Microsoft Word chuong4 he quan tri tv tich hoptrong MO HINH thu vien dien tu doc Chöông 4 Heä quaûn trò thö vieän tich hôïp 124 Chöông4 HEÄ QUAÛN TRÒ THÖ VIEÄN TÍCH HÔÏP 1 Xaây döïng cô sôû haï taàng[.]
Máy chủ
Máy chủ có nhiệm vụ lưu trữ thông tin, vận hành các ứng dụng phục vụ toàn bộ hệ thống, bao gồm tìm kiếm, cập nhật dữ liệu và phần mềm tin học hóa hoạt động nghiệp vụ thư viện Ngoài ra, máy chủ còn quản lý kho tư liệu điện tử và hệ thống phần mềm quản lý kho tư liệu điện tử, đảm bảo hoạt động truy cập và xử lý dữ liệu hiệu quả và an toàn.
Sử dụng máy chủ cao cấp của các thương hiệu nổi tiếng như HP, IBM, Compaq giúp đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, với cấu hình phù hợp và khả năng mở rộng linh hoạt Các máy chủ này được thiết kế để vận hành liên tục với khả năng cao (high availability), đáp ứng công suất hoạt động lâu dài mà không cần thay đổi lớn Ngoài ra, chúng dễ dàng nâng cấp và mở rộng, mang lại giải pháp tiết kiệm chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.
Máy chủ phục vụ hoạt động nghiệp vụ của thư viện Yêu cầu kỹ thuật: Tốc độ tính toán lớn, khả năng lưu trữ lớn.Cấu hình dự kiến:
- 2 Xeon 1 GHz hoặc cao hơn, có khả năng mở rộng lên 4 CPU
- 2 Gb RAM, có khả năng mở rộng lên 8 Gb RAM
- 4 x 18 GB Wide Ultra SCSI HotSwap HDD
Hệ thống máy chủ có thể được trang bị theo từng bước phù hợp với yêu cầu phát triển của hệ thống thông tin và nhu cầu sử dụng của người dùng Việc triển khai từng bước giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và tăng hiệu quả đầu tư nhờ vào sự giảm giá nhanh chóng của các thiết bị tin học Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt mở rộng hệ thống máy chủ theo nhu cầu thực tế, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Máy trạm
Máy trạm tra cứu trong hệ thống phục vụ nghiệp vụ thư viện
Máy trạm tra cứu trong hệ thống nghiệp vụ thư viện được bố trí tại phòng đọc và bàn thủ thư, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu, kiểm tra khả năng mượn sách và đặt mượn ấn phẩm một cách thuận tiện và nhanh chóng.
-Máy trạm của bộ phận nghiệp vụ thư viện
Các máy trạm này phục vụ công tác cập nhật thông tin, tra cứu và tìm kiếm thông tin, cùng các hoạt động nghiệp vụ khác Hệ thống này cũng sẽ được sử dụng để quản lý, tạo lập thông tin điện tử, các bản tin , tạp chí, khi thư viện chuyển sang cung cấp thông tin điện tử nhiều hơn Các máy trạm phục vụ nghiệp vụ thư viện cần được trang bị mạnh hơn máy tại phòng đọc, đủ khả năng chạy các phần mềm chuyên dùng (xử lý ảnh, biên tập trang Web, xử lý âm thanh, video )
Thiết bị phục vụ thư viện mở
Hệ thống quản lý ấn phẩm tại Trung tâm Thông tin tư liệu và Thư viện hiện nay chủ yếu hoạt động thủ công, gây ra nhiều hạn chế trong công tác bảo quản và thống kê ấn phẩm Việc này ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ phục vụ bạn đọc, gây khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi các ấn phẩm một cách hiệu quả Áp dụng các giải pháp hiện đại và tự động hóa sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, bảo đảm công tác bảo quản và phục vụ độc giả được tốt hơn.
Sử dụng hệ thống mã vạch trong quản lý ấn phẩm
Hiện đại hoá hệ thống quản lý ấn phẩm, cần tiến hành một số công việc sau:
-Mã vạch (MV)( tiếng Anh: Bar Code, có nơi dịch là mã kẻ sọc cũng có nơi dịch là “mã sọc” là tập hợp các đường song song ( các vạch) diễn đạt dữ liệu bằng cách sử dụng dữ liệu bằng cách sử dụng các yếu tố như độ đậm nét ( chiều rộng) của các vạch, và khoảng cách giữa các vạch ấy Thông tin được mã hoá trong nhãn nhờ thay đổi đậm nét của các vạch dọc Để đọc MV, người ta dùng máy quét Máy này được thiết kế theo kiểu đặc biệt, thường gọi
Bút quang là thiết bị chứa nguồn sáng và tế bào quang điện, được sử dụng để đọc các mã vạch trên sách và tài liệu trong thư viện Trong hơn 20 loại mã vạch, có 5 loại phù hợp nhất cho công việc quản lý thư viện, bao gồm mã UPC, mã EAN-13, mã Code-39, mã PostNET và mã Code 128 Mỗi loại mã này đều có những ưu điểm riêng biệt, giúp tối ưu hóa quá trình kiểm tra, quản lý và lưu trữ dữ liệu trong hoạt động thư viện.
Hệ thống mã vạch giúp xác định chính xác và nhanh chóng các mã xếp giá, mã hiệu của ấn phẩm, từ đó nâng cao tốc độ quản lý và nghiệp vụ mượn trả Việc tích hợp chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ giúp giảm thiểu thao tác nhập liệu và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình hoạt động Thiết bị đọc mã vạch cầm tay có khả năng đọc từ khoảng cách xa, cùng bộ nhớ lưu trữ thông tin đã đọc giúp thực hiện kiểm kê kho sách nhanh chóng và thuận tiện.
Hệ thống mã vạch được ứng dụng trong quản lý bạn đọc hiệu quả, bằng cách gắn mã vạch vào thẻ đọc để nâng cao độ chính xác và nhanh chóng trong việc nhập số thẻ của người mượn hoặc trả sách This giúp quy trình thủ thư trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong thủ tục mượn trả sách.
Để nâng cao hiệu quả quản lý sách trong các phòng đọc, cần trang bị thiết bị đọc mã vạch (số lượng phù hợp) giúp việc kiểm tra và quản lý sách trở nên nhanh chóng và chính xác Bên cạnh đó, cán bộ quản lý kho sách nên được trang bị thiết bị đọc mã vạch cầm tay (số lượng phù hợp) để thuận tiện trong công tác mượn trả và thống kê kho sách, đảm bảo quy trình vận hành diễn ra suôn sẻ.
Phần mềm hệ thống
Hệ điều hành trên máy chủ
Hệ điều hành trên máy chủ đóng vai trò quản lý và phân chia tài nguyên mạng cho người dùng, bao gồm cán bộ nghiệp vụ và người đọc Nó còn là nền tảng để vận hành các chương trình ứng dụng như quản lý thư viện, kho tư liệu điện tử và các ứng dụng trên mạng nội bộ (intranet) Nhờ vậy, hệ điều hành máy chủ đảm bảo hiệu quả hoạt động và bảo mật trong môi trường mạng.
Hệ thống sử dụng hệ điều hành mạng như Unix, Linux hoặc Windows 2000 (bản Advanced Server) nổi bật với khả năng dễ cài đặt, quản trị và phát triển Các đặc tính của hệ điều hành này bao gồm tính linh hoạt trong nâng cấp theo dòng sản phẩm của Microsoft, khả năng kết nối mạng mạnh mẽ, hỗ trợ nhiều giao thức, đảm bảo an toàn bảo mật và chi phí vận hành thấp.
Hệ điều hành trên máy trạm
Hệ điều hành Windows của Microsoft đã được sử dụng phổ biến tại Việt Nam, chứng tỏ sự phù hợp với điều kiện sử dụng trong môi trường Việt Nam.
Các hệ điều hành Windows 95, 98 và Windows 2000 cung cấp môi trường làm việc ổn định, dễ sử dụng và đảm bảo tính dễ truy cập Sự phong phú về phần mềm phát triển dành cho các phiên bản Windows này là một yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ việc lựa chọn MS Windows làm hệ điều hành cho máy trạm Tùy thuộc vào công suất của từng máy trạm, người dùng có thể lựa chọn sử dụng Windows 95, 98 hoặc Windows 2000 Professional để phù hợp với nhu cầu công việc.
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị CSDL Oracle hỗ trợ lưu trữ hàng tỷ bản ghi với tốc độ truy xuất dữ liệu rất nhanh, phù hợp cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin thư viện, đồng thời cho phép nhiều người dùng truy cập cùng lúc Microsoft SQL Server hoạt động trên nền tảng Windows 2000 Advanced Server, tạo điều kiện thuận lợi cho hệ thống quản lý hoạt động nghiệp vụ thư viện và quản trị kho tư liệu điện tử Microsoft SQL Server có khả năng quản lý lượng dữ liệu lớn, với chi phí đầu tư và vận hành thấp, nhờ vào việc không yêu cầu phần cứng hoặc phần mềm đặc biệt như các máy chủ chạy Unix.
Công nghệ trao đổi dữ liệu trên Internet và truy cập thoâng tin
Công nghệ World Wide Web ra đời vào những năm 90 của thế kỷ
XX đã cho phép phân phối dữ liệu phi cấu trúc như văn bản, hình ảnh và âm thanh, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin trên mạng Các thông tin này thường được lưu trữ trên các website và người dùng cần truy cập các địa chỉ web để tiếp cận chúng Máy tìm kiếm trên mạng (search engine) đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và lưu trữ các địa chỉ web, giúp sắp xếp thông tin theo chủ đề hoặc từ khóa để dễ dàng truy cập Mạng Internet đã chứng minh ưu việt trong khai thác thông tin, trở thành kho dữ liệu khổng lồ chứa kiến thức của nhân loại hàng trăm năm, liên tục được cập nhật hàng giờ Theo số liệu của Google, vào đầu tháng 12/2001 đã có gần 1,6 tỷ trang web chứa đựng thông tin hữu ích, trong đó riêng tại Việt Nam có gần hai triệu trang thông tin tiếng Việt.
Vì tính chất rộng lớn của kho tài nguyên thông tin trên Internet, người ta đã xây dựng các website cổng thông tin (information portal) nhằm tập hợp các thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực hẹp như thương mại, thị trường chứng khoán, du lịch, giải trí, văn hóa, khoa học và giáo dục Các cổng thông tin này giúp người dùng dễ dàng truy cập và tìm kiếm dữ liệu một cách hiệu quả hơn trong các lĩnh vực cụ thể Việc tổ chức các website cổng thông tin góp phần nâng cao khả năng khai thác và phân phối thông tin chính xác, cập nhật, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng trên internet.
Trong xu hướng chung của lĩnh vực khai thác thông tin Internet, các quốc gia, bộ ngành, địa phương và từng đơn vị đều cần thiết lập các website hoặc portal riêng biệt để cung cấp thông tin phù hợp với nhu cầu khai thác của mình Việc này giúp nâng cao hiệu quả truy cập dữ liệu, hỗ trợ phát triển kinh tế và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn Các nền tảng này thúc đẩy sự minh bạch, tối ưu hóa công tác quản lý và đáp ứng tốt các yêu cầu về thông tin của từng lĩnh vực.
Nền tảng công nghệ chủ yếu hỗ trợ chuyển giao thông tin trên mạng Internet là các hệ thống máy chủ web (webserver) lưu trữ dữ liệu và trình duyệt web (webbrowser) giúp người dùng truy cập và xem nội dung đa dạng như văn bản, đồ họa và đa phương tiện Ngôn ngữ HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để trình bày trang web phong phú và linh hoạt, cho phép truyền tải thông tin tới người dùng một cách hiệu quả Các nguồn thông tin có thể lấy từ cơ sở dữ liệu theo yêu cầu của người dùng, tạo nên những trang web sinh động và hấp dẫn, nâng cao trải nghiệm truy cập Internet.
Trong lĩnh vực thông tin – thư viện, đã hình thành các hệ thống tìm kiếm thông tin có cấu trúc được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, truy cập qua trình duyệt Web, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý dữ liệu từ xa Các hệ thống này sử dụng công nghệ kết nối cơ sở dữ liệu với giao diện dựa trên web (Web-based Database Interface), hiện đang phát triển nhanh chóng với ứng dụng ngày càng rộng rãi không chỉ trong lĩnh vực quản lý dữ liệu mà còn trong các lĩnh vực thương mại điện tử, mua bán trực tuyến, mang lại trải nghiệm tiện lợi và hiệu quả cho người dùng mọi nơi.
Trong công nghệ giao tiếp web, thay vì sử dụng các phần mềm giao tiếp sẵn có của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, MS Access hay MS SQL Server, người phát triển thường viết thêm các thành phần giao tiếp CSDL và tích hợp với hoạt động của máy chủ web theo các chuẩn như CGI (Common Gateway Interface) và API (Application Programming Interface) Các phương pháp này bao gồm các nền tảng phổ biến như ASP hoặc nền tảng Java với các công nghệ như Servlet, JSP, EJB để tối ưu hóa hoạt động truyền dữ liệu và tương tác giữa người dùng và hệ thống.
Chúng ta chỉ cần truy cập qua một trang web thông thường để giao tiếp với CSDL, trong khi phía sau là một nền tảng công nghệ phức tạp và tinh vi giúp kết nối và truyền dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đến người dùng qua Internet Công nghệ dựa trên web này cho phép dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được truy cập dễ dàng, tương tự như cách chúng ta tải về các văn bản, hình ảnh, âm thanh từ các website hàng ngày.
Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML (eXtensible Markup Language) là giải pháp tối ưu cho việc trao đổi dữ liệu tự động giữa các kho dữ liệu và cơ sở dữ liệu trên mạng Internet Đây là công nghệ thời sự quan trọng trong lĩnh vực CNTT toàn cầu, giúp nâng cao hiệu quả truyền tải dữ liệu, tuy nhiên, vẫn chưa nhận được sự chú ý đúng mức từ các chính sách CNTT của nước ta để nhanh chóng áp dụng thực tế.
Ngôn ngữ XML bắt nguồn từ ngôn ngữ định dạng siêu văn bản HTML, đều phát triển từ chuẩn SGML (Structured General Markup Language) với cấu trúc chung Một văn bản XML thường được xây dựng dựa trên các thẻ (tag) gọi là phần tử (element), giúp tổ chức dữ liệu một cách rõ ràng và có cấu trúc Điểm khác biệt nổi bật giữa XML và HTML là số lượng và tên gọi các phần tử trong XML không bị giới hạn, mang lại sự linh hoạt trong việc định nghĩa dữ liệu và phù hợp với nhiều mục đích khác nhau.
Các văn bản XML chứa thông tin mô tả phù hợp để chuyển giao qua mạng internet, tương tự như tập tin HTML, nhưng chủ yếu dành cho các hệ thống tự động xử lý thay vì con người Quá trình này được hỗ trợ bởi các phần mềm XML Parser, đóng vai trò như trình duyệt web nhưng dành cho phần mềm để tự động hoá nhập xuất dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu Ngôn ngữ XML dễ sử dụng, nhưng mang lại hiệu quả vượt trội trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến trao đổi dữ liệu trên mạng internet.
Hiện nay, xu hướng toàn cầu trong lĩnh vực thư viện là chuyển sang sử dụng chuẩn biên mục MARC với định dạng dữ liệu XML để trao đổi thông tin trực tiếp qua Internet mà không cần phải qua liên thư viện Z39.50 Chuẩn trao đổi dữ liệu thư viện qua Internet đã được tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của Mỹ cập nhật thành ANSI/NISO Z.39.85-2001, nhằm thay thế các tiêu chuẩn cũ không còn phù hợp như Z39.50 Nội dung chính của chuẩn này tập trung vào 15 trường dữ liệu Dublin Core Metadata, giúp mô tả các phần tử quan trọng trong dữ liệu thư viện một cách chính xác và dễ dàng trao đổi trên mạng.
1 Nhan đề: tên chính thức của tài liệu (Title)
2 Tác giả: tên của một hay một số tác giả chính (Creator)
3 Chủ đề: tiêu đề đề mục dùng để xác định chủ đề tài lieọu (Subject)
4 Mô tả: mô tả hình thức tài liệu (Description)
5 Nhà xuất bản: nơi xuất bản tài liệu (Publisher)
6 Tác giả phụ: tác giả cộng tác (Contributor)
7 Ngày tháng: ngày tháng ban hành tài liệu (Date)
8 Loại tài liệu: phân loại tài liệu (Type)
9 Mô tả vật lý: các thông tin về dạng vật lý (Format)
10 Định danh: các thông tin định danh tài liệu (Identifier)
11 Nguồn gốc: các thông tin về xuất xứ tài liệu (Soure)
12 Ngôn ngữ: các thông tin về ngôn ngữ (Language)
13 Liên kết: các thông tin liên hệ của tài liệu (Relation)
14 Nơi chứa: các thông tin liên quan vị trí lưu trữ (Coverage)
15 Bản quyền: các thông tin liên quan quyền tác giả (Right)
Cú pháp của Dublin Core Metadata:
HTML hỗ trợ một khuôn dạng dễ hiểu dùng để mô tả các khái niệm cơ bản của Dublin Core nhưng với ứng dụng phức tạp thì việc sử dụng RDF/XML (Resource Derciption Framework – cơ cấu mô tả tài nguyên bằng sử dụng XML) có hiệu quả hơn dùng HTML HTML sử dụng hai nhãn:”” và “” để sao chép metadata Nếu có thêm vào việc tạo metadata thì các nhãn này phải xuất hiện trong phần HEAD của tài liệu HTML Mỗi phần tử là tùy chọn và có thể lập lại Các phần tử metadata có thể xuất hiện theo bất kỳ thứ tự nào Ví dụ:
Tuyên ngôn Đảng Cộng sản
CONTENT=”http://www.nhandan.org.vn/tndcs.html”>
Tuyên ngôn Đảng Cộng sản
Việc ứng dụng rộng rãi thẻ Metadata trong mô tả tài liệu giúp các kho dữ liệu thông tin hình thành nhanh chóng mà không tốn phí nhập và xử lý dữ liệu Các hệ thống quản lý và tìm kiếm thông tin hoàn toàn tự động dựa trên nguyên lý hoạt động của hệ thống website, ví dụ như các phần mềm đọc XML đều hiểu rằng các thẻ metadata bắt đầu sau dòng “” và kết thúc trước dòng “”, cho phép trích xuất metadata một cách tự động mà các trình duyệt web có thể bỏ qua Các công cụ tìm kiếm hiện nay đều có khả năng đọc và sử dụng thông tin trong thẻ của HTML, giúp các dữ liệu meta-data trở thành các thành phần phổ biến và hữu ích trong quá trình trao đổi dữ liệu số trên Internet Thêm vào đó, ngôn ngữ XML hỗ trợ hình thành cơ sở dữ liệu phi cấu trúc toàn văn bản, thuận tiện cho việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin, như ví dụ tiêu biểu là thư viện quốc gia Hoa Kỳ về Y học đã chuyển đổi hơn 10 triệu bản ghi MARC sang dạng XML từ năm 2001, đồng thời các thư viện ở Pháp và Nhật Bản cũng bắt đầu áp dụng XML cho công tác biên mục và trao đổi thông tin.
Các thư viện cần thống nhất chuẩn biên mục phù hợp với nhu cầu liên thông trong nước và quốc tế, đảm bảo tính nhất quán và dễ chia sẻ dữ liệu Chuẩn biên mục không nhất thiết phải tuân thủ hoàn toàn, mà nên dựa vào một số chuẩn phổ biến hiện nay như MARC và ISO để nâng cao hiệu quả quản lý và trao đổi thông tin thư viện trên phạm vi toàn cầu.
Trong quá trình phát triển hệ thống thư viện, cần bắt đầu bằng việc xác định khoảng 10-15 trường chính trong trao đổi thông tin liên thư viện theo tiêu chuẩn Z.39.50/Z.39.80 Việc tiến hành tin học hóa các hoạt động thông tin thư viện từng bước sẽ giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót Đầu tư vào công nghệ thông tin (CNTT) và các phép tính liên quan sẽ đảm bảo sự ứng dụng phù hợp, có trọng điểm, từ đó tối ưu hóa hoạt động quản lý và chia sẻ thông tin trong hệ thống thư viện.
Các thiết bị phụ trợ
Các thiết bị lưu trữ bên ngoài
Các thiết bị lưu trữ ngoài như băng từ và đĩa CD ngày càng phổ biến để phục vụ hoạt động sao lưu dự phòng dữ liệu và bảo vệ thông tin quan trọng của hệ thống Việc đầu tư đúng mức vào các thiết bị này là rất cần thiết để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu lưu trữ trên hệ thống máy tính Các thiết bị lưu trữ ngoài giúp bảo vệ dữ liệu khỏi rủi ro mất mát và hỗ trợ quá trình phục hồi nhanh chóng khi có sự cố xảy ra.
Ổ băng và băng sao lưu là các thiết bị lưu trữ có tốc độ cao và dung lượng lớn, phù hợp để sao lưu dữ liệu quan trọng Quá trình sao lưu có thể thực hiện ở hai chế độ: sao lưu toàn bộ (full backup) hoặc sao lưu các thay đổi mới nhất (incremental backup), giúp giảm thiểu thời gian và không gian lưu trữ Dữ liệu được sao lưu thường là dữ liệu đang được sử dụng thường xuyên, đảm bảo tính sẵn sàng và bảo vệ dữ liệu hiệu quả.
Sử dụng ổ băng 8Gb và băng từ có dung lượng tương ứng (8 Gb/16
Ổ ghi đĩa CD-ROM là thiết bị giúp sao lưu dữ liệu và nhân bản dữ liệu dễ dàng, tiết kiệm chi phí Đặc biệt, ưu điểm của đĩa CD-ROM so với băng từ là đầu đọc đĩa CD-ROM đã trở thành thiết bị ngoại vi chuẩn của máy tính để bàn, giúp phần lớn các máy PC hiện nay có khả năng đọc đĩa CD-ROM một cách dễ dàng.
Sử dụng loại ổ ghi đĩa CD-ROM tốc độ cao (Ghi 12x, ghi lại 4x hoặc 8x)
Hệ thống cung cấp nguồn điện
Để đảm bảo an toàn dữ liệu và duy trì hệ thống hoạt động ổn định, việc trang bị thiết bị lưu điện (UPS) là rất cần thiết cho các máy trạm và máy chủ Đối với các trạm làm việc, sử dụng UPS có công suất 500 VA giúp bảo vệ thiết bị khỏi mất dữ liệu do mất điện đột ngột Trong khi đó, đối với máy chủ, cần chọn UPS phù hợp với yêu cầu nguồn của từng loại server, với công suất từ 1500 VA trở lên để đảm bảo cung cấp nguồn liên tục và ổn định.
Chọn UPS có tính năng ổn áp để đảm bảo nguồn điện ổn định và liên tục cho thiết bị của bạn Một UPS chất lượng sẽ tự động ngắt khỏi nguồn điện lưới khi có sự biến thiên lớn về điện áp, đảm bảo an toàn cho thiết bị Ngoài ra, UPS còn chuyển sang chế độ sử dụng ắc quy (backup) để duy trì hoạt động khi nguồn điện chính gặp sự cố hoặc mất điện.
Máy in
Trang bị máy in mạng cho phòng đọc tư liệu số và cán bộ quản lý hệ thống để nâng cao hiệu quả công việc Lựa chọn máy in có sẵn card in mạng (network print server), đảm bảo tốc độ in từ 16 trang/phút trở lên và độ phân giải cao, giúp in ấn nhanh chóng, rõ nét và chuyên nghiệp Việc sử dụng máy in mạng hiện đại hỗ trợ quản lý tài liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc.
Trang bị một số máy in màu cho bộ phận quản lý hệ thống và chuẩn bị nội dung cho kho tư liệu điện tử
Máy quét, máy ảnh số, camera số
Máy quét, máy ảnh số và camera số cung cấp đầu vào dưới dạng hình ảnh đã được số hóa, đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng kho tư liệu điện tử Các thiết bị này giúp chuyển đổi hình ảnh vật lý thành dữ liệu số, đảm bảo lưu trữ và truy xuất dễ dàng trong kho lưu trữ điện tử Việc sử dụng các thiết bị số hóa này là bước quan trọng để xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu hiệu quả và hiện đại.
Các thiết bị nghe nhìn
Các thiết bị phục vụ công tác tạo lập dữ liệu cho kho tư liệu điện tử gồm máy quay video, đầu video, máy ghi âm, máy đọc đĩa VDC và DVD, đảm bảo đa dạng và phù hợp với yêu cầu của dự án Việc lựa chọn thiết bị sẽ dựa trên yêu cầu kỹ thuật và ngân sách cụ thể khi triển khai, giúp tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ và quản lý dữ liệu điện tử.
2.Các yêu cầu đối với hệ quản trị thư viện tích hợp
Hệ quản trị thư viện tích hợp cần đáp ứng yêu cầu của các thư viện tại Việt Nam, bao gồm các phân hệ được thiết kế phù hợp với nhu cầu của các thư viện công cộng, trung tâm thông tin, thư viện đại học và thư viện chuyên ngành trên toàn quốc Giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện Việt Nam phải là một hệ thống toàn diện, tích hợp các chức năng cần thiết để quản lý hiệu quả Đặc biệt, hệ thống cần có khả năng xử lý tiếng Việt chính xác, nhằm phục vụ tốt hơn các hoạt động của thư viện trong nước.
Quản trị các quy trình nghiệp vụ của thư viện như biên mục, bổ sung và quản lý luân chuyển xuất bản phẩm (ấn phẩm và nguồn tin điện tử) đều có thể sử dụng mã vạch để nâng cao hiệu quả vận hành Tất cả các phân hệ trong hệ thống đều được tích hợp trong một nền tảng thống nhất, giúp dễ dàng liên thông và chuyển đổi giữa các chức năng Việc quản lý thư viện truyền thống và thư viện số giúp biến thư viện thành trung tâm thông tin hiện đại, cung cấp công cụ tra cứu đa dạng các loại tài liệu bao gồm xuất bản phẩm, tài liệu điện tử, âm thanh và hình ảnh Hệ thống cần được thường xuyên cập nhật công nghệ mới nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới và phù hợp với các môi trường Intranet, Extranet và Internet, giúp người dùng tiếp cận nhanh chóng và thuận tiện hơn với kho tài nguyên phong phú.
Hệ quản trị thư viện tích hợp yêu cầu khả năng tìm kiếm và tra cứu mạnh mẽ, đặc biệt là tìm kiếm toàn văn, hỗ trợ đa ngôn ngữ và xử lý tiếng Việt với bảng mã Unicode và TCVN Nó sử dụng các khung phân loại như BBK, UDC, DDC, LCC cùng các tiêu chuẩn mô tả thư mục như ISBD và AACR2 Hệ thống còn hỗ trợ tra cứu biên mục trực tuyến qua Internet, quản lý dữ liệu số hóa bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video, mở ra hướng đi mới cho thư viện hiện đại Các giải pháp số hóa như Sách điện tử và VeBook cho phép tổ chức số hóa và chuẩn hóa tài liệu theo định dạng ebook của W3C, phù hợp với xu hướng hiện đại Hệ quản trị chạy trên nền tảng Oracle 8I, NT hoặc Linux Redhat, sử dụng mô hình ba lớp đầu cuối chỉ cần trình duyệt Web như IE, Netscape hoặc HotJava Tất cả quy trình nghiệp vụ đều được quản lý tập trung, giúp cài đặt và bảo trì dễ dàng, đồng thời hỗ trợ import/export dữ liệu theo chuẩn MARC, UniMARC hoặc CDS/ISIS for WINDOWS, đáp ứng nhu cầu phát triển của thư viện hiện đại ngày nay.
Chương trình tích hợp tất cả các chức năng trong một giao diện thân thiện và cơ sở dữ liệu chung, giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý thư viện Hệ thống có khả năng tùy biến linh hoạt để phù hợp với các điều kiện và đặc thù nghiệp vụ riêng của từng thư viện, đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù của khách hàng Việc tích hợp này đảm bảo tính linh hoạt cao, giúp các thư viện dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu phát triển.
1.PHÂN HỆ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Phân hệ quản lý người dùng trong hệ thống quản lý thư viện trực tuyến giúp phân quyền sử dụng dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng người dùng, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý Hệ thống này dành riêng cho nhóm quản trị viên, cho phép họ khai báo, cấp và thu hồi quyền truy cập cho các phân hệ trong chương trình, nâng cao tính bảo mật và kiểm soát Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hỗ trợ đa người dùng truy cập đồng thời, giúp quá trình nhập liệu và quản lý mượn trả diễn ra một cách trơn tru mà không gây gián đoạn Điều này cũng cho phép nhiều độc giả truy cập vào trang web cùng lúc, nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa hoạt động của thư viện trực tuyến.
Phân hệ này cho phép thiết lập các tham số vận hành toàn hệ thống và bật/tắt các tính năng của các phân hệ khác nhằm tối ưu hóa hoạt động của hệ thống thư viện Đặc biệt, nó thực hiện quản trị người dùng dựa trên cơ chế phân quyền, đảm bảo an toàn dữ liệu theo đặc thù của thư viện Người quản trị có thể dễ dàng xem danh sách người dùng hiện tại, chỉnh sửa thông tin người dùng bất kỳ, tạo mới, xóa tài khoản, phân loại quyền truy cập và thay đổi mật khẩu để duy trì tính bảo mật và kiểm soát truy cập hiệu quả Các chức năng này giúp quản lý người dùng linh hoạt và bảo vệ dữ liệu của hệ thống thư viện một cách tối ưu.
PHAÂN HEÄ BOÅ SUNG
Phân hệ bổ sung của thư viện hỗ trợ quá trình quản lý các hoạt động liên quan đến việc bổ sung xuất bản phẩm mới và hồi cố, bao gồm đặt mua, đăng ký, nhận hàng, và theo dõi trạng thái của các xuất bản phẩm Nó cho phép theo dõi toàn bộ quy trình bổ sung sách từ khi đặt mua đến khi sản phẩm có thể trưng bày trên giá, thông qua hệ thống mã trạng thái để dễ dàng giám sát Ngoài ra, phân hệ này còn giúp quản lý tài chính hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về kế toán quỹ và quản lý hoạt động bổ sung một cách chính xác và minh bạch.
Cho phép ghi nhận mọi thay đổi liên quan đến số lượng của các ấn phẩm trong thư viện, bao gồm việc mua mới, nhập thêm, bổ sung ấn phẩm hiện có, cũng như khai báo các mất mát, thất lạc hoặc thanh lý Thông tin cần được ghi nhận đầy đủ, gồm thời điểm thực hiện, số lượng và đơn giá của ấn phẩm bổ sung, lý do của việc bổ sung hoặc mất mát, cũng như tên người khai báo Việc này đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật kịp thời giúp quản lý thư viện hiệu quả hơn.
Bạn có thể tra cứu quá trình thay đổi số lượng của bất kỳ ấn phẩm nào trong thư viện, kể từ thời điểm ấn phẩm đó được thêm vào lần đầu tiên C chức năng này giúp người dùng kiểm soát và theo dõi sự biến động của các ấn phẩm dễ dàng, đảm bảo quản lý tài nguyên hiệu quả hơn.
Chức năng cho phép thực hiện các thống kê và hiển thị kết quả dưới dạng đồ thị hoặc danh sách chi tiết liên quan đến số lượng ấn phẩm Các loại thống kê bao gồm: thống kê số đầu ấn phẩm trong thư viện và phân loại theo dạng tài liệu, theo định kỳ hoặc theo khoảng thời gian; thống kê số bản ấn phẩm trong thư viện theo các khoảng thời gian khác nhau; và thống kê mối quan hệ giữa số lượng ấn phẩm và chi phí bổ sung, so sánh giữa các ngày trong tháng, các tháng trong năm và các năm.
Bạn có thể tạo danh mục ấn phẩm để thuận tiện trong việc thông báo sách đến cộng đồng độc giả Danh mục này có thể được trình bày theo chuẩn quốc tế về mô tả sách (ISBD) hoặc tùy chỉnh theo sở thích của người dùng, cho phép bạn tự lựa chọn các thuộc tính của sách cần hiển thị Việc này giúp nâng cao khả năng quản lý và giới thiệu các ấn phẩm một cách chuyên nghiệp, phù hợp với từng mục đích và đối tượng độc giả.
- Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung
- Cung cấp chức năng báo cáo và thống kê (ví dụ lập báo cáo về tình hình sách đặt, sách nhập và ngân quỹ bổ sung,…), là công cụ khá hữu hiệu cho quản trị việc bổ sung xuất bản phẩm, giúp cho thư viện thực hiện chính sách bổ sung một cách linh hoạt.
PHÂN HỆ QUẢN LÝ XUẤT BẢN PHẨM ĐỊNH KỲ
Quản lý xuất bản phẩm định kỳ như tạp chí và báo phải được tách riêng thành một phân hệ chuyên biệt do tính chất và đặc thù của loại hình này Phân hệ quản lý xuất bản phẩm định kỳ bao gồm các chức năng như biên mục tổng thể và biên mục từng số, theo dõi bổ sung và tổng kiểm tra bổ sung hàng năm hoặc hàng ngày, đóng tập và xếp giá, cũng như quản lý bổ sung Ngoài ra, phân hệ còn xử lý các hoạt động liên quan đến sách như đặt mua, nhận sách, xử lý khiếu nại không nhận được, biên mục, lưu thông tạp chí và báo cáo thống kê Phân hệ này còn có cơ sở dữ liệu riêng biệt về xuất bản phẩm định kỳ và nội dung của các ấn phẩm, đảm bảo quản lý hiệu quả và chính xác.
Biên mục tổng thể ấn phẩm định kỳ cho phép cập nhật thông tin chung nhất cho mọi số của một ấn phẩm nhằm đảm bảo quản lý chính xác và dễ dàng Việc tạo mới, sửa, xóa đơn đặt ấn phẩm giúp người dùng bổ sung thông tin cần thiết và tùy chỉnh dữ liệu cho từng ấn phẩm cụ thể Thao tác nhận ấn phẩm giúp kiểm tra các số đã nhận và các số còn thiếu, tạo thuận lợi trong việc theo dõi bổ sung ấn phẩm định kỳ hàng năm Hệ thống còn cung cấp chức năng thống kê và in báo cáo chi tiết về bổ sung ấn phẩm của thư viện, hỗ trợ quản lý hiệu quả Ngoài ra, việc theo dõi kinh phí thanh toán và kinh phí bổ sung ấn phẩm giúp điều chỉnh ngân sách hợp lý, đảm bảo hoạt động liên tục và bền vững Xây dựng cấp ấn phẩm theo các loại định kỳ như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, cùng với việc đóng lại thành tập giúp người dùng dễ dàng xếp giá chung cho các ấn phẩm ghép chung thành một tập, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài nguyên thư viện.
PHAÂN HEÄ BIEÂN MUẽC (cataloguing)
Phân hệ biên mục hỗ trợ hoạt động Cataloging của thư viện, cho phép tạo, lưu trữ và mở nhiều biểu ghi cùng lúc để dễ dàng sao chép thông tin giữa các hồ sơ Nó còn cho phép nhập xuất dữ liệu theo khổ mẫu quốc tế UNIMARC, phù hợp với chuẩn trao đổi thông tin của các hệ thống thư viện như CDS/ISIS Khung biên mục có thể tùy biến linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng thêm các trường mới phù hợp với mục đích riêng của từng thư viện Các yêu cầu chính của phân hệ này nhằm nâng cao hiệu quả và linh hoạt trong công tác biên mục thư viện.
- Cho phép biên mục chi tiết các ấn phẩm đã được bộ phận bổ sung cập nhật vào chương trình
- Cho phép thay đổi (sữa chữa, xóa) thông tin biên mục của một ấn phẩm đã được biên mục trước đó
Chức năng cho phép biên mục nhiều dạng tài liệu đa dạng như sách và các loại tài liệu liên quan, bao gồm bài trích, luận án, tiêu chuẩn, tài liệu sáng chế, ấn phẩm định kỳ, báo cáo khoa học, báo cáo hội nghị, cùng các ấn phẩm dạng phim, bản đồ, bản vẽ, tài liệu catalog và quảng cáo Điều này giúp quản lý và tổ chức các nguồn tài liệu phong phú, phục vụ nhu cầu nghiên cứu và tra cứu thông tin một cách hiệu quả Việc biên mục đa dạng các loại tài liệu này tối ưu hóa khả năng truy cập, nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu, phát triển thông tin trong mọi lĩnh vực.
Việc cho phép đơn giản hóa và nâng cao độ chính xác của quá trình biên mục giúp tối ưu hóa quá trình quản lý dữ liệu thư viện Nhờ đó, tạo ra các từ điển tra cứu nhanh với các trường thông tin có thể lặp lại như tác giả, nhà xuất bản, từ khóa và các khung phân loại, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong việc cập nhật và tra cứu thông tin Điều này không chỉ nâng cao độ chính xác của dữ liệu mà còn thúc đẩy hoạt động biên mục trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Hỗ trợ tiêu đề đề mục (subject heading)
Chúng tôi tuân thủ các chuẩn Việt Nam về quản lý thư viện và công tác lưu trữ, đảm bảo tính tương thích cao với các hệ quản trị thư viện sử dụng CDS/ISIS Hệ thống có khả năng giúp dùng lại dữ liệu hiệu quả, với cấu trúc các trường thuộc tính rõ ràng, phù hợp với tiêu chuẩn của ngành, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và truy xuất thông tin thư viện một cách khoa học và bền vững.
- Hỗ trợ ấn phẩm đa ngữ trong cùng một môi trường quản lý chung (Việt, Anh, Pháp, Nga, Trung, …)
- Hỗ trợ quản lý các thông tin đa phương tiện đi kèm theo ấn phẩm (hình ảnh, âm thanh, video, các tệp văn bản đính kèm…)
Hỗ trợ đa ngôn ngữ là yếu tố quan trọng, đặc biệt khi sử dụng bảng mã Unicode để hiển thị nhiều biểu ghi bằng các ngôn ngữ khác nhau Điều này giúp đảm bảo khả năng hiển thị chính xác, toàn diện các ký tự đa dạng trên các nền tảng và thiết bị khác nhau Ngoài ra, Unicode cho phép lưu trữ nhiều ngôn ngữ trong cùng một thư mục biểu ghi, nâng cao khả năng quản lý dữ liệu đa ngôn ngữ một cách hiệu quả Việc sử dụng Unicode không những mở rộng khả năng truy cập ngôn ngữ trên hệ thống mà còn tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và khả năng tìm kiếm nội dung đa ngôn ngữ, phù hợp với các chiến lược SEO hiện đại.
Hệ thống tích hợp mã vạch ghi bộ phận bổ sung giúp gửi các tài liệu cần liên hệ đến các bộ phận Biện mục một cách nhanh chóng và chính xác Bộ phận Biện mục chỉ cần quét mã vạch của tài liệu để dễ dàng tìm thấy bản ghi cần biện mục, tăng hiệu quả xử lý và đảm bảo chính xác trong việc quản lý tài liệu Việc sử dụng mã vạch trong quy trình này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ tin cậy của hệ thống quản lý tài liệu nội bộ.
- Khả năng trao đổi thông tin biên mục Điều này đòi hỏi các bảng ghi biên mục phải có khuôn dạng MARC 21 chuẩn; và bảng đã chuẩn – UNICODE để có thể tìm kiếm, sắp xếp đúng tiếng việt, lưu trữ thể hiện đồng thời tất cả các ngôn ngữ khác và có thể trao đổi qua Internet với các nước trên thế giới
Có khả năng kiểm soát tính nhất quán nhằm mục đích chuẩn hóa danh sách tác giả và từ khóa, đảm bảo dữ liệu đồng bộ và chính xác Hệ thống có thể in ra dưới dạng thẻ mục lục theo đúng quy ước chuẩn của thư viện, giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn và nâng cao trải nghiệm người dùng.
- Quản lý thư viện tích hợp có khả năng hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau ISBD,
AACR2 cũng như TCVN 4734-89 và theo các khung phân loại khác nhau như DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), LCC (Library of congress classification),BBK(Bibliotechno–Bibliograficheskaja
Klasifikacija), khung đề mục chủ đề, bộ từ khóa thống nhất, … nhằm phù hợp với điều kiện thực tế của các thư viện Việt Nam
Phần mềm phân hệ này hỗ trợ công tác biên mục hiệu quả, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa hoặc xóa các biểu ghi hiện có dễ dàng Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các chức năng sử dụng biểu ghi đã có và tạo các trường tùy chỉnh phù hợp với từng yêu cầu công việc Việc này giúp nâng cao hiệu suất và độ chính xác trong quá trình biên mục, đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý dữ liệu lưu trữ.
Hệ thống các từ điển dữ liệu và mẫu (mask) sẵn có hỗ trợ công tác biên mục, giúp đảm bảo việc điền đúng các trường thông tin và nâng cao chất lượng dữ liệu của các biểu ghi thư mục Hệ thống trợ giúp này có khả năng tạo trực tiếp trong phân hệ theo nhu cầu riêng của từng thư viện, từ đó tối ưu hóa quy trình biên mục và tăng tính chính xác của dữ liệu thư viện.
Giao diện làm việc cần có các menu chính rõ ràng, dễ truy cập và sử dụng Để nâng cao hiệu quả làm việc, có thể tích hợp các phím tắt hoặc phím chức năng giúp người dùng chuyển đổi nhanh chóng giữa các mục, tiết kiệm thời gian Ngoài ra, cần quy định rõ các trường bắt buộc trong giao diện để đảm bảo dữ liệu không bị bỏ sót, đồng thời tuân thủ các chuẩn bắt buộc không thể bỏ qua nhằm duy trì tính đồng bộ và chính xác của hệ thống.
PHÂN HỆ TRA CỨU
Truy nhập thư mục công cộng trực tuyến OPAC (online public access catalog)
Phân hệ này cho phép truy cập thư viện công cộng trực tuyến thông qua giao diện truy cập công cộng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm thông qua mẫu định sẵn, cho phép người dùng nhập các thông tin cần thiết để tìm kiếm nhanh chóng Người dùng có thể thực hiện tìm kiếm theo nhiều điểm truy cập khác nhau như tên tác giả, chủ đề hoặc các chỉ số phân loại phù hợp Điều này giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa khả năng truy cập tài liệu của thư viện công cộng.
ISBN, ISSN, …) các từ tìm kiếm được tự động tổ hợp bởi toán tử AND hoặc theo toán tử OR tùy theo lựa chọn Ngoài ra nó còn khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search) trên các bảng tóm tắt xuất bản phẩm hoặc trên các xuất bản phẩm số hóa Màn hình hiển thị, thông báo trợ giúp, các trường tìmkiếm và tìm kiếm gần đúng sẽ được thiết kế theo từng thư viện
Dịch vụ cataloging trực tuyến OCLC (online computer library center)
- Dịch vụ đánh giá và phát triển bộ sưu tập
Các thư viện độc lập hoặc hiệp hội thư viện có thể gửi hệ thống OPAC của mình đến OCLC để phân tích bộ sưu tập theo chủ đề hoặc ngày xuất bản, giúp nâng cao khả năng quản lý và tối ưu hóa tài nguyên thư viện, đồng thời cải thiện trải nghiệm người dùng.
- Dịch vụ lựa chọn bổ sung tài liệu cho thư viện trường đại học và thư viện nghiên cứu
Hàng quý, OCLC xuất bản danh mục các tên tài liệu được chọn nhằm hỗ trợ các thư viện đại học và viện nghiên cứu bổ sung nguồn tài liệu chất lượng cao Quá trình tuyển chọn này do hơn 10 thư viện thành viên của Hiệp hội các thư viện nghiên cứu thực hiện, đảm bảo các tài liệu cập nhật và phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau Việc này giúp các thư viện nâng cao chất lượng nguồn lực học thuật, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy của cộng đồng học thuật.
- Dịch vụ WorldCat, Online Cataloging, CatCD và Cooperative Online Resource Catalog CORC
OCLC hiện đang duy trì cơ sở dữ liệu thư mục lớn nhất thế giới, gọi là WorldCat, cung cấp hơn 47 triệu biểu ghi thư mục đa dạng về chủ đề và định dạng WorldCat giúp người dùng dễ dàng tra cứu vị trí của tài liệu qua hơn 800 triệu ký hiệu, cho biết thư viện nào đang lưu giữ tài liệu họ cần This comprehensive database is an essential resource for researchers and librarians worldwide.
WorldCat là nguồn tài liệu phong phú và đa dạng, phục vụ nhiều mục đích nghiên cứu khác nhau Đặc biệt, WorldCat cung cấp danh mục luận án và luận văn nhiều hơn bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác, trở thành nguồn tài nguyên quý giá cho sinh viên và nhà nghiên cứu.
Dịch vụ cataloging trực tuyến:
Các thư viện hiện nay sử dụng dịch vụ cataloging trực tuyến OCLC để truy cập thông tin biểu ghi thư mục chính xác và đổi ký hiệu riêng phù hợp cho thư viện của mình Những ký hiệu này giúp chia sẻ nguồn lực toàn cầu hiệu quả hơn, tăng cường khả năng hợp tác giữa các thư viện trên thế giới Đồng thời, khách hàng khi truy cập dịch vụ OCLC có thể dễ dàng kiểm tra xem thư viện của bạn có đầy đủ tài liệu này hay không qua các dữ liệu toàn văn (full text) được cung cấp theo từng bài viết, nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quản lý tài nguyên thư viện.
Phân hệ tra cứu ấn phẩm hỗ trợ cho việc tra cứu sách của người đọc Các yêu cầu của phân hệ này như sau :
- Hỗ trợ hai kiểu tra cứu: tra cứu chung hoặc tra cứu riêng theo từng dạng tài liệu và hai mức hiển thị ( sơ lược hoặc chi tiết)
- Hỗ trợ việc tra cứu theo một tổ hợp nhiều điều kiện và sử dụng các toán tử logic để liên kết các điều kiện này
Khi người dùng xem thông tin về một ấn phẩm, hệ thống cần cung cấp danh sách các ấn phẩm cùng chủ đề, giúp người đọc dễ dàng khám phá nội dung liên quan Ngoài ra, chức năng đề xuất các ấn phẩm của cùng tác giả hoặc có cùng từ khóa tối ưu hóa SEO sẽ nâng cao trải nghiệm người dùng Hệ thống phân loại cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các đề xuất phù hợp dựa trên chỉ số phân loại của ấn phẩm, giúp duy trì tính thống nhất và dễ tìm kiếm nội dung trên nền tảng.
Hệ thống có khả năng kiểm tra và thông báo trạng thái rỗi của ấn phẩm cần mượn, giúp người dùng dễ dàng xác định các tài liệu đang sẵn sàng Thông tin bao gồm danh sách các mã xếp giá còn rỗi tại thời điểm sớm nhất sau khi ấn phẩm được giải phóng, kể cả khi ấn phẩm hiện tại đang được mượn Điều này hỗ trợ việc quản lý mượn sách trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Giải pháp tích hợp Internet
Phân hệ cung cấp dịch vụ trên Web thông minh và bảo mật cao qua Internet, cho phép người dùng thư viện truy cập từ xa vào các chức năng tìm kiếm và đặt tài liệu Hệ thống này đảm bảo an toàn dữ liệu bằng các giải pháp ngăn chặn truy cập trái phép, giúp bảo vệ hệ thống khỏi các mối đe dọa trên mạng Internet Đồng thời, phân hệ mở rộng khả năng chia sẻ cơ sở dữ liệu và thông tin với người dùng Internet và các thư viện khác, phù hợp với các giao dịch dữ liệu mật độ cao Giải pháp tích hợp Internet này bao gồm các thiết bị tiêu chuẩn, như máy chủ và phần mềm firewall, đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong quản lý và truy cập dữ liệu thư viện.
PHÂN HỆ BẠN ĐỌC
Hệ thống quản lý thư viện là công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc quản lý thông tin bạn đọc, giúp dễ dàng cấp thẻ thư viện, in thẻ, gia hạn thời hạn sử dụng, cũng như cắt hiệu lực thẻ khi cần thiết Đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ, hệ thống tối ưu hóa quy trình cấp thẻ, theo dõi các hoạt động liên quan đến bạn đọc một cách chính xác và nhanh chóng Nhờ đó, công tác quản lý bạn đọc được thực hiện hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện và mang lại trải nghiệm thuận tiện cho người dùng.
Phân hệ cũng cho phép thư viện phân lọai bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc
Chúng tôi cung cấp nhiều phép thống kê đa dạng để phân tích dữ liệu độc giả, bao gồm hệ thống phân theo tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, cũng như thời gian cấp và hết hạn thẻ Các thống kê này giúp hiểu rõ hơn về đặc điểm và hành vi của độc giả, nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ cộng đồng đọc giả.
Thông tin về hồ sơ của bạn đọc, bao gồm ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên lạc, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khóa, khoa và trường (đặc biệt đối với học sinh, sinh viên), cùng các dữ liệu về thẻ thư viện như ngày cấp và ngày hết hạn, đều được cập nhật vào cơ sở dữ liệu Điều này giúp phục vụ công tác tra cứu, thống kê hiệu quả và in thẻ thư viện có tích hợp mã vạch, đảm bảo quản lý thông tin chính xác và thuận tiện.
Khả năng xử lý lô các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xóa thẻ mang lại sự tiện lợi vượt trội cho các thư viện, đặc biệt là thư viện các trường đại học Tính năng này giúp quản lý bạn đọc hiệu quả hơn, cung cấp hạn thẻ theo đợt với cùng hạn sử dụng, tối ưu hóa quá trình quản lý dữ liệu thẻ thành viên.
Phân loại bạn đọc theo nhóm giúp thiết lập chính sách phù hợp cho từng nhóm, bao gồm danh sách các loại ấn phẩm được mượn, hạn chế số lượng và thời gian mượn, quy định về mượn đọc tại chỗ, số lần gia hạn, mức phí phạt khi trả sách chậm, quyền đặt chỗ (holding) và thời hạn giữ chỗ khi bạn đọc đến lượt Việc phân nhóm đọc giả nhằm tối ưu hoá quản lý và nâng cao trải nghiệm người dùng trong thư viện Chính sách phân loại này giúp kiểm soát việc mượn và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, phù hợp với từng đối tượng đọc giả cụ thể.
Người dùng có thể thực hiện các thống kê đa dạng để hiểu rõ hơn về cộng đồng đọc giả, bao gồm việc vẽ sơ đồ phân loại theo nhóm tuổi, niên khóa, ngày cung cấp thẻ, và các nhóm đọc giả khác Các công cụ thống kê này giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận và nâng cao trải nghiệm của người đọc Thống kê theo chiều tiêu chí giúp phân tích sâu hơn về hành vi và sở thích của cộng đồng, từ đó thúc đẩy phát triển nội dung phù hợp và hiệu quả hơn.
Hệ thống quản lý thư viện cung cấp các chức năng như tra cứu thông tin phòng mượn và phòng đọc để người dùng dễ dàng truy cập Người dùng có thể xem chi tiết hồ sơ của từng bạn đọc hoặc nhóm bạn đọc trong cơ sở dữ liệu, giúp quản lý hiệu quả Hồ sơ bạn đọc được lưu trữ theo mẫu gồm các trường như số thẻ, họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số điện thoại, thời gian cấp thẻ, hạn sử dụng, đơn vị, loại đọc giả, lớp, khoa, khóa học, địa chỉ Email, địa chỉ liên hệ, hình ảnh (nếu có) và ghi chú Điều này đảm bảo việc quản lý dữ liệu chính xác, toàn diện và dễ dàng truy xuất.
Tra cứu và xem thông tin chi tiết của một hoặc một nhóm bạn đọc có hồ sơ được quản lý trong cơ sở dữ liệu:nhập thẻ bạn đọc mới, sữa chữa hồ sơ bạn đọc,bổ sung thêm các tiêu chí vào bảng danh sách chọn, phân loại bạn đọc theo nhóm
Thông kê bạn đọc: xây dựng các phép thống kê bạn đọc bằng đồ thị theo các thuộc tính được lưu trong cơ sở dữ liệu
- Thống kê bạn đọc theo nhiều tiêu chí
- Thống kê bạn đọc theo nhóm
- Thống kê số thẻ thư viện được cấp theo tháng, theo năm
- Thống kê theo nhóm ngành
- Thống kê lượng thẻ hết hạn theo năm, theo tháng,
Phòng đọc tổng quát cung cấp chức năng trình thẻ và quét mã vạch để cán bộ thư viện dễ dàng tra cứu thông tin bạn đọc và quản lý mượn trả sách Thông tin bạn đọc khi tra cứu gồm số thẻ, mật khẩu, họ tên, ngày sinh, đơn vị, số tài liệu đang mượn, ngày mượn, hạn trả, và các tài liệu quá hạn Hệ thống giới hạn tối đa 3 quyển sách mỗi buổi mượn, tự động thông báo nếu vượt quá số lượng Người dùng có thể nhập số thẻ hoặc quét mã vạch để xem đầy đủ thông tin mượn – trả, kèm theo chi tiết từng sách như mã tài liệu, ngày mượn, hạn trả, chỉ cho phép mượn sách trong ngày và theo giờ Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp chức năng quản lý và thống kê số lượng sách mang ra khỏi kho để photo hoặc đóng lại, bao gồm tên sách, mã phân loại, mã vạch của phiếu, ngày đem photo, ngày nhận lại sách, và thông tin người giao nhận.
Trong quy trình in phiếu và xử lý phạt, hệ thống in ra phiếu trả của bạn đọc và xử lý các vi phạm phạt dựa trên thông tin như số thẻ bạn đọc, họ tên, ngày tháng năm sinh, đơn vị, mã tài liệu, ngày phạt, ngày trả, lý do phạt, hình thức phạt và ghi chú Quá trình này đảm bảo quản lý chính xác các vi phạm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, xử lý các khoản phạt của bạn đọc Việc in phiếu trả giúp xác nhận việc hoàn trả tài liệu đúng hạn và ghi nhận các khoản phạt phát sinh, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý thư viện.
PHÂN HỆ MƯỢN – TRẢ TÀI LIỆU (circulation Control)
Phân hệ ghi nhật ký mượn trả ấn phẩm hỗ trợ cho công tác quản lý hoạt động cho mượn sách của thư viện Các yêu cầu của phân hệ này như sau :
- Ghi nhận mọi hoạt động cho mượn, hoàn trả ấn phẩm diễn ra tại bàn mượn của thư viện
- Có khả năng kiểm tra thông tin của ấn phẩm cần cho mượn (kiểm tra tình trạng rỗi của các bản ấn phẩm, đưa ra danh sách người đang mượn ấn phẩm, danh sách người xếp giácủa các bảng còn rỗi, thời điểm giải phóng ấn phẩm sớm nhất nếu tất cả bảng đều đang bị mượn)
Hệ thống có khả năng kiểm tra chính xác thông tin của người đọc muốn mượn ấn phẩm, bao gồm việc xác nhận thẻ còn thời hạn sử dụng và danh sách các ấn phẩm mà họ đang giữ Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp thông tin về giới hạn mượn và khoảng thời gian quá hạn của từng ấn phẩm nếu có, giúp quản lý mượn sách hiệu quả và chính xác hơn.
- Có khả năng thống kê các ấn phẩm đang được cho mượn hoặc đã từng được cho mượntheo khoảng thời gian, theo tên ấn phẩm hoặc theo người đọc)
- Có khả năng thông báo yêu cầu hoàn trả ấn phẩm (với các ấn phẩm giữ quá hạn …)
- Có khả năng xử lý nhanh bằng cách đọc dữ liệu về ấn phẩm và người đọc từ vạch được dán trên ấn phẩm và trên thẻ đọc)
Phân hệ lưu thông tài liệu giúp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ cho mượn tài liệu, đảm bảo quy trình cho vay rõ ràng và dễ kiểm soát Ngoài ra, hệ thống còn quản lý thông tin về bạn đọc, bắt đầu từ quá trình đăng ký người mượn để tạo nên hồ sơ đầy đủ và chính xác Việc này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động của thư viện hoặc trung tâm tài liệu.
Chức năng quản trị việc sử dụng tài liệu của hệ thống thư viện đảm bảo thực hiện các thao tác phục vụ tài liệu nhanh chóng và tiện lợi, bao gồm mượn tài liệu, đọc tại chỗ, ghi trả, đặt trước sách, kiểm tra tồn kho, theo dõi người đọc mượn và gia hạn, cũng như gửi thư đòi đối với các trường hợp quá hạn Hệ thống còn xây dựng các số liệu thống kê như lịch sử quá trình mượn, danh sách tài liệu quá hạn giúp quản lý hiệu quả hoạt động thư viện Đối với các thư viện thu phí, phân hệ này còn quản lý mức phạt tiền, số lượng tài liệu mượn và đặt trước của từng người đọc Thêm vào đó, chức năng quản trị thông tin bạn đọc cho phép đăng ký mới, cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu người mượn, phù hợp với yêu cầu riêng của từng thư viện, gồm phân nhóm theo loại thể loại tài liệu và các mức phí khác nhau Khi người dùng mượn hoặc trả tài liệu, thông tin người mượn sẽ được hiển thị rõ ràng trên màn hình để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Trong phân hệ quản lý tài liệu, hệ thống tích hợp chức năng hỗ trợ người dùng dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin Đối với thư viện sử dụng mô hình kho mở, sau khi người đọc tìm thấy thông tin về một cuốn sách trong mục lục hoặc cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ dẫn chính xác vị trí của sách trong kho để người đọc có thể tự mình lấy Điều này nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu một cách thuận tiện.
Hệ thống còn cung cấp các báo cáo thống kê về số lượng bạn đọc và tình hình sử dụng tài liệu, giúp người quản trị phân tích dữ liệu hiệu quả Các báo cáo này hỗ trợ cho các phân hệ bổ sung, cung cấp thông tin về tần suất truy cập và mượn tài liệu, đặc biệt là các tài liệu thường xuyên được mượn Nhờ đó, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định phù hợp để nâng cao hiệu quả khai thác nguồn tài nguyên thông tin.
PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO
Để quản lý kho tài liệu của thư viện một cách hiệu quả, hệ thống sử dụng mã vạch dán trên gáy sách giúp theo dõi và kiểm soát tài liệu chính xác Các kết quả quét mã vạch được truyền trực tiếp vào máy tính, giúp phát hiện sớm các trường hợp thất lạc hoặc mất mát tài liệu Nhờ đó, thư viện có thể xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến tài chính và đảm bảo duy trì kho tài liệu an toàn, đầy đủ Việc áp dụng công nghệ mã vạch không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý thư viện mà còn tối ưu hoá quá trình bảo quản và truy xuất tài liệu.
Quản lý hệ thống lưu trữ trong thư viện đòi hỏi kiểm soát chi tiết các thuộc tính như mã, tên, và cấp lưu trữ mới nhằm đảm bảo tổ chức dữ liệu hiệu quả Người dùng có thể tạo lập các cấp lưu trữ mới để mở rộng hệ thống quản lý, sửa trực tiếp thông tin của các kho để đảm bảo tính chính xác, và xóa đi những cấp lưu trữ không còn phù hợp Ngoài ra, chức năng in nhãn lại giúp dễ dàng nhận diện và phân loại các kho lưu trữ, tạo thuận tiện trong quản lý kho bãi.
Việc kiểm kê kho diễn ra bằng cách sử dụng mã vạch để lấy dữ liệu hiện tại về tài liệu thông qua việc quét mã vạch trên các nhãn đã gắn vào tài liệu, nhằm xác định vị trí của tài liệu trong kho và đối chiếu với hệ thống quản lý Quá trình này giúp phát hiện các tài liệu sai vị trí hoặc mất mát, từ đó tạo ra điểm kiểm kê mới để cập nhật trạng thái hiện tại của tài liệu Kết quả kiểm kê sau đó được thống kê và in ra, gồm các số liệu về tài liệu nằm sai vị trí, tài liệu được mượn, và tài liệu bị mất, đảm bảo quản lý kho chính xác và hiệu quả.
Chúng tôi cung cấp các giải pháp cho phép xử lý tài liệu mất, thất lạc, thanh lý hoặc phục hồi tài liệu đã mất Hệ thống hỗ trợ tạo các báo cáo thống kê chi tiết về tình trạng mượn, mất, hỏng hoặc thanh lý tài liệu Ngoài ra, dịch vụ in nhãn cho các tài liệu đã có trong kho giúp quản lý dễ dàng hơn Các tính năng còn bao gồm lập danh sách và biểu đồ tổng hợp dữ liệu tài liệu để đưa ra các phân tích chính xác và hiệu quả.
PHÂN HỆ MƯỢN LIÊN THƯ VIỆN (Interlibrary Loan)
Mượn liên thư viện là phương tiện hợp tác hiệu quả giúp chia sẻ nguồn lực, tri thức, cơ sở dữ liệu và dịch vụ giữa các thư viện, tối đa hóa khả năng phục vụ thông tin và tận dụng nguồn lực sẵn có Việc chia sẻ nguồn lực qua mạng cung cấp biểu ghi thư mục cho phép truy cập trực tuyến và mở rộng chia sẻ nguồn lực trên diện rộng, điển hình như hệ thống OCLC Thư viện điện tử tích hợp không chỉ quản trị thư viện mà còn có khả năng mở rộng và tương thích với hệ thống bên ngoài, đặc biệt là phân hệ mượn liên thư viện, giúp kiểm soát quá trình mượn tài liệu từ các thư viện khác và cho phép cán bộ thư viện theo dõi tiến trình mượn và trả tài liệu một cách dễ dàng.
PHÂN HỆ QUẢN LÝ TIN TỨC
- Tạo mục sách mới cho bạn đọc đưa lên OPAC trong phần thông tin thư viện được dưới dạng dữ liệu so á
- Thông tin sách mới được sắp xềp theo môn loại
- Quản lý diễn đàn bạn đọc, thiết lập cũng như huỷ bỏ các thông tin khoâng caàn thieát.
PHÂN HỆ ẤN PHẨM ĐIỆN TỬ (EBOOK)
Khả năng chuyển đổi dữ liệu điện tử thành ebook giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi các nguồn văn bản như Word, Excel, Text hoặc HTML sang các định dạng ebook phổ biến như XML hay PDF Việc này cho phép người dùng linh hoạt lựa chọn chuẩn ebook phù hợp để tối ưu hóa quá trình xuất bản và chia sẻ nội dung kỹ thuật số.
Khả năng cập nhật sách điện tử qua mạng Internet hoặc Intranet cho phép chuyển đổi các dữ liệu đa phương tiện như âm thanh, hình ảnh, video thành sách điện tử (ebook) một cách dễ dàng và nhanh chóng Việc này giúp nâng cao hiệu quả trong việc cập nhật nội dung, cung cấp trải nghiệm đọc phong phú hơn cho người dùng, đồng thời mở rộng khả năng tiếp cận kiến thức qua các thiết bị số.
- Khả năng thống kê điện tử về dung lượng, chủng loại
12.PHÂN HỆ QUẢN LÝ CÁC DỮ LIỆU SỐ (OCR)
Phân hệ này cho phép số hóa tài liệu bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), biên mục và quản lý quyền truy cập dựa trên nhận dạng tài liệu văn bản máy đọc được, đồng thời xác định thông tin chỉ mục và kết quả bảo quản số liệu (meta data) Dữ liệu chưa được số hóa được đưa vào hệ thống qua một dây chuyền nhập liệu, và các dữ liệu số hóa có thể phân quyền truy cập cho các nhóm người dùng như giáo viên, nhà nghiên cứu hay sinh viên, đồng thời ghi lại quá trình sử dụng của từng đối tượng Phân hệ này cũng được thiết kế phù hợp riêng cho từng thư viện nhằm tận dụng nguồn thông tin điện tử hiệu quả hơn.