Giáo trình quản lý kho bãi dành cho bậc cao đẳng ngành logictics

Kiến thức: - Trình bày được khái niệm và chức năng của kho - Trình bày được quy trình quản lý kho hàng - Liệt kê và mô tả được quy trình nghiệp vụ các loại kho hàng - Trình bày được khái

UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN LÝ KHO BÃI NGÀNH/NGHỀ: LOGISTICS TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày…….tháng….năm …………

của……….

TP Hồ Chí Minh, năm 2020

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình “Quản lý kho bãi” là tài liệu được biên soạn để phục vụ cho việc giảng dạy,học tập của giáo viên và học sinh - sinh viên ngành Logistics Tài liệu cung cấp nhữngkiến thức cơ sở về: về khái niệm, chức năng và các loại kho hàng, Quy trình nghiệp vụquản lý kho, tổ chức không gian kho và đảm bảo phát triển bền vững tại môi trườnglàm việc trong kho hàng Giáo trình được biên soạn theo đề cương học phần “Quản lýkho bãi” bậc cao đẳng của Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức, gồm 4 Chương:

- Chương I: Giới thiệu tổng quan về kho

- Chương II: Các loại kho hàng

- Chương III: Tổ chức không gian kho

- Chương IV: Phát triển bền vững tại môi trường làm việc trong kho hàng

Giáo trình được biên soạn không những phục vụ cho việc giảng dạy, học tập mà còn làtài liệu tham khảo cho sinh viên trong quá trình thực tập tại kho hàng Mặc dù đã hếtsức cố gắng, song do biên soạn lần đầu, giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót.Kính mong đồng nghiệp và bạn đọc đóng góp ý kiến để giáo trình được hoàn thiện hơn.Trân trọng cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 06 năm 2020

Chủ biên: Dương Quốc Việt

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ đầy đủ tiếng Việt Từ đầy đủ tiếng Anh

MỤC LỤC

TRANG

Lời giới thiệu 1

Danh mục các từ viết tắt 2

Mục lục 3

Chương I: Giới thiệu tổng quan về kho 5

1 Khái niệm về kho 5

2 Vai trò và chức năng của kho 6

3 Quy trình quản lý kho 8

4 Tìm hiểu danh mục và chức năng của từng biểu mẫu trong kho hàng 10

Bài tập Chương 1 12

Chương II: Các loại kho hàng 13

1 Khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng tư nhân 13

2 Khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ICD 17

3 Khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ngoại quan, kho bảo thuế 20

4 Khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng cho thương mại điện tử 26

5 Khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng CFS 29

Bài tập Chương 2 33

Chương III: Tổ chức không gian kho 34

1 Khái niệm về không gian kho và tổ chức không gian kho 34

2 Tính toán không gian lưu trữ và bố trí khu vực trong kho 45

3 Các phương pháp định vị hàng hóa trong kho 48

4 Các mô hình toán học ứng dụng vào quản lý kho 50

Bài tập Chương 3 58

Chương IV: Phát triển bền vững tại môi trường làm việc trong kho hàng 62

1 Tổ chức quản lý các hoạt động trong kho hàng 62

2 Vấn đề đảm bảo an toàn, an ninh, phòng chống cháy nổ trong kho 73

3 Sử dụng và bảo quản các thiết bị phòng chống cháy nổ 80

4 Thực hành xử lý các tình huống thường gặp trong phòng chống cháy nổ 81

Bài tập Chương 4 82

Danh mục tài liệu tham khảo 83

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC

Mã môn học/mô đun: CSC104240

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:

- Vị trí: Học phần Quản lý kho bãi bị là học phần chuyên ngành được đào tạo vào HK 3

- Tính chất: Cung cấp những kiến thức cơ bản về khái niệm, chức năng và các loại kho

hàng, Quy trình nghiệp vụ quản lý kho, tổ chức không gian kho và đảm bảo phát triểnbền vững tại môi trường làm việc trong kho hàng Sau khi học xong học phần này, sinhviên trình bày được cách thức tổ chức của từng loại kho hàng, thực hiện được công tác

tổ chức không gian kho, trình bày được các nguyên tắc an toàn trong kho để đảm bảophát triển bền vững cũng như xử lý được những sự cố có liện quan đến các nghiệp vụtrong kho

Mục tiêu của môn học/mô đun:

1 Kiến thức:

- Trình bày được khái niệm và chức năng của kho

- Trình bày được quy trình quản lý kho hàng

- Liệt kê và mô tả được quy trình nghiệp vụ các loại kho hàng

- Trình bày được khái niệm tổ chức không gian kho

- Trình bày được phương pháp tính toán diện tích lưu trữ

- Trình bày được phương pháp định vị hàng hóa trong kho

- Trình bày được phương pháp ABC

- Trình bày được các nguyên tắc an toàn trong kho

2 Kỹ năng:

- Tính toán được diện tích lưu trữ và bố trí có hiệu quả các khu vực trong kho

- Quản lý được công tác lưu trữ hàng hóa trong kho

- Vận dụng được các mô hình toán học vào quản lý kho hiệu quả

- Hoàn tất các biểu mẫu liên quan đến nghiệp vụ kho hàng

3 Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Tuân thủ quy trình quản lý kho và các quy định có liên quan đến vệ sinh và an toàntrong kho

- Trung thực và cẩn thận trong công tác lưu trữ hàng hóa

- Có tư duy lô-gic và chặt chẽ trong tổ chức công việc

- Đảm bảo kiểm tra đều đặn các thiết bị phòng cháy, chữa cháy

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KHO Giới thiệu:

Kho bãi hiện nay không chỉ là nơi để lưu giữ hàng hóa mà còn là yếu tố ảnh hưởng đếntính linh hoạt trong hoạt động của các công ty logistics Vấn đề kho bãi trong logistics

là một khía cạnh có thể được coi là tối quan trọng trong quá trình giao nhận vận tải nộiđịa và quốc tế Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng nhưtrong dịch vụ logistics Kho bãi là nơi cất trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thànhphẩm hoặc thành phẩm (hàng hóa) nhằm cung ứng cho khách hàng nhanh nhất với chiphí thấp nhất khi họ có yêu cầu

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm về kho

- Diễn giải được vai trò và chức năng của kho

- Liệt kê và diễn giải được các bước của quy trình quản lý kho

- Hoàn tất các biểu mẫu liên quan đến nghiệp vụ kho hàng

Nội dung chính:

1 Khái niệm về kho

Kho hàng là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong quátrình chu chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng

Hình 1.1: Kho hàng

2 Vai trò và chức năng của kho hàng

2.1 Vai trò của kho hàng

- Tiết kiệm chi phí vận tải: nhờ có kho mà các tổ chức có thể gom lô hàng nhỏ thành lôhàng lớn (đáp ứng đủ số lượng của đơn hàng) sau đó giao hàng đi Chi phí vận tải đượctiết kiệm nhờ vào việc chi phí cho 1 đơn vị vận chuyển thấp hơn

- Tiết kiệm chi phí sản xuất: kho bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm,thành phẩmnhờ đó giảm bớt hư hỏng, hao hụt hay mất mát đồng thời việc lưu trữ nguyên vật liệutồn kho giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cầnthiết

- Tổ chức có thể được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng với số lượng

lớn hoặc mua theo kỳ hạn

- Duy trì nguồn cung ứng ổn định

- Hỗ trợ chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức

- Giúp tổ chức có thể đương đầu với những tha đổi của thị trường (nhu cầu

thay đổi, cạnh tranh, tính thời vụ…)

- Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa nhà sản xuất

với người tiêu dùng

- Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất

- Hỗ trợ cho các chương trình JIT của nhà sản xuất và khách hàng

- Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không phải là những sản phẩmđơn lẻ, phục vụ tốt những nhu cầu khách hàng

- Kho là nơi lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm sản xuất thừa,… đểtiến hành phân loại, xử lý và tái chế.Là 1 bộ phận quan trọng giúp hoạt động logisticsngược thành công hơn

2.2 Chức năng của kho hàng

- Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạptrong vận hành quản lí kho hàng càng cao Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loạisản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhânlực quản lí đòi hỏi ngày càng lớn

Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau:

Gom hàng: Khi một lô hàng, nguyên vật liệu không đủ số lượng thì người gom hàng

sẽ tập hợp và sắp xếp lô hàng lẻ thành lô hàng đủ số lượng Gom hàng từ nhiều nguồnhàng nhỏ thành lô hàng lớn Kho là điểm tập kết hàng hóa

Phối hợp hàng hóa: Tổ chức các mặt hàng kinh doanh để đáp ứng đơn hàng gồm nhiềumặt hàng của khách hàng Tách lô hàng lớn ra lô hàng nhỏ, phối hợp và ghép với hànghóa khác thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng

Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượngtrong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, bảo quản giữgìn tốt hàng hóa trong kho

Phân phối hàng hóa kịp thời: Khi có đơn hàng nhà quản trị kho sắp xếp hàng hóa kịpthời đúng thời gian quy định, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho xuất nhập hàng

3 Quy trình quản lý kho

- Công ty: là Công ty Cổ phần Giao nhận;

- Ban Giám đốc: là ban điều hành của Công ty;

- Phòng TCKT: là phòng Tài chính Kế toán của Công ty;

- TBP Kho: là người chịu trách nhiệm các hoạt động của bộ phận kho

- Nhân viên Nhập kho: là nhân viên chịu trách nhiệm nhập dữ liệu nhận hàng vào hệthống

- NV Kế toán kho: là nhân viên chịu trách nhiệm về số lượng xuất hàng, số lượng tồnkho trên hệ thống và điều phối phương tiện đến nhận hàng, chuyển cho khách hàng theoyêu cầu

- Thủ Kho: là người chịu trách nhiệm chính đến tình hình hoạt động lưu kho và xuấtnhập hàng hóa của Công ty.

- Nhân viên Kho: là nhân viên chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóatrong quá trình nhập, xuất, lưu kho

- Nhân viên Lái xe nâng: là nhân viên chịu trách nhiệm chuyển hàng hóa từ kho tạm lưuđến khu vực lưu kho theo sự hướng dẫn của Thủ Kho

- Bốc xếp: là nhân viên chịu trách nhiệm bốc xếp hàng hóa theo sự điều phối của ThủKho

3.4 Quy trình quản lý kho

Đặc biệt, trong hệ thống WMS, các thuộc tính về chất của hàng hóa như khối lượng, sốkhối, kích thước của hàng hóa được quản lý một cách chuyên nghiệp cùng với số lượngcủa hàng hóa trong kho, nhằm giúp cho các chủ kho quản lý được sản lượng hàng hóatrong tháng

Lưu ý: Đây là chức năng bắt buộc (Tham khảo Biễu mẫu “Phiếu đề nghị sửa đổi, cấp mới mã hàng” trong Phụ lục của giáo trình này)

- Thiết lập mã hàng:

Căn cứ vào số lượng hàng hóa của tất cả các khách hàng

Căn cứ vào thông tin, yêu cầu từ khách hàng, chủng loại hàng hóa, thuộc tính, nhómhàng và loại hàng…

Căn cứ vào sự tương thích và kết nối với khách hàng qua hệ thống WMS báo cáo quản

lý kho của ABC với khách hàng

- Quản lý mã hàng trong hệ thống: Trưởng bộ phận kho vận có trách nhiệm tạo và quản lý mã hàng trong hệ thống phần mềm:

Phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Đồng bộ hóa mã hàng trong hệ thống theo từng khách hàng

Theo đúng quy tắc và quy chuẩn thiết lập mã hàng

* Quản lý hoạt động nhập kho:

- Xây dựng quy trình Nội bộ nhập và lưu kho.

- Áp dụng phần mềm quản lý kho và file dữ liệu Excel (dự phòng).

- Hoạt động lưu kho:

Thủ kho và nhân viên kho vận: phải sắp xếp hàng hóa theo đúng các đặc tính, nhómhàng, tên hàng, và mã hàng hóa, theo đúng sơ đồ lưu trữ tại kho ABC

Đảm bảo các yêu cầu về VSATTP, kỹ thuật, điều kiện để lưu trữ hàng hóa

* Quản lý hoạt động xuất kho:

- Xây dựng quy trình Nội bộ xuất kho.

- Áp dụng phần mềm quản lý kho và file dữ liệu Excel (dự phòng).

- Hoạt động xuất kho:

NV Kế toán kho: thực hiện xuất hàng theo đúng quy định, quy trình xuất kho củaABC với khách hàng

Thủ kho: chịu trách nhiệm kiểm soát số liệu, chất lượng đầu ra, yêu cầu xuất hàng hóacủa khách hàng Đảm bảo số lượng, chất lượng của hàng hóa, và tiến trình thực hiệnnhanh chóng và tiện lợi.

- Xuất chuyển nội bộ:

Thủ kho và nhân viên kho vận: chịu trách nhiệm cho việc xuất chuyển và lưu trữ nội

bộ do tính chất, nhu cầu và điều kiện của ABC

Đảm bảo các yêu cầu về VSATTP, kỹ thuật, điều kiện để lưu trữ hàng hóa, truy xuấthàng hóa một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất

* Kiểm kê:

Xây dựng kế hoạch kiểm kê theo quy định của Công ty định kỳ

Thực hiện kiểm kê kho theo kế hoạch

4 Tìm hiểu danh mục và chức năng của từng biểu mẫu trong kho hàng:

4.1 Danh mục biểu mẫu:

Biểu mẫu là một loại tài liệu đã có sẵn nội dung như văn bản, kiểu trang trí, địnhdạng… Biễu mẫu thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có thể kể đến như phiếuđặt hàng, các loại hóa đơn, chứng từ, phiếu thu chi, phiếu xuất kho… Những tài liệu nàytham gia trực tiếp vào hoạt động của các doanh nghiệp ở nhiều bộ phận khác nhau, đặcbiệt là kế toán, bộ phận sản xuất, kinh doanh, kho hàng…Doanh nghiệp có thể thiết kế

và đặt tên các biễu mẫu sao cho phù hợp với hệ thống vận hàng và quả lý của chínhdoanh nghiệp đó Trong nội dung này, xin giới thiệu đến các bạn các Biễu mẫu thườngđược áp dụng trong quản lý kho hàng như sau:

Bảng 1.1: Danh mục biểu mẫu kho hàng

1 Phiếu đề nghị sửa đổi, cấp mới

3 Biên bản nhận hàng BM/QT/WH/01-03 BP Kho 12 tháng

4 Báo cáo hàng không phù hợp BM/QT/WH/01-04 BP Kho 12 tháng

5 Báo cáo thiệt hại do sự cố BM/QT/WH/01-05 BP Kho 12 tháng

8 Biên bản giao hàng BM/QT/WH/01-08 BP Kho 12 tháng

4.2 Chức năng từng biểu mẫu (tham khảo từng biểu mẫu trong phụ lục đính kèm theo giáo trình này)

4.2.1 BM/QT/WH.01-01: Phiếu đề nghị sửa đổi, cấp mới mã hàng

Phòng kinh doanh thông báo cho Trưởng bộ phận kho về việc có thêm khách hàng mớihoặc yêu cầu của khách hàng hiện hữu cần thiết tạo, cấp lại mã hàng cho bên kháchhàng theo biểu mẫu Lập mã trong phạm vi số lượng ký tự trong phần mềm cho phép.Khuyến kích dùng mã của khách hàng 2 ký tự “OWNER” và tên sản phẩm đúng nhưkhách hàng đang dùng Điền đầy đủ thông tin (xem cách tính phí để khai báo VD: tínhphí theo thùng, CBM…)

4.2.3 BM/QT/WH/01-03: Biên bản nhận hàng

Sau khi tạo đơn hàng nhập trên hệ thống và kiểm tra thông tin chính xác theo bộ chứng

từ nhập Nhân viên kho tiến hành in phiếu nhập theo biểu mẫu - BM/QT/WH.01-02, vàBiên bản nhận hàng theo biểu mẫu - BM/QT/WH.01-03 Chuyển các biên bản và kếhoạch nhập hàng xuống thủ kho Thủ kho tiếp nhận và chuẩn bị sắp xếp nhân sự, thờigian phù hợp cho kế hoạch nhập kho Điều động số lượng bốc xếp nhằm đảm bảo kếhoạch nhập hàng, chuẩn bị số lượng Pallet tương ứng với số lượng từng loại hàng nhập,theo kế hoạch nhập, dọn dẹp và chuẩn bị vị trí trống tại khu vực Stage (khu vực trunggian chờ lưu) để nhập hàng tạm lưu, sắp xếp và dọn dẹp khu vực lưu trữ sẵn sàng cho

số lượng nhập theo kế hoạch

4.2.4 BM/QT/WH.01-04: Báo cáo hàng không phù hợp

Nhân viên kho hướng dẫn xe vào khu vực, chụp hình: số cont, số seal, và hàng hóatrước khi nhận hàng, bốc hàng xuống, sắp xếp hàng theo quy định của Công ty đối vớitừng loại hàng/Pallet, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa thực nhận Trường hợphàng bị lỗi: xảy ra trên xe/Container thì giữ nguyên hiện trường và báo ngay cho Thủkho để quay phim tại hiện trường, lập biên bản xác nhận theo biểu mẫu -BM/QT/WH.01-04

4.2.5 BM/QT/WH.01-05: Báo cáo thiệt hại do sự cố

Trường hợp hàng bị hư hỏng do lỗi của Bốc xếp, xe nâng: báo cho Thủ Kho để lập biênbản xác nhận theo biểu mẫu - BM/QT/WH.01-05 sau đó gửi biên bản, hình ảnh choNhân viên Nhập kho: để thông tin cho khách hàng Khách hàng sẽ phản hồi hướng giảiquyết thông tin qua email

4.2.6 BM/QT/WH.01-06: Phiếu soạn hàng

Nhân viên toán kho tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng gồm: Bộ chứng từ xuất hàng:gồm phiếu xuất hàng, hóa đơn tùy mỗi khách hàng, Biên bản giao hàng (theo quy địnhcủa từng khách hàng), tiếp nhận yêu cầu xuất hàng và kiểm tra tính hợp lí và kiểm trahàng hóa trên hệ thống đáp ứng đủ số lượng và chất lượng hàng xuất Sau đó tạo đơnhàng trên hệ thống, kiểm tra số lượng trên đơn hàng vừa tạo và bộ chứng từ xuất và inphiếu soạn hàng theo biểu mẫu - BM/QT/WH.01-06

4.2.7 BM/QT/WH.01-07: Phiếu xuất hàng

Nhân viên kế toán kho tiếp nhận thông tin nhà vận chuyển, nhận danh sách xe của cácnhà vận chuyển đăng ký lấy hàng, từ khách hàng (qua Email), tiếp nhận đăng ký lấyhàng của Tài xế đến lấy hàng, bao gồm: CMND, Số Xe, Lấy số thứ tự, xếp tài theo quyđịnh Sau đó in phiếu xuất hàng theo biểu mẫu - BM/QT/WH.01-07

4.2.8 BM/QT/WH.01-08: Biên bản giao hàng

Biên bản giao hàng theo biểu mẫu - BM/QT/WH.01-08: ghi rõ số xe và số lượng hàng

sẽ lấy chi tiết trên phiếu xuất và lấy hàng khuyến mãi (nếu có) Sau đó chuyển phiếuxuất hàng và biên bản giao hàng xuống Thủ kho

Bài tập Chương 1

Câu 1 Trình bày khái niệm kho hàng?

Câu 2 Trình bày vai trò và chức năng của kho

Câu 3 Mô tả quy trình quản lý kho

Câu 4 Liệt kê danh mục và hoàn tất các biểu mẫu trong kho hàng?

CHƯƠNG II: CÁC LOẠI KHO HÀNG

Giới thiệu:

Với việc lưu trữ hàng hóa đa dạng như hiện nay, doanh nghiệp đôi khi phân vân khôngbiết loại hàng hóa của mình sẽ phù hợp với loại nhà kho như thế nào? Cách bố trí ra sao?Vậy chọn loại hình và hiểu được quy trình nghiệp vụ của từng loại kho là việc hết sứcquan trọng, việc chọn đúng loại hình nhà kho giúp cho việc lưu trữ những vật dụng, sảnphẩm, tài sản, vật tư, nhiên liệu, hàng hóa đa dạng khác nhau thật sự hiệu quả và dễdàng kiểm soát các hoạt động trong kho

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng tư nhân

- Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ICD

- Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ngoại quan, kho bảothuế

- Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng cho thương mạiđiện tử

- Trình bày được khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng CFS

- Ngoài ra còn một hình thức kho riêng khá phổ biến hiện nay đó là kho tự quản Dạngkho này thì cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ thuê lại toàn bộ nhà kho của một đơn

vị khác, trả tiền thuê kho chứa hàng mỗi tháng hoặc mỗi năm Tuy không có quyền sởhữu nhưng họ có toàn quyền trong việc đầu tư, khai thác, sử dụng

- Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có

đủ khả năng về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng

- Những mặt hàng thường lưu trữ ở kho riêng:

Các máy móc cơ khí lớn

Hàng siêu trường, siêu trọng

1.2 Quy trình nghiệp vụ của kho hàng tư nhân

Quy trình nghiệp vụ kho hàng tư nhân là quy trình cho phép doanh nghiệp kiểm soát vàquản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khixuất hàng đi Bao gồm các bước như sau:

 Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn…

Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần gửi chobạn tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng Từ đó bạn

có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gianphù hợp

Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấptrong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gianxuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp

Người tiếp nhận hàng hóa sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểmđếm số lượng hàng hóa sau đó cho tiến hành xếp dỡ Cuối cùng, bạn xác nhận số lượngnhận, tình trạng hàng hóa (mã sản phẩm, số lô, số sê-ri,… nếu cần thiết) vào phiếu vàđưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho

là lưu kho Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hóa vào trong kho sao cho khoahọc và hợp lý

Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hóa không gian kho cũngnhư dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng

Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bướcgiúp tăng hiệu quả quản lý kho

Khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng

Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khácnhau

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng.Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổngchi phí vận hành kho

Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tănghiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hóa, giúp tăng trải nghiệp của khách hàng.Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việcnhặt hàng không có gì khó khăn cả

Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm

 Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giaocho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng Cách nhặt hàng này sẽ phùhợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày

 Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất

ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng cácsản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng Cách nhặt hàng này sẽ phù

hợp với các shop có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàngcùng lúc.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng đơn giản Sapo POS thì tính năng ghi chúđiểm lưu kho sẽ hỗ trợ rất hiệu quả cho bạn trong quy trình quản lý kho

Ví dụ sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, bạn chỉ cần lưu lại vị trí trong kho củasản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào”,…

Sau đó khi nhặt hàng, bạn chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hoàn thành là

có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại các sản phẩmtheo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách Việc này cầnđược xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng

Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mụcđích quan trọng:

 Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hóa trong quá trình giao vận

 Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng

Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hóa sẽđược ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho

 Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những

lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phùhợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng

 Có quy định với các hàng hóa bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêuhuỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,…

 Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tươngứng

2 Khái niệm và quy trình nghiệp vụ của kho hàng ICD

2.1 Khái niệm

ICD là cảng cạn/ cảng khô/ cảng nội địa, hoặc gọi tắc là Depot Hay còn được gọi với tên tiếnganh là Inland Container Depot Điểm thông quan nội địa là một địa điểm thông quan hàng hóanằm trong nội địa; giúp cho cảng biển giải phóng hàng nhanh, tăng khả năng thông qua nhờ cácdịch vụ đóng gói, lưu kho bãi, thủ tục hải quan…

Hình 2.1 Kho hàng ICD

2.2 Quy trình nghiệp vụ của Kho hàng công cộng

Bước 1 Nhận hàng: Hành vi xử lý sản phẩm vào nhà kho và vào hệ thống

Quy trình nhận hàng có thể được áp dụng cho các sản phẩm đơn lẻ, đồ vật, lít, hộp, gói,thùng, kilôgam hoặc pallet Cách tốt nhất để tiếp nhận sản phẩm là thông qua Thôngbáo Vận chuyển Trước (ASN) từ nhà cung cấp Với thông tin này trên hệ thống, cácnhà vận hành có thể quét mã vạch gửi hàng để đưa lên ASN Nếu giao hàng khớp vớiASN, thì hàng hóa có thể được đưa vào hệ thống nhận Nhưng tại thời điểm này, hànghóa vẫn được xem như đang xử lí, mặc dù có thể hàng hóa đã sẵn sàng cho công đoạncất hàng Một số hệ thống cho phép hàng hóa được nhận vào hàng tồn kho tại thời điểmnày, trong khi các hệ thống khác lại yêu cầu hàng hóa được gửi đến một vị trí hàng tồnkho cụ thể trước khi vị trí tồn kho được cập nhật Quy trình nhận hàng phụ thuộc hoàntoàn vào các yêu cầu của khách hàng và cách thiết lập hệ thống

Bước 2: Cất hàng vào vị trí được xác định từ trước

Quá trình cất hàng bắt đầu khi các nhân viên vận hành nhận lệnh cất hàng từ hệ thốngERP của doanh nghiệp (Enterprise Resource Program) hoặc Hệ thống WMS (Quản lýKho hàng) Sau đó quét mã vạch hàng hóa có liên quan để chuẩn bị cho hoạt động cấthàng Nếu không có mã vạch, thì công đoạn nhập hàng thủ công có thể được thực hiện,

để xác nhận rằng hàng hóa đã được xác thực Tại thời điểm này, hệ thống sẽ chỉ đạonhân viên vận chuyển hàng hóa đến vị trí lưu trữ có liên quan Một khi các mặt hàng đã

có mặt tại khu vực được chỉ định, nhân viên vận hành sẽ quét mã vạch hoặc xác nhậnthủ công rằng vị trí chính xác đã được tìm thấy, sau đó đặt hàng hóa vào vị trí trước khixác nhận rằng quá trình cất hàng hoàn tất

Bước 3: Lấy hàng

Có hai phương thức lấy hàng chính thường được sử dụng:

- Sơ cấp: Đây là giai đoạn thứ nhất trong quá trình lấy hàng Trong một số trường hợp,hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đang xử lí hoặc nơi đóng gói đểhoàn thành, ký nhận và phân phối Tại trường hợp này, công đoạn lấy hàng sơ cấp cũngchấm dứt giai đoạn lấy hàng

- Thứ cấp: Đây là giai đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng Một số hàng hóa sơ cấp sẽtiếp tục được xử lí trong quy trình thứ cấp, đặc biệt khi hàng được chọn phải được phân

bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quá trình phân loại

hệ thống Với sự bùng nổ của bán hàng trực tuyến, nhiều công ty đang ưu tiên sử dụngcác quy trình lấy hàng thứ cấp

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, thông thường các đơn đặt hàng sẽ được cập nhật theo

‘thời gian thực – real time’ hoặc bằng ‘sóng âm – waves’ Các đơn đặt hàng theo thờigian thực được cập nhật ngay khi chúng được nhận Các đơn đặt hàng được tích lũy chothời gian lấy hàng và các tuyến vận chuyển cụ thể được gọi là ‘sóng âm – waves’

Bước 4: Đóng gói

Có nhiều cách mà hàng hóa được đóng gói trong các trung tâm phân phối Thay vìnghiên cứu chi tiết các quy trình đóng gói cụ thể, bạn có thể tham khảo 5 quy tắc đónggói sau đây:

- Hàng hóa phải được theo dõi từ vị trí mà chúng được lưu trữ, cùng với ngày, thời gian

và mã hàng

- Kiểm tra độ chính xác và bảo đảm chất lượng phải được xây dựng trong quy trình

- Việc lấy hàng từ các khu vực khác nhau trong nhà kho phải dễ dàng được kết hợp vàđược quản lý bởi hệ thống để đảm bảo hoàn thành đơn đặt hàng.

- Hàng hóa phải được đóng gói theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, độc tính, giá trị,mức độ dễ vỡ, yêu cầu vệ sinh và luật hiện hành

- Các lô hàng phải luôn được theo dõi bằng hệ thống đối với các chứng từ và số hóađơn để truy nguyên nguồn gốc trong tương lai

Bước 5: Phân phối

Bí mật đằng sau sự thành công của hoạt động phân phối nằm ở khả năng chuẩn bị hànghóa sẵn sàng cho việc khởi hành, vừa kịp lúc cho người chuyên chở xếp hàng lên xe tải.Nhà quản lí trung tâm phân phối phải dự báo và sắp xếp các hoạt động đóng gói vàphân phối theo thời gian đến nhận hàng của nhà cung cấp dịch vụ Ví dụ, nếu hàng hóa

đã sẵn sàng quá sớm, sẽ gây xáo trộn trong các khu vực xử lí, trong khi nếu việc phânphối bị trễ hơn so với kế hoạch, sẽ trì hoãn việc tải hàng và có khả năng gây ra việcgiao hàng trễ

Bước 7: Xử lí hàng hóa bị trả lại (Return)

Quá trình xử lí hàng hóa bị trả lại là một phần phức tạp gắn với các hoạt động kinhdoanh Đặc biệt trong kỉ nguyên thương mại điện tử như hiện nay, khối lượng hàng hóa

bị trả lại luôn là một vấn đề đau đầu của các doanh nghiệp

Sự phức tạp xung quanh việc xử lý hàng hóa trả về bắt buộc tuân thủ các quy tắc sauđây:

Khi khách hàng trả lại hàng hóa, tìm hiểu các mặt hàng đang bị trả lại là gì và lí dohàng bị trả lại

Tất cả hàng hóa được thu hồi phải được theo dõi: theo đơn hàng, chứng từ và hóa đơn.Các công ty phải có quy trình trả về để xác định các hoạt động xử lí hàng hóa sau khi

đã nhận lại tại kho, ví dụ: trở về kho, sửa chữa, phá hủy, loại bỏ, tái chế, trả lại nhà sảnxuất, v.v

Tất cả các khoản tín dụng phải được ghi lại cùng với lý do tại sao hàng hóa được trả lại.Thông tin về hàng tồn kho phải được cập nhật khi hàng hóa được trả lại để lưu trữ trongkho, hoặc sử dụng cho mục đích khác

3 Khái niệm và quy trình nghiệp vụ của Kho ngoại quan

3.1 Khái niệm

Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt Nam, ngăn cáchvới khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối vớihàng hóa từ nước ngoài, hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoạiquan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng

3.2 Quy trình nghiệp vụ của Kho ngoại quan

3.2.1 Quy trình đối với hàng nước ngoài nhập kho ngoại quan

Bước 1: Điền tờ khai hàng hóa nhập khẩu

Căn cứ vào chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II và vận chuyển kết hợp nêu tại Khoản a, điều

51 thông tư 38/2015/TT-BTC để điền đầy đủ và chính xác vào tờ khai hàng hóa nhậpkhẩu

Hiện nay tờ khai điện tử ngày càng thông dụng Tuy nhiên nếu muốn, bạn vẫn có thểkhai tờ khai giấy, với điều kiện hàng hóa nước ngoài nhập kho ngoại quan đáp ứngkhoản 2 điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP:

a) Hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu của cư dân biên giới;

b) Hàng nhập khẩu, xuất khẩu của người xuất cảnh nhập cảnh nhưng vượt định mứcmiễn thuế;

c) Hàng dùng để viện trợ nhân đạo, hàng cứu trợ khẩn cấp;

d) Hàng thuộc cá nhân dùng để làm quà biếu, quà tặng hoặc tài sản di chuyển

đ) Hàng hóa là phương tiện chứa hàng hóa quay vòng theo phương thức tạm nhập – táixuất, tạm xuất – tái nhập

e) Hàng hóa tạm xuất tái nhập, tạm nhập tái xuất mang theo người xuất cảnh, nhập cảnhnhằm mục đích phục vụ công việc có thời hạn

g) Ngoài ra sẽ sử dụng tờ khai hải quan giấy nếu hệ thống khai hải quan điện tử, hệthống xử lý dữ liệu điện tử gặp trục trặc

h) Các hàng hóa khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nếu sử dụng tờ khaihải quan giấy, phải nộp 02 bản chính theo mẫu HQ/2015/NK Phụ lục IV ban hành kèmThông tư 38/2015/TT-BTC

Bước 2: Nộp bộ hồ sơ theo quy định

Tiếp theo, người khai hải quan tiến hành nộp, xuất trình bộ hồ sơ cho Hải quan quản lýkho ngoại quan Chi tiết hồ sơ được nêu ở mục 1.2 phía dưới

Bước 3: Cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý

Bước cuối trong thủ tục đưa hàng vào kho ngoại quan đối với hàng nước ngoài, tiếnhành cập nhật thông tin hàng hóa đầy đủ vào phần mềm quản lý hàng hóa nhập, xuấtkho ngoại quan của chủ kho ngoại quan Cuối cùng gửi đến Chi cục Hải quan quản lýkho ngoại quan là hoàn tất

Hình 2.2 Kho ngoại quan

3.2.2 Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa từ khu phi thuế quan hoặc từ nội địa nhập kho ngoại quan

Bước 1: Đăng ký tờ khai xuất khẩu

Đầu tiên, người khai hải quan tiến hành đăng ký tờ khai xuất khẩu từ nội địa hoặc khuphi thuế quan trên phần mềm hải quan

Bước 2: Thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu

Để hàng nhập kho ngoại quan chuẩn bị xuất khẩu, người khai hải quan thực hiện cácquy định tại điểm a khoản 1 Điều 52 Thông tư 38/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

- Trường hợp 1: Nếu là hàng xuất khẩu được miễn kiểm tra thực tế đã thông quan, giải

phóng hàng, hàng hóa được phê duyệt vận chuyển độc lập: Sau khi tất cả hàng hóađược tập hợp trong khu vực giám sát hải quan, người khai hải quan sẽ cung cấp chodoanh nghiệp kinh doanh cảng, kho bãi hoặc cơ quan hải quan tại cửa khẩu, ga đườngsắt liên vận quốc tế các thông tin như sau:

Thông tin số tờ khai

Nếu là hàng vận chuyển bằng container: Cung cấp danh sách container theo mẫu số29/DSCT/GSQL Phụ lục V

Nếu là hàng hóa khác không vận chuyển bằng container: Cung cấp danh sách theomẫu số 30/DSHH/GSQL Phụ lục V

Người khai hải quan sẽ in danh sách container hoặc danh sách hàng hóa này trênwebsite http://www.customs.gov.vn (Cổng thông tin điện tử hải quan) hoặc phần mềmkhai báo hải quan của mình

Lưu ý: nếu hàng đã vào khu giám sát mà nảy sinh thay đổi về danh sách container hoặc hàng hóa, người khai hải quan sẽ phải in hoặc liên hệ công chức hải quan thuộc Chi cục Hải quan cửa khẩu in lại danh sách mới cập nhật từ hệ thống.

Nếu khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số

08/2015/NĐ-CP, thì người khai hải quan xuất trình tờ khai hải quan giấy xác nhận thông quan, giảiphóng hàng do Chi cục Hải quan xác nhận

- Trường hợp 2: Nếu là hàng xuất khẩu phải kiểm tra thực tế đã thông quan, giải

phóng hàng tại Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu: Người khai hải quan có trách nhiệmbảo quản hàng hóa an toàn nguyên trạng, giữ nguyên niêm phong trong suốt quá trìnhvận chuyển đến khi cơ quan Hải quan cửa khẩu xuất kiểm tra xong và xác nhận Lúcnày, quá trình kiểm tra thực tế đã hoàn thành, người khai hải quan thực hiện các bướctương tự như đối với phần a phía trên (nộp thông tin số tờ khai, mẫu số29/DSCT/GSQL hoặc mẫu số 30/DSHH/GSQL, …)

- Trường hợp 3: Nếu hàng hóa xuất khẩu được kiểm tra thực tế bởi Chi cục Hải quan

cửa khẩu thì sau khi hàng hóa được thông quan, giải phóng hàng, người khai hải quantiến hành các bước như phần a nêu trên

- Trường hợp 4: Nếu hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp kinh doanh kho

bãi, cảng chưa đảm bảo việc quản lý, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quyđịnh thì người khai hải quan sẽ cung cấp thông tin số tờ khai, mẫu 29/DSCT/GSQLhoặc 30/DSHH/GSQL cho cơ quan hải quan;

- Trường hợp 5: Lưu ý, nếu sau khi hoàn tất các thủ tục ( tờ khai hàng xuất khẩu được

thông quan, giải phóng hàng và hàng hóa được đưa vào khu vực giám sát hải quan tạicửa khẩu xuất) mà không thể chất hết tất cả hàng lên phương tiện xuất cảnh, thì phầnphần còn lại sẽ được thực xuất lên phương tiện khác Trong trường hợp này người khai

hải quan cần có văn bản đề nghị đến Chi cục Hải quan nơi lưu giữ hàng hóa nhằm mụcđích giám sát số hàng còn lại đến khi thực xuất hết hoàn toàn

Bước 3: Cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý

Để hoàn tất thủ tục nhập hàng vào kho ngoại quan, chủ hàng hoặc người khai hải quantiến hành cập nhật các thông tin hàng hóa vào phần mềm quản lý của chủ kho ngoạiquan Đồng thời gửi thông tin này tới Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan

3.2.3 Quy trình thủ tục xuất kho ngoại quan đi nước ngoài

Bước 1: Để xuất hàng gửi kho ngoại quan đi nước ngoài, đầu tiên bạn phải chụp hình

phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập, trong đó thể hiện rõ hàng hóa xuất kho của từng tờkhai nhập kho Phiếu này phải đúng quy định pháp luật về luật kế toán (1 bản)

Bước 2: Cập nhật đầy đủ các thông tin về hàng hóa chuẩn bị xuất kho ngoại quan vào

hệ thống quản lý của chủ kho ngoại quan Sau đó gửi đến cơ quan hải quan

Bước 3: Tiến hành khai hàng hóa vận chuyển độc lập theo quy định tại khoản 1 Điều

51 Thông tư 38/2015/TT-BTC cụ thể như sau:

Hoàn thiện hồ sơ gồm: Tờ khai vận chuyển độc lập dựa theo các chỉ tiêu thông tin nêutại Phụ lục II (Mục 6) ban hành kèm Thông tư 38/2015/TT-BTC; 1 bản chụp vận tảiđơn (trừ trường hợp hàng không có vận tải đơn do chuyển qua đường bộ biên giới); 1bản giấy phép quá cảnh (đối với hàng hóa quá cảnh buộc có giấy phép, nộp dạng giấyhoặc dạng điện tử)

Lưu ý: nếu hàng vận chuyển từ kho ngoại quan được thành lập ở nội địa đến cửa khẩu xuất để xuất đi nước ngoài thì chỉ cần hoàn thiện tờ khai vận chuyển độc lập là được.

Bạn có thể tải Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 38/2015/TT-BTC tại mục 1 phía trên.Sau khi nộp tờ khai vận chuyển độc lập, người khai hải quan chờ phản hồi từ Hệ thống

Có các trường hợp như sau:

- Tờ khai vào luồng 1 và được phê duyệt: Người khai hải quan in thông báo phê duyệt

và xuất trình hàng hóa cho cơ quan hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi để thựchiện niêm xong, xác nhận

- Tờ khai vào luồng 2: Người khai hải quan sẽ phải xuất trình đầy đủ các hồ sơ nêu trên

(tờ khai vận chuyển độc lập, bản chụp vận tải đơn, giấy phép quá cảnh) Sau đó dựavào thông báo của cơ quan hải quan để khai bổ sung thêm số chì hải quan, số hiệu niêmphong hải quan và xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan thực hiện niêm phong, xácnhận

- Hàng có dấu hiệu vi phạm: buộc người khai hải quan phải xuất trình hàng hóa cho cơ

quan hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi để tiến hành kiểm tra thực tế

- Khai các thông tin bổ sung: khai theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

3.2.4 Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận chuyển từ kho ngoại quan để nhập khẩu nội địa hoặc vào khu phi thuế quan

Bước 1: Cập nhật thông tin hàng xuất kho

Để nhập khẩu hàng từ kho ngoại quan vào nội địa hoặc khu phi thuế quan, trước hếtbạn cần kê khai thông tin hàng hóa thông qua hệ thống phần mềm quản lý hàng hóaxuất nhập của chủ kho ngoại quan Sau đó chuyển thông tin này đến Chi cục Hải quanquản lý kho ngoại quan để quản lý, theo dõi

Bước 2: Thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu

Hoàn thành các yêu cầu nêu ra tại tại điểm a khoản 2 Điều 52 Thông tư BTC, cụ thể như sau: Cung cấp số tờ khai hải quan, đối với hàng vận chuyển container

38/2015/TT-sẽ cung cấp danh sách container theo mẫu 29/DSCT/GSQL, nếu là hàng hóa kháckhông chuyển bằng container sẽ cung cấp danh sách hàng hóa theo mẫu số30/DSHH/GSQL hoặc Thông báo phê duyệt khai báo vận chuyển cho cơ quan hải quantại khu vực cửa khẩu (cửa khẩu đường bộ, đường thủy nội địa, đường sông, ga đườngsắt liên vận quốc tế) hoặc thông báo phê duyệt tới doanh nghiệp kinh doanh cảng, khobãi tại cửa khẩu, cảng biển, cảng hàng không quốc tế, kho hàng không kéo dài

Lưu ý: yêu cầu trên áp dụng đối với các hàng hóa đã được Chi cục Hải quan cửa khẩu kiểm tra thực tế (kiểm hóa hộ) và có kết quả sau:

 Hàng hóa đã được thông quan

 Đã được giải phóng hàng

 Hàng đã được đưa về bảo quản

 Hàng được đưa về địa điểm kiểm tra

 Hàng được phê duyệt vận chuyển độc lập

 Hàng nhập khẩu được miễn thuế, không chịu thuế hoặc số tiền thuế bằng 0 hoặcđược ân hạn thuế 275 ngày

Người khai hải quan sẽ in danh sách container thực hiện in danh sách container theomẫu 29/DSCT/GSQL hoặc danh sách hàng hóa theo mẫu 30/DSHH/GSQL websitehttp://www.customs.gov.vn hoặc phần mềm khai báo của mình

Nếu sau khi hoàn tất mà có sự thay đổi về danh sách container, hàng hóa so với nộidung khai trước đó thì người khai hải quan phải in hoặc đề nghị công chức hải quan tạiChi cục Hải quan cửa khẩu in lại từ Hệ thống.

Bước 3: Đối với hàng thuộc diện niêm phong

Đến bước 2 có thể nói là đã hoàn tất thủ tục xuất kho ngoại quan đi nội địa hoặc khuphi thuế quan, Bước 3 chỉ áp dụng đối với hàng hóa thuộc diện phải niêm phong hảiquan theo quy định tại khoản 3 điều 52 thông tư 38/2015/TT-BTC, bao gồm các nộidung như:

 Xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan niêm phong;

 Bàn giao hàng hóa cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đến để làmtiếp thủ tục hải quan theo quy định;

 Bảo quản hàng nguyên trạng và giữ niêm phong trong suốt quá trình vận chuyển

Ghi chú: Nếu doanh nghiệp kinh doanh kho bãi, cảnh không đảm bảo được hệ thống khai báo tiêu chuẩn theo quy định, người khai hải quan trực tiếp cung cấp thông tin số

tờ khai, danh sách container, hàng hóa trực tiếp cho cơ quan hải quan.

4 Khái niệm và quy trình nghiệp vụ của kho bảo thuế

4.1 Khái niệm

Kho bảo thuế là kho dùng để chứa nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quannhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho bảo thuế

4.2 Quy trình nghiệp vụ của kho Bảo thuế

- Doanh nghiệp được lưu giữ cả nguyên phụ liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu

và tiêu thụ trong nước trong kho bảo thuế, nhưng phải để tách riêng từng loại, Hải quanquản lý riêng từng loại Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể chuyển một phầnnguyên phụ liệu từ loại này sang loại khác, nhưng phải làm văn bản đề nghị Hải quanđịa phương và chấp hành đúng tỷ lệ xuất khẩu đã đăng ký

- Khi nhập khẩu nguyên phụ liệu, người gửi hàng không nhất thiết phải tách chứng từ vàhàng hóa thành hai loại, mà có thể gửi một lô chung cho cả hai loại hình Nhưng khi làmthủ tục nhập khẩu thì phải lập tờ khai riêng cho từng loại

- Hàng hóa nhập khẩu đưa vào kho bảo thuế không được bán vào thị trường Việt Nam.Trường hợp được Bộ Thương mại cho phép bán tại thị trường Việt Nam thì doanhnghiệp phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác theo quy định của pháp luật

Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp làm thủ tục hải quan nhập khẩu nguyên liệu, vật tư

Bước 2: Thông tin trên tờ khai hải quan được Hệ thống tự động kiểm tra để đánh giá

các điều kiện được chấp nhận đăng ký tờ khai hải quan Trường hợp khai hải quan trên

tờ khai hải quan giấy, công chức hải quan thực hiện kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan

Bước 3: Căn cứ quyết định kiểm tra hải quan được Hệ thống tự động thông báo, việc

xử lý được thực hiện: Chấp nhận thông tin khai Tờ khai hải quan và quyết định thôngquan hàng hóa

Kiểm tra các chứng từ liên quan thuộc hồ sơ hải quan do người khai hải quan nộp, xuấttrình hoặc các chứng từ có liên quan trên cổng thông tin một cửa quốc gia để quyếtđịnh việc thông quan hàng hóa hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa để quyết định thôngquan

Bước 4: Thông quan hàng hóa.

5 Khái niệm và quy trình nghiệp vụ của kho thương mại điện tử

5.1 Khái niệm

Kho thương mại điện tử là quá trình hoạch định chiến lược, thiết kế và thực thi tất cả cácyếu tố cần thiết của hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức và tác nghiệp Logistics để hiệnthực hóa và vật chất hóa cho hoạt động thương mại điện tử

Mô hình kho thương mại điện tử có thể chia làm 3 bộ phận lớn, tuy nhiên các bộ phận

có mối quan hệ hết sức chặt chẽ với nhau

Hình 2.3 Mô hình kho hàng thương mại điện tử

5.2 Quy trình nghiệp vụ của kho hàng cho thương mại điện tử

Bước 1 Kinh nghiệp mua sắm

- Khách hàng duyệt website

- Chọn sản phẩm, điều khoản thanh toán và giao hàng

- Kiểm tra đầu ra (check out)

Bước 2 Bắt đơn đặt hàng – Order capture

- Tồn kho

- Giá cả

- Tính thuế

- Phương thức giao vận & giá cả

- Kiểm tra đơn đặt – Validate Order

- Các vấn đề về thanh toán

- Phân bổ tồn kho – sẽ lấy hàng ở những kho nòa bao nhiêu

- Chấp nhận đơn hàng

- Thông báo lại khách hàng & nhà buôn

Bước 3 Thực hiện đơn hàng – Order fulfillment

- Xác định việc thực hiện đơn hàng sẽ được xử lý nội bộ hay bên ngoài

- Xác định xem đơn đặt hàng sẽ được hoàn thành từ một hoặc nhiều địa điểm

- Định tuyến đơn đặt

- In bảng kê hàng hóa gắn trên bao bì

- Nhặt hàng và đóng gói

- Giao nhận vận chuyển

- Thanh quyết toán

- Thông báo tình trạng đơn hàng thay đổi

Bước 4 Xử lý đơn hàng

- Xác định liệu một phần lô hàng được chấp nhận hay không

- Xác định xem liệu sản phẩm sẽ được giao trước ủy quyền thẻ tín dụng

Bước 5 Vận chuyển

- Vận chuyển Tích hợp – Integrated Shipping

- Vận chuyển Thả - Drop Shipping

- Vận chuyển Quốc tế - International shipping

- Thực hiện theo Zip code

- Tích hợp với nhiều công ty giao vận thứ 3

Bước 6 Hồ sơ khách hàng

Thu thập thông tin từ việc đăng ký và thói quen mua sắm

Bước 7 Hệ thống thanh toán

- Thiết lập các tài khoản thương gia với bộ xử lý thanh toán

- Tích hợp với bộ xử lý thanh toán

- Bắt buộc các loại thẻ tín dụng uỷ quyền (thời gian thực hoặc hàng loạt)

Bước 8 Dịch vụ khách hàng

Khách hàng cần được cung cấp một giao diện dễ sử dụng để truy vấn thông tin về cácđơn đặt hàng của mình Lý tưởng nhất là giao diện này nên cung cấp khả năng truy cậptới thông tin từ bên thứ ba tham gia vào quá trình xử lý để tránh việc phải gọi điệnnhiều lần

6 Khái niệm và quy trình nghiệp vụ của kho hàng CFS

6.1 Khái niệm

- CFS là một hệ thống kho, bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ, hay còn gọi

là hàng LCL (Less than container load)

- Như bạn đã biết, mỗi chuyến hàng chuẩn bị xuất nhập thường được vận chuyển bằngcontainer Nhưng không phải lúc nào tất cả các container cũng trong trạng thái đầy, hoặc

có nhiều người chuyển hàng nhưng số lượng nhỏ lẻ không thể lấp đầy container Côngviệc trong kho CFS sẽ giúp chia tách hoặc gom hàng của nhiều chủ hàng trong cùng mộtcontainer Vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, vừa là biện pháp để vận chuyểnhàng được hiệu quả hơn Bạn cũng có thể hình dung việc này cũng giống như quá trìnhgửi chành xe của Việt Nam vậy! Và kho CFS giữ vai trò là địa điểm chuyên dùng đểgom, hoặc tách hàng

- Tương tự như kho ngoại quan, hàng hóa lưu trữ trong kho CFS sẽ đa dạng chủng loại.Tuy nhiên không được phép lưu trữ các mặt hàng nhái, hàng giả, hàng cấm, hàng có tínhchất nguy hại, phải đáp ứng đúng pháp luật Việt Nam

6.2 Quy trình nghiệp vụ của kho CFS

Bước 1 Nhận chứng từ

Bao gồm:

- 02 giấy uỷ quyền của bên thuê kho cho CFS

- 01 master bill of lading

- 01 bộ manifest

Việc nhận và kiểm tra hồ sơ chặt chẽ ngay khi bên thuê kho bàn giao để tránh tình trạngvướng mắc thủ tục hải quan và tồn đọng tại Cảng

Bước 2 Làm thủ tục Hải quan khai thác hàng CFS

- Bên CFS liên lạc với các hãng tàu về thời gian tàu cập cảng

- Với bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ, hợp lệ thì thời gian chậm nhất trong vòng một ngày,bên CFS lấy container hàng nhập từ Cảng về để khai thác hàng (Bên thuê kho cần phảithông báo kế hoạch và cung cấp chứng từ đầy đủ trước cho bên CFS để tránh tồn đọnghàng tại Cảng nếu vào ngày nghỉ, ngày lễ, tết……)

- Bên CFS phải thực hiện đồng thời các công việc khác như: thông báo thời gian khaithác cho bên thuê kho, mời cơ quan giám định, bàn giao chứng từ và đăng kí thời gian

khai thác với Hải quan kho bãi để kết hợp các bên liên quan đảm bảo khai thác nhanhnhất ngay sau khi đưa container hàng từ Cảng về cửa kho CFS….

Bước 3 Giao nhận hàng từ Cảng về kho

- Bên CFS phải kiểm tra chặt chẽ số container, số chì và tình trạng kỹ thuật củacontainer (bẹp méo, thủng, rách, rò rỉ nước, chất lỏng, … ) trước khi lấy containerhàng ra khỏi Cảng Nếu có các trường hợp sau thì bên CFS phải thông báo cho bên thuêkho và phải có sự đồng ý của bên thuê kho thì bên CFS mới được nhận

Container hàng phát hiện bị sai số container, số chì

Container hàng trong tình trạng thủng, rách, biến dạng hoặc có biểu hiện tổn thấthàng hóa ra bên ngoài như rò rỉ nước, chất lỏng … Đồng thời bên CFS phải yêu cầuCảng cung cấp và bàn giao tất cả các chứng từ, hàng hóa có liên quan giữa cảng vớichủ tàu và gửi nội dung đó cho bên thuê kho thông qua bản fax hoặc các phương tiệnthông tin liên lạc khác

- Bên CFS sẽ thực hiện nhận container tại cảng và khai thác hàng hóa có tổn thất vềkẹp chì, sai số, hư hỏng tình trạng kỹ thuật của container, có biểu hiện tổn thất hànghóa… trên cơ sở nhận được biên bản hàng vỡ của Cảng và yêu cầu bằng văn bản củabên thuê kho dưới sự giám sát của cơ quan giám định và hải quan kho bãi

- Bên CFS sẽ không chịu trách nhiệm đến việc lưu kho bãi, đọng container phát sinhnếu không do lỗi của bên CFS

Bước 4 Đưa hàng vào kho

- Bên CFS bố trí và kết hợp thời gian hợp lý để việc bàn giao chứng từ và khai tháchàng hóa ngay sau khi đưa container hàng từ cảng về đảm bảo có đủ đại diện các cơquan liên quan: Giám định, hải quan kho, đại diện bên thuê kho nếu bên thuê kho yêucầu

- CFS và các bên liên quan đến việc khai thác hàng vào kho phải kiểm tra lại sốcontainer, số chì, tình trạng kỹ thuật container trước khi phá chì container……

- Trong quá trình khai thác nếu tình trạng hàng hóa không nguyên đai, kiện có dấu hiệutổn thất hàng hóa hoặc đã tổn thất thì bên CFS phải ngay lập tức dừng lại việc khai thác,thông báo cho bên thuê kho và tiến hành chụp ảnh những lô hàng trên CFS kết hợp vớibên thuê kho, giám định, Hải quan giám sát kho, thống nhất nguyên tắc xác định tổnthất hàng hóa và lưu kho, bảo quản tiếp theo để xác định chính xác tình trạng số lượng

hàng hóa tại thời điểm khai thác và không gây tổn thất phát sinh trong quá trình lưu kho,bảo quản tiếp theo.

- Bên CFS, Hải quan kho bãi và giám định viên cùng nhau thống nhất số lượng và tìnhtrạng hàng hóa để lập biên bản và lên chứng thư giám định

- Bên CFS tổ chức xuất hàng, nhập hàng căn cứ vào lệnh của bên thuê kho theo cácnguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ra vào kho CFS và Pháp luật hiện hành

- CFS thu các khoản phí trên cơ sở căn cứ vào hợp đồng với bên thuê kho

- CFS kết hợp với Hải quan kho bãi quản lý xuất nhập hàng hóa ra vào kho CFS theoquy chế quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu chung chờ hoàn thành thủ tục hải quan

6.3 Quy trình làm hàng tại CFS – Hàng xuất

Bước 1 Xác định booking Bao gồm:

- Tên tàu Feeder/ số chuyến

- Thời gian bắt đầu xếp hàng

- Thời gian tàu cắt máng

- Thời gian tàu chạy

Bước 2 Liên lạc với chủ hàng về thời gian hàng về kho

Kiện hàng không được dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện

Kiện hàng hoặc hàng bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt…)

Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số…( so với trong booking)

Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng

- Giao hàng đến kho muộn (Sau 05 giờ chiều thứ 7 ) hoặc giao tờ khai Hải Quan muộn,CFS chỉ được nhận khi đã có bản ” Yêu cầu nhận hàng muộn” của bên thuê kho vàđồng ý tiếp nhận của CFS CFS sẽ nhận hàng vào và xếp phân loại theo mác mác hàng,kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc… theo hướng dẫn của Bên thuê kho là đại diện củachủ hàng Lập bảng kê hàng hóa (theo chủng loại mẫu mã hàng).

CFS sẽ thay mặt Bên thuê kho phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng.Chứng từ giao nhận phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng

Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) và hồ

sơ hải quan khi giao hàng

Nếu nhiều lô hàng được dự kiến đóng cùng container và có một hoặc vài lô hàng phảihoãn lại, CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho về việc vẫn tiếp tục đóng những lô hàngkhác vào container để xuất hoặc hoãn lại việc đóng cả container

Bước 4 Đóng hàng.

- Bên thuê kho sẽ gửi hướng dẫn đóng hàng cho CFS trước một ngày

- CFS phải đảm bảo năng lực, phương tiện và công nhân đóng hàng để kịp xuất tàu

- CFS phải phối hợp với hải quan và nếu cần phải phối hợp với giám sát của bên thuêkho

Bước 5 Bảo đảm vỏ container đóng hàng.

- Bên thuê kho phải bảo đảm rằng hãng tàu bố trí được vỏ cont tại CFS để đóng hàngtheo lịch dự kiến CFS sẽ tuân theo hướng dẫn của Bên thuê kho về hãng tàu và CY hạhàng

- CFS sẽ phối hợp cùng hãng tàu để đảm bảo vỏ cont sẵn có và trong tình trạng tốt đểđóng hàng

- Bên thuê kho sẽ có thể yêu cầu CFS vận chuyển cont từ bãi khác về đóng hàng Yêucầu bằng văn bản có nội dung sau:

Số lượng container (loại, cỡ)

Chủ vỏ containier

Địa điểm nâng hạ

- Bên thuê kho sẽ trả cho CFS các chi phí vận chuyển, nâng hạ

Bước 6 Hải quan kiểm hóa

- Chủ hàng chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hóa và giao nộp hồ

sơ HQ hoàn chỉnh cho CFS khi giao hàng

- Nếu hồ sơ HQ kiểm hóa không được giao cho CFS theo đúng thời gian quy định,CFS sẽ không chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hóa đóng ghép cho cont cũng như việcđưa cont ra tàu Trong trường hợp này CFS phải thông báo cho bên thuê kho để bookhàng đi tàu khác.

- CFS có trách nhiệm tiến hành kiểm hóa cho việc đóng ghép hàng xuất Phí kiểm hóa

đã bao gồm trong phí CFS miễn là mọi giấy tờ HQ đã giao nộp kịp thời Nếu giấy tờhải quan chưa đủ việc kiểm hóa đóng ghép sẽ phát sinh thêm chi phí hoặc không thểhiện được do vi phạm quy trình quản lý của Hải quan

- CFS sẽ giao nộp tờ khai HQ khi đã hoàn thành thủ tục HQ kiểm hóa cho hãng tàufeeder

Câu 1 Trình bày khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng tư nhân?

Câu 2 Trình bày khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ICD?

Câu 3 Trình bày khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho ngoại quan, kho bảothuế?

Câu 4 Trình bày khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng cho thương mạiđiện tử

Câu 5 Trình bày khái niệm và các quy trình nghiệp vụ của Kho hàng CFS

CHƯƠNG III: TỔ CHỨC KHÔNG GIAN KHO Giới thiệu:

Theo phân tích của Won và Olafsson vào năm 2015: “Trong quá trình tối ưu hóa Chuỗicung ứng, Kho hàng là điểm nút quan trọng có thể cải thiện đáng kể hiệu suất.” Năngsuất của toàn bộ Chuỗi cung ứng được liên kết trực tiếp với thiết kế và bố trí của Khohàng Một thiết kế hoàn hảo có thể tối ưu hóa các hoạt động kho bãi và giúp Chuỗi cungứng đạt được hiệu quả tối đa Do đó, chúng ta cần tìm hiểu về những nguyên tắc vàngcho việc tổ chức không gian kho tối ưu

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm về không gian kho và tổ chức không gian kho

- Tính toán được không gian lưu trữ và bố trí khu vực trong kho

- Trình bày được phương pháp định vị hàng hóa trong kho

- Vận dụng được phương pháp định vị hiệu quả hàng hóa trong kho

- Vận dụng được các mô hình toán học ứng dụng vào quản lý kho

Nội dung chính:

1 Khái niệm về không gian kho và tổ chức không gian kho

1.1 Khái niệm về không gian kho:

Không gian kho là một khoản không mở rộng ba chiều trong nhà kho trong đó các khuvực có vị trí và hướng tương đối với nhau

1.2 Tổ chức không gian kho

1.2.1 Xác định mục tiêu của kho hàng

Các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho kho hàng của mình sẽ ảnh hưởng đến kích thước,thiết kế, tỷ lệ kho trong nhà so với không gian sân bên ngoài, vị trí, kích thước và thànhphần cấu trúc, cùng với các quy định được thực hiện cho việc lắp đặt và phân chia thiết

bị chuyên dụng giữa kho và không gian làm việc Nhằm mục tiêu:

- Tối đa không gian sửdụng;

- Tối thiểu thời gian của một đơn hàng;

- Tối thiểu chi phí

1.2.2 Lựa chọn địa điểm

Một trong những yếu tố quan trọng và cạnh tranh cao chính là dịch vụ khách hàng, màđặc trưng nhất là thời gian giao hàng Theo nhu cầu hiện nay, doanh nghiệp thường ápdụng chiến lược dịch vụ giao hàng nhanh nên việc xác định vị trí kho hàng của mình

gần khách hàng hoặc gần các hãng vận chuyển đối tác là một quyết định hoàn hảo Tuynhiên, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định khác về số lượng kho cần thiết vàkích thước của các kho.

Ngoài việc xem xét các khía cạnh dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như thời gian thựchiện và tốc độ chuỗi cung ứng, tầm quan trọng của Inbound Logistic (Logistic đầu vào)khi bắt đầu công việc lựa chọn vị trí kho cũng là một khía cạnh đáng quan tâm Doanhnghiệp cần tìm hiểu về vị trí của nhà cung cấp đồng thời đặt một hạn mức thời gian với

họ khi đặt hàng đồng thời tìm hiểu mức độ uy tín của nhà cung cấp vì đây là nhữngthông tin quan trọng trong việc lập kế hoạch kích thước và đặt vị trí của kho

Tóm lại, vị trí kho hàng tối ưu nhất là khi doanh nghiệp mặc dù nhấn mạnh hơn vàoviệc định vị kho đủ gần khách hàng để giúp nâng cao chất lượng dịch vụ nhưng đồngthời không gây khó khăn cho phía cung ứng

1.2.3 Bố trí không gian kho

Nếu như đã quyết định về số lượng kho cần thiết và xác định được các vị trí kho phùhợp, điều tiếp theo mà doanh nghiệp phải nghĩ đến đó chính là thiết kế về kết cấu vàquy mô của từng kho Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch này,

vì vậy ta cần phải liệt kê một số câu hỏi trước khi bắt tay vào thiết kế Dưới đây là một

số câu hỏi gợi ý có thể xác định được nhu cầu của doanh nghiệp

- Những hoạt động sẽ diễn ra trong kho? Hoạt động trong kho sẽ bao gồm việc tiếp

nhận, lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và gửi đi, hoặc cần các khu vực dành riêng để thựchiện các dịch vụ giá trị gia tăng?

- Các đặc tính của sản phẩm? Yếu tố này sẽ có tác động đáng kể đến thiết kế kho,

điều này có nghĩa là cần phải xác định nhu cầu của bản thân một cách kỹ lưỡng Hãychú ý những câu hỏi sau:

- Trong kho sẽ lưu trữ những loại sản phẩm nào?

- Việc lưu trữ hàng hóa trên sàn hoặc trên kệ có dễ dàng hay không?

- Ngoài các sản phẩm độc hại, dễ vỡ, có bất kỳ lý do nào khác cần xử lý đặc biệt không?

- Các hàng hóa sẽ được lưu trữ như thế nào? Đặt trên các pallet (kệ hàng), trong thùnggiấy hoặc để độc lập?

- Ngoài lưu trữ thì hàng hóa còn cần trải qua quá trình nào nữa?

- Hàng hóa có cần được lưu trữ tuân thủ bất kỳ quy tắc hoặc quy định đặc biệt nàokhông?

- Hàng hóa có cần bất kỳ hình thức kiểm soát nào trong môi trường lưu trữ (hàng đônglạnh, kiểm soát nhiệt độ) không?

- Hàng hóa có tuân theo mùa vụ không? Khối lượng hàng tồn kho sẽ dao động nhiều

do tính thời vụ, hoặc chỉ một ít? Cố gắng cho phép đủ dung lượng để lưu trữ cao nhấttrong thời gian cao điểm đồng thời tránh quá dư thừa trong những tháng yên tĩnh hơn

- Kho sẽ phải xử lý hàng trả lại? Khi ngày càng có nhiều công ty xuất hiện, đặc biệt

là những công ty thương mại điện tử, việc quản lý Logistics ngược như một quy trìnhriêng biệt sẽ hiệu quả hơn là cố gắng tích hợp xử lý trả lại với dòng chuyển tiếp thôngthường Nếu kho cần xử lý nhiều hàng trả lại từ khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kếthêm không gian dành riêng cho việc lưu trữ và xử lý các đơn hàng đó

1.2.4 Áp dụng phương pháp FAST khi thiết kế mặt bằng

Hình 3.1 Phương pháp FAST khi thiết kế mặt bằng

Sau khi tuân thủ các nguyên tắc vàng trên tiếp theo ta sẽ hướng đến việc thiết kế mặtbằng kho Bốn yếu tố quan trọng luôn xuất hiện khi thiết kế hoặc bố trí bất kỳ cơ sở lưutrữ hoặc phân phối nào chính là FAST – một từ viết tắt thay mặt cho bốn yếu tố sau:

 F – Flow (Dòng chảy)

 A – Accessibility (Khả năng tiếp cận)

 S – Space (Không gian)

 T – Throughput (Thông lượng)

Tầm quan trọng của bốn yếu tố trên là như nhau và chúng có liên hệ mật thiết với nhau.Nhằm mục đích đạt được sự cân bằng, khi một yếu tố được xem xét và thay đổi, nhữngyếu tố khác cần được xem xét và đánh giá lại về tác động tổng thể của sự thay đổi đó

a) F – Flow (Dòng chảy)

Dòng chảy ở đây có thể được hiểu là một chuỗi các hoạt động được hoạch định mộtcách logic trong kho Mỗi hoạt động cần được đặt càng gần với hoạt động trước nócàng tốt và cũng tương tự cho các chức năng Flow đòi hỏi việc di chuyển có kiểm soát

và không bị gián đoạn của dòng nguyên vật liệu, con người và hàng hóa

Điều quan trọng là phải nắm bắt được vị trí của vật liệu trong hệ thống, trạng thái và vịtrí trong kho Mục đích chính ở đây là đặt ra các hoạt động kho khác nhau để mỗi hoạtđộng đóng góp cho Dòng chảy điều hành chung với số lượng chuyển động và gián đoạntối thiểu

b) A – Accessibility (Khả năng tiếp cận)

Accessibility không chỉ có nghĩa là việc tiếp cận được sản phẩm hay không mà còn làtiếp cận như thế nào Từ hàng hóa đến các công cụ cần thiết mọi thứ cần được tiếp cậnmột cách nhanh nhất để có thể tối ưu hiệu quả Ngoài ra, chúng ta cần biết được liệuđược mức độ yêu cầu của đơn vị đóng gói để có phương pháp tiếp cận phù hợp

Ví dụ, trong trường hợp nước đóng chai, từ trung tâm phân phối FMC khu vực hoặcquốc gia, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữa khả năng tiếp nhận và phân phối sản phẩmbằng các Pallet hoặc thậm chí có thể bằng xe tải Khi cần phải tiếp cận bằng pallet, vìnước đóng chai di chuyển rất nhanh gọn và có thời hạn sử dụng dài nên không cần tuânthủ chính sách nghiêm ngặt về nhập trước xuất trước (FIFO) cho từng cấp pallet Do đó

ở cấp độ nhà bán buôn hoặc nhà phân phối doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng tồn khothấp dần đến từng kiện hàng và đến các kho nhỏ tại cửa hàng, từng chai nước riêng lẻ.Đối với dược phẩm, cách tiếp cận cần mở rộng hơn cấp độ từng sản phẩm riêng lẻ lên

số lượng và số lô cụ thể Những yêu cầu về mức độ tiếp cận là điều cần thiết phải đạtđược, đặc biệt là ở khuôn viên chọn (Pick face) và khu vực giữ hàng di chuyển nhanh(fast moving stock holding areas), tuy nhiên nó không ảnh hưởng đến yếu tố tiếp theotrong mô hình FAST, đó là việc tận dụng không gian (Space)

c) S – Space (Không gian)

Đây là một yếu tố trực quan nhất vì khi không gian được khai thác một cách khônngoan sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động diễn ra trong kho được thông suốt và hiệu quả

Sử dụng không gian kho tối đa cho mục đích lưu trữ vận hành và xử lý kho, đồng thờikhông gian tối thiểu cần thiết cho các chức năng liên quan như văn phòng, khu vực làmviệc, … Nhờ có nhiều phương tiện lưu trữ có sẵn trên thị trường ngày nay (kệ hàng,

pallet, gác lửng, …), doanh nghiệp có thể sử dụng tối ưu không gian kho, không chỉ sửdụng khu vực sàn mà còn mở rộng lên phần không gian phía trên của kho hàng.

Hầu hết các thiết bị lưu trữ hiện đại đều tự đứng và không cần sự hỗ trợ cấu trúc từchính kho hàng vì vậy kho hàng có thể được thiết kế như một “Chiếc hộp lớn” với cấutrúc đơn giản và chi phí thấp nhất Cũng chính vì vậy, doanh nghiệp có được tính linhhoạt trong hoạt động bằng cách chọn thiết bị lưu trữ đáp ứng tốt nhất với các hàng hóahiện tại và sau đó thay đổi nó khi doanh nghiệp phát triển để đáp ứng các nhu cầu mớitrong tương lai Ví dụ, sử dụng gác lửng để gia tăng lượng không gian hữu ích trong cơ

sở và xem xét các văn phòng mô-đun nếu bạn cần sử dụng một số không gian của mìnhcho mục đích quản trị

Việc tối ưu hóa không gian có thể được thực hiện một cách dễ dàng mà không cần sửachữa và nâng cấp kho hàng một cách tốn kém Tuy nhiên vẫn phải xem xét các yếu tốphía trên như Flow (dòng chảy), Accessibility (khả năng tiếp cận) và cả yếu tố cuốicùng là Throughput (thông lượng)

d) T – Throughput (Thông lượng)

Thông lượng là quá trình hàng hóa tương tác với không gian kho Khi thiết kế một khohàng, doanh nghiệp phải luôn luôn tính đến những khoảng thời gian có nhu cầu caonhất để việc sản xuất luôn có thể được tăng cường đến mức tối đa

Trong việc khám phá thông lượng kho, ta không chỉ xem xét các loại hàng hóa đi quakho mà còn xem xét về bản chất của hàng hóa đó và vận tốc của nó thông qua dòngchảy Về bản chất, đó chính là các đặc điểm xử lý, kích thước và bất kỳ yếu tố nào khác

sẽ ảnh hưởng đến cách nó di chuyển qua, chẳng hạn như tính nguy hiểm, số lượng lớn,

dễ vỡ, yêu cầu bảo mật và khả năng tương thích với các sản phẩm khác

Vận tốc của hàng hóa sẽ thể hiện khối lượng di chuyển qua kho mỗi ngày Tính sẵn cócao của dữ liệu thông lượng chính xác sẽ giúp ích rất nhiều cho kết quả của thiết kếhoặc bố trí kho hàng Thời gian thu thập và phân tích dữ liệu càng lâu thì dữ liệu đócàng giá trị và rủi ro càng ít Tuy nhiên, nếu như không có những dữ liệu giá trị đó tavẫn có thể đưa ra một giải pháp chấp nhận đó chính là làm việc với những gì đang có

1.2.5 Kho hàng “xanh”