ĐỀ ÁN KHOA HỌC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘ NG SẢN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

trong các giao dịch dân sự cũng như sự phát triển của nghề công chứng ở nướcta.Việc xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề này trở thành yêu cầu bứcthiết hơn khi pháp luật quy định trách nh

BỘ TƯ PHÁP VIỆN KHOA HỌC PHÁP LÝ

ĐỀ ÁN KHOA HỌC

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG,

GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ

HẢI PHÒNG

CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: Ts Nguyễn Văn Thái PHÓ CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: CN Ngô Minh Tuấn THƯ KÝ ĐỀ ÁN: Ths Trần Quang Minh

HÀ NỘI - 2013

MỤC LỤC BÁO CÁO ĐỀ ÁN

I Phần mở đầu 5

1 Sự cần thiết của Đề án 5

2 Mục tiêu nghiên cứu 9

3 Nội dung nghiên cứu 10

4 Phương pháp nghiên cứu 11

II Giới thiệu chung về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 12

1 Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là gì? 12

2 Vai trò, ý nghĩa của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 14

III Thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng 18

1 Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 18

2 Đánh giá thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 24

IV Yêu cầu và mục tiêu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng thời gian tới 33

1 Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 33

2 Tham khảo, học tập kinh nghiệm từ tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của một số tỉnh, thành phố và của Cộng hòa Pháp 42

3 Mục tiêu phát triển của mô hình tổ chức, hoạt động thông tin côngchứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 51

CÁC CHUYÊN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1 Chuyên đề 1: Một số vấn đề lý luận về tổ chức, hoạt động thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 70

2 Chuyên đề 2: Đánh giá kết quả điều tra, khảo sát nhu cầu và ý kiếncủa một số đối tượng có liên quan về hoạt động thông tin công chứng trênđịa bàn thành phố Hải Phòng 78

3 Chuyên đề 3: Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố HảiPhòng, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 87

4 Chuyên đề 4: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hà Nội,những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 100

5 Chuyên đề 5: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hồ ChíMinh, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 109

6 Chuyên đề 6: Một số so sánh, kinh nghiệm về quản lý, khai thác,cung cấp thông tin phục vụ hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bấtđộng sản học tập từ một số tỉnh, thành phố trong nước (Hà Nội, tp Hồ ChíMinh) 121

7 Chuyên đề 7: Kinh nghiệm tham khảo từ hoạt động thông tin côngchứng của Cộng hoà Pháp 131

8 Chuyên đề 8: Đề xuất mô hình thông tin Công chứng hợp đồng,giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng 139

9 Chuyên đề 9: Một số vấn đề kiến nghị về mặt thể chế 161

10 Chuyên đề 10: Một số đề xuất ban đầu với Bộ Tư pháp về hoànthiện cơ sở pháp lý của hoạt động thông tin công chứng hợp động, giao dịchbất động sản và thành lập cơ sở dữ liệu mở cho hoạt động thông tin bất độngsản 181

PHỤ LỤC

1 Các mẫu phiếu khảo sát 192

2 Các kết quả phiếu điều tra, khảo sát 206

3 Báo cáo tổng hợp, phân tích số liệu điều tra, khảo sát 227

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tuy nhiên, hoạt động công chứng nói chung cũng như những vấn đềliên quan như hoạt động thông tin công chứng lại rất mới ở nước ta và chưa cóquy định pháp luật điều chỉnh

Đến nay, hoạt động thông tin công chứng đã trở thành nhu cầu khôngthể thiếu khi thực hiện việc công chứng của công chứng viên ở một số tỉnh,

thành (như Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh…) nhưng chúng ta

lại chưa thấy có đề tài hay đề án khoa học hoàn chỉnh nào nghiên cứu sâu,được phổ biến rộng rãi về hoạt động thông tin công chứng và việc xây dựng

hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản

Trong bối cảnh thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động côngchứng của Đảng và Nhà nước ta hiện nay thì rõ ràng đây là một vấn đề rấtquan trọng đối với hoạt động công chứng và hoạt động quản lý Nhà nước vềcông chứng Do đó, cần thiết phải xây dựng một đề án khoa học nghiên cứu

có hệ thống và cụ thể về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng hệ cơ sở dữliệu thông tin công chứng

1.2 Sự cần thiết về mặt thực tiễn:

Hiện nay, Nhà nước và xã hội đang trao cho công chứng viên nhiệm

vụ, vai trò rất quan trọng đó là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của

hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải côngchứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Khi thực hiệncông chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về cả hìnhthức và nội dung của văn bản công chứng; nếu vi phạm quy định pháp luật thìtuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chínhhoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thườngtheo quy định pháp luật Có thể thấy quyền hạn của công chứng viên rất lớn,nhưng trách nhiệm cũng hết sức nặng nề Tuy nhiên, theo quy định pháp luật

mới chỉ có các biện pháp quản lý, chế tài xử lý (dân sự, hành chính, hình sự)

đối với công chứng viên khi có vi phạm; trong khi đó các thiết chế hỗ trợ, phòngngừa cần thiết cho công chứng viên còn rất thiếu Một trong các biện pháp hỗtrợ cần thiết đó chính là hệ thống thông tin công chứng

Như nhiều loại thông tin khác, thông tin về tài sản và quyền sở hữu đốivới tài sản ở Việt Nam nhìn chung ở trong tình trạng thiếu minh bạch.Thêm vào đó do hoàn cảnh lịch sử và các quy định pháp luật về bất động

sản thiếu ổn định (Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở…) cũng như thực tế

hình thành các loại giấy tờ sở hữu, giao dịch và quản lý tài sản qua các thời kỳ ởViệt Nam rất phức tạp nên việc quản lý, theo dõi biến động và thông tin về bấtđộng sản ở nước ta không đầy đủ, thiếu tính hệ thống Đến nay, chúng ta vẫnchưa có được cơ chế tạo điều kiện cho công chứng viên tiếp cận dễ dàng với

các nguồn thông tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu,

sử dụng; ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản; bất động sản đó đã được bán cho ai hay đang cho ai thuê; sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, chủ sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp hay phong toả, hạn chế việc giao dịch không? )

Thực tế, ở Hải Phòng cũng như các địa phương trên toàn quốc, trongthời gian qua xảy ra nhiều trường hợp phức tạp trong hoạt động công chứng

mà các bên liên quan và công chứng viên phải gánh chịu hậu quả, mà mộttrong những nguyên nhân chính là do thông tin công chứng không được quản

lý tập trung, thống nhất và chưa cung cấp kịp thời cho công chứng viên, côngchứng viên không có điều kiện tiếp cận với các thông tin về bất động sảndẫn đến việc xảy ra tình trạng công chứng chồng chéo, có hành vi gian dốidối trong hợp đồng, giao dịch, thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo phápluật hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là không được

chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có

thông báo phong toả của Ngân hàng, của Cơ quan quản lý nhà nước, của cơ quan Thi hành án dân sự…), trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông

qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà không làm thủ tục đăng ký, chuyểnquyền sở hữu, sử dụng trong Giấy chứng nhận quyền sở hữu…

Mặt khác, rất ít trường hợp Công chứng viên kiểm tra thực tế tài sảngiao dịch để xác định đối tượng có tồn tại hay không, diện tích, đặc điểm … cóphù hợp với giấy tờ chứng minh hay không, mà chỉ dựa vào giấy tờ liênquan đến tài sản Từ đó, đã có nhiều trường hợp mặc dù hợp đồng, giao dịch

đã được công chứng nhưng không đăng ký chuyển quyền được do văn bảncông chứng không phù hợp với hiện trạng, hoặc tài sản trong thực tế đã bịthay đổi, không còn tồn tại… gây ảnh hưởng xấu đến uy tín nghề công chứng

Với sự phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập kinh tế quốc tế, các giaodịch liên quan đến bất động sản ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng,phức tạp về nội dung càng khiến cho việc kiểm soát rủi ro đối với hoạt độngcông chứng đặc biệt khó

Những bất cập này dẫn đến tình trạng hợp đồng, giao dịch không đảmbảo an toàn pháp lý, nhiều tranh chấp, khiếu kiện phức tạp, gây ra tâm lý engại, sợ trách nhiệm của công chứng viên… làm ảnh hưởng đến trật tự antoàn xã hội, sự nghiêm minh của luật pháp, nguyên tắc trung thực, thiện chí

trong các giao dịch dân sự cũng như sự phát triển của nghề công chứng ở nướcta.

Việc xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề này trở thành yêu cầu bứcthiết hơn khi pháp luật quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương chủ động tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấptỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất độngsản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện phápliên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng – cơ quan tài nguyên và môitrường – các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợpđồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hànhquy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liênquan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương

Hiện nay, một số tỉnh, thành phố đã áp dụng việc tra cứu thông tin vềbất động sản khi có yêu cầu công chứng, chứng thực bằng cách ứng dụngphần mềm tin học công chứng (Master) do Hội đồng công chứng Tối caoPháp hỗ trợ thông qua Dự án hiện đại hoá công chứng Việt Nam Tuy nhiên,phần mềm tin học này cũng chưa được nghiên cứu, xem xét, điều chỉnh chophù hợp với yêu cầu thực tế tại Việt Nam, hay tại từng địa phương Thực tế

đã cho thấy phần mềm tin học này do Pháp xây dựng trên cơ sở điều kiệnthực tế và đặc điểm tổ chức và hoạt động công chứng của Pháp, chủ yếuphục vụ cho việc soạn thảo, lưu trữ văn bản công chứng, khó sử dụng, cậpnhật; mặt khác chưa có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng về tra cứu, cungcấp, quản lý, lưu trữ thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liênquan đến bất động sản Đây là một bất cập cần được khắc phục bằng việcnghiên cứu khả năng ứng dụng có chọn lọc của các phương thức, mô hình, công

cụ cho phù hợp điều kiện thực tế của Việt Nam hay cụ thể hơn ở từng địaphương

Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi thành phố chỉ có một Phòng côngchứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giaodịch bất động sản để cung cấp cho các Công chứng viên đã được hình thành

và từng bước triển khai tại Phòng Công chứng số 1, việc này đã góp phầnvào việc phát triển, thành lập các Phòng công chứng tiếp theo sau này Tuynhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng,giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn còn mang tínhtạm thời, nhằm giải quyết những yêu cầu bức xúc nhất trong hoạt động côngchứng Tuy nhiên, với thực tế hoạt động công chứng ở địa phương khó tránhkhỏi và cũng đã xuất hiện những mầm mống, dấu hiệu ban đầu có thể dẫn đếnnhững vi phạm, tranh chấp, rủi ro Vì vậy rất cần có một mô hình hoạt độngthông tin công chứng, liên kết, tập trung, quản lý và cung cấp thông tin phù hợpvới yêu cầu của thực tiễn, được quy định rõ ràng bằng văn bản quy phạm phápluật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

* Từ những phân tích về lý luận và thực tiễn trên, thì việc nghiên cứu,

đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu, thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở địa phương cũng như trênphạm vi toàn quốc là rất cần thiết Do đó, việc lựa chọn và nghiên cứu Đề

án: “Nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công

chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng” là bức

thiết và có ý nghĩa quan trọng, gắn liền với phát triển tổ chức, hoạt độngcông chứng theo định hướng xã hội hoá Kết quả của đề án hy vọng sẽ gópphần là một trong những luận cứ để Bộ Tư pháp xem xét, nghiên cứu, triểnkhai công tác thông tin công chứng trong phạm vi toàn quốc, tạo tiền đề đểnghiên cứu việc liên kết giữa cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liênquan khác, như: đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, đăng ký giaodịch bảo đảm, thi hành án dân sự v.v

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu nghiên cứu của Đề án nhằm tìm kiếm mô hình hoạt động

thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành

phố Hải Phòng hiệu quả, cung cấp đầy đủ, chính xác, hỗ trợ kịp thời cho

công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có yêu cầu, nhằm giúp giảm bớt

các rủi ro cho công chứng viên; đồng thời đảm bảo việc quản lý tập trung,

thống nhất thông tin và hoạt động thông tin công chứng, phục vụ quản lýnhà nước về công chứng và phát triển tổ chức, hoạt động và nghề côngchứng theo định hướng xã hội hoá

Đồng thời, kết quả nghiên cứu của Đề án sẽ là một trong những luận

cứ để Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện và trình Ủy ban nhân dânthành phố ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động thông tin công chứnghợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố HảiPhòng

Đây là một hoạt động nhằm thực hiện có hiệu quả quy định của phápluật, của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác, sử dụng

cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã đượccông chứng trong phạm vi địa phương

Với những triển vọng đó, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng mongmuốn xây dựng thành công một luận cứ có tính khoa học và thực tiễn đềxuất Bộ Tư pháp ban hành Quyết định thực hiện thí điểm hoạt động thôngtin công chứng, liên kết và xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứngtại thành phố Hải Phòng trong giai đoạn 2013-2015 nhằm xác định tính hiệuquả của hoạt động thông tin công chứng, liên kết thông tin công chứng vềgiao dịch bất động sản đối với hoạt động công chứng; sau đó đề xuất Bộ Tưpháp chỉ đạo tiếp, xác định khả năng áp dụng cho các tỉnh, thành phố; tiếntới áp dụng thống nhất trên toàn quốc một cơ sở dữ liệu thông tin công chứng

Việt Nam, phục vụ mục tiêu lâu dài hướng tới là công chứng viên Việt Namhoạt động trên phạm vi toàn quốc.

3 Nội dung nghiên cứu:

Đề án nghiên cứu các nội dung chính sau đây:

- Một số vấn đề khái quát về hoạt động thông tin công chứng đối vớihợp đồng, giao dịch bất động sản

- Đánh giá nhu cầu thông tin bất động sản và thực trạng cung cấpthông tin bất động sản trong hoạt động công chứng và thông tin công chứngliên quan đến bất động sản;

- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợpđồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng và một số địaphương

- Đề xuất mô hình hoạt động thông tin Công chứng hợp đồng, giaodịch bất động sản thành phố Hải Phòng

- Một số đề xuất về thể chế và kỹ thuật phục vụ hoạt động thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản

4 Phương pháp nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và hoàn thành các nội dung nghiên cứu

kể trên, bên cạnh việc tham khảo các tài liệu liên quan, chúng tôi nhấn mạnh vàchủ yếu dựa trên phương pháp điều tra khảo sát và dùng các chuyên đềnghiên cứu (10 chuyên đề) để triển khai đề án

Hoạt động điều tra, khảo sát được thực hiện trên quy mô 300 đốitượng điều tra và sử dụng 04 mẫu phiếu khảo sát khác nhau; đối với các đốitượng là (1) các công chứng viên và các chuyên viên pháp lý của các tổ chứchành nghề công chứng, (2) các cán bộ tham gia quá trình xử lý và tra cứu

thông tin công chứng, (3) một số cơ quan, tổ chức có liên quan (gồm một số

Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Phòng Tài nguyên và môi trường, Tòa án nhân dân, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng và Cục Thuế thành phố), (4) một số

người dân, doanh nghiệp có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bấtđộng sản

Bên cạnh đó, chúng tôi đã thực hiện được 02 đợt khảo sát thực tế, họctập kinh nghiệm tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh Ngoài ra, chúng tôicòn dựa trên những kinh nghiệm có được từ chương trình hợp tác với Hộiđồng công chứng liên vùng Colmar và Metz, Cộng hòa Pháp về công

chứng từ tháng 6 năm 2009 đến nay (trao đổi 05 Đoàn công tác, tổ chức 02

Hội thảo quốc tế).

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN

1 Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là gì?

1.1 Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:

Cũng như nhiều nước trên thế giới, tổ chức và hoạt động công chứng

ở Việt Nam được xây dựng theo mô hình công chứng hệ La tinh; theo môhình này, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về hình thức và nội dung

của văn bản công chứng (không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã

hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch phải có thật…).

Một trong những yêu cầu cơ bản của tổ chức, hoạt động công chứng

theo mô hình công chứng hệ latinh (tiêu biểu là Cộng hòa Pháp) là việc

quản lý tập trung, thống nhất thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liênquan đến bất động sản để cung cấp cho công chứng viên các thông tin vềtình trạng pháp lý, các quan hệ pháp lý đang diễn ra đối với các bất động sản; gópphần đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp khi công chứng hợp đồng, giaodịch bất động sản theo quy định pháp luật, phòng ngừa rủi ro cho các tổchức hành nghề công chứng, công chứng viên, những người có quyền, lợiích liên quan

Có thể nói nhờ hệ thống quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giaodịch bất động sản tốt (theo chế độ “địa bạ”) mà nghề công chứng mới có

điều kiện phát triển rực rỡ ở Cộng hòa Pháp (nước Pháp có 60 triệu dân

nhưng có tới 4.500 văn phòng công chứng và 8.000 công chứng viên 1 ).

1 Nguyễn Tiến Mạnh, công chứng và một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về công chứng, nguồn: http://thongtinphapluatdansu.wordpress.com

Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có một định nghĩa chính thức về “thôngtin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” và thuật ngữ này cũngchưa được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật

Tuy nhiên, qua thực tiễn hoạt động thì “thông tin công chứng hợpđồng, giao dịch bất động sản” thường được hiểu theo 02 nghĩa: rộng và hẹp.Theo nghĩa hẹp, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản”

được hiểu là thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến (hoặc có

đối tượng giao dịch) là bất động sản đã được công chứng Những thông tin

loại này được các công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng lưutrong hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng Theonghĩa rộng, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” đượchiểu là toàn bộ những thông tin liên quan hay có thể ảnh hưởng đến tính hợppháp khi công chứng, chứng nhận một hợp đồng, giao dịch liên quan đến bấtđộng sản

Các thông tin theo cả hai cách hiểu nêu trên đều gắn liền với hoạtđộng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản của côngchứng viên; với hồ sơ công chứng và tính hợp pháp của hợp đồng côngchứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Kết quả khảo sát cho thấy: hầu hết các đối tượng được khảo sát đềucho rằng “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” bao gồmcác loại thông tin:

+ Thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đãđược công chứng của bất động sản (90,3% ý kiến trả lời),

+ Thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phongtỏa tài sản (80,3%),

+ Đơn thư yêu cầu, đề nghị tạm ngừng giao dịch của người có quyền,nghĩa vụ liên quan đến bất động sản (62%)

Về cơ bản, cách hiểu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bấtđộng sản này cũng thống nhất với quan điểm của Sở Tư pháp thành phố Hà

Nội và thành phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).

Như vậy, thông tin công chứng có thể tạm thời phân thành ba loại, gồm:(1) thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đã được công

chứng của bất động sản; (2) thông tin ngăn chặn (do các cơ quan có thẩm

quyền yêu cầu bằng văn bản bao gồm: tòa án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra, ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất và một số cơ quan khác; căn cứ vào đó các tổ chức hành nghề công chứng không được thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định; đơn đề nghị, đơn trình báo của người dân về việc tranh chấp, xung đột lợi ích liên quan đến bất động sản có

cơ sở pháp lý là các văn bản, quyết định của cơ quan có thẩm quyền), (3)

thông tin khác có liên quan (thông báo của cơ quan, tổ chức, đơn từ cung

cấp của cá nhân có ý nghĩa cảnh báo cho Công chứng viên để kiểm tra, xem xét trước khi giải quyết yêu cầu công chứng)

Trong đó, các loại thông tin này có giá trị khác nhau: đối với loạithông tin số 1 và số 2 có ý nghĩa không ngăn chặn hoặc ngăn chặn việc côngchứng giao dịch, hợp đồng; trong khi loại thông tin số 3 có ý nghĩa cảnh báo

đối với Công chứng viên (cần phải xác minh, điều tra thêm giá trị xác thực

và hợp pháp của thông tin).

1.2 Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:

“Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản”chính là hoạt động quản lý, lưu trữ, cập nhật, cung cấp, khai thác thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản

2 Vai trò, ý nghĩa của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:

Theo quy định của pháp luật về công chứng, việc lưu trữ hồ sơ côngchứng (bao gồm cả hợp đồng, giao dịch bất động sản) thuộc trách nhiệm của tổchức hành nghề công chứng Tuy nhiên, việc lưu trữ riêng lẻ và không có sự kếtnối thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau dễ dàng dẫn đến

tình trạng công chứng chồng chéo (ví dụ, một thửa đất nhưng được công chứng

nhiều lần) hoặc công chứng viên bị đối tượng xấu lợi dụng, lừa đảo (người yêu cầu công chứng không phải là chủ sở hữu thật của bất động sản) Qua thực tiễn

hoạt động và quản lý công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng từ năm 1990

đến nay cho thấy thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cần được quản lý, khai thác tập trung, thống nhất tại một đầu mối.

Hoạt động công chứng với tư cách là một loại dịch vụ đặc biệt gắnvới quyền lực nhà nước, cần phải được nhà nước kiểm soát chặt chẽ bằngviệc ban hành các cơ chế, chính sách, bằng công tác xây dựng kế hoạch, quyhoạch, giám sát, kiểm tra và cả các biện pháp có tính hỗ trợ hoạt động… Hoạtđộng thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là một kênh

hỗ trợ cung cấp thông tin cho công chứng viên Tại Hải Phòng, việc cung

cấp thông tin này đã trở thành một kênh thông tin chính thống, hỗ trợ đắclực cho các công chứng viên, làm cho họ yên tâm hơn trong hành nghề

công chứng; đồng thời, góp phần quản lý và phát triển nghề công chứng

trên địa bàn thành phố và giúp cho các giao dịch bất động sản (thực hiện

qua công chứng) được an toàn hơn, đảm bảo cho việc công chứng hợp

đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản không bị chồng chéo giữa cáccông chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng Thực tế, không íttrường hợp lợi dụng sơ hở, yêu cầu công chứng một bất động sản tại nhiều

tổ chức hành nghề công chứng, làm giấy tờ giả… đã bị phát hiện và ngănchặn kịp thời thông qua kênh cung cấp hồ sơ thông tin công chứng

Có thể khẳng định, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn

thành phố Hải Phòng đã góp phần quan trọng vào việc triển khai có hiệu quả các quy định pháp luật về công chứng, hỗ trợ phát triển nghề công chứng theo định hướng xã hội hóa: hoạt động thông tin công chứng đã góp

phần giúp cho thành phố Hải Phòng triển khai thực hiện tốt Nghị định số75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứngthực Năm 2003, trên cơ sở kết quả hoạt động của Bộ phận hồ sơ công chứng,được sự đồng ý của Bộ Tư pháp, căn cứ yêu cầu thực tế ở địa phương, Sở Tưpháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số2455/2003/QĐ-UB xoá bỏ thẩm quyền địa hạt trong việc công chứng hợpđồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng;đưa Hải Phòng trở thành một trong những địa phương đầu tiên trong cả nước

xoá bỏ thẩm quyền công chứng theo địa hạt từ năm 2003 (nay đã được ghi

nhận và quy định trong Luật Công chứng năm 2006)

Hoạt động thông tin công chứng đã góp phần hạn chế có hiệu quả các hiện tượng tiêu cực, lợi dụng công chứng, vi phạm pháp luật, như:

việc công chứng chồng chéo, lừa dối trong hợp đồng, giao dịch; thực hiệnhợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản

(ví dụ bất động sản đang có thông báo phong toả của Ngân hàng, Cơ quan

quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan Thi hành án dân sự…); trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán

lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng trong giấy

tờ chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng; sử dụng giấy tờ giả trong giao dịch;giúp cho công chứng viên tránh tâm lý nghi ngại và sợ trách nhiệm, có niềm

tin và cơ sở để quyết định thực hiện việc công chứng đồng thời cũng hạnchế có hiệu quả tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chứchành nghề công chứng.

Kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết các đối tượng được khảo sát đều đánhgiá thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hànhnghề công chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợpđồng, giao dịch bất động sản là cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quantrọng

96% đối tượng khảo sát đánh giá sự cần thiết và vai trò của thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành nghề côngchứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giaodịch bất động sản ở mức cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng;trong đó 43% đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng 94,2% số người đượchỏi đánh giá thông tin công chứng có ý nghĩa quan trọng hoặc đặc biệt quan trọngđối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản; trong

đó, có tới 61,5% số người đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng Trong số các

cơ quan, tổ chức liên quan và người dân, doanh nghiệp được hỏi thì 80,6% trả lời

đã biết về hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Những đánh giá, ghi nhận về sự cần thiết của hoạt động thông tincông chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng là một trongnhững cơ sở chứng minh cho vai trò, ý nghĩa to lớn của hoạt động này tronghoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cũng như thể hiệnảnh hưởng của hoạt động thông tin công chứng trên đối với xã hội

Những ý nghĩa và vai trò quan trọng trên đây của hoạt động thông tincông chứng còn được khẳng định qua kinh nghiệm thực tiễn tại Hà Nội và thành

phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).

III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

1 Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi cả thành phố mới có một Phòngcông chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợpđồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các công chứng viên đã đượchình thành và từng bước tổ chức thực hiện tại Phòng công chứng số 1, đây làmột trong những yếu tố thuận lợi cho việc phát triển, thành lập các Phòngcông chứng tiếp theo sau này

Thấy được tầm quan trọng của hoạt động thông tin công chứng,năm 1998, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã chỉ đạo thực hiện thửnghiệm chế độ quản lý, khai thác thông tin hồ sơ công chứng tập trung,thống nhất giữa 04 Phòng công chứng của thành phố Hải Phòng và đã đạtđược kết quả tốt

Năm 2001, Sở Tư pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố HảiPhòng ban hành Quyết định số 1537/2001/QĐ-UV về việc phân định thẩmquyền công chứng, chứng thực, trong đó quy định về hoạt động nghiệp vụ

và công tác hồ sơ công chứng, chứng thực: “Các cơ quan thực hiện công

chứng, chứng thực thực hiện chế độ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách công chứng, chứng thực theo qui định hiện hành Bộ phận lưu trữ tập trung hồ

sơ công chứng, chứng thực của thành phố có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin về các hồ sơ công chứng, chứng thực đang lưu trữ khi

có đề nghị của các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực ở các địa phương” Quyết định trên giao cho Giám đốc Sở Tư pháp thành phố chỉ

đạo và hướng dẫn chế độ cụ thể về mối quan hệ thông tin nghiệp vụ vàcông tác hồ sơ công chứng, chứng thực giữa các cơ quan có thẩm quyềncông chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố.

Đến năm 2002, với tính chất là một biện pháp phòng ngừa, phục vụhoạt động công chứng ở thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp thành phố HảiPhòng đã ra Quyết định số 31/2002/QĐ-TP ban hành Quy định tạm thời vềquản lý, khai thác hồ sơ công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng;

thành lập Bộ phận hồ sơ công chứng đặt tại Phòng công chứng số 1 với 01

biên chế kiêm nhiệm Theo đó, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng,giao dịch bất động sản được tổ chức như sau: trước khi công chứng các hợpđồng, giao dịch bất động sản, công chứng viên tra cứu thông tin tại Bộ phận

hồ sơ công chứng và chỉ khi có trả lời là bất động sản đó không có thông tincản trở hoặc ngăn chặn việc giao dịch thì công chứng viên mới thực hiệncông chứng

Trong 07 năm từ năm 2002 đến năm 2009, Bộ phận hồ sơ côngchứng đã đáp ứng hàng chục nghìn yêu cầu tra cứu thông tin về bất độngsản phục vụ hoạt động công chứng của các công chứng viên tại 05 Phòngcông chứng

Ở thành phố Hải Phòng, cùng với sự phát triển không ngừng củakinh tế - xã hội, yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bấtđộng sản ngày càng tăng, cùng với đó là sự phát triển của mạng lưới các tổ

chức hành nghề công chứng (năm 1990 Hải Phòng có 01 Phòng công

chứng, năm 2005 có 05 Phòng công chứng, đến năm 2012 có 18 tổ chức hành nghề công chứng – trong đó gồm 05 Phòng công chứng và 13 Văn phòng công chứng), nhiều vấn đề phức tạp có liên quan đến hoạt động công

chứng xuất hiện Trong đó khó khăn nhất là các thông tin về bất động sản làđối tượng của hợp đồng, giao dịch không đầy đủ, thiếu tính hệ thống Từ đó

khi công chứng các hợp đồng, giao dịch khó phát hiện, xử lý kịp thời cácbiểu hiện như:

- Có dấu hiệu lừa dối trong hợp đồng, giao dịch;

- Thực hiện hợp đồng, giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu,

sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong tỏa của

ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự…) ;

- Trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đibán lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tronggiấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng…

Đặc biệt, sau khi triển khai thực hiện Luật Công chứng năm 2006 (có

hiệu lực thi hành từ 01/7/2007), yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch

bất động sản tại thành phố Hải Phòng ngày càng tăng; trong khi đó Bộ phận

hồ sơ công chứng chưa được đổi mới; cơ chế tổ chức, hoạt động, biên chếcán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa tương xứng với yêu cầu, nên đãdẫn đến hiện tượng ùn tắc, không kịp đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin củacác công chứng viên Mô hình tổ chức và hoạt động của Bộ phận hồ sơcông chứng đặt tại Phòng công chứng số 1 không còn phù hợp, cần đượcnghiên cứu, xây dựng một mô hình mới

Trước đòi hỏi của thực tiễn, ngày 10/8/2009, Giám đốc Sở Tư phápthành phố Hải Phòng đã ra Quyết định số 121/QĐ-STP ban hành Quy chếmới về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liênquan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng thay thế Quy chế

về quản lý, khai thác hồ sơ công chứng đã được ban hành trước đây Đồngthời với việc ban hành Quy chế mới về tổ chức, hoạt động thông tin côngchứng, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã trình Ủy ban nhân dân thành

phố ra Quyết định thu hồi thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch củacác Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn thànhphố, giao cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Quy chế năm 2009 quy định chế độ lưu trữ, cập nhật, quản lý, tracứu, cung cấp và sử dụng thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên

quan đến bất động sản, tổ chức và hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng có nội dung cơ bản như sau:

- Trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất độngsản, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tra cứu thông tintại Bộ phận thông tin công chứng và chỉ được chứng nhận hợp đồng, giaodịch khi đã nhận được kết quả tra cứu của Bộ phận thông tin công chứng là

“không có thông tin cản trở”

- Việc tra cứu thực hiện bằng phiếu có thể trực tiếp hoặc qua fax, thờihạn trả lời tra cứu là 02 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu tra cứu; Phiếu tracứu, kết quả tra cứu, hồ sơ thông tin, sổ sách, các tài liệu liên quan đềuđược mẫu hóa và sử dụng thống nhất

- Thông tin công chứng được cập nhật từ các nguồn sau: từ chínhPhiếu tra cứu của công chứng viên và từ bản chụp hợp đồng đã công chứng,văn bản của tổ chức hành nghề công chứng, của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp, cá nhân có liên quan; từ các nguồn thông tin khác về bất động sảntheo quy định pháp luật Hồ sơ công chứng vẫn do các tổ chức hành nghềcông chứng lưu trữ theo Luật công chứng

- Bộ phận thông tin công chứng là bộ phận nghiệp vụ tạm đặt tạiPhòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp, có chức năng lưu trữ, cập nhật, trảlời yêu cầu tra cứu thông tin; quản lý tập trung, thống nhất các thông tin vềcông chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bànthành phố Bộ phận thông tin công chứng có các nhiệm vụ cụ thể:

+ Tổ chức thực hiện việc lưu trữ, cập nhật, trả lời yêu cầu tra cứu thôngtin của các Tổ chức hành nghề công chứng, các Công chứng viên, quản lý cácthông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địabàn thành phố;

+ Đề nghị các tổ chức, cá nhân liên quan phối hợp cung cấp thông tinliên quan đến hoạt động thông tin công chứng;

+ Theo dõi, phát hiện và báo cáo, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệuquả hoạt động, chấn chỉnh, xử lý kịp thời những vi phạm quy định về tổchức và hoạt động thông tin công chứng; góp phần tăng cường quản lý nhànước đối với tổ chức và hoạt động công chứng ở thành phố; đề xuất việcngăn chặn và huỷ bỏ ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quanđến bất động sản;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tư pháp giao

Hiện tại, Bộ phận được bố trí 04 cán bộ (trong đó có: 02 Cử nhân

luật, 01 Kỹ sư tin học, 01 Trung cấp kế toán (đang học Đại học Luật)),

chưa có Trưởng bộ phận

Về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động của Bộ phận thông tincông chứng: Bộ phận được đặt ngay tại trụ sở của Sở Tư pháp, với diện tíchđược bố trí là 45m2 Cơ sở vật chất của bộ phận mới chỉ được trang bị ởmức gồm bàn ghế làm việc, 02 máy tính, 01 máy photo, 01 máy fax, giáđựng tài liệu, điện thoại Bộ phận Thông tin công chứng hoạt động theo cơchế tự trang trải kinh phí; các tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo chi phíhoạt động theo số lượng việc cụ thể tra cứu hàng tháng của các công chứngviên thuộc tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức hành nghề công chứngthống nhất mức chi phí tra cứu tính theo việc

Về cơ chế quản lý: Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tham mưu, giúpGiám đốc Sở chỉ đạo trực tiếp tổ chức và hoạt động của Bộ phận Thông tin

công chứng Văn phòng Sở tham mưu với Giám đốc Sở trong việc tuyểndụng, bố trí cán bộ, hỗ trợ địa điểm làm việc, các trang thiết bị và các điều kiệnlàm việc khác cho Bộ phận Thông tin công chứng Thanh tra Sở thực hiệnviệc kiểm tra, thanh tra tổ chức và hoạt động của Bộ phận Thông tin côngchứng theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp Đối với Lãnh đạo Sở, Bộphận Thông tin công chứng thực hiện theo chế độ chấp hành, báo cáo (quaTrưởng phòng Bổ trợ tư pháp) Trong quan hệ với tổ chức hành nghề côngchứng, công chứng viên trên địa bàn thành phố, Bộ phận Thông tin côngchứng vừa mang tính phục vụ, vừa mang tính phối hợp, trao đổi thông tinthường xuyên, liên tục.

1.2 Khái quát về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:

Hiện nay, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bấtđộng sản tại Hải Phòng được thực hiện theo cơ chế ban hành theo Quyếtđịnh số 121/QĐ-STP năm 2009 của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố HảiPhòng nêu trên:

Trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất độngsản, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tra cứu thông tintại Bộ phận Thông tin công chứng Kết quả tra cứu chỉ có giá trị để thực hiệnyêu cầu công chứng đã ghi trong Phiếu yêu cầu tra cứu Công chứng viênquyết định thực hiện công chứng hoặc không thực hiện công chứng theo quyđịnh pháp luật và chỉ được xem xét chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi đãnhận được kết quả tra cứu thông tin của Bộ phận Thông tin công chứng là

“không có thông tin cản trở” Các tổ chức hành nghề công chứng bình đẳng

về quyền và nghĩa vụ trong việc tra cứu, sử dụng và cung cấp thông tin côngchứng

Việc tra cứu, cung cấp thông tin được thiết kế nhằm đảm bảo chínhxác, nhanh chóng, thuận tiện Trường hợp nhận được các thông tin, tài liệu códấu hiệu không bình thường hoặc phát hiện vi phạm, Bộ phận Thông tin côngchứng báo cáo, đề xuất với Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp

để chỉ đạo kiểm tra, xác minh, xử lý những thông tin đó

Việc lưu trữ thông tin công chứng được thực hiện bằng việc thiết lập

riêng hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản cụ thể (bao gồm

Phiếu thống kê theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản và các văn bản, tài liệu có liên quan) Hồ sơ thông tin công chứng

được sắp xếp theo đường, phố, số thứ tự địa chỉ đối với những bất độngsản có địa chỉ cụ thể, rõ ràng theo đường phố, tuyến đường Sắp xếp theoquận, huyện, xã, phường, thị trấn; thứ tự ABC chữ cái đầu tiên tên chủ sở hữu,

sử dụng đối với những bất động sản không có địa chỉ cụ thể, rõ ràng theođường, phố

Thông tin công chứng được quản lý chặt chẽ theo chế độ thông tinnghiệp vụ nội bộ Chỉ những người có trách nhiệm mới được tra cứu, sử dụng,

bổ sung, chỉnh sửa, cung cấp, cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin công chứng,

hồ sơ thông tin công chứng Thông tin công chứng chỉ được cung cấp chocác tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được cung cấp và theo trình tự, thủ tụcđược quy định tại Quy chế

Trên cơ sở hồ sơ thông tin công chứng và các quy định pháp luật cóliên quan; Bộ phận Thông tin công chứng thông báo về việc ngăn chặn côngchứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản Các tổ chức hànhnghề công chứng, các công chứng viên không được thực hiện công chứnghợp đồng, giao dịch đối với bất động sản khi đã có thông báo ngăn chặn; nếu cókhiếu nại hoặc đề xuất thì báo cáo với Giám đốc Sở Tư pháp để giải quyết.Khi hết căn cứ ngăn chặn, Bộ phận Thông tin công chứng phải ra ngay

thông báo huỷ bỏ việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liênquan đến bất động sản.

Từ khi triển khai hoạt động theo Quy chế mới (tháng 9/2009 đến nay), Bộ

phận Thông tin công chứng đã trả lời gần 200.000 yêu cầu tra cứu thông tin, đảmbảo nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, phục vụ tốt hoạt động công chứng

của 18 tổ chức hành nghề công chứng (05 Phòng Công chứng và 13 Văn

phòng Công chứng) trên địa bàn thành phố với 40 công chứng viên; tiếp

nhận hơn 100 văn bản thông báo, yêu cầu phong tỏa, ngăn chặn hợp đồng,

giao dịch của các cơ quan, tổ chức hữu quan (Tòa án, Cơ quan Thi hành án

dân sự, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Tổ chức tín dụng …); tiếp nhận hàng trăm đơn, thư phản ánh, cung cấp

thông tin về bất động sản của các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhântrên địa bàn thành phố

Hoạt động thông tin công chứng đã được Bộ Tư pháp, Ủy ban nhândân thành phố, các cơ quan tổ chức hữu quan, công chứng viên, các tổ chức

hành nghề công chứng và người dân, doanh nghiệp đánh giá cao (Sở Tư

pháp nhận được ngày càng nhiều đơn đề nghị, yêu cầu, trình bày liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố).

2 Đánh giá thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:

Có thể nói hoạt động thông tin công chứng ở Hải Phòng từ những năm

1990 đến nay là quá trình vừa làm vừa rút kinh nghiệm, mặc dù chưa có cơchế pháp luật về tổ chức, hoạt động cũng như sự đầu tư kinh phí nhưng đã

đạt được những kết quả quan trọng (như đã nêu), khẳng định được vai trò, vị

trí của mình và góp phần to lớn trong việc phòng ngừa các vi phạm, phòngtránh rủi ro cho công chứng viên, các bên tham gia giao dịch hợp đồng,những người có quyền, lợi ích liên quan và các tổ chức hành nghề công

chứng, công chứng viên; lành mạnh hóa các quan hệ dân sự kinh tế… gópphần tăng cường quản lý nhà nước về công chứng, phát triển nghề côngchứng ở thành phố Hải Phòng theo định hướng xã hội hóa, phục vụ côngcuộc phát triển kinh tế xã hội, cải cách hành chính, cải cách tư pháp củathành phố.

Từ những kết quả đạt được, chúng tôi rút ra một số kinh nghiệm làxuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là việc bảo đảm an toànpháp lý cho hợp đồng, giao dịch; trên cơ sở đòi hỏi của thực tiễn, có sựnghiên cứu, vận dụng lý luận, quy định pháp luật liên quan, tranh thủ sựquan tâm chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố, sự ủng hộcủa các tổ chức, cá nhân, chủ động tìm tòi, đề ra các biện pháp khắc phụckhó khăn và mạnh dạn thực hiện thí điểm và đến nay có thể nói là bước đầu

đã thành công

Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng bước đầu khẳng định được

sự cần thiết, vai trò, ý nghĩa đối với sự phát triển bền vững của nghề côngchứng nói riêng và kinh tế - xã hội thành phố nói chung, được Bộ Tư pháp,

Uỷ ban nhân dân thành phố, các cơ quan, tổ chức hữu quan đánh giá cao, đượccác Tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, doanh nghiệp, tổ chức vànhân dân đồng tình ủng hộ; tại Hội nghị toàn quốc tổng kết 5 năm thực hiệnLuật Công chứng, Bộ Tư pháp đã tặng Bằng khen cho Sở Tư pháp thành phốHải Phòng về thành tích xuất sắc trong công tác quản lý công chứng, thông tincông chứng

Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của Hải Phòng là một môhình đáp ứng yêu cầu thực tiễn, là một trong những cơ sở được Bộ Tư phápghi nhận, xem xét đưa vào quy định tại Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTPngày 27/6/2011, và đã được quy định tại Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CPngày 07/01/2013 của Chính phủ

Tuy nhiên, ở Hải Phòng, hiện nay, tổ chức và hoạt động thông tincông chứng vẫn chỉ mang tính tạm thời, nhằm giải quyết những vấn đề thực

tế, bức xúc nhất trong hoạt động công chứng ở địa phương; bên cạnh nhữngthuận lợi, với yêu cầu của tình hình mới thì tổ chức, hoạt động thông tin côngchứng vẫn còn những hạn chế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc cần được khắcphục, cần có một cơ chế pháp luật chính thức, rõ ràng, đầy đủ và một mô hình

tổ chức, hoạt động phù hợp với sự phát triển của thực tế xã hội

2.1 Về thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản hiện đang được quản lý, cung cấp:

Nguồn thông tin, cập nhật thông tin công chứng còn nhiều khó khăn,hạn chế, thông tin trong hoạt động công chứng ở Hải Phòng mới chỉ làthông tin nội bộ giữa các tổ chức hành nghề công chứng, chưa tập hợp đượcnhững thông tin từ hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất độngsản theo Luật Đất đai, Luật Nhà ở tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện.Ngoài ra cũng chưa tập hợp được thông tin về bất động sản từ hệ thống cơquan đăng ký bất động sản, cơ quan đăng lý giao dịch bảo đảm, cơ quan thihành án dân sự

Kết quả khảo sát cho thấy, thông tin được cung cấp từ Bộ phận thôngtin công chứng đến nay mới chỉ cung cấp cho các tổ chức hành nghề côngchứng, phạm vi thông tin cung cấp bao gồm các thông tin về hợp đồng, giaodịch bất động sản đã công chứng, thông tin ngăn chặn của cơ quan có thẩmquyền và đơn thư yêu cầu, đề nghị liên quan đến giao dịch bất động sản củangười có quyền, nghĩa vụ liên quan gửi đến Sở Tư pháp Tuy nhiên phần lớncác đối tượng được khảo sát đều mong muốn mở rộng phạm vi thông tin cầncung cấp và quản lý tập trung Loại thông tin được đề nghị bổ sung chủ yếulà: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị thất lạc và đã được cấp lại hoặcchưa được cấp lại, các thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng về việc

đang giải quyết tranh chấp của cơ quan có thẩm quyền, các thông tin về thuhồi đất của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thông tin bất động sản thuộcdiện quy hoạch của thành phố; thông tin về tranh chấp, khiếu kiện liên quan đếnbất động sản.

Bên cạnh nguồn thông tin được cung cấp từ Bộ phận thông tin côngchứng của Sở Tư pháp, việc tiếp cận các thông tin khác liên quan đến bấtđộng sản phục vụ hoạt động công chứng của các công chứng viên và các tổchức hành nghề công chứng còn tùy thuộc vào thông tin từ các cơ quan như

Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở xây dựng, các tổ chức tín dụng, cơ quan cóthẩm quyền phong tỏa tài sản

29,6% đối tượng được khảo sát nhận được thông tin ngăn chặn của cơquan có thẩm quyền phong tỏa tài sản; 17,6% nhận được thông tin từ đơnthư yêu cầu tạm dừng giao dịch của người có quyền, nghĩa vụ liên quan; 8%nhận được thông tin từ các tổ chức tín dụng và 4,8% nhận được thông tin từ

Sở Xây dựng.

Như vậy, khả năng tiếp cận thông tin liên quan đến công chứng hợpđồng giao dịch bất động sản của các tổ chức hành nghề công chứng là rấtkhác nhau; ngoài thông tin từ Bộ phận thông tin công chứng cung cấp đếntất cả các đơn vị thì các nguồn thông tin khác lại rất hạn chế và không đồngđều giữa các đơn vị Kết quả điều tra này còn thể hiện việc các tổ chức hànhnghề công chứng khác nhau đang dựa trên nền tảng, cơ sở thông tin khácnhau liên quan đến bất động sản để giải quyết yêu cầu công chứng Đâycũng là thực trạng chung được ghi nhận tại nhiều tỉnh, thành trong cả nước,trong đó có Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh trước khi hai địa phương này

áp dụng Phần mềm quản lý thông tin công chứng (tại Hà Nội) và thành lậpTrung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố Hồ Chí Minh

2.2 Về tổ chức, phương pháp quản lý và cung cấp thông tin:

Việc xây dựng cơ sở vật chất cho Bộ phận thông tin công chứng chủyếu dựa vào sự hỗ trợ của Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng và các tổ chứchành nghề công chứng tự nguyện đóng góp Trụ sở làm việc tại Sở Tư pháp.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị khác như bàn, ghế, tủ, trang thiết bị công nghệthông tin… còn rất thiếu, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của bộ phận thôngtin cũng như việc cung cấp thông tin cho các công chứng viên của các tổchức hành nghề công chứng Việc quản lý, khai thác, tra cứu, trả lời cácthông tin liên quan đến bất động sản vẫn thực hiện theo phương pháp thủcông, cơ học, mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của các

tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức tín dụng, các cơ quan, tổ chức,

cá nhân khác có liên quan Vấn đề này, tầm vĩ mô cần phải có thể chế chínhsách của Nhà nước điều chỉnh cũng như sự quan tâm của các cấp chính quyền địaphương

Trải qua hơn 20 năm, Bộ phận hồ sơ công chứng (nay là Bộ phậnthông tin công chứng) đã tạo lập được một nguồn thông tin về bất động sảnrất có giá trị, không chỉ cung cấp cho hoạt động công chứng mà còn cungcấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan Đây là nguồn thôngtin quý giá, cần được lưu trữ cẩn thận, duy trì củng cố và phát triển theohướng hiện đại hóa Thực tế hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ chỉ được thực hiệnbằng văn bản, giấy tờ nên rất dễ bị thất lạc, mối mọt, ẩm ướt, hư hỏng vàảnh hưởng xấu đến chất lượng cung cấp thông tin Vấn đề cấp bách hiện nay

là cần phải đầu tư trang thiết bị máy móc và hiện đại hóa công tác lưu trữ hồ

sơ

Việc quản lý, cập nhật, tra cứu và cung cấp chủ yếu bằng thủ côngtrên cơ sở hồ sơ, giấy tờ, văn bản, chưa được tin học hóa, do đó việc cungcấp, trao đổi thông tin còn mất nhiều thời gian, nhân lực, chưa thuận tiện,

tốn kém và chưa mở rộng được đối tượng phục vụ đến các cơ quan, tổ chức,

cá nhân có liên quan

Quy mô cập nhật thông tin còn ở trong phạm vi thành phố, chưa mởrộng và nối mạng với thông tin công chứng của các tỉnh, thành phố bạn vàtoàn quốc

Nguồn thông tin ”đầu vào” phục vụ cho xây dựng cơ sở dữ liệu tại các

tổ chức hành nghề công chứng cũng có quy trình quản lý, lưu trữ, phối hợp

xử lý khác nhau; tuy nhiên được thực hiện chủ yếu qua phương pháp lưu trữ,cập nhật, tra cứu thủ công (bằng hồ sơ, văn bản giấy); chỉ một số ít trườnghợp cho biết thông tin công chứng được cập nhật, quản lý trên máy tính hoặcphần mềm tin học tại đơn vị Cụ thể: 71,2% đối tượng được khảo sát chobiết thông tin được lưu trữ thủ công, dạng hồ sơ giấy và sổ theo dõi; 8,2% ýkiến trả lời thông tin được lưu trữ thủ công và trên máy tính; 10% ý kiến trảlời thông tin được quản lý bằng phần mềm tin học kết hợp với việc lưu trữthủ công Và chỉ trong trường hợp đặc biệt, đối với bất động sản nằm ở xã,huyện có tranh chấp, tổ chức hành nghề công chứng mới xác minh cụ thểqua Uỷ ban nhân dân phường, xã hoặc cơ quan công an sở tại Cá biệt, cóthông tin cho rằng quy trình lưu trữ, xử lý thông tin công chứng tại tổ chứchành nghề công chứng không được công khai tại đơn vị

Đó là chưa kể đến nguồn thông tin ngăn chặn từ các cơ quan có thẩmquyền phong tỏa tài sản, do không bắt buộc phải gửi đến Sở Tư pháp nênkhông đầy đủ, kịp thời và nguồn thông tin liên quan từ đơn thư đề nghị củacông dân cần phải xác minh, chưa đủ cơ sở để ngăn chặn giao dịch mà chỉ

có giá trị tham khảo

Như vậy, nguồn thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu chung, vai trò,trách nhiệm và giá trị pháp lý của các nguồn thông tin cũng như các chủ thểcung cấp thông tin cũng chưa có cơ chế rõ ràng

Đánh giá về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bấtđộng sản hiện nay tại Hải Phòng, phần lớn các đối tượng được khảo sát(67,2%) đánh giá hoạt động thông tin công chứng hiện nay đáp ứng đượcyêu cầu công việc; tuy nhiên, 32,8% đánh giá chưa đáp ứng yêu cầu côngviệc; cụ thể về các vấn đề:

- Thời gian tra cứu còn chậm;

- Chưa đáp ứng được thông tin đối với tất cả bất động sản trên địa bànthành phố, thông tin về quy hoạch, thu hồi đất…;

- Số lượng và chất lượng nhân lực phục vụ cho việc tra cứu, cung cấpthông tin còn hạn chế;

- Cần làm rõ hơn quy trình cung cấp thông tin công chứng và quản lýhoạt động công chứng;

- Máy móc thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu công việc;

- Chưa có sự kết nối với các cơ quan, đơn vị liên quan;

- Cần tin học hóa cơ sở dữ liệu

2.3 Nhận thức về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:

Một số công chứng viên chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng củahoạt động thông tin công chứng, cho rằng theo Luật công chứng và các vănbản hướng dẫn thi hành thì công chứng viên ký và tự chịu trách nhiệm trướcpháp luật về việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch mà không cần phải tra cứuhay dựa vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng

2.4 Một số vấn đề về thể chế, chính sách pháp luật:

2.4.1 Vấn đề cung cấp thông tin về tình trạng pháp lý của bất động

sản (ai đang là chủ sở hữu, ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động

sản, sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp

hay phong tỏa, hạn chế việc giao dịch, mua bán không…) là rất quan trọng

và cần thiết Trong khi đó hoàn cảnh lịch sử và do các quy định pháp luật

về bất động sản qua các thời kỳ không ổn định mà việc quản lý, theo dõichuyển dịch và thông tin về bất động sản ở nước ta là không có tính hệ thống,không được cập nhật đầy đủ và có chế độ quản lý khác nhau

Trong hệ thống pháp luật nói chung và Luật công chứng nói riêngchưa quy định mối quan hệ giữa tổ chức hành nghề công chứng, côngchứng viên và các cơ quan có thẩm quyền như cơ quan thuế, cơ quan đăng

ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản và các cơ quan đăng ký giao dịchbảo đảm; hoặc quy định chỉ ở mức độ chung chung, “tạo điều kiện”, không

có cơ chế cung cấp thông tin bắt buộc; khiến cho việc tiếp cận thông tin vềbất động sản rất khó khăn, trở ngại Tình trạng trên không chỉ gây khó khăncho người dân, doanh nghiệp, công chứng viên mà còn gây khó khăn chohoạt động quản lý Ví dụ, sau khi Công chứng viên chứng nhận hợp đồng,giao dịch thì cá nhân, tổ chức có thể thực hiện hoặc không thực hiện việcđăng ký quyền sở hữu, sử dụng mà các cơ quan có thẩm quyền không quản

lý được, sau đó lại đến tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu chứng nhậnhủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; có thể dẫn đến nhiều hiệntượng phức tạp, thậm chí vi phạm pháp luật như trốn thuế, vi phạm phápluật đất đai, xây dựng…; điều này cũng làm khó khăn cho việc xây dựng,quản lý và chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng

2.4.2 Tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng giaodịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn chỉ mang tính tạmthời, thiếu cơ sở pháp lý để giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất

và không thể phát triển nếu không có một cơ chế pháp luật chính thức, rõràng, đầy đủ dành cho tổ chức và hoạt động này

Do chưa có quy định pháp luật về tổ chức, hoạt động thông tin côngchứng nên còn gặp nhiều khó khăn trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn,

tổ chức, vị trí, chức năng, mối quan hệ của Bộ phận thông tin công chứng;

trong bố trí cán bộ, nguồn kinh phí để trả lương lao động (hiện nay, Hải

Phòng đang phải bố trí cán bộ lấy từ nguồn kinh phí hợp đồng lao động của Phòng công chứng), trang bị trụ sở, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc,

ngay cả khi vi phạm cũng chưa có cơ biện pháp, chế tài xử lý

Bộ phận thông tin công chứng chưa có cơ chế tổ chức rõ ràng (doPhòng Bổ trợ tư pháp quản lý) không phải là một đơn vị thuộc Sở hay mộtPhòng nghiệp vụ; chưa được quy định trong bất kỳ văn bản pháp luật nào.Giá trị pháp lý của thông tin tra cứu suy cho cùng chỉ mang tính chất thamkhảo, phục vụ công chứng viên Việc không tra cứu hoặc cung cấp thông tinchưa đầy đủ, không chính xác cũng chưa có biện pháp xử lý

2.4.3 Từ trước năm 2011 chưa có quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu

và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sảncũng như thẩm quyền của Sở Tư pháp trong việc quản lý, hướng dẫn thôngtin công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương;mới đây, vấn đề này, đã được Chính phủ quy định tại Điều 16 Nghị định số04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013, được Bộ Tư pháp quy định Điều 17Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011, nhưng cũng chưa có hướngdẫn cụ thể và cũng chưa có mô hình thống nhất về tổ chức, hoạt động,phương thức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giaodịch liên quan đến bất động sản trong toàn quốc

Hiện nay, tại ba địa phương đi đầu trong hoạt động thông tin công chứng

là Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng áp dụng những mô hình tổchức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bấtđộng sản khác nhau; cho thấy đây là một vấn đề cần được chế định thống nhất

trên phạm vi toàn quốc để thống nhất cách làm, đảm bảo hiệu quả, đồng bộ vàtiết kiệm chi phí; đặc biệt là khi xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin côngchứng dùng chung trong toàn quốc.

IV YÊU CẦU VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG THỜI GIAN TỚI

1 Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:

Trong thời gian qua, công tác quản lý Nhà nước về công chứng đòihỏi ngày càng cần phải được tăng cường; tổ chức và hoạt động công chứngtrên địa bàn thành phố tiếp tục phát triển theo định hướng xã hội hóa, dần trởthành nhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội,góp phần thực hiện công cuộc cải cách hành chính, cải cách tư pháp, ổn định

an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế của thànhphố trong thời kỳ mới

Để có những kết quả này, một trong những điểm mới ở Hải Phòng là

đã thí điểm xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất hệ cơ sở dữ liệu thôngtin công chứng, ung cấp thông tin cho các công chứng viên và các tổ chứchành nghề công chứng

Tuy nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứngvẫn còn mang tính tạm thời, giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhấttrong hoạt động công chứng ở địa phương; trước yêu cầu của tình hình mớithì tổ chức, hoạt động thông tin công chứng ở thành phố vẫn còn những hạnchế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc cần được khắc phục

1.1 Yêu cầu về mặt pháp lý:

Khoản 1 Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 củaChính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật

Công chứng quy định: “Các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động

sản đã được công chứng phải được xây dựng thành cơ sở dữ liệu tin học hóa

tập trung thống nhất tại Sở Tư pháp để phục vụ cho việc cung cấp thông tin trong hoạt động công chứng.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc xây dựng cơ sở

dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu này giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương mình

và cung cấp thông tin trong trường hợp có yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.”

Điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày27/6/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về côngchứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về côngchứng quy định Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban nhân dâncấp tỉnh:

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi chưa có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng;

+ Ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương

Đề án Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địabàn thành phố Hải Phòng đến năm 2020 của Uỷ ban nhân dân thành phố HảiPhòng (đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2104/QĐ-

TTg ngày 29/12/2012) tại mục 4 phần IV, mục 2 phần V giao Sở Tư pháp

phối hợp với Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng trên địa bàn thành phố; thành lập tổ chức và bố trí biên chế cán bộ làm công tác thông tin công chứng Tiến tới tin học hoá và xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng bất động sản liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quận, huyện và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ các thông tin về bất động sản, phục vụ việc xây dựng dữ liệu thông tin công chứng toàn quốc theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp.

Như vậy, những văn bản, chính sách, pháp luật mới này đã đặt ra yêucầu và giao thẩm quyền cho Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân thành phố

xây dựng và quản lý Cơ sở dữ liệu về thông tin công chứng mà cụ thể là hợp

đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm

vi địa phương là cơ sở pháp lý ban đầu để xác lập và xây dựng cơ chế quản

lý mới đối với thông tin công chứng Đây đồng thời cũng là đòi hỏi mới đốivới công tác quản lý công chứng tại Việt Nam nói chung và là cơ sở để xáclập chính thức cơ chế quản lý thông tin công chứng tại Hải Phòng nói riêng

1.2 Yêu cầu thực tiễn:

1.2.1 Yêu cầu đẩy mạnh xã hội hóa, hỗ trợ phát triển các tổ chứchành nghề công chứng theo Quy hoạch đã được Thủ tướng Chính phủphê duyệt:

Thực tế ở thành phố Hải Phòng những năm qua đã khẳng định vai trò,

vị trí của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sảnđối với việc thực hiện thành công xã hội hóa hoạt động công chứng, hỗ trợphát triển các tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, khi mà yêu cầu

xã hội hóa ngày càng cao và yêu cầu phát triển công chứng theo quy