Khảo sát và phân tích hệ thống quản lý cửa hàng bán cafe phần mềm quản lý pos tại highlands

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúpcho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thờigian… Hiện tại phần mềm quản lý tại quán cafe kh

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 2

Lý do chọn đề tài 2

Tên đề tài 2

Đối tượng nghiên cứu 3

Phạm vi nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

1.1 Quy trình kinh doanh 4

1.2 Hệ thống thông tin 5

1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS) 5

1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS 6

1.2.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS 8

1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS 9

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN CAFE 10

2.1 Tổng quan về hệ thống quản lý cafe chung: 10

2.1.1 Nhiệm vụ chung của một hệ thống quản lý cafe: 10

2.1.2 Tổ chức quản lý của một quán cafe 10

2.2 Khảo sát hiện trạng của cơ sở cafe Highlands 11

2.2.1 Tổng quan về một cơ sở Highlands Coffee 11

2.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của thương hiệu 12

2.2.3 Các sản phẩm 13

2.2.4 Văn hóa phục vụ 15

2.2.5 Quản lý nhân viên 15

CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ POS TẠI HIGHLANDS 17

CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH BIỂU HIỆN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG TRONG MÔ HÌNH DỮ LIỆU 23

KẾT LUẬN 30

PHẦN MỞ ĐẦU

Xã hội hiện đại càng ngày càng phát triển bởi những bước tiến đột phá củacông nghệ thông tin, nó đã trở thành một công cụ quan trọng trong đời sống củacon người và xã hội Các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêngđang tập trung lực lượng để ưu tiên phát triển ngành công nghệ thông tin này,trở thành một ngành mũi nhọn quan trọng với mục tiêu công nghiệp hóa và hiệnđại hóa đất nước

Với sự thâm nhập mạnh mẽ của tin học, các doanh nghiệp phải áp dụng cácphần mềm hệ thống hay các thiết bị điện tử hiện đại để góp phần đem lại nhữngsản phẩm và dịch vụ cải thiện nhất đến người tiêu dùng Bên cạnh đó, đây cũng

là vấn đề có ý nghĩa lớn trong việc cạnh tranh trên thị trường khốc liệt hiện tại

Lý do chọn đề tài

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT kết hợp với sự phát triển củamạng Internet đã kết nối được toàn thế giới lại với nhau thành một thể thốngnhất Nó đã trở thành công cụ đắc lực cho nhiều ngành nghề: giao thông, quân

sự, y học và đặc biệt là trong công tác quản lý nói chung và quản lý quán Cafenói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi các công việc quản lýđều được thực hiện một cách thủ công nên rất tốn thời gian, nhân lực cũng nhưtài chính Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúpcho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thờigian…

Hiện tại phần mềm quản lý tại quán cafe không còn xa lạ với thị trường hiệnđại, Highland Coffee là một trong những doanh nghiệp lâu đời tại thị trườngthành phố Việt Nam, lượng khách trung thành lớn, vì vậy doanh nghiệp đã ápdụng phần mềm quản lý từ những ngày đầu tiên Vì vậy, nhóm sinh viên chọndoanh nghiệp này mong muốn khai thác hệ thống quản lý, đồng thời tìm hiểu ưuđiểm và nhược điểm của doanh nghiệp

Tên đề tài

“Khảo sát phần mềm quản lý của một cơ sở trong Highland Coffee”

Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống quản lý bằng phần mềm của Highlands Coffee, từ đó tìm hiểu ưuđiểm và nhược điểm

Phạm vi nghiên cứu

Cơ sở Highlands Coffee tại 74 Duy Tân, phường Hải Thuận Đông, quận HảiChâu thành phố Đà Nẵng sử dụng phần mềm để quản lý

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh là một tập hợp các hoạt động của doanh nghiệp để sảnxuất sản phẩm hoặc dịch vụ Các hành động này được hỗ trợ bởi các nguồnnguyên vật liệu, thông tin và kiến thức của từng thành phần tham gia vào quytrình kinh doanh Quy trình kinh doanh không chỉ là cách thức để điều phốinhững công việc, thông tin và kiến thức, mà còn là cách mà doanh nghiệp chọn

để điều phối các nguồn trên (Laudon, Fourteeth Edition)

Quy trình kinh doanh cũng là yếu tố quyết định quan trọng trong hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp Trong đó, nó còn có thể là điểm mạnh cạnh tranhnếu luôn được cập nhật, đổi mới và thực hiện thành công Bên cạnh đó, quytrình kinh doanh được xem là nợ phải trả nếu luôn được thực hiện một cách lạchậu và đẩy lùi trách nhiệm cũng như hiệu quả doanh nghiệp (Laudon, FourteethEdition)

Mỗi doanh nghiệp được xem là hệ thống các quy trình kinh doanh, nói cáchkhác, doanh nghiệp là hệ thống quy trình kinh doanh lớn hơn và trong đó chứanhững quy trình kinh doanh cụ thể Một số quy trình kinh doanh có các chứcnăng riêng và cụ thể, nhưng một vài quy trình kinh doanh có xuyên suốt nhiềuchức năng, lúc này, các thành viên tham gia trong quy trình phải điều phối vàhợp tác với các quy trình khác một cách hợp lý và hiệu quả (Laudon, FourteethEdition)

Khi hệ thống thông tin hỗ trợ quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ tạonên những bước đột phá, hay bước đổi mới có thể thay đổi cả một doanhnghiệp Hệ thống thông tin tự động hóa nhiều bước trong quy trình kinh doanh,giúp các bước này có thể xảy ra đồng thời cùng một lúc, điều này khiến doanhnghiệp tiết kiệm thời gian và ngăn chặn các vấn đề chậm trễ trong việc đưa raquyết định Hơn thế, nó còn thay đổi luồng chảy của thông tin để nhiều cá nhân

có thể tiếp cận và chia sẻ Từ đó, nhiều doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức

khiến quy trình kinh doanh được diễn ra một cách hợp lý và có hiệu quả.(Laudon, Fourteeth Edition)

1.2 Hệ thống thông tin

1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS)

1.2.1.1 Khái niệm của Hệ thống xử lý thông tin (TPS)

TPS (Transaction Process System) là hệ thống máy tính hóa có chức năng thuthập và trình bày những giao dịch hằng ngày cần thiết cho việc kinh doanh trongdoanh nghiệp Mục đích của TPS chủ yếu liên quan đến việc theo dõi các luồnggiao dịch hằng ngày, hệ thống hóa thông tin một cách dễ tiếp cận và chính xác Trong TPS, các giao dịch khi được nhập vào hệ thống, sẽ được tự động cậpnhật vào tệp chính của hệ thống và duy trì vĩnh viễn dữ liệu của nhân viên trongdoanh nghiệp Các nhà quản lý cần TPS để theo dõi tình trạng hoạt động nội bộ,

và mối liên hệ giữa công ty với môi trường bên ngoài

1.2.1.2 Thành phần chính của một hệ thống xử lý giao dịch

Input - đầu vào

Có nhiều loại đầu vào khác nhau, tùy thuộc vào hệ thống xử lý giao dịch màdoanh nghiệp đang sử dụng

Processing system - quá trình xử lý

Các thông tin nguồn đầu vào được chia nhỏ thành những định dạng nhất định

để máy tính có thể hiểu được Tùy thuộc vào loại hệ thống, thời gian xử lý củachúng sẽ khác nhau

1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information Systems) tậptrung vào quy trình kinh doanh và công nghệ thông tin quản lý quá trình hoạtđộng kinh doanh của một doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề trao đổithông tin và điều hành tác nghiệp trong các tổ chức doanh nghiệp Mục đích củanhững thông tin này giúp quản trị và điều khiển doanh nghiệp, đồng thời dựđoán về hiệu suất trong tương lai MIS thành lập các bảng báo cáo thông tin vềhiệu suất hiện tại của doanh nghiệp được cung cấp cấp thông tin từ hệ thống xử

lý thông tin TPS và các bảng báo cáo này phục vụ cho quản lý cấp trung

Với giải pháp hệ thống thông tin quản lý MIS, toàn bộ việc quản lý thông tinnhư trao đổi văn bản, giao việc, nhắc việc, báo cáo công việc, kế hoạch làmviệc, lịch làm việc, … đều sẽ tập trung trên một hệ thống duy nhất Mỗi nhân sựtrong cơ quan, tổ chức sẽ được cấp tài khoản để có thể đăng nhập và sử dụngcác tính trong hệ thống Người quản lý có thể điều phối và đưa ra quyết định từ

xa một cách dễ dàng hơn

DSS có thể được máy tính hóa hoặc điều khiển bởi con người Các hệ thống

lí tưởng sẽ phân tích thông tin và thực sự đưa ra quyết định cho người dùng Ítnhất chúng cho phép người dùng đưa ra quyết định sáng suốt hơn với tốc độnhanh hơn

Mục đích chính của việc sử dụng DSS là trình bày thông tin cho khách hàngmột cách dễ hiểu Một DSS rất hữu ích vì nó có thể được lập trình để tạo nhiềuloại báo cáo, tất cả dựa trên thông số kỹ thuật của người dùng

DSS về cơ bản là một ứng dụng, nó có thể được tải trên hầu hết các hệ thốngmáy tính, cho dù trên máy tính bàn hay máy tính xách tay Một số ứng dụngDSS cũng có sẵn trên các thiết bị di động

1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS

ESS (Executive Support System) được chuyên biệt hóa cho các lãnh đạo cấpcao, cung cấp thông tin chiến lược cho các lãnh đạo Hệ điều hành trên cung cấpquyền truy cập nhanh chóng các nhà lãnh đạo và giúp phân tích dữ liệu mộtcách có hệ thống và giúp các công ty dự báo và trù bị cho tương lai

ESS được sáng tạo dựa trên những nhu cầu quản lý của các nhà lãnh đạo cấpcao với tính năng truy xuất thông tin trong phạm vi lớn và trình bày thông tinmang tính khái quát cao Người dùng ESS có thể truy xuất thông tin cả bên

trong lẫn bên ngoài Thông qua hệ thống ESS, thông tin được diễn tả dưới dạngdạng đồ họa, bảng biểu hoặc văn bản tóm tắt, cho phép người dùng có thể nhìnnhận vấn đề một cách khái quát nhất

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

CỬA HÀNG BÁN CAFE 2.1 Tổng quan về hệ thống quản lý cafe chung:

2.1.1 Nhiệm vụ chung của một hệ thống quản lý cafe:

Hệ thống cafe sẽ bao gồm những nhiệm vụ chung bao gồm việc điều hành,phân công, hướng dẫn, giám sát toàn bộ hoạt động của quán Bao gồm việcphân công nhiệm vụ cho nhân sự, tiếp nhận và xử lý các sự việc phát sinh liênquan đến quán và khách hàng, lên kế hoạch, định hướng kế hoạch hoạt độngkinh doanh trong tuần/ tháng/ quý/ năm và phối hợp với các bộ phận khác tạiquán cafe Nhiệm vụ chung của hệ thống quản lí cafe sẽ bao gồm luôn cả việcquản lí nhân viên, quản lí tài chính, quản lí đặt bàn, quản lí nguyên liệu và một

số công việc khác như đề xuất cải tiến các hoạt động kinh doanh và thực hiệncác công việc khác nếu có sự chỉ đạo của cấp quản lí

2.1.2 Tổ chức quản lý của một quán cafe

2.1.2.1 Quản lý kho hàng

Bộ phận quản lý quán Cafe nhận nguyên liệu nhập về, tiến hành phân loạitheo sản phẩm, viết hóa đơn và lưu trữ trong kho Kho là nơi lưu trữ hàng hoáphân phối từ các đại lý tới cửa hàng, từ cửa hàng tới khách hàng Công việcquản lý kho hàng sẽ bao gồm các công việc như:

● Sắp xếp hàng hóa trong kho

● Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

● Giải quyết, kiểm soát công việc xuất nhập khẩu

● Quản lý giấy tờ cho các thủ tục xuất nhập kho

● Theo dõi và đảm bảo số lượng hàng tồn kho

● Kiểm kho theo định kỳ để tránh thất thoát hàng hoá

2.1.2.2 Phục vụ khách hàng :

Trước đây, khi khách bước vào nhân viên phục vụ sẽ hỏi khách số lượngngười đi cùng và sắp xếp chỗ ngồi, sau đó order trực tiếp với khách và ghi chép

bằng giấy và chuyển danh sách này cho nhân viên pha chế Khi đồ uống đượcpha chế xong thì nhân viên phục vụ sẽ mang ra cho khách, và việc thanh toánđược diễn ra khi khách hàng kết thúc quá trình ngồi tại quán cafe Hiện nay, quytrình phục vụ khách hàng mặt bằng chung đã có sự chuyển biến so với trướckia Khi khách hàng đến với doanh nghiệp, tất cả quy trình order và thanh toánđược trực tiếp diễn ra tại quầy thu ngân thông qua phần mềm máy tính Nhânviên pha chế sẽ dựa vào hóa đơn chuẩn để pha chế theo yêu cầu Khách hàngđược tự do chọn chỗ ngồi và chủ động nhận đồ uống khi nhân viên pha chế rahiệu hoàn thành

2.1.2.3 Quản lý bán hàng, doanh thu

Doanh thu đối với một tổ chức quản lý cafe là một trong những việc quantrọng và là nòng cốt chủ yếu của một hệ thống tổ chức quản lí quán cafe Vớiquán có quy mô nhỏ thì sẽ dễ dàng quản lý được doanh thu, còn đối với quán cóquy mô lớn hơn,việc chi tiêu quản lý sẽ khó để doanh nghiệp quản lí hết Saumỗi ngày, quản lý tổng hợp các sản phẩm đã bán trong ngày, ghi chép lại tổngdoanh thu từ phần mềm và kiểm kê tài sản

2.2 Khảo sát hiện trạng của cơ sở cafe Highlands

2.2.1 Tổng quan về một cơ sở Highlands Coffee

Highland Coffee được khảo sát nằm ở tại 74 Duy Tân, phường Hải ThuậnĐông, quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng Thương hiệu Highlands trên thịtrường chiếm một vị trí nhất định trong lòng khách hàng, vì vậy quán nằm trênđường có nhiều các doanh nghiệp, công ty lớn, bên cạnh đó còn có các cơ sởquản lý nhà nước, Highlands Coffee thu hút phần lớn các doanh nhân hay nhânviên công sở đến thăm

2.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của thương hiệu

Người sáng lập thương hiệu Highlands Coffee là ông David Thai, sinh năm

1972 tại miền Nam Việt Nam Được thành lập từ năm 1988 và chỉ tập trung vàomảng cafe đóng gói, đến năm 2002 thì quán cafe Highlands Coffee đầu tiên

chính thức ra mắt Tính đến thời điểm này thì đã có hơn 300 cơ sở hoạt độngtrên khắp Việt Nam

Highlands Coffee là một thương hiệu của Công ty cổ phần Việt Thái Quốc Tế(VTI) Mục tiêu của Highlands Coffee là đứng đầu ngành hàng bán lẻ cao cấptại Việt Nam Mục tiêu phấn đấu không ngừng của Công ty Việt Thái Quốc tế làluôn dẫn đầu thị trường bán lẻ cao cấp tại Việt Nam

2.2.3 Các sản phẩm

Đặc trưng của thức uống cà phê phin ở Highlands đó là hạt cà phê Robusta &Arabica được trồng trên các cao nguyên Việt Nam Ngoài ra, sở hữu bí quyếtrang xay và pha chế độc quyền khiến những ly cà phê phin ở Highlands đậm đà

và thơm lừng

Với menu phong phú đa dạng với các loại thức uống Highlands Coffee cònthu hút khách hàng với nhiều đồ uống tuyệt vời, mới lạ được cập nhật liên tục.Mới nhất là dòng Trà nhiệt đới bao gồm Trà ổi hồng, Trà mơ sơ ri; Trà xoàinhiệt đới Highlands Coffee là một lựa chọn thích hợp cho những phút nghỉ trưa

ít ỏi của nhân viên văn phòng; những phút tán gẫu, trò chuyện cùng bạn bè,người yêu hay những phút tụ họp, sum vầy bên gia đình với menu các món ănnhanh và thức uống chất lượng, hấp dẫn, phong phú, luôn làm hài lòng mọi thựckhách dù là khó tính nhất Bên cạnh đó, Highlands cũng là nơi được ưu tiên lựachọn trở thành một nơi làm việc lý tưởng, tiện lợi Tuy nhiên, bởi sự phổ biếnmạnh mẽ, vào giờ cao điểm từ 6h sáng đến 10h sáng là khoảng thời gianHighlands tiếp lượng khách lớn, và không thích hợp để trở thành nơi làm việc

và khách hàng sẽ được chủ động chọn vị trí chỗ ngồi theo ý mình Cung cấpmenu để khách hàng lựa chọn đồ uống Khách hàng có thể chọn đồ uống tựchọn hoặc nhờ nhân viên quán tư vấn Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán tạiquầy thu ngân, khách hàng được đưa thẻ chip tự phục vụ, khi thẻ chíp rung thìcũng là lúc thức uống được pha chế xong và khách tự phục vụ đồ uống củamình về chỗ ngồi Khi ra về, khách hàng được nhân viên giữ xe của quán lấy xe

và dắt xe theo hướng khách hàng cần đi

2.2.5 Quản lý nhân viên

Công việc quản lý của quán chủ yếu dựa trên các máy móc hiện đại, bao gồmviệc chấm công bằng dấu vân tay, bên cạnh đó, các việc quản lý công việc nhưdọn dẹp nhà vệ sinh thì được ghi chép thủ công trên giấy Do đó, dẫu Highlands

đã đầu tư về mặt thiết bị quản trị nhân lực nhưng vẫn còn một vài hạn chế Côngtác quản lý qua giấy tờ khiến việc lưu trữ tốn thời gian, và công tác bảo quảncủa gặp nhiều khó khăn, do vậy, việc sai sót khi cập nhật thông tin mới và tẩyxóa và điều không tránh khỏi

Tuy nhiên, mỗi ca làm việc tại Highlands đều có đồng thời nhân viên vàngười quản lý Điều này đã giảm thiểu phần lớn những rủi ro thường hay xảy ratrong quá trình làm việc, đồng thời, nhân viên được giám sát chặt chẽ trong quytrình làm việc và đem lại hiệu quả khả quan

Một số nguyên tắc quản lý thêm

- Phục vụ thêm nước mát trong thời gian họ đợi order hoặc đợi nhân viênphục vụ thức uống.

- Nhân viên cần kiên nhẫn chờ đợi khách order món, chủ động gợi ý mónnước ngon nhất hay bán nhất tại quán không chỉ giúp khách hàng ordernước nhanh hơn mà còn PR cho sản phẩm mới của quán mình

- Chủ động dắt xe giúp khách hàng giúp tăng thiên cảm của quán tronglòng khách hàng

- Thường xuyên cập nhật menu đồ uống mới nhằm luôn tạo sự hứng thúcho khách hàng, khuyến khích nhân viên sáng tạo thêm nhiều món nướcmới

- Vệ sinh quán thường xuyên, quét dọn và lau bàn ghế khi khách ra về, vệsinh dụng cụ pha chế thường xuyên

- Cấm mọi hành vi gian lận, vụ lợi cá nhân Nếu vi phạm sẽ bị xử phạt tùytheo mức độ, thậm chí là đuổi việc