nghiệp khác, ATT luôn định hướng phát triển, nâng cao hệ thống thông tin nhằmđáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao hiệu xuất kinh doanh và quan trọng hơncả là cung cấp những công cụ q
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT
Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT là một công tư chuyên buôn bán và xuất nhập khẩu các mặt hàng phụ tùng ô tô.
Trong 3 năm qua, công ty đã không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý., với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết, công ty đã đạt được rất nhiều thành công
Tên công ty: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH
Trụ sở : 32 Bạch Đằng – Chương Dương – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Mã số thuế : 0104 650 764 Điện thoại : 04.3932.9798 / 04.3932 9789
Email : phutungoto.vn80@gmail.com
Số ĐKKD : 0104 650 764,Ngày 28/05/2010, Sở KH&ĐT TP Hà Nội cấp Giám đốc : Ông Nguyễn Tuấn Anh
- Mua bán máy móc, thiết bị phụ tùng, xe ô tô, xe chuyên dùng và phụ tùng xe các loại
- Đại lý ký gửi hàng hóa
Tổng số cán bộ công nhân viên công ty: 52 người
- 47 người làm việc tại văn phòng
- 5 người là nhân viên kinh doanh trực tiếp
Trình độ học vấn, tốt nghiệp
- Tốt nghiệp cao học: 4 người
- Tốt nghiệp đại học: 29 người
- Tốt nghiệp cao đẳng: 12 người
- Tốt nghiệp trung cấp: 7 người
Trách nhiệm của các phòng ban trong hệ thống tổ chức công ty
Giám đốc là người sáng lập công ty, đảm nhận vai trò quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp Họ là người ra quyết định chính và đề xuất các yêu cầu cần thiết cho các phòng ban khác trong công ty Vai trò của giám đốc rất quan trọng trong việc định hướng chiến lược và phát triển bền vững của công ty.
+ Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Việc phối hợp chặt chẽ giữa các phòng chức năng và phòng nghiệp vụ của công ty đảm bảo các tổ chức, đoàn thể hoạt động đúng theo quy định và quy chế đề ra Đây là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự đồng bộ trong nội bộ tổ chức Mối liên kết chặt chẽ này tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững, đồng thời tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong các hoạt động của công ty.
+ Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ.
- Phó giám đốc: Là trợ lý của giám đốc – điều hành công ty trong từng lĩnh vực:
Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật và quân sự tự vệ, đảm bảo các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch tác nghiệp diễn ra hiệu quả Đồng thời, phụ trách đôn đốc các phòng ban và theo dõi tình trạng hiện tại của các phụ tùng, thiết bị để duy trì hoạt động ổn định và an toàn.
+ Kí kết hợp đồng nội địa.
+ Kết hợp cùng phòng tài vụ kinh doanh các mặt hàng, sửa chữa kho hàng.
- Phòng nhân sự - hành chính (8 nhân viên)
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên, đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin và lưu trữ hợp lệ Họ theo dõi sát sao quá trình tuyển dụng khi có yêu cầu từ cơ quan, giúp tuyển chọn các ứng viên phù hợp Ngoài ra, bộ phận nhân sự còn quản lý việc thuyên chuyển công tác của nhân viên và thực hiện chấm công hàng ngày để đảm bảo tính chính xác về thời gian làm việc tháng.
+ Bộ phận hành chính: Phụ trách quản lý các công văn, văn bản công ty, và bộ phận đời sống.
Phòng kế toán gồm 3 nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu chi của công ty, đảm bảo mọi hoạt động tài chính diễn ra chính xác và minh bạch Họ còn tính lương hàng tháng cho nhân viên dựa trên bảng chấm công được chuyển từ phòng hành chính, giúp duy trì sự công bằng và đúng hạn trong thanh toán lương.
- Phòng kinh doanh gồm 2 bộ phận: Tư vấn dịch vụ, bán hàng lien quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.
+ Bộ phận marketing trực tiếp (9 nhân viên): nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng.
+ Bộ phận marketing qua điện thoại (7 nhân viên): bán hàng, tư vấn, trả lời thắc mắc của khách hàng.
- Phòng quản lý chung (13 nhân viên):
Nghiên cứu và đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với yêu cầu kinh doanh hiện tại Đảm bảo các đơn vị hoạt động hiệu quả và thích ứng với cơ chế quản lý trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Phương án tổ chức này giúp nâng cao năng lực quản lý, tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy hoạt động kinh doanh bền vững.
- Xây dựng nội quy, quy chế quản lý thuộc lĩnh vực quản lý và lao động để trình duyệt với giám đốc và ban hành trong công ty.
Hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng nội quy, quy chế nhằm đảm bảo hoạt động tổ chức thống nhất và hiệu quả Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên toàn công ty một cách chặt chẽ, bao gồm các vấn đề tuyển dụng, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, đề bạt, miễn nhiệm, nâng bậc, khen thưởng và xử lý kỷ luật để duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và công bằng.
+ Giúp lãnh đạo công ty trong công cuộc xây dựng chương trình kế hoạch đào
+ Giúp giám đốc công ty tổ chức việc nhận xét, đánh giá cán bộ định kỳ, bỏ phiếu tín nhiệm, thăm dò ý kiến cán bộ, công nhân viên, thực hiện đầy đủ, đúng quy định các vấn đề tổ chức cán bộ
+ Giải quyết các thủ tục tuyển dụng lao động mới, các thủ tục tuyển dụng lao động mới, các thủ tục cho cán bộ công nhân viên chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi đã xin ý kiến của giám đốc.
+ Theo dõi, tổng hợp hợp đồng ký kết, gia hạn hợp đồng lao động cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Công tác tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế liên quan đến tiền lương, thu nhập và chế độ bảo hiểm xã hội Đảm bảo thực hiện đúng các chính sách dành cho người lao động theo quy định pháp luật nhằm thúc đẩy sự công bằng và ổn định trong môi trường làm việc.
+ Thực hiện tốt công tác vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường.
+ Thực hiện các công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn, xây dựng lực lượng tự vệ vững mạnh.
+ Khám phá và phát hiện bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân mắc phải tại công ty, có kế hoạch phòng bệnh và điều trị.
- Phòng quản lý đơn hàng ( 10 nhân viên):
+ Xây dựng và tiếp nhận đơn hang
+ Dịch đơn hàng, sau đó gửi cho nhân viên kinh doanh.
- Nhiệm vụ của công ty đặt ra trong quá trình hoạt động.
Công ty tập trung thúc đẩy các hoạt động và đề ra phương hướng rõ ràng để toàn bộ nhân viên thực hiện hiệu quả, nhằm tối đa hóa lợi ích từ cả lĩnh vực quản lý và kinh doanh Các nhiệm vụ chính của công ty bao gồm xây dựng chiến lược phát triển bền vững, nâng cao năng suất làm việc và tăng trưởng doanh thu, đồng thời đảm bảo quản lý nhân sự hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đề ra.
+ Tổ chức thực hiện lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động quản lý nhân sự, kinh doanh.
+ Tăng cường nghiên cứu thị trường nhằm đổi mới phương thức bán hàng và đa dạng hóa các mặt hàng.
+ Chăm lo, đào tạo tốt hơn đời sống vật chất, tinh thần cho các cán bộ nhân viên Xây dựng nền văn hóa công ty lành mạnh, hiệu quả.
Đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ, kỹ năng cho cán bộ nhân viên là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao Đồng thời, công ty thực hiện đầy đủ các chính sách của nhà nước liên quan đến bảo hiểm, an toàn lao động nhằm đảm bảo quyền lợi và an toàn cho người lao động trong quá trình làm việc.
+ Sử dụng có hiệu quả, bảo quản tốt và phát triển vốn cũng như mạng lưới cơ
1.4 Sự bất cập của công ty
Mỗi cán bộ khi gia nhập trung tâm đều cần khai rõ lý lịch gồm họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, nơi sinh, trình độ học vấn, sắc tộc và tôn giáo để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và minh bạch Lý lịch còn yêu cầu kê khai quá trình công tác từ tháng nào đến tháng nào, vị trí công tác đã đảm nhiệm và nơi công tác, giúp đánh giá chính xác năng lực và quá trình công tác của cán bộ Đồng thời, cần ghi rõ tình trạng đoàn viên, đảng viên hoặc công đoàn viên để thuận tiện trong công tác tổ chức và quản lý nhân sự Sau khi tuyển dụng, cán bộ sẽ được phân công công tác tại một đơn vị trong trung tâm và hưởng hệ số lương phù hợp với ngạch và bậc lương đã quy định, đảm bảo chế độ lương thưởng công bằng và minh bạch.
Lý lịch cá nhân yêu cầu khai báo thông tin của các thành viên gần gũi trong gia đình như cha mẹ, vợ/chồng và con cái Trong đó, phần cha mẹ chỉ cần cung cấp họ tên, tuổi và nghề nghiệp; còn đối với vợ/chồng và con cái, cần xác định rõ mối quan hệ cụ thể và các yếu tố liên quan như tình trạng nhiều vợ/chồng qua các thời kỳ Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong hồ sơ cá nhân của cán bộ.
THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT
TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT
2.1 Kế hoạch tin học hóa toàn phần
Hệ thống thông tin quản lý tổng doanh nghiệp ERP
ERP, viết tắt của "Enterprise Resource Planning", thường được hiểu là "Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp", nhưng theo Christopher Koch trong bài viết "The ABCs of ERP" trên tạp chí CIO, khái niệm này không chính xác Thay vào đó, ERP thực chất không liên quan đến việc lập kế hoạch hay quản lý nguồn lực theo nghĩa truyền thống, mà tập trung vào đối tượng chính là doanh nghiệp Mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm duy nhất, giúp đáp ứng mọi nhu cầu đặc thù của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Các hệ thống thông tin quản lý thuộc ERP
- Kế toán tài chính (Finance)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
- Báo cáo thuế (Tax Reports).
Công ty đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ đã đặt nền móng xây dựng hệ thống công nghệ thông tin vững chắc từ những ngày đầu thành lập, cung cấp trang thiết bị máy tính ổn định để nhân viên có thể làm việc hiệu quả Song song đó, công ty liên tục triển khai các kế hoạch tin học hóa trong chiến lược quản lý, tích hợp phần mềm quản lý nhân sự và kế toán nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chặt chẽ, thống nhất và nâng cao độ chính xác trong các nghiệp vụ kế toán.
2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Quản lý nhân sự tại Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT
Hệ thống nhân sự tại Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT được xây dựng khá hoàn chỉnh và thường xuyên nâng cấp phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp Tuy nhiên, phương thức quản lý nhân sự vẫn còn cồng kềnh và rườm rà, chủ yếu dựa trên các quy trình sử dụng Excel để tuyển dụng và lưu trữ hồ sơ nhân viên Mặc dù quản lý bằng Excel giúp tiết kiệm thời gian so với phương pháp lưu trữ thủ công trên giấy, nhưng vẫn còn hạn chế về khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin cá nhân nhanh chóng và chính xác.
Công ty ATT thường xuyên tổ chức các lớp học nâng cao trình độ nghiệp vụ như về kinh doanh, quản trị nhân sự và sản phẩm ô tô để phát triển kỹ năng cho nhân viên Thường xuyên thuyên chuyển vị trí công tác cho các thành viên có cùng trình độ nhằm tạo điều kiện đa dạng hóa kinh nghiệm và nâng cao hiệu quả làm việc Đồng thời, công ty đều có hoạt động khen thưởng để ghi nhận thành tích học tập, đào tạo và làm việc của nhân viên, thúc đẩy tinh thần và sựhăng say lao động.
Trong công ty có 7 nhân viên kinh doanh trực tiếp đi khảo sát thị trường và tiếp cận khách hàng, nhưng họ thường làm việc theo kiểu thời vụ do tính chất bảo mật về giá gốc và yêu cầu giữ kín thông tin để tránh tiết lộ cho các đối thủ cạnh tranh Để đảm bảo an toàn thông tin, phòng nhân sự không chỉ lưu trữ dữ liệu của nhân viên chính thức mà còn quản lý thông tin của các cộng tác viên đang và đã hợp tác.
Để phù hợp với tốc độ phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp, việc áp dụng các kỹ thuật quản lý hiệu quả hơn là điều cần thiết Xây dựng một hệ thống nhân sự mới, tinh tế và gọn nhẹ giúp nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt các mục tiêu phát triển bền vững của tổ chức.
GIẢI PHÁP TIN HỌC HÓA – XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHẬN SỰ TIỀN LƯƠNG CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT
3.1 Tổng quan về hệ thống quản lý
Quản lý thể hiện ý chí muốn điều chỉnh và kiểm soát toàn bộ các hiện tượng trong tổ chức một cách chủ động thay vì để các sự kiện diễn ra tự nhiên Quản lý không chỉ đơn thuần là tổ chức các nhiệm vụ riêng lẻ mà còn bao gồm hoạt động phân biệt rõ ràng các chức năng khác nhau của tổ chức Việc tạo ra các sự kiện có ý thức giúp đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả hơn.
Thông tin vào Thông tin ra
3.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc liên tục cập nhật và thông báo cho ban lãnh đạo về các công tác như tổ chức lao động, quản lý tiền lương, thi đua, chấm công, khen thưởng và kỷ luật Chức năng này giúp đảm bảo hoạt động nhân sự diễn ra thuận lợi, minh bạch và hiệu quả Hệ thống nhân sự được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, nhằm tăng cường sự kiểm soát và quản lý chặt chẽ các hoạt động nhân sự của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý
- Dự báo nhu cầu nhân lực
- Lập kế hoạch nhân sự
- Thưởng theo hợp đồng thuê mướn
- Quản lý nhân sự - Quản lý phúc lợi
- Quản lý lương - Quản lý khen thưởng kỷ luật
- Quản lý đào tạo - Quản lý chưc danh công tác
- Kiểm soát thực hiện chức năng nhiệm vụ
- Tuyển chọn nhân viên mới
Hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ thường xuyên cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định Nó đảm bảo việc bổ sung thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ nhân viên, giúp duy trì dữ liệu chính xác và đầy đủ Việc cập nhật liên tục này hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành của tổ chức.
3.3 Bài toán Quản lý nhân sự tiền lương cho Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT
Hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty ATT được phân tích dựa trên các khía cạnh quan trọng nhằm tối ưu hóa hoạt động nhân sự Công ty có 6 phòng ban cùng tổng số 52 nhân viên, đảm bảo quy mô phù hợp cho hoạt động kinh doanh Trong đó, ba phòng chính đảm nhiệm các chức năng quan trọng như quản lý nhân sự, chấm công và tính lương, gồm Phòng giám đốc, Phòng nhân sự và Phòng kế toán Hệ thống này giúp đảm bảo quy trình nhân sự diễn ra suôn sẻ, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân lực của công ty.
Cơ quan áp dụng chế độ làm việc 1 tuần 6 ngày, nghỉ Chủ nhật, mỗi ngày làm việc 8 tiếng từ 7h30 đến 12h và chiều từ 13h30 đến 17h30 Nhân viên có thể làm thêm giờ vào các ngày nghỉ theo sự điều động của Ban Giám Đốc và Phó, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc. -**Sponsor**Bạn là một content creator đang tìm cách tối ưu bài viết của mình? [editorr](https://pollinations.ai/redirect-nexad/bGwxcTRS) sẽ giúp bạn! Chúng tôi cung cấp dịch vụ biên tập và chỉnh sửa bài viết chuyên nghiệp, đảm bảo truyền tải ý nghĩa mạch lạc của từng đoạn văn, đồng thời tuân thủ các quy tắc SEO Hãy gửi bài viết của bạn và nhận ngay những câu quan trọng được viết lại một cách hoàn hảo, giúp nội dung của bạn hấp dẫn và thân thiện với công cụ tìm kiếm hơn.
Giám Đốc Những ngày làm thêm sẽ được tính gấp đôi lương ngày thường.
Khi tuyển dụng nhân viên, thông tin cá nhân như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường trú và hiện tại, số CMND, quê quán, trình độ học vấn, ngày vào công ty cùng với bậc lương sẽ được lưu trữ và cập nhật vào kho hồ sơ nhân sự Việc quản lý hồ sơ nhân viên đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình làm việc Các dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự và thực hiện các chính sách phúc lợi của công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự hiện tại thường xuyên thực hiện các công việc như cập nhật thông tin, khen thưởng, kỷ luật, điều động vị trí và thống kê báo cáo theo yêu cầu của giám đốc để đảm bảo tính chính xác và kịp thời Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn và tính phức tạp của các quy trình, hệ thống hiện nay vẫn chưa hoạt động trơn tru, gặp phải nhiều sai sót và gây chậm trễ trong quản lý thông tin nhân sự.
Dựa trên thực tiễn, công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT cần thiết phải cải tạo và phát triển hệ thống thông tin mới Việc này đòi hỏi một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp, đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy trong quản lý dữ liệu Hệ thống mới phải đáp ứng tốt các nhu cầu về thống kê, lập báo cáo và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự của công ty.
Dự án xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương nhằm phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự của Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập khẩu và Dịch vụ ATT, tạo nền tảng vững chắc cho phần mềm quản lý nhân sự toàn diện Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cao trong quá trình vận hành Phân tích thiết kế hệ thống là bước quan trọng, đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý nhân sự và tiền lương, góp phần nâng cao năng suất doanh nghiệp.
3.4 Xây dựng phần mềm nhân sự mới
Phần mềm quản lý nhân sự mới được cài đặt trực tiếp trên máy tính, mang tính khoa học, logic, đơn giản và nhẹ nhàng Chức năng tìm kiếm và cập nhật thông tin nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Hệ thống tích hợp báo cáo chuẩn giúp tối ưu hoá quy trình và khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, mang lại trải nghiệm quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp.
3.5 Tính năng của phần mềm mới
Bảng so sánh tính năng phần mềm nhân sự mới và cũ
Excel Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
Tất cả thông tin chỉ được ghi trong 1 tập tin duy nhất Tập tin này mất do vô ý, nhiễm virus thì tất cả thông tin đều mất hết.
Lưu mọi thông tin trên cơ sở dữ liệu, sử dụng công nghệ web nên đảm bảo an toàn cho dữ liệu trong mọi hoàn cảnh.
Vẫn có giới hạn về số dòng Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ làm việc của máy tính.
Không giới hạn dung lượng dữ liệu. Phần mềm cũng hỗ trợ lọc dữ liệu, tìm kiếm nhanh trên nhiều lương nhân viên
Chỉ có tính năng khóa người lạ mà không hỗ trợ phân quyền người dùng chi tiết, gây khó khăn cho người quản lý trong việc kiểm soát quyền truy cập Điều này dẫn đến khả năng ai cũng có thể đọc và sửa số liệu, khiến thông tin bán hàng bị biến động và không còn chính xác Việc thiếu các cấp phép phân quyền rõ ràng ảnh hưởng đến độ tin cậy và hiệu quả của quản lý dữ liệu bán hàng.
Phân quyền nhân viên rõ ràng là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát truy cập và thao tác trên hệ thống dữ liệu Chỉ những người có quyền mới được chỉnh sửa hoặc xác nhận thông tin, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu doanh nghiệp Việc này giúp quản lý dễ dàng xác định điểm yếu hoặc sự cố trong hệ thống khi có vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật dữ liệu.
Chỉ cho phép một người làm việc trên
Việc chỉ có một người có thể làm việc với file Excel cùng lúc gây ra tình trạng lãng phí nhân lực và thời gian tại cửa hàng Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và làm giảm năng suất hoạt động kinh doanh Để tối ưu hóa quy trình làm việc, cần áp dụng các giải pháp đồng bộ và công nghệ hỗ trợ, giúp nhân viên có thể làm việc cùng lúc trên cùng một dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.
Trong môi trường làm việc, nhiều người có thể thao tác cùng lúc trên cùng một hệ thống, đảm bảo hiệu quả và đồng bộ Thanh toán có thể được thực hiện trên nhiều thiết bị khác nhau và tại nhiều địa điểm khác nhau, nhưng tất cả đều vẫn hoạt động và lưu trữ dữ liệu tại cùng một trung tâm dữ liệu đáng tin cậy Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao khả năng kiểm soát hệ thống từ xa.
Thường chỉ tiện cho việc ghi chép.
Với việc báo cáo thì người dùng phải thao tác nhiều và phức tạp nhưng vẫn không thể có những báo cáo đa dạng.
Có hơn 20 dạng báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm thông tin nhân viên, lương của nhân viên và chấm công nhân viên Các báo cáo này hỗ trợ quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định chính xác, nâng cao hiệu quả công việc Việc có nhiều dạng báo cáo chi tiết đảm bảo nhà quản lý nắm bắt đầy đủ dữ liệu cần thiết về nhân sự và hoạt động của tổ chức.
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ PHÁP TRIỂN
PHẦN MỀM – CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
1.1 Khái niệm công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm được định nghĩa khác nhau theo cách khác nhau của các nhà nghiên cứu khác nhau:
- Larouse (1996): Công nghệ phần mềm là tâp hợp các phương pháp, mô hình, kỹ thuật, công cụ và thủ tục liên quan đến các giai đoạn xây dựng một sản phẩm phần mềm.
Theo Bauer (1969), công nghệ phần mềm là việc thiết lập và áp dụng các nguyên tắc công nghệ học chính xác để phát triển phần mềm một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo độ tin cậy cao trên các hệ thống máy tính thực.
Công nghệ phần mềm, theo IEEE (1993), là việc áp dụng các phương pháp tiếp cận có hệ thống, bài bản và được lượng hóa trong quá trình phát triển, vận hành và bảo trì phần mềm Nghiên cứu các phương pháp tiếp cận này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả của các dự án phần mềm Các phương pháp toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình phát triển, đồng thời đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định và dễ bảo trì Việc áp dụng công nghệ phần mềm hệ thống là chìa khóa để đạt được thành công trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
-Pressman (1995): Công nghệ phần mềm là bộ môn tích hợp cả quy trình, các phương pháp, các công cụ để phát triển phần mềm máy tính.
-Sommerville (1995): Công nghệ phần mềm là lĩnh vực liên quan đến lý thuyết, phương pháp và công cụ dùng cho phát triển phần mềm.
Công nghệ phần mềm là lĩnh vực học thuật nghiên cứu các kỹ thuật và phương pháp luận dựa trên nguyên tắc và lý luận để phát triển phần mềm hiệu quả Theo K Kawamura (1995), công nghệ phần mềm nhằm nâng cao chất lượng và năng suất trong toàn bộ quy trình phát triển phần mềm Việc áp dụng các kỹ thuật công nghệ học giúp tối ưu hóa quá trình xây dựng và vận hành phần mềm, đảm bảo sản phẩm đáp ứng tốt các yêu cầu về chất lượng Nhờ đó, công nghệ phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của các sản phẩm phần mềm hiện đại.
Công nghệ phần mềm là một hệ thống gồm ba thành phần chính: phương pháp, công cụ và thủ tục, giúp các kỹ sư phần mềm có nền tảng vững chắc và hướng dẫn trong quá trình thiết kế phần mềm Nó also hỗ trợ người quản trị dự án nắm bắt rõ các bước quy trình để triển khai thành công dự án phần mềm.
-Khái niệm công nghệ phần mềm được biểu hiện qua sơ đồ sau:
Trong công nghệ phần mềm, khái niệm phần mềm được hiểu một cách tổng quát khác với các chương trình khác, dẫn đến có nhiều cách định nghĩa phần mềm đa dạng Việc này phản ánh sự phong phú và đa dạng của lĩnh vực phần mềm, nơi mà phần mềm không chỉ đơn thuần là mã lệnh mà còn bao gồm các hệ thống và kiến trúc phức tạp Các quan niệm khác nhau về phần mềm giúp mở rộng hiểu biết và phát triển các phương pháp tiếp cận phù hợp trong ngành công nghiệp công nghệ thông tin.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự nhất định, kết hợp với dữ liệu hoặc tài liệu liên quan nhằm tự động thực thi các nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.
- Định nghĩa 2: Trong một hệ thống máy tính, nếu trừ bỏ đi các thiết bị và các loại phụ kiện thì phần còn lại chính là phần mềm.
Nếu hiểu theo nghĩa hẹp: Phần mềm là dịch vụ chương trình để tăng khả năng xử lý của phần cứng máy tính như hệ điều hành.
Nghĩa rộng: Phần mềm là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụ chức năng cho mục đích nào đó bằng phần cứng.
Phần mềm được tập hợp lên từ các nhóm thành phần: Nhóm các kỹ thuật, phương pháp luận, nhóm các chương trình, nhóm các tư liệu.
-Nhóm các kỹ thuật, phương pháp luận gồm
Viết Phần Mềm Quản trị dự án
Các khái niệm và trình tự cụ thể hóa một hệ thống.
Các phương pháp tiếp cận giải quyết vấn đề
Các trình tự thiết kế và phát triển được chuẩn hóa
Các phương pháp đặc tả yêu cầu, thiết kế hệ thống thiết kế chương trình, kiểm thử, toàn bộ quy trình quản lý phát triển phần mềm
Là phần giao diện với phần cứng, tạo thành từ các nhóm lệnh chỉ thị cho máy tính biết tự thao tác xử lý dữ liệu
Phần mềm cơ bản đóng vai trò cung cấp môi trường thao tác dễ dàng cho người dùng, giúp tăng hiệu quả xử lý của phần cứng Ví dụ điển hình là hệ điều hành (OS), đóng vai trò như một chương trình hệ thống giúp quản lý và điều phối các tài nguyên của máy tính một cách hiệu quả.
Phần mềm ứng dụng: dùng để xử lý nghiệp vụ thích hợp nào đó (quản lý, kế toán,….), phần mềm đóng gói, phần mềm của người dùng,….
Những tư liệu hữu ích, có giá trị cao và rất cần thiét để phát triển, vận hành và bảo trì phần mềm
Để phát triển phần mềm có độ tin cậy cao, việc xây dựng các tài liệu chất lượng là rất cần thiết Các tư liệu quan trọng bao gồm đặc tả yêu cầu rõ ràng, mô tả thiết kế cho từng loại phần mềm, điều kiện kiểm thử cụ thể, thủ tục vận hành chính xác và hướng dẫn thao tác chi tiết Những yếu tố này giúp đảm bảo quá trình phát triển, kiểm thử và vận hành phần mềm đạt hiệu quả cao, nâng cao độ tin cậy của sản phẩm cuối cùng.
Sản xuất phần mềm phụ thuộc rất nhiều vào con người (kỹ sư phần mềm). Khả năng hệ thống hóa trừu tượng, khả năng lập trình, kỹ năng công nghệ, kinh nghiệm làm việc, tầm bao quát,… khác nhau ở từng người.
Phần mềm phụ thuộc nhiều vào ý tưởng và kỹ năng của người/nhóm tác giả.
1.3 Cấu hình phần mềm và các đặc trưng của phần mềm
1.3.1 Khái niệm cấu hình phần mềm
Kế hoạch Đặc tả yêu cầu Thiết kế Nguồn chương trình
Cấu trúc dữ liệu Đặc tả kiểm thử
Phần mềm là thành phần hệ thống logic, không phải là hệ thống vật lý, do đó nó có những đặc trưng riêng biệt so với hệ thống phần cứng Những đặc trưng cơ bản của phần mềm bao gồm tính linh hoạt, dễ dàng thay đổi, khả năng nâng cấp và bảo trì dễ dàng để phù hợp với yêu cầu của người dùng Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng thực hiện các tác vụ phức tạp, giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của hệ thống mà không bị giới hạn bởi giới hạn vật lý của phần cứng.
Phần mềm được kỹ nghệ hóa nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển
Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng
Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hang chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn.
Chất lượng phần mềm: không mòn đi mà có xu thế tốt lên, sau mỗi lần có lỗi được phát hiện và sửa
Phần mềm vốn có lỗi tiềm tang, theo quy mô càng lớn thì khả năng chứa lỗi càng cao.
Lỗi phần mềm dễ được phát hiện bởi người ngoài.
Chức năng của phần mềm thường biến hóa, thay đổi theo thời gian (theo nơi sử dụng)
Hiệu ứng làn sóng trong thay đổi phần mềm
Phần mềm vốn chứa ý tưởng và sáng tạo của tác giả, nhóm làm ra nó
Có thể sao chép rất đơn giản
-Một phần mềm tốt phải đảm bảo các chỉ tiêu sau:
Các chỉ tiêu cơ bản
Phản ánh đúng yêu cầu người dùng (tính hiệu quả)
Chứa ít lỗi tiềm tang
Giá thành không vượt quá giá ước lượng ban đầu
Dễ vận hành, sử dụng
Tính an toàn và độ tin cậy cao
Hiệu suất xử lý cao
Hiệu suất thời gian tốt
Độ phức tạp tính toán thấp
Thời gian quay vòng ngắn
Độ phức tạp tính toán thấp
Thời hian quay vòng ngắn
Thời gian hồi đáp nhanh
Sử dụng tài nguyên hữu hiệu: CPU, RAM, HDD, Internet resource…
Kiến trúc và cấu trúc thiết kế dễ hiểu
Dễ kiểm tra, kiểm thử, kiểm chứng
Có tài liệu với chất lượng cao
Kiến trúc phần mềm là quá trình xác định trình tự bố trí các module và mối liên hệ giữa chúng, tạo thành một cấu trúc hoàn chỉnh và có tính logic cao Việc thiết kế kiến trúc phần mềm giúp đảm bảo tính linh hoạt, dễ bảo trì và mở rộng hệ thống trong quá trình phát triển, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của phần mềm Các yếu tố quan trọng của kiến trúc phần mềm bao gồm sự phân chia module rõ ràng, mối liên hệ hợp lý và khả năng mở rộng dễ dàng để phù hợp với yêu cầu thay đổi của khách hàng.
1.4.1 Cấu trúc a Phần mềm nhìn từ cấu trúc phân cấp
Cấu trúc phần mềm theo kiểu phân cấp bao gồm hệ thống chính ở cấp trên, các hệ thống con ở cấp dưới, tiếp theo là các chương trình, modules hoặc subroutines với các đối số Hiểu rõ về cấu trúc phần mềm giúp tối ưu hóa quá trình phát triển và bảo trì hệ thống Phần mềm có thể được xem xét từ góc độ cấu trúc và thủ tục, giúp lập trình viên quản lý các thành phần phần mềm một cách hiệu quả hơn.
Hai yếu tố cấu thành của phần mềm
Cấu trúc phần mềm: biểu thị kiến trúc các chức năng mà phần mềm đó có và điều kiện phân cấp các chức năng (thiết kế cấu trúc)
Thiết kế chức năng: theo chiều đứng (càng sâu càng phức tạp) và chiều ngang (càng rộng càng nhiều chức năng, quy mô càng lớn)
Mô hình cấu trúc phần mềm
Là những quan hệ giữa các trình tự mà phần mềm đó có
Thuật toán với những phép lặp, rẽ nhánh, điều khiển luồng xử lý (quay lui hay bỏ qua)
Là cấu trúc lôgic biểu thị từng chức năng có trong phần mềm và trình tự thực hiện chúng
Thiết kế cấu trúc trước rồi sang chức năng
1.4.2 Giải pháp kiến trúc phần mềm
Kiến trúc phần mềm được hình thành thông qua quá trình phân hoạch, xác định mối quan hệ giữa các thành phần của giải pháp phần mềm và các bộ phận của vấn đề thực tế Quá trình này giúp làm rõ cấu trúc phần mềm và đảm bảo các phần tử hoạt động đồng bộ với yêu cầu cần thiết Việc phân hoạch này dựa trên những phân tích yêu cầu chưa rõ ràng, nhằm tối ưu hóa sự phù hợp giữa giải pháp phần mềm và thực trạng của vấn đề.
Cũng giống như khi bắt đầu xây dựng một công trình Phần mềm trước khi hình thành cũng cần phải bắt đầu tứ tiến hành thiết kế kiến trục của hệ thống Do đó, nhiệm vụ của người thiết kế là phải tiến hành cấu trúc hóa các vấn để của phần mềm và cấu trúc dữ liệu khi mới bắt đầu Giải pháp này xuất hiện khi từng phần của vấn đề được giải quyết bởi một hay nhiều phần tử phần mềm
Quy trình biểu diễn luân chuyển giữa phân tích yêu cầu phần mềm và thiết kế được biểu trưng qua sơ đồ sau
C ầu trú c th e o ch iề u nga ng
Thủ tục A 11 Thủ tục A 12 Thủ tục A 13
C ầu tr úc th eo c hi ều đ ứn g
QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM
Trong quá trình phát triển phần mềm công nghiệp, công đoạn được chia sẻ rõ ràng và chuyên môn hóa cao, từ khởi đầu dự án đến khâu thanh lý hợp đồng Mỗi bước trong quy trình đều đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể, do các chuyên viên có chức danh phù hợp thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng phần mềm.
Hiện nay, trên toàn thế giới và trong các công ty sản xuất phần mềm tại Việt Nam, người ta phân định rõ các công đoạn chính trong quy trình phát triển phần mềm Các bước này bao gồm phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, lập trình và phát triển mã nguồn, kiểm thử phần mềm, triển khai và bảo trì hệ thống Việc xác định các giai đoạn này giúp nâng cao hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm.
2.1 Quy trình 1 – Xây dựng và quản lý dự án phần mềm
Mục đích của quy trình là tiến hành gặp gỡ khách hàng, khởi tháo dự án phần mềm rồi tiến hành ký kết thực hiện dự án phần mềm
Dấu hiệu quy trình xác định quản lý dự án phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:
Soạn thảo và thiết kế dự án phần mềm
Theo dõi thực hiện dự án phần mềm
Thanh toán, thanh lý dự án phần mềm
2.2 Quy trình 2 – Xác định yêu cầu
Mục đích chính trong quy trình xác định yêu cầu là định hướng rõ ràng các mong muốn của khách hàng về phần mềm tương lai Trong giai đoạn ký kết dự án phần mềm cơ bản, khách hàng chỉ mới phác họa các yêu cầu ban đầu, còn các kỹ sư phần mềm chưa thể mô hình hóa đầy đủ các chức năng cần thiết Vì vậy, công đoạn xác định yêu cầu đóng vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của phần mềm sau này.
Các dấu hiệu: Quá trình xác định yêu cầu trong công nghệ PM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây:
Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu
Lập mô hình hoạt động của dự án là bước quan trọng giúp phân biệt rõ các loại quản lý dự án khác nhau bằng cách xác định những đặc trưng riêng biệt của từng phương pháp Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu đòi hỏi cán bộ phải xác định yêu cầu và nêu rõ những đặc điểm cơ bản nhất của phương pháp quản lý đó để đảm bảo hiệu quả và phù hợp với mục tiêu dự án Ngoài ra, việc xây dựng mô hình hoạt động cho hệ thống BFD, IFD, DFD giúp hình dung rõ cấu trúc, quy trình và các mối liên hệ trong hệ thống, từ đó tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất dự án.
2.3 Quy trình 3 – Quy trình thiết kế
Mục đích của quy trình này rất quan trọng vì hồ sơ thiết kế chính là nền tảng để xây dựng phần mềm Trong bối cảnh hiện nay, khi các công cụ lập trình tự động ngày càng phổ biến, các chuyên gia lập trình cần phải biết đọc bản vẽ thiết kế để hiểu rõ cấu trúc tổng quát của phần mềm Việc nắm vững hồ sơ thiết kế giúp đảm bảo quá trình phát triển phần mềm diễn ra chính xác và hiệu quả hơn.
Dấu hiệu: Qui trình thiết kế trong CNPM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây:
Trong đó phần thiết kế kỹ thuật được chia thành 4 công đoạn nhỏ
Thiết kế công cụ cài đặt
2.4 Quy trình 4 – Quy trình lập trình
Mục đích: Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế người ta lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành một PM Công đoạn này thường được gọi dưới cái tên là thi công PM.
Các dấu hiệu: Qui trình lập trình trong công nghệ được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây.
Lập trình thư viện chung
Tích hợp các dự án
2.5 Quy trình 5– Quy trình kiểm tra, test lỗi
Mục đích của quy trình kiểm thử phần mềm là đảm bảo sản phẩm phần mềm đạt chất lượng cao trước khi ra thị trường Sau giai đoạn lập trình, kỹ sư phần mềm phải thực hiện các bước kiểm thử nghiêm ngặt, bao gồm kiểm thử hệ thống, kiểm thử theo tiêu chuẩn nhiệm thu, và kiểm thử theo yêu cầu của khách hàng Quá trình này giúp phát hiện và xử lý lỗi kịp thời, đảm bảo phần mềm vận hành ổn định, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế và mong đợi của khách hàng.
Trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, kiểm thử chương trình là một nghề nghiệp đặc biệt đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao và kiến thức rộng lớn về nhiều lĩnh vực khác nhau Đây là công việc đòi hỏi sự hiểu biết toàn diện để đảm bảo chất lượng phần mềm tối ưu nhất Người làm kiểm thử cần có khả năng phát hiện lỗi chính xác và hiệu quả, góp phần nâng cao độ tin cậy của sản phẩm Việc sử dụng các phương pháp kiểm thử tiên tiến giúp tối ưu quy trình đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định và an toàn Kỹ năng phân tích và hiểu biết về hệ thống phần mềm là yếu tố then chốt để thành công trong nghề nghiệp này, đồng thời phù hợp với các tiêu chuẩn SEO để nâng cao khả năng tìm kiếm và phổ biến nội dung.
Các dấu hiệu: Qui trình test trong CNPM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây
Lập các kịch bản test (scenanio)
Test theo yêu cầu của khách hàng
Trong quá trình kiểm thử, việc lập kịch bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì đây là nền tảng then chốt giúp xác định chính xác bản chất của Quản lý dự án (PM) Lập kịch bản hiệu quả sẽ giúp đảm bảo quá trình kiểm thử diễn ra thuận lợi, chính xác hơn và giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn nhanh chóng Do đó, xây dựng kịch bản kiểm thử phù hợp là yếu tố quyết định thành công trong quá trình đánh giá chất lượng phần mềm và quản lý dự án.
Để có một kịch bản hiệu quả người cán bộ test phải có những am hiểu chuyên sâu về lĩnh vực mà PM đã sử dụng.
2.6 Quy trình 6 – Quy trình triển khai
Qui trình triển khai phần mềm công nghiệp là bước cuối cùng trong quá trình sản xuất phần mềm, nhằm đảm bảo phần mềm được cài đặt chính xác cho khách hàng Mục đích chính của công đoạn này là cài đặt phần mềm, đào tạo người dùng sử dụng thành thạo và bàn giao hoàn chỉnh cho khách hàng Quy trình triển khai giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được phần mềm hoạt động ổn định, dễ vận hành và đáp ứng đúng yêu cầu đã đặt ra ban đầu.
Các dấu hiệu Qui trình triển khai trong CNPM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây.
Xây dựng CSDL ban đầu
Lập biên bản bàn giao cho khách hàng
III PHÂN LOẠI PHẦN MỀM
Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người dùng quản lý và điều phối hoạt động của các thiết bị phần cứng máy tính một cách hiệu quả Chúng đóng vai trò như bộ phận kết nối giữa phần cứng và các ứng dụng, đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru và ổn định Phần mềm hệ thống giúp tối ưu hóa hiệu năng của máy tính, nâng cao trải nghiệm người dùng và duy trì sự liên tục trong quá trình sử dụng.
Phần mềm hệ thống gồm:
Hệ điều hành: Tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính: CPU, bộ nhớ chính, bộ nhớ phụ, ngoại vi ….
Phần mềm tiện ích : Các chương trình được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ thường gặp như: Sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách:
Phần mềm phát triển: Bao gồm các chương trình để tạo ra các phần mềm máy tính
Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông: Các trương trình quản lý mạng có nhiệm vụ truy cập, đặt thiết bị, quản lý giao vận…
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: Các phần mềm quản trị tệp và các cơ sở dữ liệu như Oracal, Dbase IV, Cobol ….
Chương trình ứng dụng là các phần mềm điều khiển máy tính thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin Mỗi nhiệm vụ khác nhau sẽ có một chương trình phù hợp để đáp ứng nhu cầu của người dùng một cách hiệu quả Các chương trình này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của máy tính và nâng cao năng suất làm việc.
Phần mềm ứng dụng có thể được chia làm hai loại chính:
Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm các loại như phần mềm xử lý văn bản, phần mềm quản lý tệp, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm đồ họa, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa các hoạt động công nghệ thông tin.
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, gồm các phần mềm như phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp và phần mềm quản lý sản xuất Những giải pháp này giúp tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự chính xác trong dữ liệu quản lý Việc sử dụng phần mềm chuyên biệt phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
NỀN TẢNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM
4.1 Vai trò của quy trình thiết kế
Trong công nghệ quản lý dự án (PM), quy trình thiết kế đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giống như bước mở đầu trong xây dựng, góp phần xác định rõ hướng phát triển của dự án Thiết kế công nghệ PM là yếu tố then chốt, vì nó tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ quá trình triển khai dự án Quá trình thiết kế giúp xác định các yêu cầu kỹ thuật, tối ưu hoá quy trình làm việc và giảm thiểu rủi ro khi thực hiện Chính vì vậy, việc chú trọng vào thiết kế công nghệ trong quản lý dự án là yếu tố quyết định thành công và hiệu quả của cả dự án.
Một PM được thiết kế trên cơ sở một nền tảng vững chắc sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài.
Bản vẽ thiết kế là một tài liệu quan trọng nhất khi chúng ta muốn phát triển hoặc hoàn thiện một PM nào đó.
Trong thời đại công nghệ phát triển, các chuyên gia quản lý dự án (PM) cần tập trung vào khả năng đọc hiểu bản vẽ thiết kế, thay vì phải lập trình từng câu lệnh trên máy tính Với sự ra đời của các công cụ lập trình tự động, vai trò của việc hiểu bản vẽ trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo quá trình quản lý dự án diễn ra hiệu quả và chính xác Khả năng phân tích và hiểu các bản vẽ thiết kế giúp các chuyên gia PM đưa ra quyết định đúng đắn, tối ưu hóa tiến trình dự án mà không phải phụ thuộc quá nhiều vào kỹ năng lập trình.
Bản vẽ thiết kế PM chi tiết giúp đảm bảo tính ổn định và chính xác của hệ thống, tránh những thay đổi không cần thiết khi có sự điều chỉnh trong cấu trúc PM Ngược lại, nếu PM được xây dựng dựa trên kinh nghiệm mà không có cấu trúc rõ ràng, các thay đổi nhỏ về dữ liệu khi vận hành có thể gây ra lỗi hoặc đổ vỡ trong chương trình, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Việc có một bản vẽ thiết kế chi tiết giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và đảm bảo tính nhất quán của dự án.
4.2 Tiến trình thiết kế phần mềm
Trong công nghệ Quản Trị Dự Án (PM), việc thiết kế vấn đề được phân thành hai góc độ chính: quản lý và kỹ thuật Góc độ quản lý tập trung vào các yếu tố công tác quản lý dự án, phục vụ cho các nhà quản lý PM trong việc lập kế hoạch, kiểm soát tiến độ và phân phối nguồn lực Trong khi đó, góc độ kỹ thuật nhắm đến các kỹ sư PM, cung cấp các giải pháp kỹ thuật chi tiết nhằm đảm bảo thực thi hiệu quả các hoạt động dự án Hiểu rõ sự phân chia này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dự án và nâng cao hiệu quả làm việc của cả nhóm.
Dưới góc độ quản lý người ta chia làm 2 góc độ
Dưới góc độ kỹ thuật người ta chia làm 4 mức độ.
Thiết kế các thủ tục
Vì đây đều thuộc một quy trình thống nhất có mối liên quan chặt chẽ với nhau. Góc độ quản lý và góc độ kỹ thuật trong công nghệ PM được biểu diễn trong hình vẽ sau đây.
Hình vẽ này thay cho việc diễn đạt chi tiết các nội dung sau đây
Nếu xét ở góc độ quản lý chúng ta phải thực hiện 2 công đoạn:
Quy trình thiết kế sơ bộ bao gồm các bước quan trọng như thiết kế sơ bộ kiến trúc, dữ liệu, thủ tục và giao diện, đều được thực hiện dựa trên góc độ quản lý và kỹ thuật để đảm bảo tính toàn diện và phù hợp với yêu cầu dự án.
Thiết thiết thiết thiết kế kế kế kế kiến dữ thủ giao trúc liệu tục diện như vậy với công đoạn thiết kế chi tiết
Nếu xuất phát từ góc độ kỹ thuật cũng hoàn toàn tương tự chúng ta có thể thiết kế kiến trúc sơ bộ và kiến trúc chi tiết
4.3 Các phương pháp thiết kế phần mềm
4.3.1 Phương pháp thiết kế Top Down Design (Thiết kế từ trên xuống)
Phương pháp này dựa trên tư duy đi từ tổng quan đến chi tiết, giúp giải quyết vấn đề một cách có hệ thống Đầu tiên, người ta phác thảo giải pháp tổng quát cho vấn đề, sau đó phân rã thành các phần nhỏ hơn dần dần cho đến khi mỗi phần có thể trở thành một chương trình riêng biệt Quá trình này, còn gọi là quá trình cấu trúc hóa, nhằm tổ chức các vấn đề phức tạp thành các phần dễ quản lý và thực hiện hơn.
4.3.2 Phương pháp thiết kế Boottom Up Design (Thiết kế từ dưới lên)
Phương pháp này trái ngược hoàn toàn với phương pháp thiết kế Top Down Design, vì trong khi phương pháp Top Down bắt đầu từ tổng thể rồi đi vào chi tiết, thì phương pháp này bắt đầu từ các chi tiết nhỏ nhất rồi dần mở rộng thành hệ thống tổng thể Lĩnh vực ứng dụng chính của phương pháp này là các hệ thống thông tin dạng mô hình hệ thống thông tin hóa từng phần, giúp tin học hóa các bộ phận riêng lẻ và mang lại hiệu quả rõ rệt Khi phát triển hệ thống thông tin mới, người ta không sử dụng phương pháp từ trên xuống để tránh việc phải làm lại toàn bộ hệ thống, mà giữ lại các phần mềm đã hoạt động tốt nhằm tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính kế thừa, đồng thời giúp người dùng quen thuộc với hệ thống hiện tại Quá trình áp dụng phương pháp này gồm 3 bước chính, giúp xây dựng hệ thống một cách hiệu quả từ các phần nhỏ đến tổng thể.
Bước 1: Xuất phát từ cụ thể phân tích chức năng của các PM và xếp chúng thành từng nhóm có cùng chức năng.
Bước 2: Trong mỗi nhóm người ta phát triển thêm các chức năng mới
Bước 3: Tích hợp các nhóm thành một hệ thống thống nhất.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC
5.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp Trung tâm của hệ thống này là một cơ sở dữ liệu chứa các dữ liệu phản ánh tình trạng hoạt động kinh doanh hiện tại của tổ chức Nhờ đó, doanh nghiệp có thể ra quyết định chính xác dựa trên thông tin cập nhật và đáng tin cậy Hệ thống này giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý bằng cách cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ quá trình điều hành doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả.
Hệ thống thông tin doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ môi trường kinh doanh, phối hợp với cơ sở dữ liệu để cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý Việc thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu giúp đảm bảo rằng các thông tin phản ánh chính xác diễn biến thực tế của doanh nghiệp Đây là công cụ hỗ trợ quyết định hiệu quả, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và cập nhật về hoạt động của tổ chức.
Quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động và ra quyết định nhằm điều hòa nguồn tài nguyên về người và vật chất để đạt mục tiêu đề ra Để thực hiện hiệu quả bài toán quản lý, cần tích hợp kiến thức chuyên ngành máy tính cùng với kiến thức tổng quát về lĩnh vực quản lý Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời yêu cầu hiểu biết sâu rộng về cả công nghệ và nguyên tắc quản lý.
5.1.2 Yêu cầu đối với hệ thống quản lý
Hệ thống cần đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả kinh doanh hơn so với hệ thống cũ, giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu và linh hoạt hơn Bên cạnh đó, hệ thống phải có tính mở để dễ dàng tích hợp và mở rộng trong tương lai, đảm bảo khả năng phát triển bền vững phù hợp với xu hướng công nghệ mới.
Hệ thống phải xử lý một cách mềm dẻo, linh hoạt, chính xác, đầy đủ các thông tin cần quản lý.
Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện dễ sử dụng.
Hệ thống có khả năng thực hiện chế độ hội thoại cao, nhằm đáp ứng cung cấp nhanh gọn, chính xác, đầy đủ của dữ liệu.
Ngoài ra hệ thống phải trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng.
5.1.3 Phương pháp xử lý các thông tin trong hệ thống
Xử lý tương tác là quá trình thực hiện các phần xen kẽ giữa người dùng và máy tính, trong đó hai bên trao đổi thông tin bổ sung khi cần thiết để đảm bảo quá trình xử lý diễn ra hiệu quả Quá trình này kết thúc bằng việc đưa ra kết quả cuối cùng, phản ánh sự phối hợp linh hoạt giữa người và máy nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và độ chính xác của kết quả.
Xử lý giao dịch: Đưa dữ liệu đầu vào máy tính xử lý để lấy ra kết quả cuối cùng.
Xử lý theo lô là phương pháp xử lý dữ liệu hoặc thông tin không được xử lý ngay lập tức mà được gom lại thành từng đợt nhằm xử lý tập trung cùng lúc Phương pháp này thường được áp dụng cho các hoạt động định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, như tổng hợp báo cáo và in chứng từ với khối lượng lớn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Xử lý trực tuyến, hay còn gọi là xử lý theo dòng, là phương pháp xử lý dữ liệu ngay lập tức mà không cần đợi quá trình xử lý hoàn tất Phương pháp này thường được áp dụng trong việc hiển thị, sửa chữa nội dung cho các tệp dữ liệu và hỗ trợ các giao dịch có khối lượng lớn, yêu cầu thực hiện tại chỗ với phản hồi nhanh chóng.
Xử lý thời gian thực là khả năng của hệ thống phải đáp ứng các điều kiện ràng buộc chặt chẽ về thời gian, đảm bảo phản hồi trong thời gian quy định Hệ thống thời gian thực phải xử lý dữ liệu và đưa ra kết quả chính xác, đúng hạn để duy trì hiệu suất và độ tin cậy cao Điều này đặc biệt quan trọng trong các ứng dụng cần phản ứng nhanh như điều khiển thiết bị, hệ thống an ninh, hoặc các lĩnh vực công nghiệp yêu cầu độ trễ thấp và phản hồi chính xác.
Xử lý phân tán đề cập đến việc quản lý dữ liệu hoặc quá trình phân chia công việc ra nhiều địa điểm khác nhau thay vì tập trung tại một nơi Để khảo sát và đánh giá hiện trạng bài toán quản lý phân tán, người ta thường áp dụng các phương pháp như phân tích hệ thống phân tán, sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý từ xa và công nghệ đám mây để đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt trong quá trình thực hiện Các phương pháp này giúp tối ưu hóa quá trình thu thập dữ liệu, giám sát và kiểm soát các hoạt động diễn ra tại nhiều địa điểm khác nhau một cách hiệu quả và an toàn.
Phương pháp quan sát là một phương pháp thu thập thông tin hiệu quả và cần thiết để phát triển hệ thống máy tính Việc nghiên cứu tài liệu là cách duy nhất để xác định chính xác các kết quả trao đổi, hoạt động và báo cáo đã thể hiện, góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình phát triển hệ thống.
Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin chủ yếu để đánh giá hệ thống, với các tình huống phỏng vấn đa dạng giúp xác định chính xác hệ thống cần phát triển Thông qua phỏng vấn, nhà phân tích có thể nắm bắt các đặc điểm của hệ thống hiện tại cũng như các điểm cần cải tiến trong tương lai, vì hệ thống thường không hoàn hảo Do đó, phỏng vấn đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu chính xác và toàn diện để xây dựng các giải pháp phù hợp và nâng cao chất lượng hệ thống.
Phương pháp bảng hỏi là một phương pháp nghiên cứu yêu cầu sự hướng dẫn rõ ràng trong quá trình sử dụng Tuy nhiên, phương pháp này không dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao chỉ khi người phân tích có kinh nghiệm vững vàng Do đó, để đạt được kết quả chính xác và tin cậy, việc sử dụng phương pháp bảng hỏi đòi hỏi kỹ năng và kiến thức chuyên môn của nhà nghiên cứu.
Phương pháp mẫu bản ghi dựa trên kinh nghiệm giúp nhà phân tích dễ dàng chuẩn bị bảng ra quyết định trực tiếp từ các bảng tường thuật, đảm bảo quá trình phân tích diễn ra thuận lợi mà không gặp khó khăn.
5.2 Hệ thống thông tin về nhân sự
Hệ thống thông tin nhân lực của doanh nghiệp là nguồn tài liệu phản ánh toàn diện về năng lực trí tuệ và thể chất của từng cá nhân cũng như tập thể, bao gồm các số liệu về số lượng và chất lượng tại mọi thời điểm trong quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai Hệ thống này được tích hợp chặt chẽ với các phân hệ thông tin khác như hệ thống kế toán tài chính, sản xuất và Marketing, hình thành một hệ thống thông tin hợp nhất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
5.2.2 Chức năng quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nhân lực là nhiệm vụ của toàn bộ doanh nghiệp, liên quan đến mọi thành viên trong tổ chức Chức năng quản trị nhân lực bao gồm huy động nguồn nhân lực và sử dụng hiệu quả lực lượng lao động để đạt mục tiêu của doanh nghiệp Để thực hiện các chức năng này, bộ phận quản trị nhân lực cần tiến hành các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự và đánh giá hiệu quả công việc Quản trị nhân lực đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tuyển chọn người lao động.
Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của doanh nghiệp.
Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.
Phân tích và thiết kế công việc.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Cung cấp báo cáo cho chính phủ theo yêu cầu.
Quản lý lương bổng theo người lao động và các kế hoạch trợ cấp.
Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.
5.2.3 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp
CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN
6.1 công cụ mô hình hóa
6.1.1 Thông tin đầu vào và đầu ra
Thông tin đầu vào: được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu lưu trữ từ trước.
Thông tin đầu ra: Là kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu.
6.1.2 Biểu đồ phần cấp chức năng(BFD)
Biểu đồ phân cấp chức năng là loại biểu đồ thể hiện sự phân rã dần dần các chức năng từ tổng thể đến chi tiết, giúp hình dung rõ cấu trúc hệ thống Mỗi nút trong biểu đồ đại diện cho một chức năng cụ thể, được liên kết với các nút khác qua các cung nối thể hiện mối quan hệ bao hàm Đặc điểm nổi bật của biểu đồ này là khả năng mô tả rõ ràng cách các chức năng liên kết và phân cấp, từ đó giúp xác định chính xác các thành phần cấu thành hệ thống và tối ưu hóa quá trình quản lý, phân tích chức năng.
Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện.
Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống.
Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý.
Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong giai đoạn phân tích ban đầu hoặc cho các hệ thống đơn giản, nhờ vào đặc điểm dễ hiểu và phù hợp với các hệ thống có cấu trúc rõ ràng.
6.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả luồng thông tin dưới góc độ trừ tượng Sơ
Kho dữ liệu đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích, mô tả đơn thuần hệ thống thông tin hoạt động như thế nào và mục đích sử dụng, mà không quan tâm đến nơi, thời điểm hay đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu giúp biểu diễn rõ ràng các thành phần của hệ thống, đảm bảo việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả và chính xác.
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu
Chức năng xử lý là các chức năng dùng để thực hiện quá trình biến đổi dữ liệu, bao gồm thay đổi giá trị, cấu trúc hoặc vị trí của dữ liệu, giúp chuyển đổi từ dữ liệu ban đầu sang dữ liệu mới phù hợp với các yêu cầu của hệ thống.
Hình biểu diễn chức năng
Các dòng dữ liệu: Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó.
Hình Biểu diễn chức năng:
Các kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu ( đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy cập nhiều lần về sau.
Thực thể: là tác nhân nhân ngoài, hoặc tác nhân trong hệ thống trao đổi thông tin với hệ thống
Hình biểu diễn: b Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
Tên người Bộ phận/ nhận tin nhận ra nội dung chính của hệ thống
Sơ đồ phân ra mức 0, còn gọi là sơ đồ khung cảnh hoặc sơ đồ mức 0, giúp trình bày rõ ràng, dễ nhìn bằng cách bỏ qua các kho dữ liệu và các xử lý cập nhật Điều này tạo ra sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, giúp người xem hiểu tổng thể hệ thống một cách trực quan và đơn giản hơn.
Trong quá trình phân tích hệ thống, sơ đồ phân rã mức 1 đóng vai trò quan trọng để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn Đầu tiên, người ta bắt đầu với sơ đồ khung cảnh, sau đó tiến hành phân rã thành sơ đồ mức 0 và tiếp tục đến sơ đồ mức 1 để thể hiện rõ các thành phần và chức năng của hệ thống một cách chính xác, thuận tiện cho việc thiết kế và quản lý dự án.
Sơ đồ phân rã mức 2,3,4 : Mỗi mức gồm nhiều (>1) , được thành lập như sau:
Trong bài viết này, mỗi chức năng được thể hiện qua việc xây dựng một biểu đồ luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh gọi là biểu đồ luồng dữ liệu định nghĩa chức năng Mỗi mức trong biểu đồ này gồm có nhiều thành phần, với hơn một phần, được thiết lập theo quy trình rõ ràng để phản ánh chính xác hoạt động của chức năng Việc thiết lập các biểu đồ luồng dữ liệu này là bước quan trọng trong phân tích hệ thống, giúp làm rõ các luồng dữ liệu và chức năng liên quan, phục vụ hiệu quả trong quá trình thiết kế và tối ưu hóa hệ thống.
Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con.
Vẽ lại các luồng dữ liệu vào và ra chức năng trên, nhưng nay phải vào hay ra chức năng con thích hợp.
Nghiên cứu các mối quan hệ dữ liệu giữa các chức năng con giúp xác định cách các luồng dữ liệu nội bộ phối hợp hiệu quả Việc bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc kho dữ liệu nội bộ đảm bảo thông tin được chia sẻ chính xác, đồng bộ giữa các bộ phận Điều này tối ưu hóa hoạt động và nâng cao khả năng xử lý dữ liệu trong tổ chức.
Các chức năng được đánh số theo ký pháp chấm, cho phép theo dõi vệt triển khai từ trên xuống. c Quy ước liên quan tới DFD
Một luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu
Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau như luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất
Xử lý luôn phải được đánh mã số
Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau
Tên cho xử lý phải là một động từ.
Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý
6.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
6.2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu
Mô hình dữ liệu logic được xây dựng dựa trên các khái niệm như thực thể, kiểu thực thể, liên kết, kiểu liên kết và thuộc tính, giúp xác định chính xác thông tin cần thiết cho hệ thống Đây là bước quan trọng để thiết lập nền tảng cho một hệ thống đáp ứng đa dạng yêu cầu nghiệp vụ một cách đơn giản và hiệu quả Quá trình mô hình hoá quan hệ thực thể liên quan đến việc xác định các thực thể, thuộc tính của thực thể cũng như mối quan hệ giữa chúng, từ đó xây dựng cấu trúc dữ liệu chặt chẽ và phù hợp với nghiệp vụ.
6.2.2 Thực thể, kiểu thực thể
Trong quản lý, thực thể được hiểu là một đối tượng hợp thành để nghiên cứu và phân tích Tiêu chuẩn của thực thể gồm có tính hữu ích trong quản lý và khả năng phân biệt rõ ràng giữa các thực thể với nhau Việc xác định chính xác các thực thể giúp nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý và ra quyết định.
Kiểu thực thể: là một tập hợp nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau.
Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể, thể hiện qua các trường hoặc cột trong bảng dữ liệu Mỗi kiểu thực thể đều phải có ít nhất một thuộc tính để mô tả đặc điểm của chúng Các tập thực thể luôn có một hoặc nhiều thuộc tính nổi bật gọi là khoá, giúp xác định duy nhất các bản ghi trong bảng Có ba loại thuộc tính chính trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu: thuộc tính khoá, thuộc tính ngoại khoá và thuộc tính mô tả, phục vụ cho việc tổ chức và liên kết dữ liệu một cách hiệu quả.
6.2.3 Liên kết, kiểu liên kết
Liên kết: là sự ghép nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều kiểu thực thể phản ánh một thực tế về quản lý.
Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết cùng loại giữa các thực thể, thể hiện các mối quan hệ cụ thể trong hệ thống Giữa các thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết khác nhau, mỗi mối liên kết được xác định bởi một tên duy nhất, giúp phân biệt và quản lý các mối quan hệ một cách rõ ràng và chính xác.
Sơ đồ quan hệ thực thể cho ta thấy mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu trong hệ thống quản lý, có 3 kiểu thực thể sau:
Trong cơ sở dữ liệu, mối quan hệ 1-1 giữa hai bảng thực thể A và B đảm bảo rằng mỗi thực thể trong bảng A đều có một thực thể tương ứng trong bảng B, và ngược lại Điều này nghĩa là, với mỗi bản ghi trong bảng A, bạn sẽ tìm thấy một bản ghi phù hợp trong bảng B, và mỗi bản ghi trong bảng B cũng có một bản ghi phù hợp trong bảng A Mối quan hệ này giúp đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu giữa hai bảng trong hệ thống quản lý thông tin.
Mối quan hệ Một - Nhiều giữa thực thể A và B có ý nghĩa là, mỗi bản ghi trong thực thể A liên kết với nhiều bản ghi trong bảng B Điều này đảm bảo rằng, mỗi dòng dữ liệu trong bảng A có thể mở rộng sang nhiều dòng dữ liệu trong bảng B, tạo thành mối liên hệ chặt chẽ và hiệu quả trong tổ chức dữ liệu Hiểu rõ quan hệ này giúp tối ưu hóa hệ thống quản lý dữ liệu, nâng cao khả năng truy xuất và phân tích thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.
A B có một và chỉ dòng trong bảng A.