“tìm hiểu công tác kế toán và quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 21- vinaconex”

Lời cảm ơn Sau quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã hoàn thành khóa luận với sự nỗlực của bản thân, sự giúp đỡ của các thầy cô, các tổ chức, cá nhân, gia đình và bạn bè, đến nay tôi đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GV HƯỚNG DẪN:

GV LÊ THỊ THANH HẢO

HÀ NỘI-2011

Lời cảm ơn

Sau quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã hoàn thành khóa luận với sự nỗlực của bản thân, sự giúp đỡ của các thầy cô, các tổ chức, cá nhân, gia đình và bạn

bè, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài: “Tìm hiểu

công tác kế toán và quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại công

ty Cổ phần xây dựng số 21 – VINACONEX”

Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy

cô giáo, đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh đãnhiệt tình dạy bảo và truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong quá trình họctập và rèn luyện tại trường

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Lê Thị Thanh Hảo - Giảng viên khoa

Kế toán & QTKD – đã dành nhiều thời gian, tâm huyết, tận tình hướng dẫn, chỉ bảotôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám đốc Công ty Cổ phần xây dựng số

21, phòng tài chính kế toán và các anh chị trong công ty đã tạo cho tôi điều kiện tốtnhất tại quý công ty trong suốt thời gian thực hiện đề tài này Đặc biệt, là phòng kếtoán đã nhiệt tình giúp đỡ tôi tiếp xúc thực tế công việc và cung cấp những thông tintrung thực nhất cho nghiên cứu này

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn sự quan tâm, động viên, giúp đỡ của gia đình,người thân và bạn bè trong suốt thời gian qua

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày….tháng….năm 2011

Tác giả khóa luận

Lâm Thị Vui

i

MỤC LỤC

ii

Bảng 3.11 Bảng theo dõi công nợ phải thu KH theo thời hạn thanh toán Error:Reference source not found

Bảng 3.12 Bảng theo dõi số tiền khách hàng ứng trước Error: Reference source notfound

Bảng 3.13 Bảng phân loại nợ trả nhà cung cấp theo thời hạn Error: Reference sourcenot found

iii

DANH MỤC CÁC BIỂU

Biểu 3.1 Sổ chi tiết tài khoản 131 Error: Reference source not found Biểu 3.2: Sổ tổng hợp tài khoản 131 Error: Reference source not found Biểu 3.3: Sổ cái Error: Reference source not found Biểu 3.4: Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 331 Error: Reference source not found Biểu 3.5: Mẫu Sổ tổng hợp tài khoản 331 Error: Reference source not found Biểu 3.6: Sổ cái Error: Reference source not found Biểu 3.7: Mẫu sổ nhật ký chung Error: Reference source not found

iv

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán của TK 131 Error: Reference source not found

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán của TK 131 đối với DN chịu thuế theo phương pháptrực tiếp Error: Reference source not found

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải trả Error: Reference source not found

Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải trả Error: Reference sourcenot found

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán TK 331 đối với DN chịu thuế theo phương pháp trựctiếp Error: Reference source not found

Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý Error: Reference source not found

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Error: Reference source notfound

Sơ đồ 3.3 : Hình thức Nhật ký chung Error: Reference source not found

Sơ đồ 3.4 : Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải thu KH Error:Reference source not found

Sơ đồ 3.5: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải trả KH Error:Reference source not found

Sơ đồ 3.6: Sơ đồ kế toán công nợ phải trả tại công ty

Error: Reference source not found

v

Cổ phầnChiết khấu thương mạiChiết khấu than toánDoanh nghiệp

Doanh nghiệp Nhà nướcGiá trị gia tăng

Khách hàngNguồn vốnQuản lýSản xuất kinh doanhTài sản

Tổ chức hành chínhTài chính kế toánTài khoản

Triệu đồngTài sản cố địnhTài sản lưu độngViệt nam đồngVật liệu xây dựng

vii

PHẦN I

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua, cùng với xu thế phát triển toàn cầu, Việt Nam đangthực sự có bước chuyển về mọi mặt, đặc biệt là sự đổi mới của nền kinh tế đã tạođiều kiện cho các thành phần kinh tế phát triển và đạt được những thành tựu đángtrân trọng Bên cạnh đó, các thành phần kinh tế nói chung và các DN nói riêng đangphải đối mặt với nhiều thách thức mới Vì vậy để tồn tại và phát triển góp phần vào

sự phát triển chung của đất nước thì mỗi DN cần tìm cho mình hướng đi đúng đắntrong hoạt động SXKD, đặc biệt là trong quản lý tài chính Tài chính của DN vữngmạnh thì tạo điều kiện cho sự phát triển ổn định và bền vững của chính DN Nếuvốn được quay vòng tốt thì hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ diễn ra vô cùng thuậnlợi Tuy nhiên, phần lớn các giao dịch đều thực hiện theo phương thức trả chậmhoặc trả góp, vì vậy các khoản nợ phát sinh là một tất yếu Đó là một vấn đề “nhạycảm” đòi hỏi doanh nghiệp phải thực sự khéo léo ứng xử sao cho có thể vừa lòng và

có uy tín với khách hàng

Thực tế hiện nay cho thấy, công tác thanh toán và quản lý công nợ ở các DNcòn gặp phải nhiều vấn đề trong việc tìm đối tác kinh doanh phù hợp, công tác thuhồi nợ gặp nhiều khó khăn, thủ tục thanh toán còn phức tạp, khả năng thanh toánchậm … ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và việc giám sát hoạt động tàichính DN nói chung và Công ty Cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX nói riêngtrong điều kiện các đối tác kinh doanh ngày càng nhiều do quy mô sản xuất kinhdoanh ngày càng mở rộng

Để làm tốt công tác này không chỉ đòi hỏi kế toán phải phản ánh chính xáccác khoản nợ phải thu và nợ phải trả mà đi cùng với nó là công tác quản lý nợ cầnphải được quan tâm, điều này đòi hỏi phải có sự thống nhất và đồng bộ Xuất phát

từ tính thời sự và tầm quan trọng của vấn đề quản lý thanh toán nợ với khách hàng

và nhà cung cấp, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu công tác kế toán

1

và quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX” để thấy được những tồn tại mà đơn vị đang gặp phải,

từ đó có những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán thanh toán

và quản lý công nợ được tốt hơn

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán và quản lý công nợ đối với khách hàng,nhà cung cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX Trên cơ sở đó đềxuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý nợ phải thu đối vớikhách hàng, nợ phải trả đối với nhà cung cấp tại công ty

1.3 Đối tượng nghiên và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là sổ sách kế toán, chứng từ, bảng biểu, báocáo tài chính liên quan tới công nợ của công ty

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

a) Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác kế toán và quản lý

công nợ tại công ty cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX

2

b) Về không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty cổ phần xây dựng số

21-VINACONEX- Khu hành chính mới- Q Hà Đông- Hà Nội

c) Về thời gian: Đề tài được tiến hành nghiên cứu từ ngày 27/12/2010 đến

ngày 27/05/2011 Số liệu tập trung vào 3 năm từ 2008-2010

3

PHẦN II TỔNG TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan tài liệu

*) Công nợ phải thu: Nợ phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp tính

dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa được thanh toán cho doanh nghiệp

Nợ phải thu được kế toán công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán baogồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạnthanh toán Các khoản nợ được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phảnánh các khoản tiền được thanh toán trong tương lai

Nói cách khác, nợ phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bịcác doanh nghiệp, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phảithu hồi Công nợ phải thu bao gồm:

- Công nợ phải thu khách hàng: Là các khoản cần phải thu do doanh nghiệp

bán chịu hàng hoá, sản phẩm, bất động sản đầu tư, TSCĐ… Khoản này hiện nay

4

đang chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu ở hầu hết các doanh nghiệp bởihình thức trả chậm hoặc trả góp để thu hút khách hàng Điều đó gây không ít khókhăn cho các doanh nghiệp trong quản lý nợ phải thu, cần có biện pháp thu hồi kịpthời

- Khoản trả trước người bán: phản ánh số tiền trả trước cho người bán, chưa

nhận được hàng hoá, dịch vụ

- Công nợ phải thu nội bộ: phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh

nghiệp đối với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc hoặc các đơn vị phụ thuộctrong một doanh nghiệp độc lập, các doanh nghiệp độc lập trong Tổng công ty vềcác khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ hoặc các khoản mà doanh nghiệp cónghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc đơn vị cấp trên cấp cho cấp dưới

- Khoản phải thu từ tạm ứng: là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp

giao cho người tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất hoặc giải quyết một côngviệc nào đó được phê duyệt

- Khoản phải thu khác: là các khoản phải thu từ hoạt động kinh tế phát sinh

không nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp

- Thuế GTGT được khấu trừ: đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo

phương pháp khấu trừ thuế, thuế GTGT được khấu trừ là số tiền doanh nghiệp đãnộp ngân sách nhà nước thông qua người bán khi doanh nghiệp mua vật tư, hànghoá, TSCĐ và sẽ được nhà nước khấu trừ với thuế GTGT đầu ra hoặc hoàn trả theoluật thuế GTGT hiện hành Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được

kê khai khấu trừ khi xác đinh thuế GTGT phải nộp của tháng đó Nếu số thuếGTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra thì được khấu trừ đúngbằng số thuế GTGT đầu ra, số còn lại được khấu trừ vào kỳ tính thuế sau hoặc đượcxét hoàn thuế theo quy định của luật thuế GTGT

*) Công nợ phải trả: Nợ phải trả là số vốn mà DN đi vay, đi chiếm dụng

của các đơn vị, tổ chức cá nhân nên DN có trách nhiệm phải trả

Quá trình phát triển SX - KD và lớn mạnh về quy mô của DN đòi hỏi phải cólượng vốn ngày càng nhiều Vì vậy để đáp ứng nhu cầu vốn cho SX - KD thì ngoài

5

nguồn vốn tự có DN còn phải huy động vốn từ bên ngoài Do đó hình thành nên cáckhoản phải trả trong các DN Công nợ phải trả bao gồm:

- Công nợ phải trả nhà cung cấp: Phải trả cho người bán là toàn bộ giá trị

hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ mà DN nhận được, nhưng chưa trả tiền và cótrách nhiệm thanh toán với người bán trong thời gian mua chịu

- Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước:

Trong nền kinh tế thị trường các DN HĐKD và có quyền tự chủ về tài chính

và phương thức hoạt động của mình nhưng phải trong khuôn khổ pháp luật dưới sựquản lý và định hướng của Nhà nước Nhà nước với vai trò điều tiết các hoạt độngkinh tế đi vào quỹ đạo chung, phù hợp với lợi ích của xã hội, tạo môi trường kinhdoanh lành mạnh cho các thành phần kinh tế Vì vậy, các DN hoạt động trong môitrường đó bên cạnh được hưởng quyền lợi do Nhà nước đem lại thì phải có nghĩa vụvới Nhà nước trong việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Các DN đã và đang góp phầnxây dựng Nhà nước bằng nhiều hình thức nhưng hình thức manh tính bắt buộc nhất

đó là nộp thuế Và thuế được đánh giá là nguồn thu chủ yếu của ngân sách quốc gia.Thuế mà các DN phải nộp gồm các loại sau:

+ Thuế GTGT (giá trị gia tăng) là loại thuế gián thu được tính trên khoản giátrị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thôngđến tiêu dùng

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóa dịch

vụ đặc biệt nằm trong danh mục Nhà nước quy định Thông thường đây là nhữnghàng hóa, dịch vụ cao cấp vượt trên nhu cầu phổ thông của đời sống xã hội, tiêudùng không có lợi cho sức khỏe, môi trường, gây lãng phí cho xã hội và có thể gâyảnh hưởng tiêu cực đến đời sống văn hóa xã hội…

+ Thuế thu nhập DN là loại thuế trực thu tính trên thu nhập chịu thuế của các

DN trong kỳ tính thuế Thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) là một trong cácnguồn thu quan trọng của Ngân sách Nhà nước và có xu hướng tăng lên cùng với sựtăng trưởng của nền kinh tế

6

+ Thuế xuất khẩu, nhập khẩu là sắc thuế đánh vào hàng hóa xuất khẩu hoặcnhập khẩu trong quan hệ thương mại quốc tế Đây là công cụ quan trọng của Nhànước để kiểm soát hoạt động ngoại thương

- Vay ngắn hạn: là các khoản tiền vay mà DN có trách nhiệm phải trả trong

một chu kỳ SXKD, trong vòng một năm Vay ngắn hạn, được sử dụng cho mục đíchđầu tư vốn lưu động, các khoản vay ngắn hạn thường được trả bằng TSLĐ và cáckhoản nợ ngắn hạn mới phát sinh Có các hình thức cho vay ngắn hạn: cho vaythanh toán, cho vay theo hạn mức tín dụng, cho vay theo hợp đồng, cho vay theotừng lần, mua nợ

- Công nợ phải trả cho các tổ chức tín dụng: phát sinh khi DN vay, nhận kýquỹ, ký cược…

- Vay dài hạn: là khoản vay có thời hạn một năm trở lên hoặc sau một chu

kỳ kinh doanh bình thường Các khoản vay dài hạn thường được thanh toán bằngKQSXKD của DN Vay dài hạn thường được sử dụng cho mục đích mua sắmTSCĐ, xây dựng cơ bản, cải tiến kỷ thuật, mở rộng quy mô SXKD và một sốtrường hợp tài trợ cho cả nguồn vốn lưu động tạm thời

- Phải trả công nhân viên: để tiến hành SXKD, các DN sử dụng lao động

trực tiếp và gián tiếp cho SXKD Hao phí lao động của DN đã góp phần tạo ra sảnphẩm hàng hóa, dịch vụ, vì vậy DN phải trả cho người lao động dưới hình thức tiềnlương Ngoài ra DN còn phải trả cho người lao động các khoản phụ cấp khác nhưđộc hại, phụ cấp trách nhiệm, BHXH khi ốm đau, tai nạn lao động

- Các khoản phải trả trong nội bộ doanh nghiệp

Là khoản phải trả giữa các đơn vị cấp trên là đơn vị hạch toán kinh tế độc lậpvới các đơn vị cấp dưới, là những đơn vị phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị phụ thuộclẫn nhau mà các đơn vị đều có tổ chức kế toán riêng

- Phải trả phải nộp khác: là các khoản mà DN phải trả, phải nộp chưa được

phản ánh vào các tài khoản trên Nội dung bao gồm:

Các loại vật tư, tài sản thừa trong kiểm kê

Các khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật

7

Các khoản phải nộp cho các tổ chức xã hội và cấp trên về kinh phí côngđoàn, BHXH, BHYT…

2.1.1.2 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán công nợ trong DN

* Yêu cầu đối với kế toán công nợ trong DN:

Tổ chức công tác kế toán công nợ trong DN một cách khoa học và hợp lý có ýnghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán được thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ

và phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý công nợ Để công tác kế toán trở thành công cụ quản lý đắc lực trong DN, công tác quản lý công nợ cần phải đáp ứng

những yêu cầu sau:

- Về chứng từ kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt độngmua – bán trả chậm, trả góp, kế toán đều phải lập chứng từ một cách rõ ràng, đầy

đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung, theo mẫu quy định Chứng từ kế toán phảiđược sắp xếp theo thời gian, theo nội dung kinh tế và là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Về tài khoản và sổ sách kế toán: Căn cứ vào chuẩn mực kế toán do Bộ tàichính ban hành, DN có thể xây dựng cho mình hệ thống tài khoản và sổ sách phù

hợp với yêu cầu quản lý trong DN

Sổ sách kế toán phải được ghi chép kịp thời, số liệu trên sổ phải chính xác, đúngvới chứng từ kế toán, làm căn cứ để xác định và theo dõi các khoản nợ phải thu vàphải trả trong DN Cuối kỳ, kế toán phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính để tổnghợp và thuyết minh tình hình tài chính của DN

 Về phương pháp hạch toán: Kế toán cần sử dụng đúng tài khoản, đúng quytrình hạch toán, tránh tình trạng hạch toán sai ảnh hưởng đến uy tín và kết quả kinhdoanh của DN

* Nhiệm vụ của kế toán công nợ đối với KH và nhà cung cấp trong DN:

Để đạt được những yêu cầu trên, công tác kế toán trong DN cần phải thựchiện những nhiệm vụ sau:

 Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý áp dụnghình thức tổ chức sổ sách kế toán phù hợp

8

 Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán trong DN Trong quá trình thựchiện cần phối hợp giữa các bộ phận và các nhân viên kế toán để kiểm tra, cung cấp

số liệu chính xác, kịp thời

 Nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ

2.1.1.3 Kế toán nợ phải thu khách hàng

- Chứng từ sử dụng: Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toántrong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng bao gồm: Hợp đồng cungứng hàng hóa, hóa đơn bán hàng, phiếu thanh toán, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấybáo Có của ngân hàng…

- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – “Phải thu khách hàng” Tài khoản này

được sử dụng chi tiết cho từng đối tượng, từng KH

- Sổ sách sử dụng: Theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ tăng, giảm công nợđối với KH, mỗi DN sẽ tiến hành ghi chép trên hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợpcủa mình hình thức ghi sổ kế toán mà DN áp dụng

+ Hạch toán sổ chi tiết: Các nghiệp vụ liên quan đến công nợ đối với KHđược theo dõi trên sổ chi tiết công nợ Tùy theo yêu cầu quản lý về việc cung cấpthông tin DN có thể mở và lựa chọn mẫu sổ phù hợp với DN mình Cuối tháng hoặc

cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu trên các sổ này làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi

tiết đối với KH

+ Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ phù hợp vớitình hình thực tế và hình thức sổ kế toán mà DN áp dụng

- Nguyên tắc hạch toán:

+ Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theotừng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghichép theo từng lần thanh toán Không được phép bù trừ giữa các đối tượng khácnhau (trừ khi có sự thỏa thuận giữa các đối tượng với DN);

+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa,bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đãthu qua ngân hàng)

9

+ Trong việc hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phânloại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năngkhông thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòihoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

+ Trong quan hệ mua bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, cungcấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hànghóa, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ không theo thỏa thuận trong hợp đồngkinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại sốhàng đã giao

+ Đối với các khoản phải thu KH có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi bằngđơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thích hợp vàthực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm

- Kết cấu tài khoản và nội dung phản ánh:

Bên Nợ

+ Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu

tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ

+ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

+ Chênh lệch tăng do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Bên Có

+ Số tiền khách hàng đã trả nợ

+ Số tiền đã nhận trước, trả trước của khách hàng

+ Khoản tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng vàkhách hàng có khiếu nại

+ Doanh thu của số hàng hoá đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGThoặc không có thuế GTGT)

+ Số tiền chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho người mua + Chênh lệch giảm do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Số dư bên nợ: Là số tiền còn phải thu khách hàng.

Tài khoản này có thể có số dư bên có: số dư bên có phản ánh số tiền nhậntrước, hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng chi tiết theo

10

từng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo đốitượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “ tài sản” và bên “nguồnvốn”

Chênh lệch tăng ngoại tệ

Chênh lệch giảm ngoại tệ

TK635Chiết khấu thanh toán

TK521,531,532

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

TK3331Thuế GTGT (nếu có)

TK111,112,113Khách hàng ứng tiền trước

hoặc thanh toán tiền

TK331Thu bù nợ phải trả

TK139,642

Nợ khó đòi xử lý xóa sổ

TK004Đồng thời ghi

11

Với các DN tính theo phương pháp trực tiếp: Các bút toán cũng hạch toántương tự như DN tính theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác bút toán ghi nhận doanhthu HĐKD, hoạt động tài chính ghi theo giá đã có thuế Được thể hiện qua sơ đồ 2.2

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán của TK 131 đối với DN chịu thuế theo phương pháp

TK 635

Số tiền khấu trừ CKTT

TK 111, 112Thu tiền có trừ

chiết khấu

TK 531Giảm giá đã có thuế của hàng

đã bán bị trả lại

TK 139, 642Xóa nợ của khách hàng

12

2.1.1.4 Kế toán nợ phải trả nhà cung cấp

Công nợ đối với nhà cung cấp phát sinh khi DN mua vật tư, hàng hóa, lao

vụ, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân, DN khác nhưng chưa trả tiền hoặc khi DN đặttrước tiền hàng cho nhà cung cấp Hạch toán công nợ đối với nhà cung cấp thựcchất là phản ánh các nghiệp vụ làm tăng, giảm loại công nợ này Việc hạch toán tốtcông nợ với nhà cung cấp sẽ giúp cho công tác quản lý có thông tin ban đầu về nhà

cung cấp theo từng đối tượng để theo dõi và từ đó có cách quản lý theo từng đối

tượng đó

- Nguyên tắc hạch toán:

+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặccho người nhận thầu xây dựng chính, cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượngphải trả Trong chi tiết cho từng đối tượng phải trả, tài khoản này cần phản ánh cả sốtiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưanhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao

+ Không hạch toán vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa,dịch vụ trả tiền ngay

+ Những hàng hóa, dịch vu, vật tư đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối thángvẫn chưa có hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán

+ Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rànhmạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng báncủa người bán

- Chứng từ sử dụng:

Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóađơn VAT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa;phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ …

+ Chứng từ ứng trước tiền : Phiếu thu (do người bán lập)

+ Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệmchi, Séc …

13

Kết cấu của TK 331 – “Phải trả người bán”

+ Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theohợp đồng

+ Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấpthuận cho DN giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán

+ Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lạingười bán

Bên Có: phản ánh tổng số tiền phải trả nhà cung cấp, số tiền ứng thừa

được người bán trả lại; các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả nhà cung cấp

Số dư: tài khoản này có thể có số dư ở hai bên Dư có thể hiện số còn phải

trả nhà cung cấp Dư nợ phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho nhà cung cấp

- Phương pháp hạch toán: phương pháp hạch toán đối với DN áp dụng theophương pháp khấu trừ thuế được thể hiện qua sơ đồ 2.2

- Sổ sách kế toán

• Hạch toán chi tiếtViệc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ 2.2

14

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải trả

Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiếtghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết

TK 331 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép Theo qui địnhchung, đối với các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêngcho từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ

Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với ngườibán Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331

 Hạch toán tổng hợp

+ Đối với các DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ việc hạch toán tổng

hợp tài khoản phải trả người bán được thể hiện qua sơ đồ 2.3:

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết

TK 331 hợp chi tiết Bảng tổng

TK 331

15

111,112, 141,311,341 TK 331 111,112

1,Thanh toán tiền mặt, tiền vay 8,Tiền đặt trước, tiền thừa được

(kể cả tiền đặt trước) người bán chấp nhận

3, Thanh toán bù trừ 10,Giá trị TSCĐ mua ngoài,số

phải trả người nhận thầu XDCB

151,152,156 133

4, Chiết khấu, giảm giá, hàng Thuế GTGT

mua trả lại đầu vào

133 621,627,641,642

5,Thuế GTGT được 11, Dịch vụ mua chịu

khấu trừ

Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải trả

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu

16

+ Với DN tính thuế theo phương pháp trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ 2.4Các bút toán ghi cho TK 331 “ Phải trả người bán” là tương tự như các DN tínhthuế theo phương pháp khấu trừ, nhưng giá trị ghi trong các bút toán ghi nhận giá trịvật tư, hàng hóa, TSCĐ là tổng giá trị thanh toán, tức là giá trị đã có thuế

TK 111, 112 TK 331 TK 211, 213 Thanh toán tiền hàng Mua chịu TSCĐ

Dùng tiền vay thanh toán Nhận dịch vụ cung cấp của

Cho người bán người bán

2.1.1.5 Quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp

a/ Khái niệm về quản lý nợ phải thu, nợ phải trả

*) Khái niệm quản lý

Quản lý là sự tác động có mục đích, có tổ chức của chủ thể quản lý lên đốitượng quản lý và khách thể quản lý một cách gián tiếp và trực tiếp nhằm sử dụng

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu

17

hiệu quả nhất các tiềm năng các cơ hội của hệ thống để đạt được mục đích đặt ratrong điều kiện biến động của mục tiêu

*) Khái niệm về quản lý nợ phải thu, nợ phải trả

Quản lý nợ phải thu, nợ phải trả là sự tác động củ nhà quản lý DN lên các đốitượng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp nhằm kiểm soát, duy trì tình hình tài chínhcủa DN ở trạng thái ổn định, hạn chế nguồn vốn bị chiếm dụng và tận dụng tối đanguồn vốn chiếm dụng được nhưng phải đảm bảo phù hợp để phát triển

b/ Ý nghĩa của việc quản lý công nợ

Công nợ trong DN là một trong những bộ phận phản ánh tình hình tài chínhcũng như tình hình tài sản, nguồn vốn của DN Vì thế, việc quản lý công nợ trong

DN có ý nghĩa to lớn

 Đối với công nợ phải thu khách hàng: QL công nợ giúp cho DN thu hồiđầy đủ, đúng hạn các khoản thu, tránh tình trạng ứ đọng vốn, mất mát vốn do nợquá hạn, nợ khó đòi, nợ không thu hồi được Ngoài ra, thông qua QL công nợ mànhà QL có thể đưa ra một chính sách tín dụng thương mại có hiệu quả nhằm tácđộng đến doanh sổ bán ra để tạo ra kết quả SXKD có lợi cho DN

 Đối với công nợ phải trả nhà cung cấp: Quản lý công nợ phải trả nhà cung

cấp sẽ giúp cho DN có kế hoạch trả nợ đúng hạn, đầy đủ với chi phí thấp nhất vàtránh cho DN không rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán dẫn tới phá sản.Qua đó sẽ tạo ra cho DN tình hình tài chính lành mạnh, có uy tín với các đối táckinh doanh và có điều kiện huy động vốn nhanh chóng trong các trường hợp cầnthiết

c/ Yêu cầu quản lý công nợ phải thu, nợ phải trả của doanh nghiệp

- Trong DN, công nợ phải thu phát sinh đa dạng và phức tạp Tình trạngchiếm dụng vốn lẫn nhau, nợ kéo dài, mất khả năng thanh toán là vấn đề nhức nhốiđối với nhà quản trị DN Để hạn chế những tiêu cực rủi ro, công tác quản lý nợ phảithu đòi hỏi phải đặt ra những yêu cầu cụ thể:

Thứ nhất là, phải thu hồi nợ nhanh, đảm bảo cho DN chủ động về tình hình tàichính

Thứ hai là, cần đôn đốc và áp dụng các biện pháp quản lý nợ sát thực trong thu

18

hồi nợ…

- Tóm lại: Công nợ phải trả thể hiện sức mạnh tài chính cũng như việc tạo lập

chữ tín của DN trên thương trường Do đó, công tác quản lý nợ phải trả là hết sứcquan trọng Phải có kế hoạch vay nợ và trả nợ để đảm bảo nợ đến đâu trả đến đó,nếu việc trả nợ khó khăn, nợ chồng chéo vốn tự có không đủ trang trải hết số nợ.Doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán và có nguy cơ đứngtrước bờ vực phá sản Như vậy, DN phải thường xuyên đối chiếu công nợ để kiểmsoát được các khoản nợ, chủ động trong việc thanh toán để đảm bảo uy tín trongquan hệ tín dụng với bạn hàng

d/ Biện pháp quản lý công nợ trong doanh nghiệp

Biện pháp quản lý công nợ rất quan trọng Tuy nhiên tùy theo từng loại nợ vàcăn cứ vào mục tiêu QL nợ mà có các biện pháp QL nợ phù hợp

) Quản lý công nợ phải thu KH

- Công nợ phải thu KH:

 Công nợ phải thu KH phát sinh rất đa dạng và phức tạp đòi hỏi công tác

QL phải bám sát vào tình hình thực tế Với mục đích là làm thế nào thu hồi công nợnhanh, đầy đủ, kịp thời nhưng không ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và lợinhuận của DN thì DN cần tập trung theo dõi các khoản nợ theo tính chất, theo đốitượng và theo thời gian làm căn cứ để hình thành kế hoạch thu nợ một cách hợp lý

và có biện pháp xử lý phù hợp

 Đầu tiên DN cần phân loại nợ để quản lý bằng cách mở sổ theo dõi tìnhhình công nợ đối với KH Việc này thường được bộ máy kế toán thực hiện với mụcđích cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ quá trìnhthu nợ cũng như công tác lập kế hoạch trả nợ Để có thể thực hiện được đòi hỏi ghichép phải được thường xuyên, liên tục, phương pháp hạch toán phải chính xác, khoahọc Thông thường, tình hình nợ đối với KH thường được QL trên các khía cạnh sau: + Quản lý theo đối tượng: DN phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng KH mà

DN bán chịu để có chính sách cụ thể, linh hoạt cho từng KH Những khoản nợ củanhững KH có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định

19

+ Quản lý theo tuổi nợ: Đòi hỏi DN phải ghi chép chính xác thời điểm phátsinh khoản nợ phải thu cũng như thời hạn thu hồi để định ra khoảng thời gian hợp lýnhất đảm bảo thụ hồi đủ nợ tránh dây dưa kéo dài Đồng thời, DN cần có biện phápđối với các khoản nợ quá hạn.

 Tùy đặc điểm của từng khoản nợ, DN có những biện pháp xử lý phù hợp:

 Đối với các khoản phải thu đến hạn thu hồi: Cần phải hoàn tất hó đơn,chứng từ để phục vụ sao cho thu hết, thu đủ theo đúng thời hạn ghi trên hợp đồng

đã ký kết Thực hiện thu nợ dứt điểm, tránh nợ chuyển thành nợ quá hạn, nợ khó đòilàm gia tăng thêm chi phí trong quản lý khoản nợ này

 Đối với khoản phải thu quá hạn: DN cần có chính sách cứng rắn thúc đẩy

KH trả nợ như: Tăng lãi suất, cắt giảm việc bán hàng, không để nợ quá hạn thành

nợ khó đòi

 Đối với các khoản nợ khó đòi: Chỉ cần thu hồi được số nợ gốc ban đầuđồng thời không bán hàng theo phương thức bán chậm nữa mà kiên quyết thu tiềnngay

 Ngoài ra, Các DN hiện nay còn thực hiện QL công nợ thông qua chínhsách tín dụng thương mại, tức là DN sẽ đưa ra một chính sách tín dụng hợp lý đểtạo ra một mức doanh số và nợ phải thu như mong muốn Một chính sách tín dụngthương mại bao gồm các nội dung sau:

Một là, tiêu chuẩn tín dụng: Đó là tiêu chuẩn về sức mạnh tài chính tối thiểu

của KH để được cấp tín dụng thương mại Mỗi DN sẽ đề ra một tiêu chuẩn tín dụngphù hợp tiềm lực tài chính cũng như đặc điểm KH của mình Nhưng chú ý rằng nếutiêu chuẩn này quá cao sẽ loại bỏ KH tiềm năng, làm giảm lợi nhuận, còn nếu tiêu

20

chuẩn này quá thấp có thể làm doanh thu tăng nhưng cũng có thể làm xuất hiệnnhững khoản tín dụng của KH mà DN có thể xem xét có nên bán chịu cho một KHnào đó hay không Khả năng được phán đoán dựa trên các khía cạnh sau đây:

 Phẩm chất tư cách tín dụng: Được phán đoán trên cơ sở việc thanh toán cáckhoản nợ trước đây của KH với DN hoặc với các DN khác;

 Năng lực trả nợ: Cơ sở để phán đoán là chỉ tiêu khả năng thanh toánnhanh;

 Vốn của KH: Là tiêu chuẩn đẻ đánh giá tiềm năng tài chính dài hạn củaKH;

 Thế chấp: Xem xét KH dưới góc độ tài sản của họ có thể sử dụng để đảmbảo cho các khoản nợ;

 Điều kiện kinh tế: Khả năng phát triển của KH, xu hướng phát triển ngànhnghề trong tương lai

Hai là, Chiết khấu tiền mặt: Là sự khấu trừ làm giảm giá trị hàng hóa trên

hóa đơn bán hàng nhằm khuyến khích KH trả tiền ngay hoặc thanh toán trước thờihạn DN có thể thay đổi chính sách chiết khấu để tác động làm thay đổi doanh thu

và nợ phải thu Khi tỷ lệ chiết khấu tăng dần dẫn đến doanh số bán ra tăng, các chiphí thu hồi nợ phải thu và nợ phải thu khó đòi cũng có thể tăng

Ba là, thời hạn bán chịu: Đó là độ dài về thời gian kể từ ngày giao hàng đến

ngày nhận được tiền bán hàng Khi thời hạn bán chịu tăng lên đồng nghĩa với việc

DN phải đầu tư lớn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thutiềng bán hàng cũng gia tăng Tuy nhiên doanh thu tiêu thụ cũng tăng nhanh và cóthể thu hút thêm được KH mới

Bốn là, Chính sách thu tiền: Là các biện pháp áp dụng để thu hồi các khoản

nợ phải thu quá hạn Các biện pháp này bao gồm: Gửi thư, gọi điện thoại, cử ngườithu đến thu nợ trực tiếp, tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết… Khi Dn áp dụngcác biện pháp đòi nợ cứng rắn thì khả năng thu nợ được sẽ lớn hơn Do đó, sẽ làmgiảm nợ phải thu nhưng chi phí thu tiền cao, KH sẽ cảm thấy khó chịu khi bị đòitiền gắt gao dẫn tới mất khách

Trong thời đại ngày nay, hàng hóa đa dạng, phong phú; quan hệ mua bán chịu

21

) Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp:

- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp:

 Cũng giống như công nợ phải thu KH, công nợ phải trả nhà cung cấp cũngphát sinh ở hầu hết các DN với tính chất thường xuyên, phức tạp do tính chất liêntục trong SXKD, sự đa dạng của các yếu tố đầu vào và nhà cung cấp Vì thế, việc

QL công nợ phải trả nhà cung cấp cũng hết sức phức tạp Khác với công nợ phải thu

KH, công nợ phải trả nhà cung cấp là khoản tiền vốn DN chiếm dụng các DN khácthông qua việc mua vật tư, hàng hóa cho hoạt động SXKD nhưng chưa trả tiền Do

đó, đây là khoản nợ mà DN có trách nhiệm thanh toán Việc thanh toán đúng hạn,sòng phẳng phản ánh mối quan hệ của DN với nhà cung cấp tốt hay quản lý nợ tốt.Trong khi đó có những trường hợp thanh toán không đúng hợp đồng đã ký kết,khiến chủ nợ nhắc nhở nhiều lần làm ảnh hưởng xấu tới uy tín của DN Trường hợp

DN không có khả năng thanh toán sẽ đẩy DN đến nguy cơ phá sản Mục tiêu của

QL công nợ phải trả nhà cung cấp là làm sao để các đối tượng quan tâm đến tìnhhình tài chính của DN, đánh giá là DN có khả năng tín dụng tốt được hưởng chínhsách ưu đãi và không ngừng nâng cao uy tín với các đối tác Để làm được điều này,trước hết DN cần phân loại công nợ phải trả nhà cung cấp theo đối tượng, theo thờigian, theo hình thức nợ và đồng thời thực hiện việc QL công nợ theo từng đối tượngđó:

22

+ Quản lý công nợ theo nhà cung cấp nhằm định rõ khoản nợ thuộc về ai,tránh tình trạng nhầm lẫn nhà cung cấp với nhau Với mỗi nhà cung cấp sẽ cónhững điều khoản quy định cụ thể cho DN, từ đó giúp cho DN có những ứng xửphù hợp đáp ứng yêu cầu của từng nhà cung cấp

+ Quản lý công nợ theo thời gian đòi hỏi DN phải phân loại các khoản nợtheo thời hạn thanh toán Điều này giúp DN có kế hoạch dự trữ tiền một cách hợp

lý, đảm bảo trả nợ đúng hạn, nhanh chóng, gon nhẹ

+ Quản lý công nợ theo hình thức thanh toán: Trong nhiều trường hợp nhàcung cấp yêu cầu thanh toán đúng hình thức như trong thỏa thuận Như vậy việcphan loại công nợ theo hình thức thanh toán giúp DN chuẩn bị thủ tục cần thiết choviệc thanh toán

Trên cơ sở các thông tin về tình hình công nợ trả nhà cung cấp, nhà QL phảilập kế hoạch huy động nguồn vốn tín dụng cũng như lập kế hoạch trả nợ nhưng phảichú ý rằng việc huy động nguồn vốn tín dụng phải xuất phát từ nhu cầu SXKD của

DN để phục vụ cho SXKD và phải nằm trong khả năng thanh toán của DN Côngtác lập kế hoạch trả nợ nên được thực hiện trong sự ràng buộc với kế hoạch huyđộng vốn, kế hoạch dự trữ tiền mặt và quan trọn hơn là phải căn cứ vào trong thờihạn hợp đồng thanh toán đã ký kết Có như vậy tình hình tài chính của DN mớiđược đánh giá lành mạnh, DN vừa tăng cường được nguồn vốn mà không mất thêmchi phái sử dụng vốn

- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp:

Cũng giống như công nợ phải thu KH, công nợ phải trả nhà cung cấp cũng phátsinh ở hầu hết các doanh nghiệp với tính chất thường xuyên, phức tạp do tính chấtliên tục trong SXKD, sự đa dạng của các yếu tố đầu vào và nhà cung cấp Vì thế,việc quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp cũng hết sức phức tạp Khác với công

nợ phải thu KH, công nợ phải trả nhà cung cấp là khoản tiền vốn DN chiếm dụngcác DN khác thông qua việc mua vật tư, hàng hóa cho hoạt động SXKD nhưngchưa trả tiền Do đó đây là khoản nợ mà DN có trách nhiệm thanh toán Việc thanhtoán đúng hạn, sòng phẳng phản ánh mối quan hệ của DN với nhà cung cấp tốt hayquản lý nợ tốt Trong khi đó có những trường hợp thanh toán không đúng hợp đồng

23

đã ký kết, khiến chủ nợ nhắc nhở nhiều lần làm ảnh hưởng xấu tới uy tín của DN.Trường hợp DN không có khả năng thanh toán sẽ đẩy DN đến nguy cơ phá sản.Mục tiêu của quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp là làm sao để các đối tượngquan tâm đến tình hình tài chính của DN, đánh giá là DN có khả năng tín dụng tốtđược hưởng chính sách ưu đãi và không ngừng nâng cao uy tín với các đối tác Đểlàm được điều này, trước hết DN cần phân loại công nợ phải trả nhà cung cấp theođối tượng, theo thời gian, theo hình thức nợ và đồng thực hiện việc quản lý công nợtheo tưng đối tượng đó:

+ Quản lý công nợ theo nhà cung cấp nhằm định rõ khoản nợ thuộc về ai, tránhtình trạng nhầm lẫn nhà cung cấp với nhau Với mỗi nhà cung cấp sẽ có những điềukhoản quy định cụ thể cho DN, từ đó giúp cho DN có những ứng xử phù hợp đápứng yêu cầu của từng nhà cung cấp

+ Quản lý công nợ theo thời gian đòi hỏi DN phải phân loại các khoản nợ theothời hạn thanh toán Điều này giúp DN có kế hoạch dự trữ tiền một cách hợp lý,đảm bảo trả nợ đúng hạn, nhanh chóng, gọn nhẹ

+ Quản lý công nợ theo hình thức thanh toán: Trong nhiều trường hợp nhà cungcấp yêu thanh toán đúng hình thức như trong thỏa thuận Như vậy việc phân loạicông nợ theo hình thức thanh toán giúp DN chuẩn bị thủ tục cần thiết cho việcthanh toán

Trên cơ sở các thông tin về tình hình công nợ trả nhà cung cấp, nhà quản lý phảilập kế hoạch huy động nguồn vốn tín dụng cũng như lập kế hoạch trả nợ nhưngphải chú ý rằng việc huy động nguồn vốn tín dụng phải xuất phát từ nhu cầu SX –

KD của DN để phục vụ cho SX – KD và phải nằm trong khả năng thanh toán của

DN Công tác lập kế hoạch trả nợ nên được thực hiện trong sự rang buộc với kếhoạch huy động vốn, kế hoạch dự trữ tiền mặt và quan trọng hơn là phải căn cứ vàotrong thời hạn hợp đồng thanh toán đã ký kết Có như vậy tình hình tài chính của

DN mới được đánh giá lành mạnh, DN vừa tăng cường được nguồn vốn mà khôngphải mất thêm chi phí sử dụng vốn

- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp:

24

Khi DN đặt trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng hóa, dịch vụ DN cần nhậnđược hàng hóa theo đúng thỏa thuận với nhà cung cấp Quản lý công nợ này kháđơn giản, khi DN ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp cần phải có chứng từ hợp lệ

để chứng minh nhà cung cấp đã nhận tiền và có nghĩa vụ giao hàng cho DN theođúng số lượng và chất lượng và chất lượng cam kết Nếu nhà cung cấp không giaohàng theo đúng thời hạn thì DN có quyền yêu cầu trả lại số tiền mà DN đã đặttrước

2.1.1.6 Một số chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý nợ phải thu, nợ phải trả

- Số dư bình quân nợ phải thu

Chỉ tiêu này càng nhỏ thì càng chứng tỏ doanh nghiệp càng ít khoản nợ phảithu, càng tốt

- Số vòng quay nợ phải thu

Số vòng quay các khoản nợ phải thu

Doanh thu thuần

Số dư bình quân nợ phải thu

Chỉ tiêu này phản ánh trong kỳ kinh doanh các khoản phải thu quay đượcmấy vòng Số vòng quay càng cao thì chứng tỏ tình hình quản lý và thu hồi nợ tốt,doanh nghiệp có khách hàng ổn định và uy tín, thanh toán đúng hạn Mặt khác, sốvòng quay quá cao thể hiện phương thức bán hàng cứng nhắc, gần như bán hàng thutiền bằng tiền mặt, điều này rất khó cạnh tranh và mở rộng thị trường Tùy vào tìnhhình và sách lược của từng doanh nghiệp sẽ được vận dụng cho phù hợp

- Số ngày của một vòng quay nợ phải thu

25

nợ phải thu (ngày/vòng) Số vòng quay các khoản phải thu

Số vòng quay nợ phải thu càng lớn và số ngày một vòng quay càng nhỏ thểhiện tốc độ luân chuyển nợ phải thu càng nhanh, khả năng thu hồi nợ nhanh, hạnchế vốn bị chiếm dụng để đưa vào hoạt động kinh doanh và doanh nghiệp có đượcthuận lợi hơn về nguồn tiền được thanh toán Ngược lại, số vòng quay nợ phải thucàng nhỏ và số ngày một vòng quay càng lớn thì tốc độ luân chuyển nợ phải thuchậm, khả năng thu hồi vốn chậm, gây khó khăn hơn trong thanh toán của doanhnghiệp và nó cũng có thể dẫn đến những rủi ro cao hơn về khả năng không thu hồiđược nợ

- Tỷ lệ khoản phải thu so với tổng vốn

Tỷ lệ khoản phải thu

so với tổng vốn (%) =

Tổng các khoản phải thu

×100

Tổng nguồn vốnChỉ tiêu này cho biết: có bao nhiêu phần trăm vốn thực chất không tham giavào hoạt động sản xuất kinh doanh và mức độ vốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp

Tỷ lệ này ở các doanh nghiệp thường ở mức 15%-20%, nếu con số này quá caophản ánh nguồn vốn của doanh nghiệp bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng lớn, từ

đó có kế hoạch thu hồi nợ để đảm bảo khả năng thanh toán

- Tỷ lệ khoản phải thu so với vốn lưu động

Tỷ lệ khoản phải thu so với

Tổng các khoản phải thu

×100Tổng vốn lưu động

Chỉ tiêu này cho biết: có bao nhiêu phần trăm vốn lưu động thực chất đượchuy động vào sản xuất và mức độ vốn lưu động bị chiếm dụng không có cơ hộiphục vụ cho nhu cầu vốn hiện tại Hệ số này càng nhỏ càng tốt

26

Chỉ tiêu này càng lớn, chứng tỏ nợ quá hạn nhiều, cho thấy doanh nghiệpquản lý nợ phải thu không tốt Vì vậy, doanh nghiệp phải làm sao giảm được tỷ lệnày càng nhỏ càng tốt

Khi phải tính toán chỉ tiêu này, chứng tỏ tình trạng nợ phải thu của doanhnghiệp rất kém Tỷ lệ này càng lớn thì tình hình tài chính của doanh nghiệp càng bị

đe dọa Làm sao để giảm thiểu nhất tỷ lệ này Đây là việc làm không hề đơn giản

Hệ số khă năng thanh toán nợ phải trả

Tình hình quản lý nợ phải trả nhà cung cấp chịu sự chi phối của quy mô công

nợ phải trả nhà cung cấp, mức độ phù hợp về khả năng thanh toán và thực tế thanhtoán nợ diễn ra trong DN Điều này thể hiện qua các chỉ tiêu sau:

Số nợ phải trả nhà cung cấp = Tổng số tiền hàng còn chịu nhà cung cấp =Tổng giá trị thực tế các yếu tố đầu vào mua về - Tổng số tiền đã thanh toán ngaytrong kỳ

Chỉ tiêu này cho biết mức độ rộng lớn của quan hệ tín dụng với nhà cungcấp của DN Mức độ này phụ thuộc vào quy mô đầu vào, thói quen trong quan hệthanh toán Nhìn chung chỉ tiêu này phản ánh khả năng huy động vốn từ nhà cungcấp của nhà quản lý DN Quy mô công nợ này có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hìnhtài chính của DN và thể hiện ở các hệ số về khả năng thanh toán

- Hệ số khả năng thanh toán:

Đây là mối quan hệ giữa tổng giá trị tài sản của DN so với tổng nợ phải trả

Hệ số khả năngthanh toán tổng quát =

Tổng giá trị tài sảnTổng nợ dài hạn + ngắn hạn

Phản ánh giá trị tài sản hiện có mà DN đang quản lý, sử dụng với tổng nợ

27

phải trả Nếu hệ số < 1 báo hiệu sự phá sản của DN, vốn CSH bị mất hoàn toàn, tổng tài sản hiện có không đủ để trả nợ

- Hệ số thanh toán tạm thời

Hệ số thanh toán tạm thời = Tổng tài sản ngắn hạn

Tổng nợ ngắn hạn

Hệ số này cho thấy mức độ đảm bảo thanh toán các khoản nợ DN Nếu lớnhơn 1 và càng lớn thì chứng tỏ khả năng thanh toán của DN là tốt, DN có đủ tài sảnngắn hạn để đảm bảo nợ vay

- Hệ số khả năng thanh toán nhanh

Hệ số khả năng thanh toán nhanh là chỉ tiêu khắt khe hơn để đánh giá khả năngthanh toán ngay của DN

Hệ số này >= 1 phản ánh DN có khả năng thanh toán được hầu hết các khoản

nợ trong cùng thời điểm Nếu < 1 khả năng thanh toán là không khả quan

- Hệ số khả năng thanh toán tức thời

Đánh giá khả năng thanh toán nhanh nhất của DN sử dụng tài sản của mình

để trả các khoản nợ ngắn hạn

Nếu hệ số thanh toán tức thời của DN lớn hơn hoặc bằng 0,5 thì DN có đủkhả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan Nếu nhỏ hơn 0,5 thì DN khókhăn trong việc thanh toán Mặc dù vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không tốt vìvốn bằng tiền quá nhiều sẽ dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn giảm

2.1.2 Tổng hợp và đánh giá các nghiên cứu có liên quan trước đây

Hệ số thanh toán tức thời =

- Luận văn tốt nghiệp Đại học: “ Phân tích tình hình công nợ phải thu và

quản lý công nợ phải thu ở Công ty Cổ phần Phân phối phát triển Việt Nam”- TrầnThị Nga

* Hạn chế: Trong bài viết, giữa mục tiêu nghiên cứu, cơ sở lý luận và kết

quả nghiên cứu chưa có sự thống nhất với nhau Ngoài ra, người viết chưa phản ánhsâu sắc thực trạng công nợ phải thu để làm nền móng cho việc phân tích

- Luận văn tốt nghiệp Đại học: “ Tìm hiểu công tác kế toán thanh toán và

quản lý công nợ tại công ty CP Mỹ Châu – số 161, phố nối – Mỹ Hào – Hưng Yên” của sinh viên Đoàn Thị Quy

* Kết quả đạt được: Đã tìm hiểu về công tác kế toán công nợ và phân tích

được một số chỉ tiêu liên quan đến khả năng thanh toán của công ty CP Mỹ Châu –số161- Phố Nối – Mỹ Hào – Hưng Yên như: Hệ số thanh toán tổng quát, hệ sốthanh toán nhanh, hệ số thanh toán nợ ngắn hạn

* Hạn chế: Khi tìm hiểu về công nợ của công ty sinh viên Đoàn Thị Quy chỉ

nghiên cứu, tìm hiểu về nợ phải thu KH, nợ phải trả nhà cung cấp mà không đề cậpđến nợ phải trả KH ứng trước tiền hàng và nợ phải thu nhà cung cấp do DN đặttrước tiền hàng

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Thu thập số liệu

Thu thập số liệu là cách thức thu thập các tài liệu, thông tin sẵn có trong sáchbáo, tạp chí, các báo cáo khoa học… hoặc có thể điều tra trong thực tế để phục vụtrong nghiên cứu đề tài

29

Trong đề tài số liệu chủ yếu thu thập từ phòng Tài chính – kế toán, cònphòng Tổ chức – Hành chính cung cấp số liệu về tình hình lao động, qua các vănbản mới ban hành, nghiên cứu qua sách báo, tạp chí, các tài liệu liên quan đến kếtoán công nợ, đặc biệt là nợ phải thu với khách hàng và nợ phải trả với người cungcấp Ngoài ra, còn tiến hành phỏng vấn cán bộ công nhân viên trong công ty để thấy

rõ hơn sự tác động khách quan trong việc nghiên cứu

2.2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.2.1 Phương pháp xử lý số liệu:

Sau khi thu thập đầy đủ số liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu, tôi tiến hànhlựa chọn, tổng hợp những thông tin, số liệu cần thiết, tiến hành phân loại, sắp xếplại số liệu một cách hợp lý theo trình tự thời gian hay đối tượng nghiên cứu cho phùhợp với mục tiêu nghiên cứu đề tài

Xử lý số liệu chủ yếu trên bảng tính excel và máy tính cá nhân là chủ yếu

2.2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

Phương pháp phân tích số liệu là phương pháp dùng lý luận và dẫn chứng cụthể tiến hành theo chiều hướng biến động của các sự vật, hiện tượng, tìm ra nguyênnhân ảnh hưởng đến kết quả của hiện tượng trong phạm vi nghiên cứu, từ đó tìm rabiện pháp giải quyết Để có kết quả phân tích thông tin hệ thống cần các thông tin,

số liệu chính xác cụ thể, đẩy đủ, kịp thời

Phương pháp phân tích bao gồm phương pháp thống kê và phương pháp sốchênh lệch Trong quá trình nghiên cứu, tôi sử dụng phương pháp thống kê là chủyếu Phương pháp thống kê bao gồm thống kê mô tả và thống kê so sánh

Thống kê mô tả: Từ số liệu thu thập được, tôi tiến hành đưa vào các khoảnmục có tính tương đồng vào các bảng biểu để mô tả từng vấn đề về hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty, đồng thời qua cơ cấu ta thấy quy mô các chỉ tiêu phântích to hay nhỏ, ít hay nhiều

Thống kê so sánh: được sử dụng để phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh

để xây dựng xu hướng, mức độ biến động của các chỉ tiêu phân tích

30

2.2.2.3 Phương pháp so sánh

Đối với bất cứ DN nào thì công tác hạch toán kế toán đều phải thống nhấttuân theo chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước qui định Đề tài sử dụng phươngpháp so sánh để:

- So sánh thực tế hạch toán kế toán của công ty với chế độ hiện hành

- So sánh để đối chiếu việc theo dõi nợ của công ty và các đối tượng có quan

hệ nợ với công ty …

Trên cơ sở so sánh đối chiếu phát hiện ra các sai lệch giữa thực tế hạch toáncủa công ty với các quy định của chế độ hiện hành, đối chiếu công nợ sổ theo dõicủa công ty với sổ theo dõi của các đối tượng có quan hệ nợ với công ty, từ đó để đềxuất những biện pháp hợp lý khắc phục những sai lệch đó

tế với doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép được dùng để phản ánh cả hai mặtcông nợ và nguồn gốc hình thành công nợ Tài khoản được mở riêng cho từng đốitượng khoản nợ phải thu, khoản nợ phải trả trong đó chi tiết cho từng đối tượng cóquan hệ nợ với doanh nghiệp

- Phương pháp cân đối kiểm kê và đánh giá: được sử dụng để theo dõi tiến

độ thanh toán của khách hàng cho doanh nghiệp và của doanh nghiệp đối với nhàcung cấp qua đó có thể đánh giá được tình hình công nợ của doanh nghiệp

31

PHẦN III KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

3.1 Đặc điểm Công ty Cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty:

+ Tên tiếng việt : Công ty cổ phần xây dựng xây dựng số 21

+ Tên giao dịch quốc tế : VIET NAM CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY No 21

+ Tên viết tắt : VINACONEX 21 JSC

+ Địa chỉ : Phường Phú La – Quận Hà Đông – Hà Nội

Công ty cổ phần xây dựng số 21 là đợn vị thành viên của Tổng công ty cổphần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam – VINACONEX

+ Điện thoại – Fax: 04 33 516 391

Email: vinaconex_21@hotmail.com

Tiền thân công ty được hình thành từ đội công trình kiến trúc II thuộc công

ty kiến trúc Hà Tây theo quyế định số : 836 QĐ/UB ngày 7/5/1969 Ủy ban hànhchính tỉnh Hà Tây thành Công ty kiến trúc khu Nam

Từ năm 1969 Công ty đã trở thành một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập vớinhiệm vụ thi công các công trình thuộc địa bàn thị xã Hà Đông và tỉnh Hà Tây, tỉnh

Hà Sơn Bình cũ Trong thời kỳ khó khăn của đất nước đơn vị đã cố gắng lo công ănviệc làm cho hàng ngàn lao động và không ngừng phát triển, góp phần vào côngcuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Năm 1992 Công ty chuyển đổi thành Công ty xây dựng khu Nam theo quyếtđịnh số 473 ngày 1/12/1992 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây xác định lại năng lựccủa doanh nghiệp trong thời kỳ mới Bổ sung mở rộng ngành nghề và lĩnh vực kinhdoanh Qua 3 lần thay đổi từ năm 1992, 1998 đến năm 2001 đơn vị đã bổ sung thêmvốn đã khẳng định sự bền vững của công ty

32