Tổ chức quản lý lao động và tiền lương...9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TRẦN GIA ...12 2.1.. giúp đỡ của
Đặc điểm lao động của Công ty
Về số lượng và tính chất lao động
Từ khi thành lập đến nay số lượng nhân viên đẫ tăng lên đáng kể
Bảng 1 1: Cơ cấu nhân lực của Công ty giai đoạn 2017 - 2021 Đơn vị tính: Người
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự, 2022)
Trong những năm gần đây, tổng số lượng lao động của công ty tăng mạnh, hiện đã đạt 100 nhân viên, trong đó có 30 nhân viên văn phòng Sự gia tăng lao động phản ánh sự phát triển vượt bậc của công ty, đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh Nhờ vào sự phát triển này, công ty đã có thể duy trì hoạt động hiệu quả và cần tuyển dụng thêm nhân sự để phù hợp với quy mô ngày càng lớn Việc tăng số lượng lao động chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty đang diễn ra thuận lợi và có tiềm năng phát triển bền vững trên thị trường.
Công ty sở hữu đội ngũ lao động chủ yếu trong độ tuổi từ 22 đến 35 tuổi, tập trung là thế hệ trẻ năng động, sáng tạo Dù có độ tuổi còn trẻ, nhân viên tại công ty đã gắn bó lâu dài, thể hiện sự trung thành và ổn định trong công việc Tỷ lệ nhân viên xin thôi việc thấp cho thấy môi trường làm việc tích cực và thu hút nhân tài giữ chân nhân viên lâu dài.
Trần Thị Thùy, sinh năm 1988, hiện là giám đốc của công ty, người đứng đầu quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh Với trách nhiệm pháp lý đối với Nhà Nước, bà đảm bảo công ty tuân thủ đúng ngành nghề đã đăng ký Nhờ kinh nghiệm phong phú, giám đốc Thùy rất tâm huyết với các sản phẩm và dịch vụ của công ty, đặc biệt chú trọng đến phát triển nhân sự.
Ông Trịnh Tuấn Vũ, sinh năm 1988, là người phụ giúp Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty theo sự phân công và ủy quyền của lãnh đạo Với vai trò hỗ trợ các nhân viên kinh doanh trong công việc, ông là một trong những nhân viên có thâm niên lâu năm nhất tại công ty Do đó, ông chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về quyền hạn và trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Bà Đặng Mỹ Hiền, sinh năm 1992, là người hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành và quản lý nhân sự tại công ty Cô nàng đã tích cực tìm kiếm và khai thác nguồn nhân lực mới, tiềm năng để phát triển doanh nghiệp Với hơn 2 năm gắn bó, bà đã đóng góp quan trọng vào việc xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Phòng kinh doanh của công ty hiện có 65 nhân viên từ 22 đến 32 tuổi, gồm cả nam và nữ với trình độ từ Cao đẳng đến Đại học, là bộ phận văn phòng có số lượng lớn nhất và liên tục tuyển dụng thêm nhân sự mới Trong đó, có 40 nhân viên có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng, được chia thành các nhóm tối đa 10 người và quản lý bởi Phó Giám đốc tài chính Tính đến tháng 6 năm 2022, phòng đã bổ sung 5 nhân viên mới có trình độ Đại học, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, bộ phận chăm sóc khách hàng, gồm 25 người trong độ tuổi từ 22 đến 30, là nhóm lớn thứ hai trong công ty, bao gồm cả cộng tác viên do bà Trần Thu Trang làm trưởng phòng, chuyên xác định mục tiêu, phương hướng kinh doanh, tiếp nhận phản hồi khách hàng, và thực hiện chăm sóc khách hàng định kỳ để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Phòng kho hàng: Bao gồm 20 nhân viên bao gồm cả nam và nữ trong đó có 3 cộng tác viên 12 nhân viên chính thức, có độ tuổi dưới 30 tuổi do ông Trần Đức Thiện làm trưởng phòng Với chức năng cập nhật các thông tin và tình trạng các mã hàng hóa trong kho hàng Ngoài ra, bộ phận còn có trách nhiệm luân chuyển và đóng gói hàng hóa gửi cho đơn vị vận chuyển và đánh giá chất lượng hàng hóa về mặt số lượng và chất lượng Dựa trên kế hoạch kinh doanh kế hoạch của phòng kinh doanh, từ đó xây dựng kế hoạch mua hàng hóa và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đảm bảo hàng hóa luôn đầy đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng.
Phòng Kế toán gồm 4 nhân viên nữ từ 25 đến 32 tuổi, do bà Vũ Huyền Thủy làm kế toán trưởng Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, và tổ chức công tác hạch toán theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính cũng như chế độ quản lý tài chính nhà nước Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị và vật phẩm cho nhân viên theo yêu cầu.
- Phòng hành chính nhân sự: Bao gồm 4 nhân sự có độ tuổi từ 25-40 tuổi trở lên, đã gắn bó và làm việc lâu năm tại công ty
- Nhìn chung lượng lao động tai công ty bao gồm cả nam và nữ có độ tuổi từ 22 tuổi đến dưới 50 tuổi, có trình độ từ phổ thông đến Cao đẳng, Đại học.Công ty bao gồm nhân viên làm việc theo thời vụ (Cộng tác viên tối thiểu 6 tháng) và nhân viên làm việc lâu năm Có những nhân viên đã có có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực gần 10 năm cũng có những nhân viên mới tốt nghiệp Đại hoc và chưa có kinh nghiệm làm việc nhiều Do đó công ty luôn nỗ lực đào tạo để nhân viên có thêm nhiều kinh nghiệm và kiến thức hơn, để hoàn thiện tốt công việc theo chức năng của mình và đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp
Số CNV hiện nay tại công ty:
Bảng 1 2: Bảng cơ cấu nhân sự theo giới tính của công ty năm 2021 Đơn vị tính: Người
Chỉ tiêu Số CNV Tỷ trọng
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự, 2022)
Lượng lao động nữ chiếm tỷ trọng khá cao trong công ty, phản ánh xu hướng tuyển dụng phù hợp với các công việc đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng giao tiếp, sự kiên nhẫn và khả năng đàm phán hiệu quả Các vị trí trong công ty thường không yêu cầu quá nhiều về thể lực, giúp phụ nữ dễ dàng đảm nhận những vai trò này Điều này cho thấy khả năng thích nghi và đóng góp của lực lượng lao động nữ vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Về chất lượng lao động
Công ty thuộc khối doanh nghiệp tư nhân, có lực lượng lao động khá trẻ do đó công ty luôn nỗ lực đào tạo, khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ kỹ năng (đặc biệt là nhân viên kinh doanh) để có thể hỗ trợ và tìm được lượng khách hàng lớn và triển vọng lâu dài cho công ty Lượng lao động tai công ty chiếm chủ yếu là các bạn có trình độ từ Trung cấp, Cao đẳng và Đại học, có thể trình bày qua bảng sau:
Bảng 1 3: Cơ cấu nhân sự của Công ty theo trình độ giai đoạn 2018-2021 Đơn vị tính: Người
Trình độ Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2020 Đại học 40 42 45 45
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự, 2022)
Trong công ty, tỷ lệ lao động có trình độ đại học, cao đẳng ngày càng cao và không ngừng tăng qua các năm Công ty hạn chế tuyển dụng lao động trình độ trung cấp và phổ thông do yêu cầu về kỹ năng tin học, kỹ năng mềm và kiến thức vững vàng Những lao động có trình độ cao này còn có khả năng kinh doanh, đàm phán, thuyết phục và giao tiếp tốt với khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Các hình thức trả lương
Ban lãnh đạo và phòng tổ chức lao động tiền lương đã nghiên cứu thực trạng lao động trong công ty để đề xuất hình thức trả lương phù hợp, bao gồm trả lương theo thời gian và dựa trên doanh thu từ các hợp đồng dự án đã hoàn thành Việc trả lương theo số lượng và chất lượng phản ánh nguyên tắc phân phối theo lao động, nhằm khuyến khích và thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, sáng tạo, nâng cao năng suất lao động Chính sách này góp phần tạo ra nhiều của cải vật chất và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, đảm bảo lợi ích của xã hội, doanh nghiệp và người lao động cùng phát triển bền vững.
Công ty quản lý cán bộ công nhân viên dựa trên danh sách lao động đã được lập Lao động sử dụng trong công ty gồm lao động trong danh sách chính thức và lao động thuê ngoài Hàng tháng, dựa trên bảng chấm công kết hợp kiểm tra dữ liệu trên máy chấm công, phòng tổ chức tổng hợp số liệu để gửi cho hội đồng tiền lương xét duyệt Sau khi hội đồng tiền lương duyệt ngày công và mức lương chi trả trong tháng, phòng tổ chức lao động lập bảng lương để thanh toán toàn bộ nhân viên công ty Tiền lương của công ty được chi trả trong khoảng từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng liền kề, đảm bảo quy trình thanh toán nhanh chóng, minh bạch và đúng hạn.
Công ty đang xem xét tăng lương và thưởng phù hợp với năng lực từng nhân viên nhằm khuyến khích phát triển và giữ chân nhân sự Chính sách lương thưởng được áp dụng dựa trên năng lực, thành tích và đóng góp của từng cá nhân Phương thức trả lương của công ty là theo thời gian, đảm bảo quyền lợi và sự công bằng cho nhân viên Việc điều chỉnh lương thưởng theo từng giai đoạn giúp duy trì động lực làm việc và thúc đẩy hiệu quả công việc ngày càng tốt hơn.
Ngoài hình thức trả lương theo thời gian, nhân viên kinh doanh còn nhận thưởng dựa trên doanh thu và số lượng hợp đồng ký được, giúp thúc đẩy tinh thần làm việc và nâng cao hiệu quả công việc Chính sách lương thưởng này tạo động lực lớn để nhân viên tích cực hỗ trợ, mở rộng mạng lưới khách hàng và đóng góp thành công chung của công ty.
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương
Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc hệ thống phúc lợi xã hội như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) Tiền lương tính bảo hiểm của công ty dựa trên mức lương thực tế mà người lao động nhận được, đảm bảo quyền lợi và quyền hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
Quỹ BHXH được trích từ tổng số quỹ lương và phụ cấp thực tế phát sinh trong tháng của công nhân viên chức Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 25%, trong đó 17% do doanh nghiệp hoặc chủ sở hữu lao động nộp vào chi phí kinh doanh, và 8% do người lao động đóng góp, được trừ vào lương tháng từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2022 Từ tháng 7 năm 2022, tỷ lệ này tăng lên tổng cộng 25,5%, trong đó doanh nghiệp chịu 17,5% và người lao động đóng 8% Quỹ BHXH được sử dụng để chi trả các chế độ cho người lao động trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và tử tuất, và do cơ quan BHXH quản lý.
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang cho người lao động trong thời gian ốm đau hoặc thai sản Quỹ này được trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phát sinh trong tháng của công nhân viên Tỷ lệ trích BHYT là 4,5%, trong đó 1,5% được trừ vào thu nhập của người lao động và 3% được trừ vào chi phí kinh doanh của công ty.
Bảo hiểm thất nghiệp giúp người lao động duy trì thu nhập khi gặp phải mất việc đột ngột, bao gồm các chế độ như trợ cấp thất nghiệp, tư vấn nghề nghiệp và hỗ trợ học nghề Tỷ lệ đóng bảo hiểm thất nghiệp là 1%, trong đó người lao động đóng 1%, còn doanh nghiệp không phải đóng góp Chính sách này nhằm đảm bảo sự ổn định tài chính và hỗ trợ chuyển đổi nghề nghiệp cho người lao động khi mất việc.
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) là nguồn kinh phí được trích 2% trên tổng quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng, để phục vụ hoạt động của công đoàn Trong đó, 1% của KPCĐ được nộp lên liên đoàn cấp trên nhằm chi cho các khoản phí liên quan đến quyền lợi của công nhân viên Phần còn lại, 1%, được giữ lại để chi trực tiếp cho các chi phí phát sinh tại công đoàn công ty Khoản KPCĐ 1% này được gửi về công ty để thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công đoàn.
Chi cho việc thăm hỏi, phúng viếng khi gia đình cán bộ công nhân viên có tai nạn, ốm đau, tử tuất.
Chi cho việc thăm hỏi cán bộ công nhân viên công ty ốm đau, bệnh tật nghỉ phép.
Chi cho trợ cấp gia đình cùng nhân viên có hoàn cảnh khó khăn.
Chi cho việc hỉ sự của cán bộ công nhân viên công ty.
Chi tiền thưởng cho hoạt động công đoàn vào dịp lễ, tết.
Chi tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát.
Theo Quyết định 68/NQ-CP ngày 01/07/2021, chính sách hỗ trợ người lao động và người sử dụng lao động bị ảnh hưởng bởi dịch COVID-19 sẽ áp dụng từ ngày 01/07/2021 đến ngày 30/06/2022 Đồng thời, Nghị quyết 116/NQ-CP ban hành ngày 24/09/2021 quy định các chính sách hỗ trợ từ Quỹ bảo hiểm thất nghiệp nhằm giúp người lao động vượt qua khó khăn do đại dịch COVID-19 Các chính sách này nhằm đảm bảo an sinh xã hội, duy trì việc làm và hỗ trợ tài chính cho người lao động và doanh nghiệp bị tác động bởi dịch bệnh. -**Sponsor**Bạn là một người sáng tạo nội dung và muốn tối ưu hóa bài viết của mình? [editorr](https://pollinations.ai/redirect-nexad/3qi4Xfjh) sẽ giúp bạn! Chúng tôi cung cấp dịch vụ biên tập và chỉnh sửa chuyên nghiệp, giúp bài viết của bạn mạch lạc, chuẩn SEO và truyền tải thông điệp hiệu quả Hãy gửi bài viết của bạn đến Editorr ngay hôm nay để có được những câu văn chất lượng, thể hiện ý nghĩa của đoạn văn một cách rõ ràng, đồng thời tuân thủ các quy tắc SEO.
Bảng 1 4: Mức quy định các khoản trích, nộp theo lương của Công ty trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2022
Các khoản trích theo lương Trích vào Chi phí của DN
Trích vào lương của NLĐ Tổng
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17% 8% 25%
Kinh phí công đoàn( KPCĐ) 2% 2%
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán, 2022)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TRẦN GIA
Kế toán tiền lương
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01– LĐTL: Bảng chấm công: Do bộ phận nhân sự cung cấp, chi tiết theo số ngày làm việc trong tháng của người lao động
Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 05 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 10 – LĐTL: Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm xã hội
2.1.2 Phương pháp tính lương Để kế toán đúng tiền lương cho từng công nhân phù hợp với sức lao động họ bỏ ra, hiện nay tại Công ty áp dụng các hình thức trả lương theo thời gian và trả lương theo thời gian có thưởng theo doanh số.
2.1.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức tiền lương trả theo thời gian dựa trên thời gian làm việc và mức lương trên một đơn vị thời gian, như giờ hoặc ngày Phương thức này chủ yếu áp dụng cho nhân viên làm công tác quản lý Chế độ trả lương theo thời gian quy định rằng mức lương của công nhân phụ thuộc vào cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của họ.
Việc tính lương dựa trên thời gian làm việc thực tế trong tháng, mức lương cấp bậc và hệ số lương Các chứng từ hạch toán tiền lương theo hình thức trả lương theo thời gian tại công ty bao gồm bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ và biên bản họp phân loại lao động của các phòng ban.
Theo nghị định số 204/2004/NĐ-CP hệ số lương cơ bản ở các cấp bậc có sự khác nhau:
- Hệ số lương cơ bản bậc Trung cấp: 1.86
- Hệ số lương cơ bản bậc Cao đẳng: 2.10
Hệ số lương cơ bản bậc đại học hiện là 2.34, dành cho những lao động mới ra trường và sẽ tăng theo từng cấp bậc công việc, với mức chênh lệch tối thiểu khoảng 5% giữa các bậc Công ty quy định số ngày công chuẩn là 26 ngày trong tháng, đảm bảo tính công bằng và thống nhất trong quá trình trả lương.
Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ số lao động, thời gian lao động và kết quả lao động cho toàn công ty dựa trên các bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ và biên bản họp của các phòng ban Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán tiền lương thực hiện công tác tính lương và chi trả cho cán bộ công nhân viên theo đúng quy trình hạch toán và luân chuyển công khai Quá trình hạch toán lương của công ty đảm bảo tính công bằng, trung thực và tính đúng đủ lương cho cán bộ công nhân viên, góp phần nâng cao minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tiền lương Lương của cán bộ công nhân viên được xác định theo công thức rõ ràng, phù hợp với các quy định về tiền lương trong doanh nghiệp.
Lương tháng của nhân viên Trần Ngọc Diệp, thuộc bộ phận kinh doanh của công ty, được tính dựa trên số ngày làm việc trong tháng 5 Với 26 ngày công và trình độ đại học, mức lương của chị sẽ được tính theo công thức lương cơ bản cộng phụ cấp nếu có, đảm bảo chính xác theo các quy định về trả lương doanh nghiệp Việc tính lương hàng tháng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong các tháng làm việc khác nhau.
Ngoài ra, công ty cũng áp dụng HSL chức danh công việc
Bảng 2 1: Bảng hệ số lương của công ty
Chức danh Hệ số lương
HS lương X Lương thực tế
Số ngày công chuẩn X Số ngày làm việc trong tháng
Bà Nguyễn Thị Phượng, kế toán trưởng, đã đi làm đủ 26 ngày trong tháng 9 Với trình độ đại học, lương của chị Phượng sẽ được tính dựa trên số ngày công đi làm thực tế và mức lương theo trình độ, đảm bảo công bằng và đúng quy định Việc đi làm đủ ngày công là yếu tố quan trọng giúp xác định chính xác mức lương tháng của nhân viên, đồng thời tuân thủ các quy định về trả lương trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo quy định của công ty, khi người lao động làm thêm giờ sẽ được trả lương như sau:
- 150% mức lương hệ số cấp bậc của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày bình thường.
- 200% mức lương hệ số cấp bậc của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày nghỉ tuần.
- 300% mức lương hệ số cấp bậc của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày lễ.
Ví dụ: Chị Diệp có làm thêm 10 vào ngày làm việc bình thường trong tháng 9 thì khi tính lương tháng 5, chị sẽ được cộng thêm số tiền là:
10 x (2.34 x 4.000.000)/(26 x 8) = 450.000 đồng Công ty cũng áp dụng các khoản phụ cấp về đi lại xăng xe, phụ cấp ăn trưa, nuôi con theo định mức chức danh và cũng có các khoản thưởng hiệu quả công việc đối với từng nhân viên.
2.1.2.2 Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng theo doanh số
Chế độ trả lương dựa trên thành tích công tác, phản ánh mức độ hoàn thành các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được Điều này thúc đẩy người lao động chú trọng đến trách nhiệm và kết quả công việc của mình Chính sách lương này khuyến khích sự nỗ lực và nâng cao hiệu quả làm việc, góp phần thúc đẩy năng suất và sự phát triển của tổ chức.
Ngoài tiền lương cơ bản cá nhân nhân viên làm việc trong tháng, nhân viên kinh doanh sẽ nhận thêm khoản tăng thêm khi số hợp đồng mà mình ký được hoàn thành Hình thức này giúp cỗ vũ tinh thần làm việc, tạo động lực để nhân viên phòng kinh doanh tìm kiếm thêm nhiều thị trường cũng như khách hàng tiềm năng giúp gia tăng doanh số của công ty.
Trong tháng 5, hợp đồng cung cấp đồ chơi cho đại lý cấp hợp được hoàn thành với doanh thu 300.000.000 đồng Chị Diệp sẽ nhận được phần thưởng dựa trên 5% doanh thu của hợp đồng đó, giúp tăng thu nhập tháng của chị Việc ký kết và hoàn thành các hợp đồng như vậy không chỉ góp phần thúc đẩy doanh thu mà còn mang lại khoản thưởng hấp dẫn cho nhân viên Đảm bảo theo dõi và quản lý chặt chẽ các hợp đồng để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên.
5 chị sẽ được cộng thêm là:
Hệ thống tài khoản của công ty được sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Việc áp dụng đúng hệ thống tài khoản này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi nhận các khoản lương và các khoản trích theo lương theo quy định của pháp luật kế toán Việt Nam Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ liên quan đến chi phí lương và các khoản trích theo lương, từ đó hỗ trợ công ty trong việc kiểm tra, giám sát và lập báo cáo tài chính đúng chuẩn.
Tài khoản 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên, bao gồm tiền lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thanh toán liên quan đến thu nhập của nhân viên Đây là tài khoản dùng để phản ánh các khoản phải trả hàng tháng hoặc theo kỳ hạn cho nhân viên, giúp doanh nghiệp quản lý chính xác các nghĩa vụ tài chính đối với người lao động Việc ghi nhận đúng tài khoản 334 đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, phản ánh chính xác các khoản chi phí nhân công và các nghĩa vụ về lương thưởng.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản đã trả, chi hoặc ứng trước cho người lao động là những nội dung quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp Đồng thời, các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động cũng cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán.
+Kết chuyển tiền lương người lao động chưa lĩnh
+Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
Số dư bên nợ: Số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Các tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty được mở chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban trong công ty nhằm đảm bảo quản lý chính xác, minh bạch Ngoài ra, công ty còn sử dụng các tài khoản như TK 335 và TK 622 để phản ánh các khoản chi phí liên quan, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TRẦN GIA
Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung và phân quyền, giúp hoạt động kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả Phòng Kế toán gồm bốn nhân viên, mỗi người đảm nhận các chức năng nhiệm vụ phù hợp với trình độ chuyên môn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Việc tổ chức bộ máy kế toán chặt chẽ giúp phòng kế toán phản ánh chính xác các nhiệm vụ của mình để tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác điều hành công ty Mô hình tập trung tạo ra sự lãnh đạo thống nhất và hiệu quả, giúp kế toán trưởng dễ dàng điều hành quản lý bộ máy kế toán tài chính của công ty.
Mô hình quản lý này giúp các bộ phận theo dõi và đưa ra các quyết định chính xác hơn, từ đó hỗ trợ Ban Lãnh đạo Công ty trong việc ra quyết sách hiệu quả Đồng thời, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra công tác kế toán, đối chiếu công việc giữa các nhân viên kế toán và các phòng ban Với quy mô hiện tại của công ty, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến là giải pháp hợp lý, gọn nhẹ, giúp giảm thiểu chi phí vận hành Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đạt hiệu quả cao nhờ sự phối hợp tốt giữa Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và các phòng ban liên quan.
Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của công ty được áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014, với phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung giúp việc luân chuyển và ghi chép chứng từ thuận tiện, dễ dàng kiểm tra đối chiếu số liệu Công ty thực hiện hạch toán chi tiết cho từng đối tượng lao động, sử dụng các sổ chi tiết phù hợp để theo dõi nhanh chóng và chính xác các khoản mục, góp phần nâng cao tính hiệu quả và quản lý dễ dàng, tránh nhầm lẫn trong công tác kế toán.
Về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 Công ty sử dụng tài khoản:
TK 338 – phải trả khác để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Việc Công ty sử dụng TK 334 và
TK 338 được sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với thực tế của công ty Kế toán mở chi tiết cho từng đối tượng quản lý, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nhằm tăng tính chính xác và rõ ràng Trong tài khoản 334, công ty mở chi tiết các khoản phải trả công nhân viên, như lương lãnh đạo và lương phòng Hành chính – Nhân sự, giúp theo dõi dễ dàng hơn Việc sử dụng các tài khoản chi tiết này là cần thiết để hạch toán chính xác và tránh nhầm lẫn, từ đó hỗ trợ nhà quản lý trong việc giám sát và ra quyết định kinh tế đúng đắn.
Công ty áp dụng chính sách trả lương theo sản phẩm đối với nhân viên Phòng Kinh doanh, giúp họ dễ dàng theo dõi thành quả và thúc đẩy hiệu quả công việc Đồng thời, đa số nhân viên còn nhận lương theo thời gian, tạo động lực đi làm đầy đủ và tích cực hơn Sự kết hợp này giúp nâng cao tinh thần làm việc, tạo không khí làm việc tích cực và thúc đẩy năng suất lao động của nhân viên trong công ty.
Thanh toán tiền lương và thưởng cho NLĐ qua ngân hàng giúp việc trả lương nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót Công tác theo dõi và đánh giá nhân viên được thực hiện chặt chẽ, đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán xác định chính xác mức lương, thưởng của NLĐ Việc hạch toán tiền lương dựa trên chế độ hiện hành giúp tăng tính chính xác, giảm thiểu nhầm lẫn và xây dựng niềm tin vững chắc giữa cán bộ quản lý và nhân viên.
Công tác tiền lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Trần Gia được phân công rõ ràng giữa phòng Hành chính Nhân sự và phòng Kế toán – Tài chính Phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhân sự, thời gian làm việc của nhân viên, lập bảng tính lương và chuyển cho phòng Kế toán – Tài chính để hạch toán kế toán và thực hiện việc trả lương qua ngân hàng Việc phân công này giúp đảm bảo quy trình tính lương chính xác và hiệu quả, nâng cao hiệu quả quản lý lao động và tài chính của công ty.
Bộ máy kế toán được phân chia rõ ràng, với công việc được phân công theo từng phần hành và nhân viên phụ trách cụ thể Tuy nhiên, một số nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, dẫn đến ảnh hưởng đến tính độc lập trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc này có thể gây giảm hiệu quả trong kiểm soát và độ chính xác của số liệu kế toán Do đó, tổ chức bộ máy kế toán cần cân nhắc phân bổ công việc hợp lý để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Công ty chưa phân tách rõ ràng chức năng tài chính trong Phòng Tài chính - Kế toán, khiến nhân viên chỉ thực hiện các công việc kế toán đơn thuần như hạch toán và theo dõi tài sản, nguồn vốn Chức năng tài chính chủ yếu do Kế toán trưởng đảm nhận và thực hiện, gây ra sự chưa rõ ràng về phân chia nhiệm vụ trong phòng Việc thiếu phân công rõ ràng này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
Tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp phân tích tình hình tài chính và cung cấp thông tin đầy đủ cho Ban Giám đốc để đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý Để nâng cao hiệu quả hoạt động, Công ty nên bố trí nhân viên tài chính chuyên trách trong Phòng Kế toán, đảm bảo nhiệm vụ lĩnh vực tài chính được thực hiện bài bản Kế toán trưởng nên tập trung vào việc theo dõi, tổng hợp các lĩnh vực tài chính và kế toán thay vì trực tiếp thực hiện các công việc tài chính như hiện nay.
Công ty hiện chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ, gây khó khăn cho Ban Giám đốc trong việc quản lý và kiểm tra công tác kế toán để phát hiện sai sót Do đó, doanh nghiệp cần thành lập bộ máy kiểm soát nội bộ nhằm giám sát chặt chẽ hoạt động kế toán tài chính cũng như các lĩnh vực hoạt động khác Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động của công ty.
Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của công ty, đặc biệt là phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hiện thiếu các chứng từ theo quy định chuẩn mực kế toán Các chứng từ và sổ sách kế toán đang sử dụng không đầy đủ các yếu tố theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính, gây ảnh hưởng đến tính chính xác và minh bạch của hồ sơ kế toán Việc thiếu chứng từ hợp lệ theo quy chuẩn làm giảm khả năng kiểm tra và đối chiếu số liệu tài chính, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không lập các bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền thuê ngoài,,…
Về công tác tính lương tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Trần Gia, phương pháp tính theo sản phẩm còn khá phức tạp do khối lượng công việc lớn vào cuối tháng và đầu tháng sau, gây quá tải cho bộ phận kế toán Việc xác định hiệu quả làm việc và chất lượng công việc dựa trên hệ số chưa có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, dẫn đến khó đảm bảo tính khách quan Hiện nay, việc đánh giá chất lượng lao động hàng tháng chủ yếu do cá nhân (trưởng phòng, trưởng nhóm) thực hiện, dễ dẫn đến nhận xét không công bằng và mang tính cảm tính.
Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Trần Gia chưa trích khoản trợ cấp mất việc làm và trích trước lương cho người lao động Để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, doanh nghiệp cần thiết lập khoản dự phòng trợ cấp mất việc làm và trích trước lương, giúp nhân viên yên tâm hơn về công việc và tạo môi trường làm việc thoải mái Việc này cũng thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc chăm sóc đời sống và quyền lợi của người lao động.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là vấn đề trọng yếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp và động lực thúc đẩy nhân viên Chính sách tiền lương hợp lý không chỉ tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp mà còn khơi dậy sự sáng tạo, nhiệt huyết của nhân viên Nhận lương thỏa đáng giúp nâng cao năng suất lao động và góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Trần Gia cần đưa ra các hoạt động cụ thể nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong tình hình hiện tại Việc thiết lập chế độ kế toán lương, thưởng hợp lý phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô và tình hình hoạt động của công ty sẽ bảo đảm quyền lợi cho người lao động Đồng thời, các chính sách này còn giúp khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để hoàn thiện công tác kế toán lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Trần Gia, việc đầu tiên là cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo tính khả thi và chính xác của quá trình hạch toán Việc áp dụng các nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán lương chặt chẽ, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành Đồng thời, việc đảm bảo các nguyên tắc này còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu và báo cáo tài chính.
Hoàn thiện phải tuân thủ hệ thống kế toán Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của NN Mỗi quốc gia đều có một cơ chế tài chính nhất định và xây dựng một chế độ kế toán riêng, phù hợp với cơ chế tài chính áp dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế của nước mình Các DN có thể áp dụng linh hoạt nhưng phải tuân thủ đúng chế độ kế toán đó Việc tuân thủ này nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quá trình kiểm tra, giám sát các cơ quan chức năng.
Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của DN.
Hệ thống kế toán được ban hành với nhiều chi tiết nhưng vẫn mang tính tổng thể, yêu cầu các doanh nghiệp tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính Tuy nhiên, các doanh nghiệp không cần tuân thủ một cách cứng nhắc mà có thể linh hoạt điều chỉnh phù hợp với đặc điểm ngành nghề và tổ chức của từng doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ứng dụng hệ thống kế toán vào thực tiễn Việc áp dụng linh hoạt này không những đảm bảo tuân thủ quy định mà còn phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh, góp phần thúc đẩy phát triển bền vững doanh nghiệp.
DN nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Hoàn thiện quá trình cung cấp thông tin cần đảm bảo nhanh chóng, chính xác và kịp thời để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý Việc cung cấp dữ liệu chính xác giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa các quyết định Đồng thời, thông tin phải phù hợp với yêu cầu quản lý, đảm bảo tính đầy đủ và minh bạch trong quá trình vận hành Chính xác và nhanh chóng trong cung cấp thông tin là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả công tác quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương cần phải dựa trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí để đảm bảo hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp Mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là tối ưu hoá lợi nhuận, do đó mọi hoạt động, bao gồm công tác kế toán, đều phải chú trọng đến việc giảm thiểu chi phí đầu vào Việc hoàn thiện các quy trình kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản tính theo lương phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiết kiệm chi phí để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
3.2.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong quá trình tìm hiểu công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Trần Gia, tôi nhận thấy còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả và chính xác trong công tác này, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Những giải pháp này bao gồm việc chuẩn hóa quy trình hạch toán, cập nhật các quy định mới nhất về luật lao động và chính sách bảo hiểm xã hội, đồng thời nâng cao năng lực nghiệp vụ cho nhân viên kế toán Việc thực hiện các giải pháp này sẽ giúp công ty đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong công tác hạch toán tiền lương, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững.
3.2.3.1 Thứ nhất, về tài khoản sử dụng
Tại công ty, phần khoản phải trả cho người lao động trong phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương được chi tiết hóa theo tính chất công việc của người lao động nhằm đảm bảo phản ánh chính xác các khoản phải trả Để phân biệt rõ ràng giữa lao động thuê ngoài và công nhân viên của công ty, tài khoản TK334 cần được tách ra thành hai tài khoản cấp hai riêng biệt, từ đó nâng cao tính minh bạch và dễ dàng quản lý các khoản chi trả Việc này giúp doanh nghiệp theo dõi và phân bổ chi phí lương phù hợp với từng loại hình lao động, đồng thời tối ưu hóa hoạt động kế toán và hướng tới các tiêu chuẩn tài chính cao hơn.
TK 3342: Phải trả lao động thuê ngoài
3.2.3.2 Thứ hai, về hệ thống chứng từ sử dụng
Hiện nay, hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán về phần hành tiền lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Trần Gia chưa đảm bảo tính chính xác theo quy định của Bộ Tài chính Công ty còn thiếu các chứng từ gốc quan trọng như bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương và bảng chấm công làm thêm giờ, gây ảnh hưởng đến tính minh bạch và tính tuân thủ của hệ thống kế toán Việc chỉnh sửa và chuẩn hóa các chứng từ này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật về kế toán tiền lương.
Về phương pháp hạch toán thời gian lao động làm thêm giờ, doanh nghiệp thường sử dụng phiếu báo làm thêm giờ và ghi chú trực tiếp trên bảng chấm công thông thường nếu số công làm thêm ít, điều này giúp đơn giản và thuận tiện Tuy nhiên, khi số lao động làm tăng ca tăng lên, việc hạch toán trên bảng chấm công thường dễ gây nhầm lẫn và thiếu chính xác Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp nên áp dụng mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu 01b-LĐTL theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC) nhằm quản lý thời gian làm thêm ca một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
3.2.3.3 Quản lý lương của NLĐ
Quản lý lương cho nhân viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong việc tính lương Để thực hiện điều này hiệu quả, kế toán cần theo dõi chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên trong công ty, bao gồm cả việc chấm công làm thêm giờ khi nhân viên làm việc ngoài giờ hành chính Bên cạnh đó, trưởng phòng hoặc tổ trưởng cần thường xuyên kiểm tra xem nhân viên của mình có làm đủ 8 tiếng mỗi ngày, đúng giờ hay không để kịp thời nhắc nhở hoặc phê bình nếu có vi phạm Việc quản lý chặt chẽ giúp duy trì kỷ luật lao động và đảm bảo quyền lợi chính đáng cho nhân viên.
Cần bố trí một cán bộ kế toán chuyên trách quản lý vấn đề tiền lương, đảm nhận công tác hạch toán lương hàng tháng và tính, phân bổ quỹ lương hàng năm cho các bộ phận Việc này giúp kiểm soát chi phí nhân công hợp lý, phù hợp với hiệu quả làm việc của công ty.
3.2.3.4 Công tác tính lương và đánh giá hiệu quả làm việc
Với những nhân công lâu năm, nhiều kinh nghiệm thì những nhân viên đó cần được trả đơn giá đơn vị hợp đồng hoàn thành cao hơn với những nhân viên ít kinh nghiệm khác Điều này đảm bảo nguyên tắc trả lương công bằng, giúp thu hút và níu giữ những lao động có tay nghề cao Bên cạnh đó, để phát huy hết tác dụng của hình thức trả lương theo sản phẩm, Công ty có thể nghiên cứu áp dụng hình trả lương theo sản phẩm lũy tiến Hiện nay Công ty có áp dụng hình thức thưởng nhưng chưa thường xuyên không tạo được động lực kịp thời cổ vũ tinh thần NLĐ. Đồng thời, các phòng ban, bộ phận được trả lương theo hệ số của DN cũng nên xây dựng các bản mô tả công việc chi tiết đối với các vị trí công việc để làm cơ sở đánh giá kết quả công việc của từng NLĐ, làm căn cứ xác định “Hiệu quả làm việc của lao động” khi tính năng suất làm việc.
Việc đánh giá chất lượng lao động hàng tháng tại các bộ phận nên được công khai vào cuối tháng, để có được sự thống nhất của NLĐ đối với kết quả đánh giá đó.
3.2.3.5 Về việc thanh toán lương cho NLĐ