Chuyên đề thực tập công ty cổ phần nước mắm thanh hương

9 MỤC LỤC I TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 2 1 Thông tin tổng quát về cơ sở thực tập 2 2 Cơ cấu tổ chức và các loại sản phẩm 3 2 1 Cơ cấu tổ chức 3 2 2 Sản phẩm của công ty 6 3 Lịch sử hình thành và phát[.]

M C L C Ụ Ụ

I TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 2

1 Thông tin tổng quát về cơ sở thực tập: 2

2 Cơ cấu tổ chức và các loại sản phẩm 3

2.1 Cơ cấu tổ chức 3

2.2 Sản phẩm của công ty: 6

3 Lịch sử hình thành và phát triển 8

3.1 Lịch sử hình thành: 8

3.2 Sự phát triển trong bốn năm trở lại đây: 8

4 Thực trạng tin học hóa tại công ty: 10

4.1 Trang bị về phần cứng: 10

4.2 Trang bị về phần mềm: 12

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu: 16

1 Mục đích, lý do chọn đề tài: 16

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 17

3 Phương pháp nghiên cứu 17

4 Sơ bộ về phần mềm: 18

4.1 Dữ liệu đầu vào: 18

4.2 Dữ liệu đầu ra: 19

4.3 Chức năng chính của phần mềm: 20

5 Đối tượng được hưởng lợi của đề tài: 21

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP

1 Thông tin tổng quát về cơ sở thực tập:

- Tên giao dịch: Công ty cổ phần nước mắm Thanh Hương

- Trụ sở giao dịch: số 198 Lê Lai, phường Đông Sơn, thành phố Thanh Hóa

- Nhà máy sản xuất: Xã Hải Châu, huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

- Điện thoại: (037)3852325

- Nghành nghề kinh doanh: Sản xuất kinh doanh nước mắm và các mặt hàng tiêu dùng khác như mắm tôm, mắm chua, gia vị,

- Mã số thuế: 2800123572

- Số TK: 50110000000278 Ngân hàng đầu tư và phát triển Thanh Hóa

- Giấy phép kinh doanh: 055758_ngày cấp : 2/10/1998

- Chủ tịch hội đồng quản trị: Nguyễn Bá Thang

- Logo công ty:

2 Cơ cấu tổ chức và các loại sản phẩm.

2.1Cơ cấu tổ chức

Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty CP nước mắm Thanh Hương thông qua tài liệu công ty phòng TCHC:

Giới thiệu chi tiết bộ máy của công ty cũng như chức năng, vai trò, nhiệm vụ của các phòng ban Công ty CP nước mắm Thanh hương được chia thành 10 phòng ban cụ thể như sau, bao gồm cả hai cơ sở là nhà máy sản xuất và cơ sở buôn bán:

1 HĐQT

- Đưa ra quyết sách, định hướng chiến lược phát triển trung và dài hạn cho công ty

- Giải quyết vấn đề về cổ phần và định hướng đầu tư

- Giám sát, chỉ đạo ban giám đốc

- Miễn nhiệm, bổ nhiệm nhân viên

2 Ban giám đốc

- Thực hiện các chiến lược kinh doanh mà Hội đồng quản trị đã đặt ra

- Điều hành công ty đạt được các mục tiêu cuối cùng

- Giải quyết công việc mà các phòng ban đệ trình

- Hỗ trợ, cố vấn hội đồng quản trị đưa ra quyết định

3 Quản lý sản xuất

- Quản lý nguyên liệu đầu vào

- Quản lý chất lượng sản phẩm đầu ra

- Quản lý quá trình sản xuất như trưng, chượp

- Quản lý kho hàng

- Xuất kho hàng

- Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm hạn chế rủi ro sản phẩm kém chất lượng

4 Bộ phận kĩ thuật

- Kiểm tra bộ phận kỹ thuật thủy phân

- Phần mềm, phần cứng

- Khắc phục sự cố trong sản xuất

- Sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị

- Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện

- Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối

- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho Doanh nghiệp

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Sản xuất, Phân phối, nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng

6 Phòng hành chính nhân sự

- Tuyển nhân viên làm việc thích hợp

- Hoạch định kế hoạch nhân sự như cắt giảm hay tăng thêm

- Điều phối quan hệ giữa các phòng ban

- Quản lý hồ sơ và nhân viên

- Thăm hỏi nhân viên lâu năm, nhân viên ốm

7 Phòng kế toán

- Quản lý sổ sách, nhập, xuất, hóa đơn chứng từ

- Quản lý lương cho nhân viên

- Quản lý tiền thuế, doanh thu của công ty

- Quản lý tài sản, quyết toán hợp đồng

- Quản lý bảo hiểm cho nhân viên

8 Phòng kiểm sát

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm

- Giám sát các hoạt động sản xuất và tiêu thụ

- Chỉ ra sai phạm và xử lý sai phạm

2.2Sản phẩm của công ty:

Quy trình sản xuất nước mắm tại công ty

Nước mắm được sản xuất theo phương pháp truyền thống như sơ đồ trên với nguyên liệu đầu vào là cá với độ đạm cao

Tùy theo độ đạm khác nhau mà giá thành của các loại nước mắm cũng khác nhau, các sản phẩm của công ty được chia thành 4 nhóm bao gồm :

Loại 4 có độ đạm < 23%

Loại 3 có độ đạm > 23%

Loại 2 độ đạm > 27%

Loại 1 độ đạm > 35%

Ngoài ra, công ty CP nước mắm Thanh Hương còn tham gia sản xuất một số sản phẩm hàng gia dụng có nguyên liệu từ biển nhập trực tiếp từ các nhà cung cấp uy tín quen thuộc, đảm bảo nguồn gốc xuất xứ và giá cả cạnh tranh đó là: mắm tôm, mắm tép, mắm chua, gia vị giá dao động từ 11.000đ đến 50.000đ một sản phẩm đóng chai, tuy nhiên nước mắm vẫn chiếm trọng cao nhất trong thu nhập của công ty

Nước mắm

≈80%

Sp khác

≈20%

Tỉ lệ doanh thu từ sản phẩm

3 Lịch sử hình thành và phát triển.

3.1Lịch sử hình thành:

Nhà máy nước mắm Thanh Hương được thành lập đầu tiên vào năm 1960 nhưng chính thức đi vào hoạt động như một xưởng sản xuất quy mô và có hệ thống là vào ngày 08/01/1993 với sáu thành viên chính trong đó có chủ tịch hội đồng quản trị hiện tại, ông Nguyễn Bá Thang Nhà máy ban đầu chỉ kinh doanh duy nhất một mặt hàng là nước mắm, sau đó trong quá trình mở rộng quy mô, cơ sở sản xuất thêm nhiều mặt hàng liên quan như mắm tôm, mắm tép, mắm chua cũng được mọi người tiêu dùng ủng hộ và gắn bó

Năm 2009 công ty CP nước mắm Thanh Hương di chuyển toàn bộ nhà máy sản xuất vào xã Hải Châu, huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa nhưng vẫn duy trì trụ sở chính tại số 198 Lê Lai, thành phố Thanh Hóa Mặc dù gặp nhiều khó khăn và tăng chi phí cũng như cạn tranh ngày càng khốc liệt nhưng công ty vẫn đứng vững và phát triển trở thành công ty đầu tiên trong ngành được cấp phép trở thành công ty cổ phần

3.2Sự phát triển trong bốn năm trở lại đây:

2013 2014 2015 2016 0

1

2

3

4

5

6

Lượng tiêu thụ (tấn)

Nước mắm Mặt hàng khác

Nhìn chung hàng năm lương tiêu thụ nước mắm đều tăng nhưng không đồng đều nhờ sự mở rộng thị trường miền trung và miền bắc, năm 2016 tăng

trưởng nhiều hơn mọi năm vì một số nhãn hiệu nước mắm người tiêu dùng tin dùng bị nhiễm asen nên lượng tiêu thụ hai quý cuối của công ty tăng nhanh hơn nững năm trước và kéo theo cả sự tin tưởng sử dụng những sản phẩm khác của công ty

Số liệu được thống kê từ năm 2013-2016 vì năm 2012 giá nước mắm tăng nhiều hơn( mặc dù các năm khác cũng có tăng nhẹ ) khiến doanh thu các năm sau tăng tuy nhiên lượng tiêu thụ không nhiều biến động

Hiện nay nước mắm Thanh Hương đã được phân phối hầu khắp miền bắc và các tỉnh miền trung và nhận được nhiều phản hồi tích cực bởi làn sóng sử dụng thực phẩm sạch không phụ gia và chất bảo quản, nước mắm của công ty đáp ứng được hai nhu cầu này của khách hàng nên lượng tiêu thụ ngày càng tăng Vì thế lượng chi nhánh muốn nhập hàng công ty về bán cũng tăng từ

250 lên gần 350 tính từ năm 2012 đến 2016 mặc dù chi nhánh còn nhỏ lẻ và rời rạc

Doanh thu của các chi nhánh chiếm hơn 70% tổng doanh thu bán hàng của công ty, do đó cần được quan tâm một cách bài bản hơn Việc trở thành một chi nhánh của công ty có thủ tục rất đơn giản, làm một hợp đồng theo mẫu của công ty và thế chấp một số tiền tương đương với 75% giá trị đơn hàng đầu tiên, sau khi hàng chuyển xong sẽ thanh toán tổng đơn hàng, số tiền đặt cọc được giữ lại cho đơn hàng tiếp theo đối với hách hàng mới, còn đối với khách hàng là chi nhánh cũ của công ty đã thực hiện nhiều giao dịch và chi nhánh mới được hỗ trợ bán hàng theo kiểu “tất tay” nghĩa là thanh toán 100% giá trị đơn hàng như khách lẻ hoặc được công ty trợ giá bằng cách chiết khấu theo số lượng hoặc cho nợ không quá 20% tiền hàng

Công ty có hai sản phẩm bán lẻ là nước mắm đóng chai và nước mắm không đóng chai, nước mắm đóng chai có sẵn được đóng gói và chia chai 500ml hay 1l, tùy vào độ đạm của nước mắm mà giá thành khác nhau; hai là nước mắm sản xuất trực tiếp tức là người dân đăng kí số lít ngoài quầy và lấy hóa đơn sau đó mới vào khu xưởng bơm để lấy nước mắm tại quầy với nhiều mức giá

khác nhau đáp ứng nhu cầu sử dụng nước mắm mới trực tiếp không chất bảo quản của người dân

Doanh thu đáng kể của công ty cũng phải kể đến việc buôn bán nước mắm cốt cá cơm cho nhà hàng, khách sạn, khách lẻ trong và ngoài tỉnh với lượng tiêu thụ lên tới hơn 2 triệu tấn một năm đem lại doanh thu hàng chục tỉ đồng cho công ty

4 Thực trạng tin học hóa tại công ty:

4.1Trang bị về phần cứng:

- Cơ sở vật chất:

Bộ phận/đơn vị Số lượng Trang thiết bị

core i5 ram 4GB, hdd 500GB

i5 ram 4GB, Hdd 320GB

2 duo E8400, ram 2GB, Hdd 160GB

máy cây cấu hình core 2 duo E8400, ram 2GB, Hdd 160GB và 1 laptop dell core i3-380M, Hdd 320GB

Bộ phận kinh doanh 4 4 laptop riêng của nhân

viên tự túc đều có cấu hình cao ( core i5-i7, Ram 4GB, Hdd 320-500GB )

Tổ chức hành chính nhân

sự 6 6 máy cây cấu hình core2 duo E8400, ram 2GB,

Hdd 160GB

i5 ram 4GB, Hdd 320GB

Công nhân sản xuất và

Ban kiểm soát 2 2 laptop dell core

i3-380M,Hdd 320GB

Giải thích:

- Công ty CP nước mắm Thanh Hương đã chuyển nhà máy sản xuất về Xã Hải Châu, huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa cách nhau hơn 60km, số lượng nhân sự như đã tổng hợp trong bảng trên là tổng số nhân sự của cả hai cơ

sở, nhà máy tại Xã Hải Châu, huyện Tĩnh Gia là cơ sở chỉ sản xuất mà không chịu trách nhiệm bán hàng, có thể xem đây chính là kho của cơ sở bán hàng tại số 198 Lê Lai, phường Đông Sơn, thành phố Thanh Hóa

- Tại sao bộ phận kỹ thuật lại có số lượng máy ít: bộ phận kỹ thuật của Công ty CP nước mắm Thanh Hương không chỉ đơn thuần bao gồm nhân viên kĩ thuật lập trình hay kĩ thật máy tính, nhân viên kỹ thuật, như đã nói

ở trên, tại cơ sở sản xuất và cơ sở bán hàng về vai trò là khác nhau Do những năm gần đây đổi mới theo phương pháp hiện đại sử dụng phương pháp thủy phân nước mắm nên về cơ bản có ba loại hình nhân viên kỹ thuật, bao gồm, một nhân viên kỹ thuật điện tử chuyên về phần mềm hay máy tính tại cơ sở bán hàng, sáu nhân viên kỹ thuật trong việc ướp chượp

cá mắm có tay nghề cao và ba viên kĩ thuật hệ thống thủy phân có máy móc trong đó có một nhân viên tại cơ sở bán hàng duy trì hệ thống bơm hàng phân phối hàng đến các thùng lớn Những nhân viên kỹ thuật ướp chượp cá thì không sử dụng đến máy tính nên phòng kỹ thuật tại nhà máy sản xuất chỉ bao gồm hai máy cây có cấu hình như trên

- Tại sao bộ phận bán hàng và bộ phận phục vụ lại không có máy tính, vì Công ty CP nước mắm Thanh Hương còn sử dụng hóa đơn giấy với thao tác hoàn toàn thủ công, tức là bộ phận bán hàng sẽ viết hóa đơn tay rồi

cuối ngày được một nhân viên phòng kế toán tổng hợp lại và nhập file excel, dự kiến sau tết âm lịch công ty sẽ mua phần mềm bán hàng

- Về phần những trang thiết bị khác như moderm, dây dẫn, đường truyền mạng sẽ được đề cập chi tiết trong bản báo cáo chi tiết

4.2Trang bị về phần mềm:

STT Bộ phận/đơn vị Phần mềm sử dụng Nhà cung cấp

Microsoft World Microsoft

Microsoft World Microsoft

3 Quản lý sản xuất Microsoft Excel

Microsoft World Microsoft

4 Bộ phận kĩ thuật Microsoft Excel

Microsoft World Microsoft

5 Bộ phận kinh doanh Microsoft World

Microsoft Excel Microsoft

6 Tổ chức hành chính nhân

sự Microsoft ExcelMicrosoft World Microsoft

Microsoft World Fast accouting

Microsoft FAST

8 Công nhân sản xuất và bán

Microsoft World Microsoft

10 Bộ phận phục vụ không có không có

Về phần mềm:

Ngoài bộ phận kế toán ( tính đến thời điểm ngày 15/01/2017) sử dụng phần mềm Fast thì các bộ phận khác đều dùng Excel để tính toán và tổng hợp báo cáo Hóa đơn được tập hợp một cách thủ công rồi thống kê hàng ngày cho hệ thống bán lẻ:

( ảnh cắt từ clip)

 Tính cấp thiết của đề tài:

Công ty CP nước mắm Thanh Hương là một trong những doanh nghiệp thực phẩm đi đầu của tỉnh, ngày càng nhiều người tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty vì mức độ an toàn VSATSP của sản phẩm nước mắm cũng như phụ gia gia vị, tuy nhiên việc chưa công nghệ hóa hay phát triển hệ thống thông tin của doanh nghiệp đã phần nào ngăn cản việc mở rộng quy mô và khách hàng của công ty bởi sự thủ công lạc hậu trong việc bán hàng làm khách hàng cảm thấy khó chịu cũng như năng suất làm việc của các phòng ban bị suy giảm Việc bán hàng và quản lý sản phẩm có nhiều khó khăn vì hàng hóa rất đa dạng cả về hình thức bán hơn nữa việc chăm sóc đến các đại lý bán lẻ cũng chưa được quan tâm một cách có hệ thống và triệt để, mặc dù đây là nguồn thu nhập chính của công ty

Do đó việc nâng cấp hệ thống thông tin của công ty CP nước mắm Thanh Hương

là vấn đề mang tính tầm nhìn chiến lược vô cùng cấp thiết của công ty nhằm mục đích đem lại sự thuận tiện thoải mái cho khách hàng, sự nhanh chóng cho công nhân viên và lãnh đạo cũng như mục đích to lớn hơn là mở rộng thị trường, thị phần mang lại doanh thu cho công ty

 Đề xuất giải pháp:

Mục tiêu của doanh nghiệp nào cũng là tối đa hóa lợi nhuận và theo đó hoạt động sản xuất kinh doanh phải đạt được hiệu quả cao, lãi càng nhiều càng tốt Chính vì vậy các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm thiểu chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, vì khi chi phí cao sẽ là cho lợi nhuận thấp hoặc

là mở rộng thị phần tăng doanh thu của công ty Chính vì hiểu được điều này, em

đã đưa ra ba phương án thực hiện phát triển hệ thống thông tin của công ty

Một là, lập trang web bán hàng cho công ty Hiện nay bán hàng online rất

phổ biến với thời đại công nghệ thông tin hiện đại, hơn nữa cuộc sống được nâng cao, giao thông thuận lợi khiến nhu cầu tiêu dùng của người dân nâng cao lên một cách đáng kể, đặc biệt là sự phát triển của mạng xã hội hiến cho việc tương tác bán hàng online trở thành một giải pháp tuyệt vời để tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trường Theo khảo sát thực tế thì công ty CP nước mắm Thanh Hương thậm chí còn chưa có trang web quảng cáo sản phẩm chính thức cũng như trang web bán hàng online, khiến một số khách hàng không đến tận nơi hay một số nơi không có chi nhánh không biết công ty có những sản phẩm gì để mua Do đó, lập website bán hàng, giới thiệu sản phẩm là một việc hết sức cần thiết

Hai là, việc bán hàng cần phải được quản lý thật chặt chẽ Quản lý bán

hàng càng khoa học thì hiệu quả kinh tế càng cao Chính vì vậy việc áp dụng phần mềm vào quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết không chỉ cho công ty có

thể thao tác nhanh trên hệ thống, tổng hợp nhanh hóa đơn cần báo cáo cũng như xác định rõ lượng tiêu thụ của khách hàng để đưa ra những quyết định hợp lý mà khách hàng cũng không phải đợi chờ lâu mỗi khi đi mua hàng tại công ty Do vậy, cần phải thiết kế phần mềm bán hàng phù hợp với tình hình và quy mô hiện tại của công ty

Ba là, tổng doanh thu của đơn vị chi nhánh chiếm đến hơn 70% doanh thu

của công ty nhưng chưa được quan tâm chăm sóc một cách hợp lý và quy mô, do vậy, cần có một phần mềm quản lý hệ thống hơn 300 cửa hàng được xem như chi nhánh bán lẻ sản phẩm của công ty nhằm nâng cao sức cạnh tranh giữa các chi nhánh, nâng cao doanh số bán hàng cũng như thêm nhiều lợi ích hứa hẹn cho các chi nhánh để hoạt động tốt hơn

Căn cứ trên trạng ứng dụng CNTT tại Công ty Cổ phần nước mắm Thanh Hương và những khó khăn, bất cập mà công ty đang gặp phải, cũng như tham khảo ý kiến giáo viên hướng dẫn thực tập, đã quyết định đưa ra phương án giải

quyết cho thực trạng của công ty bằng cách thực hiện đề tài “Thiết kế và xây

dựng phần mềm quản lý hệ thống đại lý phân phối sản phẩm cho Công ty Cổ phần nước mắm Thanh Hương”.

II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:

Đề tài: “Thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý hệ thống đại lý phân phối sản phẩm cho Công ty Cổ phần nước mắm Thanh Hương”

1 Mục đích, lý do chọn đề tài :