Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ

Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ Tìm hiểu thị trường ERP tại Việt Nam. Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP Fast Business Online tại Nhà sách trí tuệ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÀI THẢO LUẬN Học phần: Các phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

11 Trần Thị Lan Anh 20D191054 -Tổng quan về Fast

Business Online

- Một số hình ảnh-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

12 Phạm Thị Ánh 20D191005 -Giải pháp triển khai ERP

- Thực trạng ERP trong doanh nghiệp

-Thuyết trình-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

15 Hà Ngọc Diệp 20D191006 -Mở đầu

-Kết luận-Tài liệu tham khảo

- Powerpoint

- Sơ đồ phân rã chức năng

Hoàn thành tốt tích cực tham gia thảo luận

16 Nguyễn Thu Diệu 20D191056 -Lợi ích và chức năng của

FBO

- Phần mềm FBO được triển khai trong nhà sách trí tuệ

-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

17 Bùi Thị Dung 20D191106 - Lợi ích và chức năng của

FBO

- Phần mềm FBO được triển khai trong nhà sách trí tuệ

-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

18 Nguyễn Hưng Duy 20D191007 -Sơ đồ luồng dữ liệu mức

ngữ cảnh

-Sơ đồ phân rã chức năng

-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

19 Đinh Thùy Dương 20D191057 -Khái niệm đặc điểm ERP

-Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

-Sơ đồ trình tự-Word

-Đặt câu hỏi phản biện

Hoàn thành tốt,tích cực tham gia thảo luận

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU……….6

NỘI DUNG 7

I Sơ lược về hệ thống ERP……… 7

1.1 Khái niệm, đặc điểm ERP 7

1.2 Các chức năng chính của phần mềm ERP thông thường 7

1.3 Lý do ERP cần thiết do doanh nghiệp 9

1.4 Các giai đoạn phát triển ERP 11

1.5 Thực trạng ERP trong doanh nghiệp 14

II Giới thiệu về phần mềm Fast Business Online……… 15

2.1 Tổng quan về Fast Business Online 15

2.2 Lợi ích và chức năng của Fast Business Online 17

2.3 Phần mềm Fast Business online được triển khai trong nhà sách trí tuệ 30

III Nghiệp vụ phần mềm……… 34

3.1 Phân rã chức năng 35

3.2 Luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 35

3.3 Luồng dữ liệu mức đỉnh 36

3.4 Sơ đồ trình tự của một số nghiệp vụ 37

3.5 Sơ đồ quan hệ thực thể 38

IV Chi tiết về sản phẩm……….38

4.1 Một số hình ảnh 38

4.2 Giải pháp triển khai ERP* 39

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

MỞ ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộcdoanh nghiệp luôn phải tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới kháchhàng nhanh hơn, rẻ hơn và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệpcần nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trongquá trình sản xuất, kinh doanh

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công nghệ hữuhiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềmnày ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng được rấtnhiều nhà quản trị quan tâm trong việc điều hành công ty và không ít doanh nghiệphiện nay đã, đang và chuẩn bị tiến hành triển khai chính là ERP (Enterprise ResourcePlanning) - Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phương tiện hiệnđại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp(nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Nhưng do nhiều nguyên nhân,một số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy được tác dụng vốn có của hệ thống này, thậmchí còn gặp rất nhiều khó khăn

Chính vì vậy, nhóm 2 quyết định lựa chọn và làm rõ đề tài: “Tìm hiểu thị trườngERP tại Việt Nam Phân tích phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP FastBusiness Online tại Nhà sách trí tuệ” Thông qua đó, nhóm 2 sẽ đi sâu tìm hiểu kỹ hơn

về ERP và phần mềm ERP Fast Business Online trong nghiệp vụ quản lý bán hàng

NỘI DUNG

I Sơ lược về hệ thống ERP

1.1 Khái niệm, đặc điểm ERP

1.1.1 Khái niệm ERP

Khái niệm nguồn lực doanh nghiệp: Bao gồm tất cả tài sản, nhân lực, những quy

trình của tổ chức, những thuộc tính của doanh nghiệp, thông tin, tri thức , cho phépdoanh nghiệp hình thành và thực hiện các chiến lược giúp cải thiện hiệu quả và hiệusuất của mình

ERP (Enterprise Resource Planning): là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp Hiểu đơn giản thì hệ thống ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năngliên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị toàn diện đầu vào, đầu ra; tới lập

kế hoạch, thống kê, kiểm soát các nghiệp vụ về sản xuất, tài chính, nhân sự Bên cạnh

đó, ERP còn hỗ trợ cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và đưa ra các dự báo, giúpcho nhà quản lý hoặc các bộ phận tác nghiệp hiệu quả

Phần mềm ERP: Là bộ giải pháp tích hợp mọi hoạt động quản lý của doanh

nghiệp vào trong 1 phần mềm duy nhất hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý mộtcách tự động hoá, giúp doanh nghiệp quản lý những hoạt động nghiệp vụ then chốt,bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định

và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơnhàng, quản lý bán hàng

Các phân hệ chức năng tích hợp với nhau

Một CSDL duy nhất, tránh việc trùng lặp dư thừa thông tin

Tăng khả năng truy xuất vào hệ thống

Giao diện làm việc nhất quán

1.2 Các chức năng chính của phần mềm ERP thông thường

1.2.1 Chức năng kế toán và tài chính

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cung cấp đầy đủ các tính năng, công cụ cơbản của lĩnh vực kế toán và tài chính bao gồm: Sổ cái chung, Tài khoản chi trả, Cáckhoản nhận về Số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách,

Chức năng này giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng

kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tàichính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chi được kiểm soát hiệu quả hơn

1.2.2 Chức năng quản lý quy trình sản xuất, phân phối

Hệ thống ERP cung cấp các tính năng: Số lượng nhập – bán – tồn kho, Quản lýkho, Theo dõi chất lượng, Điều phối giao hàng, để giúp doanh nghiệp quản lý hiệuquả quy trình sản xuất, kho vận, phân phối sản phẩm

Hệ thống sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giúp sử dụng tối ưu chi phí vàthời gian, giảm bớt tỷ lệ lỗi hỏng trong quá trình sản xuất, cắt giảm chi phí lưu kho,kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho quá trình xuất – nhập, phân phối phương tiện phù hợpcho quy trình vận chuyển Các tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còngia tăng hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm

1.2.3 Chức năng bán hàng

Về cơ bản, tính năng bán hàng sẽ bao gồm: Tạo đơn, Xử lý đơn hàng, Bán hàngtrực tuyến, Hóa đơn bán hàng, Tính năng này giúp minh bạch hóa các quy trình bánhàng, gia tăng hiệu suất bán hàng của nhân viên, tiết kiệm thời gian mua hàng chokhách

Cùng với đó, các công cụ quản lý hệ thống ERP sẽ hỗ trợ quản lý bán hàng đakênh, cung cấp các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hoạt động bánhàng, xây dựng các chương trình phù hợp để thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, gia tăng doanh

số kinh doanh

1.2.4 Chức năng quản lý dịch vụ

Các tính năng trong mô-đun về quản lý dịch vụ: Đặt lịch, Quản lý chất lượng,Hợp đồng dịch vụ, Chương trình khách hàng thân thiết, Khác với hàng hóa thôngthường, việc quản lý về dịch vụ thường phức tạp và khó đánh giá hơn Các tính năng

cơ bản sẽ giúp quy trình quản lý dịch vụ được chuẩn hóa, giúp duy trì chất lượng dịch

vụ, hướng đến việc thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng

1.2.5 Một số tính năng linh hoạt dựa trên đặc thù

Bên cạnh các tính năng cơ bản được đề cập ở trên thì một vài mô-đun được sử dụng phổ biến khác gồm Quản trị nhân lực, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị, Điều hành doanh nghiệp.

Như đã đề cập trước đó, vì phần mềm doanh nghiệp là hệ thống mở, các doanh nghiệp còn có thể tích hợp thêm các tính năng khác để phù hợp với đặc thù riêng của ngành nghề, công việc

1.3 Lý do ERP cần thiết do doanh nghiệp

1.3.1 Tiết kiệm chi phí

Chi phí cho việc vận hành hệ thống ERP là một con số không hề nhỏ, tuy nhiênnhững với lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp thì đây thực sự là một khoản chiphí đúng đắn Bằng việc hợp nhất các hệ thống bị phân mảnh về một chương trình tậptrung, có hệ thống, ERP trở thành một công cụ đắc lực trong việc quản lý chuỗi cungứng, quản trị sản xuất, quản trị nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng củadoanh nghiệp một cách hiệu quả với chi phí tối ưu

Với việc ứng dụng ERP vào quản trị tổng thể doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽtạo ra hiệu quả về chi phí hoạt động cũng như chi phí vận hành và cải tiến quy trìnhkinh doanh

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đào thải một số bộ phận lỗi thời, không cần thiết

và từ đó sẽ tiết kiệm thêm chi phí Khi tất cả đều đã đi vào hệ thống, hoạt động doanhnghiệp sẽ đi theo một quy trình chặt chẽ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc Hệ thốngERP giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

1.3.2 Cải thiện sự cộng tác

Việc hợp tác giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp, đặc biệt với những doanhnghiệp lớn với nhiều bộ phận, nhiều phòng ban, có thể gặp nhiều khó khăn, hoặc bị trìhoãn do hạn chế trong việc lưu chuyển thông tin Hệ thống ERP sẽ mang đến chodoanh nghiệp giải pháp tối ưu cho vấn đề này

Với ERP, mọi nhân viên đều có quyền truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu ngaylập tức, giúp họ nắm được tình hình làm việc của mỗi phòng ban, từ đó chủ động, linhhoạt trong việc sắp xếp công việc, đồng bộ công việc của mình với toàn bộ hệ thốngcủa công ty Như vậy, khi cần giải quyết một công việc chung của doanh nghiệp, cácphòng ban sẽ được điều kiện để làm việc với nhau một cách khăng khít, hạn chế thờigian chờ đợi, tăng hiệu quả làm việc

1.3.3 Cải tiến năng suất

Nâng cao năng suất lao động là một trong những lợi ích lớn nhất mà ERP đem lạicho doanh nghiệp Nếu không có ERP, doanh nghiệp có thể dư thừa trong bộ máyquản lý, hoặc lãng phí thời gian cho một vài nghiệp vụ lặp đi lặp lại theo phương phápthủ công Hơn nữa, việc thiếu thông tin hoặc thông tin không đồng bộ cũng sẽ gây ranhiều khó khăn, làm cản trở quá trình làm việc của doanh nghiệp

Ngược lại, với việc sử dụng ERP, dữ liệu sẽ được chia sẻ công khai, minh bạchtrong toàn bộ hệ thống, giúp mỗi nhân viên có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình,giảm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi các thông tin

mà họ thực sự cần từ các phòng ban khác Từ đó, ERP hỗ trợ mỗi nhân viên trong việclên lịch làm việc, hoàn thành các báo cáo một cách dễ dàng, nhanh chóng, giúp tăngnăng suất lao động

1.3.4 Đơn giản hóa các công việc hành chính - kế toán

Quy mô doanh nghiệp càng lớn, số lượng nhân sự ngày càng tăng thì các thủ tụcgiấy tờ hành chính doanh nghiệp phải giải quyết ngày càng nhiều Đây cũng là khâu dễgặp phải nhiều sai sót, nhầm lẫn, đặc biệt khi công việc được thực hiện theo cách thủcông và thông tin không đồng bộ

Việc lập các báo cáo tài chính mỗi quý, hoàn thiện các hồ sơ nhân sự và các giấy

tờ khác của doanh nghiệp cũng tiêu tốn một lượng lớn thời gian, công sức, chất xám,

mà hiệu quả đôi khi không được đảm bảo Hệ thống ERP sẽ cung cấp đầy đủ thông tin,phân tích dữ liệu tự động, nhờ đó hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể.Hơn nữa, với hình thức nhập liệu 1 lần, ERP cũng giúp việc cập nhật thông tin, dữ liệutrên toàn bộ hệ thống một cách đơn giản, dễ dàng hơn ERP giúp doanh nghiệp tối giảnhoá các thủ tục tài chính kế toán

1.3.5 Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Nếu nguồn dữ liệu khách hàng và nguồn dữ liệu về sản xuất hàng hóa, lưu khokhông thống nhất trên một hệ thống, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ mất rất nhiềuthời gian để phản hồi kể từ khi nhận được yêu cầu của khách hàng, từ đó có thể làmtăng khả năng đánh mất những khách hàng tiềm năng Việc gia tăng tốc độ xử lý đơnhàng, đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ giúp làm hài lòng khách hàngđồng thời giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Phần mềm ERP sẽ giúp tạo ra các danh sách khách hàng cho doanh nghiệp, phânloại khách hàng cũ, khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, lưu trữ lại lịch sử giaodịch và thông tin của khách hàng, giúp cho việc chăm sóc khách hàng trở nên đơn giản

và hiệu quả hơn Đồng thời hệ thống cũng giúp làm giảm áp lực và khối lượng côngviệc cho bộ phận chăm sóc khách hàng, do thông tin luôn được cung cấp đầy đủ, kịpthời, nhanh chóng

Kết luận: Như vậy việc sử dụng hệ thống ERP trong công tác quản trị là vô cùng

cần thiết đối với mọi doanh nghiệp Mọi vấn đề của doanh nghiệp dường như đềuđược giải quyết thông qua những ứng dụng của hệ thống ERP Nhà quản trị cần xácđịnh các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình, từ đó tìm hiểu các tính năng, lợi íchcủa một hệ thống ERP mà có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đó, nhằm đưa ra quyếtđịnh lựa chọn một giải pháp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp

1.4 Các giai đoạn phát triển ERP

Các giai đoạn phát triển ERP

Bước 1: Chuẩn bị dự án

Đây là thời gian hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án bao gồmthiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu việccần chuẩn bị trước khi triển khai, thời gian triển khai, các giai đoạn triển khai

Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

Đây được xem là bước đầu tiên, tạo nền móng cho các bước kế cận Vì thế, nếudoanh nghiệp bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khókhăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai bị lệch hướng.

Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức cần được tiến hànhnghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng giảipháp quản trị doanh nghiệp ERP Trong quá trình khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp– vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phíadoanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:

● Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp

● Số lượng nhân sự của doanh nghiệp

● Mô hình doanh nghiệp: mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company

● Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp

● Số lượng cửa hàng (Đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm: shop, Online, các phương thức thanh toán

● Quy trình sản xuất và quản lý

● Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai

● Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại: trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên

● Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanhnghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trongquá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?

Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

Sau khi đội BA trực tiếp khảo sát thực trạng doanh nghiệp sẽ lên tài liệu URD

mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận Đây làmột giai đoạn rất quan trọng của dự án Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thểđưa ra các tư vấn và đưa ra các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lýcác bài toán quản lý của khách hàng

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi hai bên cùng nhau thống nhất về tài liệu mô tả URD Đội ngũ Developer

sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả Sau khi đội ngũ lậptrình thiết kế phần mềm thì sẽ chuyển sang đội test để test hệ thống kiểm tra các lỗi

Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống

Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hìnhnhập liệu, tính năng nghiệp vụ…

Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm

Bước 6: Triển khai (Cài đặt đào tạo)

Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềmtại doanh nghiệp

Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, người dùng sẽ trực tiếp sử dụng chươngtrình vào công việc

Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòngcủa khách hàng để hỗ trợ Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thườngxuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốtnhất

Bước 7: Vận hành thử

Hỗ trợ chuyển đổi các dữ liệu đã có sẵn (trên file Excel, Txt…) vào các danhmục, chứng từ… và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu chuyển đổi

Và các lỗi còn tồn tại sẽ được khắc phục

Bước 8: Go- live ( Đưa hệ thống vào khai thác)

Trong 1 dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phầnmềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụngthực tế

Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sửdụng nữa, việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới

Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm

Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềmtheo hợp đồng đã được hai bên ký kết, bao gồm:

Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp vụ

đã phát triển theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD),Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; Tài liệu hướng dẫn sửdụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT, Tàiliệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual)

Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ

Khi có thông báo của khách hàng về sự cố chương trình, nhà cung cấp phần mềm

sẽ khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương trình bằng một trong các biện phápsau:

Cách 1: Hỗ trợ, hướng dẫn khắc phục sự cố hoặc lỗi với phần mềm đã cài đặt

thông qua INTERNET bằng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến (từ xa), qua điện thoại…

Cách 2: Trong trường hợp không khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm theo “Cách

1”, đơn vị cung cấp phần mềm cử cán bộ đến bên doanh nghiệp trực tiếp khắc phục sự

cố hoặc lỗi phần mềm đã cài đặt

Với những sự cố như: virus, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… tùy theo mức độ

và điều khoản hợp đồng, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ tiến hành cài lại phần mềm chokhách hàng

Và việc khắc phục các sự cố lỗi trong thời gian bảo hành ( từ 12-24 tháng tùy nhàcung cấp) sẽ được thực hiện miễn phí

1.5 Thực trạng ERP trong doanh nghiệp

Nhờ sức ảnh hưởng của cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, tình hình ứng dụngERP đang ngày càng phát triển tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp trong cácngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt là có

sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước

Ban đầu, một số doanh nghiệp thường là các tập đoàn lớn ứng dụng ERP, sau đócác công ty khác dần nhận ra lợi ích và “theo đuôi” để áp dụng, một số doanh nghiệpkhác chưa áp dụng ngày mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không vàtriển khai vào thời điểm nào cho phù hợp Nhận thức về ERP cũng ngày càng đượcnâng cao

Theo một cuộc điều tra của Viện tin học doanh nghiệp thuộc VCCI về tình hìnhứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp vừa và nhỏ được tiến hành đã chothấy những kết quả rất thất vọng khi hầu hết những kết quả tổng hợp được đều đượcdùng những từ như: thấp, yếu, chưa sẵn sàng khi nói về mức độ sẵn sàng của cácdoanh nghiệp

Kết quả khảo sát cho thấy, trong 1613 doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm nhiều loạihình sở hữu, nhiều ngành sản xuất, kinh doanh ở 6 tỉnh, thành đã trả lời các phiếu khảosát có đến hơn 80% doanh nghiệp chưa hoặc không sử dụng dịch vụ công nghệ thôngtin Trong đó có tới 45% không có nhu cầu sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin Số

doanh nghiệp thực sự đã sử dụng các dịch vụ công nghệ thông tin chỉ chiếm khoảng18% tổng số doanh nghiệp trả lời khảo sát.

Theo các chuyên gia, nguyên nhân quan trọng nhất chính là tư duy của ngườiđứng đầu doanh nghiệp Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuất phát

từ mô hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách kinh doanh truyền thống, chính vì thế rất ítlãnh đạo doanh nghiệp có được tầm nhìn từ xa trong việc đầu tư công nghệ thông tinnói chung và ứng dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP theo yêu cầu nóiriêng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình

Các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo cách truyền thống với nhiều phòng ban khácnhau Mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển

dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công Điều nàydẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khókiểm soát về độ tin cậy của thông tin, dẫn đến nhiều thông tin có thể bị sai lệch thậmchí mâu thuẫn lẫn nhau

Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc lựachọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện cụ thể của mình Họ thiếu thông tin vềERP, năng lực tư vấn yếu và rất nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu là bán được giảipháp, thu tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất triển khai dự án đúng nghĩa Tại thời điểmnày, sự lựa chọn của doanh nghiệp sẽ dựa chủ yếu vào ba yếu tố: một là tên tuổi củagiải pháp, hai là tên tuổi của đơn vị triển khai giải pháp, ba là sách báo, tạp chí vềERP

Để triển khai thành công ERP, doanh nghiệp cần phải vứt bỏ những định kiến,nhìn vào bức tranh tổng quan, phân tích và triển khai một cách trình tự, bài bản, phốihợp chặt chẽ với đơn vị triển khai ERP

II Giới thiệu về phần mềm Fast Business Online

2.1 Tổng quan về Fast Business Online

2.1.1 Quá trình hình thành

Ra đời từ năm 2012, FBO là sự thay đổi từ một hệ thống vốn được cài đặt trêncác máy tính tại doanh nghiệp sang hệ thống vận hành trên nền web với lợi thế về chiphí đầu tư ban đầu và tiện lợi khi sử dụng, đồng thời kế thừa các ưu điểm của “tiềnbối” Fast Business Online được phát triển hoàn toàn trên nền công nghệ web-based

Đây là một bước tiến mới của FAST về công nghệ và phát triển sản phẩm Kết quả củahơn 2 năm FAST đầu tư cho nghiên cứu và phát triển.

Trong những trường hợp cần thiết phải tăng giờ làm để hoàn thành kịp thời cácbáo cáo tháng, quý, năm… nhân viên có thể làm việc ngoài giờ, hoặc vào ngày nghỉ tạinhà, từ máy tính cá nhân hoặc từ máy xách tay mà không cần phải đến công ty Điềunày sẽ rất thuận lợi cho nhân viên và vẫn kịp thời công việc cho doanh nghiệp

Với Fast Business Online được phát triển trên nền web, vì vậy chi phí đầu tư ban đầu và mở rộng khi cần cũng như chi phí vận hành thấp hơn và giảm đáng kể trong tổng chi phí sở hữu.

Khi đầu tư ban đầu thì chỉ phải đầu tư cho máy chủ đủ mạnh, còn các máy trạm

để làm việc thì những máy tính bình thường, có kết nối internet với một trình duyệtchuẩn là tất cả những gì cần phải có Các máy trạm làm việc không cần phải cài đặt(No Install) bất cứ phần mềm gì, không cần tải bất cứ tệp gì (No Download) và khôngcần cài thêm bất cứ thành phần nào khác như flash, silverlight (No Plug-in)

Khi mở rộng cho các điểm mới thì không cần phải triển khai thêm một máy chủhoặc một máy trạm với cấu hình mạnh Chỉ cần các máy tính bình thường để làm máytrạm làm việc Việc bảo trì cơ sở dữ liệu, cài đặt và cập nhật phần mềm trong quá trìnhvận hành chỉ việc thực hiện cho máy chủ Không phải thực hiện cho từng máy trạm.Với số lượng máy sử dụng càng lớn thì càng có lợi về chi phí đầu tư, vận hành và mởrộng

Fast Business Online có tốc độ xử lý số liệu cực nhanh và có nhiều tính năng thông minh do được thiết kế và lập trình với mục tiêu để làm việc với dữ liệu rất lớn của các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều giao dịch và yêu cầu về quản trị rất cao.

Chương trình có thể tìm, đưa ra hàng triệu bản ghi, chứng từ chỉ trong vài giây.Theo thời gian sử dụng qua các năm thì cơ sở dữ liệu sẽ lớn lên rất nhanh, nhưng khilàm việc với một khoảng thời gian/kỳ báo cáo thì tốc độ của chương trình sẽ khôngđổi Chương trình cho phép người sử dụng thao tác thuận tiện, thân thiện như khi làmviệc với các phần mềm lập trên windows - form based.

2.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển

Qua gần 5 năm, FBO đạt được sự tăng trưởng tương đối cao về mặt khách hàng,với hơn 350 khách hàng doanh nghiệp mua mới tính đến tháng 03/2017, trung bìnhmỗi năm tăng trưởng 30% so với năm trước Riêng năm 2017, chỉ đến cuối tháng 03,FBO đã có số khách hàng mua mới bằng 56% của toàn năm 2016. 

2.2 Lợi ích và chức năng của Fast Business Online

2.2.1 Lợi ích

● Rút ngắn khoảng cách thông tin

Fast Business Online tạo ra luồng thông tin thông suốt trong doanh nghiệp, thôngtin trực tiếp đến nơi cần thiết một cách tức thì mà không cần qua khâu trung gian.Giám đốc, Ban lãnh đạo, Kiểm soát kế toán… có thể có ngay các con số chính xác và

đa dạng theo mong muốn chỉ bằng một cái nhấp chuột Không khoảng cách, khôngthời gian

● Quản lý tổng thể

Không chỉ đơn thuần quản lý riêng lẻ chắp nối từng bộ phận, Fast BusinessOnline quản lý tổng thể nguồn lực từ đầu vào đến đầu ra, người quản lý có thể có cácbáo cáo từ mọi quy trình và mối quan hệ giữa các đầu vào, đầu ra đó Phần mềm còncung cấp một cái nhìn tổng thể về công nợ, tình hình tài chính, tình hình tồn kho, dòngtiền, nhân sự… giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định chính xác, kịp thời

● Tiết kiệm nguồn lực

Nhờ việc cung cấp thông tin nhanh và chính xác, từ đó ra quyết định xử lý cáctình huống kịp thời, tránh các rủi ro từ việc thông tin chậm và sai, kiểm soát tốt quátrình sản xuất kinh doanh, hạn chế thất thoát lãng phí Từ đó giảm thiểu giá thành sảnphẩm và các chi phí phát sinh ngoài mong muốn, hạn chế tốn kém phải đầu tư lại trongtương lai vì chỉ phải đầu tư một lần cho sản phẩm có khả năng đáp ứng các nhu cầuphát sinh

● Xử lý nhu cầu phức tạp

Quản lý quá trình sản xuất, tính giá thành với những sản phẩm có cơ cấu phứctạp, nhiều công đoạn Kiểm soát các chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi, hạnmức công nợ, tín dụng.

Quản lý quy trình mua hàng từ khi có yêu cầu, qua các bước duyệt yêu cầu, báogiá, lựa chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán, xuất trả lại nhàcung cấp

2.2.2 Chức năng

● Kế toán tổng hợp: thu thập, tổng hợp, phản ánh, ghi chép và thống kê một cáchtổng quát các số liệu, dữ liệu, thông tin trên các tài khoản, sổ sách kế toán, báocáo lãi lỗ và báo cáo tài chính theo các kỳ kế toán của doanh nghiệp

Màn Menu các chức năng Kế toán tổng hợp

Ví dụ về màn hình nhập chứng từ “Phiếu kế toán”

● Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: quản lý thu chi chặt chẽ, chính xác, rõ ràng,

xử lý hiệu quả việc thu tiền của khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, theodõi các khế ước vay/cho vay và các thu chi khác

Màn Menu các chức năng Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

● Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: theo dõi chu trình bán hàng từ khâu cậpnhật hợp đồng, xuất hóa đơn và thu tiền hàng, quản lý công nợ của khách hàng,quản lý dòng tiền…

Màn Menu các chức năng Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Ví dụ về màn hình nhập “Hóa đơn bán hàng”