a ra to r (,) S ừ d ụ n g dấu p h ẩy là dấu

n g ă n cá ch h à n g nghìn

• N e g a t i v e n u m b e rs: C h ọ n giá trị đầu tiên

+ S ư d ụ n g các lựa ch ọ n m ặ c định đối với giá trị trên thẻ H o m e , tro n g n h ó m N u m b e r , n h ấn vào m ũ i tên chi N u m b e r F o r m a t và nhấn

+ K h u n g V e r t i c a l đế lựa chọn điều c h ín h dọc d ữ liệu trong từ ng ô.+ K h u n g O r i e n t a t i o n đề lựa ch ọ n h ìn h th ú c trải d ữ liệu trong ô: ngang, dọc h a y nghiêng.

+ 0 kiêm tra W r a p T e x t nếu đư ợ c đ án h dấu thì độ rộ n g cố đinh, dữ liệu nhập v à o tự đ ộ n g dàn qua n h iề u dòng

+ 0 S h r i n k to fit n ế u đ ư ợ c đánh d ấu thỉ tự đ ộ n g căn c h in h c ỡ chữ cho phù hợ p với kích th ư ớ c ô hiện tại

thức đến bất kỳ ô n à o trong b án g tính, địa chí n à y thay đôi theo

công thức đến bất kỳ ô n ào tro n g b án g tính, địa chi này k h ô n g th ay đối và

c h o kết qua luôn g iô n g nhau:

125

H ình 4.26 Đ ịa chì tuyệt đối không thay đồi khi C opy công thức

Đ ịa c h i h ỗ n h ọ p

Địa chí h ỗ n hợ p có hai loại

L oai i i Đ ịa chi tu y ệ t đối cột, tư ơ n g đối d ò n g $ < C ộ t > < D ò n g >

Là loại địa chi m à k h i đ ứ n g tro n g c ô n g th ứ c tính toán, sao chép công th ứ c đi nơi k h á c nó k h ô n g bị thay đối địa chi cột m à chí th ay đổi địa chi dòng

Loai 2: Đ ịa chi tư ơ n g đối cột, tu y ệt đối d ò n g < C ộ t > $ < D ò n g >

Là loại địa chi m à khi d ù n g tro n g c ô n g th ứ c tính toán, sao chép công thức đi nơi k hác nó k h ô n g bị thay đối địa chi d ò n g m à chi thay đồi địa chi cột

H ìn h 4.27 C ác địa chi hỗn hợp

4.5.1.2 Đ ịa chi vùng d ữ liệu

- Đ á n h d ấu ô hay khối ô cần đặt tên

- N h ấ n c h u ộ t vào k h u n g N a m e t ío x tren th a n h c o n g thúc

- N h ậ p tên c h o ô h a y k h ố i ô

- Đ ặ t tên x o n g , n h ấ n E n te r để chấp nhận

4.5.2.1 D ữ liệu chuỗi

D ữ liệu c h u ỗ i ch o p h é p ng ư ờ i dù n g th ự c hiện đ ư ợ c trên các phép

to án q u an hệ và p h ép toán nối chuỗi

T o á n t ử q u a n h ệ

=: B ă n g <=: N h ó hơ n h o ặ c băng

<: N h ó h ơ n > = : L ớ n hơ n h o ặ c b ằ n g