Bài giảng chuyên đề quản lý dự án - Quy trình đấu thầu dịch vụ tư vấn

HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU TƯ VẤN LÀ TỔ CHỨC: Chuẩn bị đấu thầu; Tổ chức đấu thầu; Đánh giá HSDT; Đàm phán hợp đồng; Trình, thẩm định và phê duyệt KQĐT; Thông báo KQĐT; Thương thảo, hòan thiện hợp đồng; Ký kết hợp đồng

I QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

TƯ VẤN LÀ TỔ CHỨC

II QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

TƯ VẤN CÁ NHÂN

QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

TƯ VẤN LÀ TỔ CHỨC

Lựa chọn danh sách nhà thầu để

tham gia đấu thầu Lập HSMT

Thẩm định

Mời thầu Phát hành HSMT Thành lập tổ CGĐT Đóng thầu, mở thầu

Cơ quan tổ chức có chức năng thẩm định

Bên mời thầu

Bên mời thầu Chủ đầu tư Bên mời thầu

Chủ đầu tư có

không

QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Tổ chuyên gia đấu thầu

Tổ chuyên gia đấu thầu

Chủ đầu tư

Tổ chuyên gia đấu thầu

Tổ chuyên gia đấu thầu

Bên mời thầu

QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Bên mời thầu

Bên mời thầu

Chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu Bên mời thầu

1 Chuẩn bị đấu thầu

Chuẩn bị đấu thầu là giai đoạn đầu tiên trong quy trình 8 bước của đầu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế đối với gói thầu DVTV Đây là giai đoạn chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức đấu thầu, bao gồm:

– Thông báo mời thầu

– Gửi thư mời thầu

1.1 Lựa chọn danh sách ngắn

• Căn cứ vào tính chất và quy mô của từng gói thầu, khi thực hiện đấu thầu rộng rãi, chủ đầu tư có thể thông báo mời thầu ngay hoặc áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn song phải được người có thẩm quyền phê duyệt trong KHĐT

• Thủ tục lựa chọn danh sách ngắn được thực hiện bao gồm:

a) Đối với đấu thầu rộng rãi

• Chủ đầu tư phê duyệt HSMQT bao gồm các nội dung yêu cầu

về năng lực chuyên môn và số lượng chuyên gia; yêu cầu về kinh nghiệm;

• TCĐG HSQT được xây dựng theo tiêu chí “đạt”, “không đạt”

và cần được nêu trong HSMQT, bao gồm tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn và số lượng chuyên gia tiêu chuẩn về kinh nghiệm;

• Thông báo mời nộp HSQT (kể cả tiếng Anh đối với đấu thầu quốc tế) phải được đăng tải trên báo Đầu thầu 3 kỳ liên tiếp

và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu Ngòai việc đăng tải theo quy định trên có thể đăng tải đồng thời trên các phương tiện thông tin đại chúng khác;

a) Đối với đấu thầu rộng rãi (tt)

• Kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp HSQT, bên mời thầu phát hành miễn phí HSMQT cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia đến trước thời điểm hết hạn nộp HSQT;

• Trường hợp bên mời thầu không phát hành HSMQT theo quy định hoặc thực hiện bất kỳ hành vi nào làm hạn chế nhà thầu nhận HSMQT sẽ bị cấm tham gia họat động đấu thầu từ 6 tháng đến 1 năm (Nghị định 85/CP Điều 65 khoản 1 điểm m);

• Thời gian để nhà thầu chuẩn bị HSQT tối thiểu là 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế,

kể từ ngày đầu tiên phát hành HSMQT;

• Bên mời thầu đánh giá HSQT do nhà thầu nộp theo TCĐG, lựa chọn và trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách ngắn

b) Đối với đấu thầu hạn chế:

• Bên mời thầu xác định danh sách ngắn gồm tối thiểu 5 nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm (theo quy định tại Điều

19 của Luật Đấu thầu) và có nhu cầu tham gia đấu thầu trình chủ đầu tư phê duyệt

1.2 Lập HSMT

Đây là bước chuẩn bị có tính chất quyết định đến chất lượng và hiệu quả của việc đấu thầu HSMT là tòan bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị HSDT và để bên mời thầu đánh giá HSDT nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu;

là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng Do

đó, HSMT phải được lập bởi các tổ chức, cá nhân có đủ năng lực, trình độ chuyên môn đối với gói thầu (kỹ thuật, thương mại, pháp lý…) và am hiểu các quy định của Luật Đấu thầu, Nghị định hướng dẫn thi hành và mẫu HSMT Ngòai ra, để đảm bảo chất lượng HSMT, Luật Đấu thầu cũng cho phép thuê một tổ chức tư vấn hoặc tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp có đủ năng lực, kinh nghiệm để lập HSMT.

a) Căn cứ lập HSMT

(Nghị định 85/CP Điều 15 khoản 2 điểm a)

• Quyết định đầu tư hoặc giấy chứng nhận đầu tư và các tài liệu có liên quan;

• KHĐT được duyệt;

• Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sủ dụng vốn ODA;

• Các quy định chính sách của Nhà nước về thuế, tiền lương, ưu đãi trong đấu thầu quốc tế hoặc các quy định khác có liên quan.

• Trường hợp gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì chủ đầu tư, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án căn cứ vào các văn bản liên quan để lập HSMT trình người đứng đầu cơ quan chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị

dự án phê duyệt.

b) Nội dung HSMT

(Luật Đấu thầu Điều 32 khoản 2)

• Các yêu cầu về mặt kỹ thuật, bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đối với các chuyên gia ( điều khoản tham chiếu);

• Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại: bao gồm các chi phí để thực hiện gói thầu, phương thức và điều kiện thanh tóan, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điều khoản nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đông;

• TCĐG, yêu cầu quan trọng, điều kiện ưu đãi (nếu có) và các yêu cầu khác;

Trong đó, các yêu cầu quan trọng ( điều kiện tiên quyết) làm căn cứ để lọai bỏ HSDT trong HSMT bao gồm ( Nghị định 85/CP Điều 15 khoản 2 điểm b):

b) Nội dung HSMT (tt)

– Nhà thầu không có tên trong danh sách mua HSMT hoặc không đáp ứng được quy định về trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi mua HSMT;

– Nhà thầu không đảm bảo tư cách hợp lệ theo quy định của pháp luật đấu thầu;

– Nhà thầu tham gia gói thầu tư vấn xây dựng không bảo đảm điều kiện năng lực họat động xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng;

– Không có bản gốc HSDT;

– Đơn dự thầu không hợp lệ;

– HSDT có giá dự thầu không cố định hoặc chào thầu theo nhiều mức giá;

– Nhà thầu vi phạm một trong 19 hành vi bị cấm trong đấu thầu hoặc có từ ba hành vi vi phạm trở lên bị cảnh cáo;

– Các yêu cầu quan trọng khác có tính cách đặc thù của gói thầu.

Việc lập HSMT DVTV phải tuân thủ Mẫu HSMT DVTV ban hành kèm theo Thông tư số 06/2010/TT-BKH ngày 9/3/2010 của Bộ KH&ĐT.

1.3 Thẩm định HSMT

(Nghị định 85/CP Điều 72 khoản 1)

a) Nội dung thẩm định:

• Kiểm tra các tài liệu là căn cứ để lập HSMT;

• Kiểm tra nội dung của HSMT;

• Phát hiện những nội dung còn thiếu, chưa rõ, không phù hợp của HSMT, với mục tiêu, phạm vi công việc và thời gian thực hiện dự án, pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác liên quan;

• Những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa tổ chức, cá nhân tham gia lập HSMT;

• Những nội dung khác nếu có

1.3 Thẩm định HSMT (tt)

b) Báo cáo thẩm định:

• Khái quát về dự án và gói thầu: nội dung chính của dự án

và gói thầu, cơ sở pháp lý để lập HSMT;

• Tóm tắt nội dung chính của gói thầu;

• Nhận xét về mặt pháp lý, về nội dung còn tồn tại của HSMT; kiến nghị về các nội dung cần sửa đổi để phê duyệt HSMT;

• Nội dung khác nếu có

1.4 Phê duyệt HSMT

Chủ đầu tư phê duyệt HSMT trên cơ sở báo cáo thẩm định của cơ quan, tổ chức thẩm định (Luật Sửa đổi Điều khoản

19, Nghị định 85/CP Điều 15 khoản 3)

1.5 Mời thầu

Mời thầu có thể tiến hành sau hoặc đồng thời với việc lập HSMT nhưng phải đảm bảo nguyên tắc HSMT được phê duyệt trước khi phát hành Tùy theo hình thức đấu thầu được phê duyệt trong KHĐT, mời thầu được tiến hành theo 1 trong

2 cách:

1.Thông báo mời thầu, hoặc

2.Gửi thư mời thầu

1.5.1 Thông báo mời thầu

Trường hợp không áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, chủ đầu tư thực hiện đăng tải thông báo mời thầu (kể cả tiếng Anh đối với đấu thầu quốc tế) trên Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp

và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu Ngòai việc đăng tải theo quy định trên có thể đăng tải đồng thời trên các phương tiện thông tin đại chúng khác

1.5.2 Gửi thư mời thầu

Đối với các gói thầu thực hiện đấu thầu rộng rãi thông qua lựa chọn danh sách ngắn hoặc đấu thầu hạn chế, bên mời thầu tiến hành việc mời thầu bằng cách gửi thư mời thầu tới các nhà thầu trong danh sách ngắn đã được chủ đầu tư phê duyệt Nội dung thư mời thầu được lập theo mẫu nêu tại Phụ lục II kèm theo Nghị định 85/CP Thời gian từ khi gửi thư mời thầu đến khi phát hành HSMT tối thiểu là 5 ngày đối với đấu thầu trong nước và 7 ngày đối với đấu thầu quốc tế

2 Tổ chức đấu thầu

Tổ chức đấu thầu là giai đoạn thứ hai của quy trình được tính từ khi phát hành HSMT cho đến khi mở HSĐX kỹ thuật Đây cũng là giai đoạn để các nhà thầu chuẩn bị HSDT.

1.Phát hành HSMT

2.Làm rõ và sửa đổi HSM

3.Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu

4.Chuẩn bị HSDT, tiếp nhận và quản lý HSDT, sửa đổi hoặc rút HSDT

2.1 Phát hành HSMT

• Sau khi thông báo mời thầu hoặc gửi thư mời thầu, bên mời thầu tiến hành bán HSMT cho các nhà thầu đến mua HSMT (đối với đấu thầu rộng rãi thực hiện thông báo mời thầu rộng rãi) hoặc các nhà thầu trong danh sách ngắn đã được chủ đầu tư phê duyệt (đối với đấu thầu rộng rãi có thực hiện bước lựa chọn danh sách ngắn hoặc đối với đấu thầu hạn chế)

• HSMT được bán tới trước thời điểm đóng thầu Khi nhà thầu mua HSMT, bên mời thầu phải thực hiện việc ghi tên các nhà thầu này vào danh sách các nhà thầu mua HSMT Đối với nhà thầu liên danh thì chỉ cần một thành viên trong liên danh mua HSMT nhưng phải lấy tư cách (tên) của liên danh dự thầu Trường hợp sau khi mua HSMT, nhà thầu muốn thay đổi tư cách tham dự thầu (từ độc lập sang liên danh hoặc ngược lại) thì phải thông báo bằng văn bản đến bên mời thầu để bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu về việc thay đổi tư cách này Bên mời thầu sẽ xem xét đối với các trường hợp như sau:

2.1 Phát hành HSMT (tt)

– Đối với đấu thầu rộng rãi chấp nhận sự thay đổi tư cách khi nhận được văn bản thông báo của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu; – Đối với đấu thầu hạn chế, qua bước lựa chọn danh sách ngắn thì tùy từng trường hợp cụ thể mà bên mời thầu xem xét và báo cáo chủ đầu tư quyết định chấp nhận hay không chấp nhận sự thay đổi

tư cách của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu nhưng phải bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch trong đấu thầu.

• Trường hợp tổ chức, cá nhân thuộc bên mời thầu không bán HSMT cho nhà thầu hoặc không thực hiện bất kỳ hành vi nào làm hạn chế nhà thầu mua HSMT theo thời gian xác định tại thông báo mời thầu, thư mời thầu sẽ bị cấm tham gia họat động đấu thầu từ 6 tháng đến 1 năm (Nghị định 85/CP Điều 65 khoản 1 điểm m)

2.2 Làm rõ và sửa đổi HSMT

• Sau khi phát hành HSMT, nếu nhà thầu nhận thấy HSMT chưa đủ rõ thì có thể yêu cầu bên mời thầu làm rõ HSMT (Luật đấu thầu Điều 34) Yêu cầu làm rõ phải được thể hiện bằng văn bản gửi đến bên mời thầu Căn cứ theo yêu cầu làm rõ của nhà thầu, bên mời thầu sẽ trả lời bằng văn bản

và văn bản này không chỉ gửi cho nhà thầu cần làm rõ mà gửi cho tất cả các nhà thầu nhận HSMT

• Trường hợp cần thiết bên mời thầu có thể tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong HSMT

mà các nhà thầu chưa rõ Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ HSMT gửi đến các nhà thầu nhận HSMT

2.2 Làm rõ và sửa đổi HSMT (tt)

• Trường hợp cần điều chỉnh một số nội dung trong HSMT, bên mời thầu sẽ tiến hành sửa đổi HSMT Văn bản sửa đổi HSMT phải gửi tới tất cả các nhà thầu đã nhận HSMT Văn bản sửa đổi HSMT là một phần của HSMT Luật Đấu thầu (Điều 33 khoản 1) quy định thời gian tối thiểu để bên mời thầu gửi văn bản sửa đổi HSMT đến các nhà thầu nhận HSMT là 10 ngày trước thời điểm đóng thầu để đảm bảo đủ thời gian cho nhà thầu hòan chỉnh HSDT Bên mời thầu có thể gia hạn thời hạn nộp HSDT (thời điểm đóng thầu) để nhà thầu có đủ thời gian hòan chỉnh HSDT (nếu cần)

2.3 Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu

• Trước khi mở thầu, tổ chuyên gia đấu thầu được thành lập để đánh giá HSDT Quy định về tổ chuyên gia được trình bày tại mục III.1/1.4 Chuyên đề 1 Giáo trình này.

• Khi đánh giá HSDT, các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu phải thống nhất bằng văn bản về cách thức làm việc của tổ Tổ chuyên gia đấu thầu có thể lựa chọn cách thực làm việc là theo nhóm hoặc làm việc độc lập Thông thường, đối với đánh giá sơ

bộ, tổ chuyên gia sẽ làm việc theo nhóm còn đánh giá chi tiết sẽ tiến hành đánh giá độc lập Đặc biệt, tổ chuyên gia cũng phải thống nhất về cách thức đánh giá HSDT đối với trường hợp trong tổ chuyên gia đấu thầu có một hoặc một số thành viên có

sự đánh giá khác biệt so với đa số các thành viên còn lại.

2.4.1 Chuẩn bị HSDT

Sau khi mua HSMT, nhà thầu chuẩn bị HSDT căn cứ theo các yêu cầu nêu trong HSMT Thời gian chuẩn bị HSDT được tính từ thời điểm phát hành HSMT tời thời điểm đóng thầu Đối với đấu thầu trong nước, thời gian tối thiểu để chuẩn bị HSDT là 15 ngày, đối với đấu thầu quốc tế là 30 ngày Trong khoảng thời gian này, các nhà thầu có thể nộp HSDT trực tiếp hoặc gửi đến các địa chỉ của bên mời thầu nhưng phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu

2.4.2 Tiếp nhận và quản lý HSDT

Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý các HSDT

đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ “mật” HSDT được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu là không hợp lệ và bị lọai Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung HSDT đã nộp là không hợp lệ (trừ trường hợp làm rõ HSDT theo yêu cầu của bên mời thầu)

2.4.3 Sửa đổi hoặc rút HSDT

Khi muốn sửa đổi hoặc rút HSDT đã nộp nhà thầu phải có văn bản đề nghị sửa đổi hoặc rút HSDT Bên mời thầu chỉ chấp nhận nếu nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu Văn bản đề nghị rút HSDT phải được gửi riêng biệt với HSDT

– mở HSĐX tài chính.

2.5.2 Mở HSĐX kỹ thuật

• Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu phải tiến hành mở công khai HSĐX kỹ thuật theo thời gian và địa điểm quy định trong HSMT trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu được mời Bên mời thầu có thể mời đại diện các cơ quan liên quan đến tham dự lễ mở HSĐX kỹ thuật

• Việc mở HSĐX kỹ thuật ngay sau khi đóng thầu nhằm đảm bảo tính minh bạch trong đấu thầu

2.5.2 Mở HSĐX kỹ thuật (tt)

• Bên mời thầu tiến hành mở HSĐX kỹ thuật của từng nhà thầu theo thứ tự chữ cái của tên nhà thầu và theo trình tự sau đây:

– Kiểm tra niêm phong

– Mở hồ sơ, đọc va ghi vào biên bản các thông tin chủ yêu sau:

• Tên nhà thầu

• Số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ;

• Thời gian có hiệu lực của hồ sơ

• Văn bản sửa đổi hồ sơ (nếu có)

• Văn bản đề nghị rút hồ sơ (nếu có)

• Các thông tin có liên quan khác

2.5.2 Mở HSĐX kỹ thuật (tt)

Lưu ý biên bản mở thầu là tài liệu quan trọng, là bằng chứng chứng minh tính khách quan, minh bạch, công bằng trong đấu thầu nên các thông tin ghi trong biên bản phải chính xác, trung thực và đầy đủ.

– Cuối buổi mở HSĐX kỹ thuật, bên mời thầu đọc thông qua biên bản mở HSĐX kỹ thuật Đại diện bên mời thầu, đại diện các nhà thầu và đại diện các cơ quan liên quan tham dự xác nhận vào biên bản mở HSĐX kỹ thuật;

HSĐX tài chính sẽ được mở sau khi đánh giá sơ bộ, đánh giá về kỹ thuật

và lựa chọn được nhà thầu đáp ứng về kỹ thuật.

3 Đánh giá hồ sơ dự thầu

• Hồ sơ đánh giá HSDT đối với gói thầu DVTV, kể cả DVTV xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, căn cứ theo TCĐG HSDT

và các yêu cầu khác nêu trong HSMT để đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm, có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu Ngòai ra, việc đánh giá HSDT còn căn cứ vào HSDT đã nộp và các tài liệu giải thích, làm rõ HSDT của nhà thầu (Luật Đấu thầu Điều 28).

• Tùy theo tính chất, sự phức tạp của gói thầu mà tổ chuyên gia đấu thầu chủ động về thời gian để đánh giá nhưng không được vượt qua 45 ngày đối với đấu thầu trong nước (đối với gói thầu quy mô nhỏ thì không quá 20 ngày) và 60 ngày đối với đầu thầu quốc tế kể

từ ngày mở thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt KQĐT.

3 Đánh giá hồ sơ dự thầu (tt)

• Do gói thầu tư vấn được tổ chức đấu thầu theo phương thức hai túi hồ

sơ, nên HSDX kỹ thuật sẽ được mở và đánh giá trước Sau khi có kết quả đánh giá về kỹ thuật thì HSĐX tài chính mới được mở để đánh giá.

• Đánh giá HSDT gói thầu DVTV bao gồm 2 bước: đánh giá sơ bộ và đanh giá chi tiết Trong đó, đánh giá hồ sơ bộ chỉ đánh giá HSĐX kỹ thuật Đánh giá chi tiết bao gồm đánh giá chi tiết về kỹ thuật, mở HSĐX tài chính, đánh giá về tài chính và đánh giá tổng hợp (đối với gói thầu DVTV không yêu cầu kỹ thuật cao) chi tiểt cụ thể như sau: Đối với gói thầu DVTV không yêu cầu kỹ thuật cao là tất cả HSĐX tài chinh của các nhà thầu vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật Đối với gói thầu DVTV yêu cầu kỹ thuật cao là HSĐX tài chính của nhà thầu có điểm kỹ thuật cao nhất (không thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu quy định trong HSMT)