TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dự án: Trang bị phần mềm nền tảng, phát triển các phần mềm ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến nhóm 1, 2

Tổng quan chương trình – Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính sau: o Nhóm chức năng văn bản đến  Tiếp nhận văn bản đ

Trang 1

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH BAN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG

1, 2

Hạ Long – 2014

Trang 2

MỤC LỤC

I TỔNG QUAN (*) 3

I.1 Mục đích 3

I.2 Phạm vi 3

I.3 Tài liệu liên quan 3

I.4 Thuật ngữ và các từ viết tắt 3

II NỘI DUNG 4

II.1 Giới thiệu chung (*) 4

II.1.1 Tổng quan chương trình 4

II.1.2 Quy trình xử lý văn bản 6

II.1.3 Các nội dung khác 7

II.2 Giới thiệu các chức năng (*) 7

II.2.1 Văn bản đến 7

II.2.2 Văn bản đi 8

II.2.3 Văn bản nội bộ 8

II.2.4 Văn bản giao việc 9

II.2.5 Hồ sơ công việc 9

II.2.6 Báo cáo thống kê 10

II.2.7 Cá nhân 10

II.2.8 Thông báo, nhắc việc 11

II.2.9 Chat toàn đơn vị 11

II.2.10 Hướng dẫn sử dụng 11

II.3 Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống (*) 11

II.3.1 Văn bản đến 11

II.3.2 Văn bản đi 34

II.3.3 Văn bản nội bộ 56

II.3.4 Văn bản giao việc 68

II.3.5 Hồ sơ công việc 78

II.3.6 Báo cáo thống kê 88

II.3.7 Cá nhân 102

II.3.8 Thông báo, nhắc việc 106

II.3.9 Chat toàn đơn vị 110

II.3.10 Hướng dẫn sử dụng 113

II.4 Các vấn đề thường gặp phải khi sử dụng 114

Trang 3

I.3 Tài liệu liên quan

3 Tài liệu thuyết minh yêu cầu nghiệp vụ Hệ Thống

Thông Tin Và Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Văn Bản

QN04-SRS_QLVB_v1.0

I.4 Thuật ngữ và các từ viết tắt

STT Thuật ngữ/chữ viết tắt Mô tả

6 PTB QLĐH Phó Trưởng Ban Quản lý Điều

hành

7 SMS Short Message Service = Tin nhắn

Trang 4

II NỘI DUNG

II.1 Giới thiệu chung (*)

II.1.1 Tổng quan chương trình

– Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính sau:

o Nhóm chức năng văn bản đến

 Tiếp nhận văn bản đến

 Sổ văn bản đến

 Tìm kiếm văn bản đến

 Tra cứu văn bản đến

 Theo dõi văn bản đến

o Nhóm chức năng văn bản đi

 Nhập văn bản cơ quan

 Phát hành văn bản đi

 Nhập văn bản dự thảo

 Sổ văn bản cá nhân

 Tìm kiếm văn bản đi

 Tra cứu văn bản đi

o Nhóm chức năng văn bản giao việc

 Nhập công việc

 Xử lý công việc

 Danh sách công việc

 Thẩm định công việc

o Nhóm chức năng văn bản nội bộ

 Soạn thảo văn bản nội bộ

 Sổ văn bản nội bộ

 Tìm kiếm văn bản nội bộ

 Tra cứu văn bản nội bộ

o Nhóm chức năng hồ sơ công việc

 Tạo mới hồ sơ công việc

 Danh sách hồ sơ công việc

 Tìm kiếm hồ sơ công việc

 Tra cứu hồ sơ công việc

o Nhóm chức năng báo cáo thống kê

 Báo cáo văn bản đến

Trang 5

 Báo cáo văn bản đi

 Báo cáo văn bản nội bộ

 Báo cáo giao việc

o Thông báo, nhắc việc

o Chat toàn đơn vị

o Hướng dẫn sử dụng – Hệ thống Quản lý văn bản còn cung cấp cũng như truy xuất thông tin với các hệ thống khác thông qua các dịch vụ liên thông

Trang 6

II.1.2 Quy trình xử lý văn bản

Quy trình xử lý văn bản

Chuyên viên Lãnh đạo

Văn thư

Làm bắng tay- sổ sách

Tin học hóa

Trình lãnh đạo bút phê

bản

Nhập văn bản đến

Bút phê phân công thực hiện

VB trả lời

Soạn văn bản đi trả lời

Trang 7

– Chuyên viên được phân công sẽ tùy theo nội dung bút phê của lãnh đạo để tiến hành xử lý văn bản

o Nếu văn bản để lưu thì chuyên viên sẽ không cần xử lý

o Nếu văn bản cần phải ra văn bản trả lời thì chuyên viên được phân công sẽ soạn văn bản đi và trình lãnh đạo xem xét nội dung

– Lãnh đạo xem xét và có thể yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho chính xác Sau khi hoàn tất quy trình xem xét và lãnh đạo đồng ý phê duyệt thì văn bản

đi sẽ được chuyển cho văn thư lấy số phát hành

– Trên đây là quy trình cơ bản của quá trình xử lý văn bản đến và phát hành văn bản đi cũng như quá trình bút phê lãnh đạo cho các chuyên viên xử lý Tùy theo đặc thù mỗi đơn vị thì quy trình trên sẽ được cấu hình phù hợp bằng tính năng quy trình động của hệ thống

II.1.3 Các nội dung khác

– Các quy tắc hiển thị của chương trình/hệ thống: Các mục thông tin có màu nền vàng là bắt buộc nhập thông tin

– Ngày tháng được định dạng theo kiểu dd/MM/yyyy

– Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng máy vi tính và có kiến thức cơ bản về tin học, hiểu rõ nghiệp vụ

– Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra lỗi cú pháp lập trình, hệ thống đảm bảo không bị treo, hiển thị thông báo lỗi, dữ liệu đang thao tác trả về nguyên trạng trước khi xảy ra lỗi

II.2 Giới thiệu các chức năng (*)

hồ sơ công việc

Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị

3 Tìm kiếm văn

bản đến

Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin văn bản, hiển thị danh sách văn bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm và đưa vào hồ sơ công việc

4 Tra cứu văn bản

Trang 8

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử

dụng

5 Theo dõi văn bản

đến Cho phép người dùng theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến

Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn

vị

II.2.2 Văn bản đi

4 Sổ văn bản cá

nhân

Cho phép người dùng chuyển xử lý văn bản dự thảo và đưa vào hồ sơ công việc

Chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị

5 Tìm kiếm văn

bản đi

Cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản theo các tiêu chí có sẵn, và đưa vào hồ sơ công việc

Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị

II.2.3 Văn bản nội bộ

3 Tìm kiếm văn

bản nội bộ

Tìm kiếm văn bản nội bộ theo các tiêu chí được chọn dưới dạng danh sách Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo

Trang 9

dụng

phòng ban, Lãnh đạo đơn vị

II.2.4 Văn bản giao việc

3 Xử lý công việc Cập nhật thông tin và tiến độ xử lý

công việc của các việc đươc giao

Lãnh đạo, Chuyên viên

II.2.5 Hồ sơ công việc

4 Tra cứu hồ sơ

công việc

Cho phép người dùng tra cứu thông tin của hồ sơ công việc theo các tiêu chí tra cứu

Trang 10

II.2.6 Báo cáo thống kê

dụng

1 Báo cáo văn bản

đến Cho phép người dùng xem được danh sách các văn bản đến theo các tiêu chí

có sẵn, in ra danh sách các văn bản để báo cáo

đi Cho phép người dùng xem được danh sách các văn bản đi theo các tiêu chí

có sẵn, in ra danh sách các văn bản để báo cáo

nội bộ

Cho phép người dùng xem được danh sách các văn bản nội bộ theo các tiêu chí có sẵn, in ra danh sách các văn bản

để báo cáo

4 Báo cáo giao việc Cho phép người dùng xem được danh

sách các công việc theo các tiêu chí có sẵn, in ra danh sách các văn bản để báo cáo

Lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn

II.2.7 Cá nhân

1

Uỷ quyền Ủy quyền xử lý các văn bản được

phân công cho cán bộ khác

2 Quản lý thông tin Người dùng có thể tự thay đổi và cập Văn thư, chuyên

viên, lãnh đạo

Trang 11

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

đạo đơn vị

3

Quản lý mật khẩu Người dùng có thể thay đổi được mật

khẩu cá nhân của bản thân

II.2.8 Thông báo, nhắc việc

II.2.9 Chat toàn đơn vị

1

Chat toàn đơn vị Người dùng tham gia vào hệ thống

phần mềm có thể trao đổi công việc trực tuyến với nhau

II.3 Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống (*)

II.3.1 Văn bản đến

– Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin văn bản đến vào hệ thống phần mềm

– Từ màn hình giao diện chính sau khi đăng nhập người dùng thực hiện như sau:

o Bước 1: Chọn mục Văn bản đến

Trang 12

o Bước 2: Chọn Tiếp nhận văn bản đến Khi đó màn hình sẽ hiển thị

như sau

o Bước 3: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý

 Phần “Thông tin văn bản” dùng để quản lý văn bản, người sử

dụng cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau

 Số/ký hiệu: hệ thống sẽ hỗ trợ kiểm tra văn bản trùng của cùng một Tác giả mà người dùng đã nhập vào phần

mềm Trường hợp này sẽ xuất hiện thông báo

 Nhấn nút để đính kèm tệp nội dung bản mềm của văn bản Hoặc nhấn nút sẽ hiển thị màn hình

Trang 13

quét văn bản, hỗ trợ người sử dụng quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

 (1) Nhấn để quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

 (2) Nhấn để tải lên bản scan vào hệ thống phần mềm

 (3) Nhấn để trở về màn hình trước

 Phần “Thông tin xử lý” giúp người sử dụng nhập nội dung

Trang 14

o Bước 4: Nhấn nút để lưu thông tin văn bản đến Khi

đó hệ thống hiển thị thông báo như sau:

 Sau khi lưu thông tin thành công màn hình xuất hiện thêm một

số nút chức năng như hình sau:

 Xem quá trình xử lý của văn bản

– Chú thích các nút chức năng:

o Nút để chọn thời gian

o Nút : dùng để thêm mới nơi gửi, thêm mới các mẫu ý kiến xử lý

o Nút : dùng để tìm kiếm các văn bản liên kết với văn bản đến

o Nút : dùng để xóa tệp văn bản đính kèm đã chọn

Trang 15

o Hình là các dạng văn bản có thể đính kèm lên phần mềm được

o Nút : Lưu tạm thông tin đang thực hiện dở dang

o Nút : Hiển thị màn hình quét văn bản, hỗ trợ người

sử dụng quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

o Nút : Để tải lên bản scan vào hệ thống phần mềm

o Nút : Để xóa 1 trang của văn bản giấy đã quét lên phần mềm

o Nút : Để xóa văn bản bản giấy đã quét lên phần mềm

o Nút : Xóa nội dung thông tin văn bản đã nhập

o Nút : Chuyển thông tin văn bản đến người xử lý tiếp theo

o Nút : Kết thúc văn bản Trong đó

Tên trường Mô tả Cách nhập

Loại sổ Loại sổ công văn đến Lựa chọn loại sổ trong trường

thông tin Loại sổ

Số đến Số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến tự sinh theo thứ tự, và có

thể cho người dùng thay đổi

Số đến không được trùng nhau trong cùng một loại sổ

Số/Ký hiệu Số/Ký hiệu của công văn đến Người dùng sẽ nhập thông tin số/

ký hiệu từ bàn phím Lĩnh vực Lĩnh vực của văn bản đến Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong

trường Lĩnh vực Ngày đến Là ngày đơn vị, tổ chức nhận

được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển lịch, hoặc có thể nhập trực tiếp từ bàn phím

Ngày văn bản Là ngày phát hành văn bản của

đơn vị phát hành

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím

Ngày văn bản không được sau ngày đến

Trang 16

bản quy định nhà nước ban hành trường thông tin tên loại văn bản

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản Lựa chọn mức độ khẩn cho văn

bản trong trường thông tin Độ khẩn

Độ mật Mức độ mật của văn bản Lựa chọn mức độ mật cho văn bản

trong trường thông tin Độ mật Phòng ban Tên phòng ban nhận văn bản Tên phòng ban sẽ hiển thị khi

chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến đích danh”

Người nhận Tên người nhận văn bản đến Trường thông tin này sẽ hiển thị

khi chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến đích danh”

Lựa chọn tên người nhận văn bản Nơi gửi Nơi gửi của văn bản đến Lựa chọn nơi gửi văn bản đến

trong danh sách hoặc thêm mới thông tin nơi gửi nếu nơi nhận chưa tồn tại

Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản

đến

Nhập thông tin từ bàn phím theo nội dung trích yếu trên văn bản Ghi chú Ghi những điều cần chú ý về

nhận

Phương thức nhận văn bản đên Lựa chọn từ danh sách phương

thức nhận Hạn xử lý Thời hạn xử lý của văn bản đến Chọn hạn xử lý từ biểu tượng

quyển lịch hoặc nhập số ngày làm việc hệ thống sẽ tự động tính hạn

xử lý Thông tin xử lý Thông tin xử lý văn bản đến Người dùng chỉ xem nội dung hiển

thị trong thông tin xử lý

Ý kiến xử lý Nội dung ý kiến xử lý của văn

bản đó

Nhập nội dung xử lý từ bàn phím, hoặc chọn các mẫu ý kiến xử lý có sẵn

Trang 18

 Nhấn vào biểu tượng để xem quá trình xử lý văn bản

o Bước 3: Trong tab “Chờ xử lý” chọn văn bản cần chuyển và nhấn

nút để chuyển xử lý văn bản Có 2 cách để chuyển văn bản như hình sau:

 Màn hình chuyển xử lý văn bản hiện thị như sau Chọn tab

“Phòng ban” hệ thống hiển thị danh sách các phòng ban như

hình sau

Trang 19

 Chọn tab “Người nhận” hệ thống hiển thị danh sách người

nhận như hình sau:

Trang 20

o Bước 4: Người dùng chọn các đối tượng cần chuyển, nhấn nút

để chuyển văn bản đến cho người nhận Sau khi nhấn nút

văn bản sẽ được hiển thị trong tab “Đã xử lý”

– Để thực hiện chức năng “Chuyển bổ sung” văn bản người dùng thao tác

như sau:

o Bước 2: Chọn Sổ văn bản đến, hệ thống hiển thị lưới danh sách các

văn bản đến

Trang 21

o Bước 3: Chọn tab “Đã xử lý”, nhập các tiêu chí tìm kiếm để tìm văn

bản cần chuyển bổ sung

o Bước 4: Chọn văn bản cẩn chuyển bổ sung, nhấn trên văn bản

cần chuyển bổ sung chọn “Chuyển bổ sung”

Trang 22

o Bước 5: Hệ thống hiển thị danh sách các đối tượng nhận như hình sau

 Người dùng chọn tên danh sách người nhận bổ sung, nhấn nút để chuyển bổ sung cho người nhận

Trang 23

– Để thực hiện chức năng “ Văn bản qua mạng”, người dùng thao tác như

sau:

o Bước 1: Từ màn hình chức năng Sổ văn bản đến, nhấn vào tab Văn

bản qua mạng

o Bước 2: Nhấn vào biểu tượng , chọn

 Khi đó, màn hình hiển thị như sau: Tất cả các thông tin văn bản từ đơn vị phát hành đến sẽ được kế thừa hết

Trang 24

o Bước 3: Chọn Loại sổ tương ứng

o Bước 4: Nhấn để lưu lại thông tin văn bản đến qua mạng

o Chú ý: Trường hợp muốn khôi phục lại văn bản qua mạng đã xóa

 Tích chọn vào Văn bản qua mạng đã xóa

 Nhấn Tìm kiếm Màn hình sẽ hiện thị lên danh sách các văn bản đã xóa

 Tích chọn vào văn bản qua mạng cần phục hồi

Trang 25

 Nhấn phục hồi để khôi phục lại văn bản qua mạng đã xóa

o Nút : đóng màn hình chuyển xử lý

o Nút : chuyển văn bản đến cho người nhận

o Nút : thêm mới một văn bản đến

o Nút : xem thông tin văn bản đến

o Nút : chuyển sổ sung văn bản đến

o Nút : để vào sổ văn bản đến qua mạng

o Nút : để phục hồi lại văn bản qua mạng đã xóa

– Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản đến, hiển thị được danh sách các văn bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm

– Để tìm kiếm văn bản đến người dùng thực hiện các bước sau

o Bước 2: Chọn mục Tìm kiếm văn bản đến

o Bước 3: Nhập các tiêu chí tìm kiếm như hình

Trang 26

Trong đó

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản Lựa chọn mức độ khẩn cho văn bản

trong trường thông tin Độ khẩn

Số kí hiệu Số/Ký hiệu của công văn đến Người dùng sẽ nhập thông tin số/

ký hiệu từ bàn phím Tên loại văn

danh sách Ngày đến Là ngày đơn vị, tổ chức nhận

Khoảng thời gian Ngày đến không quá 90 ngày

Trang 27

Khoảng thời gian Ngày văn bản không quá 90 ngày

Trang 28

Trong đó

Trang 29

Tên hồ sơ Tên phòng ban nhận văn bản Tên phòng ban sẽ hiển thị khi

Lựa chọn thông tin trong trường Người nhận

Lĩnh vực Lĩnh vực của văn bản đến Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong

trường thông tin Lĩnh vực

– Chức năng này cho phép người dùng tra cứu thông tin của văn bản đến theo các tiêu chí tra cứu

– Để thực hiện tra cứu văn bản đến người dùng thực hiện như sau:

o Bước 2: Chọn mục Tra cứu văn bản đến

o Bước 3: Nhập các tiêu chí tra cứu như hình sau

o Bước 4: Nhấn nút , hệ thống sẽ hiển thị danh sách các văn bản theo các tiêu chí đã chọn

Trang 30

o Nút : Để hiển thị các văn bản theo tiêu chí tra cứu

Trong đó

Phòng ban Tên phòng ban nhận văn bản Tên phòng ban sẽ hiển thị khi

Lựa chọn thông tin trong trường Người nhận

Lĩnh vực Lĩnh vực của văn bản đến Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong

trường thông tin Lĩnh vực

Số đến Số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến tự sinh, có thể nhập từ bàn

Trang 31

Tháng Thời gian theo đơn vị tháng để

Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản

đến

Nhập thông tin từ bàn phím theo nội dung trích yếu trên văn bản

– Chức năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến – Để thực hiện chức năng này, người dùng thao tác như sau:

o Bước 2: Chọn mục Theo dõi văn bản đến

o Bước 3: Nhập các tiêu chí tìm kiếm như hình sau

o Bước 4: Nhấn nút hệ thống hiển thị danh sách các văn bản cần theo dõi như hình sau

Trang 32

– Từ danh sách này người dùng có thể theo dõi được tình trạng xử lý của văn bản

o Để xem thông tin chi tiết văn bản, quá trình xử lý văn bản người dùng nhấn chọn , hệ thống sẽ hiển thị thông tin

và quá trình xử lý chi tiết của văn bản đó

o Nhấn vào để xem chi tiết “Quá trình xử lý” văn bản

o Rê chuột vào trạng thái của văn bản, để xem trạng thái của văn bản,

ai đang xử lý văn bản đó Trong đó

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản Lựa chọn mức độ khẩn cho văn bản

trong trường thông tin Độ khẩn

Số kí hiệu Số/Ký hiệu của công văn đến Người dùng sẽ nhập thông tin số/

ký hiệu từ bàn phím Tên loại văn

danh

Trang 33

Phòng ban Phòng ban xử lý văn bản Lựa chọn phòng ban trong danh

sách thông tin phòng ban Tình trạng Tình trạng xử lý công việc Lựa chọn tình trạng xử lý văn bản

trong danh sách thông tin các tình trạng

Ngày đến Là ngày đơn vị, tổ chức nhận

Khoảng thời gian Ngày đến không quá 90 ngày

Khoảng thời gian Ngày văn bản không quá 90 ngày

Trang 34

II.3.2 Văn bản đi

– Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin của văn bản đi vào hệ thống phần mềm và phát hành văn bản đi

– Sau khi đăng nhập xong người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý sau:

o Bước 1: Chọn mục Văn bản đi

o Bước 2: Chọn Nhập văn bản cơ quan Khi đó hệ thống sẽ hiển thị

màn hình như sau

o Bước 3 : Nhập thông tin xử lý và thông tin văn bản đi:

 Phần “Thông tin văn bản đi”: Dùng để nhập tất cả các thông

tin chính của văn bản để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu về

sau

Trang 35

 Phần “Nơi nhận” có thể nhập tìm kiếm nhanh Ví dụ nhập “ba chẽ” sẽ hiển thị lên tất cả các phòng ban, đơn vị của huyện Ba Chẽ Cho phép tích chọn nhiều nơi nhận để phát hành văn bản

 Nhấn nút để đính kèm tệp nội dung bản mềm của văn bản Hoặc nhấn nút sẽ hiển thị màn hình quét văn bản, hỗ trợ người sử dụng quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

 (1) Nhấn để quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

 (2) Nhấn để tải lên bản scan vào hệ thống phần mềm

 (3) Nhấn để trở về màn hình trước

Trang 36

 Phần “Thông tin xử lý” : Dùng để đưa ra các ý kiến xử lý về văn bản

o Bước 4: Sau đó bấm nút để lưu thông tin văn bản – Chú thích các nút chức năng

o Nút để lưu toàn bộ thông tin đã nhập vào phần mềm

o Nút để quét văn bản từ dạng giấy lên phần mềm

o Nút : Để tải lên bản scan vào hệ thống phần mềm

Trang 37

o Nút : Để xóa 1 trang của văn bản giấy đã quét lên phần mềm

o Nút : Để xóa văn bản bản giấy đã quét lên phần mềm

o Nút để phát hành văn bản đi Trong đó

Loại sổ Loại sổ để quản lý thông tin các

công văn đi của cơ quan

Lựa chọn loại sổ trong trường thông tin Loại sổ

Số/ký hiệu Số đi và ký hiệu của văn bản Người dùng sẽ nhập thông tin số/

Ngày soạn thảo văn bản Người dùng chọn ngày soạn thảo

văn bản từ biểu tượng quyển lịch Ngày phát

hành

Là ngày văn bản được phát hành Người dùng chọn ngày phát

hành từ biểu tượng quyển lịch Tên loại văn

Người ký Đơn vị soạn

thảo

Phòng ban của người soạn thảo nội dung văn bản

Hệ thống tự động hiển thị theo tên đăng nhập

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản Lựa chọn mức độ khẩn cho văn

bản trong trường thông tin Độ khẩn

Nơi nhận Nơi nhận là các cơ quan khác cơ

quan phát hành

Lựa chọn thông tin trong trường Nơi nhận, người dùng có thể thêm mới đơn vị nhận bằng cách nhập thông tin từ bàn phím Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản phát

hành

Nhập thông tin từ bàn phím

Trang 38

Nơi lưu

Số bản Số lượng bản phát hành Nhập thông tin từ bàn phím

Số tờ Số tờ của một bản phát hành Nhập thông tin từ bàn phím Ghi chú Ghi những điểm cần thiết khác về

Thông tin xử

lý

Thông tin xử lý văn bản Người dùng chỉ xem nội dung

hiển thị trong thông tin xử lý

Ý kiến xử lý Nội dung ý kiến xử lý Nhập nội dung xử lý từ bàn

phím, hoặc chọn các mẫu ý kiến

xử lý có sẵn

II.3.2.2 Phát hành văn bản

– Chức năng này giúp cho văn thư có thể phát hành văn bản đi và xử lý các văn bản đã phát hành như hủy văn bản , phát hành bổ sung văn bản đi

– Sau khi đăng nhập vào hệ thống, để phát hành văn bản đi người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý sau:

o Bước 1: Chọn mục Văn bản đi

o Bước 2: Chọn Phát hành văn bản Sau đó phần mềm sẽ hiện lên

màn hình như sau

Trang 39

o Bước 3:

 Người dùng sẽ lựa chọn các tiêu chí có sẵn bấm nút

để tìm kiếm văn bản đi

 Chọn để xem hoặc hủy văn bản

 Chọn để xem thông tin văn bản và phát hành văn bản đi

 Chọn để hủy văn bản đi Sau khi hủy

sẽ hiện lên thông báo như hình sau:

– Để phát hành bổ sung, người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý như sau:

o Bước 1 : Chọn tab , phần mềm sẽ hiện lên giao diện danh sách các văn bản đã phát hành

Trang 40

o Bước 2: Chọn hình để xem văn bản hoặc phát hành bổ sung

– Để xem tình trạng phát hành của văn bản

o Bước 1 : Chọn tab , phần mềm sẽ hiện lên giao diện danh sách các văn bản đã phát hành

o Bước 2: Chọn hình để xem văn bản hoặc phát hành bổ sung

 Chọn để xem tình trạng văn bản phát hành

Tiêu đề	Tài liệu hướng dẫn sử dụng dự án: Trang bị phần mềm nền tảng, phát triển các phần mềm ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến nhóm 1, 2
Trường học	Trường Đại Học Quảng Ninh
Thể loại	Tài liệu hướng dẫn
Năm xuất bản	2014
Thành phố	Hạ Long

Định dạng
Số trang	114
Dung lượng	4,59 MB