1 CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HÀ NỘI ..... Công ty Cổ Phần Máy Tính Hà Nội HN
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Máy tính Hà Nội
PHẦN MÁY TÍNH HÀ NỘI
Tên gọi: Công ty Cổ phần Máy Tính Hà Nội – Hà Nội Computer
HNC là tên giao dịch viết tắt của công ty, có trụ sở chính tại số 129 và 131 đường Lê Thanh Nghị, phường Đồng Tâm, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội Công ty có số điện thoại liên hệ là (043) 6280886 và fax là (043) 8693859, đảm bảo dịch vụ liên lạc tiện lợi và nhanh chóng cho khách hàng.
Website: http://www.hanoicomputer.vn/
Công ty Cổ phần Máy Tính Hà Nội, tiền thân là Công ty TNHH Máy Tính Hà Nội, được thành lập vào năm 2001 theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội Hiện nay, văn phòng chính của công ty đặt tại 131 Lê Thanh Nghị, Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Ban đầu, công ty có vốn điều lệ 3 tỷ đồng và hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, là doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ và giải pháp công nghệ thông tin tại Hà Nội và các tỉnh lân cận.
Công ty TNHH Máy Tính Hà Nội thành lập vào năm 2001 tại Phố Hàng Chuối, chuyên cung cấp linh kiện và thiết bị công nghệ thông tin Năm 2002, công ty chuyển về địa chỉ 131 Lê Thanh Nghị, mở rộng hoạt động kinh doanh lĩnh vực công nghệ thông tin và đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Máy Tính Hà Nội đã chuyển đổi hình thức kinh doanh sang công ty cổ phần vào ngày 20/01/2014, đánh dấu sự thay đổi lớn trong cơ cấu pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Tên công ty viết tắt là HA NOI COMPUTER.,JSC
Số vốn điều lệ đăng ký là 6.500.000.000 đồng
Mệnh giá cổ phần 10.000 đồng, tổng số cổ phần 650.000
Với hơn 12 năm xây dựng và phát triển, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường bán buôn, bán lẻ, trở thành thương hiệu quen thuộc và đối tác tin cậy của nhiều khách hàng trong nước và quốc tế Năm 2009, để mở rộng hoạt động kinh doanh và tăng cường quảng bá sản phẩm, công ty đã khai trương Showroom thứ hai tại 43 Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội.
Đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty cổ phần Máy tính Hà Nội 4 1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Máy Tính Hà Nội
CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HÀ NỘI
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Máy Tính Hà Nội
Công ty Cổ Phần Máy Tính Hà Nội là một doanh nghiệp hàng đầu chuyên kinh doanh các sản phẩm công nghệ, hoạt động trong lĩnh vực Tin học, Điện tử và Viễn thông Trong lĩnh vực Tin học, công ty đặc biệt chú trọng các hoạt động như cung cấp thiết bị máy tính, giải pháp công nghệ thông tin, cùng dịch vụ bảo trì và tư vấn công nghệ Với uy tín và kinh nghiệm lâu năm, công ty cam kết mang đến các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế giải pháp tổng thể, bao gồm thiết kế hệ thống mạng LAN, mạng WAN, phù hợp cho các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện và các đơn vị sản xuất kinh doanh khác Các giải pháp của chúng tôi giúp tối ưu hóa hạ tầng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức trong các lĩnh vực giáo dục, y tế và thương mại Với kinh nghiệm chuyên sâu, chúng tôi đảm bảo xây dựng hệ thống mạng linh hoạt, an toàn, đáp ứng mọi yêu cầu về mở rộng và bảo mật cho khách hàng.
− Cung cấp các thiết bị tin học như Máy chủ, máy tính PC, máy tính NOTEBOOKS, các thiết bị ngoại vi, các ứng dụng…
− Cung cấp phần mềm của các hãng trên thế giới, các phần mềm quản lý, truyền thông
− Tư vấn và đào tạo cho khách hàng
− Các dịch vụ bảo hành, bảo trì
Trong hoạt động hơn thời gian dài trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Công ty Máy Tính Hà Nội đã xây dựng uy tín vững chắc nhờ vào các dự án thành công và sự tin tưởng từ nhiều cơ quan, đơn vị lớn Công ty đã trúng thầu và thực hiện nhiều dự án công nghệ quan trọng, thể hiện năng lực chuyên môn và độ tin cậy cao trong thị trường IT Những dự án này là minh chứng rõ ràng cho khả năng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng trong ngành công nghệ thông tin.
− Lắp đặt mạng máy tính của công ty Xây dựng Bưu điện Pháp Vân
− Dự án đưa công nghệ thông tin gắn bó với hoạt động thực tiễn của công ty Xây dựng
− Lắp đặt hệ thống mạng máy tính cho Viện Nghiên cứu phát triển Kinh tế - Xã hội Hà Nội
− Tư vấn và thiết kế, lắp đặt hệ thống máy tính, máy in và mạng cho Công ty Than Cao Sơn, Quảng Ninh
− Tư vấn và lắp đặt hệ thống mạng máy tính cho Viện Khoa học Kỹ thuật Nông nghiệp Việt Nam
− Tư vấn và thiết kế, lắp đặt hệ thống máy tính, máy in và mạng cho Nhà xuất bản Phụ nữ Hà Nội
− Cung cấp, lắp đặt các thiết bị tin học cho Viện kiểm nghiệm- Cung cấp thiết bị mạng cho Công ty SELACO
− Cung cấp, lắp đặt mạng cho chi nhánh Tổng Công ty du lịch Sài Gòn
− Cung cấp và lắp đặt hệ thống mạng cho Công ty TNHH Hoàn Mỹ Hà Nội
− Cung cấp máy tính và thiết bị mạng cho Tổng Công ty Viễn thông Quân Đội
− Cung cấp máy tính cho dự án Đào tạo Giáo viên THCS - Bộ Giáo dục và Đào tạo
− Là một trong sáu thành viên của Dự án G6 cung cấp máy tính giá ưu đãi cho học sinh, sinh viên
Ngoài các dự án và giải pháp công nghệ, công ty còn cung cấp nhiều hợp đồng cung cấp thiết bị tin học chất lượng cao Với mối quan hệ lâu dài và tin cậy đã xây dựng với hàng nghìn khách hàng, công ty luôn thể hiện sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và chu đáo trong dịch vụ hậu mãi, đặc biệt là bảo hành và bảo trì sau bán hàng Điều này đã giúp công ty duy trì uy tín và lòng tin vững chắc từ khách hàng trong ngành công nghệ số.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty Cổ
Phần Máy Tính Hà Nội
1.2.2.1 Sản phẩm và phương thức bán hàng
Các sản phẩm của công ty rất phong phú và đa dạng về mẫu mã và chủng loại.Một số danh mục sản phẩm:
− Laptop: MSI GAMING, Asus, Dell,HP,Sony,Toshiba, Lenovo, Acer, Apple
Linh, phụ kiện laptop đa dạng gồm màn hình, RAM, ổ cứng, bàn phím, Pin và sạc laptop, giúp nâng cao hiệu suất và trải nghiệm người dùng Các phụ kiện khác như túi, balo laptop, đế làm mát, bàn laptop và bàn di chuột hỗ trợ tối ưu hóa công việc và sự tiện lợi khi sử dụng laptop hàng ngày Chọn lựa phụ kiện laptop phù hợp không chỉ tăng tính thẩm mỹ mà còn bảo vệ thiết bị, đảm bảo hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ của laptop.
− Máy tính bảng: Apple, Asus, Lenovo, Coby, Sony, Samsung, Acer, HP, Dell, MSI
− Phụ kiện tablet, mobile : Bao da, Case, tấm dán, sạc, cable, kết nối, phụ kiện MTB khác
− PC,workstations, Gaming: máy bộ lắp ráp, máy đồng bộ, máy bộ Sunpower,máy chủ, máy workstation, game thủ
Linh kiện máy tính gồm các thành phần chính như bo mạch chủ, bộ vi xử lý, bộ nhớ RAM, ổ cứng HDD, ổ thể rắn SSD, ổ đĩa quang và card màn hình Ngoài ra, các phụ kiện đi kèm như nguồn máy tính, màn hình máy tính, bàn phím, chuột và các phụ kiện khác cũng rất cần thiết để xây dựng hoặc nâng cấp hệ thống máy tính hoàn chỉnh Chọn lựa linh kiện phù hợp đảm bảo hiệu suất, độ bền và tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng.
Máy trạm và máy chủ Game Net chất lượng cao, đảm bảo vận hành ổn định cho các phòng game esport chuyên nghiệp Các thiết bị gaming như màn hình, bàn phím, chuột, bàn di chuột, tai nghe và ghế esports được thiết kế tối ưu cho trải nghiệm chơi game mượt mà và thoải mái Chúng tôi cung cấp gói lắp đặt Game Net đầy đủ, bao gồm thiết bị mạng, phụ kiện và nội thất phòng game hiện đại Đáp ứng mọi nhu cầu từ cấu hình máy trạm, thiết bị mạng cho phòng game chuyên nghiệp, đến nội thất và phụ kiện gaming chất lượng cao, giúp bạn xây dựng phòng game esports chuyên nghiệp và hấp dẫn.
− Gaming Gear, Cooling : Thiết bị phụ kiện Game, Air Cooling- tản nhiệt khí, Water Cooling – Tản nhiệt nước, sản phẩm Modding
− Thiết bị lưu chữ: Ổ cứng cắm trong, ổ cứng cắm ngoài, ổ cứng SSD, ổ cứng Server, ổ cứng mạng, USB Flash, thẻ nhớ, Card reader, phụ kiện HDD, đĩa CD,DVD
Thiết bị nghe nhìn bao gồm các sản phẩm như HTPC, card âm thanh, micro, loa máy tính, webcam, đầu xem phim HD Player, card kỹ xảo, máy ảnh, tai nghe, máy ghi âm, phụ kiện HD và thiết bị trợ giảng Ngoài ra, các phụ kiện nghe nhìn khác như máy nghe nhạc, tivi box, kim từ điển, phụ kiện máy ảnh cũng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống giải trí và truyền thông Các thiết bị này giúp nâng cao trải nghiệm nghe nhìn, đáp ứng nhu cầu giải trí, làm việc và học tập của người dùng.
− Thiết bị văn phòng, mạng
Hệ thống camera quan sát bao gồm camera an ninh chất lượng cao, đầu ghi hình KTS và phụ kiện camera nhằm đảm bảo ghi hình rõ nét và liên tục Các thiết bị báo động và chống trộm được tích hợp giúp tăng cường khả năng bảo vệ tài sản của bạn Đầu ghi HDSDI và ổ cứng camera hỗ trợ lưu trữ dữ liệu an toàn và linh hoạt Camera hành trình và gói lắp đặt camera giúp khách hàng dễ dàng triển khai hệ thống an ninh phù hợp nhu cầu Ngoài ra, chuông cửa camera và phần mềm chuyên dụng giúp quản lý hệ thống dễ dàng, nâng cao hiệu quả giám sát và bảo vệ tối ưu cho không gian của bạn.
Về phương thức bán hàng, Công ty Cổ phần Máy tính Hà Nội thực hiện các phương thức bàn hàng chủ yếu như sau:
− Bán theo phương thức trả góp
Công ty sử dụng phương thức bán buôn trực tiếp qua kho dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, trong đó công ty xuất kho hàng hóa và vận chuyển bằng phương tiện thuê ngoài đến kho hoặc địa chỉ của người mua Ngoài ra, công ty còn áp dụng phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng, trong đó hàng hóa không được nhập kho mà chuyển trực tiếp đến khách hàng, thường dành cho khách hàng quen thuộc và tin cậy Phương thức bán buôn qua kho giúp tối ưu quá trình vận chuyển và quản lý tồn kho, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Việc sử dụng các phương thức bán buôn linh hoạt giúp công ty đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng là hình thức bán hàng nội bộ, trong đó các tổ chức hoặc đơn vị mua hàng để tiêu dùng cá nhân và không qua trung gian Quá trình bán hàng kết thúc khi hàng hoá ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, đồng thời giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện Bán lẻ hàng hoá thường diễn ra theo từng đơn chiếc hoặc với số lượng nhỏ, với mức giá bán thường ổn định để đảm bảo sự thuận tiện cho người tiêu dùng.
Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, trong đó bán hàng trực tiếp bằng tiền mặt được áp dụng rộng rãi Nhân viên bán hàng tiến hành giao hàng và thu tiền ngay tại chỗ, sau đó nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền vào cuối ca hoặc ngày làm việc Đồng thời, nhân viên kiểm kê hàng hóa tại quầy để xác định số lượng đã bán ra, nhằm lập báo cáo bán hàng chính xác Hình thức này giúp khách hàng không phải chờ đợi thanh toán, tuy nhiên yêu cầu nhân viên bán hàng phải nhanh nhẹn, trách nhiệm cao để tránh nhầm lẫn hoặc mất mát do lượng khách hàng đông đúc.
1.2.2.4 Bán theo phương thức trả góp
Khách hàng là công dân Việt Nam từ 21 đến 60 tuổi, riêng đối tượng sinh viên từ 18 tuổi trở lên, đều có thể tham gia mua hàng trả góp tại HanoiComputer Mua hàng trả góp tại HanoiComputer mang lại nhiều ưu điểm vượt trội, giúp khách hàng dễ dàng sở hữu các sản phẩm công nghệ chất lượng mà không cần thanh toán toàn bộ khoản tiền cùng lúc Hình thức trả góp linh hoạt, thủ tục đơn giản cùng mức lãi suất dễ chịu là những lợi ích nổi bật khi mua hàng tại HanoiComputer.
− Lãi suất 2,2% (tính theo dư nợ ban đầu)
− Kỳ hạn vay rộng (06, 09, 12, 18 ,24 tháng)
− Hỗ trợ đối tượng khách hàng có hộ khẩu ngoại tỉnh, Hà Nội đang sinh sống, học tập và làm việc tại Hà Nội
− Đặc biệt hỗ trợ đối tượng đã nghỉ hưu, quân nhân và công an
1.2.2.5 Bán hàng online Đây là hình thức bán hàng công ty mới áp dụng, với hình thức bán hàng online công ty có thể tiết kiệm được chi phí Bên cạnh đó người mua cũng không phải đến trực tiếp để đặt hàng, mua hàng, vì hình thức này người mua có thể đặt hàng qua điện thoại, yahoo, Skype, FaceBook,… Nhân viên kinh doanh Online của Công ty sẽ liên hệ với khách hàng trong thời gian sớm nhất để xác nhận đơn hàng và xử lý đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng
Các hình thức thanh toán khi mua hàng tại HaNoiComputer: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản, các hình thức khác
Ph ươ ng th ứ c thanh toán tr ự c ti ế p b ằ ng ti ề n m ặ t
Sau khi bán hàng hóa hoặc vật tư theo hợp đồng kinh tế, bên mua sẽ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho bên bán dựa trên hóa đơn Giá trị Gia tăng (GTGT) Thanh toán trực tiếp tại công ty đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra nhanh chóng và minh bạch, giúp duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp giữa các bên.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty cổ phần máy tính Hà Nội
KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HÀ NỘI
1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty Cổ Phần Máy Tính Hà Nội
Hình 1.1 Tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần máy tính Hà Nội
Báo giá Ký hợp đồng Xuất hàng
Bàn giao thiết bị Thanh toán
Hội đồng quản trị công ty bao gồm Tổng Giám đốc Nguyễn Thanh Sơn và ba Phó Tổng Giám đốc là ông Nguyễn Mạnh Điệp, ông Đặng Tiến Trung, cùng ông Bùi Mạnh Thắng, tạo nên đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp và hàng đầu để điều hành hoạt động của công ty.
Tổng Giám đốc sẽ phụ trách quản lý chung, và các phòng ban:Hành chính tổng hợp, phòng kế toán, trung tâm bảo hành, quản lý chi nhánh
Các Phó tổng giám đốc sẽ phụ trách các phòng ban khác nhau của công ty Cụ thể là:
− Phó tổng giám đốc 1 quản lý phòng kĩ thuật và phòng kinh doanh dự án
− Phó tổng giám đốc 2 quản lý phòng kế hoạch kinh doanh và phòng maketing
− Phó tổng giám đốc 3 quản lý phòng KDPP&XNK và kho công ty
Ban giám đốc quản lý trực tiếp các phòng ban của chi nhánh thứ hai tại Thái Hà, gồm Phòng Kế Toán, Bộ phận Hành chính Tổng hợp, Phòng Kỹ thuật, Phòng Phát triển Kinh doanh, kho và phòng kinh doanh chi nhánh Chi nhánh Thái Hà có quy mô nhỏ hơn nhưng vẫn được vận hành chuyên nghiệp nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của công ty.
Hình 1.2 Tổ chức bộ máy của chi nhánh HNC 43 Thái Hà
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
− Công tác kế toán tài vụ
− Công tác kiểm toán nội bộ
− Công tác quản lý tài sản
− Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế
− Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty
− Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty
− Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
− Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc trình HĐTV phê duyệt để làm cơ sở thực hiện
− Phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc
− Lập báo cáo tài chính,Phân tích tình hình tài chính
− Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính
− Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định
− Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của Công ty
− Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu
Chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo Trung tâm phối hợp các hoạt động chung giữa các phòng chuyên môn trong công ty, đảm bảo sự thống nhất và liên tục trong công tác điều phối Trung tâm còn làm đầu mối quan hệ với các đơn vị khác theo chỉ đạo của lãnh đạo công ty, thực hiện công tác tổng hợp, lập kế hoạch, tổ chức, hành chính và quản trị, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong công tác tổ chức viên chức và lao động, đảm bảo thực thi công vụ hiệu quả Đồng thời, hỗ trợ đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, quản lý chính sách lương, nâng ngạch và bậc công chức, viên chức Thực hiện các hoạt động thi đua, khen thưởng nhằm khuyến khích lao động sáng tạo Bảo vệ chính trị nội bộ các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của trung tâm theo quy định của pháp luật, đảm bảo môi trường làm việc an ninh, ổn định và phát triển bền vững.
Phòng kinh doanh phân phối và xuất nhập khẩu:
Chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc nhập hàng và phân phối hàng hóa trong nội thành và các tỉnh thành khác trên toàn quốc
Phòng phát triển kinh doanh:
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược:
− Công tác thống kê tổng hợp sản xuất;
− Công tác điều độ sản xuất kinh doanh;
− Công tác lập dự toán;
− Công tác quản lý hợp đồng kinh tế;
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
− Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng;
− Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;
− Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;
− Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình
− Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình
− Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
Nơi tiếp nhận những sản phẩm và linh kiện của khách hàng bị lỗi trong quá trình sử dụng sản phẩm
Phòng kinh doanh dự án:
Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc:
− Kế hoạch sản xuất của Công ty bao gồm: Kế hoạch SX 6 tháng, 1 năm,
5 năm và kế hoạch dài hạn
Thực hiện nghiệp vụ thống kê kế hoạch, đảm bảo cập nhật và tổng hợp dữ liệu chính xác để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch kinh doanh của công ty Chủ trì làm hồ sơ các dự án đấu thầu, tuyển chọn nhà thầu uy tín nhằm mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển dự án mới Quản lý hồ sơ dự án đấu thầu và nhận thầu trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh của công ty, giúp nâng cao hiệu quả công tác chuẩn bị và thực hiện dự án, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
− Tham gia tìm kiếm, khai thác thị trường bảo đảm đủ việc làm cho công
− Quan hệ với các cơ quan trung ương, địa phương để giải quyết công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao
Bô phận kinh doanh lẻ 113 :
Có chức năng thực hiện các giao dịch mua bán sản phẩm cho khách hàng lẻ trực tiếp tại show room tầng 1 và mua bán lẻ online qua mạng
Trong quá trình giao nhận hàng Tổ chức quản lý và giám sát việc thực hiện các công việc về bảo quản, xuất nhập hàng hóa, an ninh kho
Tổ chức thực hiện việc giao hàng cho đối tác, khách hàng… theo kế hoạch giao hàng;
Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng;
Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố
Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới và khách hàng tiềm năng cho công ty, mở rộng thị trường và đề xuất các giải pháp bán hàng hiệu quả như tiếp thị sản phẩm, quảng cáo và chào giá đến người tiêu dùng Họ cũng tư vấn về đặc tính và lợi ích của sản phẩm, hướng dẫn phương thức bán hàng, giao hàng, thanh toán, đồng thời giới thiệu quyền lợi của khách hàng khi ký kết hợp đồng mua bán để đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm của công ty.
Chi nhánh 43 Thái Hà hoạt động với các phòng ban có chức năng tương tự, đảm bảo hiệu quả và chuyên nghiệp trong công tác quản lý Các phòng ban này chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc để đảm bảo thực hiện các mục tiêu của công ty Đồng thời, chi nhánh phối hợp chặt chẽ với trụ sở chính nhằm duy trì sự nhất quán trong chiến lược và hoạt động kinh doanh Sự phối hợp quản lý giữa Ban Giám đốc và trụ sở chính giúp nâng cao hiệu quả vận hành, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu phát sinh.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH HÀ NỘI
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Máy tính Hà Nội
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp gồm những nhân viên kế toán cùng phương tiện, thiết bị để ghi chép, tính toán và xử lý toàn bộ thông tin tài chính liên quan đến hoạt động doanh nghiệp Vấn đề nhân sự trong công tác kế toán đóng vai trò quan trọng hàng đầu, đảm bảo quá trình thu nhận, kiểm tra, xử lý và tổng hợp dữ liệu diễn ra chính xác và hiệu quả Tổ chức nhân sự phù hợp giúp từng người phát huy tối đa năng lực của mình, đồng thời thúc đẩy sự phối hợp tích cực giữa các bộ phận liên quan, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán và hỗ trợ ra quyết định chính xác cho doanh nghiệp.
Hình 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của từng người,từng phần hành và quan hệ tương tác
Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác kế toán.Tổ chức hướng dẫn những chế độ tài chính cho nhân viên, kiểm soát thực hiện nhân viên Phân
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư, hàng hóa, tiêu thụ sản phẩm
Kế toán tiền mặt,tiền gửi công nợ
Kế toán thuế, ngân hàng và tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tích hoạt động của công ty Kế toán trưởng còn giúp giám đốc đưa ra các chiến lược về hoạt động tài chính, kế toán và hạch toán kinh tế của đơn vị Việc quản lý chính xác các khoản thuế, quỹ ngân hàng và chế độ lương thưởng đảm bảo sự phát triển bền vững và minh bạch của doanh nghiệp.
Kế toán vật tư, hàng hóa tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và tính toán chính xác số lượng, chất lượng, giá thành của từng loại vật tư và hàng hóa xuất kho, tồn kho Họ đảm bảo phản ánh trung thực, kịp thời các số liệu về xuất nhập kho để quản lý hiệu quả nguồn lực và tồn kho Ngoài ra, công việc còn bao gồm theo dõi thu tiền hàng, đảm bảo quá trình thu mua và bán hàng diễn ra minh bạch, chính xác nhằm nâng cao năng lực quản lý tài chính và tối ưu hoá hoạt động kinh doanh.
Bộ phận kế toán thuế, thanh toán, tiền lương có trách nhiệm phản ánh chính xác và đầy đủ số liệu về tình hình biến động công nợ, đồng thời giám sát việc thu hồi và thanh toán nợ của công ty Ngoài ra, bộ phận này phải ghi chép chính xác các nghiệp vụ kế toán theo từng đối tượng và khoản thanh toán, đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận và xử lý Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm tính toán và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo đúng quy trình và thời gian.
Kế toán tiền và công nợ đảm nhận nhiệm vụ phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số dư tiền hiện có của doanh nghiệp và theo dõi biến động của vốn bằng tiền Họ còn giám sát việc thu chi, quản lý tiền mặt và tiền gửi, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với người bán và các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo hoạt động tài chính rõ ràng, minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán.
Bộ phận kế toán tài sản, giá thành và giá vốn chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu, lập báo cáo tài chính gửi lên cấp trên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Họ tính toán giá thành và giá vốn cho các sản phẩm, hàng hóa của công ty, đồng thời theo dõi và kiểm tra các thay đổi về giá để cập nhật thông tin kịp thời Bên cạnh đó, bộ phận này còn thực hiện công tác hạch toán đối với tài sản cố định, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần máy tính Hà Nội
2.2.1 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Máy
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định Số:15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006
Niên độ kế toán: Một năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 1 đến ngày 31 Đơn vị tiền tệ áp dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam
Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung
Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kê khai hàng tháng
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá vốn hàng nhập kho dựa trên trị giá mua thực tế giúp xác định chính xác chi phí hàng tồn kho theo giá mua thực tế từng mặt hàng Để tính giá vốn hàng xuất kho, doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền, xác định trung bình giá vốn của hàng tồn kho hiện có Quá trình tính toán được thực hiện hàng tháng, vào cuối mỗi tháng, nhằm đảm bảo phản ánh đúng giá trị tồn kho và chi phí phù hợp với hoạt động kinh doanh Việc thực hiện đều đặn hàng tháng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chi phí và lợi nhuận, đồng thời tuân thủ các quy định về kế toán và báo cáo tài chính.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng
Các báo cáo tài chính của Công ty Cổ Phần Máy Tính Hà Nội được lập và gửi đúng theo chế độ kế toán tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính Đặc điểm kế toán máy của công ty nổi bật trong điều kiện kế toán máy, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công tác ghi chép, tổng hợp dữ liệu tài chính Kế toán máy tại Hà Nội thích ứng linh hoạt với yêu cầu tổng hợp và xử lý lượng lớn dữ liệu, đảm bảo khả năng cung cấp báo cáo nhanh chóng và chính xác Điều này góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính, đáp ứng yêu cầu của các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật hiện hành.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA 7.9 của Công ty Cổ phần MISA để quản lý các nghiệp vụ phát sinh hiệu quả Phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào máy tính và xử lý thông tin để phục vụ công tác lập báo cáo tài chính chính xác và nhanh chóng Việc sử dụng phần mềm MISA giúp đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu và hệ thống trong bộ phận kế toán cũng như các phòng ban quản lý chức năng khác.
Giao diện phần mềm kế toán MISA (Hình 2.2)
Hình 2.2 Giao diện phần mềm kế toán MISA
Trình tự ghi sổ kế toán của phần mềm MISA
Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán của phần mềm MISA
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, năm: Đối chiếu, kiểm tra:
Phương pháp tính thuế GTGT
Công ty phải nộp thuế GTGT đầu ra đối với hoạt động bán hàng, đây là khoản thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp kê khai và nộp theo phương pháp khấu trừ hàng tháng Hiện tại, công ty vẫn đang áp dụng phương pháp khấu trừ để nộp thuế GTGT, thực hiện kê khai thuế theo kỳ hạn tháng.
Chứng từ kế toán ban đầu
Xử lý tự động theo chương trình
- Sổ kế toán chi tiết
- Sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo kế toán quản trị
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Khi tiêu thụ hàng hóa, doanh nghiệp dựa trên mức thuế giá trị gia tăng đã được xác định khi mua hàng, thường là 10% Để bán hàng, công ty cũng phải chịu thuế giá trị gia tăng trên doanh thu bán ra, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế VAT Việc tính thuế VAT chính xác giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp và tối ưu hóa lợi nhuận.
Phương pháp tính thuế GTGT Công ty áp dụng là phương pháp khấu trừ thuế
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Máy Tính Hà Nội
Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ Các văn bản pháp luật liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Chế độ kế toán cũng được áp dụng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ
Bán hàng: Hóa đơn GTGT đầu ra, phiếu thu, phiếu xuất kho, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ
Để hoàn thiện quy trình mua hàng, cần chuẩn bị các chứng từ quan trọng như hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu chi, phiếu nhập kho, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, giấy thanh toán tạm ứng, và bảng kiểm kê quỹ Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và chính xác trong quản lý mua sắm và thanh toán Các chứng từ này đóng vai trò thiết yếu trong việc lưu giữ hồ sơ chứng minh chi phí, kiểm soát tồn kho và thực hiện các thủ tục kế toán đúng quy định Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này không chỉ giúp thuận tiện cho quá trình kiểm tra, đối chiếu mà còn tăng cường hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Tiền gửi ngân hàng: Giấy báo có, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, bảng tính lãi tiền vay
Lương công nhân viên: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng lương doanh số, Bảng thanh toán tiền thưởng
Hàng tồn kho gồm các tài liệu quan trọng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển và biên bản kiểm nghiệm nhằm đảm bảo quản lý chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa Thẻ kho giúp theo dõi lượng tồn kho liên tục, trong khi phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ cung cấp thông tin về số lượng vật tư còn lại sau mỗi kỳ Biên bản kiêm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa đảm bảo kiểm tra đối chiếu hàng hóa thực tế với số liệu tồn kho, giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Tài sản cố định (TSCĐ): Biên bản bàn giao TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Hình 2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty Cổ phần Máy Tính Hà Nội
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, hệ thống tài khoản của Công ty Cổ phần Máy tính Hà Nội gồm 72 tài khoản tổng hợp trong bảng CĐKT và 8 tài khoản ngoài bảng CĐKT, phù hợp với quy định chung của ngành và được sửa đổi theo Thông tư 161/2007/TT-BTC Hệ thống tài khoản này đảm bảo tính nhất quán với chuẩn mực kế toán áp dụng trong doanh nghiệp tại Việt Nam Để thực hiện việc hạch toán hàng tồn kho, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nhằm phản ánh chính xác tình hình tồn kho Tài khoản kế toán sử dụng trong hoạt động xuất nhập kho của công ty được thiết kế phù hợp với đặc điểm ngành bán hàng để quản lý và ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kho hàng.
Tài khoản 156 : “Hàng hóa” là tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nhập xuất – tồn kho hàng hóa
Tài khoản 156 : “Hàng hoá” được chi tiết thành 2 tài khoản:
Bộ phận bán hàng Bộ phận tài vụ
Kế toán bán hàng và thanh toán
Bộ phận vận chuyển Đơn đặt hàng
Tài khoản 1562 : Chi phí mua hàng
Tài khoản 157 - “Hàng gửi bán” phản ánh giá trị hàng gửi bán đầu kỳ và tình hình tiêu thụ hàng gửi trong kỳ, đặc biệt trong trường hợp hàng bán theo phương thức gửi bán Tài khoản này ghi nhận số hàng gửi đi tiêu thụ và giá trị hàng gửi bán, giúp quản lý một cách rõ ràng và chính xác tình hình tồn kho cũng như doanh thu từ hàng gửi bán trong kỳ. -**Sponsor**Bạn muốn tối ưu hóa bài viết của mình cho SEO? Với [Article Generation](https://pollinations.ai/redirect-nexad/XIitrYJD), bạn có thể dễ dàng tạo ra những bài viết chất lượng cao, tối ưu hóa SEO chỉ trong vài phút, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc Phù hợp cho các startup và doanh nghiệp muốn tăng cường sự hiện diện trực tuyến mà không tốn quá nhiều chi phí! Hãy để chúng tôi giúp bạn biến những đoạn văn lủng củng thành những đoạn văn mạch lạc và hấp dẫn.
Trong kỳ, giá trị hàng hóa gửi bán bao gồm các mặt hàng đã gửi đi bán, trong khi đó, giá trị hàng hóa đã bán trong kỳ thể hiện số lượng hàng hóa thực sự được khách hàng mua Đồng thời, cần lưu ý đến các trường hợp hàng hóa gửi đi bán bị trả lại, ảnh hưởng đến tổng giá trị hàng gửi bán chưa tiêu thụ Việc kiểm soát chặt chẽ các số liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác doanh thu và tồn kho, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và tuân thủ các quy định kế toán.
Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp Đây là tài khoản quan trọng để ghi nhận các khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác doanh thu bán hàng trong báo cáo tài chính Tài khoản này tổ chức các khoản doanh thu theo từng kỳ để đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn trong việc phản ánh kết quả kinh doanh Sử dụng tài khoản 511 đúng cách giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động bán hàng và nâng cao khả năng lập kế hoạch kinh doanh chiến lược.
Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp
Doanh thu bị triết khấu giảm giá và hàng bán bị trả lại trong kỳ
Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 để xác định kết quả
Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm trong kỳ là doanh thu chưa có thuế đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế khấu trừ, hoặc doanh thu có thuế đối với đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp Đây là yếu tố quan trọng phản ánh tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Việc xác định chính xác doanh thu bán hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán các khoản thuế và báo cáo tài chính một cách minh bạch và hiệu quả.
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá
Tài khoản 5112 : Doanh thu bán thành phẩm
Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
Tài khoản 5114 : Doanh thu trợ cấp trợ giá
Tài khoản 531 – “Hàng bán bị trả lại” - tài khoản này phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại Tài khoản này cuối kỳ không có số dư
Tài khoản 532 – “Giảm giá hàng bán” ghi nhận số tiền giảm giá hàng bán do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc khách hàng mua với số lượng lớn Đây là tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu từ hoạt động bán hàng, giúp xác định chính xác doanh thu thuần của doanh nghiệp Tài khoản này không có số dư cuối kỳ, phản ánh tính chất điều chỉnh ngược lại với doanh thu bán hàng để thể hiện đúng doanh thu thực tế trong kỳ.
Tài khoản 632, còn gọi là "Giá vốn hàng bán", dùng để phản ánh trị giá vốn hàng hoá thành phẩm đã bán trong kỳ Trong báo cáo tài chính, tài khoản này giúp xác định chính xác chi phí của hàng hóa đã được tiêu thụ Cuối kỳ, tài khoản 632 không có số dư, phản ánh rằng giá vốn hàng bán đã được chuyển hết vào tổng hợp chi phí để tính lợi nhuận Việc theo dõi tài khoản 632 là phần quan trọng trong việc kiểm soát chi phí sản xuất và bán hàng, phù hợp với các nguyên tắc kế toán và tối ưu hóa quản lý tài chính doanh nghiệp.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty Cổ phần
Nhược điểm
Thứ nhất: Hệ thống danh mục hàng tồn kho
Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá nhằm đảm bảo quản lý kho hiệu quả Do đặc thù và đa dạng sản phẩm của công ty, hệ thống danh điểm hàng hoá chưa được xây dựng đầy đủ, gây gặp khó khăn trong việc kiểm soát và phân bổ hàng hóa Việc áp dụng thẻ kho giúp nâng cao chính xác trong quản lý tồn kho, giảm thiểu rủi ro mất mát và thất thoát hàng hóa Để tối ưu hóa quản lý kho, công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá phù hợp với đặc thù hoạt động và danh mục sản phẩm đa dạng.
Hiện nay, công ty mở sổ chi tiết theo dõi tài khoản 642 chung cho cả chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp, làm cho việc phân bổ và phân tích chi phí trở nên khó khăn Việc hạch toán chung này gây khó khăn trong việc xác định nguyên nhân tăng chi phí bán hàng hay chi phí quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát và điều chỉnh chi phí hiệu quả.
Trong nền kinh tế hiện nay, doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro bất thường trong hoạt động kinh doanh Để đảm bảo ổn định và giảm thiểu thiệt hại, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc thận trọng của kế toán và xây dựng dự phòng phù hợp Việc lập dự phòng không chỉ giúp quản lý rủi ro hiệu quả mà còn nâng cao tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Thứ tư, công ty nên áp dụng chế độ chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn để thúc đẩy doanh số bán hàng Chính sách chiết khấu này không chỉ giúp thu hút nhiều khách hàng hơn mà còn tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng đối với thương hiệu Việc cung cấp chính sách ưu đãi cho khách hàng mua sỉ theo số lượng lớn còn tạo lợi thế cạnh tranh và mở rộng thị trường.
Thứ năm: Công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nhưng không phân chia lỗ, lãi riêng cho từng sản phẩm, chỉ công bố kết quả lợi nhuận chung Điều này khiến công ty không thể xác định chính xác mặt hàng nào mang lại doanh thu cao và hiệu quả kinh tế tốt nhất.