MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU iv L1ỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI B[.]
ĐẶC ĐIỂM KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TNHH THỜI TRANG RED THỰC HIỆN
Đặc điểm khoản mục phải thu khách hàng có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm Công ty TNHH thời trang RED thực hiện
1.1.1 Đặc điểm khoản mục phải thu khách hàng trong báo cáo tài chính
Khoản mục phải thu khách hàng là một trong những khoản mục quan trọng trên Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Nó thể hiện phần tài sản của doanh nghiệp đang bị chiếm dụng trong quá trình thanh toán Chính vì vậy, khoản mục nợ phải thu có ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình tài chính thanh toán cũng như khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp.
Khoản mục nợ phải thu khách hàng được phản ánh thông qua tài khoản 131. Tài khoản này có số dư bên nợ và bên có Số dư bên nợ thể hiện số tiền còn phải thu của khách hàng Số dư bên có thể hiện số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, là một khoản mục rất quan trọng và có mối liên hệ với nhiều khoản mục khác trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trong quá trình giao dịch với khách hàng phát sinh rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến quan hệ thanh toán, trong đó có khoản mục nợ phải thu Khi doanh nghiệp chấp nhận bán vật tư hàng hóa, hay cung cấp dịch vụ của mình theo phương thức trả trước hay phương thức bán chịu thì xuất hiện nợ phải thu khách hàng Do đó dễ thấy, nêu số tiền của khoản nợ phải thu tăng lên thì tiền mặt thu được từ bán hàng sẽ giảm xuống và ngược lại Bên cạnh đó, nếu nợ phải thu tăng lên cùng với sự gia tăng của hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ hay trao đổi là sự giảm xuống của hàng tồn kho, nguyên vật liệu…ngoài ra khoản mục nợ phải thu cũng có quan hệ gián tiếp với một số tài khoản như thuế thu nhập doanh nghiệp khi nó là cơ sở để lập dự phòng phải thu khó đòi, do đó ảnh hưởng đến chi phí tài chính hoặc thuế giá trị gia tăng đầu ra…Không chỉ ảnh hưởng tới một số khoản mục trên Bảng cân đối kế toán mà khoản nợ phải thu cũng có mối liên hệ với một số khoản mục khác trên bảng kết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu, giá vốn hàng bán…Thông thường khi doanh thu cũng như giá vốn tăng lên thì các khoản nợ phải thu cũng tăng lên nếu chính sách bán chịu không thay đổi.
Các vai trò chủ yếu của khoản mục phải thu khách hàng là:
Ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng theo hình thức trả chậm: Đây là vai trò chủ yếu và quan trọng nhất của khoản mục phải thu khách hàng nhằm ghi nhận chính xác và kịp thời các khoản bán hàng mua chịu Doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng
Theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng: thông qua việc ghi nhận vào bên có của tài khoản 131 đơn vị có thể kiểm soát được quá trình trả nợ của khách hàng, đó là cơ sở cho việc thu hồi nợ và xét duyệt bán chịu sau này Công việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được phần nào rủi ro khi chấp nhận bán chịu cho khách hàng.
Đánh giá và xem xét khả năng thanh toán của khách hàng: từ việc ghi nhận và theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin của khách hàng qua nhiều kênh khách nhau Việc thường xuyên cập nhật tình hình biến động về mặt kinh doanh của khách hàng giúp doanh nghiệp đánh giá được khả năng trả nợ của khách hàng.
Khoản mục phải thu khách hàng là cơ sở để hạch toán các khoản mục dự phòng nợ phải thu khó đòi: Việc theo dõi quá trình thanh toán và đánh giá xem xét khả năng thanh toán của từng khách hàng giúp kế toán có cơ sở để ghi nhận các khoản dự phòng phải thu khó đòi Công việc này nhằm đảm bảo tính thận trọng trong quá trình ghi nhận các khoản phải thu và mức độ thu hồi các khoản phải thu này Giá trị thuần của khoản phải thu của Công ty bằng giá trị còn lại của khoản phải thu trừ đi khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Khoản mục phải thu khách hàng là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi được việc tuân thủ các chính sách bán chịu đã được đề ra: các chính sách cơ bản ở đây là thời gian thanh toán, lãi trả chậm…
Phân loại nợ phải thu
Có nhiều các phân loại nợ phải thu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để phân loại các khoản nợ phải thu giúp cho việc quản lý các khoản mục tốt hơn, cũng như kế hoạch thu hồi nợ và lập dự phòng phải thu khó đòi một cách tốt nhất.
Đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh, thương mại thì nợ phải thu có thể chia thành các loại chính sau: Nợ phải thu từ hoạt động bán hàng, nợ phải thu từ hoạt động đầu tư tài chính.
Đối với các doanh nghiệp xây dựng, thi công, xây lắp thì tuổi nợ thường lớn nên nợ phải thu thường được chia thành hai loại: Nợ phải thu dài hạn và nợ phải thu ngắn hạn.
Ngoài ra đối với các tổ chức tín dụng nợ phải thu còn được phân loại dựa vào khả năng thanh toán phân loại thành 5 loại: nợ đủ tiêu chuẩn, nợ cần chú ý, nợ dưới tiêu chuẩn, nợ nghi ngờ, nợ có khả năng mất vốn.
1.1.2 Tổ chức kế toán khoản mục phải thu khách hàng
Hệ thống chứng từ kế toán về khoản mục phải thu khách hàng:
Khoản mục phải thu khách hàng là một phần không thể tách rời của chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm 4 hoạt động cơ bản: Nhận đặt hàng; xuất kho; cung cấp hàng hóa, dịch vụ; lập hóa đơn và theo dõi nợ, thu tiền. Để theo dõi và hạch toán khoản mục, kế toán sử dụng hệ thống các tài liệu chứng từ sau: đơn hàng được xét duyệt, lệnh bán hàng, hợp đồng bán hàng, chứng từ khác sẽ được thực hiện trong chu trình bán hàng trên cơ sở hoạt động đặt hàng, cụ thể như: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng.
Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ xử lý đơn hàng tại Công ty TNHH thời trang RED
Trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chứng từ bao gồm phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và biên bản nghiệm thu dịch vụ, hàng hóa hoàn thành (xác nhận khối lượng và công việc đã hoàn thành cho khách hàng).
Dữ liệu cần lưu trữ trong hoạt động cung cấp hàng hóa gồm sổ phiếu xuất, ngày xuất kho, kho hàng, mặt hàng, số lượng, địa điểm, người giao người nhận, sổ đơn hàng, số phiếu xuất Đối với hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ chứng từ gồm có: các hóa đơn bán hàng, các bảng kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện, các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
Dữ liệu hóa đơn bán hàng lưu trữ bao gồm: sổ hóa đơn, ngày hóa đơn, khách hàng, mặt hàng, số lượng Việc theo dõi công nợ phải thu được thực hiện theo hai phương thức: quản lý nợ phải thu theo khách hàng và quản ký nợ phải thu theo từng chứng từ chi tiết Bên cạnh sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin nợ phải thu khách hàng còn phải có sổ chi tiết phải thu theo từng hóa đơn và tập tin nợ phải thu theo từng hóa đơn Phương thức thường được áp dụng cho doanh nghiệp có nghiệp vụ bán hàng lớn, cần theo dõi từng nghiệp vụ và trường hợp doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu cho từng khách hàng.
Kế toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
Nguyên tắc ghi nhận nợ phải thu
Mục tiêu kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH thời trang RED thực hiện
Kiểm toán BCTC là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin, về tính tuân thủ nguyên tắc Đối với mỗi chu trình hay mỗi khoản mục đều có những mục tiêu chung và mục tiêu đặc thù riêng Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200 xác định: “Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho KTV và Công ty
Kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không?” “Mục tiêu kiểm toán BCTC cũng giúp đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị”.
Do tính chất và vai trò vô cùng quan trọng của mình, phải thu khách hàng luôn là khoản mục được nhiều đối tượng quan tâm và kiểm toán khoản mục này là một phần rất quan trọng trong kiểm toán BCTC Với KTV tại Công ty TNHH thời trang RED, việc xác minh không chỉ dừng lại ở các mục tiêu chung mà còn phải cụ thể vào các mục tiêu đặc thù như: hiện hữu, đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, chính xác, đánh giá, trình bày và thuyết minh.
Biểu 1.1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng
Các khoản nợ phải thu đã ghi chép thì phải có thực tại thời điểm lập báo cáo Hiện hữu
Tất cả các khoản nợ phải thu đều được phản ánh ghi nhận đầy đủ trên báo cáo Đầy đủ
Các khoản nợ phải thu đều thuộc quyền sở hữu của đơn vị Quyền và nghĩa vụ Những khoản nợ phải thu phải được ghi chép đúng số tiền trên báo cáo tài chính và phù hợp giữa chi tiết của nợ phải thu khách hàng với sổ cái.
Các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được trích lập phù hợp, cuối kì phải đánh giá, quy đổi tỷ giá bình quân liên ngân hàng đối với những khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ. Đánh giá
Các khoản mục nợ phải thu phải được trình bày đúng đắn cũng như công bố đầy đủ những vấn đề liên quan như cầm cố, thế chấp
Trình bày và công bố
Kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH thời trang RED thực hiện
Trong cuộc kiểm toán, để đảm bảo tính hiệu quả, thu thập đủ bằng chứng kiểm toán có hiệu lực và thực hiện chức năng “xác minh, bày tỏ ý kiến”, cuộc kiểm toán cần được tiến hành theo 3 bước Tại công ty Công ty TNHH thời trang RED, 3 giai đoạn bao gồm:
Sơ đồ 1.2 Quy trình chung của kiểm toán tại Công ty TNHH thời trang RED
Giai đoạn I Chuẩn bị kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán và Thiết kế chương trình kiểm toán
Giai đoạn II Thực hiện kiểm toán
Thực hiện các thử nghiệm tuân thủ và Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Giai đoạn III Kết thúc kiểm toán
Hoàn thành kiểm toán Công bố báo cáo kiểm toán
Giai đoạn IV Giám sát kiểm tra kết quả
Thực hiện khuyến nghị kiểm toán
- Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát.
Trong giai đoạn này, KTV phải thực hiện các bước công việc chủ yếu sau:
Sơ đồ 1.3 Các bước công việc chính trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thực hiện thủ tục phân tích Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Khi KTV và Bộ phận kiểm toán nội bộ gửi thư chào hàng, thu nhận một khách hàng, quy trình kiểm toán sẽ bắt đầu KTV sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận của khách hàng mới và sự tiếp tục của khách hàng cũ, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán, thỏa thuận sơ bộ với khách hàng và ký hợp đồng kiểm toán.
Nhận diện các lý do kiểm toán của Công ty khách hàng
Bước công việc này, thực chất là công việc giúp KTV xác định được đối tượng và mục đích sử dụng BCTC của Công ty, Đây là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến số lượng bằng chứng cần phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến của KTVNB đưa ra Dựa trên tình hình hoạt động SXKD, khả năng của Công ty thông qua phỏng vấn trực tiếp, hoặc dựa vào kinh nghiệm của các cuộc kiểm toán trước đó để đưa ra quyết định hợp lý trong việc thiết kế phương pháp kiểm toán phù hợp Đồng thời, KTV phải thu thập thêm thông tin trong suốt quá trình kiểm toán để hiểu thêm về lý do kiểm toán của công ty Thông qua bước công việc này, BPKTNB cần ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chon đội ngũ nhân viên để thực hiên cho cuộc kiểm toán ở các giai đoạn tiếp theo.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán
Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp cho một cuộc kiểm toán nói chung và khoản mục chứa đựng nhiều rủi ro như khoản mục phải thu khách hàng nói riêng có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng của cuộc kiểm toán Chuẩn mực kiểm toán chung đầu tiên nêu rõ: “ Quá trình kiểm toán phải được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ thành thạo như một KTV” Do đó, trong quá trình lựa chọn đội ngũ nhân viên, Công ty kiểm toán cần quan tâm tới ba vấn đề chính:
- Lựa chọn những KTV có kiến thức và kinh nghiệm về ngành nghề kinh doanh của khách hàng,
- Tránh thay đổi KTV trong các cuộc kiểm toán cho một khách hàng trong nhiều năm,
- Nhóm kiểm toán có những người có khả năng giám sát các nhân viên chưa có kinh nghiệm trong nghề Đối với những khoản mục quan trọng như TK 131, sẽ do những KTV dày dặn kinh nghiệm, thường xuyên đảm nhận khoản mục này thực hiện.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ sở
Sau khi chuẩn bị kế hoạch kiểm toán, KTV tiến hành thu thập, tìm hiểu về hệ thống kế toán đối với khoản mục phải thu khách hàng và các bên liên quan để hoạch định các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty, nhất là giúp KTV xác định được khu vực có rủi ro cao để có biện pháp kiểm toán thích hợp Đồng thời, KTV đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đánh giá ban đầu về mức trọng yếu với BCTC cũng như khoản mục phải thu khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích để xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Đối với khoản mục phải thu khách hàng, việc thu thập thông tin thường được tiến hành thông qua:
- Ngành nghề kinh doanh nào cũng có những đặc điểm riêng, thông qua việc nắm rõ ngành nghề kinh doanh của khách hàng, KTV có thể xác định được mức độ quan trọng và kết cấu của khoản phải thu của công ty Với những công ty có kết cấu khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản, công tác kiểm toán cần chú ý vào sự phản ánh trung thực, đầy đủ và hợp lý của các khoản phải thu khách hàng.
- KTV cần tìm hiểu những thay đổi về các khoản phải thu khách hàng, việc thay đổi các khách hàng thường xuyên, hoặc khách hàng mới,… trong các năm trước.
- KTV cần nhận diện các bên liên quan với doanh nghiệp Đây là bước thu thập thông tin quan trọng, đó là thu thập các mối quan hệ giữa BGĐ, kế toán trưởng với khách hàng, nhà cung cấp, các ngân hàng, các đơn vị tín dụng,…Thông qua phỏng vấn và đánh giá mối quan hệ có thể đưa ra những nhận xét ban đầu về rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra đối với các số liệu kế toán khoản phải thu khách hàng của công ty.
- Cuối cùng, KTV cần thu thập các tài liệu, số liệu kế toán do kế toán trưởng cung cấp về phải thu khách hàng như: BCĐKT, BCĐSPS, nhật ký bán hàng,nhật ký thu tiền, sổ cái TK 131,…để tiến hành phân tích sơ bộ.
Bước 3: Thực hiện thủ tục phân tích
Theo CMKTVN số 520: “ Quy trình phân tích bao gồm việc so sánh các thông tin tài chính như: so sánh thông tin tương ứng trong kỳ này với kỳ trước ; so sánh giữa thực tế với kế hoạch của đơn vị (ví dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng ); so sánh giữa thực tế với ước tính của kiểm toán viên (Ví dụ: Chi phí khấu hao ước tính ); so sánh giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mô hoạt động hoặc với số liệu thống kê, định mức cùng ngành (Ví dụ: Tỷ suất đầu tư, tỷ lệ lãi gộp) Quy trình phân tích cũng bao gồm việc xem xét các mối quan hệ: Giữa các thông tin tài chính với nhau (Ví dụ: mối quan hệ giữa lãi gộp với doanh thu ) ; giữa các thụng tinh tài chính với các thông tin phi tài chính (Ví dụ: mối quan hệ giữa chi phí nhân công với số lượng nhõn viờn )’’ Thủ tục phân tích được áp dụng trong mọi cuộc kiểm toán và trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán Qua đó, KTV có thể xác định được nội dung cơ bản của cuộc kiểm toán Các thủ tục phân tích được kiểm toán viên sử dụng khi kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng gồm hai loại cơ bản: phân tích ngang và phân tích dọc.
Phân tích ngang (phân tích xu hướng): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu trên BCTC Cụ thể, đối với khoản phải thu khách hàng, KTV tiến hành:
- So sánh về số liệu nợ phải thu khách hàng của kỳ này với kỳ trước Qua đó, KTV có thể nhận thấy tình hình biến động bất thường của khoản mục và xác định được các vấn đề cần quan tâm.
- So sánh các chỉ tiêu của Công ty khách hàng với chỉ tiêu chung của toàn ngành.
- So sánh số nợ phải thu khách hàng thực tế với số dự toán hay ước tính của KTV
Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên BCTC, tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán hiện hành, tỷ suất về cơ cấu vụ́n,… Trong quá trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách KTV thường sử dụng một số tỷ suất sau:
Trong đó, tài sản ngắn hạn bao gồm cả các khoản phải thu khách hàng Việc phân tích các tỷ suất sẽ giúp KTV có thể phát hiện ra một số vấn đề liên quan đến các khoản phải thu khách hàng Sự tăng lên hoặc giảm đi đáng kể của các tỷ suất này sẽ chỉ ra những vấn đề về tính trọn vẹn và hiện hữu của khoản mục này Bên cạnh đó, các tỷ suất còn chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi của một số khoản tài sản khác (tiền, tài sản ngắn hạn).