Microsoft Word Chuong6 xay dung va khaithac csdl 01 05 2002 doc Chöông 6 Xaây döïng vaø khai thaùc CSDL CDS/ISIS 211 Chöông 6 XAÂY DÖÏNG VA ØKHAI THAÙC CSDL CDS/ISIS FOR WINDOWS 1 Xaây döïng caáu truù[.]
Trang 1Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 211
Chương 6: XÂY DỰNG VA ØKHAI THÁC CSDL CDS/ISIS FOR WINDOWS
1.Xây dựng cấu trúc một CSDL CDS/ISIS for windows 2131.1.File XXX fdt (Bảng xác định trường) 213
1.2.File XXX.fmt (Biểu mẫu nhập máy) 213
1.3.File XXX.pft (Format trình bày dữ liệu) 215
1.4.File XXX.fst (Bảng chọn trường) 215
2.Thủ tục vào CSDL 216
3 Các bước tạo cấu trúc CSDL trong WINISIS1.3 221
3.1.Tạo bảng xác định trường (FDT): 221
3.2.Tạo biểu mẫu nhập tin (FMT) 223
3.3.Tạo Format (PFT) 225
3.4.Thiết lập bảng chọn trường (FST) 227
4.Hiệu đính cấu trúc CSDL đã xây dựng: 230
4.1.Bảng xác định trường XXX.FDT (Field Definitions table) 231
4.2.Biểu mẫu nhập tin XXX.FMT (Data entry Worksheets) 232
4.3.Format in / trình bày XXX.PFT (Print Formats) 233
4.4.Bảng chọn trường XXX.FST 233
5.Cập nhật và khai thác CSDL 234
5.1.Khởi động chương trình CDS_ISIS for Windows: 234
5.1.1 Tại cửa sổ hệ điều hành Windows 98: 234
5.1.2 Để chọn CSDL 235
5.1.3 Trả lời: 236
5.1.5 Để thoát khỏi chương trình: 237
5.2 Nhập biểu ghi mới 238
3.2.1 Từ Menu chính: 238
5.2 2 Chọn Font nhập tin: 238
5.3 Nhắp vào biểu tượng tạo biểu ghi mới: 239
Trang 25.2.4 Nhập dữ liệu theo từng trường vào biểu mẫu trên .239
5.2.5 Để lưu biểu ghi vào tập tin chủ và trở về Menu: 240
5.3: Hiệu đính biểu ghi 240
5.3.1.Để hiệu đính biểu ghi: 240
5.3.2 Trả lời: 241
5.3.3.Để lưu biểu ghi 241
6.Quá trình xây dựng CSDL và tìm tin trên CDS/ISIS for Windows .241
6.1 Các bước tạo cấu trúc CSDL trong WINISIS1.3 242
6.1.1.Tạo bảng xác định trường (FDT): 242
6.1.2.Tạo biểu mẫu nhập tin (FMT) 243
6.1.3.Tạo Format (FMT) 245
6.1.4.Thiết lập bảng chọn trường (FST) 247
6.2 Quá trình tìm tin 249
6.2.1.Tìm tin trình độ cao: 249
6.2.2.Tìm tin có cửa sổ trợ giúp: 253
7 In kết quả tìm tin của CSDL 256
8 Trao đổi thông tin giữa các máy tính 265
8.1.Tên file ISO đầu ra: 266
8.2.Tên file ISO đầu vào: 270
Trang 3Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 213
1.Xây dựng cấu trúc một CSDL CDS/ISIS for windows
Cơ sở dữ liệu chạy dưới WINISIS1.3 bao gồm một số file trên máy có liên quan chặt chẽ với nhau về mặt logic nhưng khác nhau về
mặt vật lý Bốn dạng file cấu trúc CSDL
Trong đó XXX Là tên CSDL
1.1.File XXX fdt (Bảng xác định trường)
File này chứa các yếu tố cần thiết mô tả đối tượng quản lý cùng
các đặc tính của chúng Bảng xác định trường quy định các trường
có thể có trong Worksheet (biểu ghi), độ dài của trường và các
thuộc tính của nó như lặp, có hoặc không có trường con, khuôn
mẫu, đặc tính, cách thể hiện các trường được mô tả chi tiết trong
phần “Qui định mô tả và điền phiếu tiền máy: cho mỗi CSDL"
1.2.File XXX.fmt (Biểu mẫu nhập máy)
Mỗi CSDL có thể tồn tại song song nhiều biểu mẫu nhập máy (phù hợp với đối tượng quản lý) Biểu mẫu nhập máy dùng để nhập dữ
Trang 4liệu, mỗi biểu mẫu có thể bao gồm một hoặc nhiều trang màn hình được thiết kế phù hợp với nội dung bảng xác định trường
Một số quy ước khi nhập dữ liệu vào phiếu nhập máy:
♦ Dấu ngăn cách trường lặp :”%” ;
♦ Các chữ cái đứng đầu mỗi từ khóa và của trường lặp nếu là phụ âm không dấu thì viết hoa Nếu là nguyên âm có dấu
như à, á, ấ, ồ, ổ, thì viết chữ thường để tránh hiểu sai và sắp xếp
thứ tự A, B, CSDL cho đúng vì bộ chữ ABC chưa có chữ hoa có
dấu
♦ Đối với các trường có trường con, khi nhập tin chỉ nhập trường
con nào có dữ liệu Trường hợp trường con không có dữ liệu,
cần xóa dấu phân cách trường con
Trang 5Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 215
1.3.File XXX.pft (Format trình bày dữ liệu)
Format là một ngôn ngữ của WINISIS1.3 dùng format để:
chọn một hoặc nhiều phần tử dữ liệu đặc thù của biểu ghi để đưa
ra màn hình hoặc máy in theo cách mà ta muốn
♦ Liên kết các biểu ghi trong CSDL;
♦ Tạo mối liên kết với một văn bản khác;
♦ Tạo mối liên kết với một hình ảnh;
♦ Tạo mối liên kết với một phim ảnh trong CD- ROM, ;
♦ Thực hiện lấy dữ liệu ra cho việc đảo (index) hoặc sắp xếp
1.4.File XXX.fst (Bảng chọn trường)
Trang 6Bảng chọn trường xác định tiêu chuẩn lấy ra một hoặc nhiều phần tử dữ liệu từ các biểu ghi của file chủ Tùy thuộc vào ngữ cảnh trong đó FST được sử dụng, các phần tử đó có thể được sử dụng để tạo ra các đầu vào của file đảo đối với biểu ghi mà từ đó chúng được lấy ra, để sắp xếp các biểu ghi theo trình tự mong muốn trước khi in, hoặc để format lại các biểu ghi trong quá trình xuất hoặc nhập dữ liệu FST được tạo ra và sửa đổi nhờ phương tiện của
ISISDEF bằng cách sử dụng chương trình soạn thảo dòng
2.Thủ tục vào CSDL
Thủ tục vào CSDL phụ thuộc vào cách cài đặt WINISIS và CSDL trên máy Sau đây chúng tôi trình bày một thí dụ về thủ tục vào
CSDL đơn giản và đặc thù nhất của WINDOWS là sử dụng biểu
tượng Sau khi bật máy, trên màn hình xuất hiện biểu tượng sau:
Trang 7Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 217
Cửa sổ chính CDS_ISIS for Windows hiện ra trên màn hình Muốn chọn chức năng nào đó nhắp mouse trên menu
Chọn CSDL, nhắp Menu: Cơ sở dữ liệu
Trang 8Teân CSDL xuaát hieän:
Nhaép keùp teân CSDL
Trang 9Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 219
Trả lời: Nhắp kép vào tên CSDL :Ví dụ:Bandoc
Bandoc là tên CSDL về các phiếu đăng kí bandoc đã được tạo lập dùng để thực hành Cũng có thể gọi các CSDL khác có tên như
sau:DHVH, SACH, TULIEU…
Trang 10Để xem lướt thông tin trong tập tin chủ, nhắp các nút sau:
Chuyển biểu ghi tiếp Vềà biểu ghi cuối cùng
Quay lại biểu ghi trước Quay lại biểu ghi đầu
Trang 11Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 221
Để thoát khỏi chương trình, trở về Windows 98, nhắp thoát (Quit)
3 Các bước tạo cấu trúc CSDL trong WINISIS1.3
Cấu trúc CSDL chạy trong WINISIS1.3 gồm 4 file chính là
XXX.FDT,XXX.FMT,XXX.PFT,XXX.FST
3.1.Tạo bảng xác định trường (FDT):
Trang 12Nhắp con trỏ vào Database/new
Xuất hiện cửa sổ sau:
Để xác định cấu trúc CSDL mới bạn điền vào tên CSDL.Ví dụ lấy tên CSDL là LVAN1 Nhấn OK sẽ xuất hiện cử a sổ xác định FDT:
Tạo CSDL mới
Nhập tên CSDL của bạn tối đa 6 kí tự
Trang 13Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 223
Khi nhập vào các trường cần lưu ý sau:
1 Nhãn trường (tag): kích chuột vào muĩ tên, có thể cho số của
nhãn trường hoặc tự đánh số
2 Tên trường(name): dài tối đa là 30 kí tự
3 Kiểu trường(type): kiểu bất kì, kiểu số, kiểu chữ cái, kiểu mẫu
4 Trường lặp/không lặp(rep): để xác định trường lặp/không
lặp.Nhắp vào ô lặp đánh dấu X
5 Mẫu/trường con(pattem/subfield)
3.2.Tạo biểu mẫu nhập tin (FMT)
Dùng nút Ư để chuyển sang biểu mẫu nhập tin:
Trang 14Tạo biểu mẫu nhập tin có hai cửa sổ:Cưả sổ bên trái gồm các
trường của CSDL Cửa sổ bên phải là các trường có trong biểu mẫu nhập tin đang xây dựng
Để chọn một trường đưa vào biểu mẫu nhập tin, nhấn chuột vào
nút Ư chuyển sang cửa sổ trường nhập tin hoặc nhấn chuột vào nút
Õ để chuyển trở lại cửa sổ các trường của CSDL
Soạn hướng dẫn cho trường nhập dữ liệu: Nhắp chuột vào nút xuất hiện cửa sổ hướng dẫn nhập tin
Soạn hướng dẫn cho trường nhập dữ liệu, bạn nhắp chuột vào biểu tượng trợ gíup xuất hiện cửa sổ hướng dẫn nhập tin
Trang 15Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 225
3.3.Tạo Format (PFT)
Dùng nút để chuyển sang cửa sổ tạo Format Sử dụng format cần có kiến thức về ngôn ngữ format Hệ thống sẽ hỏi bạn có cần trợ giúp trong việc tạo format không?
Trang 16
Nếu muốn, bạn nhắp chuột vào nút yes, nếu muốn tự tạo viết format thì nhắp chuột vào nút No.Trả lời Yes, hệ thống sẽ cho bạn bảng hỗ trợ tạo format như sau:
Bạn nháy chuột vào mục thích hợp,hệ thống tạo cho bạn một format ngầm định trên cơ sở bảng xác định trường Nếu bạn chọn kiểu bình thường sẽ có format như sau:
Trang 17Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 227
Muốn tạo format, cần có kiến thức về ngôn ngữ format,hệ thống
CDS/ISS for Windows cho viết những format khác nhau
3.4.Thiết lập bảng chọn trường (FST)
Dùng nút để chuyển sang cửa sổ thiết lập bảng chọn trường
FST Hệ thống CDS/ISS for Windows sẽ hỏi bạn xem có cần hỗ trợ tạo FST (hay tạo tự điển)?
Trang 18Nếu bạn chọn nút Yes, sẽ có hộp đối thoại hướng dẫn tạo FST
như sau:
Nháy chuột đánh dấu vào các mục muốn dùng làm yếu tố tìm tin
nhắp OK thì hệ thống CDS/ISS for Windows sẽ tự động tạo bản
FST ngầm định của CSDL
Nếu bạn không muốn hỗ trợ tạo bản FST (hay tạo tự điển), bạn
nhắp vào nút No, bạn sẽ có hộp thoại để tự viết như sau:
Trang 19Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 229
Nhãn trường (dấu nhận biết trường, nằm trong cột thứ nhất của
FST),kỹ thuật đánh chỉ số (cột thứ 2 của FST), format (cột thứ
3).Chọn xong bạn nhắp kết thúc dòng FST.Bắt đầu dòng
mới, bạn nhắp nút để thêm dòng khác,khi xong hoàn toàn nhắp nút kết thúc quá trình tạo cấu trúc CSDL mới
Lúc này bạn có thể quay lại sửa bất cứ công đoạn nào trước đó
bằng cách nhấn vào nút để quay lại Sau khi nhắp bạn sẽ có thông báo sau:
Trang 20Nhắp Yes để khẳng định CSDL mới được tạo ra Hệ thống sẽ có
thông báo:
4.Hiệu đính cấu trúc CSDL đã xây dựng:
Để hiệu đính cấu trúc CSDL đã được xây dựng, bạn dùng tiện ích
nhập tin như trình bày dưới cửa sổ sau:
Trang 21Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 231
Bằng cách nhắp chuột vào các mục tương ứng, hoặc là:
4.1.Bảng xác định trường XXX.FDT (Field Definitions table)
Trang 224.2.Biểu mẫu nhập tin XXX.FMT (Data entry Worksheets)
Trang 23Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 233
4.3.Format in / trình bày XXX.PFT (Print Formats)
4.4.Bảng chọn trường XXX.FST
Dùng để sửa nội dung các file cấu trúc CSDL
Trang 245.Cập nhật và khai thác CSDL
5.1.Khởi động chương trình CDS_ISIS for Windows:
Chọn CSDL, xem lướt thông tin trong tập tin chủ
5.1.1 Tại cửa sổ hệ điều hành Windows 98:
Nhắp biểu tượng CDS_ISIS for Windows
Cửa sổ chính CDS_ISIS for Windows hiện ra trên màn hình Muốn chọn chức năng nào đó nhắp mouse trên menu
Trang 25Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 235
5.1.2 Để chọn CSDL
Nhắp Mở CSDL trên màn hình hiện ra thông báo:
Chọn CSDL Nhắp
Trang 26Tên CSDL xuất hiện:
5.1.3 Trả lời:
Nhắp kép vào tên CSDL, ví dụ: Bandoc
Bandoc là tên CSDL về các phiếu đăng kí bandoc đã được tạo lập
dùng để thực hành Cũng có thể gọi các CSDL khác có tên như
sau: DHVH, SACH, TULIEU…
Trang 27Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 237
5.1.5 Để thoát khỏi chương trình:
Trở về Windows 98, nhắp thoát (Quit)
Trang 285.2 Nhập biểu ghi mới
3.2.1 Từ Menu chính:
Ví dụ: Bandoc
Chọn chức năng Nhập tin, ngay dưới chữ Nhập tin xuất hiện
cửa sổ Menu chứa các lệnh sau:
5.2 2 Chọn Font nhập tin:
Vào Menu Lựa chọn, chọn font
Xuất hiện hộp đối thoại, chọn Font:.Vntime,size:12 và OK
Trang 29Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 239
5.3 Nhắp vào biểu tượng tạo biểu ghi mới:
Khi nhấn vào nút này,Worksheet nhập tin hiện tại sẽ được hiện trở lại với toàn bộ trường trống Và tiếp tục nhập biểu ghi mới
sau:
5.2.4 Nhập dữ liệu theo từng trường vào biểu mẫu trên
Ghi nhớ cách sử dụng các phím sau:
• Shift+Enter Cập nhật trường và sang trường trước đó;
Trang 30^aHà nội^bVăn học^c1999
5.2.5 Để lưu biểu ghi vào tập tin chủ và trở về Menu:
Nhắp biểu tượng lưu và OK
5.3: Hiệu đính biểu ghi
5.3.1.Để hiệu đính biểu ghi:
Từ Menu Nhập tin, chọn biểu mẫu nhập tin, nh¨ắp vào trường
muốn hiệu đính và trường hiệu đính sẽ đổi màu:
Trang 31Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 241
5.3.2 Trả lời:
Gõ vào trường cần sửa đổi hoặc dẫy trường cần sửa đổi và Enter
5.3.3.Để lưu biểu ghi
Đã sửa đổi vào tập tin chủ và trở về Menu, nhắp biểu tượng đĩa
lưu vào CSDL, trước khi đóng CDS_ISIS for Windows sẽ hỏi bạn
muốn cập nhập không? Chọn Yes để cập nhập file đảo
Ghi nhớ: Sau mỗi lần cập nhật biểu ghi mới hay hiệu đính biểu ghi,
phải cập nhập file đảo Nếu chưa cập nhập file đảo thì không tìm
được biểu ghi mới
6.Quá trình xây dựng CSDL và tìm tin trên CDS/ISIS for
Windows
Trang 326.1 Các bước tạo cấu trúc CSDL trong WINISIS1.3
Cấu trúc CSDL chạy trong WINISIS1.3 gồm 4 file chính là
XXX.FDT,XXX.FMT,XXX.PFT,XXX.FST
6.1.1.Tạo bảng xác định trường (FDT):
Nhắp con trỏ vào Database/new
Xuất hiện cửa sổ sau:
Tạo CSDL mới
Trang 33Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 243
Để xác định cấu trúc CSDL mới bạn điền vào tên CSDL.Ví dụ lấy tên CSDL làTVQG Nhấn OK sẽ xuất hiện cử a sổ xác định FDT:
Khi nhập vào các trường cần lưu ý sau:
6 Nhãn trường (tag): kích chuột vào muĩ tên, có thể cho số của nhãn trường hoặc tự đánh số
7 Tên trường(name): dài tối đa là 30 kí tự
8 Kiểu trường(type): kiểu bất kì, kiểu số, kiểu chữ cái,kiểu mẫu
9 Trường lặp/không lặp(rep):để xác định trường lặp/không lặp.Nhắp vào ô lặp đánh dấu X
10 Mẫu/trường con(pattem/subfield)
6.1.2.Tạo biểu mẫu nhập tin (FMT)
Dùng nút Ư để chuyển sang biểu mẫu nhập tin:
Tạo biểu mẫu nhập tin có hai cửa sổ: Cửa sổ bên trái gồm các trường của CSDL Cửa sổ bên phải là các trường có trong biểu mẫu nhập tin đang xây dựng
Trang 34Để chọn một trường đưa vào biểu mẫu nhập tin, nhấn chuột vào nút Ư chuyển sang cửa sổ trường nhập tin hoặc nhấn chuột vào nút
Õ để chuyển trở lại cửa sổ các trường của CSDL
Soạn hướng dẫn cho trường nhập dữ liệu: Nhắp chuột vào nút xuất hiện cửa sổ hướng dẫn nhập tin
Soạn hướng dẫn cho trường nhập dữ liệu bạn nhắp chuột vào biểu tượng trợ giúp xuất hiện cửa sổ hướng dẫn nhập tin
Trang 35Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 245
6.1.3.Tạo Format (FMT)
Dùng nút để chuyển sang cửa sổ tạo Format.Sử dụng format cần có kiến thức về ngôn ngữ format Hệ thống sẽ hỏi bạn có cần trợ giúp trong việc tạo format không?
Nếu muốn, bạn nhắp chuột vào nút yes, nếu muốn tự tạo viết format thì nhắp chuột vào nút No Trả lời Yes, hệ thống sẽ cho bạn bảng hỗ trợ tạo format như sau:
Trang 36Bạn nháy chuột vào mục thích hợp, hệ thống tạo cho bạn một format ngầm định trên cơ sở bảng xác định trường Nếu bạn chọn kiểu bình thường sẽ có format như sau:
Trang 37Chương 6 Xây dựng và khai thác CSDL CDS/ISIS 247
Muốn tạo format, cần có kiến thức về các cú pháp format, hệ thống CDS/ISS for Windows cho viết những format khác nhau vi du nhu Format trên
6.1.4.Thiết lập bảng chọn trường (FST)
Dùng nút để chuyển sang cửa sổ thiết lập bảng chọn trường FST Hệ thống CDS/ISS for Windows sẽ hỏi bạn xem có cần hỗ trợ tạo FST (hay tạo tự điển)?
Nếu bạn chọn nút Yes, sẽ có hộp đối thoại hướng dẫn tạo FST như sau:
Trang 38Nháy chuột đánh dấu vào các mục muốn dùng làm yếu tố tìm tin nhắp OK thì hệ thống CDS/ISS for Windows sẽ tự động tạo bản FST ngầm định của CSDL
Nếu bạn không muốn hỗ trợ tạo bản FST (hay tạo tự điển), bạn nhắp vào nút No, bạn sẽ có hộp thoại để tự viết như sau:
Nhãn trường (dấu nhận biết trường, nằm trong cột thứ nhất của FST),kỹ thuật đánh chỉ số (cột thứ 2 của FST), format (cột thứ 3).Chọn xong bạn nhắp nút để kết thúc dòng FST Bắt đầu dòng mới, bạn nhắp nút để thêm dòng khác,khi xong hoàn toàn nhắp nút kết thúc quá trình tạo cấu trúc CSDL mới Lúc này bạn có thể quay lại sửa bất cứ công đoạn nào trước đó bằng cách nhấn vào nút
để quay lại Sau khi nhắp bạn sẽ có thông báo sau: