PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY Báo cáo thực tập tổng hợp GVHD TS Nguyễn Thị Mỹ MỤC LỤC 1LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1 TỔNG QUAN V[.]
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI CẨM TRƯỚNG
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng trước đây là công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng (07/05/1996 ), xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng (1956).
Năm 2001, nhà nước tiến hành cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước nhằm thu hút vốn đầu tư từ cá nhân và doanh nghiệp, góp phần nâng cao trách nhiệm của người tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh Phương thức cổ phần hóa mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Ngày 19/08/2004, theo chủ trương của nhà nước, công ty vật liệu Cẩm Trướng chuyển sang hình thức cổ phần với tên gọi: công ty cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng, được thành lập theo quyết định số 2627 /QĐ -
TC của chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hoá Địa chỉ giao dịch: Xã Đông Hương – TP Thanh Hoá. Điện thoại: 0373.857393.
Vốn điều lệ khi thành lập: 15 tỷ VNĐ.
Vốn vay ngân hàng: 1,0 tỷ
Số cán bộ CNV: 241 người Trong đó:
- 230 người thuộc biên chế chính thức.
- 11 người làm việc hợp đồng dài hạn
* Sự phát triển của công ty
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng là doanh nghiệp nhà nước hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước Công ty đã ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh và xây dựng mạng lưới tiêu thụ rộng khắp trong và ngoài tỉnh, góp phần phát triển kinh tế địa phương.
Sau khi chuyển sang hình thức kinh tế mới, công ty đã không ngừng phát triển và khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Với đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm và năng động, công ty nhanh chóng thích nghi với cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước Sự đổi mới này giúp công ty duy trì đà phát triển bền vững trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Công ty có 3 cơ sở sản xuất kinh doanh là:
- Nhà máy gạch Tuynel Đông Hương. Địa chỉ: Xã Đông Hương – TP Thanh Hoá.
- Nhà máy gạch ngói Cẩm Trướng. Địa chỉ: Xã Định Công – Yên Định – Thanh Hoá.
- Nhà máy gốm xây dựng Định Liên. Địa chỉ: Xã Định Liên – Yên Định – Thanh Hoá.
Công ty phát triển với mục tiêu huy động vốn đầu tư từ mọi thành phần trong và ngoài doanh nghiệp, sử dụng vốn có hiệu quả nhằm phát triển trong lĩnh vực vật liệu xây dựng và kinh doanh khác nhau nhằm mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận tạo việc làm ổn định cho người lao động, phát triển lợi tức trả cho các cổ đông, đóng góp cho NSNN nhằm đẩy mạnh sự phát triển của công ty. 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
- Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Đầu tư xây dựng cơ bản cơ sở hạn tầng, giao thông thuỷ lợi.
- Đầu tư kinh doanh thương mại dịch vụ và XNK vật liệu xây dựng.
Phấn đấu đạt lợi nhuận trong SXKD để trả cổ tức (khoảng 15% 1 năm) và đầu tư vào các quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ SXKD.
Tạo ra được thương hiệu uy tín trên thị trường.
Tổ chức xây dựng, kiểm tra, chỉ đạo và thực hiện tốt kế hoạch tài chính, sản xuất và tiêu thụ.
Tổ chức công tác cán bộ có biện pháp để bồi dưỡng trình độ cho cán bộ CNV nhằm nâng cao năng suất lao động.
- Đối với Nhà nước: thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước.
Trong xã hội, các doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh quy mô lớn trong ngành vật liệu xây dựng như gạch, ngói, phục vụ cả mục đích dân dụng và công nghiệp Hoạt động này không chỉ thúc đẩy nền kinh tế địa phương mà còn tạo việc làm ổn định cho công nhân, với thu nhập trung bình khoảng 2.000.000 đồng/tháng, góp phần nâng cao đời sống cộng đồng.
1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, với sản phẩm chính gồm gạch, ngói và các mặt hàng gốm sứ Sản phẩm của công ty được chế tạo bằng hệ thống máy tạo hình liên hợp hút chân không kết hợp với lò nung Tuynel, mang đến một quy trình sản xuất hoàn chỉnh Nhờ vào dây chuyền sản xuất khép kín, hiện đại, doanh nghiệp đã tạo ra các sản phẩm có chất lượng vượt trội, đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất của ngành xây dựng.
- Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm được chia làm 2 giai đoạn: + Khâu chế biến vật liệu và tạo hình sản phẩm.
+ Khâu nung đốt, lựa chọn, phân loại sản phẩm. Đầu tiên đưa nguyên liệu vào máy cấp liệu thông qua hệ thống băng tải kết hợp với pha than, dựa vào máy nhào 2 trục, đất và than được đánh tơi, trộn lẫn kết hợp với bổ sung thêm nước, đảm bảo độ ẩm 18% - 20%, sau đó ép qua máy, đưa vào nhào đến hỗn hợp hút chân không để tạo ra hình viên gạch mộc Sau khi được tạo hình xong được đưa nhà phơi đảo, khi viên gạch mộc có độ ẩm từ 8% - 10% thì xếp vào goòng để đưa vào lò sấy khô Trong quá trình sấy độ ẩm giới hạn từ 5% - 6%, nếu gạch mộc quá ẩm thì phải sử dụng buồng sấy phụ, sau khi sấy xong mới đưa vào lò nung Lò nung được chia làm 3 giai đoạn nối tiếp nhau:
+Giai đoạn 1: tiếp tục sấy.
Sau khi gạch nung xong được đưa ra tháo dỡ, sau đó đưa sản phẩm xuống nhập kho Trong quá trình đưa ra ngoài để nhập kho, bộ phận KCS kết hợp phân loại sản phẩm, nếu viên nào không đủ tiêu chuẩn, bộ phận KCS không chấp nhận thì phải bán sản phẩm khối.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT: (Sơ đồ 1)
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT -
Để phù hợp với đặc điểm riêng và hoạt động hiệu quả nhất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình một cấp Mô hình này giúp ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo từng tổ sản xuất, từ đó nâng cao hiệu suất công việc Các phòng ban chức năng trực thuộc và các phân xưởng đóng vai trò giúp việc cho ban giám đốc, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru Mô hình quản lý này giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất lao động của công ty.
Ngâm ủ Máy nạp liệu Máy nhào 2 trục
Xếp mộc lên goong Phơi đảo Nhào dính liên hợp
Lò sấy sản phẩm Lò sấy nung 3 giai đoạn (sấy khô - nung – làm nguội sản phẩm)
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Đại hội cổ đông là tập hợp tất cả các cổ đông có quyền cao nhất trong công ty, góp phần quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp Đại hội cổ đông thường niên cung cấp cơ hội để các cổ đông thảo luận và thông qua các quyết định về chiến lược phát triển, phân phối lợi nhuận và bổ nhiệm nhân sự cấp cao Đây là cơ chế quản trị minh bạch, đảm bảo quyền lợi của cổ đông và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
- Báo cáo của ban kiểm soát về tình hình hoạt động của công ty.
- Báo cáo của HĐQT về kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của công ty.
+ Ban giám đốc: là cấp lãnh đạo cao nhất trong công ty, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đại hội cổ đông
Ban giám đốc Ban kiểm soát
Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Phòng kế toán
PX cơ điện PX tạo hình PX lò nung
+ Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt các cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động của công ty.
+ Phòng kế hoạch: giúp ban giám đốc kiểm tra kỹ thuật an toàn, thực hiện công nghệ sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
+ Phòng tổ chức: tham gia giúp ban giám đốc trong lĩnh vực sử dụng cán bộ và tổ chức công tác phục vụ bộ máy quản lý.
+ Phòng kinh doanh: làm công tác tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của toàn công ty, đảm bảo hạch toán chính xác và đầy đủ các hoạt động kinh doanh Đây là bộ phận chịu trách nhiệm xác định và lập kế hoạch tài chính kịp thời, chính xác, giúp công ty duy trì sự ổn định và phát triển bền vững Ngoài ra, phòng kế toán còn thực hiện kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các chế độ tài chính kế toán, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
+ Các phân xưởng là nơi trực tiếp diễn ra các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp: PX cơ điện, PX tạo hình, PX lò nung.
TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng xác định rõ nhiệm vụ từ trên xuống, đề ra kế hoạch chiến lược phù hợp với từng giai đoạn phát triển của thị trường và năng lực nội tại của doanh nghiệp Công ty luôn xây dựng các kế hoạch hợp lý nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất, mở rộng danh mục sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng Với phương châm “chất lượng sản phẩm và uy tín thương hiệu là yếu tố sống còn,” doanh nghiệp cam kết đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công nhân viên Nhờ đó, Công ty Cẩm Trướng luôn hoàn thành các chỉ tiêu đề ra với thành tích xuất sắc, góp phần nâng cao vị thế trên thị trường.
Dù còn nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường và cạnh tranh về chất lượng, uy tín với các đối thủ, công ty vẫn tận dụng lợi thế công nghệ và thiết bị hiện đại Đội ngũ cán bộ năng động, sáng tạo, nhiệt tình cùng công nhân lành nghề đã giúp công ty liên tục trưởng thành và phát triển Nhờ đó, công ty khai thác tối đa khả năng sản xuất kinh doanh để duy trì vị thế vững chắc trên thị trường, nâng cao uy tín thương hiệu Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thể hiện rõ qua các chỉ tiêu kinh tế đã đạt được, phản ánh sự nỗ lực và thành công trong hành trình phát triển.
Bảng 1:KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2010, 2011, 2012, 2013,
Báo cáo tổng kết toàn công ty các năm 2010, 2011, 2012, 2013.
Trong những năm gần đây, tình hình kinh doanh của công ty duy trì mức ổn định với tốc độ tăng sản lượng hàng năm từ 11% đến 13% Các khoản nộp ngân sách nhà nước hàng năm cũng liên tục tăng, phản ánh khả năng hoạt động hiệu quả của công ty Thu nhập bình quân đầu người đạt mức 2.300.000 đồng, góp phần nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Công ty luôn đặt mục tiêu và phấn đấu và sản lượng hàng hóa, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, điều này được thực hiện khá tốt trong các năm gần đây Đặc biệt là năm vừa qua, sự khủng hoảng tài chính kinh tế thế giới cũng như trong nước, đến giai đoạn suy thoái kinh tế, không ít nhà đầu tư lo sợ Công ty không nằm ngoài sự ảnh hưởng mạnh mẽ của nền kinh tế chung, nhất là quý 3- 2013 sản xuất của công ty giảm mạnh so với kế hoạch đề ra nhưng về cơ bản doanh thu cả năm vẫn tăng Đó là một dấu hiệu tốt.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI CẨM TRƯỚNG
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Trong bất kỳ loại hình DN nào không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu thì đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý tài chính khác nhau, nhưng trong đó kế toán luôn được coi là công cụ quản lý hữu hiệu nhất Với bộ máy kế toán hoạt động tốt thì thông tin về DN sẽ được cung cấp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất để Nhà nước quản lý thu Thuế, để ban lãnh đạo công ty quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh, để nhà đầu tư, cán bộ công nhân viên, người lao động biết được tình hình lao động của DN Vì vậy cũng như nhiều
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng luôn đặt trọng tâm vào việc tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo quản lý toàn diện và kịp thời Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tập trung gồm 4 nhân viên, trong đó có kế toán trưởng và các kế toán phụ trách các lĩnh vực như vật tư, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bán hàng, vốn bằng tiền cùng các khoản phải thu, phải trả Bên cạnh đó, công ty còn có thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt và các khoản tài chính liên quan.
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty ( Sơ đồ 3)
Kế toán trưởng đảm nhận vai trò người phụ trách chung về công tác kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về độ chính xác, trung thực và kịp thời của các thông tin kế toán Người này kiêm nhiệm kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, và kế toán Tài sản cố định (TSCĐ), có nhiệm vụ theo dõi biến động của TSCĐ để phản ánh chính xác vào các chứng từ và sổ sách kế toán Ngoài ra, kế toán trưởng còn thực hiện các số liệu phát sinh trong tháng, quý để xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập các báo cáo kế toán chính xác và kịp thời.
(Kiêm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, kiêm kế toán TSCĐ)
Kế toán vốn bằng tiền, phải thu, phải trả
- Kế toán NVL – CCDC, kiêm kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ có nhiệm vụ theo dõi NVL, CCDC khi có biến động về NVL – CCDC.
Kế toán phản ánh chính xác các chứng từ, hoá đơn vào sổ sách kế toán để đảm bảo ghi nhận đầy đủ các giao dịch tài chính Đồng thời, người phụ trách kế toán xử lý các khoản liên quan đến lương, thưởng, BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ, cũng như các khoản thu nhập khác của người lao động.
- Kế toán bán hàng: phụ trách phần bán sản phẩm của công ty.
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và phản ánh chính xác tình hình tăng giảm tiền mặt và tiền gửi tại ngân hàng (TGNH) Họ thực hiện hạch toán các khoản thanh toán nội bộ công ty, đảm bảo ghi chép chính xác các giao dịch tài chính Ngoài ra, công tác này còn bao gồm quản lý và theo dõi các khoản thanh toán với người bán và khách hàng, giúp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ: cập nhật hàng ngày thu – chi tiền đầy đủ, kịp thời, đúng đối tượng, chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt quỹ, kiểm tra các chứng từ hợp pháp khi chi tiêu.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty áp dụng niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm tài chính Đây là phạm vi thời gian chính thức để ghi nhận và tổng hợp các hoạt động tài chính hàng năm Việc xác định rõ niên độ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác, nhất quán và minh bạch trong báo cáo tài chính hàng năm.
Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền:
Các khoản tiền trong Báo cáo tài chính của Công ty bao gồm tiền mặt, tiền gửi thanh toán tại ngân hàng và tiền đang chuyển đảm bảo, đã được kiểm kê đầy đủ để phản ánh chính xác tình hình tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho được áp dụng tại Công ty:
Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: Hàng tồn kho được phản ánh và ghi
Phương pháp tính giá trị Hàng tồn kho: Theo phương tình giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Phương pháp hạch toán Hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là quá trình xác định dự phòng dựa trên hàng tồn kho đầu năm, hoạt động xuất nhập trong năm và biến động giá cả hàng hóa Việc áp dụng phương pháp này vào thời điểm cuối năm giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác giá trị tồn kho và hạn chế rủi ro giảm giá hàng tồn kho Họ căn cứ vào các số liệu về tồn kho ban đầu và biến động thị trường để tính toán bình quân giá tồn kho, từ đó lập dự phòng phù hợp với tình hình thực tế Điều này đảm bảo phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho trong báo cáo tài chính, tuân thủ chuẩn mực kế toán và tối ưu hóa quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02.
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính):
Ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Áp dụng phương pháp khấu hao dường thẳng theo Quyết định số
QĐ 206/2006/2003/QĐ – BTC dô Bộ Tài chính ban hành ngày 12/12/2003.
Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính:
- Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, góp vốn
Chi phí đi vay cần được phân bổ và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ theo nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay Việc này tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 16 - Chi phí đi vay, nhằm đảm bảo phản ánh chính xác các khoản chi phí liên quan đến vay vốn trong báo cáo tài chính.
- Tỷ lệ vốn hoá được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hoá trong kỳ: theo quy định của Chuẩn mực.
- Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn: Nguyên tắc giá gốc.
- Các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn khác: Nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn:
Theo giá niêm yết của thị trường giao dịch chứng khoán.
Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay:
Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: Công ty áp dụng các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu.
- Nguyên tắc ghi nhận đánh giá lại tài sản:
- Nguyên tắc ghi nhận Chênh lệch tỷ giá:
- Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: Lơi nhuận sau thuế TNDN đã tính đến Thuế TNDN hiện hành và Thuế TNDN hoãn lại.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản doanh thu :
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cần tuân thủ đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác Việc này giúp đảm bảo phản ánh chính xác doanh thu trong báo cáo tài chính, tăng cường tính minh bạch và hợp lý của thông tin tài chính doanh nghiệp Áp dụng đúng quy định này là yếu tố quan trọng để xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, tránh sai lệch và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
- Doanh thu hoạt động tài chính: Tuân thủ đầy đủ 2 điều kiện ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại : Chi phí thuế TNDN hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và mức thuế suất thuế TNDN trong năm hiện hành.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công ty vận dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, được ban hành ngày 20/3/2006 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng gồm có:
Bảng 2.1: Hệ thống các chứng từ kế toán sử dụng của công ty
T Tên chứng từ kế toán Số hiệu CT Mẫ u
1 Bảng chấm công 01-LĐTL BB
2 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL BB
3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH, BHYT 03-LĐTL BB
4 Bảng thanh toán BHXH, BHYT 04-LĐTL BB
5 Bảng thanh toán tiền lương 05-LĐTL BB
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công trình hoàn thành 06-LĐTL HD
7 Phiếu báo làm thêm giờ 07-LĐTL HD
8 Hoạt động giao khoán 08-LĐTL HD
9 Biên bản điều tra tai nạn LĐ 09-LĐTL HD
1 Phiếu nhập kho 01-VT BB
2 Phiếu xuất kho 02-VT BB
3 Phiếu xuât kho kiêm vận chuyển nội bộ 03-VT BB
4 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức 04-VT HD
5 Biên bản kiểm nghiệm 05-VT HD
7 Phiếu báo vật tư tồn lại cuối kỳ 07-VT HD
8 Biên bản kiểm kê vật tư, SP-SXXD 08-VT BB
2 Phiếu kê mua hàng của khách hàng 13-BH BB
3 Bảng thanh toán 14-BH HD
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT HD
4 Thanh toán tạm ứng 04-TT BB
5 Biên lai thu tiền 05-TT HD
6 Bảng kiểm kê quỹ 06-TT BB
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ BB
3 Biên bản thanh lý TSCĐ 03-TSCĐ BB
4 Biên bản sửa chữa TSCĐ 04-TSCĐ HD
5 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05-TSCĐ HD
1 Phiếu theo dõi ca máy thi công 01-SX HD
2 Các chứng từ về chi phí 02-SX HD
3 Bảng tính giá thành 03-SX HD
Chứng từ là tài liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại đơn vị và phải được cập nhật ghi sổ kế toán hàng ngày để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong xử lý thông tin kế toán Quá trình thiết lập hệ thống chứng từ, lựa chọn loại chứng từ phù hợp và luân chuyển chứng từ để ghi sổ, cũng như việc kiểm tra và bảo quản chứng từ, đều tuân thủ quy định của Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành Trong công ty, chứng từ phải rõ ràng, lập thành các liên đúng quy định để thuận tiện cho việc ghi sổ và bảo quản, đồng thời tất cả các nghiệp vụ thu chi đều bắt buộc có chứng từ đầy đủ và sự phê duyệt của người có thẩm quyền.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản giống như các doanh nghiệp sản xuất, đảm bảo phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống tài khoản của công ty đáp ứng đầy đủ yêu cầu ghi chép và phản ánh các hoạt động tài chính, giúp quản lý và theo dõi toàn bộ các giao dịch một cách rõ ràng Việc xây dựng sơ đồ tài khoản phù hợp là chìa khóa để phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán và báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Công ty không sử dụng TK 151, 159…
Các tài khoản hay sử dụng:
Phần tiền tệ: TK 111, TK 112…
TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản 112 được chi tiết theo các ngân hàng:
TK 11211: Ngân hàng đầu tư và phát triển Thanh Hóa
TK 11212: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn TP Thanh Hóa
TK 11213: Kho bạc TP Thanh Hóa
Phần TSCĐ: TK 211, TK 213, TK 214, TK 241,…
TK 211: Tài sản cố định hữu hình
TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang.
Phần vật tư: Tk 152, Tk 153, TK 133, …
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
Tk 153: Công cụ, dụng cụ.
TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Tài khoản cấp 2 của TK 152, 153 được chi tiết theo kho, ví dụ:
TK 152- K1: Nguyên vật liệu tại kho Tào Xuyên
TK 152- K2: Nguyên vật liệu tại kho Hoàng Long
Và tiếp tục chi tiết thành tài khoản cấp 3 theo tên từng loại NVL, CCDC:
TK 152- K1ĐS: Đất sét tại kho Đông Hương
TK 152- K1VT: Vôi mới tại kho Đông Hương.
TK 152- K1G: Gỗ tại kho Đông Hương
Phần mua hàng và thanh toán: TK 131, TK 331, TK 141 Các Tài khoản này được chi tiết theo mã.
TK 131- BKMA: Phải thu CTCP vật liệu xây dựng Minh Anh.
TK 131- BKHC: Phải thu CTCP vật liệu xây dựng Hoàng Châu
TK 131- XNTX- Phải thu của xí nghiệp vôi Tào Xuyên
TK 331- DPT: Phải trả CTCP Thiết bị Xăng dầu Petrolimex
TK331- XNTD: Phải trả xí nghiệp Thành Đạt
TK 331- XNAP: Phải trả xí nghiệp An Phú
TK141- NVT: Tạm ứng cho cán bộ thu mua Nguyễn Văn Tình.
Phần lao động và tiền lương: TK 334, TK 338…
TK 334 được chi tiết theo từng nhà máy:
TK 3341: Phải trả CNV nhà máy Trang Hòa
TK 3342: Phải trả CNV nhà máy Linh An
TK 3343: Phải trả CNV trang trại Hòa An
Từ đó được chi tiết theo tổ sản xuất, phân xưởng,
TK 3341-C1: Phải trả CNV ca sản xuất số 1 của nhả máy Trang Hòa
TK 3341- C2: Phải trả CNV ca sản xuất số 2 của nhả máy Trang Hòa
TK 3341- PXG: Phải trả CNV phân xưởng giấy của nhả máy Trang Hòa
TK 3342- C1: Phải trả CNV ca sản xuất số 1 của nhả máy Linh An
TK 3343- TC: Phải trả CNV trồng cây bảo vệ của trang trại…
TK 338 được chi tiết thành:
TK 3382: kinh phí công đoàn.
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
TK 3388: phải trả, phải nộp khác.
Từ TK cấp 2 được chi tiết thành tài khoản cấp 3 theo từng công nhân viên
TK 3341-C1- Nguyễn Văn Tình: Phải trả Nguyễn Văn Tình
Phần tổng hợp chi phí và giá thành: TK 621, TK 622, TK 627, TK 154,
Phần tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả: TK 632, TK 155, TK
154, TK 641, TK 642, TK 131, TK 511, TK 711, TK 811, TK 911,,,
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất.
TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 627: Chi phí sản xuất chung
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn ( chi phí chờ kết chuyển)
TK 632: Giá vốn hàng bán.
TK 641: Chi phí bán hàng.
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 821: Chí phí thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
TK 627 được chi tiết thành các TK cấp 2:
TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng
TK 6272: Chi phí vật liệu.
TK 6273: Chi phí dụng cụ.
TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 6278: Chi phí bằng tiền khác.
TK 641 đươc chi tiết thành các TK cấp 2:
TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415: Chi phí bảo hành
Tk 6416: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
TK 642 được chi tiết thành các TK cấp 2:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
TK 821 được chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành.
TK 8212: Chi phí thuế TNDN hoãn lại.
Các TK 621, 622, 6271, , 6277, TK 154, TK 632 được chi tiết theo từng loại sản phẩm, ví dụ:
TK 621-N: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất men
TK 621-G: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất gốm.
TK 001: Tài sản thuê ngoài
TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay, công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp ghi chép chính xác và hiệu quả các giao dịch tài chính Các loại sổ doanh nghiệp áp dụng bao gồm sổ nhật ký chung để ghi nhận các nghiệp vụ chung, từ đó tạo nền tảng cho việc lập các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời Việc sử dụng sổ nhật ký chung góp phần nâng cao tính minh bạch và quản lý tài chính một cách chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Sổ nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp quan trọng dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp lưu giữ các thông tin chi tiết về các nghiệp vụ hàng ngày của doanh nghiệp Dữ liệu từ sổ nhật ký này sau đó sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ cái các tài khoản tương ứng, đảm bảo tính chính xác và hệ thống trong việc theo dõi các khoản mục tài chính Việc ghi chép theo trình tự thời gian giúp dễ dàng theo dõi dòng chảy của các nghiệp vụ kinh tế, từ đó hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Sổ Cái là công cụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp một cách tổng hợp và chính xác Nó theo dõi tất cả các tài khoản kế toán mở trong doanh nghiệp, mỗi tài khoản được ghi nhận trên các trang liên tiếp để đảm bảo quá trình ghi chép diễn ra thuận tiện và rõ ràng Sổ Cái giúp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả, phù hợp với nguyên tắc kế toán và yêu cầu của kỳ kế toán hàng năm.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải ghi chép chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích, kiểm tra.
Sơ đồ 2.2: Qui trình ghi sổ ở công ty
Sổ nhật ký đặc biệt
Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT, hợp đồng giao khoán
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ Phân loại chứng từ
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái các tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh
Quan hệ đối chiếu hoặc so sánh
Công ty có sử dụng hệ thống máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Effect tự động lập các báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Với sự hỗ trợ của phần mềm này, số liệu từ các chứng từ gốc sau khi được cập nhật vào máy sẽ tự động vào sổ nhật ký chung và được vào sổ cái tương ứng Các báo cáo tài chính được lập hàng ngày đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng quan tâm Hệ thống sổ được lưu trong
Phần mềm kế toán trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
Trong quá trình làm việc, sổ sách và báo cáo cuối tháng được cập nhật chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và kiểm tra số liệu hàng tháng Các công tác kiểm tra tay nghề cao đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp trong công tác kế toán Phần mềm kế toán đã được nâng cấp nhiều lần, góp phần cải thiện hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống kế toán trên máy tính tại công ty Nhờ đó, công tác kế toán ngày càng hoàn thiện, đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý và báo cáo tài chính chính xác.
2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay công ty sử dụng đầy đủ cả 4 báo cáo tài chính theo qui định của nhà nước:
-Bảng cân đối kế toán
-Báo cáo kết quả kinh doanh
-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
-Thuyết minh báo cáo tài chính
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI CẨM TRƯỚNG
Ưu điểm
Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng có hệ thống quản lý và tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả, thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học Mô hình quản trị của công ty được đánh giá cao nhờ các ưu điểm nổi bật như tính khoa học, tính hiệu quả cao và ít nhược điểm Nhờ đó, công ty đã xây dựng một hệ thống tổ chức quản lý vững chắc, hỗ trợ tối ưu hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Bộ máy kế toán của Công ty gồm 4 người được phân công phù hợp với yêu cầu công việc và chuyên môn của từng cá nhân, đảm bảo hoạt động hiệu quả Hầu hết cán bộ kế toán đều có trình độ đại học, nắm vững kiến thức chuyên môn và sử dụng thành thạo máy tính, góp phần cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời Nhờ đó, công ty có thể theo dõi chính xác doanh số bán hàng, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán là nhật ký chung kết hợp với các sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong công tác kế toán bán hàng Các báo cáo tổng hợp về bán hàng và kết quả kinh doanh cung cấp cái nhìn toàn diện, đáp ứng các yêu cầu cơ bản của kế toán trong việc xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc áp dụng hình thức sổ kế toán phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và báo cáo tài chính chính xác, tuân thủ các quy định về kế toán doanh nghiệp.
Việc áp dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán giúp tối ưu hóa năng lực của đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty Nhờ đó, khối lượng công việc phải thực hiện trực tiếp đã giảm rõ rệt, đồng thời cung cấp thông tin chính xác, chi tiết và tổng hợp, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu quản lý, điều hành của ban lãnh đạo công ty.
Nhược điểm
Hiện nay, việc đặt văn phòng công ty và các khu sản xuất tại các địa điểm khác nhau gây ra những khó khăn đáng kể cho công tác quản lý doanh nghiệp Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và khả năng kiểm soát, phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức Việc tổ chức không thống nhất có thể làm tăng chi phí vận hành và giảm năng suất làm việc của nhân viên Để nâng cao hiệu quả quản lý, nhiều doanh nghiệp đang xem xét giải pháp tập trung hoặc tối ưu hóa vị trí các khu vực này.
Bộ máy kế toán của công ty chủ yếu gồm các nhân viên trẻ có năng lực được sắp xếp hợp lý, nhưng trình độ chuyên môn còn hạn chế, ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu các thay đổi của chế độ kế toán hiện hành Nhiều nhân viên trẻ chưa thể sáng tạo trong công việc kế toán do chủ yếu làm theo thói quen, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
Dù công ty có 4 nhân viên kế toán và đã trang bị phần mềm kế toán, nhưng khối lượng công việc lớn đòi hỏi sự sát sao và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh vẫn chưa được đáp ứng đầy đủ Điều này cho thấy nhược điểm trong khả năng quản lý và xử lý công việc của bộ phận kế toán.
Kiến nghị : Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Cẩm Trướng nên tuyển thêm cán bộ kế toán để bộ máy kế toán được hoàn thiện hơn.
Để nâng cao trình độ của nhân viên kế toán, công ty cần đầu tư vào các biện pháp đào tạo như bỏ ra chi phí để đào tạo lại và tổ chức các lớp tập huấn về chế độ chính sách kế toán mới Việc liên tục cập nhật kiến thức và kỹ năng cho kế toán không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp công ty sớm hoàn thiện phần mềm kế toán, tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Cẩm Trướng hiện đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phù hợp với đặc điểm hàng hóa và thành phẩm của doanh nghiệp Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng theo dõi và phản ánh liên tục, chính xác sự biến động của các loại thành phẩm và hàng hóa trong kho Điều này mang lại lợi ích lớn trong việc quản lý tồn kho hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty có hàng hóa thành phẩm đa dạng về số lượng và chủng loại, với đơn giá không quá cao, và mức độ nhập xuất lớn nhưng không yêu cầu cập nhật liên tục hàng ngày Để phù hợp với đặc điểm này, công ty đã áp dụng phương pháp tính giá nhập kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, giúp đảm bảo tính chính xác và ổn định trong quản lý tồn kho Phương pháp này rất phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty, đồng thời việc sử dụng phần mềm kế toán máy giúp việc tính giá trung bình trở nên đơn giản, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc.
Về chứng từ sử dụng
Hàng ngày, bộ phận kế toán phản ánh kip thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các chứng từ gốc như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và Phiếu thu, đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác theo đúng thời gian và có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan Các chứng từ này tuân thủ chế độ tài chính quy định và được nhập liệu chính xác vào máy, giúp đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ trong quá trình hạch toán Đồng thời, các chứng từ trong phần mềm kế toán cũng phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ gốc, hỗ trợ quá trình kế toán diễn ra thuận tiện, chính xác và nhanh chóng.
Công ty vẫn sử dụng Excel để thực hiện kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tính chính xác và minh bạch Các tài khoản như thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, giá vốn và chi phí được tổ chức một cách linh hoạt, khoa học, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn Việc bố trí tài khoản rõ ràng và phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty mang lại sự thuận tiện trong công tác kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo tài chính Sử dụng Excel giúp công ty dễ dàng tùy chỉnh các danh mục tài khoản theo từng giai đoạn phát triển và phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
Mặc dù đã có nhiều ưu điểm được nêu ra, nhưng công tác tổ chức kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác tài chính.
Hiện nay tài khoản phản ánh các chỉ tiêu kế toán như: doanh thu, giá vốn hàng hoá, thành phẩm, … chưa được theo dõi chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận Do đó công ty cũng không mở sổ chi tiết để theo dõi cho từng chủng loại sản phẩm hàng hóa ở từng bộ phận Từ đó dẫn đến việc tổ chức đánh giá kết quả chỉ thực hiện chung cho tất cả các loại mặt hàng, mà không được chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng,từng bộ phận Điều này làm cho tác dụng của thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ảnh hưởng đến quyết định sản xuất kinh doanh và định hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới.
Là một doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ lượng lớn thành phẩm và hàng hóa, việc cung cấp thông tin chi tiết về từng mặt hàng là vô cùng cần thiết để hỗ trợ hoạt động quản lý Những thông tin này giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kế toán của công ty, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Hiện tại, công ty chưa tổ chức tài khoản và sổ chi tiết theo dõi cho từng loại sản phẩm, hàng hóa, gây khó khăn trong việc kiểm soát và đánh giá hoạt động kinh doanh Sự cố máy tính có thể làm gián đoạn việc theo dõi các chỉ tiêu khác nhau, khiến doanh nghiệp thiếu sự nhìn nhận toàn diện về hoạt động của mình Để nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo công tác kế toán thuận lợi, công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi từng loại sản phẩm, hàng hóa.