MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 I Lý do chọn đề tài 1 II Mục tiêu nghiên cứu 1 III Phương pháp nghiên cứu 2 PHẦN I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3 PHẦN II THỰC TRẠNG CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTN 4 1 Giới thiệu chung về[.]
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU 1
I.Lý do chọn đề tài: 1
II.Mục tiêu nghiên cứu: 1
III.Phương pháp nghiên cứu 2
PHẦN I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3
PHẦN II: THỰC TRẠNG CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTN 4
1 Giới thiệu chung về HVTTNVN: 4
2 Thực trạng cung cấp thông tin ở HVTTNVN: 7
2.1) Hình thức cung cấp thông tin 8
2.2) Lựa chọn các loại kênh thông tin cung cấp 11
PHẦN III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTNVN 17
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18
PHỤ LỤC 1: LỊCH CÔNG TÁC TUẦN Ở HVTTNVN 19
PHỤ LỤC 2: MẪU VĂN BẢN TRONG HVTTNVN 20
Trang 2PHẦN MỞ ĐẦUI.Lý do chọn đề tài:
Thế giới đang diễn ra quá trình tiến vào “xã hội thông tin toàn cầu”.Việc hướng tới sự định hình một xã hội thông tin ở từng nước đã đặt ra yêucầu đối với việc khai thác và sử dụng thông tin như một nguồn lực cơ bản vàquan trọng để phát triển quốc gia Nhà nghiên cứu chiến lược Hoa Kỳ D.Bell
đã tiên liệu về vị trí và vai trò của nguồn lực thông tin (NLTT)và tri thức sẽthay chỗ của nguồn lực lao động và tiền, vốn đã ngự trị hơn hai thế kỷ trong
xã hội công nghiệp
Điều đó là thuận lợi và cũng là thách thức đối với các cơ quan và Họcviện TTNVN nói riêng trong việc sử dụng và sản xuất ra thông tin, tổ chức,cung cấp để đưa thông tin trở thành nguồn lực, đáp ứng nhu cầu tin ngày càngtăng của người dùng tin
Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam là trường đào tạo nguồn cán bộ để
bổ sung vào bộ máy nhà nước Sinh thời chủ tịch Hồ Chí Minh là người luôncoi trọng công tác huấn luyện cán bộ Đây là công việc gốc của Đảng
Trong“Mấy lời để lại” Bác viết: “Bồi dưỡng thế hệ cách mạng cho đời sau là
môt việc rất quan trọng và rất cần thiết” Do đó, nhu cầu sử dụng thông tin của
người dùng tin là rất cần thiết, dẫn đến sự cấp thiết của công tác thu thập thôngtin trong học viện Thanh thiếu niên Việt Nam Vậy thực trạng cung cấp thôngtin của HVTTNVN như thế nào trong thời đại thông tin hiện nay? Làm thế nào
để tăng cường công tác cung cấp thông tin trong HVTTN? Nhận thấy tầm quan
trọng đó, tôi lựa chọn vấn đề “Thực trạng cung cấp thông tin và giải pháp
nhằm nâng cao công tác cung cấp thông tin ở phòng TC-HC ở Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình
II.Mục tiêu nghiên cứu:
Tìm hiểu thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp nhằm góp phần làmcho công tác cung cấp thông tin tại HVTTNVN trở nên hoàn thiện hơn
Trang 3III.Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
IV.Bố cục:
Phần I : Một số khái niệm cơ bản
Phần II: Thực trạng công tác cung cấp thông tin ở HVTTNVN
1.Giới thiệu chung về HVTTNVN
2.Thực trạng cung cấp thông tin ở HVTTNVN
Phần III: Giải pháp nâng cao công tác cung cấp thông tin ở HVTTNVNPhần IV: Tài liệu tham khảo
Trang 4PHẦN I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
- Thông tin là gì?
Thông tin(dt) là tin tức về các sự kiện diễn ra trong thế giới xungquanh,thông tin là kết quả của phản ánh,là thông báo cho nhau biết,là sự truyềnđạt thông tin tức từ người gửi đến người nhận để có định hướng điều hành theomục đích của người dùng tin
Thông tin là sự phản ánh,biến đổi những phản ánh thu nhận được từ thếgiới vật chất(tự nhiên và xã hội)bằng ngôn từ,kí hiệu hình ảnh,tác động lên giácquan của con người thành sự hiểu biết về sự vật hiện tượng
Thông tin là tất cả sự kiện ý tưởng phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biếtcủa con người
Thông tin là tập hợp tất cả những dữ liệu đã được xử lý mã hóa nhằm giúpcho chủ thể quản lý ra các quyết định,tổ chức thực hiện quyết định quản lý tổ chức
Thông tin được định nghĩa là những dữ liệu mới được thu nhận,được hiểu
và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyếtđịnh quản lý tổ chức
Theo Luật tiếp cận thông tin 2016 thì: “Thông tin là tin, dữ liệu được chứađựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bảnđiện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác
do cơ quan nhà nước tạo ra.”
Dưới mỗi góc độ tiếp cận thì thông tin được hiểu và lý giải một cách
khác nhau.Nhưng nhìn chung thì thông tin là nguồn dữ liệu phản ánh tất cả
những biến đổi trong thế giới xung quanh,tiếp cận và thu nhận những dữ liệu
đã được xử lý.Thông qua đó con người có thể tiếp cận và đưa ra những quyết định đúng đắn và làm tăng sự hiểu biết của mỗi người
- Khái niệm về cung cấp thông tin:
Theo Căn cứ pháp lý: Điều 2 Luật Tiếp cận thông tin 2016 thì: “Cung cấpthông tin bao gồm việc cơ quan nhà nước công khai thông tin và cung cấp thôngtin theo yêu cầu của công dân.”
Trang 5PHẦN II: THỰC TRẠNG CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTN
1 Giới thiệu chung về HVTTNVN:
Cách đây 60 năm, thực hiện chủ trương của Đảng về công tác đào tạo cán bộtrẻ; thực hiện sự chỉ đạo của Ban Bí thư Trung ương Đoàn, ngày 15/10/1956, lớphuấn luyện cán bộ Đoàn đầu tiên của Trung ương Đoàn Thanh niên Lao động ViệtNam khai mạc Thời khắc đó đã trở thành cột mốc lịch sử; mở ra giai đoạn pháttriển mới trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ Đoàn nhằm đáp ứngyêu cầu thực tiễn sôi động của phong trào Thanh thiếu nhi cả nước
Từ năm 1956 đến năm 1969, Học viện mang tên Trường Huấn luyện cán bộ
Đoàn, với nhiệm vụ chủ yếu là bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ công tác Đoàn,
công tác Đội cho các tỉnh, thành Đoàn phía Bắc
Năm 1970, Trường Huấn luyện cán bộ Đoàn được đổi tên thành Trường
Đoàn Trung ương, được Ban Tuyên huấn Trung ương Đảng giao nhiệm vụ đào tạo
cán bộ Đoàn có trình độ chính trị trung cấp Cũng năm đó, Trung ương Đoàn
quyết định mở thêm Phân hiệu của Trường Đoàn Trung ương tại Bắc Thái nhằmđáp ứng yêu cầu đặc thù công tác Đoàn miền núi
Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cả nước đilên chủ nghĩa xã hội Trường Đoàn Trung ương II được thành lập đặt tại Thủ Đức –Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Đoàn, Đội cho cáctỉnh phía Nam
Đến năm 1982, được sự đồng ý của Ban Bí thư Trung ương Đảng, Trường
Đoàn Trung ương đổi tên thành Trường Đoàn cao cấp, được giao tổ chức đào tạo
thí điểm hệ cao cấp 4 năm với chuyên ngành lịch sử
Năm 1991, Trường Đoàn cao cấp đổi tên thành Trường Cán bộ Thanh thiếu
niên Trung ương trên cơ sở hợp nhất cơ sở đào tạo tại Hà Nội và cơ sở đào tạo tại
Thành phố Hồ Chí Minh Từ đó, trường có thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ cho Hội Liên hiệp thanh niên và Hội Sinh viên Việt Nam
Trang 6Năm 1995, khi thực tiễn công tác thanh thiếu nhi đòi hỏi cần có sự gắn kếtgiữa công tác đào tạo, công tác nghiên cứu và thông tin khoa học về thanh thiếu
nhi, Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam được thành lập trên cơ sở hợp nhất 3
thành viên là: Trường Cán bộ Thanh thiếu niên Trung ương, Viện Nghiên cứuThanh niên, Phân viện miền Nam Năm 2001, Bộ Chính trị đã phê duyệt đề án Bộmáy tổ chức của Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam là một đơn vị trực thuộcTrung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
Ngày 30/6/2009, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký công văn số5399/BGDĐT-GDCN về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam
mở mã ngành đào tạo Trung cấp chuyên nghiệp từ năm học 2009 - 2010 Kể từđây, chương trình đào tạo và văn bằng của Học viện được chuẩn hoá hệ thốngvăn bằng quốc gia
Ngày 29/10/2009, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã
ký công văn số 1034/HVHCM về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niênViệt Nam đào tạo Chương trình Trung cấp lý luận chính trị nay là chương trìnhTrung cấp lý luận chính trị - hành chính Kể từ đây, chương trình và văn bằngđào tạo chính trị của Học viện được chuẩn hoá theo hệ thống các trường chínhtrị ở Việt Nam
Đặc biệt, sau nhiều năm tích cực chuẩn bị các điều kiện về đội ngũ cán bộgiảng viên, xây dựng chương trình đào, biên soạn hệ thống giáo trình, tài liệu họctập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ đào tạo và xây dựng Đề ánnâng cấp, ngày 10/10/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số1769-QĐ/TTg về việc nâng cấp Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam thành cơ sởgiáo dục đại học công lập trong hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc Trung ươngĐoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngay sau đó, ngày 17 tháng 02 năm
2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký ban hành Quyết định số661/QĐ-BGDĐT về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đượcđào tạo các ngành Công tác Thanh thiếu niên; Xây dựng Đảng và chính quyềnnhà nước hệ chính quy trình độ đại học từ năm 2012 Ngày 24 tháng 8 năm 2012
Trang 7Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký ban hành Quyết định số BGDĐT về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam được đào tạongành Công tác xã hội hệ chính quy trình độ đại học từ năm 2012 Từ đây, Họcviện chính thức hội nhập toàn diện vào hệ thống giáo dục quốc dân, trở thành cơ
3274/QĐ-sở giáo dục đại học
- Chức năng:
+ Đào tạo ở trình độ đại học, sau đại học, cao đẳng, trung cấp và bồidưỡng kiến thức về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, kỹ năng, nghiệp vụ chođội ngũ cán bộ Đoàn, Hội, Đội và đoàn viên thanh niên
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học về thanh thiếu nhi và phong trào thanhthiếu nhi, tham mưu cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trungương Đoàn các cơ sở lý luận, khoa học để xây dựng các Nghị quyết, chủ trươngchỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi
+ Hướng dẫn các tỉnh, thành Đoàn và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng độingũ cán bộ Đoàn, Hội, Đội
- Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ đào tạo
+ Đào tạo trình độ đại học, sau đại học, cao đẳng, trung cấp theo quy địnhcủa Bộ Giáo dục và Đào tạo và Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
+ Liên kết đào tạo ở bậc đại học và sau đại học với các tổ chức có chứcnăng đào tạo ở trong và ngoài nước
+ Hợp tác đào tạo, trao đổi học thuật với các trường đại học, học viện,viện, trung tâm nghiên cứu, ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng,nhiệm vụ được giao
Nhiệm vụ bồi dưỡng
+ Bồi dưỡng về lý luận chính trị - hành chính,chủ trương, đường lối, chính
sách của Đảng và Nhà nước cho đội ngũ cán bộ Đoàn, Hội, Đội
+ Bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng và phương phápcông tác thanh thiếu nhi
Trang 8+ Bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ Đoàn, Hội, Đội các cấp theo chức danh + Bồi dưỡng kỹ năng xã hội cho cán bộ Đoàn, Hội, Đội và đoàn viênthanh niên.
Nhiệm vụ Nghiên cứu khoa học (NCKH)
+ Tổ chức nghiên cứu về thanh thiếu nhi, phong trào thanh thiếu nhi vàcác tổ chức Đoàn, Hội, Đội, làm cơ sở khoa học cho công tác đào tạo, bồidưỡng cán bộ làm công tác thanh thiếu nhi từng thời kỳ
+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng khoa học của Trung ươngĐoàn, tổ chức nghiên cứu, triển khai và tham mưu cho Ban Bí thư quản lý các
đề tài NCKH của Trung ương Đoàn; giữ mối quan hệ phối hợp công tác với BộKhoa học và Công nghệ
+ Tổ chức, lưu trữ thông tin, tư liệu về thanh thiếu nhi trong nước vàquốc tế phục vụ cho công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi; tham mưuứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn phong trào thanhthiếu nhi và công tác xây dựng tổ chức Đoàn, Hội, Đội
2 Thực trạng cung cấp thông tin ở HVTTNVN:
Thông tin chỉ có giá trị khi được phổ biến và được đưa vào sử dụng.Thông tin đã qua xử lý mà không được cung cấp đúng lúc, kịp thời sẽ trở nên vônghĩa , không phát huy được giá trị trong hoạt động quản lý của cơ quan nóichung và của Học viện Thanh thiếu niên nói riêng Mục đích cuối cùng của côngtác thu thập và xử lý thông tin chính là cung cấp cho HVTTN những thông tinchính xác, kịp thời để làm cơ sở cho hoạt động quản lý
Việc cung cấp thông tin cho HV được phòng TC-HC thực hiện liên tụctheo quy định của cơ quan hoặc bất cứ lúc nào khi được yêu cầu Nhân viênphòng TC-HC của HVTTN không chỉ cung cấp những thông tin mới mà cònphải thường xuyên theo dõi nhu cầu thông tin của BGĐ cũng như của các phòngban khác để bổ sung những thông tin còn thiếu nhằm hoàn thiện nhiệm vụ củamình trong công tác cung cấp thông tin Sự phản hồi của BGĐ cũng như cácphòng khác chính là cơ sở để cung cấp những thông tin tiếp theo Vì vậy, yêu
Trang 9cầu đối với các chuyên viên, viên chức của phòng TC-HC là luôn phải nắm rõđược thông tin trong học viện và luôn trong tinh thần chuẩn bị sẵn sàng nguồnthông tin để cung cấp bất cứ khi nào được yêu cầu.
Để làm tốt công tác cung cấp thông tin , các chuyên viên phòng TC-HCphải xác định được thời gian, hình thức cung cấp thông tin và lựa chọn đượckênh truyền tải thông tin cung cấp hợp lý
2.1) Hình thức cung cấp thông tin.
Phòng TC-HC đáp ứng nhu cầu thông tin của BGĐ cũng như cácnhân viên trong HV thông qua hai hình thức cung cấp thông tin: cung cấpthông tin định kỳ và cung cấp thông tin theo yêu cầu của BGĐ cũng nhưcác phòng ban khác
Cung cấp thông tin định kỳ 80%
Cung cấp thông tin theo yêu cầu 20%
NHU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA HVTTN 2 THÁNG 10,11 NĂM 2017
►Cung cấp thông tin định kỳ
Cung cấp thông tin định kỳ ở đây chính là những thông tin định kỳcần có trong các báo cáo định kỳ: báo cáo giao ban, báo cáo tuần, báo cáoquý, báo cáo tháng…
Hiện nay, Quy chế làm việc của HVTTNVN vẫn chưa có một quy định cụthể nào về chế độ thông tin báo cáo của các đơn vị cho phòng TC-HC , đây là
Trang 10một thiếu sót mà HVTTN cần phải lưu tâm Việc thiếu đi những quy định rõràng , cụ thể về chế độ thông tin báo cáo của các đơn vị cho phòng TC-HC đãkhiến chuyên viên TC-HC gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, tập hợpthông tin báo cáo từ các đơn vị để tổng hợp Các quy định về thời gian cung cấpthông tin định kỳ nằm rải rác trong các nội dung của Quyết định, thông báo nộpbáo cáo Những thông tin định kỳ phòng TC-HC phải cung cấp cho BGĐ baogồm : Chương trình công tác của HVTTN, Báo cáo kết quả xử lý công việcđược giao, báo cáo giao ban hàng tháng,…cung cấp thông tin cho những cuộchọp định kỳ, Lịch làm việc và các công văn đến hàng ngày cần trình BGĐ.Những thông tin định kỳ mà phòng TC-HC cung cấp cho BGĐ gồm có:
- Chương trình công tác của HVTTN : phòng TC-HC có trách nhiệm cungcấp cho BGĐ và HVTTN chương trình công tác hàng tuần để BGĐ cũng nhưtoàn thể nhân viên HV biết công việc mình phải xử lý (chủ yếu là thông báo các
sự kiện, cuộc họp cần tham gia ) (Phụ lục 1)
- Báo cáo tổng hợp các công việc được giao của các đơn vị được phòngTC-HC tổng họp thành một báo cáo chung trình BGĐ mỗi tuần, tháng, quý , 6tháng và hàng năm Đây là công việc mà phòng TC-HC tiến hành thườngxuyên Điều này đã được quy định trong chức năng và nhiệm vụ của phòngTC-HC cho thấy HVTTN đã phần nào thấy được tầm quan trọng của việc cungcấp thông tin Các báo cáo này được trình BGĐ vào trước các cuộc họp định
kỳ Theo chuyên viên tổng hợp của phòng TC-HC Võ Thị Huế cho biết, báocáo tổng hợp thường được gửi cho BGĐ trước ít nhất 5 ngày để BGĐ có đủthời gian nghiên cứu
- Phối hợp với các phòng ban cùng với các khoa khác chuẩn bị tài liệu chocác cuộc họp định kỳ của BGĐ : Họp tổng kết 6 tháng đầu năm; Họp tổng kếtnăm vào tháng ; Họp quý; Họp giao ban tháng vào thứ sáu cuối tháng ; Họp giaotuần thứ sáu hàng tuần.Việc nắm được thời gian tổ chức các cuộc họp sẽ giúpphòng TC-HC chủ động trong việc đôn đốc, thông báo cho các đơn vị chuẩn bịđầy đủ tài liệu cần thiết cho các cuộc họp
Trang 11- Thông báo lịch làm việc hàng ngày cho BGĐ.
- Tiếp nhận và chuyển giao những công văn đến hàng ngày cho BGĐ xemxét giải quyết, thời hạn không quá một ngày kể từ khi công văn được đăng ký tạiphòng TC-HC của HV Đối với công văn có mức độ khẩn thì văn thư phòng TC-
HC sẽ chuyển ngay cho BGĐ ngay sau khi đăng ký công văn Những bì thư có
đề tên riêng của BGĐ thì nhân viên văn thư sẽ không bóc mà chuyển lên luôn
Cung cấp các thông tin định kỳ một cách đều đặn của phòng TC-HC choBGĐ đã giúp BGĐ nắm được tình hình triển khai công việc, tổng kết hoạt độngcủa cả HVTTN trong một giai đoạn nhất định Tuy nhiên, việc báo cáo công táccủa HVTTN theo định kỳ phụ thuộc rất lớn vào ý thức và sự tự giác của các đơn
vị trong việc nộp báo cáo kết quả xử lý công việc cho phòng TC-HC tổng họpthông tin báo cáo Tuy nhiên, thực tế là các phòng ban khác cũng như các khoanộp báo cáo không đúng hạn dẫn đến công tác tổng hợp, cung cấp thông tin choBGĐ bị chậm
► Cung cấp thông tin theo yêu cầu của BGĐ và các nhân viên trong HVCung cấp thông tin đột xuất theo yêu cầu của BGĐ là công việc mà cácchuyên viên phòng TC-HC luôn phải đảm nhiệm Neu những thông tin định kỳ
có ý nghĩa giúp xây dựng khung chương trình làm việc và tổng kết công táccủa HVTTN thì những thông tin cung cấp theo yêu cầu của BGĐ là những căn
cứ, cơ sở để BGĐ trực tiếp ra những quyết định , chỉ đạo giải quyết công việchàng ngày
Bên cạnh nhiệm vụ cung cấp những thông tin một cách định kỳ cho BGĐ,các nhân viên trong phòng TC-HC cũng phải đáp ứng những nhu cầu thông tin
do BGĐ theo yêu cầu, không định trước
Yêu cầu về thông tin của BGĐ vô cùng phong phú ( những thông tin vềtiến độ giải quyết công việc được giao của các đơn vị : đơn vị đã hoàn tất việcsửa đổi, bổ sung văn bản theo đúng sự chỉ đạo hay chưa.Thông tin về cácVBQPPL làm căn cứ cho các quyết định quản lý chính xác, phù họp với đườnglối chủ trương của nhà nước Hay những thông tin, sự kiện nổi bật trong
Trang 12HVTTN , thông tin từ các VB cấp trên, thông tin trong HV, thông tin về các cán
bộ các khoa…), các nhân viên trong phòng TC-HC phải nắm chắc được nguồnthông tin cần thu thập mới có thể thực hiện tốt công tác này
Nhìn chung thông tin được cung cấp theo yêu cầu của BGĐ vô cùng đadạng Để đáp ứng được yêu cầu về thông tin của BGĐ đòi hỏi phòng TC-HCluôn phải theo dõi một cách chặt chẽ tình hình giải quyết công việc của cácphòng ban khác cũng như các đơn vị chuyên môn, tổ chức cơ sở dữ liệu thật tốtnhư lập hồ sơ công việc, thu thập tài liệu lưu trữ , thường xuyên cập nhậtVBQPPL mới của các cơ quan cấp trên và của HVTTN lên mạng nội bộ, tạođiều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng khi Lãnh đạo cóyêu cầu sử dụng
2.2) Lựa chọn các loại kênh thông tin cung cấp.
Sau khi có được thông tin đã qua xử lý, các chuyên viên, viên chức phòngTC-HC phải tìm cách truyền tải thông tin sao cho dễ hiểu, dễ tiếp cận nhất choBGĐ Kênh thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông tin và ảnhhưởng lớn đến chất lượng của thông tin Hoạt động cung cấp thông tin hiện nay
ở HVTTN không chỉ dừng lại ở việc sử dụng các loại hình quen thuộc như vănbản và báo cáo trực tiếp mà còn sử dụng nhiều kênh thông tin hiện đại và hiệuquả khác
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin , HVTTN đãgiao cho phòng Quản trị nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tinphục vụ cho hoạt động của phòng TC-HC cũng như toàn bộ HVTTN Vì vậy,các kênh truyền thông tin khác như trao đổi qua mạng nội bộ và thư điện tử đãđược dùng một cách hiệu quả trong HVTTN
Mặc dù mỗi loại kênh thông tin có những hạn chế nhất định nhưng trongtừng trường họp cung cấp thông tin , nếu tận dụng triệt để được ưu điểm củakênh truyền sẽ mang lại hiệu quả, đảm bảo BGĐ tiếp nhận thông tin một cáchnhanh nhất vừa tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của trong quá trình cung cấpthông tin Việc lựa chọn được loại kênh truyền thông tin phù họp với quy định