Báo cáo thực tập tổng hợp học viện thanh thiếu niên việt nam

+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng khoa học của Trung ươngĐoàn, tổ chức nghiên cứu, triển khai và tham mưu cho Ban Bí thư quản lý các đề tài NCKH của Trung ương Đoàn; giữ mối quan

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 3

CHƯƠNG 1: Khái quát về Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam 3

1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của học viện Thanh thiếu niên Việt Nam: 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Học viện: 5

1.3.Tổ chức bộ máy của Học viện 7

CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM 8

2.1.Chức năng, nhiệm vụ của khối văn phòng: 8

2.2 Mối liên hệ của phòng TC-HC với các đơn vị khác trong khối VP: 14

2.3 Nhân sự phòng TC-HC: 16

2.4.Không gian làm việc của cơ quan và văn phòng: 17

2.5.Về công tác thực hiện quy chế 19

2.6 Phong cách điều hành của nhà lãnh đạo 19

PHẦN II: NHỮNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC TẠI HVTTNVN 20

1.Về việc thực hiện chức năng thông tin 20

2.Về công tác văn thư-lưu trữ 20

2.1.Về công tác văn thư 20

2.2.Về công tác lưu trữ 24

3 Về công tác lễ tân và văn hóa công sở 25

4 Về công tác tham mưu, tổng hợp: 26

5 Về công tác tổ chức sự kiện, hội họp: 27

6 Về công tác truyền thông: 30

7.Công tác quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng 30

PHẦN III.XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC 32

PHẦN IV: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 34

PHỤ LỤC 1 35

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM 35

PHỤ LỤC 2: KHÔNG GIAN PHÒNG TC-HC 37

PHỤ LỤC 3: HÌNH ẢNH SỰ KIỆN NGÀY NHÀ GIÁO 38

VIỆT NAM 38

PHỤ LỤC 4: QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HVTTNVN 39

PHỤ LỤC 5: QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ 70

PHỤ LỤC 6: MẪU HỢP ĐỒNG 99

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới ThS Đỗ Thu Hiền – Giảngviên khoa LTH & QTVP và cô phó trưởng phòng phòng Tổ chức – Hành chínhHọc viện Thanh thiếu niên Việt Nam Lê Phương Lan Cô Hiền và cô Lan đãgiúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốt thời gian tôi về thực tập tại văn phòng.Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cả các chuyên viên hiện đang công tác tại nơi thựctập đã cùng tôi làm việc và hướng dẫn tôi về các nghiệp vụ chuyên môn

Một lần nữa cho phép tôi xin cảm ơn cô Đỗ Thu Hiền, cô Lê Phương Lancũng như toàn bộ các anh/chị trong Học viện TTNVN đã tạo điều kiện, giúp đỡ

để tôi hoàn thành tốt BCTT này

Lưu ý: Những văn bản được lưu vào phần phụ lục chỉ được dùng trongbáo cáo này, không được đưa sao chép ra ngoài với mục đích khác

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

1.Họ và tên sinh viên: Đặng Mai Hương

2 Ngày tháng năm sinh: 23/12/1996

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

1.Họ và tên giảng viên: ThS Đỗ Thu Hiền

2.Chức vụ: Giảng viên khoa LTH & QTVP

3.Nơi công tác: Khoa LTH&QTVP Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn

4 Địa chỉ công tác: số 336 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý vănphòng hay còn gọi là chánh văn phòng không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chứcnào, dù cho đó là cơ quan nhà nước hay là doanh nghiệp Tuy nhiên, nguồn nhânlực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng lại vừa cótrình độ quản lí tại thì còn rất thiếu

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường, năm

2014, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc trường đại học Khoa học xãhội và nhân văn đã tuyển sinh khóa đầu tiên về ngành quản trị văn phòng

Mục đích của Khoa LTH&QTVP là đào tạo được nguồn nhân lực vănphòng đáp ứng được cả hai yêu cầu về lý luận và thực tiễn trong công việc saunày.Do đó, công tác đào tạo của khoa LTH & QTVP nói chung cũng như ngànhQTVP nói riêng là : lấy lý luận làm điểm tựa ,làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn

và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phongphú thêm kho tàng lý luận

Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa LTH & QTVP đã thực hiện Kếhoạch thực tập tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng khóa 59 tại các cơ quan,đơn vị, tổ chức Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại

cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghếnhà trường vào công việc thực tế Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổnghợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một chuyên viênvăn phòng, là cơ hội cho sinh viên đúc kết được những kinh nghiệm quý báuphục vụ cho công tác sau này

Với thời gian thực tế là 02 tháng (bắt đầu từ ngày 23/10/2017 đến hếtngày 15/12/2017) Thời gian thực tế tuy không quá dài nhưng nhờ sự giúp đỡcủa GVHD và CBHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết vào công tác vănphòng tại cơ quan Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng

cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó có thêm nhiều kinhnghiệm quý báu về công tác VP

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộhướng dẫn, các nghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công

sở của cá nhân tôi đã cải thiện rất nhiều – đó chính là kết quả lớn nhất mà tôi đãđạt được

Tôi viết bản BC này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa LTH &QTVP để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môngiúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ sở, nền tảng để tốtnghiệp vào năm tới cũng như đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác VPsau này

Báo cáo thực tập này có thể vẫn còn những sai sót nên tôi rất mong nhậnđược những lời nhận xét của các thầy cô trong khoa

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 1: Khái quát về Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của học viện Thanh thiếu niên Việt Nam:

Cách đây 60 năm, thực hiện chủ trương của Đảng về công tác đào tạocán bộ trẻ; thực hiện sự chỉ đạo của Ban Bí thư Trung ương Đoàn, ngày15/10/1956, lớp huấn luyện cán bộ Đoàn đầu tiên của Trung ương Đoàn Thanhniên Lao động Việt Nam khai mạc Thời khắc đó đã trở thành cột mốc lịch sử;

mở ra giai đoạn phát triển mới trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán

bộ Đoàn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn sôi động của phong trào Thanh thiếunhi cả nước

Từ năm 1956 đến năm 1969, Học viện mang tên Trường Huấn luyện cán

bộ Đoàn, với nhiệm vụ chủ yếu là bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ công tác

Đoàn, công tác Đội cho các tỉnh, thành Đoàn phía Bắc

Năm 1970, Trường Huấn luyện cán bộ Đoàn được đổi tên thành Trường Đoàn Trung ương, được Ban Tuyên huấn Trung ương Đảng giao nhiệm vụ đào tạo cán bộ Đoàn có trình độ chính trị trung cấp Cũng năm đó, Trung ương

Đoàn quyết định mở thêm Phân hiệu của Trường Đoàn Trung ương tại Bắc Tháinhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù công tác Đoàn miền núi

Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cả nước đilên chủ nghĩa xã hội Trường Đoàn Trung ương II được thành lập đặt tại Thủ Đức –Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Đoàn, Đội cho cáctỉnh phía Nam

Đến năm 1982, được sự đồng ý của Ban Bí thư Trung ương Đảng, Trường Đoàn Trung ương đổi tên thành Trường Đoàn cao cấp, được giao tổ chức đào tạo

thí điểm hệ cao cấp 4 năm với chuyên ngành lịch sử

Năm 1991, Trường Đoàn cao cấp đổi tên thành Trường Cán bộ Thanh thiếu niên Trung ương trên cơ sở hợp nhất cơ sở đào tạo tại Hà Nội và cơ sở đào

tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh Từ đó, trường có thêm nhiệm vụ đào tạo, bồidưỡng cán bộ cho Hội Liên hiệp thanh niên và Hội Sinh viên Việt Nam.

Năm 1995, khi thực tiễn công tác thanh thiếu nhi đòi hỏi cần có sự gắnkết giữa công tác đào tạo, công tác nghiên cứu và thông tin khoa học về thanh

thiếu nhi, Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam được thành lập trên cơ sở hợp

nhất 3 thành viên là: Trường Cán bộ Thanh thiếu niên Trung ương, Viện Nghiêncứu Thanh niên, Phân viện miền Nam Năm 2001, Bộ Chính trị đã phê duyệt đề

án Bộ máy tổ chức của Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam là một đơn vị trựcthuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Ngày 30/6/2009, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký công văn số5399/BGDĐT-GDCN về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam

mở mã ngành đào tạo Trung cấp chuyên nghiệp từ năm học 2009 - 2010 Kể từđây, chương trình đào tạo và văn bằng của Học viện được chuẩn hoá hệ thốngvăn bằng quốc gia

Ngày 29/10/2009, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã

ký công văn số 1034/HVHCM về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niênViệt Nam đào tạo Chương trình Trung cấp lý luận chính trị nay là chương trìnhTrung cấp lý luận chính trị - hành chính Kể từ đây, chương trình và văn bằngđào tạo chính trị của Học viện được chuẩn hoá theo hệ thống các trường chínhtrị ở Việt Nam

Đặc biệt, sau nhiều năm tích cực chuẩn bị các điều kiện về đội ngũ cán bộgiảng viên, xây dựng chương trình đào, biên soạn hệ thống giáo trình, tài liệu họctập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ đào tạo và xây dựng Đề ánnâng cấp, ngày 10/10/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số1769-QĐ/TTg về việc nâng cấp Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam thành cơ sởgiáo dục đại học công lập trong hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc Trung ươngĐoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngay sau đó, ngày 17 tháng 02 năm

2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký ban hành Quyết định số661/QĐ-BGDĐT về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam được

đào tạo các ngành Công tác Thanh thiếu niên; Xây dựng Đảng và chính quyềnnhà nước hệ chính quy trình độ đại học từ năm 2012 Ngày 24 tháng 8 năm 2012

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký ban hành Quyết định số BGDĐT về việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam được đào tạongành Công tác xã hội hệ chính quy trình độ đại học từ năm 2012 Từ đây, Họcviện chính thức hội nhập toàn diện vào hệ thống giáo dục quốc dân, trở thành cơ

+ Tổ chức nghiên cứu khoa học về thanh thiếu nhi và phong trào thanhthiếu nhi, tham mưu cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trungương Đoàn các cơ sở lý luận, khoa học để xây dựng các Nghị quyết, chủ trươngchỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi

+ Hướng dẫn các tỉnh, thành Đoàn và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng độingũ cán bộ Đoàn, Hội, Đội

- Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ đào tạo

+ Đào tạo trình độ đại học, sau đại học, cao đẳng, trung cấp theo quy địnhcủa Bộ Giáo dục và Đào tạo và Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

+ Liên kết đào tạo ở bậc đại học và sau đại học với các tổ chức có chứcnăng đào tạo ở trong và ngoài nước

+ Hợp tác đào tạo, trao đổi học thuật với các trường đại học, học viện,viện, trung tâm nghiên cứu, ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng,nhiệm vụ được giao

Nhiệm vụ bồi dưỡng

+ Bồi dưỡng về lý luận chính trị - hành chính,chủ trương, đường lối, chính

sách của Đảng và Nhà nước cho đội ngũ cán bộ Đoàn, Hội, Đội

+ Bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng và phương phápcông tác thanh thiếu nhi

+ Bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ Đoàn, Hội, Đội các cấp theo chức danh + Bồi dưỡng kỹ năng xã hội cho cán bộ Đoàn, Hội, Đội và đoàn viênthanh niên

Nhiệm vụ Nghiên cứu khoa học (NCKH)

+ Tổ chức nghiên cứu về thanh thiếu nhi, phong trào thanh thiếu nhi vàcác tổ chức Đoàn, Hội, Đội, làm cơ sở khoa học cho công tác đào tạo, bồidưỡng cán bộ làm công tác thanh thiếu nhi từng thời kỳ

+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng khoa học của Trung ươngĐoàn, tổ chức nghiên cứu, triển khai và tham mưu cho Ban Bí thư quản lý các

đề tài NCKH của Trung ương Đoàn; giữ mối quan hệ phối hợp công tác với BộKhoa học và Công nghệ

+ Tổ chức, lưu trữ thông tin, tư liệu về thanh thiếu nhi trong nước vàquốc tế phục vụ cho công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi; tham mưuứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn phong trào thanhthiếu nhi và công tác xây dựng tổ chức Đoàn, Hội, Đội

1.3.Tổ chức bộ máy của Học viện

Ban giám đốc

Hội đồng Khoa học

và Đào tạo Phân viên miền Nam Các phòng, ban

1 Phòng TC-HC 2.Phòng Đào tạo và Công tác Chính trị, sinh viên 3.Phòng Kế hoạch- Tài vụ 4.Phòng Quản trị 5.Trung tâm TT-TV 6.Ban Quản lý dự

án 7.Trung tâm phát triển kỹ năng xã hội

Các Khoa, Bộ môn

1.Khoa Chính trị học

2.Khoa Công tác Thanh niên

3 Khoa Công tác Thiếu nhi 4.Khoa Công tác Xã

hội 5.Khoa Cơ bản

CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HỌC

VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

Trước hết, chúng ta cần lưu ý rằng: văn phòng HVTTNVN là một tập hợpcác phòng ban gồm: phòng TC-HC, phòng KH-TV, phòng Quản trị, phòng Đàotạo phục vụ cho BGĐ Tuy nhiên, do bản thân tôi thực tập ở phòng TC-HC nêntrong bản báo cáo thực tập của tôi sẽ chủ yếu nói về phòng TC-HC

2.1.Chức năng, nhiệm vụ của khối văn phòng:

Văn phòng Học viện TTN gồm có 4 bộ phận chính, đó là: Phòng TC-HC,phòng KH-TV, phòng Đào tạo và phòng Quản trị Mỗi phòng đều có tráchnhiệm trợ giúp BGĐ và phụ trách những công việc chuyên môn riêng nhằm đảmbảo bộ máy HVTTN hoạt động hiệu quả

 Tổ chức và quản lý về giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, các hoạtđộng về văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao cho người học

+ Nhiệm vụ:

►Công tác đào tạo, bồi dưỡng

- Tham mưu, nghiên cứu, xây dựng chiến lược đào tạo, đề xuất và tổ chức

mở các ngành, chuyên ngành, môn học, chương trình đào tạo và phương thứcđào tạo các hệ chính quy, đào tạo liên thông, liên kết đào tạo, bồi dưỡng, tậphuấn của Học viện

- Tổ chức nghiên cứu, phối hợp với các khoa, bộ môn, đơn vị chức năngđổi mới, hoàn thiện mục tiêu, chương trình, giáo trình, cơ cấu kiến thức đào tạophù hợp với chiến lược phát triển đào tạo của Học viện.

- Tham mưu cho Ban Giám đốc Học viện xây dựng, điều chỉnh, bổ sungquy chế đào tạo, quy chế giảng viên của Học viện phù hợp với các quy định của

Bộ Giáo dục và Đào tạo, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ ChíMinh, Trung ương Đoàn và yêu cầu của từng giai đoạn phát triển

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án đào tạo; xây dựng kế hoạch dàihạn, kế hoạch giảng dạy hàng năm đối với các hệ đào tạo, bồi dưỡng Phối hợpvới các đơn vị chức năng tham mưu các văn bản quản lý, phát triển đào tạo

- Quản lý đào tạo chính quy, liên thông, liên kết đào tạo, bồi dưỡng, tậphuấn (tuyển sinh, kết quả học tập, cấp bằng tốt nghiệp, chứng nhận, chứng chỉ)theo quy định hiện hành

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng tiếp nhận, bố trí, sắp xếp, bàngiao người học cho các đơn vị liên quan; tiếp nhận, kiểm tra, quản lý hồ sơngười học; quản lý chất lượng học tập và rèn luyện của người học trong quátrình học tập

- Làm đầu mối xây dựng thời khóa biểu và bố trí lịch sử dụng giảngđường và thiết bị dạy học cho các hệ đào tạo, bồi dưỡng; Thông báo nhiệm vụgiảng dạy cho các đơn vị thực hiện

- Phối hợp với phòng Quản trị sắp xếp, sử dụng có hiệu quả các trang thiết

bị, các hội trường, phòng học phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng, tuyểnsinh của Học viện

…

►Công tác quản lý người học

- Quản lý, bảo quản toàn bộ hồ sơ của người học trong quá trình học tập

và lưu hồ sơ của người học theo quy định của pháp luật; xác nhận các giấy tờcho người học, cấp thẻ cho người học

- Phối hợp với phòng Quản trị và chính quyền địa phương giải quyết cácvấn đề liên quan đến người học của Học viện về an ninh, trật tự.

- Tư vấn cho người học trong việc học tập, sinh hoạt

- Phòng Quản trị:

+ Chức năng :

Tham mưu, giúp Ban Giám đốc thực hiện quản lý về công tác quy hoạch,xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý tài sản và quản trị cơ sở vật chất (đất đai,nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, trang thiết bị…) của Học viện Thực hiện muasắm, thanh lý và theo dõi sử dụng hiệu quả trang thiết bị của Học viện phục vụcho giảng dạy, nghiêm cứu, làm việc và học tập Giúp Ban Giám đốc quản lý vềcông tác bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ an toàn về người va tàisản trong Học viện

+ Nhiệm vụ

- Quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng thuộc tài sản của Học viện Tham mưu,quy hoạch, phát triển, mở rộng mặt bằng của Học viện

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch được phê duyệt về: Xây dựng,

bổ sung, sửa chữa các công trình, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý,giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Học viện Tham mưu, xây dựng các luậnchứng xin kinh phí đầu tư, theo dõi vốn được cấp, theo dõi thiết kế các côngtrình xây dựng

- Quản lý, kiểm tra, phối hợp với các đơn vị chức năng tư vấn giám sát thicông các công trình xây dựng từ mọi nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữatrong Học viện theo quy định hiện hành

+ Nhiệm vụ:

- Lập và trình Ban Giám đốc phê duyệt các kế hoạch tài chính ngắnhạn, trung hạn, dài hạn của Học viện; thẩm định trước khi trình Ban Giám đốcphê duyệt kế hoạch, dự toán ngân sách hàng năm của các đơn vị trực thuộcHọc viện

- Trình Ban Giám đốc phê duyệt dự toán, tổng hợp quyết toán, báo cáoquyết toán ngân sách, các nguồn kinh phí của Học viện đúng hạn; phân tíchthông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất, các giải pháp phục vụ yêu cầuquản lý và quyết định về công tác tài chính của Học viện

- Chủ trì, phối hợp với phòng Tổ chức – Hành chính và các đơn vị liênquan tham mưu xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện Quy chế Chi tiêu nội

bộ của Học viện đúng với các quy định của Nhà nước, phù hợp với từng giaiđoạn, thời kỳ phát triển

- Tổ chức quản lý các nguồn vốn, quỹ, kinh phí khác theo các quy địnhhiện hành

- Chủ trì thẩm định, kiểm tra, giám sát về chi phí trong xây dựng, sửachữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị của Học viện, của các đơn vị có thu trongHọc viện

…

-Phòng Tổ chức – Hành chính:

+ Chức năng:

- Tham mưu cho Ban Giám đốc Học viện về công tác tổ chức, cán bộ, bảo

vệ chính trị nội bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,người lao động Thực hiện quản lý đảm bảo các chế độ, chính sách đối với cán

bộ, công chức, viên chức, người lao động

- Giúp việc cho Ban Giám đốc về công tác hành chính, thông tin tổnghợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân; công tác đối nội, đối ngoại; điều phối các hoạt độngcủa các đơn vị thuộc Học viện theo chương trình, kế hoạch làm việc

+ Nhiệm vụ:

- Công tác tổ chức, cán bộ

 Tham mưu ban hành, bãi bỏ theo thẩm quyền các văn bản liên quan đếncông tác tổ chức, cán bộ của Học viện Giúp Ban Giám đốc tổ chức, hướng dẫn,chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Trung ươngĐoàn, của Học viện về công tác tổ chức, cán bộ

 Làm đầu mối xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức củaHọc viện, tổ chức triển khai các đề án đã được phê duyệt

 Tham mưu về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ,giảng viên và cơ cấu tổ chức bộ máy của Học viện

 Lập kế hoạch về lao động và biên chế trên cơ sở đề xuất của các đơn vị;lập kế hoạch và làm đầu mối trong tổ chức tuyển dụng lao động; đề xuất việc bổnhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển chức vụ lãnh đạo cácđơn vị trong phạm vi Học viện

 Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách đối vớicông chức, viên chức; chủ trì thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyênmôn, nghiệp vụ; tuyển dụng, nâng ngạch, nâng bậc lương

 Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng; lương, nâng ngạch, bậc; thi đua,khen thưởng và kỷ luật công chức, viên chức; thi đua, khen thưởng của Họcviện; Thư ký hội đồng chức danh cấp cơ sở tổ chức xét đề nghị phong hàm Giáo

sư, Phó Giáo sư; Phối hợp với các đơn vị liên quan trong giải quyết các đơn thư,khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ, giảng viên của Học viện

 Chủ trì đề xuất, tham mưu việc thành lập, kiện toàn các Hội đồng tư vấn,tham mưu, giúp việc, các ban giúp việc, tiểu ban giúp việc, tổ công tác của Họcviện, ban quản lý dự án, đề án, chương trình có sử dụng nhân sự của Học viện

 Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; làm thủ tục cho công chức,viên chức đi học, đi công tác và tiếp nhận các đồng chí đó sau khi đi công tác, đihọc trở lại làm việc tại Học viện

 Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự; phối hợp nhận xét, đánh giá côngchức, viên chức hàng năm Cập nhật thông tin liên quan đến công tác cán bộ củaHọc viện.

 Tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ;tham gia đề xuất phương án quản lý, phân phối các nguồn thu đảm bảo dân chủ,công khai, công bằng

 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý, theo dõi và tổng hợpviệc chấp hành thời gian, nền nếp, kỷ luật lao động của cán bộ, viên chức; Kiểmtra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện kỷ cương, nền nếp theo quy định củaHọc viện

 Giúp việc cho Ban Giám đốc trong điều hành mối quan hệ công tác giữacác đơn vị trong toàn Học viện theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định Chuẩn bịcác báo cáo, bài phát biểu của Ban Giám đốc theo yêu cầu

 Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị công chức, viênchức hàng năm, hội nghị, sự kiện khác của Học viện theo phân công của BanGiám đốc

 Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân Tiếpnhận, phân loại văn bản đi và đến; Tham mưu cho Ban Giám đốc xử lý các vănbản hành chính nhanh chóng, kịp thời; Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định;Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho

cán bộ công chức; sao lục các văn bản do Học viện ban hành và văn bản của cấptrên theo quy định; Đầu mối giao tiếp: sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách củaHọc viện.

 Giúp Ban Giám đốc thẩm định, duyệt các thông tin, tài liệu do Học việnphát hành, công bố, phổ biến: nội dung đăng trên website, sách, báo, biểu ngữ,khẩu hiệu, tờ rơi…

 Quản lý và điều phối sử dụng ô tô của Ban Giám đốc

 Mua sắm, phục vụ văn phòng phẩm, nước uống, đảm bảo các điều kiệnkhác cho Ban Giám đốc làm việc; Thực hiện các nhiệm vụ mua sắm khác theochỉ đạo của Ban Giám đốc

 Có trách nhiệm phối hợp với Công Đoàn Học viện thực hiện các nhiệm vụtheo sự phân công của Ban Giám đốc

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy địnhhiện hành

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc phân công

2.2 Mối liên hệ của phòng TC-HC với các đơn vị khác trong khối VP:

Các phòng có trách nhiệm chủ động phối hợp chặt chẽ với nhau trong quátrình thực hiện nhiệm vụ chung của cơ quan Tuỳ nội dung, yêu cầu từng côngviệc và có thể kết hợp với nhiều phòng tham gia

Đối với chức năng nhiệm vụ tlluộc phòng nào thì phòng đó thực hiện Đốivới những nhiệm vụ liên quan đến nhiều phòng thì phân công như sau:

- Những nhiệm vụ phòng nào đảm nhiệm khâu đầu và khâu cuối thì chủtrì, còn các phòng liên quan phối hợp thực hiện

Đặc biệt, ở HV chính là phòng TC-HC là cầu nối để các hoạt động trong

HV được diễn ra suôn sẻ Các phòng có mối quan hệ tương hỗ với nhau, cùnghợp tác để phát triển

Ví dụ, trong HV, phòng TC-HC chính là cầu nối giúp cho BGĐ ra chỉ thị,điều hành các khoa cũng như các khoa có ý kiến phản hồi lại BGĐ Điều tương

tự cũng xảy ra giữa các bộ phận khác trong VP với các khoa thông qua phòngTC-HC Không chỉ thế, giữa các bộ phận trong VP cũng có sự phối hợp, giúp đỡlẫn nhau để không việc diễn ra suôn sẻ

VD: - Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài vụ lập kế hoạch sử dụng kinhphí thuộc ngân sách nhà nước trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, đề xuất một sốphương án chi trong các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng được Giám đốc Học việngiao; Thẩm định và xác nhận số giờ giảng của giáo viên theo quy định

Phòng TC-HC, KH-TV, QT phối hợp với nhau để làm và quản lý hợpđồng cho thuê tài sản của HV thông qua các bước sau:

+Phòng QT kiểm tra xem còn tài sản cho thuê không và ký giấy xác nhậncho đơn vị cần thuê

+Phòng TC-HC làm hợp đồng, ghi số, lưu VB

+ Phòng KH-TV thu tiền

+ Nếu đơn vị cần thuê có yêu cầu gì, nếu là nhiệm vụ hậu cần(chuẩn bịhoa,cốc, nước uống ) thì thuộc bên TC-HC, trang trí là của QT

hội, đội)

Ths Quản lý giáo dục

Nguyễn Kiều Trang Nữ Chuyên viên (NCKH và

bồi dưỡng cán bộ ở HV) ThS Quản trị kinh doanhPhạm Hoàng Hiệp Nam Chuyên viên ( công tác

Cử nhân Khoa học chínhtrị (đang học Thạc sĩ)

có công việc mới được giao mà họ chưa từng làm hay học bao giờ thì họ lại phảitham khảo, tìm ý kiến từ cấp trên hay từ những người đã làm chức vụ đó trước

đó Dù vậy, qua thực tế tôi đã thực tập ở đó được 2 tháng, tôi thấy công việc ở

phòng TC-HC dù có đôi lúc gặp khó khăn nhưng nhìn chung công việc ở phòngTC-HC diễn ra suôn sẻ, góp phần quan trọng để công việc ở HV diễn ra trơn tru.Hơn thế nữa, nhân sự ở phòng TC-HC có một điểm mạnh rõ rệt mà không phảinơi nào cũng có, đó là hầu hết nhân sự ở phòng đều là các viên chức trẻ (6người), họ năng động, sáng tạo, ham học hỏi và tương lai sẽ là nguồn lực khôngthể thiếu và đóng góp không nhỏ vào các hoạt động của VP.

Dù vậy, qua ý kiến cá nhân của tôi, tôi nghĩ rằng HV nên có những nhân

sự đúng chuyên ngành phù hợp với công việc đang làm như vậy công việc sẽdiễn ra một cách hiệu quả hơn hoặc có thể mở một lớp bồi dưỡng ngắn hạn haycác buổi họp cuối tuần làm nơi mọi người trao đổi, học tập lẫn nhau về côngviệc văn phòng,nhân viên cũ hướng dẫn cho nhân viên mới, như vậy sẽ giúp choquá trình làm quen với công việc của mọi người dễ dàng hơn (đặc biệt là nhữngngười trái ngành, từ phòng khác chuyển sang)

2.4.Không gian làm việc của cơ quan và văn phòng:

► Không gian làm việc của cơ quan ( Phụ lục 1)

Trụ sở chính của Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam tại số 58, đườngNguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội có diện tích là 1,8 ha Trong

đó, khu làm việc của khối văn phòng là: Nhà làm việc 5 tầng diện tích 2350 m2 cơbản đáp ứng đủ nhu cầu làm việc Văn phòng Học viện, Ban Giám đốc và cáchoạt động của Viện Nghiên cứu thanh niên, Tạp chí Thanh niên

Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, các phòng được sắp xếp không đồng đều,

ở hai tòa khác nhau.(Ví dụ: cùng thuộc phòng TC-HC nhưng lại ở 3 phòng khácnhau ở 2 tòa khác nhau) Điều đó dẫn đến các phòng, khoa không được tập trunglại với nhau dẫn đến một chút khó khăn khi hợp tác, trao đổi công việc với nhauchẳng hạn khi văn phòng được giao nhiệm vụ tổ chức 55 năm thành lập HV docác phòng, khoa cùng nhau hợp tác thì nếu văn phòng làm việc được tập trunglại với nhau thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn

Cũng tương tự như không gian làm việc ở phòng TC-HC, phòng có 9người nhưng lại ở 3 phòng khác nhau(không tính phòng tạp vụ), trong đó 2

phòng ở tòa A, 1 phòng vừa chuyển sang tòa 4.Điều đó dẫn đến việc khó khăntrong hoạt động quản lý cũng như trong việc thực hiện các hoạt động chung củaphòng TC-HC.Ví dụ, một trong những nhiệm vụ của phòng TC-HC là nhập vàxuất văn phòng phẩm cho các đơn vị, nhưng khi một phòng chuyển sang tòa 4

đã khiến việc quản lý trở nên khó khăn hơn, cả trong việc lấy đồ cũng như việckiểm soát lượng văn phòng phẩm tiêu dùng do khoảng cách xa và sự phân côngcông việc chưa hợp lý đối với nhân sự trong VP Bên cạnh đó, các phòng của bộphận TC-HC dù đủ không gian xử lý công việc nhưng nhìn chung vẫn khá nhỏ

và không có độ thoáng mấy

► Sơ đồ VP TCHC (Phụ lục 2)

Như đã nói ở trên, phòng TC-HC chia nhân sự ra làm 3 phòng khác nhaunhưng do bản thân tôi thực tập ở phòng TC-HC chuyên về công tác văn thư vàcông tác Đảng nên tôi sẽ vẽ sơ đồ ở phòng TC-HC mà tôi thực tập

Tủ đựng văn phòng phẩm và chỗ để tài liệu của các phòng ban

Máy tính 3 (Văn thư)

Máy tính 2 (Chuyên viên HC)

Máy tính 1( Công tác Đảng)

2.5.Về công tác thực hiện quy chế

Trước tiên, chúng ta phải biết rằng ở HVTTNVN có các quy chế sau: Quychế đãi ngộ đối với giảng viên có trình độ tiến sĩ; Quy định về chế độ làm việcđối với giảng viên Phân viện; Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động củaPhân viện; Quy định chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trực thuộc của Phân việnmiền Nam Trong đó, quan trọng nhất chính là Quy chế tổ chức, hoạt động củaHVTTN và quy chế chi tiêu nội bộ của HVTTNVN

Qua quá trình thực tập ở HVTTNVN, tôi nhận thấy các nhân viên vàgiảng viên trong HVTTNVN thực hiện đúng nhiệm vụ theo quy chế củaHVTTN Tuy nhiên, nhân viên trong HVTTN đôi khi lại không nắm rõ đượcquyền lợi mà mình được hưởng, ví dụ như có được tăng lương khi sắp nghỉ hưu,thời gian nghỉ đẻ

2.6 Phong cách điều hành của nhà lãnh đạo

Qua quá trình quan sát và tìm hiểu tại HVTTN, tôi nhận thấy lãnh đạoHVTTNVN thuộc phong cách lãnh đạo tự do

BGĐ thường chỉ giao nhiệm vụ chứ không trực tiếp kiểm soát nhiệm vụcủa nhân viên BGĐ chỉ cần biết là đến đúng hạn nhân viên phải hoàn thànhnhiệm vụ và đưa sản phẩm cho BGĐ Dù vậy, không phải trong trường hợp nàophong cách này cũng là lựa chọn tốt, đã có trường hợp các nhân viên khônghoàn thành nhiệm vụ do không có ai giám sát và BGĐ cũng không có công cụnào cụ thể để kiểm tra tiến độ thực hiện của nhân viên

PHẦN II: NHỮNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC TẠI HVTTNVN

1.Về việc thực hiện chức năng thông tin

Công tác thông tin trong HVTTN gồm các bước sau

+ Xây dựng và tổ chức nguồn tin:

+ Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin được tiến hành qua nhiềukênh khác nhau như: Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dưới lên,kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, trong nội bộ cơ quan, kênh thông tinqua hệ thống báo cáo, kênh thông tin qua hội họp, giao ban, qua tra cứu, thuthập và qua quá trình giao tiếp

+ Phân tích và xử lý thông tin: Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý củacác tài liệu; hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu tài liệu

+ Cung cấp, phổ biến thông tin

+ Bảo quản lưu trữ thông tin

Công tác thông tin trong HVTTN nhìn chung vẫn còn nhiều thiếu sót, đặcbiệt là trong công tác tra cứu thông tin và lưu trữ thông tin Nhiều VB do khôngđược lưu trữ cẩn thận đã hỏng hoặc mất trong quá trình lưu trữ Quy trình tracứu VB trên mạng nội bộ cơ quan do không được hướng dẫn cụ thể đến từngphòng nên nhìn chung vẫn kém, gây khó khăn cho mọi người khi tìm VB

Dù HVTTN đã dùng CloudOffice để lưu văn bản đi và đến thuận tiện chomọi người tra cứu nhưng thực tế số người dùng CloudOffice rất ít và đã gây khókhăn không nhỏ trong việc tra cứu thông tin

2.Về công tác văn thư-lưu trữ

2.1.Về công tác văn thư

► Về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến

Số lượng VB đến của HVTTN trong năm 2017 tính đến ngày 14/12/2017

là 375 VB, nhìn tổng thể thì không phải là một số lượng quá lớn so với cáctrường đại học khác

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phốitheo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thứ

tự, ngày tháng năm đến để trình giám đốc hoặc phó giám đốc Phòng TC-HCsau khi lưu văn bản vào máy thì trình Ban lãnh đạo xử lý sau đó chuyển tiếp chocác phòng ban chức năng Đối với những văn bản, báo cáo nghiệp vụ của phòngnào sau khi trình ký thì văn thư của phòng TC-HC chuyển trực tiếp cho phòngđó

Nhân viên văn thư làđầu mối tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loạivăn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản đến

Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “mật”, các loại fax, email thì nhân viênvăn thư ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo đúng chế độquản lý văn bản

Văn bản gửi đích danh cá nhân thì chuyển trực tiếp cho người nhận đểgiải quyết

Các loại văn bản pháp lệnh, chỉ thị, nghị quyết… Lãnh đạo giao chophòng TC-HC sao gửi và lưu trữ bản gốc tại phòng TC-HC hoặc các phòng bannghiệp vụ có liên quan theo quy định

Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền

xử lý của HVTTN thì được trả lại nơi gửi

Khối lượng văn bản nhận từ các nguồn:

Văn bản của Đoàn Thanh niên

Văn bản của các Bộ, Nghành

Văn bản của các đơn vị trực thuộc

Văn bản của các tổ chức, công ty và cá nhân

Hình thức bên ngoài sổ đăng ký văn bản

SỔ ĐĂNG KÝ

CÔNG VĂN ĐẾN

Năm:….Quyển số:….

+ Tình hình kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

BGĐ hoặc trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra việc giải quyếtvăn bản đến

Nhân viên văn thư trong phòng TC-HC có trách nhiệm chuyển giao vănbản đến tay người nhận đồng thời yêu cầu các đơn vị, cá nhân làm đúng chứctrách nhiệm vụ của mình trong việc giải quyết văn bản

Việc đăng ký văn bản đến được thực hiện để quản lý các văn bản đếnchặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng dễ dàng

Mẫu dấu đến của HVTTNVN được trình bày như sau:

HỌC VIỆN TTN VIỆT NAMCÔNG VĂN ĐẾN

Số……

Ngày….tháng…năm

►Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi

Đối với văn bản đi trước khi trình BGĐ duyệt đều có chữ ký của trưởngphòng hoặc phó phòng Sau đó mới trình lãnh đạo ký Sau khi văn bản được kýchính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư xem xét lại thể thức vănbản đầy đủ mới đóng dấu và cho phát hành văn bản đi Văn thư sẽ lưu bản gốclại phòng

SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI CỦA HỌC VIỆN TRONG NĂM 2017

►Tổ chức quản lý hồ sơ, sách tài liệu trong Học viện

Hồ sơ, sổ sách tài liệu lưu trữ trong đơn vị ghi lại các hoạt động về mọimặt của đơn vị, cần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Cácvăn bản đã giải quyết xong đựoc lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logíc và

tổ chức một cách có khoa học

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý

+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên mônnghiệp vụ kỹ thuật để nghiên cứu tham khảo và các giấy tờ khác

►Tổ chức quản lý sử dụng con dấu

Con dấu của phòng TC-HC bao gồm con dấu của HVTTN và con dấu củaĐảng HVTTN và dấu ghi tên của BGĐ cũng như trưởng phòng và phó phòngcủa các phòng ban; dấu chức danh cũng như dấu công văn đến và dấu sao y bảnchính Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi đó là văn bản của học viện và khingười ký là người có thẩm quyền còn đối với các văn bản khác do các khoa haycác phòng ban khác ban hành thì chỉ đóng dấu treo

Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu thực hiện theo đúng quy định củapháp luật và của cơ quan

► Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư

HVTTN là một đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư từ năm 2012 Văn bản đến, văn bản đi đều được cập nhật hàng ngày, chấtlượng khai thác năm sau cao hơn năm trước Đến nay công tác quản lý văn bảntrên máy tính đã đi vào nề nếp, phục vụ tra tìm văn bản kịp thời đáp ứng nhu cầucông tác chỉ đạo của Nhà trường trong tình hình mới HVTTN đã sử dụngCloudOffice như một công cụ hữu hiệu để quản lý văn bản đi và đến trong HV

Hiện nay bộ phận văn thư đã được trang bị một số thiết bị hiện đại như:Máy điện thoại, máy Fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác vănthư và lưu trữ

2.2.Về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ của HVTTN nhìn chung cũng còn nhiều thiếu sót Họcviện không có một phòng cụ thể dành cho việc lưu trữ tài liệu Các văn bảnđược lưu lại theo loại VB cũng như theo thời gian Tuy nhiên việc phân loạitài liệu và lưu trữ hồ sơ như hồ sơ Đảng, hồ sơ cán bộ lại được thực hiện khátốt và cẩn thận

► Quản lý công tác lưu trữ

Ở HVTTNVN, các văn bản được lưu trữ theo loại tài liệu và theo thờigian Ở HVTTNVN, công tác lưu trữ không chi tiết tới từng khối-nhóm-ngành-thời gian

Thực tế, quản lý công tác lưu trữ phải theo những bước sau:

+ Phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ

Hệ thống tài liệu lưu trữ của HVTTN được phân theo công dụng của tàiliệu lưu trữ và chi tiết tới từng tên loại tài liệu Nguyên tắc chung phân theongành – thời gian, chi tiết gồm:Khối – nhóm – ngành – thời gian

Khối phản ánh nguồn tài liệu

Nhóm phản ánh loại hình tài liệu

Ngành phản ánh các đơn vị HVTTN quản lý

Thời gian tính theo năm

+ Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ

Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu đi và đến của HV

Cấp nhóm: Từ 2 nguồn hình thành tài liệu, các văn bản được phân công ranhóm, hình thức văn bản gồm văn bản pháp quy và các văn bản khác

Cấp nghành: Có các nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình các lĩnh vựcthuộc các chuyên ngành khác nhau

Cấp thời gian: Đây là yếu tố quan trọng gắn với tất cả các sự kiện, sự phátsinh của văn bản Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian

là yếu tố không thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu

► Bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản còn nhiều thiếu sót, nhiều văn bản bị rách và mốc do

để trong tủ lâu

3 Về công tác lễ tân và văn hóa công sở

Do HVTTN trực thuộc Trung ương đoàn nên văn hóa Công sở của HVcũng bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi văn hóa của Trung ương Đoàn Đặc biệt là vănhóa Đoàn của HV rất phát triển, HV có những hoạt động, chương trình riêng choĐoàn, HV cũng có đồng phục riêng

Về lễ tân ở HV thì có 2 mảng chính: lễ tân phục vụ cho các hoạt độngtrong Học viện và lễ tân phục vụ cho các hoạt động của các đơn vị ngoài.

Đối với lễ tân phục vụ cho các hoạt động của đơn vị ngoài thuê mặt bằng

ở HV như: lễ trao giải Lương Định Của, Vừ A Dính…thì công việc phục vụ lễtân sẽ là sự phối hợp của 3 phòng: TC-HC, Quản trị và KH-TV: chuẩn bị hộitrường, trang trí, chuẩn bị các vật dụng liên quan: hoa, đồ uống,…

Đối với lễ tân phục vụ cho các hoạt động ở HV thì nhân viên phòng

TC-HC sẽ chuẩn bị từ đầu đến cuối Ví dụ như Lễ kỷ niệm 20-11: lễ tân sẽ chuẩn bịphòng VIP, đón tiếp đại biểu, làm MC,…

4 Về công tác tham mưu, tổng hợp:

Nhìn chung, công tác tham mưu ở HV chủ yếu phục vụ cho BGĐ để đưa

ra những quyết định hợp lý, phục vụ cho việc phát triển của HV Công tác thammưu ở đây thường là do lãnh đạo các phòng ban tham mưu cho BGĐ về côngtác đó hoặc là tham mưu cho BGĐ thực hiện công tác do cấp trên chuyển xuống(ở đây là Trung ương Đoàn) sao cho phù hợp với thực trạng ở Học viện Bêncạnh đó, HV cũng tham mưu cho cấp trên là Trung ương Đoàn như tham mưu

Ban Bí thư trung ương Đoàn đề xuất Thủ tướng chính phủ phê duyệt Đề án đàotạo, bồi dưỡng cán bộ Đoàn Thanh niên.

Về công tác tổng hợp, HV có hai loại báo cáo là báo cáo về chuyên môn

và báo cáo về công tác Đảng Nhân viên phòng TC-HC phải tổng hợp thông tin

từ những báo cáo mà các đơn vị gửi về và làm công tác tổng hợp hàng tuần,hàng tháng, hàng quý, hàng năm, theo công tác giao ban…

Trong quá trình thực tập tại HVTTN, tôi đã được tham gia vào công táctổng hợp: tập hợp VB của các phòng ban, tìm ra ý chính trong VB đó, sau đóchia thành các mảng công việc lớn: công tác chính trị, công tác chuyên môn,điểm mạnh, điểm yếu…

Trong quá trình thực tập ở phòng TC-HC ở HVTTNVN, tôi nhận thấyrằng các phòng nên gộp lại với nhau để công việc diễn ra suôn sẻ hơn Ví dụnhư phòng TC-HC nên tập hợp lại chứ không chia làm 3 phòng nhỏ như hiệnnay, như thế sẽ thuận tiện hơn cho nhân viên phòng TC-HC khi làm việc cùngnhau và cùng thực hiện các công việc chung: quản lý văn phòng phẩm, soạnthảo VB, tổ chức nhân sự…

5 Về công tác tổ chức sự kiện, hội họp:

Đối với các cuộc họp thường niên của HV như: họp giao ban, họptháng…Nhân viên phòng TC-HC chỉ cần phân công một người làm thư ký,chuẩn bị phòng họp gồm cả việc quét dọn, chuẩn bị tài liệu, nước uống…

Còn đối với các event lớn của HV như: Lễ kỷ niệm 20-11 thì 3 phòng

TC-HC, Quản trị, KH-TV đã phối hợp làm theo các bước sau:

Các bước Thực tế (Lấy ví dụ tổ chức event

 Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

 Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn

ra?

Lễ kỷ niệm 20-11

Tổ chức kỷ niệm chào mừng Nhà GiáoViệt Nam

BGĐ, toàn thể nhân viên và sinh viên

và HV, Trung ương Đoàn…

Ước tính số sinh viên, nhân viên trong

HV và bàn đại biểu Ngày 16-11 ở hội trường lớn HVSuy nghĩ ý tưởng

Lễ kỷ niệm bao gồm những phần nào?

Nhân viên phòng TC-HC lập chươngtrình chi tiết

Thiết kế trước cho event

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý

tưởng Các vấn đề bao gồm:

- Chuẩn bị hội trường

- Thiết kế hình ảnh cho chương trình

- Chương trình chi tiết, gồm những

hoạt động gì, thời gian ra sao

(dành cho phòng Quản trị) lập banner,khẩu hiệu,

Phòng QTPhòng QTPhòng TC-HC

Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện

được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi

tiến hành thực thi HV quan tâm đến

bị trước đó 1 tháng Bao gồm các hoạtđộng chuẩn bị như đồng phục, inbanner, lắp đặt standee, thuê người,liên lạc các bên liên quan Còn cácphòng ban khác và các khoa sẽ tự độngchuẩn bị tiết mục văn nghệ của mình,riêng phòng TC-HC còn có thêmnhiệm vụ là chuẩn bị diễn văn khaimạc cho BGĐ

Dàn dựng chuẩn bị Quá trình dàn dựng chuẩn bị trước 2

ngày khi sự kiện diễn ra: chuẩn bị hộitrường, dựng banner, chuẩn bị bàn đạibiểu…

Kết thúc sự kiện Nhân viên phòng TC-HC luôn theo dõi

chặt chẽ khi sự kiện diễn ra Điềuchỉnh khi phát sinh vấn đề, kiểm soát

và kiểm kê tài sản như: khay đại biểu,

lọ hoa…nhằm tránh thất lạc

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc vềkho: dọn dẹp nơi tổ chức , kiểm kê lạivật dụng, thanh toán hợp đồng cho cácnhà cung cấp,…

BẢNG TỔNG HỢP HỘI HỌP SỰ KIỆN 3 THÁNG 9,10,11 NĂM 2017

Các cuộc họp 91Các sự kiện lớn 6

6 Về công tác truyền thông:

Công tác truyền thông của học viện được thể hiện qua hai mặt chính, đóchính là thông qua mạng và thông qua các hoạt động do HV tổ chức

Thông qua trang web chính thức (http://vya.edu.vn/vya/) và trangfacebook của HV (https://www.facebook.com/vya.edu.com.vn/) , HV đã giớithiệu với mọi người về các hoạt động cũng như tôn chỉ của HV, giúp mọi người

có cái nhìn tốt đẹp đối với HV

Thứ hai là thông qua các hoạt động của HV như: tổ chức Ngày Nhà GiáoViệt Nam,ngày hội Thanh niên Việt Nam…cũng giúp cho mọi người được hòamình vào không khí học tập, làm việc của HV

Nhiệm vụ của nhân viên trong phòng TC-HC là viết bài, chụp ảnh về cáchoạt động, thông tin nổi bật trong HV qua đó giúp cho người ngoài có cái nhìntổng quát về HV

7.Công tác quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng

Theo điều 40 Quy chế tổ chức của HV thì:

- Tài sản do Học viện quản lý và sử dụng là tài sản thuộc sở hữu Nhà nước

do Trung ương Đoàn quản lý bao gồm: Đất đai, nhà cửa, công trình xây dựng,các kết quả hoạt động NCKH và đào tạo; các trang thiết bị, phương tiện đi lại dongân sách Nhà nước, Trung ương Đoàn đầu tư cho đơn vị; các trang thiết bị doHọc viện đầu tư mua sắm, xây dựng từ các hoạt động đào tạo, liên kết đào tạo,NCKH, dịch vụ, được biếu, tặng

- Tài sản của Học viện được bổ sung thường xuyên để đáp ứng nhu cầuthực hiện nhiệm vụ và sự phát triển của Học viện bằng nguồn kinh phí tự bổsung của đơn vị

- Học viện có trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản có hiệu quảtheo các quy định hiện hành của Nhà nước

- Cuối niên độ kế toán, trước khi khoá sổ kế toán, Học viện tiến hành kiểm

kê tài sản hiện có để đảm bảo số liệu trên sổ kế toán đúng với thực tế

- Hàng năm, Học viện tính và phản ánh giá trị hao mòn của những tài sản

cố định hiện có Đối với những tài sản cố định sử dụng vào hoạt động sản xuấtdịch vụ, Học viện thực hiện trích khấu hao tài sản cố định theo quy định củaNhà nước, số khấu hao đơn vị được để lại đầu tư tăng cường cơ sở vật chất, đổimới trang thiết bị

- Đối với những tài sản cố định đã bị hư hỏng không thể sửa chữa đượchoặc quá lạc hậu về mặt kỹ thuật, Học viện báo cáo với Ban Bí thư Trung ươngĐoàn bằng văn bản xin phép thanh lý, tiền thu thanh lý tài sản theo quy định

Các nhân viên của HV luôn hoàn thành tốt về việc giữ gìn, bảo quản tàisản của HV Tuy nhiên, nhiều dụng cụ điện tử như: máy tính, photocopy dodùng lâu năm dễ bị hỏng, tạm dừng…dẫn đến khó khăn trong công tác làm việccủa cơ quan Bên cạnh đó, do hiện nay HV đã được chấp thuận mở thêm 3 mãngành mới là: Luật, Quan hệ công chúng và Quản lý nhà nước nên HV cần phải

mở rộng thêm phòng học, xây dựng thêm CSVC (bàn ghế, máy chiếu…)

Ở HVTTNVN, HV còn cho thuê các tài sản rảnh rỗi (hội trường, phònghọc…) cả dài hạn và ngắn hạn theo hợp đồng đã quy định

PHẦN III.XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

.Qua quá trình quan sát và thực tập ở HVTTN, tôi đã xây dựng đượcbảng mô tả công việc của phó phòng TC-HC như sau:

bảo thực hiện công việc

Phẩm chất cá nhân

Năng lực chuyên môn

bút, giấy Kẹp tài liệu

-Điện thoại

+ Kiên trì, tỷ mỉ, năng động, sáng tạo

- Thời gian, kinh nghiệm công tác cần thiết cho vị trí này

+ Có kinh nghiệm

về công tác văn phòng

+ Am hiểu về kỹ năng soạn thảo văn bản

+ Có nghiệp vụ về công tác hành chính

+ Có nghiệp vụ về công tác đảng

+ Cử nhân Hành chính

+ Chứng chỉ tin học văn phòng + Chứng chỉ Ngoại ngữ : Tiếng Anh trình độ B

+ Kiến thức về nghiệp vụ

Công việc 1: Tổng hợp nội dung và kết

quả các cuộc họp giao ban hàng tháng

của Học viện, kết luận giao ban tháng

Công việc 2: Tổ chức các cuộc họp,

hội nghị cán bộ, viên chức gồm chuẩn

bị nội dung chương trình, mời, đón tiếp

đại biểu, tham mưu báo cáo hội nghị

Công việc 3: Phục vụ khách trong và

ngoài nước đến Học viện công tác,

quản lý các phòng họp và phòng làm

việc của Ban Giám đốc

Công việc 4: Phụ trách quản lý văn bản

đi, đến của các đơn vị trong và ngoài

Học viện

Công việc 5: Quản lý các thiết bị được

giao để tổ chức phục vụ các cuộc họp,

hội nghị.

Công việc 6: Tham gia dự họp các cuộc họp

giao ban hàng tuần, hàng tháng.

2 Nhiệm vụ 2: Công tác tổng hợp

Công việc 1:Xây dựng, tổng hợp kế

hoạch công tác tuần, tháng, năm

Công việc 2: Xây dựng báo cáo sơ kết,

tổng kết, kết luận hội nghị giao ban

tháng, 6 tháng đầu năm và tổng kết năm

Công việc 3: Đôn đốc, theo dõi việc

góp ý văn bản của các đơn vị, thu thập

số liệu, soạn thảo văn bản hành chính

tổng hợp

3 Nhiệm vụ 3: Văn phòng Đảng ủy

Học viện

Công việc 1: Hướng dẫn các chi bộ thủ

tục xét kết nạp đảng viên, chuyển sinh

hoạt đảng, chuyển đảng chính thức.

Kiểm tra hồ sơ trình Đảng ủy phê duyệt

Công việc 2: Lập hồ sơ, đề xuất thi đua

khen thưởng hàng năm, hồ sơ xét tặng

danh hiệu 30 năm, 40 năm tuổi đảng,

Hồ sơ làm thẻ đảng viên

Công việc 3: Soạn thảo các báo cáo, quyết

định, công văn, nghị quyết, kế hoạch, chương

trình công tác của Đảng ủy

Công việc 4: Quản lý, lưu trữ, bổ sung

hồ sơ đảng viên, hàng năm báo cáo

đảng ủy Trung ương đoàn

Công việc 5: Đôn đốc các chi bộ thực

hiện nề nếp sinh hoạt, đóng đảng phí

Công việc 6: Ghi chép biên bản các

cuộc họp của BCH Đảng ủy

PHẦN IV: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN

Trong quá trình thực tập ở HVTTNVN, tôi đã học được rất nhiều kinhnghiệm quý báu: cách đóng dấu, tham gia công tác lễ tân , hậu cần…giúp tôi cóthêm trải nghiệm để sau này đi làm trong tương lai Bên cạnh đó, tôi cũng nhậnthấy được những điều mà HVTTNVN có thể cải thiện để HVTTNVN có thểhoạt động tốt hơn

- Về công tác văn thư-lưu trữ:

+ HV nên tuyển thêm viên chức có chuyên môn về công tác lưu trữ và cómột bộ phận riêng đảm nhiệm công tác lưu trữ của HV, như vậy tài liệu trong

HV sẽ được lưu giữ tốt hơn

+ Phổ biến công nghệ thông tin trong toàn thể HVTTNVN, hướng dẫn mọingười dùng CloudOffice là công cụ để tra cứu

- Về công tác quản lý CSVC: năm sau HV sẽ mở thêm 03 mã ngành mớinên công tác chuẩn bị phòng học, máy chiếu…cần cải thiện thêm

- Về tổ chức, sắp xếp phòng làm việc: HVTTNVN nên tập trung tất cả cácphòng ban vào một tòa nhà riêng thay vì tách ra như hiện nay, như vậy thì côngviệc sẽ diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn

PHỤ LỤC 1

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM