Phân tích ABC là phương pháp phân tích tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ và giá trị hàng năm nhằm phân loại và xác định những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách của bệnh viện,
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu
Dưới đây là các câu trích dẫn quan trọng, thể hiện nội dung của từng đoạn trong bài viết, được tối ưu hóa cho SEO:1 "Danh mục thuốc sử dụng tại Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ trong các năm 2017, 2018 và 2019 được cập nhật đầy đủ, phản ánh hoạt động cung ứng thuốc hàng năm."2 "Dữ liệu về xuất nhập tồn kho thuốc, tổng chi phí liên quan đến hoạt động lưu trữ thuốc qua các năm 2017-2019 giúp đánh giá hiệu quả quản lý kho thuốc của bệnh viện."3 "Thông tin về số lượng, chi phí, thời gian đặt hàng và tiếp nhận thuốc từ nhà cung ứng, cùng với quy trình cập nhật và quản lý dữ liệu xuất nhập kho, đảm bảo hoạt động kho thuốc diễn ra thuận lợi và chính xác."4 "Các hoạt động giao nhận thuốc giữa kho chẵn và các kho trung gian, cũng như công tác bảo quản và kiểm soát chất lượng thuốc, được thực hiện liên tục từ năm 2017 đến 2019 tại Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ."5 "Hệ thống kho thuốc của bệnh viện trong các năm 2017-2019 phản ánh quy trình quản lý kho thuốc chuyên nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và an toàn thuốc cho bệnh nhân."
Danh mục các loại thuốc tại bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ
2017, 2018 và 2019 đã được phê duyệt Số liệu, báo cáo xuất, nhập tồn kho thuốc và dữ liệu tổng chi phí liên quan đến hoạt động tồn kho các năm 2017,
2018 và 2019 đã được phê duyệt
Danh mục các thuốc thành phẩm đông y và thuốc dược liệu tại bệnh viện được cập nhật thường xuyên nhằm đảm bảo nguồn cung dồi dào và chất lượng cao Thông tin về danh mục thuốc của nhà thuốc bệnh viện giúp nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người bệnh tốt hơn Dữ liệu xuất, nhập, tồn kho thuốc cũng được theo dõi chặt chẽ nhằm tối ưu hóa hoạt động kho bãi và giảm thiểu tổn thất Đồng thời, dữ liệu tổng chi phí liên quan đến hoạt động tồn kho của nhà thuốc bệnh viện là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát ngân sách và nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.1.4 Địa điểm và thời gian nghiên cứu: Địa điểm Nghiên cứu thực hiện tại Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành
Phố Cần Thơ Địa chỉ số 04 đường Châu Văn Liêm, phường An Lạc, quận Ninh Kiều, Thành Phố Cần Thơ
Thời gian: Nghiên cứu được tiến hành từ 01/07/2018 đến 31/06/2019.
Phương pháp nghiên cứu
2.2.1 Thiết kế nghiên cứu: Sử dụng phương pháp mô tả cắt ngang, hồi cứu 2.2.2 Cỡ mẫu: Tất cả các danh mục thuốc được sử dụng tại bệnh viện, các báo cáo liên quan đến công tác dược, các kho dược tại bệnh viện Đa khoa Thành Phố Cần Thơ các năm 2017, 2018 và 2019
Danh mục thuốc, báo cáo, kho dược được chọn theo phương pháp chọn mẫu toàn bộ, thỏa các tiêu chuẩn chọn mẫu
2.2.4.1 Xác định tình hình và tìm hiểu một số yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho thuốc của Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019
Tổng quan về phân loại tồn kho thuốc tại Khoa Dược Bệnh viện Đa Khoa Thành phố Cần Thơ trong các năm 2017, 2018 và 2019 cho thấy việc phân chia dựa trên nguồn gốc, giúp tối ưu hóa quản lý thuốc Các thuốc được phân nhóm kỹ thuật để đảm bảo đúng quy trình điều trị và nâng cao hiệu quả sử dụng thuốc trong bệnh viện Ngoài ra, việc phân loại theo đơn vị đóng gói và hệ điều trị đã giúp nâng cao chính xác trong kiểm kê và tồn kho thuốc, đảm bảo cung ứng liên tục và an toàn cho bệnh nhân.
Bảng 2.1 Các tiêu chí phân loại tồn kho thuốc của bệnh viện [6], [7]
Stt Tiêu chí Cơ sở Biến số
- Thuốc sản xuất tại nước ngoài
- Thuốc sản xuất tại Việt Nam
- Thuốc sản xuất tại nước ngoài thay đổi số visa
- Thuốc sản xuất tại Việt Nam thay đổi số visa
Nhóm xếp hạng tính điểm thầu
3 Đơn vị đóng gói Đơn vị đóng gói nhỏ nhất của thuốc
Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ phân chia các thuốc trong kho thành 17 hệ điều trị
Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm thuốc ABC, XYZ, VEN
Bảng 2.2 Phân hạng các nhóm thuốc ABC, XYZ, VEN
Hạng A Chiếm 75-80% giá trị, 10-20% sản phẩm
Hạng B Chiếm 15-20% giá trị, 10-20% sản phẩm
Hạng C Chiếm 5-10% giá trị, 60-80% sản phẩm
Loại X Thuốc bán ra ổn định, hệ số biến thiên < 15%
Loại Y Thuốc bán ra ổn định trung bình, hệ số biến thiên15-50% Loại Z Thuốc bán ra không ổn định, hệ số biến thiên > 50%
Thuốc V Vital drugs: thuốc cần thiết
Thuốc E Essential drugs: thuốc thiết yếu
Thuốc N Non-Essential drugs: thuốc không thiết yếu
Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm thuốc AXV
Nhóm thuốc AXV là nhóm thuốc cần thiết , có nhu cầu sử dụng ổn định và chiếm giá trị lớn trong tổng ngân sách bệnh viện
Kết hợp cùng lúc cả 3 kỹ thuật phân tích ABC, XYZ và VEN giúp tạo thành 27 nhóm thuốc khác nhau, từ đó dễ dàng xác định các nhóm thuốc thuộc nhóm AXV và nhóm không phải AXV Phương pháp này tối ưu hóa quá trình phân loại thuốc, nâng cao độ chính xác trong quản lý và dự trữ thuốc Việc áp dụng đồng bộ các kỹ thuật phân tích này mang lại lợi ích lớn trong việc kiểm soát chất lượng thuốc và đưa ra các quyết định phù hợp trong lĩnh vực dược phẩm.
Xác định đặc điểm tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành Phố Cần Thơ năm 2017, 2018, 2019
Các đặc điểm đặc trưng của hàng tồn kho thuốc trong bệnh viện
Kho thuốc là nơi lưu trữ và bảo quản thuốc tại bệnh viện, có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị tồn kho Đặc điểm của kho thuốc như việc quản lý, thiết kế, cách sắp xếp và bảo quản thuốc đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng và hiệu quả công việc Việc tổ chức khoa học kho thuốc giúp đảm bảo an toàn, dễ dàng kiểm soát và tối ưu hóa quá trình sử dụng thuốc trong bệnh viện.
- Chi phí tồn kho: mỗi loại hàng hóa đều có 3 loại chi phí tồn kho cơ bản là chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho
Chi phí mua hàng hàng năm của bệnh viện được xác định bằng tổng số tiền mà bệnh viện chi trả để mua toàn bộ mặt hàng tồn kho thuốc trong suốt một năm Đây là yếu tố quan trọng giúp đánh giá hiệu quả quản lý kho và tối ưu hóa chi phí mua sắm thuốc men trong bệnh viện Kiểm soát chi phí mua hàng phù hợp có thể góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và giảm thiểu lãng phí ngân sách.
Chi phí đặt hàng: bao gồm chi phí cho nguồn cung ứng (tìm kiếm, đánh giá nhà cung ứng), chi phí cho đặt hàng, lương nhân viên đặt hàng
Chi phí lưu kho của bệnh viện trong một năm bao gồm tổng các khoản chi cho hoạt động quản lý kho thuốc, như chi phí vận hành kho (tiền điện, nước), lương nhân viên kho thuốc, và các chi phí phát sinh từ thuốc hư hỏng do hết hạn sử dụng, vỡ trong quá trình di chuyển hoặc thuốc thu hồi.
Tìm hiểu một số yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho thuốc của Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019
Nghiên cứu đã xây dựng phương trình hồi quy sơ bộ nhằm dự báo chi phí tồn kho thuốc bằng cách sử dụng ba biến số chính: số lượng thuốc trong danh mục, số lượt ngoại trú và số lượt nội trú Đây là các yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chi phí tồn kho thuốc trong bệnh viện, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát chi phí y tế Mô hình dự báo này giúp các cơ sở y tế phân tích chính xác hơn và lập kế hoạch dự trữ thuốc phù hợp, đồng thời cải thiện hoạt động mua sắm và phân bổ thuốc Việc xây dựng phương trình hồi quy dựa trên các biến số này góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho thuốc và giảm thiểu chi phí không hợp lý.
Bảng 2.3 Các biến số và thông tin về biến số
Biến số Thông tin về biến số Giá trị tham số p-value
X1 Số lượng thuốc trong danh mục
X2 Số lượt ngoại trú Biến liên tục
X3 Số lượt nội trú Biến liên tục
2.2.4.2 Xây dựng cơ số tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021
Xác định lượng đặt hàng tối ưu cho các thuốc thuộc nhóm AXV
Các thuốc áp dụng mô hình EOQ để xây dựng lượng đặt hàng tối ưu sẽ được: Xác định số lần đặt hàng trong một năm của mỗi thuốc
Xác định chi phí đặt hàng cho mỗi lần mua thuốc
Xác định chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị thuốc
Xác định định mức tồn kho cho các thuốc không thuộc nhóm AXV
Các thuốc không áp dụng mô hình EOQ để tối ưu hóa lượng đặt hàng sẽ được xác định theo định mức tồn kho dựa trên phần trăm nhu cầu hàng năm, phù hợp với đặc điểm riêng của từng nhóm thuốc Điều này giúp đảm bảo lượng tồn kho hợp lý, tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, nâng cao hiệu quả quản lý kho và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thuốc Việc xác định định mức tồn kho dựa trên phần trăm nhu cầu hàng năm phù hợp với đặc điểm từng nhóm thuốc giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo cung ứng thuốc liên tục.
Xây dựng chế độ kiểm kho thuốc theo chu kỳ
Theo nguyên tắc Pareto, chỉ có 20% các mặt hàng quan trọng trong nhóm A mang lại 80% doanh số, do đó các nhà quản lý kho cần thực hiện chính sách kiểm soát chặt chẽ tồn kho nhóm A Việc theo dõi thường xuyên thời gian đặt hàng giúp tránh tình trạng tồn kho số lượng lớn các loại thuốc này, tối ưu hóa quản lý tồn kho và tăng hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống hóa các quy trình thao tác chuẩn liên quan đến quản trị tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành phố Cần Thơ
Các quy trình thao tác chuẩn liên quan đến công tác quản trị tồn kho thuốc:
Quy trình biên soạn và quản lý tài liệu
Quy trình quản lý nhân sự và đào tạo nhân viên
Quy trình nhập thuốc và kiểm tra thuốc nhập kho
Quy trình bảo quản thuốc trong kho
Quy trình kiểm tra, theo dõi chất lượng thuốc trong kho
2.2.5 Phương pháp thu thập và đánh giá số liệu
2.2.5.1 Xác định tình hình quản trị tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2017 – 2019
Trích xuất dữ liệu từ hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện là bước đầu tiên để đảm bảo quá trình phân tích hiệu quả Sau đó, chúng tôi tiến hành mô tả chi tiết dựa trên các dữ liệu được cung cấp, giúp nhận diện các xu hướng và vấn đề chính trong hoạt động bệnh viện Quá trình này gồm ba bước chính để tối ưu hoá việc xử lý và sử dụng dữ liệu, đảm bảo độ chính xác và tin cậy của các thông tin phân tích.
Bước 1: Phân loại tồn kho thuốc theo cách thông thường tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành Phố Cần Thơ năm 2017, 2018 và 2019
Phân loại thuốc cần thực hiện theo nguồn gốc, phân nhóm kỹ thuật, đơn vị đóng gói và hệ điều trị để đảm bảo quản lý hiệu quả Sau khi phân loại, tiến hành thống kê số lượng và tính giá trị các biến số liên quan đến từng loại thuốc Ví dụ, để tính phần trăm giá trị của thuốc T, ta sử dụng công thức: Giá trị thuốc T = Nhu cầu hàng năm của thuốc T × Đơn giá thuốc T Việc này giúp xác định chính xác giá trị tổng thể của các loại thuốc trong kho, từ đó hỗ trợ quản lý và lập kế hoạch mua sắm hiệu quả.
% giá trị thuốc T = giá trị thuốc T/tổng giá trị toàn bộ thuốc
Bước 2: Áp dụng kỹ thuật phân tích tồn kho ABC kết hợp XYZ và VEN để phân loại các nhóm thuốc tồn kho
Giai đoạn 1: áp dụng riêng lẻ từng kỹ thuật ABC, XYZ và VEN để phân loại
Thực hiện kỹ thuật phân tích ABC tuần tự theo các bước như sau:
Xác định thuốc sử dụng cho từng năm giai đoạn 2017 – 2019
Thu thập đơn giá và số lượng tiêu thụ của các thuốc
Tính giá trị sử dụng của các thuốc:
Tổng giá trị = ∑(Đơn giá ∗ Số lượng) n i=0
% Giá trị từng thuốc = Giá trị mỗi thuốc
Sắp xếp các thuốc theo thứ tự phần trăm giá trị giảm dần
Tính giá trị tích lũy phần trăm giá trị của từng thuốc bằng cách cộng dồn các phần trăm giá trị thuốc theo thứ tự đã xếp
Đánh dấu các mốc 80%, 95%, và 100% trong quá trình cộng dồn
Phân loại theo đặc điểm: nhóm A (10 – 20% về số lượng, 70 – 80% về giá trị), nhóm B (10 – 20% về số lượng, 15 – 20 % về giá trị), nhóm C
(60 – 80% về số lượng, 5 – 10 % về giá trị)
Thực hiện kỹ thuật phân tích XYZ tuần tự theo các bước như sau:
Thu nhập dữ liệu toàn bộ thuốc năm 2017, 2018, 2019
Xác định các thuốc sử dụng liên tục 03 năm giai đoạn 2017 – 2019
Thu thập nhu cầu sử dụng năm 2017, 2018 và 2019 của mỗi thuốc
Tính toán độ lệch chuẩn (SD) và hệ số biến thiên (CV) của nhu cầu sử dụng thuốc dựa trên nhu cầu trung bình:
D TB = Tổng nhu cầu mỗi tháng
Tổng số tháng sử dụng σ = √(D TB − D 2017 ) 2 + (D TB − D 2018 ) 2 + (D TB − D 2019 ) 2
Phân loại đặc điểm phân loại của phân tích XYZ:
Bảng 2.4 Phân loại đặc điểm phân loại của phân tích XYZ
Thực hiện kỹ thuật phân tích VEN
Phương pháp thực hiện dựa trên căn cứ danh mục thuốc thiết yếu của Tổ chức Y tế Thế giới và Bộ Y Tế, cùng các hướng dẫn, phác đồ điều trị đã được xây dựng và áp dụng tại bệnh viện Quá trình này tham khảo ý kiến nhóm bác sĩ lâm sàng để xây dựng dự thảo danh mục thuốc theo phân loại VEN Hội đồng thuốc và điều trị đã tiến hành họp để xem xét, thống nhất và phê duyệt danh mục thuốc đã phân loại VEN Nghiên cứu sử dụng dữ liệu phân loại VEN của Khoa Dược, Bệnh viện Đa Khoa để đảm bảo tính chính xác và phù hợp trong quản lý thuốc.
Y Ổn định trung bình 0,33 < CV ≤ 0,56
Thành Phố Cần Thơ, để thống kê số lượng thuốc theo 3 nhóm cần thiết (V), thiết yếu (E), không thiết yếu(N)
Giai đoạn 2 của quá trình phân tích liên quan đến việc kết hợp đồng thời ba kỹ thuật phân tích nhằm tạo ra 27 nhóm thuốc khác nhau Sau khi hoàn thành giai đoạn 1, nghiên cứu đã xác định các nhóm thuốc theo phân loại ABC, XYZ và VEN riêng biệt Bằng cách lấy phần giao thoa từ ba kết quả phân tích này và tổ hợp các thuốc, chúng ta thu được 27 nhóm thuốc với các đặc điểm đa dạng, trong đó có nhóm thuốc AXV và các nhóm không phải AXV, giúp phân loại chính xác và tối ưu hóa quản lý thuốc.
Bảng 2.5 Ma trận ABC –XYZ – VEN
A AXV AXE AXN AYV AYE AYN AZV AZE AZN
B BXV BXE BXN BYV BYE BYN BZV BZE BZN
C CXV CXE CXN CYV CYE CYN CZV CZE CZN
Bước 3: Xác định đặc điểm tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành Phố Cần Thơ năm 2017, 2018 và 2019
Các đặc điểm đặc trưng của hàng tồn kho thuốc trong bệnh viện:
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Xác định tình hình và tìm hiểu một số yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn
3.1.1 Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc: Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc được thể hiện qua bảng 3.1
Bảng 3.1 Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc
Trong giai đoạn từ 2017 đến 2019, thuốc nhập khẩu từ nước ngoài chiếm tỷ lệ giá trị cao nhất, dao động từ 51,72% đến 63,02%, phản ánh xu hướng tăng trưởng trong giá trị thị trường thuốc ngoài nước Trong khi đó, thuốc do sản xuất trong nước chiếm tỷ lệ số lượng cao nhất từ 50,84% đến 51,53%, thể hiện sản phẩm nội địa vẫn giữ vai trò quan trọng trong thị phần thuốc tại Việt Nam Tuy nhiên, đến năm 2019, tỷ lệ thuốc trong nước giảm còn 44,50%, cho thấy xu hướng cạnh tranh ngày càng gia tăng và thị phần nội địa đang có sự biến động đáng kể.
3.1.2 Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm phân nhóm kỹ thuật
Bảng 3.2 Phân loại tồn kho thuốc theo phân nhóm kỹ thuật
Trong tổng số thuốc được phân loại, nhóm thuốc nhóm 2 chiếm tỷ lệ cao nhất về cả số lượng và giá trị, dao động từ 35,50% đến 42,05% về số lượng và 23,57% đến 28,75% về giá trị sử dụng, cho thấy đây là nhóm thuốc phổ biến và có vai trò quan trọng trong thị trường dược phẩm Tiếp đến, nhóm biệt dược đứng thứ hai với tỷ lệ từ 18,34% đến 23,12% về số lượng và 19,99% đến 25,97% về giá trị, phản ánh sự đa dạng và ứng dụng rộng rãi của các loại biệt dược trong điều trị.
3.1.3 Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói
Bảng 3.3 Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói
Nhận xét: Thuốc viên chiếm tỷ lệ số lượng cao nhất trong tất cả các nhóm từ
Trong các dạng thuốc, thuốc lọ/ống chiếm tỷ lệ giá trị cao nhất, dao động từ 48,22% đến 60,71%, vượt xa so với thuốc viên và các đơn vị đóng gói còn lại Các loại hình đóng gói này chiếm từ 28,18% đến 43,56% về giá trị, thể hiện rõ sự ưu thế của thuốc dạng lọ/ống trong tổng cơ cấu thị trường thuốc.
3.1.4 Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị
Bảng 3.4 Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị
Thuốc điều trị kst, cnk
Thuốc tim mạch chiếm tỷ lệ cao nhất về số lượng trong các nhóm thuốc, dao động từ 17,15% đến 18,70% Trong khi đó, nhóm thuốc điều trị ký sinh trùng và chống nhiễm khuẩn có tỷ lệ về giá trị cao hơn, chiếm từ 34,48% đến 53,78% Đặc biệt, đến năm 2019, nhóm thuốc này vượt xa các lĩnh vực khác, với tỷ lệ về số lượng đạt 56,92%, cho thấy sự tăng trưởng đáng kể trong nhóm thuốc chống nhiễm khuẩn và ký sinh trùng.
3.1.5 Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm thuốc ABC
Kết quả phân tích ABC được trình bày bảng 3.5
Bảng 3.5 Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân tích ABC
Thuốc nhóm A chiếm tỷ lệ thấp nhất về số lượng, nhưng lại có tỷ lệ giá trị cao nhất trong tất cả các nhóm thuốc Cụ thể, nhóm này chiếm từ 12,43% đến 16,11% về số lượng, trong khi về giá trị sử dụng, tỷ lệ này tăng lên đáng kể, từ 80,13% đến 80,44% Điều này cho thấy thuốc nhóm A có vai trò quan trọng trong tổng giá trị sử dụng thuốc, mặc dù số lượng tiêu thụ ít hơn so với các nhóm khác.
3.1.6 Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm thuốc XYZ
Bảng 3.6 Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân tích XYZ
Nhận xét: Tổng số 216 thuốc, nhóm X với số lượng 51 thuốc chiếm 23,61%, nhóm Y có 55 thuốc chiếm 25,46%, nhóm Z có 110 thuốc chiếm 50,93%
3.1.7 Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm thuốc VEN
Bảng 3.7 Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân tích VEN
Thuốc nhóm E chiếm tỷ lệ cao nhất cả về số lượng lẫn giá trị, với tỷ lệ dao động từ 76,88% đến 81,78% về số lượng và từ 71,63% đến 85,65% về giá trị Trong khi đó, nhóm V chiếm tỷ lệ thấp nhất trong các nhóm, với tỷ lệ từ 7,81% đến 9,83% về số lượng và từ 8,95% đến 15,33% về giá trị.
3.1.8 Phân loại tồn kho thuốc theo nhóm thuốc AXV dựa trên kết hợp 3 phương pháp phân tích ABC, XYZ và VEN
Dựa trên kết quả của việc giao thoa giữa ba phương pháp phân tích ABC, XYZ và VEN, đã xác định được 24 trong 27 tổ hợp phù hợp theo phương pháp nghiên cứu đề ra Các thuốc phân loại XYZ đều nằm trong danh mục 845 thuốc phân loại ABC, cho thấy sự nhất quán giữa các phương pháp phân tích Việc áp dụng kết hợp đồng bộ ba phương pháp này giúp nâng cao độ chính xác trong phân loại thuốc, từ đó hỗ trợ quá trình nghiên cứu và quản lý thuốc hiệu quả hơn.
216 thuốc này cho kết quả bảng 3.8
Bảng 3.8 Kết quả phân loại các nhóm thuốc theo ABC, XYZ, và VEN STT Nhóm Số lượng Tỷ lệ (%) Giá trị (VNĐ) Tỷ lệ (%)
Phân tích 216 thuốc cho thấy nhóm CZE có tỷ lệ số lượng cao nhất đạt 24,07%, trong khi nhóm AZE chiếm tỷ lệ về giá trị cao nhất là 29,23% Mục tiêu xác định nhóm thuốc AXV là nhóm thuốc cần thiết, có nhu cầu sử dụng ổn định và chiếm phần lớn trong ngân sách bệnh viện Một thuốc thuộc nhóm AXV đã được chọn để tiến hành định lượng mức đặt hàng tối ưu trong các bước tiếp theo Không có thuốc nào thuộc các nhóm BXV, AZN, AYN, và thuốc nhóm AXV đã được trình bày trong bảng 3.9.
Bảng 3.9 Thuốc thuộc nhóm AXV
Mã thuốc Hệ điều trị Đơn vị tính Nhu cầu năm 2019 Đơn giá (VNĐ)
AC107 Thuốc trị ký sinh trùng và chống nhiễm khuẩn Lọ 3,893 630,000
Trong danh mục thuốc, chỉ có một thuốc thuộc nhóm AXV chiếm tỷ lệ lớn, phản ánh nhu cầu sử dụng ổn định trong điều trị tại bệnh viện Thuốc này là loại cần thiết, chứa hoạt chất đặc biệt quan trọng trong điều trị các bệnh đặc biệt và nghiêm trọng của bệnh nhân, cụ thể là nhóm thuốc trị ký sinh trùng và chống nhiễm khuẩn.
Thuốc nhóm AXV cần được các nhà quản trị kho theo dõi và quản lý sát sao để nâng cao hiệu quả tồn kho Việc quản lý chặt chẽ giúp tránh tình trạng thiếu hụt thuốc, ảnh hưởng đến quá trình khám chữa bệnh và điều trị của bệnh nhân Đồng thời, quản lý hiệu quả loại thuốc này còn góp phần duy trì uy tín và đảm bảo hoạt động của bệnh viện diễn ra suôn sẻ.
3.1.9 Xác định đặc điểm tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành Phố Cần Thơ năm 2017, 2018 và 2019
Các đặc điểm đặc trưng của hàng tồn kho thuốc trong bệnh viện
Bảng 3.10 Các đặc điểm của kho thuốc Đặc điểm Nội dung
Chương trình phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện được tích hợp với kho thuốc nhằm đảm bảo tra cứu thông tin thuốc chính xác và nhanh chóng mọi lúc mọi nơi Hệ thống giúp cán bộ tại Khoa Dược dễ dàng truy cập dữ liệu liên quan đến thuốc, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu sai sót Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ thủ kho gửi yêu cầu đặt hàng tự động tới bộ phận đặt hàng của Khoa Dược, đảm bảo quy trình nhập kho diễn ra thuận tiện và hiệu quả hơn.
Sơ đồ kho thuốc của bệnh viện trang tiếp theo
Trong kho thuốc chính, các loại thuốc được sắp xếp theo từng khu vực như dịch truyền, thuốc quản lý đặc biệt, thuốc bảo quản theo nhiệt độ yêu cầu của nhà sản xuất, thuốc chương trình và thuốc nghiên cứu Mỗi mặt hàng trong các khu vực này đều được xếp theo thứ tự alphabet để dễ quản lý, kiểm kê và phân phối Thuốc được bố trí trên các pallet, tủ kệ đảm bảo tuân thủ nguyên tắc 3 dễ và 5 chống, cùng với các quy tắc FIFO (nhập trước, xuất trước) và FEFO (hết hạn trước, xuất trước), giúp bảo quản thuốc trong kho an toàn và hiệu quả.
Kho thuốc chính và các khu vực xung quanh yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt, phải lắp đặt thiết bị tự động theo dõi nhiệt độ và độ ẩm để đảm bảo chất lượng Điều kiện bảo quản thông thường bao gồm môi trường khô ráo, thoáng mát, với nhiệt độ duy trì trong khoảng 15-25°C (có thể lên đến 30°C tùy khí hậu) và độ ẩm không quá 70%; cần tránh ánh sáng trực tiếp, mùi và các yếu tố ô nhiễm bên ngoài để đảm bảo thuốc không bị hư hỏng Ngoài ra, nhiệt độ của kho lạnh phải giữ dưới 8°C, trong khi tủ lạnh duy trì từ 2-8°C, và kho mát phù hợp với khoảng 8-15°C nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản tối ưu cho các loại thuốc và dược phẩm.
Hình 3.1 Kho thuốc chính bệnh viện Đa Khoa Thành phố Cần Thơ
Chi phí cho hoạt động tồn kho gồm ba loại chính: chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí tồn kho và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh Hiểu rõ các khoản phí này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí không cần thiết và nâng cao lợi nhuận Quản lý tốt các chi phí tồn kho là chìa khóa để duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Chi phí mua hàng: Của bệnh viện năm 2017, 2018 và 2019 thể hiện bảng 3.11
Bảng 3.11 Chi phí mua hàng của bệnh viện năm 2017, 2018 và 2019
Mặc dù số lượng thuốc bệnh viện đặt hàng qua các năm 2017, 2018 và 2019 giảm, nhưng chi phí mua hàng của bệnh viện lại tăng đều qua các năm, cho thấy xu hướng giá thuốc ngày càng tăng cao ảnh hưởng đến ngân sách bệnh viện.
Chi phí đặt hàng: được thể hiện ở bảng 3.12
Bảng 3.12 Chi phí đặt hàng của bệnh viện năm 2017, 2018 và 2019
Thu nhập trung bình (VNĐ)
Xây dựng cơ số tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021
3.2.1 Xác định lượng đặt hàng tối ưu cho thuốc thuộc nhóm AXV
Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng
Quý I năm 2019, bộ phận đặt hàng thực hiện tổng cộng 6 lần, như vậy ước lượng được tổng số lần đặt hàng trong năm 2019 với 4 quý là 24 lần Khi thực hiện 24 lần đặt hàng trong năm 2019, chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng năm 2019 thể hiện ở bảng 3.17
Bảng 3.17 Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng năm 2019
Nội Dung Chi phí (VNĐ)
Chi phí đặt hàng năm 2019 (VNĐ) 162,805,776
Tổng số lần đặt hàng năm 2019 (VNĐ) 24
Chi phí đặt hàng cho mỗi lần (VNĐ) 6,783,574
Nhận xét: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa
Thành phố Cần Thơ năm 2019 là 6.783.574 VNĐ
Chi phí lưu kho cho từng đơn vị thuốc
Bảng 3.18 Tổng đơn vị lưu kho tại bệnh viện năm 2019
Nội Dung Đơn vị tính
Tổng đơn vị tồn đầu 3,414,536
Tổng đơn vị lưu kho 44,239,631
Nhận xét: Tổng đơn vị lưu kho tại bệnh viện Đa khoa Thành Phố Cần Thơ năm
Chi phí lưu kho cho từng đơn vị thuốc được tính bằng cách chia tổng chi phí lưu kho năm 2019 cho tổng số đơn vị thuốc lưu kho trong năm 2019, nhằm đánh giá hiệu quả quản lý kho thuốc Phương pháp này giúp xác định rõ chi phí trung bình trên mỗi đơn vị thuốc, hỗ trợ trong việc tối ưu hóa chi phí lưu kho Kết quả tính toán được trình bày cụ thể trong bảng 3.19, thể hiện chi tiết chi phí lưu kho theo từng loại thuốc và đơn vị lưu kho.
Bảng 3.19 Chi phí lưu kho cho từng đơn vị thuốc năm 2019
Nội Dung Chi phí (VNĐ)
Tổng chi phí lưu kho (VNĐ) 750,908,776
Tổng đơn vị thuốc lưu kho 44,239,631
Chi phí lưu kho/1 đơn vị thuốc (VNĐ) 17
Nhận xét: Chi phí lưu kho cho mỗi một đơn vị thuốc tại bệnh viện năm 2019 là 17 VNĐ
Lượng đặt hàng tối ưu của thuốc nhóm AXV
Nhóm thuốc AXV thể hiện ở bảng 3.20
Mã thuốc Đơn vị tính Đơn vị đóng gói nhỏ nhất
Nhu cầu năm 2019 theo đơn vị tính
Lượng đặt hàng tối ưu của thuốc nhóm AXV thể hiện ở bảng 3.21
Bảng 3.21 Lượng đặt hàng tối ưu của thuốc nhóm AXV
Mã thuốc Hệ điều trị Đơn vị tính
Lượng đặt hàng tối ưu (theo đơn vị tính)
Lượng đặt hàng tối ưu (theo đơn vị đóng gói)
Thuốc trị ký sinh trùng và chống nhiễm khuẩn
Số lần đặt hàng các thuốc nhóm AXV trong một năm
Số lần đặt hàng thuốc nhóm AXV năm 2020 thể hiện ở bảng 3.22
Bảng 3.22 Số lần đặt hàng thuốc nhóm AXV năm 2020
Mã thuốc Hệ điều trị Đơn vị tính
Lượng đặt hàng tối ưu (theo đơn vị tính)
Số lần đặt hàng trong năm 2020
Thuốc trị ký sinh trùng và chống nhiễm khuẩn
3.2.2 Xác định định mức tồn kho cho các thuốc không thuộc nhóm AXV
Theo Báo cáo tại Bảng 3.8, nội dung định mức tồn kho cho các loại thuốc không phải AXV dao động từ 1-16% so với nhu cầu hàng năm của từng loại thuốc Điều này giúp đảm bảo lượng tồn kho phù hợp, tránh lãng phí và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thuốc Việc xác định mức tồn kho chính xác theo từng loại thuốc cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro thiếu hụt.
Hình Sơ đồ áp giá trị phần trăm so với nhu cầu hàng năm của từng thuốc thể hiện ở (Phụ lục 4)
Bảng 3.23 Định mức tồn kho của các thuốc không thuộc nhóm AXV tại bệnh viện Đa Khoa Thành Phố Cần Thơ năm 2020
STT Nhóm Số lượng Định mức tồn kho theo phần trăm
STT Nhóm Số lượng Định mức tồn kho theo phần trăm
Các thuốc BZV có tỷ lệ tồn kho theo phần trăm nhu cầu cao nhất 16%, phản ánh mức độ cần thiết trong điều trị CZE gồm 52 loại thuốc có giá trị thấp nhưng vẫn必要 thiết, với mức dự trữ chỉ 2% so với nhu cầu năm 2019, cho thấy vòng quay nhu cầu không ổn định Phần trăm định mức tồn kho của các thuốc không thuộc nhóm AXV phụ thuộc vào đặc điểm của từng phân nhóm thuốc.
3.2.3 Xây dựng chế độ kiểm kho thuốc theo chu kỳ
Sử dụng dữ liệu từ Bảng 3.5 Cơ cấu tồn trữ thuốc theo phân tích ABC
Sau khi xác định được 3 nhóm A, B, C, ta có thể xây dựng mức độ quản lý và chế độ kiểm kho theo chu kỳ cho từng nhóm
Xây dựng chế độ kiểm kho thuốc theo chu kỳ năm 2020 thể hiện ở bảng 3.24
Bảng 3.24 Xây dựng chế độ kiểm kho thuốc theo chu kỳ năm 2020 Nhóm Số lượng Chu kỳ kiểm Số lượng cần kiểm mỗi ngày
3.2.4 Hệ thống hóa các quy trình thao tác chuẩn liên quan đến quản trị tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành phố Cần Thơ
Trong kho thuốc, tất cả các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ đều tuân thủ hệ thống quy trình thao tác chuẩn được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật Các quy trình này nhằm hướng dẫn chính xác cho các cá nhân, bộ phận liên quan thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật, đảm bảo an toàn và quản lý thuốc chặt chẽ.
Tiến hành truy xuất lại các văn bản và quy trình thao tác chuẩn liên quan đến quản trị tồn kho thuốc là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý Bệnh viện đã xây dựng một hệ thống gồm 11 quy trình thao tác chuẩn nhằm tối ưu hóa công tác quản trị tồn kho thuốc, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho Hệ thống này góp phần đảm bảo cung ứng thuốc liên tục, an toàn cho người bệnh và đáp ứng kịp thời các yêu cầu khám chữa bệnh của bệnh viện.
Quy trình biên soạn và quản lý tài liệu
Quy trình quản lý nhân sự và đào tạo nhân viên
Quy trình vệ sinh của nhân viên
Quy trình nhập thuốc và kiểm tra thuốc nhập kho
Quy trình bảo quản thuốc trong kho
Quy trình kiểm tra, theo dõi chất lượng thuốc trong kho
Quy trình vệ sinh kho
Quy trình kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị bảo quản
Quy trình xử lý thuốc bị hư hỏng, đổ vỡ
Quy trình kiểm soát mối, mọt, côn trùng, các loài gặm nhắm trong kho
Quy trình theo dõi, ghi chép điều kiện bảo quản
Tuy nhiên bệnh viện cần xây dựng đủ tối thiểu 12 SOP theo thông tư 36/2018
TT-BYT, quy định về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc Trong thời gian nghiên cứu đã soạn thảo thêm 3 quy trình sau đây:
Quy trình đặt hàng, tiếp nhận thuốc từ nhà cung cấp (Phụ lục 5)
Quy trình cập nhật, quản lý dữ liệu xuất nhập hàng hóa từ kho chẵn
Quy trình giao nhận thuốc giữa kho chẵn và các kho trung gian
Hệ thống hóa các quy trình thao tác chuẩn là bước quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý cung ứng và tồn trữ thuốc trong bệnh viện Việc xây dựng quy trình rõ ràng đảm bảo hoạt động cung ứng thuốc diễn ra xuyên suốt, chính xác và giảm thiểu sai sót Điều này góp phần phản ánh toàn diện các hoạt động liên quan đến quản lý thuốc, từ đặt hàng, nhận hàng đến lưu kho và phân phối trong bệnh viện Áp dụng hệ thống hóa quy trình chuẩn giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và đảm bảo sự sẵn sàng của thuốc cho bệnh nhân.
Hình 3.2 Quy trình hệ thống hoạt động tồn trữ thuốc của bệnh viện
Cập nhật, quản lý dữ liệu xuất nhập hàng hóa
Giao nhận thuốc giữa kho chẵn và kho trung gian
Bảo quản và kiểm soát chất lượng thuốc
Thống kê kho chẵn, thủ kho chẵn Dược sĩ phụ trách kho trung gian
Nhân viên lĩnh thuốc, thống kê kho trung gian
Cập nhật chứng từ nhập kho, xuất kho Thống kê, báo cáo, lưu trữ
Bảo quản thuốc Kiểm soát chất lượng thuốc Đặt hàng, tiếp nhận thuốc từ nhà cung cấp
Dự trù, đặt hàng Kiểm tra, đối chiếu, ký xác nhận Phân loại, sắp xếp hàng hóa Cập nhật số liệu, lưu trữ chứng từ
BÀN LUẬN
Xây dựng cơ số tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ giai đoạn 2020 – 2021
4.2.1 Xác định lượng đặt hàng tối ưu cho thuốc thuộc nhóm AXV
Chi phí đặt hàng tại Khoa Dược Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ không có mức cố định, vì các yếu tố như vận chuyển và bảo quản đã được nhà cung ứng tính vào giá mua hàng Do đó, nghiên cứu xác định chi phí đặt hàng cho mỗi lần dựa trên lương nhân sự tại bộ phận đặt hàng nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tế hoạt động.
Đề tài áp dụng mô hình tồn kho EOQ để xây dựng lượng đặt hàng tối ưu và xác định định mức tồn kho thuốc cho nhóm AXV, những thuốc phù hợp với tiêu chí của mô hình này Kết quả tính toán về số lần đặt hàng trong năm dựa trên các yếu tố như chi phí lưu kho mỗi đơn vị và chi phí đặt hàng, tuy nhiên, các yếu tố này chưa được ghi nhận chính xác, khiến kết quả chỉ mang tính tham khảo tạm thời Để nâng cao độ chính xác của mô hình, cần bổ sung các yếu tố thành phần liên quan đến chi phí này nhằm cung cấp dữ liệu chính xác hơn cho quá trình tính toán.
4.2.2 Xác định định mức tồn kho cho các thuốc không thuộc nhóm AXV Định mức tồn kho cho các thuốc không phải AXV Đối với các thuốc không thuộc nhóm AXV, 23 nhóm thuốc còn lại trong ma trận 27 nhóm thuốc ABC/XYZ/VEN, không có mô hình tồn kho hiệu quả để tính được lượng đặt hàng tối ưu cho các thuốc này nên thay vào đó, đề tài tiến hành xác định định mức tồn kho cho từng nhóm trong 23 nhóm thuốc này Định mức tồn kho cho các thuốc được ghi nhận là từ 1-16% so với nhu cầu hàng năm của từng thuốc Trong đó, các thuốc theo thứ tự định mức tồn kho phần trăm tăng dần với BZV là nhóm thuốc có định mức tồn kho theo phần trăm nhu cầu cao nhất 16% do các thuốc này là các thuốc cần thiết và có phần trăm giá trị trung bình trong ngân sách bệnh viện nhưng lại có nhu cầu sử dụng không ổn định nên cần có định mức tồn kho đủ lớn bảo đảm tránh tình trạng thiếu thuốc xảy ra
4.2.3 Xây dựng chế độ kiểm kho thuốc theo chu kỳ được đề ra dựa vào kết quả áp dụng kỹ thuật phân tích ABC cho tồn kho thuốc của bệnh viện Các chế độ kiểm kho được đề xuất phù hợp với đặc điểm của từng nhóm thuốc Cụ thể, nhóm A là nhóm hàng có giá trị cao nên cần được quản lý một cách chặt chẽ, đề tài đề xuất kiểm kho 1 tháng/lần Nhóm B là nhóm hàng có giá trị trung bình nên chỉ cần mức độ quản lý trung bình, đề tài đề xuất kiểm kho 3 tháng/lần Nhóm C là nhóm hàng có giá trị thấp nên ít cần được tập trung quản lý, đề tài đề xuất kiểm kho 6 tháng/lần Chu kỳ kiểm kho này được đặt ra để bệnh viện có thể kiểm soát tốt với nhóm A là nhóm thuốc quan trọng, chiếm giá trị lớn nên ảnh hưởng nhiều đến tài chính của bệnh viện Nói tóm lại, thực hiện theo giải pháp này, cứ mỗi 6 tháng, bệnh viện sẽ kiểm kê được toàn bộ các thuốc trong kho và cứ mỗi năm, bệnh viện sẽ có 2 lần kiểm kê toàn bộ thuốc trong kho và tương ứng sẽ có 2 báo cáo tồn kho định kỳ trong năm Như vậy, bệnh viện sẽ phân chia khối lượng kiểm kho theo từng ngày, chia đều khối lượng công việc và kiểm soát số lượng tồn kho chặt chẽ hơn, hạn chế được tình trạng thất thoát cũng như tình trạng thiếu thuốc so với nhu cầu của bệnh viện
4.2.4 Hệ thống hóa các quy trình thao tác chuẩn liên quan đến quản trị tồn kho thuốc tại Khoa Dược bệnh viện Đa Khoa Thành phố Cần Thơ thành một quy trình hoàn chỉnh giúp phản ánh toàn bộ hoạt động liên quan đến cung ứng, tồn trữ thuốc của bệnh viện Theo thông tư 36/2018/TT-BYT quy định kho thuốc phải đạt GSP sau ngày 01/01/2021 Do đó đây là công việc cấp thiết của các bệnh viện hiện nay, theo phụ lục 4 của thông tư 36 thì kho thuốc của bệnh viện phải thực hiện GSP theo các nội dung: nhân sự, kho thuốc, vệ sinh kho, nhập thuốc, cấp phát thuốc, hồ sơ tài liệu, thuốc bị thu hồi và trả về, tự kiểm tra Trong quá trình thực hiện đề tài, đã khảo sát thực trạng kho thuốc đặc biệt là các hồ sơ tài liệu trong kho
Hiện nay, các hoạt động trong kho đều tuân thủ các SOP nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ, như quy trình biên soạn và quản lý tài liệu, quản lý nhân sự, vệ sinh kho, nhập và kiểm tra thuốc, bảo quản, kiểm tra chất lượng và xử lý thuốc hư hỏng, kiểm soát côn trùng và theo dõi điều kiện bảo quản Để nâng cao hiệu quả quản trị kho theo chuẩn GSP, đã bổ sung thêm 3 SOP về đặt hàng, tiếp nhận thuốc từ nhà cung cấp, và quản lý dữ liệu xuất nhập kho, cùng quy trình giao nhận giữa các kho, được trình bày trong phụ lục và chờ phê duyệt sau khi lấy ý kiến các bên liên quan Quản lý tồn trữ thuốc đóng vai trò then chốt trong việc giữ chất lượng thuốc trong chuỗi cung ứng, tuy nhiên hiện nay, hầu hết các kho thuốc bệnh viện vẫn chưa đạt tiêu chuẩn GSP do gặp phải một số khó khăn trong quá trình thực hiện.
Về cơ sở vật chất, nền kho cần phẳng, không có khe nứt để dễ vệ sinh và đảm bảo vệ sinh an toàn Tuy nhiên, hiện nay nhiều kho thuốc bệnh viện có nền lót gạch tráng men bị nứt, buộc phải bỏ nền và thi công lại để đảm bảo tiêu chuẩn Ngoài ra, tường kho không được phép có cửa sổ, do đó một số kho phải xây dựng lại tường để phù hợp quy định và nâng cao an toàn.
Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu về trang thiết bị lưu trữ thuốc theo tiêu chuẩn GSP, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển thuốc trong kho Tuy nhiên, hệ số alpha của kho đạt trên 0,7, cao hơn mức chuẩn GSP là 0,55 hoặc 0,6, cho thấy không gian lưu trữ đang bị chật, cần xem xét điều chỉnh bố trí để tối ưu hóa lưu trữ và duy trì điều kiện bảo quản thuốc tốt nhất.
Trong kho bảo quản thuốc, trang thiết bị đảm bảo điều kiện bảo quản như hệ thống làm lạnh, tủ giữ nhiệt và thiết bị đo lường theo dõi nhiệt độ là yếu tố quan trọng Tuy nhiên, bệnh viện gặp khó khăn trong việc đánh giá sự đồng đều của nhiệt độ trong kho do trang thiết bị kết nối internet và tự ghi dữ liệu còn hạn chế Mặc dù vậy, nhiệt độ chuẩn theo GSP dao động từ 5 đến 15°C, nên vẫn đảm bảo tiêu chuẩn và quy định về bảo quản thuốc an toàn.
Theo GSP, tất cả nhân viên kho thuốc đều phải có bằng cấp chuyên môn phù hợp và được đào tạo đầy đủ về các kiến thức cũng như kỹ năng liên quan đến GSP, đảm bảo thực hiện tiêu chuẩn chất lượng và an toàn trong quản lý kho.
Trong hoạt động chuyên môn, cần đặc biệt chú ý đến các thuốc đã bị thu hồi hoặc trả về, yêu cầu bảo quản riêng biệt tại khu vực riêng biệt để chờ xử lý, đồng thời theo dõi cẩn thận nhằm tránh nhầm lẫn và đảm bảo an toàn thuốc.
Hoạt động tự kiểm tra là một phần quan trọng trong quản trị kho thuốc, giúp đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy định Tuy nhiên, Khoa Dược vẫn chưa xây dựng được SOP và bảng kiểm về công tác tự kiểm tra, gây khó khăn trong việc duy trì các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng kho thuốc một cách hệ thống và thống nhất.
Quản trị tồn kho trong chuỗi cung ứng thuốc đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng thuốc và tối ưu hóa chi phí, như chi phí đặt hàng, tồn kho, năng lượng và nhân sự Khả năng quản lý tồn kho hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động điều trị tại các bệnh viện, nơi có nhu cầu sử dụng thuốc lớn nhưng nguồn kinh phí hạn chế Thiếu thuốc thường xuyên xảy ra do quản lý không tối ưu, dẫn đến tình trạng mượn thuốc giữa các bệnh viện trái quy định của GSP và gây gián đoạn điều trị Xây dựng mô hình hồi quy để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho thuốc mang lại giá trị thực tiễn cao, không chỉ dành cho Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ mà còn cho các cơ sở y tế khác trên toàn quốc Tuy nhiên, để các biến số trong mô hình có ý nghĩa thống kê, cần phải thu thập ít nhất 8 chỉ số đầu vào, nhưng do hạn chế về thời gian, đề tài chưa thể thực hiện đầy đủ Nghiên cứu này là nền tảng khoa học cho các dự án tiếp theo, hướng tới xây dựng mô hình hồi quy hoàn chỉnh để nâng cao quản trị tồn kho, đảm bảo cung cấp thuốc liên tục và hiệu quả trong hệ thống y tế.
Kết quả nghiên cứu xác định rằng các kỹ thuật phân tích ABC, XYZ và VEN là công cụ hữu ích trong quản trị tồn kho tại bệnh viện Việc áp dụng đồng thời cả ba phương pháp giúp phân loại thuốc theo giá trị, độ ổn định nhu cầu và mức độ cần thiết trong điều trị, từ đó tăng cường hiệu quả quản lý kho thuốc Các phân tích này thể hiện mối liên hệ chặt chẽ giữa phân loại thuốc và các chính sách tồn kho đề xuất, góp phần tối ưu hóa công tác quản lý kho tại Khoa Dược Áp dụng các kỹ thuật này giúp bệnh viện đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thuốc khám chữa bệnh và giảm thiểu chi phí lưu kho, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kho thuốc.