Tài liệu môn quản trị nguồn nhân lực - Chương Thiết kế và phân tích công việc

Tài liệu môn quản trị nguồn nhân lực - Chương 3 Thiết kế và phân tích công việc

Chương 3: Thiết kế và phân tích

công việc

Suy ngẫm

• Thời gian vừa qua đơn vị của các anh chị

có gặp các vấn đề dưới đây không?

• Nhiệm vụ của các nhân viên bị chồng chéo

• Kết quả công việc của nhân viên không được đánh giá chính xác do thiếu các tiêu chuẩn đánh giá

• Doanh nghiệp gặp tình trạng lúc thừa, lúc thiếu lao động do thiếu căn cứ để xác định nhu cầu về lao động

• Nhân viên được cử đi đào tạo nhưng không áp

• Chỉ cần doanh nghiệp của bạn gặp một trong những vấn đề trên thì có nghĩa là doanh nghiệp của bạn cần phải có một hệ thống để:

- Xác định các yêu cầu của từng công việc

- Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc

- Xác định cơ cấu lương thưởng phù hợp

- Tuyển chọn, đề bạt và chuyển đổi vị trí nhân

viên

– Phân tích công việc sẽ giúp doang

nghiệp xây dựng nên một hệ thống như vậy

– Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu:

• Phân tích công việc là gì?

• Công việc sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và ai sẽ tham gia vào quá trình phân tích công việc.

Phân tích công việc là gì?

• Là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống

• Nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó

Kỹ năng Năng lực Trách nhiệm cụ thể

Lợi ích khi phân tích công việc

• Suy nghĩ và đưa ra 3 lợi ích của việc phân tích công việc đối với doanh nghiệp của

bạn?

• ………

• ………

• ………

Khi nào cần phân tích công việc?

• Theo bạn trong những trường hợp nào thì doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích công việc? Bạn hãy liệt kê ra ít nhất 3

trường hợp?

• ………

• ………

• ………

Phân tích công việc do ai thực hiện

• Giả sử bạn là người được phân công thực hiện phân tích công việc cho doanh

nghiệp của bạn Theo bạn, ngoài bạn ra ai cũng sẽ tham gia vào phân tích công việc:

• ………

• ………

• ………

Hà được giao trách nhiệm phân tích công việc kiểm soát hệ thống tự động để đưa ra những yêu cầu tuyển dụng Co Hà cảm thấy băn khoăn không biết thu thập những thông tin về công việc này từ ai bởi

vì đây là một chức vụ công việc mới chưa từng có

ở công ty Nam Thanh Bạn hãy giúp cô Hà giải

• Khi nói tới phân tích công việc có người phản đối với lý do: Hiện nay công việc thay đổi rất nhanh chóng do sự tác động của nhiều yếu tố khác nhau cho nên các thông tin về công việc hôm nay sẽ không còn phù hợp vào ngày nai nữa Do vậy, tốt nhất không nên thực hiện

phân tích công việc” Bạn có đồng ý với lý do này không? Tại sao?

• ……….

• ………

Câu hỏi

• Bạn đã từng bao giờ thực hiện phân tích công việc chưa?

Có thể trước đây bạn đã từng thực hiện

phân tích công việc Vậy bạn hãy nhớ lại xem bạn có gặp khó khăn gì khi phân

tích công việc hay không? Bạn thực hiện phân tích công việc nhằm mục đích gì? Bạn có thu thập đầy đủ thông tin về phân tích công việc không và bằng cách nào? Những người quản lý và người thực hiện

Quy trình phân tích công việc

• Gồm: 3 giai đoạn

• 6 bước được mô tả như sau:

Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích của

việc phân tích công việc

• Phân tích công việc giúp trả lời những câu hỏi sau:

- Tại sao cần có công việc đó?

- Những hoạt động chân tay và trí óc nào

người nhân viên phải thực hiện

- Khi nào thì công việc được thực hiện

- Người nhân viên thực hiện công việc đó như thế nào?

Bước 1: Xác định mục đích của

việc phân tích công việc

• Những tiêu chuẩn nào là cần thiết để thực hiện công việc đó?

• Những điều kiện làm việc cần thiết là gì?

• Những máy móc, thiết bị được sử dụng

trong công việc?

• Những tiêu chuẩn thực hiện kết quả công việc là gì?

• Anh Hà là nhân viên giao hàng của công ty thương mại Tiến Thịnh Sáng nay, khi vừa đến văn phòng anh Hà được anh Tùng, trưởng phòng bán hàng thông báo rằng phòng nhân

sự muốn gặp anh vào 9h sáng mai để hỏi một

số thông tin về công việc của anh Từ khi nhận được thông báo, anh Hà cảm thấy lo lắng không biết phòng nhân sự muốn tìm hiểu công việc của anh để làm gì? Anh cho rằng chắc lần này phòng nhân sự muốn xây dựng lại chính sách lương thưởng, do vậy anh bắt đầu nghĩ cách làm thế nào để kể ra những khó khăn và vất vả của công việc giao hàng.

Tình huống

Bước 2: Xem xét các thông tin

cơ bản liên quan

• Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh

nghiệp

• Nếu doanh nghiệp chưa có một bản sơ đồ

tổ chức thì đây là cơ hội để tạo ra bản sơ

đồ đó

• Sơ đồ tổ chức được xây dựng theo các

cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và

cơ cấu của tổ chức Nói chung người ta

thường sử dụng các ô để biểu thị các vị trí của cá nhân và đường nối giữa chúng để biểu thị cơ cấu báo cáo

Ví dụ:

Giám đốc điều hành

Giám đốc phụ trách nghiên cứu và phát triển

Giám đốc phụ

trách Marketing

Giám đốc phụ trách tài chính

Suy ngẫm

• Bạn hãy dành vài phút suy nghĩ xem việc nghiên cứu vị trí của công việc cần phân tích trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp

sẽ cho bạn những thông tin gì về công

việc?

(Bạn có thể hiểu công việc này chịu sự giám sát và phải báo cáo và/ hoặc

giám sát và chỉ thị cho cấp nào)

• Cần nghiên cứu biểu đồ quy trình của công việc

mà bạn sẽ phân tích Biểu đồ quy trình công

việc sẽ cho bạn thấy các đầu vào và đầu ra của công việc Dựa trên những thông tin này bạn có thể xác định

- Những yếu tố đầu vào

- Ai sẽ là người cung cấp những yếu tố đầu vào

- Công việc sẽ tạo ra các yếu tố đầu ra nào

- Ai sẽ là người sử dụng các yếu tố đầu ra này?

Biểu đồ quy trìnhquản lý kho tại

Phiếu đặt mua

Nhập hàng

Từ biểu đồ quy trình này hãy xác

định

Những yếu tố đầu vào Người cung cấp

Các yếu tố đầu ra Người sử dụng

Bước 3: Lưa chọn người thực hiện công

việc tiêu biểu để phân tích

• Phân tích công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc

• Lựa chọn người tiêu biểu (Người thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu)

• Không nên chọn người làm việc xuất sắc

Hoàn thành công việc chuẩn bị phân tích công việc => Giai đoạn 2 của quy trình

Bước 4: Thu thập các thông tin

về công việc

• Xác định các thông tin về công việc cần

thu thập

• Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

• Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Xác định các thông tin về công

việc cần thu thập

• Lợi ích của phân tích

công việc

Phân tích công việc

Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc

Tuyển dụng, chọn Đào tạo, huấn luyện Đánh giá năng lực Định giá công việc Trả công, khen

• Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc:

• Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

• Thông tin về các loại máy móc thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc

• Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu khi thực hiện công việc đối với nhân viên:

• Bao gồm:

- Các quy định về tiêu chuẩn hành vi

- Tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

Thiết kế biểu mẫu thu thập

thông tin

• Biểu mẫu là công cụ giúp bạn thu thập các

thông tin về công việc một cách có tổ chức để tránh bỏ sót các thông tin cần thu thập, để thiết

kế biểu mẫu thu thập thông tin cần:

• Liệt kê tất cả các thông tin cần phải thu thập

• Mức độ cần phải tìm hiểu đối với từng thông tin

• Chuyển các thông tin này thành các câu hỏi

dưới dạng câu hỏi mở, đúng, sai, lựa chọn,…

• Đưa các câu hỏi thàh dạng biểu mẫu:

Lựa chọn phương pháp thu

Phỏng vấn

Nhật ký công việc

• Người thực hiện công việc sẽ điền vào

cuốn nhật ký công việc những hoạt động

đã làm trong ngày hoặc quy trình làm một việc nào đó

• Nhược:

- Người thực hiện sẽ thổi phồng các hoạt động

mà họ thực hiện hoặc ghi chép các hoạt động

mà thực tế họ không thực hiện

– Phương pháp này thích hợp để xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc ở mức kác nhau:

– Mức đạt yêu cầu

– Mức tốt

– Mức xuất sắc

Ví dụ:

• Tình huống nhân viên bán hàng xử lý than phiền của khách hàng Tình huống bất

ngờ sẽ được ghi lại dưới dạng câu chuyện

về việc người thực hiện công việc đã xử lý tình huống này như thế nào và trên cơ sở

đó xây dựng một bức tranh mô tả hành vi thực hiện công việc đó

Bước 5: Thẩm định kết quả

phân tích

• Mục đích:

- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc

- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch

- Nhận được sự nhất trí của người thực

hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc

III Bản mô tả công việc

• Bạn đã hòan thành việc thu thập và phân tích các thông tin về công việc

• Tiếp theo là hoàn chỉnh bản mô tả công việc

• Tài liệu này rất hữu ích đối với hoạt động quản trị NNL tại doanh nghiệp

Mục đích của bản mô tả công

• Đánh giá kết quả thực hiện

• Cung cấp cơ sở đánh giá tầm quan trọng

và giá trị của công việc

• Tạo cơ sở phân loại, so sánh và xếp lương

trong hệ thống cấp bậc lương của doanh nghiệp

• Truyền đạt các yêu cầu của công việc, làm cơ

sở cho quá trình thi tuyển, đề bạt và phát triển nghề nghiệp trong công ty

• Cung cấp tài liệu cơ sở cho việc so sánh kết quả công việc của nhân viên, truyền đạt và dđ lường các yêu cầu cải tiến cũng như các phần thuởng cho công việc

• Xây dựng bản mô tả công việc

• Bản yêu cầu công việc

• Bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc

• Là một tài liệu cung cấp thông tin về

những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện

làm việc và những vấn đề có liên quan

đến một công việc cụ thể Nó xác định cần phải làm gì, tại sao phải làm, làm ở đâu và

mô tả ngắn gọn làm như thế nào

Thành phần:

• Xác định chức danh công việc

• Xác định các trách nhiệm chính của công

việc

• Xác định các nhiệm vụ chính của công việc

• Liệt kê các mối quan hệ của công việc

• Trình bày phạm vi, quyền hạn của người

thực hiện công việc

• Các điều kiện làm việc

=> Nên ngắn gọn, xúc tích, và nên sử dụng

Các đặc điểm của một bản mô

tả công việc tốt

• Các nhiệm vụ được liệt kê theo mức độ quan trọng

• Các nhiệm vụ chính phải được liệt kê đầy đủ

• Các nhiệm vụ phải được cập nhật và linh hoạt

• Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt, rõ ràng và ngắn gọn

• Người thực hiện được khuyến khích phát huy khả năng

• Mô tả công việc chứ không mô tả người thực hiện

• Công việc được mô tả một cách khách quan và chính xác

Bản yêu cầu chuyên môn công

việc với người thực hiện

• Là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc

đối với người thực hiện về các kiến thức,

kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc

trưng về tinh thần và thể lực và các yêu

cầu cụ thể khác

Bản tiêu chuẩn thực hiện công

việc

• Là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất

lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ

được quy định trong bản mô tả công việc

Truyền đạt các tài liệu liên quan

- Chương trình hướng dẫn hội nhập cho

nhân viên mới

Ai là người truyền đạt

• Trưởng phòng

• Bộ phận là người truyền đạt những tài liệu công việc tới nhân viên của họ

Các ứng dụng của tài liệu về công việc trong quản trị NNL

• Dự báo số lượng và chất lượng lao động cần thiết

• Cung cấp thông tin cho tuyển dụng NNL

• Xác định các kỹ năng cần đào tạo và phát triển

• Làm cơ sở để xây dựng mức lương

thưởng

• Các bản mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn và tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc rõ ràng, mang tính cập nhật và dễ hiểu sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh cho mỗi công ty sử dụng chúng

• Những tài liệu này sẽ hỗ trợ cho chức năng quản lý NNL trong toàn bộ công ty

và đảm bảo cung cấp các thông tin chính xác về “con người” vfa “chức năng” rất cần thiết cho các quyết định về hoạt

Nhiệm vụ

• Vị trí: Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được

thực hiện bởi một người lao động

• Ví dụ: Tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhân viên thao tác máy tính, hoặc một thư ký, một nhân viên đánh máy

Nhiệm vụ:

• Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện Ví dụ: Soạn thảo văn bản trên máy tính, trả lời điện thoại,…

Câu hỏi

• Trình bày các khái niệm công việc, nhiệm vụ, vị trí, nghề?

• Trình bày nội dung của bản mô tả công việc,

bản xác định yêu cầu với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

• Giải thích tại sao nói phân tích công việc là công

cụ quản lý nhân lực trong tổ chức.

• Phân tích công việc

• Nghiên cứu thời gian và