LỜI NÓI ĐẦU PAGE 37 Đề án môn học GVHD Tô Văn Nhật LỜI NÓI ĐẦU Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, trong phạm vi cơ sở, kiểm soát nội bộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong[.]
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VAI TRÒ CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KHÁCH HÀNG TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN
Kiểm soát nội bộ là công cụ quản lý do người quản lý xây dựng nhằm phục vụ mục đích quản lý hiệu quả Nó ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm toán, là cơ sở để lập kế hoạch kiểm toán và đánh giá rủi ro kiểm soát Để lập kế hoạch kiểm toán chính xác, kiểm toán viên cần có kiến thức sâu sắc về đơn vị, đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ, như một yếu tố quan trọng để hiểu rõ hoạt động và rủi ro của tổ chức.
Dựa trên hiểu biết về thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán và môi trường kiểm soát chung, kiểm toán viên có thể thiết kế các thủ tục kiểm soát phù hợp để đánh giá khối lượng cũng như độ phức tạp của công việc kiểm toán Điều này giúp xác định chính xác kế hoạch thời gian cần thiết cho cuộc kiểm toán, đảm bảo quá trình kiểm tra diễn ra hiệu quả và toàn diện.
Thứ hai, kiểm toán viên tiến hành nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị để xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống Những phân tích này giúp xác định trọng tâm cho cuộc kiểm toán, đóng vai trò là nền tảng quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán hiệu quả.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, rủi ro kiểm soát là khả năng xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ hoặc khoản mục trên báo cáo tài chính khi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hoặc không phát hiện, sửa chữa kịp thời Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giảm thiểu rủi ro kiểm soát, trong khi hệ thống yếu kém làm tăng nguy cơ sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính Do đó, việc duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ là yếu tố then chốt trong đảm bảo tính chính xác và tin cậy của báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Kiểm toán viên cần phân tích và đánh giá rủi ro kiểm soát để xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra phù hợp Trong trường hợp rủi ro kiểm soát cao, kiểm toán viên phải mở rộng phạm vi kiểm tra để phát hiện các sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát thấp, nhà kiểm toán có thể giới hạn phạm vi kiểm tra nhờ vào hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đảm bảo sai sót nằm trong giới hạn cho phép.
Chứng nhận kiểm toán quốc tế yêu cầu kiểm toán viên phải nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp một cách kỹ lưỡng và có tổ chức Dựa trên kết quả này, kiểm toán viên xác định nội dung, phạm vi và thời gian triển khai các phương pháp kiểm toán phù hợp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Chuẩn mực công nhận rằng một số quy chế kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không thể hoàn toàn tin cậy đối với kiểm toán viên Tuy nhiên, trong phần lớn các doanh nghiệp, việc hoàn tất công việc kiểm toán dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đó Do đó, việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của quá trình kiểm toán Hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp khác nhau có thể có loại hình và mức độ phức tạp khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ là công cụ các nhà quản lý sử dụng trong hoạt động kinh doanh Nó được thiết lập ra trước hết không phải chỉ phục vụ cho các kiểm toán viên hoàn tất công tác kiểm toán Kiểm toán viên cần cân nhắc những phần mà kiểm soát nội bộ có thể giúp ích cho mục đích kiểm toán của mình.
BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Chức năng kiểm tra kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo quá trình quản lý diễn ra hiệu quả và chính xác Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu thực hiện chức năng này, giúp phát hiện và phòng ngừa rủi ro, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu suất làm việc Việc duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ góp phần tăng cường đáng kể tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin tài chính doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400), là các quy định và thủ tục do đơn vị dược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định của đơn vị Hệ thống này giúp kiểm tra, kiểm soát, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai sót trong quá trình hoạt động Nó cũng góp phần lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, đồng thời bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) nhấn mạnh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản của tổ chức, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thực hiện các chế độ pháp lý đúng quy định và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kiểm soát nội bộ là một chức năng quan trọng, thường xuyên của các tổ chức nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra Công tác kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định các rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để từ đó thiết lập các biện pháp phòng ngừa phù hợp Việc này giúp tổ chức ngăn chặn các sai sót, gian lận và đảm bảo tính chính xác của các hoạt động kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và bảo vệ tài sản của đơn vị.
1) Bảo vệ tài sản của đơn vị:
Tài sản của đơn vị gồm có cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, cần được bảo vệ bằng các hệ thống kiểm soát phù hợp để tránh bị đánh cắp, lạm dụng hoặc hư hỏng Việc không có các biện pháp bảo vệ thích hợp có thể dẫn đến mất mát hoặc hư hại tài sản, trong đó đặc biệt kể đến các tài sản phi vật chất Qui trình kiểm soát chặt chẽ giúp đảm bảo an toàn cho tài sản của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.
2) Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán cung cấp là yếu tố then chốt giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả Các dữ liệu này cần đảm bảo tính kịp thời, chính xác và đáng tin cậy để phản ánh đầy đủ, khách quan các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Việc cung cấp thông tin chính xác, đúng thời điểm là yếu tố quyết định để nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
3) Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Việc này giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị Kiểm soát nội bộ đúng cách còn đảm bảo các hoạt động diễn ra phù hợp với quy định pháp luật, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp;
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai sót và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp;
- Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan.
4) Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp gây lãng phí và sử dụng kém hiệu quả nguồn lực Định kỳ, các nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp nâng cao khả năng quản lý và điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Trong quản trị doanh nghiệp, việc cân bằng giữa bốn mục tiêu chính như hiệu quả hoạt động, bảo vệ tài sản, ghi chép sổ sách chính xác và cung cấp thông tin đáng tin cậy là rất quan trọng, mặc dù đôi khi chúng có thể mâu thuẫn nhau Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để đảm bảo hài hòa và phù hợp với các mục tiêu này, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển bền vững.
Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên cần nhận thức rằng mọi hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hoặc phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế này đã được xác định rõ ràng, nhấn mạnh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ có thể tồn tại những lỗ hổng không tránh khỏi, ảnh hưởng đến khả năng phát hiện và ngăn chặn các sai phạm Do đó, kiểm toán viên cần thực hiện đánh giá rủi ro một cách kỹ lưỡng và khách quan nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không vựơt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
- Phần lớn các công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến các nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến các nghiệp vụ bất thường.
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc.
Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ là một rủi ro đáng chú ý, đặc biệt khi có sự thông đồng của một người trong ban Giám đốc hoặc nhân viên với các bên liên quan trong hoặc ngoài tổ chức, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tính minh bạch và an toàn của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình.
- Do có sự biến động của tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Có bốn khái niệm cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát.
1.3.1 Trách nhiệm của ban Giám đốc
Ban Giám đốc, không phải kiểm toán viên, phải xây dựng và duy trì các quá trình kiểm soát của tổ chức Khái niệm này là phù hợp với quy định là ban Giám đốc, không phải kiểm toán viên, có trách nhiệm đối với việc soạn thảo báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận.
1.3.2 Sự đảm bảo hợp lý
Một công ty cần triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính trung thực của các báo cáo tài chính, mang lại sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối Hệ thống này được Ban Giám đốc xây dựng sau khi cân nhắc giữa chi phí và lợi ích của quá trình kiểm soát Thông thường, Ban Giám đốc không thực hiện một hệ thống lý tưởng do chi phí có thể rất lớn, gây ảnh hưởng đến quyết định triển khai kiểm soát nội bộ.
1.3.3 Những giới hạn cố hữu
Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ thực sự hiệu quả khi đảm bảo sự thận trọng trong thiết kế và vận hành Mặc dù các hệ thống do con người thiết kế có thể mang tính lý tưởng, nhưng hiệu quả của chúng phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng Do đó, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ dựa vào cấu trúc mà còn dựa trên việc tuân thủ các nguyên tắc và quy trình đã đặt ra.
Vì những hạn chế cố hữu của những quá trình kiểm soát và vì kiểm toán viên không thể có nhiều hơn sự đảm bảo hợp lý về tính hiệu qủa của các quá trình đó, nên hầu như luôn luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát Do đó, cả với hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế hiệu quả nhất, kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát đối với hầu hết các mục tiêu kiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên báo cáo tài chính Nói cách khác, phần rủi ro kiểm soát (CR) của mô hình rủi ro kiểm toán luôn luôn lớn hơn 0.
1.3.4 Phương pháp xử lý số liệu
Các khái niệm kiểm soát được bàn đến áp dụng tương tự như nhau đối với các hệ thống thủ công và hệ thống máy vi tính (EDP) Có một điểm khác nhau chính giữa một hệ thống thủ công đơn giản ở một công ty nhỏ với hệ thống phức tạp EDP ở các doanh nghiệp lớn Các thử nghiệm kiểm soát không thay đổi, nhưng thủ tục kiểm toán có thể thay đổi khi công việc kế toán và kiểm soát nội bộ được thực hiện trong môi trường tin học hoặc thực hiện thủ công Khi công việc kế toán và kiểm soát nội bộ được thực hiện trên máy vi tính thì kiểm toán viên có thể sử dụng kỹ thuật kiểm toán bằng máy vi tính để thu thập bằng chứng đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 quy định rõ rằng hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các yếu tố quan trọng như môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Những yếu tố này góp phần nâng cao tính chính xác và đáng tin cậy của quá trình kiểm toán Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo vận hành trơn tru, ngăn ngừa rủi ro và tuân thủ các quy định pháp luật Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng và duy trì các yếu tố này để nâng cao chất lượng kiểm toán và quản lý rủi ro tài chính.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của kiểm toán nội bộ Yếu tố môi trường này tác động trực tiếp đến hiệu quả của các hoạt động kiểm toán, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong quá trình đánh giá nội bộ Việc hiểu rõ môi trường kiểm soát giúp nâng cao năng lực phát hiện rủi ro và cải thiện quy trình kiểm toán nội bộ, đáp ứng yêu cầu quản lý và bảo vệ tài sản của tổ chức.
Các yếu tố môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kiểm tra, kiểm soát Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc vào sự nhận thức và cam kết của các nhà quản lý về tầm quan trọng của quá trình này trong hoạt động của tổ chức Khi các nhà quản lý coi trọng công tác kiểm tra, kiểm soát và coi đó là yếu tố không thể thiếu, các thành viên trong đơn vị sẽ có hiểu biết đúng đắn về hoạt động này và tuân thủ đúng các quy định, chế độ đề ra Ngược lại, nếu các nhà quản lý xem nhẹ hoạt động kiểm tra, kiểm soát, thì các chế độ nội bộ về kiểm soát sẽ khó được vận hành hiệu quả và ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ hệ thống quản trị của tổ chức.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát gồm: a) Các đặc thù về quản lý:
Nhân tố này đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Các nhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý cấp cao, đóng vai trò quyết định trong việc phê duyệt các chính sách, quyết định và thủ tục kiểm soát áp dụng trong tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ, giúp phân chia rõ ràng trách nhiệm và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp tạo môi trường kiểm soát tốt, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ra quyết định, triển khai, kiểm tra và giám sát thực hiện các quyết định Nó còn giúp ngăn chặn hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót Để xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp và hiệu quả, các nhà quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng trong quản trị tổ chức.
Thiết lập hệ thống điều hành và kiểm soát toàn diện cho doanh nghiệp giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả Quản lý chặt chẽ các lĩnh vực kinh doanh, không bỏ sót bất kỳ hoạt động nào, đồng thời tránh sự chồng chéo giữa các bộ phận để nâng cao hiệu suất làm việc Áp dụng quy trình kiểm soát rõ ràng giúp doanh nghiệp duy trì sự nhất quán và đáp ứng nhanh chóng các thay đổi trong thị trường Đầu tư vào hệ thống quản lý hiện đại góp phần tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của từng bộ phận chức năng trong doanh nghiệp Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng vì đội ngũ nhân viên là những nhân tố trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát và là yếu tố then chốt trong môi trường kiểm soát nội bộ Nhân viên có năng lực và trung thực có thể làm giảm nhu cầu kiểm soát chặt chẽ mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên thiếu năng lực và không trung thực, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không phát huy được hiệu quả tối đa, bất kể chính sách và thủ tục kiểm soát có chặt chẽ như thế nào.
Để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, các nhà quản lý cần xây dựng chính sách tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên rõ ràng, phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức của từng cá nhân Việc này đòi hỏi tính kế thừa và liên tục nhằm duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp Công tác hoạch định kế hoạch là yếu tố then chốt giúp định hướng các hoạt động nhân sự phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hoặc dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính với các ước tính cân đối về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và luân chuyển tiền trong tương lai, đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát Khi việc lập và thực hiện kế hoạch được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc, hệ thống này trở thành công cụ kiểm soát hiệu quả Các nhà quản lý chú trọng theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, các nhân tố ảnh hưởng nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề bất thường Đây cũng là lĩnh vực mà kiểm toán viên đặc biệt quan tâm trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt qua các thủ tục phân tích.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong tổ chức, có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá các hoạt động nhằm đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch trong quản trị nội bộ Bộ phận này giúp nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định, chính sách của tổ chức Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, khách quan để hỗ trợ quyết định quản trị và thúc đẩy sự phát triển bền vững của đơn vị.
Kiểm toán nội bộ theo các chuẩn mực của Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978 là một chức năng đánh giá độc lập trong tổ chức, nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức để phục vụ mục tiêu của tổ chức đó Mục tiêu chính của kiểm toán nội bộ là hỗ trợ các thành viên trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của mình một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý tổ chức.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá được thiết lập trong doanh nghiệp nhằm cung cấp dịch vụ nhằm kiểm tra, đánh giá và giám sát hiệu quả hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính đúng đắn, tin cậy của các hoạt động tài chính và quản lý rủi ro trong tổ chức Việc thực hiện kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tăng cường sự an toàn tài chính.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một cái nhìn đánh giá liên tục về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả hiệu quả của việc thiết kế và thực thi các chính sách kiểm soát nội bộ Một bộ phận kiểm toán nội bộ hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các thông tin chính xác về hoạt động và chất lượng kiểm soát, từ đó điều chỉnh và củng cố các quy trình kiểm soát phù hợp Tuy nhiên, vai trò của kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tối đa nếu hoạt động của nó được thực hiện đúng cách và phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cần trực thuộc một cấp cao đủ quyền để đảm bảo hoạt động không bị giới hạn phạm vi, nhằm nâng cao hiệu quả kiểm tra nội bộ Tổ chức này phải được giao quyền hạn rộng rãi để thực hiện nhiệm vụ độc lập, không chịu ảnh hưởng bởi phòng kế toán hoặc các bộ phận bị kiểm tra Điều này giúp đảm bảo tính khách quan, trung thực và hiệu quả trong công tác kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ cần tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn cao và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành, đảm bảo chất lượng và tính trung thực trong hoạt động kiểm toán Đồng thời, ủy ban kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát, đảm bảo các hoạt động kiểm toán nội bộ tuân thủ các quy chuẩn pháp lý và tiêu chuẩn đạo đức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch tài chính của tổ chức.
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT
KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THU THẬP HIỂU BIẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1.1 Các lý do của việc phải hiểu biết đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán
Trong kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên cần đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác định tính hiệu quả của hệ thống này mà còn để làm căn cứ cho việc xác định phạm vi các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của công ty Việc này giúp kiểm toán viên hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng dựa trên bốn vấn đề chính, từ đó đảm bảo quá trình kiểm toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Kiểm toán được thực hiện dựa trên việc kiểm toán viên thu thập bằng chứng về tính trung thực của Ban Giám đốc liên quan đến bản chất và phạm vi của các sổ sách kế toán Quá trình này nhằm đảm bảo có đầy đủ, thích hợp và sẵn có những chứng cứ cần thiết để xác minh tính chính xác của các số dư trên báo cáo tài chính.
Hiểu biết về các sai phạm nghiêm trọng tiềm tàng giúp kiểm toán viên xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính Việc nhận diện sớm các sai phạm này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các báo cáo tài chính Các kiểm toán viên cần có kiến thức sâu rộng để phát hiện và đánh giá các loại sai phạm tiềm ẩn, từ đó nâng cao chất lượng kiểm toán và bảo vệ lợi ích của các bên liên quan.
Rủi ro phát hiện tỷ lệ nghịch với mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát, nghĩa là khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát cao thì rủi ro phát hiện có thể được đánh giá thấp để giảm thiểu rủi ro kiểm toán Ngược lại, nếu rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp, doanh nghiệp có thể chấp nhận mức rủi ro phát hiện cao hơn mà vẫn duy trì rủi ro kiểm toán ở mức thấp đến mức có thể chấp nhận.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát, giúp xác định các điểm yếu tiềm ẩn trong quy trình Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phát hiện rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ Nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ chính xác, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro phát hiện và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật cũng như tiêu chuẩn kiểm toán.
Thiết kế các cuộc khảo sát Thông tin thu được cho phép kiểm toán viên thiết kế các cuộc khảo sát hiệu quả về các số dư trên báo cáo tài chính Những cuộc khảo sát này gồm các cuộc khảo sát các chi tiết của nghiệp vụ kinh tế và của số dư cùng các thể thức phân tích và được gọi là khảo sát chính thức
2.1.2 Hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm toán hiệu quả Kiểm toán viên cần nghiên cứu và hiểu rõ từng yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm thiết kế các chế độ và thể thức phù hợp trong từng thành phần Họ phải xem xét hai khía cạnh chính: việc thiết kế các chế độ kiểm soát phù hợp và khả năng hoạt động hiệu quả của các thể thức kiểm soát này nhằm đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính.
Liệu các nghiệp vụ có được đưa vào trong quá trình hoạt động hay không là yếu tố quyết định giúp kiểm toán viên xác định khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính cần kiểm tra Việc này sẽ hỗ trợ kiểm toán viên thiết lập các thủ tục kiểm tra phù hợp, đảm bảo tính chính xác và toàn diện của quá trình kiểm toán.
Hiểu biết về môi trường kiểm soát
Kiểm toán viên dựa trên kiến thức và hiểu biết của mình để đánh giá thái độ cũng như nhận thức của Ban giám đốc về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Việc này giúp xác định mức độ cam kết của lãnh đạo đối với việc duy trì và cải thiện các biện pháp kiểm soát, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn và phù hợp với quy định.
Hình 2.1: Khái quát về việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát
Không thể kiểm toán được
Có thể kiểm toán được
Để lập kế hoạch kiểm toán các báo cáo tài chính, kiểm chứng sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là cần thiết và quan trọng Đánh giá khả năng kiểm toán các báo cáo tài chính dựa trên việc xác định rõ liệu chúng có thể kiểm toán được hay không, cũng như quyết định có nên từ chối hoặc rút khỏi hợp đồng nếu cần thiết Quá trình này bao gồm việc đánh giá rủi ro kiểm soát dựa trên hiểu biết ban đầu và chi phí khảo sát các quá trình kiểm soát phù hợp Ngoài ra, cần xem xét khả năng chứng minh mức độ rủi ro kiểm soát thấp hơn và cân nhắc chi phí để đạt được sự chứng minh đó, nhằm đảm bảo kế hoạch kiểm toán phù hợp và hiệu quả.
Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát phải sử dụng
(1) Mức tối đa (2) Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết có được
(3) Mức thấp hơn có thể chứng minh được
Mở rộng sự hiểu biết nếu cần thiết
Lập kế hoạch và thực hiện các khảo sát quá trình kiểm soát
Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có được chứng minh bởi các cuộc khảo sát quá trình kiểm soát hay không
Quyết định về rủi ro phát hiện tăng lên là một yếu tố quan trọng đòi hỏi phải thích hợp trong quá trình lập kế hoạch các cuộc khảo sát chính thức Việc này nhằm mục tiêu đảm bảo rằng các hoạt động kiểm tra và đánh giá được thực hiện một cách hiệu quả để phù hợp với mức rủi ro phát hiện tăng lên này Điều này giúp nâng cao độ chính xác và tin cậy của quá trình kiểm toán, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc bỏ sót các vấn đề quan trọng Trong quá trình lên kế hoạch, cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố liên quan để xác định các biện pháp phù hợp nhằm kiểm soát rủi ro và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn kiểm toán hiện hành.
Quyết định về rủi ro phát hiện phải liên kết chặt chẽ với mức tối đa của rủi ro kiểm soát, đặc biệt khi cao hơn so với kế hoạch ban đầu Việc lập kế hoạch các cuộc khảo sát chính thức là yếu tố quan trọng để đảm bảo đánh giá chính xác các rủi ro phát hiện, qua đó nâng cao hiệu quả kiểm tra và đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm toán.
Hình 2.2 Hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiểu biết về hệ thống kế toán.
Kiểm toán viên phải hiểu biết về hệ thống kế toán và việc thực hiện công việc kế toán của đơn vị để xác định được:
- Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;
- Nguồn gốc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;
- Tổ chức bộ máy kế toán;
- Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính;
- Quy trình kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính.
Hệ thống kế toán thường được mô tả và chứng minh qua sơ đồ phát triển theo các giai đoạn hoặc bằng cách liệt kê các thành phần hệ thống Hoạt động của hệ thống kế toán được xác định thông qua việc theo dõi một hoặc nhiều nghiệp vụ kinh tế xuyên suốt hệ thống Việc này giúp đảm bảo tính liên tục và chính xác trong quá trình ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trong hệ thống kế toán.
Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát
Trong hầu hết các cuộc kiểm toán, các kiểm toán viên đều có hiểu biết về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán một cách tương tự nhau Tuy nhiên, sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát lại khác nhau đáng kể giữa các trường hợp, đặc biệt là đối với khách hàng quy mô nhỏ, thường chỉ nhận diện được rất ít hoặc không có thủ tục kiểm soát do quá trình kiểm soát không hiệu quả vì hạn chế về nhân sự Trong những trường hợp này, kiểm toán viên thường sử dụng mức đánh giá cao của rủi ro kiểm soát để phản ánh thực tế Ngược lại, đối với các khách hàng có quá trình kiểm soát sâu rộng và kiểm toán viên tin tưởng vào hiệu quả của các thủ tục này, việc nhận diện các quá trình kiểm soát trong giai đoạn tìm hiểu sẽ nhiều hơn, giúp nâng cao độ chính xác trong quá trình kiểm toán.
Hiểu biết về môi trường kiểm soát Hiểu biết về hệ thống kế toán Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát
Trong giai đoạn này, hoạt động thiết kế hoạt động nhận diện một số lượng quá trình kiểm soát giới hạn để đảm bảo hiệu quả của hệ thống nội bộ Sau đó, công việc tiếp tục nhận diện thêm các quá trình kiểm soát khác khi hoạt động tiến triển, nhằm phù hợp với từng giai đoạn của quá trình kiểm toán Mức độ nhận diện các quá trình kiểm soát phụ thuộc vào khả năng phán xét của kiểm toán viên, yêu cầu sự chính xác và khách quan trong quá trình đánh giá.
2.1.3 Đánh giá và quyết định
THỂ THỨC ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC SỰ HIỂU BIẾT
Việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát thay đổi đáng kể giữa các công ty khách hàng, đặc biệt là dựa trên quy mô doanh nghiệp Đối với khách hàng nhỏ hơn, kiểm toán viên chỉ cần hiểu đủ để đánh giá tính kiểm toán của báo cáo, môi trường kiểm soát và tính đầy đủ của hệ thống kế toán, và các thủ tục kiểm soát hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát hiện Trong khi đó, với khách hàng lớn hơn, đặc biệt trong các hợp đồng gia hạn, kiểm toán viên lập kế hoạch đánh giá rủi ro kiểm soát thấp dựa trên việc hiểu rõ môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán, sau đó khảo sát quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát và kiểm tra tính hiệu quả của các quá trình kiểm soát để kết luận rủi ro kiểm soát là thấp.
Có nhiều phương pháp để thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát, trong đó phương pháp theo khoản mục là một trong những cách phổ biến và dễ thực hiện vì cho phép tiếp cận trực tiếp vào từng khoản mục riêng biệt.
Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ giúp kiểm toán viên đánh giá các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến từng chu trình, chẳng hạn như chu trình đầu tư tài chính, mua hàng và thanh toán, tiền lương và nhân viên, bán hàng và thu tiền Phương pháp này đảm bảo kiểm tra toàn diện các hoạt động doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả kiểm toán Việc phân tích từng chu trình riêng biệt giúp kiểm soát rủi ro, phát hiện sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Phương pháp này giúp kiểm toán viên phân chia các nghiệp vụ và số dư tài khoản thành các loại rõ ràng, tạo thành các chu trình kiểm toán riêng biệt Nhờ đó, kiểm toán viên có thể tập trung tìm hiểu về các kiểm soát liên quan đến từng cơ sở dữ liệu của từng loại nghiệp vụ và số dư tài khoản trong chu trình đó, nâng cao hiệu quả và độ chính xác của quá trình kiểm toán.
2.2.1 Thể thức liên quan với cách thiết kế và sắp xếp trong quá trình hoạt động
Nhiệm vụ của kiểm toán viên trong quá trình thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ là xác định các nguyên lý cấu thành hệ thống này và đánh giá cách chúng đã được tích hợp vào hoạt động kinh doanh của khách hàng Trong quá trình này, kiểm toán viên tập trung vào việc phân tích các nguyên lý kiểm soát và cách chúng ảnh hưởng đến quá trình vận hành, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ Các phương pháp kiểm toán phổ biến mà kiểm toán viên thường áp dụng trong giai đoạn này bao gồm phân tích rủi ro, phỏng vấn nhân viên, xem xét tài liệu và quan sát trực tiếp hoạt động, giúp thu thập đầy đủ thông tin để đưa ra đánh giá chính xác về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Dựa vào kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên với khách hàng.
Hầu hết các cuộc kiểm toán hàng năm của một công ty được thực hiện bởi cùng một công ty kiểm toán, ngoại trừ các hợp đồng đầu tiên Trong lần kiểm toán đầu tiên, kiểm toán viên bắt đầu với một lượng lớn thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đã thu thập từ các năm trước Vì các hệ thống và quá trình kiểm soát thường không thay đổi nhiều qua các năm, thông tin này có thể được cập nhật và sử dụng cho các cuộc kiểm toán của năm hiện tại, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công tác kiểm toán.
Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng là bước bắt đầu hợp lý để cập nhật thông tin từ cuộc kiểm toán trước hoặc thu thập dữ liệu ban đầu từ các nhân viên phù hợp của khách hàng Quá trình này nhằm thu thập hiểu biết về cách thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, thường bao gồm thẩm vấn các cấp quản lý, giám sát và đội ngũ nhân viên văn phòng Việc thực hiện thấu đáo giúp nâng cao hiệu quả kiểm toán và đảm bảo các thủ tục kiểm soát nội bộ được hiểu rõ và đánh giá chính xác.
Để thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, công ty cần xem xét sổ tay về thủ tục và chế độ của mình, bao gồm các tài liệu chứng minh như bản điều lệ và các chính sách nội bộ Các sổ tay và tài liệu về thể thức, như sổ kế toán và sơ đồ tổ chức, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch và hoạt động đúng quy trình Thông tin này được kiểm toán viên nghiên cứu kỹ lưỡng và thảo luận cùng nhân viên công ty để đảm bảo tất cả đều được thuyết minh rõ ràng và hiểu đúng đắn, từ đó nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thanh tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất Các nhân tố của môi trường kiểm soát, các chi tiết của hệ thống kế toán, và sự vận dụng các thủ tục kiểm soát, tất cả sẽ liên quan với sự phát sinh của rất nhiều chứng từ và sổ sách Chúng sẽ được trình bày ở một chừng mực nào đó trong các sổ tay về thủ tục và chế độ hiện có Qua việc thanh tra thực tế các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, kiểm toán viên có thể đưa nội dung của các sổ tay vào thực tế và hiểu rõ chúng hơn Việc thanh tra cũng cung cấp bằng chứng là các chế độ và thủ tục kiểm soát đã được đưa vào quá trình hoạt động.
Kiểm toán viên quan sát các hoạt động và quá trình hoạt động của công ty để hiểu rõ hơn về các thủ tục kiểm soát nội bộ Bên cạnh việc xem xét sổ sách và tài liệu đã hoàn tất, họ còn quan sát trực tiếp nhân viên trong quá trình chuẩn bị và thực hiện các công việc kế toán hàng ngày Việc này giúp củng cố kiến thức về các chế độ và thủ tục kiểm soát đã được áp dụng trong hoạt động của công ty, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của quá trình kiểm toán.
Quan sát, thanh tra, và thẩm vấn có thể được kết hợp hiệu quả trong một nghiệp vụ kinh tế xuyên suốt, giúp kiểm toán viên theo dõi quá trình từ lúc bắt đầu bằng việc chọn chứng từ phù hợp đến khi hoàn tất và ghi nhận các hoạt động liên quan Việc kiểm tra chứng từ và tài liệu chứng minh đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của nghiệp vụ trong từng giai đoạn, đồng thời các cuộc thẩm vấn và quan sát hoạt động hiện hành hỗ trợ xác minh các thông tin và đảm bảo tính minh bạch, trung thực của quá trình kế toán.
2.2.2 Tài liệu chứng minh sự hiểu biết
Phương pháp chứng minh bằng tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ thường được áp dụng thông qua các công cụ như bảng tường thuật, lưu đồ, và bảng câu hỏi Những phương pháp này giúp xác minh hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách rõ ràng và có hệ thống Sử dụng bảng tường thuật cho phép mô tả chi tiết các quy trình hoạt động và kiểm soát trong hệ thống Lưu đồ hỗ trợ trực quan hóa các bước và mối liên hệ trong quy trình kiểm soát nội bộ Trong khi đó, bảng câu hỏi giúp đánh giá kiến thức và sự hiểu biết của nhân viên về các quy trình kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra các nhận định chính xác về tính hiệu quả của hệ thống Tổ chức áp dụng những phương pháp này nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động kinh doanh.
Bảng tường thuật (Narrative) về kiểm soát nội bộ là một bản mô tả bằng văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Bảng tường thuật đúng cách của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát liên quan có bốn đặc điểm:
- Gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống
- Tất cả các quá trình đã xảy ra
- Sự chuyển giao của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống Việc lưu trữ chứng từ, gửi chúng cho khách, huỷ bỏ chúng đều phải được trình bày.
Các thủ tục kiểm soát phù hợp trong quá trình đánh giá rủi ro bao gồm việc phân chia trách nhiệm rõ ràng, phê duyệt và tán thành các hoạt động, cũng như thực hiện kiểm tra nội bộ như so sánh đơn giá bán với các hợp đồng tiêu thụ để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu kiểm soát.
Hình 2.4a: Các ký hiệu vẽ lưu đồ cơ bản
Chứng từ – Tài liệu và các báo cáo các loại bằng giấy VD: hoá đơn bán hàng
QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT
Sau khi kiểm toán viên có đủ thông tin mô tả và bằng chứng xác minh về thiết kế cũng như quá trình hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, họ có thể tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát theo mục tiêu kiểm soát chi tiết Quá trình này thường được thực hiện riêng biệt cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu trong các chu kỳ nghiệp vụ Ví dụ, trong chu kỳ bán hàng và thu tiền, các nghiệp vụ thường bao gồm doanh thu, doanh thu bị trả lại, các khoản thu tiền mặt, dự phòng và việc xoá sổ các khoản không thu được.
2.3.1.Nhận diện các mục tiêu kiểm soát
Bước đầu trong quá trình đánh giá kiểm soát là xác định các mục tiêu kiểm soát phù hợp Kiểm toán viên vận dụng các mục tiêu kiểm soát nội bộ riêng biệt cho từng loại nghiệp vụ chính của công ty để đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục Ví dụ minh họa về việc triển khai mục tiêu kiểm soát nội bộ cho các nghiệp vụ bán hàng giúp làm rõ quá trình này.
2.3.2 Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù
Bước tiếp theo là nhận diện các chế độ và thể thức đặc thù có đóng góp vào việc hoàn thành từng mục tiêu Kiểm toán viên nhận diện các quá trình kiểm soát thích đáng bằng việc đi sâu vào thông tin mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Những chế độ, thủ tục và hoạt động mà, theo sự phán xét của kiểm toán viên, cung cấp sự kiểm soát đối với nghiệp vụ kinh tế liên quan đã được nhận diện Khi làm việc này, liên hệ lại các thủ tục kiểm soát tồn tại và hỏi xem chúng có tồn tại hay không thường là điều có ích
Ví dụ, có sự cách ly trách nhiệm đầy đủ hay không và làm sao đạt được điều này? Chứng từ sử dụng có được thiết kế hoàn hảo hay không? Các chứng từ có đánh trước số thứ tự có được ghi chép đúng đắn hay không?
Trong quá trình phân tích kiểm toán, không cần thiết phải xem xét tất cả các quá trình kiểm soát, mà chỉ tập trung vào các quá trình kiểm soát chủ yếu có ảnh hưởng lớn nhất đến việc đạt được mục tiêu kiểm soát Các quá trình kiểm soát chủ yếu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của cuộc kiểm toán, giúp kiểm toán viên tối ưu hóa công tác kiểm tra và đạt được các mục tiêu kiểm soát một cách hiệu quả nhất.
2.3.3 Nhận diện và đánh giá các nhược điểm
Nhược điểm chính là sự thiếu hụt các quá trình kiểm soát nội bộ phù hợp, dẫn đến gia tăng rủi ro sai phạm trong báo cáo tài chính Kiểm toán viên nhận định rằng khi các quá trình kiểm soát không đủ để đảm bảo các mục tiêu kiểm soát, nguy cơ phát sinh sai sót sẽ tăng lên đáng kể Ví dụ, nếu không có quá trình kiểm tra nội bộ đối với việc đánh giá các nghiệp vụ tiền lương, kiểm toán viên có thể xác định hệ thống kiểm soát nội bộ gặp nhiều nhược điểm.
Phương pháp 4 bước được dùng để nhận diện những nhược điểm.
Nhận diện các quá trình kiểm soát hiện có là bước đầu quan trọng trong quá trình kiểm toán Việc xác định các quy trình kiểm soát đã được thiết lập giúp kiểm toán viên đánh giá chính xác mức độ phù hợp và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Do nhược điểm của sự thiếu các quá trình kiểm soát thích đáng, kiểm toán viên cần kiểm tra và hiểu rõ các quy trình hiện có để đảm bảo phát hiện các điểm yếu tiềm ẩn Nhận biết các quá trình kiểm soát hiện tại giúp nâng cao hiệu quả kiểm toán, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Nhận diện sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát chủ yếu Các bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ, các bảng tường thuật và các lưu đồ rất có ích để nhận diện những lĩnh vực mà vắng mặt các quá trình kiểm soát chủ yếu nên khả năng sai phạm tăng lên Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là trung bình hay cao thì đó thường là vắng sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát.
Xác định khả năng các sai phạm nghiêm trọng có thể xảy ra là bước quan trọng để nhận diện các sai số hoặc sai quy tắc cụ thể do thiếu các quá trình kiểm soát phù hợp Việc này giúp đánh giá mức độ rủi ro liên quan đến hệ thống kiểm soát yếu kém, nhằm ngăn chặn các sai sót có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng đối với tổ chức Chức năng của hệ thống kiểm soát chặt chẽ đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu các sai lệch và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định, an toàn.
Nghiên cứu khả năng của các quá trình kiểm soát bù trừ Các quá trình kiểm soát bù trừ là một quá trình kiểm soát ở trong hệ thống để bù lại quá trình yếu kém Thí dụ thường gặp ở một công ty nhỏ là sự tham gia tích cực của chủ sở hữu Khi có quá trình đền bù, sự yếu kém không còn là một mối bận tâm vì khả năng của sai phạm đã được làm giảm xuống vừa đủ.
Hình 2.6: Những nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Nhược điểm Quá trình kiểm soát bù trừ Sai sót tiềm ẩn Trọng yếu ảnh hưởng đến bằng chứng kiểm toán
1 Nhân viên phụ trách các khoản phải thu chịu trách nhiệm đối với các khoản phải thu khách hàng
Chủ sở hữu xem xét lại toàn bộ sổ ghi nhớ tín dụng sau khi chúng được vào sổ
2 Không có quá trình thẩm tra nội bộ với đơn giá bán
Không có Sai số về mặt giấy tờ khi viết hoá đơn cho khách, khi chuyển vào sổ cái phụ và sự phân loại tài khoản
Trọng yếu tiềm ẩn Tăng các cuộc khảo sát chi tiết của nghiệp vụ tiêu thụ lên 125 nghiệp vụ
(*) Non – Applicable: có nhưng không áp dụng.
Hình 2.6 trình bày các tài liệu chứng minh về những nhược điểm của chu trình bán hàng và thu tiền, đặc biệt là ảnh hưởng tiêu cực của sự yếu kém này đến quá trình kiểm toán Các bằng chứng kiểm toán cho thấy rằng các điểm yếu trong chu trình bán hàng và thu tiền ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch kiểm toán của kiểm toán viên, làm giảm độ chính xác và tin cậy của báo cáo tài chính.
2.3.4 Bảng mô hình kiểm soát
Nhiều kiểm toán viên sử dụng bảng mô hình kiểm soát để hỗ trợ quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát, giúp nhận diện các quá trình kiểm soát và nhược điểm hiệu quả Bảng mô hình kiểm soát thể hiện mối liên hệ giữa các thể thức kiểm soát tác động đến nhiều mục tiêu kiểm soát khác nhau, thường có nhiều thủ tục kiểm soát cùng ảnh hưởng đến một mục tiêu nhất định Tính chất phức tạp này đòi hỏi một phương pháp rõ ràng để đánh giá rủi ro kiểm soát, và bản mô hình kiểm soát là một công cụ hữu ích trong quá trình này Việc sử dụng bảng mô hình kiểm soát giúp kiểm toán viên nhận diện các điểm mạnh yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Bảng mô hình kiểm soát của Airtight Machine giúp minh họa cách các nghiệp vụ tiêu thụ được quản lý hiệu quả Trong quá trình xây dựng, các mục tiêu kiểm soát nội bộ được liệt kê theo cột, còn các quá trình kiểm soát phù hợp được sắp xếp theo hàng Các nhược điểm đáng kể cũng được ghi nhận phía dưới danh sách các quá trình kiểm soát chủ yếu để nhấn mạnh các điểm cần cải thiện Phần thân của bảng mô hình thể hiện rõ vai trò của từng quá trình kiểm soát trong việc đạt được các mục tiêu kiểm soát chung của công ty.
Hình 2.7: Mô hình kiểm soát doanh thu -
Mục tiêu kiểm soát nội bộ - doanh thu Doanh bán thu ghi sổ hàng là có thật ( có căn cứ hợp lý)
Doanh thu đã được phê chuẩn đúng đắn phê (sự chuẩn) nghiệp Các vụ bán hàng đều ghi sổ được (tính đầy đủ)
Doanh bán thu hàng được toán tính và vào đúng sổ (đánh đắn giá)
Doanh bán thu hàng được phân loại thích hợp (sự phân loại)
Doanh được thu ghi sổ đúng thời (thời gian gian)
Nghiệp vụ bán hàng được đúng ghi đắn vào sổ phụ và tổng chính hợp xác
Tín dụng được phê chuẩn trước khi giao hàng C C
Doanh số được chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được phê chuẩn và các đơn đặt hàng của khách cũng đã được tán thành, chúng được đính kèm với bản sao của hoá đơn bán hàng
Trong quản lý bán hàng, cần kiểm soát chặt chẽ giữa việc tính tiền, ghi sổ tiêu thụ và quản lý các khoản thu tiền mặt để đảm bảo minh bạch và chính xác Bản danh mục giá đã được phê duyệt là căn cứ quan trọng để xác định đơn giá bán, giúp duy trì sự đồng bộ và hợp lý trong quá trình kinh doanh Việc kiểm soát chủ chéo này nhằm giảm thiểu rủi ro thất thoát và đảm bảo đúng quy trình tài chính trong doanh nghiệp.
Các chứng từ vận chuyển được gửi tiếp cho bộ phận tính tiền hàng ngày và được tính vào ngày tiếp theo C C
KHẢO SÁT CÁC QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT
Các quá trình kiểm soát mà kiểm toán viên đã nhận diện được trong qúa trình đánh giá như việc làm giảm rủi ro kiểm soát (những quá trình kiểm soát chủ yếu) để đảm bảo là chúng đã được vận hành hiệu quả trong suốt kỳ kiểm toán hoặc hầu như hết kỳ kiểm toán Ví dụ, trên hình 2.7, mỗi quá trình kiểm soát chủ yếu phải được chứng minh bằng các cuộc khảo sát quá trình kiểm soát thích hợp.
2.4.1 Các thể thức khảo sát quá trình kiểm soát.
Bốn loại thể thức được dùng để làm căn cứ cho hoạt động của các chế độ và thể thức liên quan với kiểm soát Chúng gồm:
Thẩm vấn các nhân viên công ty là một hình thức bằng chứng phù hợp để đánh giá hoạt động của các quá trình kiểm soát Mặc dù không phải là nguồn bằng chứng vững chắc, nhưng việc này giúp xác nhận tính hiệu quả của các quy trình kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
Kiểm tra các chứng từ, sổ sách và báo cáo là bước quan trọng trong quá trình kiểm soát nội bộ Các hoạt động và thể thức liên quan đến kiểm soát đều để lại dấu vết rõ ràng trên các tài liệu chứng minh, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của công tác kiểm tra Việc duy trì hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp nâng cao hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro trong tổ chức.
Quan sát Các hình thức hoạt động khác liên quan với kiểm soát không để lại dấu vết làm bằng chứng
Các hoạt động kiểm soát có chứng từ và tài liệu liên quan nhưng thiếu nội dung đủ để đánh giá hiệu quả của quá trình kiểm tra Điều này khiến kiểm toán viên gặp khó khăn trong việc xác định liệu các kiểm soát đang hoạt động đúng và đủ hay không Để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của quá trình kiểm toán, cần có các chứng từ và tài liệu phù hợp, đầy đủ hơn để hỗ trợ quá trình đánh giá.
2.4.2 Phạm vi của các thể thức
Phạm vi khảo sát quá trình kiểm soát phụ thuộc vào mức đánh giá dự định của rủi ro kiểm soát Nếu kiểm toán viên muốn một mức đánh giá thấp hơn của rủi ro kiểm soát các cuộc kiểm soát sâu rộng hơn được áp dụng, cả về số lượng quá trình kiểm soát được khảo sát và phạm vi của các cuộc khảo sát của từng quá trình kiểm soát
Dựa trên bằng chứng từ cuộc kiểm toán前年, nếu các bằng chứng thu được cho thấy quá trình kiểm soát chủ yếu vẫn hoạt động hiệu quả và kiểm toán viên xác nhận điều này còn nguyên vẹn, thì phạm vi của cuộc khảo sát kiểm soát trong năm hiện tại sẽ được thu hẹp đáng kể.
Trong quá trình kiểm toán, không phải lúc nào cũng khảo sát toàn bộ kỳ đang được kiểm toán Mặc dù lý tưởng là áp dụng các khảo sát kiểm soát cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế và quá trình kiểm soát trong kỳ, nhưng thực tế thường không như vậy Khi không khảo sát toàn bộ kỳ, kiểm toán viên cần xác định liệu các thay đổi trong quá trình kiểm soát có xảy ra trong thời kỳ không được khảo sát và cần thu thập những vấn đề rõ ràng về bản chất cũng như phạm vi của những thay đổi này.
2.4.3 Mối quan hệ giữa các cuộc khảo sát kiểm soát với các thể thức để có được sự hiểu biết
Trong quá trình nghiên cứu, cần lưu ý sự chồng chéo đáng kể giữa các khảo sát kiểm soát và các thể thức để nâng cao hiểu biết, bao gồm thẩm vấn, kiểm tra và quan sát Tuy nhiên, có hai điểm khác biệt chính trong việc vận dụng các thể thức này tại các giai đoạn khác nhau của quá trình nghiên cứu, ảnh hưởng đáng kể đến kết quả và độ chính xác của dữ liệu thu thập được.
Một là, để đạt được sự hiểu biết, các thể thức được áp dụng cho tất cả các chế độ và thể thức kiểm soát được nhìn nhận là một phần của sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ Các khảo sát kiểm soát, ngược lại chỉ được áp dụng khi mức đánh giá của rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, và khi đó chỉ cho các qúa trình kiểm soát chủ yếu
Các thể thức để đạt được sự hiểu biết về kiểm soát thường được thực thi cho một hoặc một số ít nghiệp vụ kinh tế trong một thời điểm nhất định Các khảo sát kiểm soát có thể mở rộng để bao gồm các mẫu lớn hơn (từ 20 đến 100 nghiệp vụ) và thường được thực hiện ở nhiều thời điểm khác nhau Đối với các quá trình kiểm soát chủ yếu, khảo sát kiểm soát khác biệt với việc thực hiện kiểm tra lại, vì nó mở rộng các thể thức liên quan nhằm nâng cao khả năng hiểu biết về kiểm soát Khi lập kế hoạch kiểm toán để đánh giá rủi ro kiểm soát thấp, kiểm toán viên thường kết hợp cả hai hình thức thể thức này và thực hiện một cách đồng thời để đảm bảo độ chính xác trong quá trình kiểm tra.
Hình 2.9: Mối quan hệ giữa mứcđánh giá kế hoạch của rủi ro kiểm soát với phạm vi của các thể thức
MỨC ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH CỦA RỦI RO KIỂM SOÁT
CHỈ CÓ ĐƯỢC SỰ HIỂU
Có, với nghiệp vụ xuyên suốt
Có, với nghiệp vụ xuyên suốt Không
Có, sử dụng việc chon mẫu
Có, sử dụng việc chọn mẫu