Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán – Kiểm toán MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Những vấn đề chung về bán hàng trong doanh nghiệp TM và DV
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nhằm thực hiện giá trị của hàng hóa Quá trình này bao gồm việc chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua, từ đó nhận về tiền tệ hoặc hàng hóa khác Bán hàng đảm bảo quyền đòi tiền của doanh nghiệp từ phía khách hàng, là bước quan trọng để hoàn tất giao dịch thương mại.
Theo chuẩn mực kế toán số 14 – “Doanh thu và thu nhập khác” ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị kinh tế đã thu hoặc sẽ thu trong kỳ kế toán từ hoạt động kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Khái niệm khoản giảm trừ doanh thu
Chiết khấu thương mại: là tiền thưởng (giảm trừ) cho khách theo một tỷ lệ nào đó khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn
Giảm giá hàng bán là khoản tiền giảm trừ mà doanh nghiệp dành cho khách hàng do hàng hóa không đạt chất lượng yêu cầu, không đúng quy cách hoặc bị giao chậm, giao sai địa điểm theo hợp đồng Đây là biện pháp thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt, đồng thời phản ánh rõ ràng tình trạng hàng hóa không đạt yêu cầu khi có vấn đề phát sinh Việc giảm giá hàng bán giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất và đảm bảo minh bạch trong quá trình bán hàng.
Hàng bán bị trả lại là hàng đã chuyển quyền sở hữu và đã thu tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán, nhưng bị khách hàng trả lại do người bán không tuân thủ hợp đồng kinh tế ký kết Nguyên nhân trả lại hàng bao gồm hàng không phù hợp với nhu cầu, tiêu chuẩn hoặc quy cách yêu cầu, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại Việc xử lý hàng bán bị trả lại là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người tiêu dùng và duy trì uy tín của doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa, như lương nhân viên bán hàng, chi phí đóng gói, quảng cáo, chào hàng, hoa hồng đại lý và hao hụt tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, hành chính và phục vụ chung của doanh nghiệp, như chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý Ngoài ra, nó còn gồm chi phí vật liệu, đồ dùng quản lý, khấu hao tài sản cố định, thuế môn bài, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi bằng tiền khác nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán phản ánh toàn bộ các chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc sản xuất ra sản phẩm, là số tiền phản ánh giá trị của hàng hóa đó Đối với doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán bao gồm giá thanh toán để mua hàng cùng với tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng Việc xác định chính xác giá vốn giúp doanh nghiệp kiểm soát lợi nhuận và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Chi phí hoạt động tài chính
Chi phí hoạt động tài chính bao gồm các khoản chi phí và lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, như chi phí cho vay, vay vốn, góp vốn liên doanh và các khoản lỗ từ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn Các khoản này còn gồm phí giao dịch bán chứng khoán, lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán, đầu tư khác, cùng với lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ.
Thu nhập khác và chi phí khác
Khoản thu nhập và chi phí khác là những khoản thu nhập hoặc chi phí không dự tính trước hoặc có dự tính nhưng ít khả năng thực hiện, đồng thời không mang tính chất thường xuyên Những khoản này có thể phát sinh do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan bên ngoài Việc quản lý chính xác các khoản thu nhập và chi phí khác giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các biến động tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Xác định kết quả kinh doanh
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và các hoạt động khác Quá trình này giúp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong tháng, quý hoặc năm, từ đó hỗ trợ đưa ra các quyết định quản lý chiến lược Việc xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường thành công của doanh nghiệp và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh để tăng trưởng bền vững.
1.1.2 Mục đích của quá trình bán hàng
Bán hàng là quá trình trao đổi nhằm thể hiện giá trị của hàng hóa và thúc đẩy quá trình tái sản xuất, góp phần phát triển nền sản xuất và tái sản xuất xã hội Quá trình này giúp đáp ứng mục tiêu của nền kinh tế xã hội, đồng thời phục vụ nhu cầu tiêu dùng của thị trường.
Trong quá trình mua bán hàng hóa, doanh nghiệp không chỉ chuyển nhượng sản phẩm cho người mua mà còn thu về giá trị của hàng hóa đó Quá trình này giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, bù đắp chi phí hoạt động và tích lũy nguồn lực để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này đảm bảo sự phát triển bền vững và tăng trưởng lợi nhuận cho doanh nghiệp trên thị trường.
Kết quả tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại phụ thuộc vào chất lượng và chủng loại hàng hóa, giúp tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng Ngoài ra, việc áp dụng các hình thức và phương pháp bán hàng phù hợp cùng chính sách marketing đúng đắn, hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao doanh số và mở rộng thị trường cho doanh nghiệp.
Các phương thức bán hàng
Các phương thức bán hàng cơ bản được áp dụng là: Bán buôn, bán lẻ và bán hàng qua đại lý, ký gửi.
1.1.3 Phương thức bán buôn hàng hoá
Bán buôn là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các
Sau khi hàng hoá được bán ra, chúng vẫn còn nằm trong lĩnh vực lưu thông để tiếp tục chuyển bán hoặc được đưa vào lĩnh vực sản xuất, nhằm tạo ra sản phẩm mới, sau đó tiếp tục lưu thông trên thị trường Quá trình này đảm bảo sự liên tục của chuỗi cung ứng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả Việc hàng hoá lưu thông sau bán giúp đáp ứng nhu cầu thị trường và duy trì sự phát triển của nền kinh tế.
- Khối lượng hàng hoá giao dịch lớn, theo từng lô hàng.
- Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.
Phương thức bán buôn bao gồm hai hình thức: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
Phương thức bán buôn qua kho
Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp
Bán buôn qua kho gồm hai hình thức:
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện mang giấy ủy nhiệm đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ xuất kho hàng hóa và giao trực tiếp cho đại diện của bên mua Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa đó được xem là đã tiêu thụ theo quy định.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp sau một kỳ làm việc, thể hiện qua số dư lãi hoặc lỗ Đây là chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc phân tích kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố thúc đẩy hoặc cản trở sự phát triển trong từng giai đoạn Do đó, theo dõi kết quả kinh doanh là bước quan trọng để đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp và nâng cao hiệu quả hoạt động.
* Tài khoản 515: “Doanh thu hoạt động tài chính”
Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu liên quan đến hoạt động tài chính trong kỳ báo cáo Nó giúp ghi nhận chính xác các khoản thu nhập phát sinh từ hoạt động tài chính, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong báo cáo tài chính Việc sử dụng tài khoản này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản doanh thu một cách hiệu quả, phục vụ công tác kế toán và quản lý tài chính chặt chẽ.
Tài khoản 515 không có số dư cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu hoạtđộng tài chính sang TK xácđịnh kết quả
- Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuậnđược chia
- Chiết khấu thanh toánđược hưởng
- Lãi tỷ giá phát sinh trong kỳ
- Doanh thu HĐTC khác phát sinh trong kỳ
Sơ đồ 1.16: trình tự hạch toán thu nhập hoạt đông tài chính.
Kết chuyển DTHĐTC chiết khấu TT do TT trước hạn theo lương TK111,112,138,152
DT cổ tức lợi nhuận được chia
Lãi tiền gửi ngân hàng
TK 222 Thu nhập bổ sung vốn góp liên doanh
* Tài khoản 635: “Chi phí hoạt động tài chính”
Các khoản chi phí hoạt động tài chính bao gồm chi phí hoặc lỗ phát sinh từ các hoạt động đầu tư tài chính, chi phí vay và đi vay vốn, cũng như chi phí góp vốn liên doanh, liên kết Những khoản mục này phản ánh hiệu quả của hoạt động tài chính của doanh nghiệp, góp phần đáp ứng các yêu cầu báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việc kiểm soát tốt các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận, tối ưu hoá dòng tiền và đảm bảo hoạt động tài chính bền vững.
Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán, lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá…
Tài khoản 635 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.17: trình tự hạch toán chi phí hoạt động tài chính.
Chi phí cho hoạt động vay vốn… K/C chi phí phát sinh trong kỳ
- Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê TS tài chính
- Chiết khấu thanh toán cho KH
- Các khoản chi phí hoạt động đầu tư tài chính khác
- Hoàn nhập dự phòng giảm gía đầu tư chứng khoán
- Kết chuyển chi phí HĐTC xác định kết quả
* Tài khoản 711: “Thu nhập khác”
- Nội dung: Phản ánh các khoản thu nhập khác, các khoản doanh thu ngoài hoạt động SXKD của doanh nghiệp
Tài khoản 711 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.18:trình tự hạch toán thu nhập khác
Thu hồi các khoản nợ đẫ xóa sổ hoặc các khoản thu nhập bỏ quên chưa ghi sổ từ các
K/C thu nhập khác năm trước
TK 131,331,338 Xóa sổ các khoản nợ không ai đòi
Các khoản thuế được giảm trong năm
- Thuế GTGT phải nộp (nếu có) tính theo phương pháp trực tiếp đối với các khoản thu nhập khác
- Kết chuyển thu nhập khác xácđịnh kết quả
- Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ
* Tài khoản 811: “Chi phí khác”
- Nội dung: Phản ánh những khoản chi phí phát sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của doanh nghiệp
Tài khoản 811 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.19: trình tự hạch toán chi phí khác.
- Các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ
- Kết chuyển chi phí khác xác định kết quả kinh doanh
Giá trị còn lại TSCĐ được thanh lý
Giá trị vật liệu, TS bị thiếu, mất không
Rõ nguyên nhân , bất thường
* Tài khoản 911: “Xác định kết quả kinh doanh”
Tài khoản này có vai trò quan trọng trong việc xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Nó giúp ghi nhận doanh thu, chi phí và lợi nhuận, từ đó cung cấp hình ảnh rõ nét về hiệu quả hoạt động của công ty Việc sử dụng đúng tài khoản này còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị phù hợp nhằm thúc đẩy phát triển bền vững.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh thành tích trong các lĩnh vực chính như hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động tài chính, và các hoạt động khác Thông qua việc phân tích các chỉ tiêu này, doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động và lập kế hoạch phát triển bền vững trong tương lai Việc theo dõi kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực thành công và điểm cần cải thiện, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh Đồng thời, kết quả hoạt động tài chính cung cấp thông tin về tình hình tài chính tổng thể, giúp quản lý đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp Kết quả của các hoạt động khác cũng góp phần vào bức tranh toàn diện về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, bấtđộng sảnđầu tư và dịch vụđã bán
- Chi phí HĐTC, chi phí thuế TNDN, chi phí khác
- Chi phí bán hàng, QLDN
- Doanh thu thuần về sản phẩm, hàng hoá, bấtđộng sản đầu tư và dịch vụ bán trong kỳ
- Doanh thu HĐTC, thu nhập khác, khoản ghi giảm chi phí thuế TNDN
* Tài khoản 821: “Chi phí thuế TNDN”
Phản ánh chi phí thuế TNDN của doanh nghiệp bao gồm cả chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác lợi nhuận sau thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính Do đó, việc ghi nhận đúng các chi phí thuế này là yếu tố không thể thiếu trong quá trình lập báo cáo tài chính hợp lý và phù hợp với quy định kế toán.
* Tài khoản 421: “Lợi nhuận chưa phân phối”
- Nội dung: Phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) sau thuế TNDN và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của DN
- Chi phí thuế TNDN hiện hành phát sinh trong năm
- Thuế TNDN hiện hành của các năm trước phải nộp bổ sung
- Ghi nhận chi phí thuế TNDN hoãn lại
- Kết chuyển chênh lệch Có 8212 > Nợ
- Số thuế TNDN hiện hành thực tế phải nộp trong năm < thuế TN hiện hành tạm nộp
- Thuế TNDN phải nộpđược ghi giảm do phát hiện sai sót không trọng yếu của các năm trước
- Ghi giảm chi phí thuế TNDN hoãn lại
- Kết chuyển chênh lệch phát sinh Nợ
TK 821: Chi phí thuế TNDN
- Số lỗ về HĐKD của DN
- Trích lập các quỹ của DN
- Chia cổ tức, lợi nhuận cho các cổđông, nhàđầu tư, các bên liên doanh
- Bổ sung vốn kinh doanh
- Nộp lợi nhuận lên cấp trên
- Số lợi nhuận thực tế của HĐKD trong kỳ
- Số lợi nhuận cấp dưới nộp lên, số lỗ của cấp dướiđược cấp trên cấp bù
- Xử lý lỗ về HĐKD
TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
Lợi nhuận chưa phân phối, chưa sử dụng
Số lỗ HĐKD chưa xử lý
Sơ đồ 1.20:Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh
(1): Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong kỳ
(2): Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ
(3): Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính trong kỳ
(4): Kết chuyển chi phí khác phát sinh trong kỳ
(5): Kết chuyển doanh thu thuần về hàng hoá tiêu thụ trong kỳ
(6): Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ
(7): Kết chuyển thu nhập khác phát sinh trong kỳ
(8): Xác định thuế thu nhập phải nộp
(9): Kết chuyển thuế thu nhập hiện hành
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Các hình thức kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC
1.8.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức Nhật ký chung như sau:
Sơ đồ1.21: Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký chung đặc trưng bởi việc ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào Sổ Nhật ký theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Các dữ liệu từ sổ Nhật ký sau đó được sử dụng để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép kế toán.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra
Sổ kế toán có ưu điểm nổi bật với mẫu mã đơn giản, dễ ghi chép, giúp việc phân công lao động kế toán trở nên thuận tiện hơn Việc sử dụng sổ này còn mang lại nhiều lợi ích khi kết hợp với máy tính trong xử lý số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả công việc và độ chính xác của dữ liệu.
- Nhược điểm: Ghi trùng lặp nhiều.
1.8.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái như sau:
Sơđồ 1.24 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái:
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày và ghi cuối tháng, định kỳ là hai phương pháp chính để ghi chép sổ kế toán Nhật ký - Sổ Cái, giúp tổ chức quản lý dữ liệu tài chính một cách hiệu quả Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế dựa trên tài khoản kế toán, trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép trong sổ Nhật ký - Sổ Cái dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu tài chính doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu số liệu và dễ kiểm tra
Số liệu kế toán tập trung trên cùng một trang sổ giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát các giao dịch tài chính Nhật ký sổ cái phản ánh dữ liệu theo trình tự thời gian để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kế toán Đồng thời, hệ thống phân loại theo tài khoản giúp tổ chức dữ liệu một cách hợp lý, thuận tiện cho việc tra cứu và phân tích báo cáo tài chính Việc sử dụng sổ cái tập trung đảm bảo sự nhất quán trong phản ánh số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.
Nhược điểm của hệ thống kế toán tổng hợp là khó phân công lao động do tất cả các công việc đều tập trung trên một sổ Nhật ký và sổ cái, gây khó khăn trong việc phân chia trách nhiệm và nhiệm vụ Ngoài ra, việc lưu trữ tất cả các tài khoản trên một trang sổ khiến sổ kế toán trở nên cồng kềnh, gây khó khăn trong việc bảo quản và tra cứu dữ liệu.
- Điều kiện vận dụng : ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp: Đơn vị hành chính sự nghiệp, hợp tác xã…
1.8.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức kế toán Chứng từ- ghi sổ như sau:
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.22 : Sơ đồ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ- ghi sổ dựa trên nguyên tắc ghi sổ kế toán tổng hợp bằng cách sử dụng chứng từ làm căn cứ chính Việc ghi sổ kế toán trong phương pháp này diễn ra trực tiếp dựa trên các chứng từ gốc, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho quá trình ghi chép sổ sách kế toán Đây là đặc trưng cơ bản giúp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp một cách rõ ràng và dễ kiểm tra.
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên các chứng từ kế toán cá nhân hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế thống nhất Việc này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi nhận các nghiệp vụ kế toán, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý tài chính hiệu quả Sử dụng chứng từ ghi sổ đúng quy trình còn hỗ trợ trong việc tổng hợp dữ liệu kế toán phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành, nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm, theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đồng thời, các chứng từ kế toán phải đi kèm để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Trước khi ghi sổ kế toán, các chứng từ này phải được kế toán trưởng duyệt nhằm tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình kế toán chuẩn mực.
Ưu điểm của sổ kế toán là kết cấu đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, giúp công tác phân công kế toán trở nên thuận tiện hơn Ngoài ra, hệ thống này còn dễ sử dụng cùng với các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Nhược điểm : Việc ghi chép bị trùng lặp nhiều, nên việc lập báo cáo bị chậm trễ nhất là trong điều kiện tính toán thủ công.
Điều kiện vận dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với từng đặc thù tổ chức.
1.8.4 Hình thức kế toán máy
Sơ đồ 1.23: Sơ dồ kế toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình
: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
KẾ TOÁN - Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Máy tính thực hiện công tác kế toán theo quy định, mặc dù phần mềm kế toán không thực hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn in được đầy đủ các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các sổ kế toán trên phần mềm kế toán được in ra theo hình thức phù hợp với loại sổ mà doanh nghiệp áp dụng, tuy nhiên không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, các chứng từ kế toán sẽ được cập nhật tự động vào phần mềm, giúp hệ thống xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác Các số liệu sau đó sẽ được tự động phản ánh trên các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính phù hợp với quy định kế toán.
- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng làm việc của kế toán, đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ.
- Nhược điểm: Chi phí cao, đòi hỏi kế toán viên phải thành thạo vi tính.
Điều kiện áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và các quy mô khác nhau, mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng trong việc tính toán Phương pháp này thích hợp cho tất cả các đơn vị, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Chương 1 đã giới thiệu một cách khá tổng quát về đơn vị đề tài được tiến hành, đó là Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TCPOS Việt Nam Đồng thời đề cập đến các sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp tại đơn vị Việc tìm hiểu các thông tin cơ bản cũng như các quy định làm việc tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ TCPOS Việt Nam giúp tác giả thuận lợi hơn trong việc phân tích thực trạng kế toán bán hàng va xác định kết quả kinh doanh của công ty ở chương 2.
Trong chương tiếp theo sẽ trình bày những khảo sát thực tế về thực trạng kế toán bán hàng , doanh thu , chi phí , lợi nhuận 3 năm 2013 – 2015 (chủ yếu là
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
2.2.1.1 Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty TNHH thương mại và dịch vụ TCPOS Việt Nam là phương thức bán lẻ và bán hàng qua điện thoại.
Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng nội thất dành cho gia đình, cửa hàng, văn phòng và trường học Phương thức bán lẻ của chúng tôi cho phép khách hàng trực tiếp đến cửa hàng để xem xét và lựa chọn các sản phẩm nội thất phù hợp Khi khách hàng quyết định mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ soạn hóa đơn và giao hàng tận nơi Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc lựa chọn dịch vụ nhận nợ để thuận tiện hơn trong việc mua sắm nội thất.
Phương thức bán hàng qua điện thoại phù hợp cho khách hàng quen hoặc khách hàng muốn đặt hàng trực tiếp qua điện thoại Khách hàng có thể liên hệ với công ty để yêu cầu về chủng loại, quy cách, mẫu mã, chất lượng, số lượng hàng hóa cũng như thỏa thuận về giá cả và phương thức giao hàng Đây là cách tiện lợi giúp khách hàng dễ dàng đặt hàng và nhận được dịch vụ phù hợp theo nhu cầu của mình.
2.2.1.2 Các phương thức thanh toán.
Khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp và khách lẻ mua hàng với số lượng nhỏ, thường thanh toán ngay sau khi nhận hàng để đảm bảo quyền lợi Ngoài ra, công ty có thể linh hoạt chấp nhận khách hàng nợ và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi theo thỏa thuận, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao dịch.
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCPOS Việt Nam, các chứng từ quan trọng được sử dụng bao gồm đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu, hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho Những chứng từ này đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra rõ ràng, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế Việc sử dụng đầy đủ các loại chứng từ này còn giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty SEO keywords: chứng từ bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, quản lý hàng hóa, doanh nghiệp Việt Nam.
Trình tự luân chuyển chứng từ tại đơn vị như sau:
Khách hàng mua hàng hóa với số lượng lớn, giá trị cao sẽ gửi “Đơn đặt hàng” đến công ty để yêu cầu cung cấp hàng hóa Bộ phận kinh doanh dựa trên tình hình kho hàng của công ty để tìm nguồn hàng phù hợp theo đơn đặt hàng đã gửi Sau khi xác định nguồn hàng, phòng kinh doanh gửi “Bảng báo giá” đến khách hàng, và hai bên thương lượng về số lượng, mẫu mã, đơn giá trước khi ký “Hợp đồng kinh tế” Dựa trên hợp đồng, bộ phận kinh doanh yêu cầu xuất kho, thủ kho lập “Phiếu xuất kho” và cập nhật vào “Thẻ kho”, hoặc nhân viên bán hàng trực tiếp lấy hàng để giao cho khách Khi hàng hóa đã được bàn giao, hai bên ký “Biên bản giao nhận hàng hoá” nhằm xác nhận việc chuyển giao thành công.
Dựa trên các nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng, bao gồm số lượng, chủng loại và quy cách hàng hóa, kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi hàng hóa được giao Thời gian giao hàng được xác định rõ theo thỏa thuận trong hợp đồng để đảm bảo việc thanh toán và lập hóa đơn chính xác Việc lập hóa đơn GTGT phải tuân thủ đúng quy định pháp luật, phản ánh đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng và giá trị của từng đơn hàng Chấp hành đúng quy trình này giúp đảm bảo quyền lợi của các bên và duy trì hoạt động kinh doanh minh bạch, hiệu quả.
Hoá đơn GTGT sẽ được lập thành ba liên:
Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn
Liên 2: Giao cho khách hàng để áp tải hàng
Liên 3: Lưu tại bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu, giá vốn,… Trong công tác bán hàng chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là: hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng, phiếu xuất kho, các chứng từ này sẽ được lập khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan, và sẽ được hạch toán ngày bằng cách nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên máy tính ngay vào ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Đối với khách hàng là các công ty đến mua hàng hoá, thủ kho sẽ lập
Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng dùng để ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa xuất kho, giúp kế toán căn cứ lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) phù hợp Sau khi lập phiếu xuất kho, kế toán dựa trên số lượng và đơn giá thỏa thuận để phát hành hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng hóa cho khách hàng, đảm bảo quy trình bán hàng và xử lý lợi nhuận chính xác.
Đối với khách lẻ mua hàng, thủ kho sẽ lập “phiếu xuất kho” để ghi nhận việc xuất hàng Kế toán sẽ lập biên bản bàn giao hàng hóa cho khách hàng và tiến hành bảng kê bán lẻ hàng hóa để quản lý chính xác số lượng bán ra Định kỳ từ 5 đến 10 ngày, doanh nghiệp sẽ tổng hợp các chứng từ và lập hóa đơn bán hàng để thúc đẩy quá trình thanh toán và kế toán ghi nhận doanh thu phù hợp.
2.2.1.4 Tài khoản sử dụng Để phán ánh và theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Trong đó sử dụng chi tiết tài khoản cấp 2:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa: Tài khoản này dùng để hạch toán doanh thu về bán các mặt hàng máy tính và thiết bị
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- Các tài khoản liên quan khác như: TK 3331, TK 131, TK 111, TK 112…
2.2.1.5 Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết TK 511, TK 632
- Sổ chi tiết, sổ câi các TK liên quan: TK 3331, TK 131, TK 111, TK 112…
2.2.2 Thực tế kế toán bán hàng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ TCPOS Việt Nam
Khi khách hàng có nhu cầu mua những sản phẩm của công ty, công ty và khách hàng sẽ lập hợp đồng kinh tế để thương thảo.
Sau khi kiểm tra hợp đồng và hai bên đồng ý về đơn giá, số lượng, không có sai sót về các điều khoản và trách nhiệm, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ TCPOS Việt Nam sẽ tiến hành xuất hàng bán và hóa đơn bán hàng cho bên mua.
*Kế toán doanh thu bán hàng
Theo chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu nhận trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu trừ các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Để ghi nhận doanh thu bán hàng một cách chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ năm điều kiện quan trọng, trong đó nổi bật là việc đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định dược chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu bán hàng có thể được ghi nhận trước, cùng hoặc sau kỳ doanh nghiệp thu tiền, sau khi thực hiện nghiệp vụ giao hàng Điều này có nghĩa là doanh thu có thể hạch toán không nhất thiết cùng kỳ với nghiệp vụ xuất hàng, đảm bảo linh hoạt trong quá trình ghi nhận doanh thu theo quy định kế toán.
Trong phương thức tiêu thụ trực tiếp, quá trình tiêu thụ kết thúc khi sản phẩm được bàn giao cho khách hàng Khi đó, đơn vị bán hàng mất quyền sở hữu đối với số hàng hóa đã chuyển giao Điều này thể hiện rõ sự chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua trong quá trình tiêu thụ trực tiếp.
Theo phương thức bán hàng theo hợp đồng chuyển hàng, số hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao, dù là một phần hay toàn bộ Chỉ khi người mua chấp nhận và thanh toán phần hàng chuyển giao đó mới được coi là đã tiêu thụ Đây là quy trình xác định quyền sở hữu và tiêu thụ hàng hóa theo hợp đồng mua bán doanh nghiệp.