BÁO CÁO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN II ĐHCT

Tốc độ tăng trưởng doanh số bình quân hàng năm đạt 60%-70% so với năm trước. Hiện tại, Công ty đang triển khai hệ thống nhà phân phối khu vực miền Bắc, miền Trung và miền Nam. Sản phẩm bánh kẹo của Công ty đang được giới thiệu và tiêu thụ tới từng địa bàn dân cư trên 63 tỉnh thành cả nước.

Trang 1

PHẦN 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ĐẠI PHÁT1.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY

- Tên Công ty : Công ty TNHH bánh Đại Phát

Công ty TNHH Đại Phát, tiền thân là công ty bánh kẹo Ngon – Bổ - Rẻ thành lập

và hoạt động từ năm 1988 Năm 2007, Công ty chuyển đổi thành Công ty TNHH Đại Phát, đóng trụ sở và hoạt động tại khu công nghiệp 126A5, đường 30/04 phường Xuân Khánh, quận Ninh Kiều, tp Cần Thơ

Công ty chuyên cung cấp các loại bánh chất lượng cao với giá thành hợp lý phục

vụ đông đảo quần chúng nhân dân từ nông thôn đến thành thị

Hiện tại, chủng loại sản phẩm bánh của Công ty hiện nay rất phong phú, với 3 dòng sản phẩm chính là kẹo dẻo, kẹo cứng và bánh mặn, với trên 20 loại sản phẩm khácnhau phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu

Trang 2

DANH SÁCH CÁC LOẠI HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH ĐẠI PHÁT

15000

kem hương socola 400g

* Chương trình khuyến mãi:

- Hóa đơn từ 1tr-3tr : chiết khấu 2%

- Hóa đơn từ 3tr-5tr : chiết khấu 5%

- Hóa đơn từ trên 5tr : chiết khấu 8%

Trang 3

Công ty TNHH bánh kẹo Đại Phát luôn tâp trung đầu tư đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng các sản phẩm bánh kẹo để tạo được uy tín với thị trường trong nước và xuất khẩu.

Tốc độ tăng trưởng doanh số bình quân hàng năm đạt 60%-70% so với năm trước Hiện tại, Công ty đang triển khai hệ thống nhà phân phối khu vực miền Bắc, miền Trung và miền Nam Sản phẩm bánh kẹo của Công ty đang được giới thiệu và tiêu thụ tới từng địa bàn dân cư trên 63 tỉnh thành cả nước

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất, Công ty thực hiện nghiêm ngặt chính sách

an toàn vệ sinh thực phẩm theo quy định hiện hành Ngoài việc tuân thủ đầy đủ các quyđịnh về vệ sinh an toàn thực phẩm và được chứng nhận đầy đủ bởi các cơ quan chức năng Công ty đã xây dựng một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm chặt chẽ, từ khâu thu mua nguyên vật liệu, lựa chọn nguồn nguyên liệu sạch, tiếp đến là áp dụng cácquy trình chuẩn để sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm

Bộ phân kiểm soát thường xuyên giám sát, kiểm tra chọn mẫu chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn của Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm, việc thực hiện lấy mẫu kiểm tra được diễn ra theo từng ca sản xuất hàng ngày Các nhãn hiệu sản phẩm của Công ty

đã được đăng ký bản quyền đầy đủ tại Cục sở hữu trí tuệ

Với phương châm "Cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng, mang lại hương vị mới cho cuộc sống", Sản phẩm của Công ty đang trở thành một phần không thể thiếu hàng ngày của người tiêu dùng Việt Nam

Bộ phận nhân sự của công ty gồm có:

+ Giám đốc : Phạm Thị Thu Trang

+ Phó giám đốc: Nguyễn Thùy Vân

+ Thư ký: Hoàng Thị Ngọc Mai

+ Kế toán trưởng: Nguyễn Phương Vy

+ Thủ kho: Trương Thị Thúy Vy

Trang 4

+ Nhân viên bán hàng: Trần Thị Kim Yến

+ Ban kiểm soát: Nguyễn Thị Phương Thảo

1.3 MỤC TIÊU

 Không ngừng nâng cao lợi ích của cổ đông;

 Tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh;

 Làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước;

 Nâng cao thu nhập của người lao động trong Công ty

1.4 CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG CỦA CHÚNG TÔI LÀ:

Đại Phát cam kết:

1 Tuân thủ pháp luật Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

2 Không ngừng đổi mới, đảm bảo luôn thoả mãn và vượt lên trên sự mong đợi củakhách hàng

3 Duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 và hệ thống HACCP Code

2003 có hiệu lực và hiệu quả

Trang 5

PHẦN 2 CÁC CHU TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ

THỦ TỤC KIỂM SOÁT 2.1 GIỚI THIỆU 20 NGHIỆP VỤ MUA HÀNG, 20 NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG

2.1.1 20 NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (20)

1 Ngày 10/3/2013, mua 20 thùng AFC rau củ loại 200g (20 gói/ thùng) của công ty Kinh

Đô theo Hóa đơn số 0034 , giá mua 160.000/thùng, VAT 10%, chưa thanh toán cho người bán

2 Ngày 11/4/2013, Mua văn phòng phẩm phục vụ cho các bộ phận, giá mua 3.500.000,

VAT 10% đã thanh toán cho người bán bằng tiền mặt

3 Ngày 11/4/2013, mua hàng hóa theo hóa đơn GTGT của công ty TNHH Hưng Thịnh theoHóa đơn 0104:

- 50 thùng (10 gói) bánh quy ngọt không kem loại 800g, giá mua 450.000/thùng

- 30 thùng (12 gói) bánh quy ngọt không kem loại 500g, giá mua 320.000/thùng

Tất cả thanh toán bằng chuyển khoản, do DN thanh toán trước thời hạn nên được hưởng

CKTT 2% trên tổng trị giá thanh toán nhận bằng tiền mặt

4 Ngày 12/4/2013, chi tiền mặt mua VPP về sử dụng ngay 360.000

5 Ngày 13/6/2013, chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên mua hàng 14.000.000

6 Ngày 13/6/2013, nhân viên thanh toán tạm ứng:

- Mua 40 thùng AFC rau củ loại 400g (15goi/thùng), giá mua trên hóa đơn là 13.200.000, gồm thuế GTGT là 1.200.000

- Chi phí vận chuyển hàng hóa 330.000, thuế GTGT 30.000

- Tiền thừa nhập lại quỹ

7 14/6/2013, nhập kho 100 thùng bánh quy ngọt kem hương socola ( thùng 20goi) theo Hóađơn 0128, giá mua chưa thuế 240.000/thùng, chưa thanh toán cho người bán Hàng của

Công ty Hưng Thịnh

8 Ngày 16/7/2013, nhận được số hàng do công ty Minh Phước gửi đến theo Hóa đơn 0135, gồm 10 thùng AFC lúa mạch 400g (10 gói/thùng) với giá mua chưa thuế 170.000/thùng; 22 thùng bánh quy ngọt kem dâu 400g (10goi/thùng) với giá mua đã có thuế 264.000/thùng Trong quá trình kiểm nhận, phát hiện thiếu 3 thùng Bánh quy ngọt, công ty chấp nhận thanhtoán theo số thực nhận Nếu công ty thanh toán trong vòng 10 ngày sẽ được hưởng CKTT là2%

9 Ngày 20/8/2013, nhận được giấy đòi nợ của Công ty Ngọc Minh, yêu cầu công ty thanh toán cho lô hàng tháng trước, giá trị chưa thuế là 19.000.000, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt

10 Ngày 22/8/2013, thuê xe vận chuyển hàng đi bán trả bằng tiền mặt 500.000

11 Ngày 22/8/2013, số hàng mua của công ty Minh Phước, công ty được giảm 10% giá

thanh toán ( gồm thuế VAT 10%) do hàng kém phẩm chất Đơn vị chi tiền mặt thanh toán cho công ty Minh Phước trong thời gian được hưởng chiết khấu

12 Ngày 24/8/2013, nhận được 45 thùng bánh quy ngọt kem vany 400g (12goi/thùng) theo Hóa đơn 0145 do đơn vị đặt hàng của công ty Hùng Cường tháng trước, giá mua mỗi thùng 300.000/thùng, thuế 10%, chưa thanh toán cho người bán

13 Ngày 28/9/2013, mua 20 thùng AFC rau củ 200g của công ty Kinh Đô theo Hóa đơn

0210, giá mỗi thùng chưa thuế là 170.000/thùng, bán ngay cho KH A với giá bán

220.000/thùng Tiền mua hàng và bán hàng đều chưa thanh toán

Trang 6

14 Ngày 1/10/2013, công ty nhận lô hàng đang đi đường tháng trước gồm 15 thùng bánh quy ngọt không kem 800g của công ty Hưng Thịnh với giá mua 450.000/thùng, VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt Hóa đơn số 0222.

15 Ngày 5/10/2013, mua VPP sử dụng ở các bộ phận, thanh toán ngay bằng tiền mặt

2.200.000, chi phí vận chuyển đã bao gồm thuế 220.000 trả bằng tiền mặt

16 Ngày 6/10/2013, mua 50 thùng AFC rau củ 400g của công ty Kinh Đô theo Hóa đơn

0225, giá mua mỗi thùng chưa thuế là 250.000/thùng, thanh toán bằng chuyển khoản

17 Ngày 8/10/2013, mua 35 thùng AFC lúa mạch của công ty Kinh Đô,theo Hóa đơn số

0256 giá mua mỗi thùng có thuế là 275.000/thùng Lúc kiểm hàng thấy thừa 3 thùng, đơn vị mua luôn số thừa và thanh toán toàn bộ số thực nhận, hưởng chiết khấu 2% nếu thanh toán trong hạn

18 Ngày 9/10/2013, thanh toán tiền dịch vụ ngày 8/10 bằng tiền mặt 1.300.000

19 Ngày 11/10/2013 chi tạm ứng nhân viên mua hàng 10.000.000 bằng tiền mặt

20 Ngày 14/10/2013, nhân viên thanh toán tạm ứng:

- Mua 40 thùng AFC lúa mạch 200g theo Hóa đơn 0301, giá mua mỗi thùng 165.000/thùng

- 20 thùng bánh quy kem hương socola 200g (15goi/thung) với giá mua 200.000/thùng

- chi phí vận chuyển hàng 198.000 gồm thuế GTGT 18.000

- số tiền thiếu trả bằng tiền mặt

2.1.2 NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG (20)

1/ Ngày 10/01/2013 công ty Thiên Phúc đặt

AFC rau củ loại 200g: 32 hộp

AFC lúa mạch 200g: 50 hộp

Bánh quy ngọt kem hương dâu 400g: 45 hộp

Bánh quy ngọt kem hương valy 200g: 26 hộp

Bánh quy ngọt kem hương socola 200g: 30 hộp

Bánh quy ngọt không kem 500g: 16 hộp

Ngày giao hàng là 15/01/2013 tại số 158, Châu Văn Liêm, Ô Môn, Cần Thơ

2/ Ngày 15/01/2013 công ty Đức Phát đặt

Trang 7

Ngày giao hàng là 18/01/2013 tại số 132D Trần Quang Diệu, phường An Thới,quận Bình Thủy , Cần Thơ.

3/ Ngày 20/01/2013 công ty Thuận Tiến đặt

Ngày giao hàng là 27/01/2013 tại số 202 , Cách Mạng Tháng Tám, phường Bùi Hữu

Nghĩa ,quận Bình Thủy , Cần Thơ

Ngày giao hàng là 03/02/2013 tại số 43, Hùng Vương, phường Thới Bình ,quận Ninh Kiều ,TP.Cần Thơ

Trang 8

Ngày giao hàng là 19/03/2013 tại số 158, Châu Văn Liêm, Ô Môn, Cần Thơ.

8/ Ngày 23/04/2013 công ty đặt Gia Việt đặt

Ngày giao hàng là 26/04/2013 tại số 137, Trần Hưng Đạo, phường An Phú ,quận Nịnh

Kiều , TP Cần Thơ

9/ Ngày 02/05/2013 công ty Thúy Vi đặt

Bánh quy ngọt không kem loại 500g: 15 hộp

Ngày giao hàng là 03/05/2013 tại số 43, Hùng Vương ,phường Thới Bình ,quận Ninh Kiều ,TP.Cần Thơ

AFC lúa mạch 400g:16 hộp

Trang 9

Ngày giao hàng là 05/06/2013 tại số 137, Trần Hưng Đạo, phường An Phú ,Q Nịnh Kiều ,

TP Cần Thơ

15/ Ngày 02/07/2013 công ty Thúy Vi đặt

Ngày giao hàng là 05/07/2013 tại số 43, Hùng Vương ,phường Thới Bình ,quận Ninh Kiều ,TP.Cần Thơ

Ngày giao hàng là 3/08/2013 tại số 202 , Cách Mạng Tháng Tám, phường Bùi Hữu Nghĩa, quận Bình Thủy , Cần Thơ

Trang 10

Bánh quy ngọt kem hương dâu 400g:25 hộp

Ngày giao hàng là 19/10/2013 tại số 137, Trần Hưng Đạo, phường An Phú ,quận Nịnh

Kiều , TP Cần Thơ

Trang 11

2.2 GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU

Trang 12

4 3 2 1 LBH đã duyệt

4 3 2 1 Lệnh bán hàng

5 LBH đã duyệt

Xuất kho

5 LBH đã duyệt

N

Bộ phận kho Bộ phận giao hàng

4 LBH đã duyệt

Lập phiếu giao hàng&

vận đơn

4 LBH đã duyệt

2 1 Vận đơn

3 2 1 Phiếu giao hàng

N

Đơn vị vận tải

KH Cùng hàng hóa

Bộ phận lập hóa đơn

B

3 Phiếu giao hàng

1 LBH đã duyệt

Ktra, đối chiếu, lập hóa đơn

1 LBH đã duyệt

3 Phiếu giao hàng

N

3 2 1 Hóa đơn

Ghi sỏ

Sổ chi tiết công nợ

1 Hóa đơn

KH C

C

Bộ phận kế toán phải thu

2.2.1 Lưu đồ 1: Quá trình khách hàng đặt hàng và công ty chấp nhận xuất hàng bán

Trang 13

Giải thích lưu đồ 1:

Khách hàng gửi đơn đặt hàng cho bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng

lập lệnh bán hàng thành 4 liên giao cho bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng của

khách hàng sẽ được lưu tại bộ phận bán hàng theo số Bộ phận kinh doanh tiến

hành xét duyệt lệnh bán hàng Sau khi lệnh bán hàng được duyệt, liên 1 được gửi

cho bộ phận lập hóa đơn, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 gửi cho bộ phận giao

hàng, liên còn lại gửi cho bộ phận kho Bộ phận kho dựa vào lệnh bán hàng đã

duyệt, tiến hành xuất kho và lưu lệnh bán hàng đã duyệt lại theo số Bộ phận giao

hàng sau khi nhận được lệnh bán hàng đã duyệt, tiến hành lập 3 liên phiếu giao

hàng và 2 liên vận đơn; liên 1 vận đơn và liên 1 phiếu giao hàng lưu lại theo số,

liên 2 vận đơn giao cho đơn vị vận tải; liên 2 phiếu giao hàng giao cho khách

hàng cùng hàng hóa Liên còn lại của phiếu giao hàng chuyển sang bộ phận lập

hóa đơn để bộ phận lập hóa đơn tiến hành kiểm tra, đối chiếu với lệnh bán hàng

đã duyệt và lập hóa đơn thành 3 liên; liên 1 của hóa đơn được giao cho bộ phận

kế toán phải thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 cùng với phiếu giao hàng và

lệnh bán hàng đã duyệt được lưu tại bộ phận theo số Bộ phận kế toán phải thu

dựa vào liên 1 của hóa đơn, tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ và lưu hóa đơn tại

bộ phận

Trang 14

2.2.2 Lưu đồ 2: Lưu đồ thể hiện thu tiền trả của khách hàng

KH

Mở,đối chiếu, tách riêng

Séc Giấy báo trả tiền

Thư thanh toán

Lập bảng kê thu tiền

Lập giấy nộp tiền

1 Séc

NH

Ghi sổ cái

Sổ cái

Đối chiếu, ghi

sổ chi tiết phải thu KH

Sổ chi tiết phải thu KH

2 1 Giấy nộp tiền

N

3 2

A

2 1

Bảng kê thu tiền

Đối chiếu

2 Giấy nộp tiền

1

Giấy báo trả tiền

3

C

2

N

Trang 15

Giải thích lưu đồ 2:

Khách hàng gửi thư thanh toán đến bộ phận thư tín, bộ phận thư tín tiến hành mở, đốichiếu, tách riêng từng séc và giấy báo trả tiền để tiến hành lập bảng kê thu tiền gồm 3 liên; liên 1 và 2 của bảng kê thu tiền cùng với séc chuyển cho thủ quỹ; liên 3 và giấy báo trả tiền gửi cho kế toán phải thu Thủ quỹ tiến hành lập giấy nộp tiền thành 2 liên, liên 1 giấy nộp tiền cùng với séc giao cho ngân hàng, liên 2 giấy nộp tiền cùng với liên 1 bảng kê thu tiền được đối chiếu và lưu lại theo số, liên 2 bảng kê thu tiền chuyển cho kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán phải thu đối chiếu giấy báo trả tiền và bảng kê thu tiền, tiến hành ghi sổ chi tiếtphải thu khách hàng, sau đó lưu giấy báo trả tiền và bảng kê thu tiền lại theo số Bộ phận kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái và lưu bảng kê thu tiền lại theo số

2.3 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ.

Trang 16

2.3.1 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ.

Trang 17

Mô tả tập tin :

Các tập tin của công ty được thiết lập nhằm quản lý chặc chẽ các quan hệ trong dữ liệuđảm bảo thông tin khi cập nhập hay thay thế đều phù hợp theo qui định

-Tập tin Khách hàng: Liệt kê những thông tin về khách hàng của công ty như: Mã

khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số fax Mỗi khách hàng có một mã kháchhàng duy nhất Khi khách hàng trả tiền hay đặt hàng thì doanh nghiệp sẽ xuất thông tin từcác tập tin khác có mối quan hệ với tập tin này thông qua mã khách hàng (đối với kháchhàng cũ),và cập nhật khách hàng vào tập tin khách hàng (đối với khách hàng mới)

-Tập tin Đơn đặt hàng: Tập tin đơn đặt hàng giúp nhân viên cập nhật thông tin khi

khách hàng có nhu cầu đặt hàng Tập tin bao gồm các trường: Số TT đơn đặt hàng, Mãkhách hàng, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền nhận trước của khách hàng,tiền phải thu, ngày giao, nơi giao, mã nhân viên Tập tin sẽ được nhân viên bán hàng theodõi và ghi hoá đơn khi chấp nhận bán hàng

-Tập tin Doanh thu: Tập tin này bao gồm các trường: Mã khách hàng, tên khách hàng,

ngày trả, số tiền trả, tiền còn nợ Tập tin doanh thu có mối quan hệ với tập tin đặt hàng vàkhách hàng qua mã khách hàng

-Tập tin Phải thu khách hàng: Tập tin gồm các trường: Mã khách hàng, số dư nợ, tuổi

nợ, hạn mức tín dụng, xếp loại Tập tin này giúp kế toán công nợ thống kê khách hàng theohạn mức tín dụng hoặc theo tuổi nợ, số dư nợ Khi khách hàng trả tiền thông qua tập tindoanh thu thì tập tin này sẽ tự cập nhật thông tin nợ cuả khách hàng qua trường mã kháchhàng

-Tập tin Hàng hoá: Tập tin có các trường: Mã hàng, tên hàng, mã vạch, xuất xứ, đơn

giá, đơn vị tính, thuế suất thuế GTGT, số lượng tồn Tập tin sẽ cho bộ phận bán hàng và bộphận xét duyệt biết hàng hoá hiện tại của mình còn là bao nhiêu, bao gồm những mặt hàngnào để theo dõi hàng ngày và hỗ trợ việc bán hàng

-Tập tin Nhân viên: Tập tin liệt kê thông tin của các nhân viên trong doanh nghiệp như:

Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, chức vụ, địa chỉ, điện thoại liênlạc, lương, phòng để theo dõi cho việc bán hàng Giống như tập tin khách hàng thì tập tinnhân viên mỗi nhân viên có mã nhân viên là duy nhất

Trong các tập tin trên thì tập tin hàng hoá, tập tin khách hàng là những tập tin chính.Cuối mỗi tuần các tập tin chính sẽ được kiểm tra lại và cập nhật thông tin cũng như kiểm tra

sự liên kết với các tập tin còn lại

Trang 18

2.3.2 Các chứng từ, báo cáo và sổ sách kế toán trong chu trình doanh thu

Các chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng : là chứng từ do người mua lập và gửi đến bộ phận bán

hàng để xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũngnhư các yêu cầu về điều kiện thanh toán, vận tải liên quan

- Lệnh bán hàng : đây là chứng từ lưu hành nội bộ, do bộ phận bán hàng lập dựa trên

đơn đặt hàng được gửi đến từ người mua.Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được gửi đến

bộ phận tín dụng để xét duyệt.Mục đích lập: thông báo cho bộ phận bán hàng và kháchhàng về việc bán hàng cho khách hàng được chấp nhận, đồng thời cũng làm căn cứ chophép bộ phận kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng để xuất kho giao hàngcho khách hàng

- Phiếu xuất kho : do bộ phận kho (thủ kho) lập, dùng để xác nhận nội dung hàng hóa

thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng : do bộ phận giao hàng lập, dùng để xác nhận nội dung hàng hóa thực

tế đã giao cho khách hàng

- Hóa đơn bán hàng : do bộ phận lập hóa đơn lập, dùng để chuyển quyền sở hữu hàng

hóa và nghĩa vụ thanh toán cho người mua, đồng thời cũng là chứng từ để ghi nhậndoanh thu và xác định nghĩa vụ tính thuế doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước

- Giấy báo trả tiền : do bộ phận lập hóa đơn lập và gửi đến cho người mua kèm với hóa

đơn bán hàng hoặc gởi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng để xác nhận nghĩa vụ thanhtoán của khách hàng.Khi người mua thanh toán tiền cho doanh nghiệp, họ sẽ gửi lại “giấybáo trả tiền” kèm theo tiền thanh toán nhằm giúp người bán ghi chính xác người thanh toán,

số tiền, nội dung thanh toán

- Phiếu thu: do kế toán tiền lập, làm căn cứ ghi nhận khách hàng thanh toán cho doanh

nghiệp các khoản nợ

- Giấy nộp tiền : do thủ quỹ lập, nhằm ghi nhận và xác định số tiền nộp vào ngân hàng.

- Vận đơn : do hãng vận tải lập và gửi đến bộ phận lập hóa đơn (trường hợp bộ phận

giao hàng không trực tiếp giao hàng, mà hãng vận tải sẽ trực tiếp giao hàng cho kháchhàng).Đây là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải

Trang 19

khách hàng thanh toán, cũng như tổng số nợ còn phải thu theo tổng số và theo từngkhách hàng.Nó được dùng để đối chiếu vời người mua, phát hiện sai sót của xử lý kếtoán, đồng thời cũng để nhắc nợ với người mua để họ thanh toán sớm.

- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo tuổi nợ : do kế toán nợ phải thu lập, nhằm

phân tích khoản phải thu của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ Báocáo này được lập hàng tháng cho bộ phận tín dụng dùng để xem xét uy tín thanh toán củangười mua để có những biện pháp đòi nợ hoặc điều kiện tín dụng phù hợp, đồng thời cũng

là căn cứ phân tích để xác định nợ phải thu khó đòi

- Báo cáo tiền thanh toán hay bản kê tổng hợp tiền thu : do bộ phận thư tín lập căn

cứ vào giấy báo trả tiền trong ngày của các khách hàng,nhằm mục đích ghi nhận số tiềnkhách hàng thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp sau khi nhận và mở séc thanh toáncủa khách hàng gửi đến

- Báo cáo phân tích bán hàng : do kế toán bán hàng lập, nhằm phân tích doanh thu

bán hàng theo từng chủng loại háng bán, theo người bán hoặc theo địa điểm bán hàng.Báocáo này được ban quản lý kinh doanh dùng để đánh giá lợi ích theo hàng hóa,theo người bánhoặc hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo,…

Sổ sách kế toán

- Sổ chi tiết hàng tồn kho : được ghi chép bởi kế toán kho (bộ phận kho), dùng để theo

dõi tình hình xuất, nhập hàng và biết được tình hình hàng tồn kho

- Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng : được ghi chép bởi kế toán nợ phải thu, dùng để

ghi nhận chi tiết số tiền nợ phải thu của từng khách hàng, đối chiếu để ghi sổ cái

- Sổ nhật ký bán hàng : được ghi chép bởi kế toán bán hàng (bộ phận lập hóa đơn),

dùng để ghi nhận việc bán hàng, đối chiếu để ghi sổ cái

- Sổ nhật ký thu tiền : được ghi chép bởi kế toán tiền, dùng để ghi nhận việc thu tiền

bàn hàng, đối chiếu để ghi sổ cái

- Sổ quỹ : do thủ quỹ ghi dùng để theo dõi tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp.

- Sổ nhật ký chung : do kế toán tổng hợp ghi nhằm phản ánh tình hình hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp

- Sổ cái : do kế toán tổng hợp ghi nhằm phản ánh tình hình phát sinh ở từng nghiệp vụ

đối với từng tài khoản đối ứng

* Mẫu các chứng từ phát sinh và sổ kế toán được trình bài ở Phần Phụ lục

Trang 20

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu

Tổ chức hoạt động kiểm soát tại công ty Cổ phần Đại Phát

- Kiểm soát chung: Công ty tách biệt các chức năng ghi chép nghiệp vụ, chức năng phê

chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản

Đối với tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính, công ty tách biệt chức năng xử lýthông tin với các bộ phận chức năng khác, tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử

lý thông tin như tách biệt bộ phận phát triển, bộ phận vận hành hệ thống và bảo dưỡng hệthống và tách biệt giữa các chức năng bên trong từng bộ phận hệ thống.Thực hiện việc phânquyền truy cập vào hệ thống kế toán, chỉ có nhân viên phòng tài chính – kế toán mới đượcquyền truy cập vào hệ thống kế toán của công ty Mỗi nhân viên của phòng tài chính – kếtoán có một tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập vào hệ thống

Trong bộ phận kế toán, kế toán viên chỉ có thể truy cập và nhập liệu vào những dữ liệu,phân hệ đã được phân cho và không được quyền chỉnh sửa dữ liệu Kế toán trưởng đượctruy cập vào tất cả các dữ liệu trong hệ thống

Phần mềm được thiết kế có mã bảo vệ, chức năng ghi nhận nhật ký truy cập Công ty

có tiến hành việc sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu để đề phòng sự mất mát dữliệu trong hệ thống

Kiểm soát ứng dụng: Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng Chứng từ

luân chuyển trong hệ thống phải được các bộ phận có trách nhiệm phê duyệt mới có hiệulực và mới được thực hiện.Sau khi sử dụng , các chứng từ được đánh dấu đã sử dụng đểtránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống

Trước khi ghi nhận nghiệp vụ, các chứng từ được kiểm tra, đối chiếu cẩn thận Kiểm tratính hợp lý, đầy đủ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phần mềm

kế toán có chức năng kiểm tra số học, kiểm tra dấu, sử dụng các giá trị mặc định, kiểu vùng

dữ liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ, hợp lý của

dữ liệu, chọn dữ liệu từ danh sách sẵn có, tự động hiển thị số đơn đặt hàng, tên khách hàng,tên hàng, …, chức năng tính tổng, chức năng giới hạn thanh toán, thông báo lõi đầy đủ vàhướng dẫn sửa lỗi Phân chia quyền được kết xuất và sử dụng các báo cáo, thông tin kế toán

Đánh giá hoạt động kiểm soát : Công ty thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát như tách

Trang 21

chức năng ghi nhận nhật ký truy cập;

Bên cạnh đó việc phân chia quyền hạn trong việc nhập liệu, sửa, xóa dữ liệu khá rõ ràngnên dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi xảy ra các vấn đề như rò rỉ thông tin,… Do các chứng

từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng, được phê duyệt bởi các bộ phận có trách nhiệm,

có thẩm quyền và được xem xét, đối chiếu cẩn thận nên hạn chế được khả năng xảy ra saisót, gian lận

Thêm nữa, do các chức năng sẵn có trong phần mềm hỗ trợ quá trình nhập liệu và kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhập nên các dữ liệu của công ty được nhập liệu chính xác, khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu là khá thấp

Trang 22

Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình và các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng

- Tăng chi phí phátsinh

- Đối với khách hàng không thườngxuyên, yêu cầu khách hàng tự ghi thôngtin khách hàng, hàng hóa và ký xácnhận trên đơn đặt hàng

- Nếu đặt hàng qua điện thoại, ghi nhậnyêu cầu của khách hàng bằng chứng từ

và gửi bản sao chứng từ đến cho kháchhàng xác nhận

- Theo dõi chi tiết nợ phải thu khách hàng

- Mất uy tín của công ty

- Lập danh mục hàng hóa rõ ràng, cụ thể

- Theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa

- Phải có chứng từ lệnh bán hàng

- Tách biệt các chức năng xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng

Trang 23

Xuất kho, giao

hàng sai số

lượng, chủng

loại

- Không đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng

- Tăng chi phí phát sinh

- Đối chiếu phiếu xuất kho với lệnh bánhàng, phiếu giao hàng

Giao hàng sai

địa điểm, thời

gian, giao sai

khách hàng

- Chi phí giao hàng tăng

- Kiểm tra, đối chiếu giữa vận đơn, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, lệnh bán hàng

- Đánh số chứng từ giao hàng

- Đối chiếu định kỳ vận đơn vàhóa đơn

Ghi nhận sai

thông tin trong

hóa đơn (như

- Khách hàng không chấp nhận thanh toán

- Chọn mã hàng,… từ danh sách sẵn có

- Kiểm tra chắc chắn số tiền của một hóa đơn nằm trong mức giá trị hợp lý theo chính sách của doanh nghiệp

- Đối chiếu dữ liệu của lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng

Trang 24

Lập hóa đơn cho

- Tạo danh sách khách hàng hợp lệ

- Tách biệt chức năng thủ quỹ, xétduyệt và kế toán phải thu

- Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế thanh toán bằng tiền mặt)

- Kiểm kê quỹ thường xuyên

- Ảnh hưởng đến khách hàng

- Mất uy tín công ty

- Đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng

- Theo dõi nợ từng hóa đơn

- Kiểm soát nhập liệu

- Đối chiếu thông báo trả tiền với chứng từ thanh toán

- Đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng

- Kiểm soát nhập liệu

Xóa nợ, giảm nợ

không được xét

duyệt

- Giảm nợ phải thu

- Tách biệt xét duyệt và theo dõi

nợ phải thu

- Lập các chứng từ điều chỉnh

Trang 25

Lưu đồ 3 : Quá trình xử lý hoạt động đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn, ghi nhận nợ phải trả và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

Bộ phận mua hàng Bộ phận nhận hàng Kế toán Phải Trả Kế toán tiền

GYCMH

Xét duyệt,lựa

chọn NCC

và lập ĐĐH

ĐĐH GYCMH

NC

N

NC C

Nhận hàng, kiểm tra,đối chiếu và lập PNK

Kèm theo hàng hóa

ĐĐH PGH

từ thanh toán và ghi sổ CT NPTra

Sổ CT NPTra NCC N

ĐĐH PNK HĐBH

CTTT CTTT

T Q

NC C

N N

Lập phiếu chi

và ghi sổ NKCT CTTT

CTTT

Phiếu chi

Sổ NKC T

Kho Chú thích:

Tiêu đề	Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
Người hướng dẫn	Th.S Lê Phước Hương
Trường học	Trường Đại Học Cần Thơ
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Thể loại	Báo cáo hệ thống thông tin kế toán
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Cần Thơ

Định dạng
Số trang	51
Dung lượng	1,65 MB